Departamento Administrativo y Financiero

Decreto N° 36801

CAPITULO V

Departamento Administrativo y Financiero

SECCIÓN ÚNICA

Competencia y Funciones

Artículo 13.—Competencia: Es el responsable de recaudar, custodiar, ejecutar, administrar y controlar los recursos humanos y financieros del SFE. Le corresponde además coordinar con las diferentes instancias del SFE la implementación de los lineamientos y procedimientos administrativo-financieros emanados por las diferentes instancias de carácter superior y de la Dirección.

El Departamento Administrativo y Financiero está conformado por las siguientes Unidades: Unidad de Servicios Generales, Unidad Financiera, Unidad de Proveeduría y Unidad de Recursos Humanos.

Artículo 14.—Unidad de Servicios Generales. Funciones:

a) Planear, dirigir, organizar, coordinar, ejecutar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con las comunicaciones, seguros, combustible, mensajería, transporte, limpieza y seguridad.

b) Suministrar la información necesaria para que la Unidad Financiera realice el proceso contable de la infraestructura y equipo, en cumplimiento de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público.

c) Identificar y dar seguimiento con la Unidad de Proveeduría las necesidades de servicios de apoyo que se requieran contratar y posteriormente diseñar los procedimientos para garantizar la ejecución de estos servicios.

d) Controlar el cumplimiento de las políticas de asignación y uso de los vehículos en el SFE, así como el mantenimiento de los mismos, de acuerdo con lo que establece la normativa vigente.

e) Realizar los procedimientos administrativos de constatación del buen uso de los vehículos oficiales ante denuncias u accidentes reportados.

f) Llevar y mantener actualizada la información de los inventarios físicos del SFE, equipos, infraestructura y terrenos.

g) Investigar y desarrollar métodos de trabajo que contribuyan al mejoramiento de la gestión administrativa.

h) Elaborar los planos o diseños de las obras de infraestructura necesarias para el desarrollo de las funciones sustantivas del SFE, con sus respectivos presupuestos.

i) Velar por el mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones del SFE.

j) Coordinar y supervisar los procesos de contratación de infraestructura para cumplir con las necesidades del SFE y normativas vigentes.

k) Coordinar en aquellos casos en que el inmueble sea propiedad de otro ente para establecer convenios de uso.

l) Suministrar la información necesaria para que la Unidad Financiera realice el proceso contable de propiedad en cumplimiento de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público.

m) Investigar y desarrollar métodos de trabajo que contribuyan al mejoramiento de la gestión de infraestructura.

n) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación producida por el SFE y que debe mantenerse técnicamente organizada, así como centralizar todo el acervo documental de las dependencias y oficinas de la institución, de acuerdo con los plazos de remisión de documentos.

o) Recibir, tramitar y custodiar toda clase de documentos y expedientes relacionados con los ámbitos de competencia del SFE y proceder a su archivo acorde a la categorización que se le adjudique al documento.

p) Velar por el cumplimiento de los principios de procedencia y orden original y otros lineamientos que sean establecidos por la Dirección del Archivo Nacional, por todas las instancias de la institución que producen documentos, en decir que se cumpla con la prearchivalía, que usualmente comprende documentos producidos en los últimos cinco años.

q) Velar por que la archivalía de la documentación que ha finalizado su trámite administrativo, sea conservada, organizada y facilitada en el archivo central y se mantenga actualizada.

r) Transferir a la Dirección General del Archivo Nacional los documentos que cumplan el periodo de vigencia administrativa.

s) Asesorar técnicamente al personal de la institución que labora en los archivos de gestión o auxiliares de las unidades operativas regionales.

t) Velar por el establecimiento y actualización del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, conformado por el archivista responsable del archivo central de la institución, el Asesor Legal y el Jefe del Departamento Administrativo y Financiero o al que este delegue.

u) Solicitar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, la autorización para eliminar documentos.

v) Rendir un informe anual a la Dirección General del Archivo Nacional sobre el desarrollo archivístico de la institución, así como aquellos solicitados por la alta jerarquía de la institución.

