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["Institución","CANTIDAD","ESTADO","Número de oficio","Número del informe","Nombre del informe","Hallazgos","Recomendaciones de Auditoría","Unidad responsable de cumplimiento","Acciones de cumplimiento por la Administración","Contacto del Responsable ","Evidencia de Cumplimiento de la Administración","Fecha de emisión del Informe de Auditoría","Fecha de recepción de la recomendación a la unidad correspondiente","Fecha límite de cumplimiento","Prórroga/Ampliación de Plazo","Condición de la recomendación","Estado de la recomendación AI","Observaciones",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Cumplida"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,null,"AI SFE 027-2012","AI-SFE-SA-INF-001-2012 ","Evaluación del sistema de control interno (SCI) de la Unidad de Registro de Agroquímicos y Equipos de aplicación  del Servicio Fitosanitario del Estado (SFE)","3.1 DEFICIENCIAS EN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO (SCI) IMPLEMENTADO POR LA UNIDAD DE REGISTRO DE AGROQUÍMICOS Y EQUIPOS DE APLICACIÓN DEL SFE ","3.1.6 Incorporar en forma prioritaria las actividades vinculadas con el Registro de Agroquímicos bajo la responsabilidad de la Unidad de Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación del Departamento  de Agroquímicos y Equipos (incluyendo lo dispuesto en la Resolución       N° 2011016937 de la Sala Constitucional),  en la gestión que viene emprendiendo el SFE para depurar su sistema de control interno (abarca valoración de riesgos). Dicha acción deberá permitir la elaboración y aprobación del plan de acción soportado en su respectivo cronograma de actividades (definiendo medidas de mejora para cada uno de los componentes funcionales), cuya implementación facilite ajustar el citado SCI al cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico.\n\nDicha recomendación se hace extensiva a las actividades bajo responsabilidad de la citada Unidad de Registro, vinculadas con los equipos de aplicación; así como aquellas relacionadas con la Unidad de Control de Residuos de Agroquímicos y la Unidad de Fiscalización de Agroquímicos, que forman parte integral del Departamento  de Agroquímicos y Equipos del SFE. \n","Dirección / DAE",null,null,"Mediante oficio PCCI-012-2015 del 19/02/2015, la Jefatura de la PCCI solicitó a la Dirección derogar los siguientes documentos:\n• PCCI-CI-G-01\n• F-01-PCCI-CI-G-01\nLo anterior considerando que con la aplicación de los mismos, no se estarían generando los resultados esperados.  Asimismo, se informó de la necesidad de ajustar la política de control interno (PCCI-CI-P-01).\nEl SFE aprobó el documento PCCI-CI-M-03 \"Manual para la implementación del SEVRI por procesos en el SFE\" (Versión 1 de enero 2016); además por medio del oficio DSFE.687.2016 la Dirección aprobó el documento PCCI-GC-M.01 \"Manual de la Calidad del SGC basado en la norma INTE/ISO 9001:2008 del SFE\".               Con oficio DSFE.645.2016 la Dirección instruyó para que los miembros de la Comisión de Control Interno se pronunciaron con relación a la herramienta \"Sistema Institucional de Monitoreo de Control Interno\" y el documento \"Modelo Institucional de Control Interno\"; aspecto que se encuentra en proceso de atención.",null,null,null,null,"Cumplida","RC","Considerando los esfuerzos realizados por la URAEA se da por atendida la recomendación; sin embargo, este aspecto se verificará de la mejor manera considerando los términos del hallazgo N° 3.1 contenido en el informe de auditoría AI-SFE-SA-INF-004-2017 (resultados del SCI en materia de agroquímicos) comunicado con el oficio AI SFE 171-2017 del 21/07/2017",null,{"$f":"SUM(COUNTIF(A2:A165,A2:A165))","v":164},null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,null,"AI SFE 027-2012","AI-SFE-SA-INF-001-2012 ","Evaluación del sistema de control