Artículo 15.—Unidad Financiera. Funciones:

a) Proponer a la Dirección, políticas, directrices, lineamientos y mecanismos de seguimiento, control y evaluación en materia financiero-contable y presupuestaria así como su revisión periódica, a efecto de propiciar el uso racional de los recursos. Además de planear y ejecutar la estrategia financiera.

b) Investigar y desarrollar métodos de trabajo que contribuyan al mejoramiento de la gestión financiera, contable y presupuestaria.

c) Coordinar y supervisar la formulación, discusión, aprobación, ejecución y control de los presupuestos ordinarios y extraordinarios de las cuentas especiales y recursos externos, así como sus modificaciones.

d) Proporcionar asesoría en materia financiero - contable y presupuestaria a los Departamentos y Unidades, de manera que los esfuerzos en este campo, respondan a los lineamientos y las directrices de los distintos entes fiscalizadores.

e) Llevar el control presupuestario y la contabilidad del presupuesto de las distintas cuentas especiales y de cualquier otro fondo que se establezca, manteniendo los registros financieros contables actualizados y acorde a la normativa aplicable y custodia de todos los documentos de soporte, recursos financieros y valores que se originen, producto de las operaciones financieras para su análisis y toma de decisiones.

f) Garantizar la presentación correcta de los documentos de pagos que se tramitan ante la Tesorería Nacional o cualquier otro ente público o privado que tenga relación financiera contractual con el SFE. Así como garantizar el pago oportuno de los compromisos y deudas contraídas.

g) Presentar diversos informes a las entidades fiscalizadoras, Dirección, Auditoría Interna y Jefes de Departamento oportunamente, que indiquen la ejecución contable y presupuestaria de los recursos a su cargo.

h) Controlar que el uso de los recursos financieros del SFE, sean utilizados racionalmente y de acuerdo con la normativa vigente.

i) Coordinar la proyección anual de ingresos para la asignación de los recursos para las diferentes actividades sustantivas del SFE.

j) Controlar el proceso de recaudación de los ingresos financieros que se captan en las diferentes oficinas del SFE en todo el país.

Artículo 16.—Unidad de Proveeduría. Funciones:

a) Programar y gestionar en forma eficiente y oportuna los procedimientos de contratación administrativa, así como la custodia, distribución y salidas de los suministros y materiales del almacén general del SFE.

b) Elaborar y custodiar los expedientes de contratación administrativa.

c) Elaborar con la información técnica suministrada por los Departamentos y Unidades, los carteles de los procesos de contratación administrativa; coordinar el trámite hasta la emisión del pedido de compra.

d) Desarrollar los criterios para la evaluación y seguimiento de los servicios contratados o subcontratados.

e) Coordinar con la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa las sanciones a proveedores.

f) Resolver los recursos que se presenten en el proceso de contratación, de conformidad con su competencia.

g) Consolidar y publicar el Plan de Adquisiciones del SFE, así como sus modificaciones.

h) Proporcionar asesoría y capacitación en materia de contratación a los Departamentos y Unidades, de manera que los esfuerzos en este campo, respondan a los lineamientos y las directrices de los distintos entes fiscalizadores.

i) Interponer denuncias ante los tribunales por infracciones a la Ley en materias de contratación administrativa, en coordinación con la Unidad de Asuntos Jurídicos.

j) Cualquier otra establecida en el Reglamento para el Funcionamiento de las Proveedurías Institucionales de los Ministerios del Gobierno.

Artículo 17.—Unidad de Recursos Humanos. Funciones:

a) Promover y coordinar los procesos para el reclutamiento, selección e inducción del recurso humano idóneo requerido por el SFE en conjunto con la Dirección, departamentos y unidades.

b) Coordinar los procesos administrativos en materia de recursos humanos, estableciendo las relaciones de coordinación con las diferentes instancias normativas y de control.

c) Coordinar la implementación de instrumentos que permiten la evaluación periódica y eficaz del desempeño del personal y su capacitación.

d) Desarrollar y mantener actualizados las descripciones de cargos, diseños y clasificación de puestos, mediante la aplicación del análisis ocupacional, la normativa vigente, los principios técnicos y científicos.

e) Desarrollar los mecanismos y herramientas necesarias que garanticen la correcta elaboración de la planilla, la administración de las deducciones y la transferencia de la información de la composición de los pagos de salarios, pago de la planilla y su seguimiento.

f) Procurar el bienestar físico, mental y social de sus servidores, previniendo una repartición justa, equitativa y razonable de las tareas acordes con la clase del puesto y la capacidad del servidor, así como todo daño a la salud por las condiciones o riesgos del trabajo, por lo que prestará especial interés en la seguridad e higiene de cada centro laboral.

g) Desarrollar e implementar el plan estratégico de capacitación y/o entrenamiento para el desarrollo de las capacidades reales y potenciales de los funcionarios.

h) Custodiar y actualizar los expedientes de los funcionarios del SFE.

i) Elaborar propuesta del costo anual de la planilla de los funcionarios del SFE.

j) Proporcionar asesoría y capacitación en materia de recursos humanos a las diversas dependencias, de manera que los esfuerzos en este campo, respondan a los lineamientos y las directrices de los distintos entes fiscalizadores.

k) Fungir como responsable de la ejecución de la acción disciplinaria en el SFE.