interno (SCI) de la Unidad de Registro de Agroquímicos y Equipos de aplicación  del Servicio Fitosanitario del Estado (SFE)","3.2 DIFICULTAD EN LA INTEGRACIÓN Y ENTRADA EN OPERACIÓN DE LA VENTANILLA ÚNICA; SEGÚN LO DISPUESTO EN EL DECRETO EJECUTIVO N° 36549-MAG-S-MEIC-MINAET","3.2.6.1 Diagnosticar el estado actual en que se encuentra la Ventanilla Única (lo que incluye el seguimiento a los oficios DM-824-11 y DM-825-11); situación que permitirá emitir y comunicar el informe respectivo (o documento similar) a la señora Ministra de Agricultura y Ganadería. Dicho informe debería incluir un apartado de recomendaciones o sugerencias que faciliten la toma de decisiones al Poder Ejecutivo para dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto Ejecutivo N° 36549-MAG-S-MEIC-MINAET.","Dirección / DAE",null,null,"La ventanilla única ha cumplido con las especificaciones de la normativa establecida y según el Decreto Ejecutivo Nº 36549 MAG-S-MEIC-MINAET. A lo interno del SFE, se le presentó a la Dirección un informe diagnóstico de la situación, en el mes de mayo del 2012. El informe permitió a la Dirección enviar el estatus de registro al Despacho Ministerial que a su vez lo remitió a mejora regulatoria, donde impulso la modificación a dicho decreto. ",null,null,null,null,"Cumplida","RC",null,null,{"$f":"SUM(IFERROR(1/COUNTIF(B2:B165,B2:B165),0))","v":9.9999999999999911},null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Parcialmente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,null,"AI SFE 027-2012","AI-SFE-SA-INF-001-2012 ","Evaluación del sistema de control interno (SCI) de la Unidad de Registro de Agroquímicos y Equipos de aplicación  del Servicio Fitosanitario del Estado (SFE)","3.2 DIFICULTAD EN LA INTEGRACIÓN Y ENTRADA EN OPERACIÓN DE LA VENTANILLA ÚNICA; SEGÚN LO DISPUESTO EN EL DECRETO EJECUTIVO N° 36549-MAG-S-MEIC-MINAET","3.2.6.2 Analizar qué otros factores adicionales a lo descrito en el presente hallazgo con respecto a la Ventanilla Única, están influyendo para que el porcentaje de solicitudes de registro que se han concluido sean tan bajo y tomar las medidas técnico-jurídicas-administrativas para corregir esta situación. Documentar los resultados de dicho análisis y de las medidas que sean adoptadas.","Dirección / DAE",null,null,"Se estableció el Decreto Ejecutivo                N° 36549, Ventanilla Única de Registro de Agroquímicos, con el objetivo que los tres ministerios estuvieran en un solo edificio físico.\n\nSe ha presentado la dificulta de falta de recurso económico y humano, para que cada uno de los ministerios involucrados, puedan cumplir a cabalidad sus cargas de trabajo.\n\nEl SFE brindó comodidades de espacios y equipo.\n",null,null,null,null,"Cumplida","RC"," ",null,{"$f":"SUM(IFERROR(1/COUNTIF(C2:C165,C2:C165),0))","v":1},null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Sin asignar"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,null,"AI SFE 027-2012","AI-SFE-SA-INF-001-2012 ","Evaluación del sistema de control interno (SCI) de la Unidad de Registro de Agroquímicos y Equipos de aplicación  del Servicio Fitosanitario del Estado (SFE)","3.2 DIFICULTAD EN LA INTEGRACIÓN Y ENTRADA EN OPERACIÓN DE LA VENTANILLA ÚNICA; SEGÚN LO DISPUESTO EN EL DECRETO EJECUTIVO N° 36549-MAG-S-MEIC-MINAET","3.2.6.3 Concluir el análisis del contenido del Decreto Ejecutivo N° 33495; y según corresponda, realizar las acciones necesarias para que se publique el decreto ejecutivo con las modificaciones requeridas para que se corrijan las deficiencias u omisiones determinadas por el SFE (gestión que debe incluir, entre otros aspectos, lo  señalado en la Resolución Nº 2011016937 de la Sala Constitucional).","Dirección / DAE",null,null,"Se concluyó con la propuesta de modificación al decreto 33495; la cual se presentó a la  Sra. Ministra y fue enviado a los otros Ministerios para que sea evaluado. Además se realizaron reuniones con las cámaras de la industria. Se elevó al Comité de Mejora Regulatoria, donde se analizó el decreto 33495 durante el año 2013, concluyéndose la revisión por parte de los distintos ministerios (COMEX, MEIC, MINAE, SALUD y SFE) y sociedad civil en diciembre del 2013. ",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,null,"AI SFE 027-2012","AI-SFE-SA-INF-001-2012 ","Evaluación del sistema de control interno (SCI) de la Unidad de Registro de Agroquímicos y Equipos de aplicación  del Servicio Fitosanitario del Estado (SFE)","3.3 INSUFICIENCIA EN LAS REGULACIONES Y CONTROLES ESTABLECIDOS PARA EL ACCESO Y CUSTODIA DE LOS EXPEDIENTES (LEGAJOS ADMINISTRATIVO, TÉCNICO Y CONFIDENCIAL)","3.3.6 Incorporar como parte de la valoración del riesgo que debe realizar el Departamento de Registro de Agroquímicos y Equipos del SFE, según lo dispuesto en la recomendación 3.1.5.1 contenida en el Hallazgo N° 1 del presente informe, lo correspondiente a determinar los riesgos actuales en el manejo, custodia y almacenamiento de los legajos de registros, los cuales conforman el expediente regulado según los términos del Decreto Ejecutivo N° 33495; a fin de planificar las medidas que correspondan para mitigar los mismos.  (...)","Dirección / DAE",null,null,"De acuerdo con la PCCI el DAE cuenta con resultados de la valoración del riesgo, ejercicio realizado en el año 2014.\n\nSe adjudicó la empresa que instalará las cámaras en los puntos establecidos para la seguridad del manejo de los expedientes confidenciales.\n\nEsta situación es realmente crítica, y necesaria pues no se tiene los mecanismos de seguridad básicos para la custodia de la documentación confidencial.\n",null,null,null,null,"Cumplida","RC"," "]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,null,"AI SFE 027-2012","AI-SFE-SA-INF-001-2012 ","Evaluación del sistema de control interno (SCI) de la Unidad de Registro de Agroquímicos y Equipos de aplicación  del Servicio Fitosanitario del Estado (SFE)","3.4 INSUFICIENTE  EJECUCIÓN DE LOS RECURSOS ECONÓMICOS GENERADOS  POR EL INCREMENTO DEL 1% DE LA LEY N° 8702 ","3.4.6.1 Implementar un plan de acción o programa de trabajo que permita a la brevedad posible dar solución a las necesidades que sean identificadas, las que  deberían ser cubiertas con cargo a los recursos que provienen de la aplicación de la Ley 8702; lo anterior para que éstas no sean un factor limitante a la gestión relativa  a los registros de plaguicidas. Como parte de dicha gestión, la administración deberá considerar lo siguiente: (...)","Dirección / DAE",null,null,"Según se nos informó, con los recursos de la Ley 8702, la URAEA requiere lo siguiente: (oficio AE-179-2014)\n\n1) Contratar personal técnico como agrónomos, químicos y especialistas en el área de toxicología y ecotoxicología. Se tiene una propuesta que la está evaluando la AP.\n2) Implementar el sistema de registro en línea.\n3) Mejorar el sistema de captación de la información de los agroquímicos importados y exportados.\n",null,null,null,null,"Cumplida","RC","Considerando los términos de los dictámenes 020-2013 y 086.2015, los recursos generados por el incremento autorizado por la Ley 8702, serán utilizados por el SFE en la atención de las necesidades que sean identificadas conforme su planificación.  En ese sentido, yo no serían exclusivos para la atención de necesidades vinculadas con las actividades del Departamento de Agroquímicos y Equipos.                                    Considerando que el SFE viene dotando de personal adicional y actualmente destinó recursos para el desarrollo de un sistema en línea de agroquímicos, la referida recomendación se da por atendida. "]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,null,"AI SFE 027-2012","AI-SFE-SA-INF-001-2012 ","Evaluación del sistema de control interno (SCI) de la Unidad de Registro de Agroquímicos y Equipos de aplicación  del Servicio Fitosanitario del Estado (SFE)","3.4 INSUFICIENTE  EJECUCIÓN DE LOS RECURSOS ECONÓMICOS GENERADOS  POR EL INCREMENTO DEL 1% DE LA LEY N° 8703","3.4.6.2 Analizar con el apoyo de la Unidad de Asuntos Jurídicos, el Dictamen                  C-020-2012  de la  PGR, a fin de que se determine la necesidad de solicitar aclaración al mismo; o plantear consultas adicionales que le permitan obtener la seguridad jurídica suficiente para soportar la toma de decisiones. Dicha gestión deberá permitir (de corresponder), el pago de tributos con cargo al superávit acumulado relativo a la Ley 8702. ","Dirección / DAE",null,null,"Mediante correo electrónico de fecha 30/10/2914, la UF describe las acciones llevadas a cabo una vez analizado el Dictamen C-020-2012 de la PGR; situación que permitió la adopción de las medidas respectivas.",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,null,"AI SFE 027-2012","AI-SFE-SA-INF-001-2012 ","Evaluación del sistema de control interno (SCI) de la Unidad de Registro de Agroquímicos y Equipos de aplicación  del Servicio Fitosanitario del Estado (SFE)","3.5 DEBILIDAD EN LA RECEPCIÓN, MANEJO Y ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS DE REGISTRO DE AGROQUÍMICOS","3.5.6 Implementar en forma integral las actividades contenidas en los procedimientos debidamente aprobados, relacionados con las actividades relativas a  la recepción y trámite de las solicitudes de registro; situación que lleva implícito lo correspondiente a documentar lo relativo a la supervisión  técnica-administrativa que se debe ejercer sobre dicha gestión así como gestionar la depuración de los citados procedimientos; considerando como por ejemplo, las actividades relativas al uso del sistema denominado “tracking”.","Dirección / DAE",null,null,"Se implementó el sistema tracking y se crearon los procedimientos operativos de la Unidad de Registro, los cuales están disponibles en el sitio web de la institución y se ha proyectado continuar con el sistema de calidad ISO 9000. \n\nEste sistema tracking, ha permitido a los usuarios conocer el estado de los trámites a lo interno del SFE; y es de fácil acceso para los usuarios externos a través de la página web del SFE.\n",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,null,"AI SFE 027-2012","AI-SFE-SA-INF-001-2012 ","Evaluación del sistema de control interno (SCI) de la Unidad de Registro de Agroquímicos y Equipos de aplicación  del Servicio Fitosanitario del Estado (SFE)","3.6 DEFICIENCIAS EN ANÁLISIS Y PROCEDIMIENTOS PREVIOS PARA DIGITALIZAR LOS EXPEDIENTES RELATIVOS AL REGISTRO DE AGROQUÍMICOS ","3.6.6.1 Concluir el procedimiento de contratación administrativa relativo al escaneo de los expedientes de registro de agroquímicos; gestión que deberá estar ajustada al cumplimiento del bloque de legalidad (caso contrario, de presentarse incidentes contrarios al ordenamiento, la administración deberá ordenar la investigación respectiva apegada al debido proceso, orientada a determinar eventuales responsabilidades). Dicha situación lleva implícita la conformación del expediente de contratación respectivo debidamente actualizado, el cual deberá contener como parte de su documentación el criterio técnico que justificó en forma previa, entre otros aspectos, la conveniencia de digitalizar dicha información; así como la necesidad de que se escanee la totalidad de expedientes o solamente los correspondientes a un período determinado.","Dirección / DAE",null,null,"Para la conclusión del procedimiento de contracción administrativa se emitió la Resolución de Adjudicación número 365-2011, del 30 de agosto del 2011 y el análisis de la aprobación interna, se dio mediante Oficio AJ-165-2013, del 31 de julio del 2013.\n\nSe escanearon todos los expedientes físicos de plaguicidas, coadyuvantes, sustancias afines, fertilizantes, enmiendas de suelo y equipos de aplicación. \n\nSe ubicaron en la sala grande del tercer piso, frente a la Unidad de BPA del Departamento de Agroquímicos y Equipos. (Oficio AE-REG-188/2013)\n",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,null,"AI SFE 027-2012","AI-SFE-SA-INF-001-2012 ","Evaluación del sistema de control interno (SCI) de la Unidad de Registro de Agroquímicos y Equipos de aplicación  del Servicio Fitosanitario del Estado (SFE)","3.6 DEFICIENCIAS EN ANÁLISIS Y PROCEDIMIENTOS PREVIOS PARA DIGITALIZAR LOS EXPEDIENTES RELATIVOS AL REGISTRO DE AGROQUÍMICOS ","3.6.6.2 Adoptar mecanismos y prácticas de control, cuya implementación garantice en forma razonable una adecuada ejecución del contrato que llegue a suscribir el SFE con la empresa adjudicataria del servicio de escaneo de los expedientes de registro de agroquímicos. Entre otros aspectos la administración debería considerar, lo siguiente: (...)","Dirección / DAE",null,null,"En el Oficio AE-REG-188/2013, se nombraron como responsables del proceso de escaneo al Ing. Franklin Cárdenas Díaz y Bach. José Antonio Arce Campos. Además participaron otros funcionarios del SFE, que ayudaban al control del proceso. \nLa laborar se realizó en la sala grande del tercer piso, frente a la Unidad de BPA Del Departamento de Agroquímicos y Equipos.\nSe presentó un informe de las actividades que realizaban los funcionarios del SFE (se adjuntó  el horario de cada uno).\nCon el Oficio AE-REG-0151/2014, del día 29 de enero del 2014, se presentó el informe del proceso de digitalización de expedientes; en conjunto con el listado de expedientes que tuvieron modificaciones durante el proceso de escaneo 2013",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,null,"AI SFE 027-2012","AI-SFE-SA-INF-001-2012 ","Evaluación del sistema de control interno (SCI) de la Unidad de Registro de Agroquímicos y Equipos de aplicación  del Servicio Fitosanitario del Estado (SFE)","3.6 DEFICIENCIAS EN ANÁLISIS Y PROCEDIMIENTOS PREVIOS PARA DIGITALIZAR LOS EXPEDIENTES RELATIVOS AL REGISTRO DE AGROQUÍMICOS ","3.6.6.3 Adoptar mecanismos y prácticas de control cuya implementación garanticen en forma razonable una vez concluido el proceso de digitalización de los expedientes de registro de agroquímicos, lo siguiente:\n• Identificación de los funcionarios responsable de la custodia de los archivos digitales, una vez que la empresa entregue el producto final contratado.\n• Lugar y mecanismos establecidos para la custodia de la información escaneada.\n• Procedimiento que estará implementando el SFE para el acceso de la información almacenada en el dispositivo tecnológico que contenga esos archivos digitales. \n• Medidas que se estarán implementando para asegurar una adecuada custodia de los respaldos (archivos escaneados), para evitar en el futuro accesos no permitidos y una posible pérdida de la información. En este caso, se deberá definir el nivel de participación que tendrá la Unidad de Tecnologías de la Información del SFE.\n• Medidas para mantener actualizados dichos expedientes digitales.\n","Dirección / DAE",null,null,"El encargado como administrador del sistema el Ing. Juan Carlos Alvarado, oficial de la Unidad de Registro. Y como encargada de actualizar cada expediente es la señora Katherine Sequeira, secretaria del archivo de la Unidad de Registro. Además se establecieron los perfiles de cada funcionario para el manejo del sistema de Epower; los cuales fueron definidos por el administrador del sistema, con el visto bueno de la jefatura de la Unidad de Registro, en fecha 12 de diciembre del 2013, vía correo electrónico. ",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,null,"AI SFE 027-2012","AI-SFE-SA-INF-001-2012 ","Evaluación del sistema de control interno (SCI) de la Unidad de Registro de Agroquímicos y Equipos de aplicación  del Servicio Fitosanitario del Estado (SFE)","3.7 INCUMPLIMIENTO DE DECRETO EJECUTIVO N° 33495 EN LO RELATIVO A CONDICIONES DE ORGANIZACIÓN Y CONTENIDO DE   LOS EXPEDIENTES DE AGROQUÍMICOS REGISTRADOS ","3.7.6 Instruir a los funcionarios de la Unidad de Registro para que, conforme a lo dispuesto en el  Decreto Ejecutivo N° 33495 y la normativa jurídica y técnica que regula la materia de control interno, se implemente lo siguiente:\na) Conformar los expedientes relativos al registro de agroquímicos respetando la organización establecida en el citado Decreto.\nb) Mantener dichos expedientes debidamente foliados y actualizados.\nc) Establecer una guía mediante la cual se registre cada uno de los documentos que conforman los legajos de los correspondientes expedientes; así como la hoja resumen o carátula señalada en el informe Nº DFOE-AM 20-2004,  emitido en el año 2004 por la CGR.\nd) Apoyarse en la Unidad de Asuntos Jurídicos, con el propósito de que se determine (considerando aspectos de legalidad y sin dejar de lado lo relativo al                 costo-beneficio), si el SFE debe emprender acciones para que, en forma previa a la digitalización de expedientes, los mismos deban conformarse según lo dispuesto en el mencionado decreto. Las acciones que se emprendan deberán quedar debidamente documentadas.\n","Dirección / DAE",null,null,"Todos los expedientes que están ingresando vienen conformados por legajos administrativo, técnico y confidencial, no necesariamente en unidades separadas pues la ley, así no lo solicita. \nAdemás, todos los expedientes en el archivo de la Unidad de Registro están debidamente foliados y actualizados.\n\nEn la nueva propuesta de modificación al Decreto 33495, se tiene contemplado la realización de los tramites vía digital.\n\nEl procedimiento para el registro de cada producto, se encuentra en revisión por parte del responsable de la Unidad de Registro. \n\nLa conformación de los expedientes está ligada a la normativa con que se registró, en este caso solo se trata de 2 expedientes de productos registrados.\n\nLa administración se ha reunido con personal de Gobierno Digital quien está elaborando la plataforma para el registro de agroquímicos.\n\nNo se puede realizar acciones para conformar expedientes de acuerdo al decreto actual, si los expedientes fueron realizados con decretos anteriores, que solicitan condiciones distintas.\n",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,null,"AI SFE 027-2012","AI-SFE-SA-INF-001-2012 ","Evaluación del sistema de control interno (SCI) de la Unidad de Registro de Agroquímicos y Equipos de aplicación  del Servicio Fitosanitario del Estado (SFE)","3.8 DEFICIENCIAS  EN CONDICIONES DE MANEJO  Y UTILIZACIÓN  DE   LOS LIBROS  DE REGISTRO DE AGROQUÍMICOS ","3.8.6.1 Adoptar las medidas correspondientes a fin de fortalecer el SCI con respecto a la administración de los libros que han sido autorizados por la Auditoría Interna; lo anterior con el fin de que situaciones como las evidenciadas en el presente hallazgo no se vuelvan a presentar. Dicha gestión lleva implícita la incorporación de las actividades respectivas en los correspondientes procedimientos que regulen el quehacer de la Unidad de Registro.","Dirección / DAE",null,null,"La jefatura implementó la  recomendación de la Auditoria, procediendo al cierre y apertura de libros, con instrucciones a todos los funcionarios que son usuarios de los mismos. Y asignó a una oficial de registro para que se encargue de cumplir las instrucciones dadas por la Auditoria. El ingeniero a cargo es Walter Solano Solano, mediante el plan de trabajo 2013.",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,null,"AI SFE 027-2012","AI-SFE-SA-INF-001-2012 ","Evaluación del sistema de control interno (SCI) de la Unidad de Registro de Agroquímicos y Equipos de aplicación  del Servicio Fitosanitario del Estado (SFE)","3.8 DEFICIENCIAS  EN CONDICIONES DE MANEJO  Y UTILIZACIÓN  DE   LOS LIBROS  DE REGISTRO DE AGROQUÍMICOS ","3.8.6.2 Revisar las debilidades detectadas por esta Auditoría Interna y  ajustar los libros citados en el apartado denominado “CONDICIÓN” del presente hallazgo, consignando la información que sea requerida. En la eventualidad de que la situación actual no permita realizar dicho ajuste, la decisión administrativa deberá quedar debidamente justificada y documentada.","Dirección / DAE",null,null,"La jefatura implementó la  recomendación de la Auditoria.",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,null,"AI SFE 027-2012","AI-SFE-SA-INF-001-2012 ","Evaluación del sistema de control interno (SCI) de la Unidad de Registro de Agroquímicos y Equipos de aplicación  del Servicio Fitosanitario del Estado (SFE)","3.8 DEFICIENCIAS  EN CONDICIONES DE MANEJO  Y UTILIZACIÓN  DE   LOS LIBROS  DE REGISTRO DE AGROQUÍMICOS ","3.8.6.3 Adoptar las medidas respectivas, cuya gestión permita documentar el cierre administrativo de aquellos tomos que fueron autorizados por la misma administración, pero que a la fecha no están siendo utilizados, por cuanto actualmente se está documentando la gestión a través de los libros autorizados por la Auditoría Interna.","Dirección / DAE",null,null,"La jefatura implementó la  recomendación de la Auditoria.",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,null,"AI SFE 027-2012","AI-SFE-SA-INF-001-2012 ","Evaluación del sistema de control interno (SCI) de la Unidad de Registro de Agroquímicos y Equipos de aplicación  del Servicio Fitosanitario del Estado (SFE)","3.9 EVENTUALES CONSECUENCIAS NEGATIVAS AL NO ESTANDARIZARSE LA DECLARACIÓN DE CONFIDENCIALIDAD REQUERIDA A LOS FUNCIONARIOS DE LA UNIDAD DE REGISTRO DEL SFE ","3.9.6 Coordinar con el Despacho de la señora Ministra de Agricultura y Ganadería y/o con el Ministerio de Salud y el MINAET; con el propósito de que se analice y estandaricen los mecanismos y prácticas de control cuya implementación regule lo concerniente a la confidencialidad de la información relacionada con el Registro de Agroquímicos que ha sido puesta al conocimiento de los funcionarios respectivos.\n\nLa gestión que se emprenda con relación a la atención de la presente recomendación deberá quedar debidamente documentada. \n","Dirección / DAE",null,null,"Cada funcionario de la Unidad de Registro, tanto químicos y agrónomos han firmado el documento de confidencialidad; así también los funcionarios del Ministerio de Salud y del Ministerio de Ambiente y Energía. ",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,null,"AI SFE 027-2012","AI-SFE-SA-INF-001-2012 ","Evaluación del sistema de control interno (SCI) de la Unidad de Registro de Agroquímicos y Equipos de aplicación  del Servicio Fitosanitario del Estado (SFE)","3.10 APARENTE INSUFICIENCIA DE RECURSOS HUMANOS EN LA UNIDAD DE REGISTRO DE AGROQUÍMICOS Y EQUIPOS DE APLICACIÓN","3.10.6 Adoptar las medidas necesarias que le permitan al SFE, contar con la capacidad instalada requerida (incluye lo correspondiente al recurso humano necesario)  para la recepción y trámite de solicitudes de registro de agroquímicos. Dicha gestión debe considerar, entre otros aspectos, lo siguiente:\na) La realización de un estudio de cargas de trabajo, cuyos resultados faciliten la toma de decisiones.\nb) Tomando en cuenta los resultados del diagnóstico de las cargas de trabajo (y según corresponda), valorar la necesidad de gestionar en forma oficial ante la Autoridad Presupuestaria del Ministerio de Hacienda, la autorización para la creación de puestos cuya salario debería ser cubierto con cargo a los recursos de la Ley 8702; personal que sería destinado a la atención de los trámites vinculados con el proceso de registro. \nc) Las medidas que defina la administración con relación a la atención integral de la presente recomendación, deberían verse reflejadas en el plan de acción o programa de trabajo citado en la recomendación 3.4.6.2 contenida en el hallazgo Nº 3.4 del presente informe.\n","Dirección / DAE",null,null,"Se realizó el estudio de cargas de trabajo, donde se demostró la necesidad de más personal en la Unidad de Registro. Esta información está documentada y fue expuesta al jefe del Departamento y a la Directora del SFE.\n\nSegún el estudio de cargas de trabajo la administración ha colaborado en solicitar personal a la AP, esta entidad ratificó 2 plazas; a lo interno la administración aprobó el traslado de 4 plazas a dicha Unidad. Y en la actualidad, se ha asignado 3 plazas adicionales; para un total de 9 funcionarios más.\n",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,null,"AI SFE 027-2012","AI-SFE-SA-INF-001-2012 ","Evaluación del sistema de control interno (SCI) de la Unidad de Registro de Agroquímicos y Equipos de aplicación  del Servicio Fitosanitario del Estado (SFE)","3.11 INEXISTENCIA DE UNA BASE DE DATOS  POR INGREDIENTE ACTIVO UTILIZABLE EN EL PROCESO DE REGISTRO DE AGROQUÍMICOS","3.11.6 Establecer la base de datos que incluye información relacionada con las sustancias activas registradas; cuya implementación entre otros aspectos, contribuya con la toma de decisiones, con una adecuada rendición de cuentas y propicie un cabal cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 23 de la Ley de Protección Fitosanitaria Nº 7664. Lo anterior, considerando lo descrito en el presente hallazgo.","Dirección / DAE",null,null,"El SFE sacó de producción el  sistema INSUMOSYS y autorizó la implementación del sistema INSUMOS AGRICOLAS.  Además, actualmente está en el proceso de diseño de un sistema que permitirá el registro agroquímicos en línea (desarrollo externo).   Asimismo, por medio de la contratación de servicios procedió a digitalizar expedientes electrónicos relacionados con el registro de agroquímicos (no incluye la información confidencial)\n",null,null,null,null,"Cumplida","RC","La información obtenida, se documentó como producto de la ejecución del estudio que se está realizando durante el 2016-2017 con relación al registro de agroquímicos.  Considerando la circunstancias actuales y los esfuerzos emprendidos por la AA, la recomendación se da por atendida."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,null,"AI SFE 027-2012","AI-SFE-SA-INF-001-2012 ","Evaluación del sistema de control interno (SCI) de la Unidad de Registro de Agroquímicos y Equipos de aplicación  del Servicio Fitosanitario del Estado (SFE)","3.12 DEFICIENCIAS EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN (INCLUYENDO LO RELATIVO A LA VIGENCIA DE LOS REGISTRO DE AGROQUÍMICOS) ","3.12.6.1 Adoptar las medidas necesarias, con el propósito de  que se concluya el proceso de implementación del sistema de información automatizada relativo al “Registro de Insumos”,  considerando los recursos con que cuenta la organización.","Dirección / DAE",null,null,"El SFE sacó de producción el  sistema INSUMOSYS y autorizó la implementación del sistema INSUMOS AGRICOLAS.  Además, actualmente está en el proceso de diseño de un sistema que permitirá el registro agroquímicos en línea (desarrollo externo).   Asimismo, por medio de la contratación de servicios procedió a digitalizar expedientes electrónicos relacionados con el registro de agroquímicos (no incluye la información confidencial)\n",null,null,null,null,"Cumplida","RC","La información obtenida, se documentó como producto de la ejecución del estudio que se está realizando durante el 2016-2017 con relación al registro de agroquímicos.  Considerando la circunstancias actuales y los esfuerzos emprendidos por la AA, la recomendación se da por atendida."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,null,"AI SFE 027-2012","AI-SFE-SA-INF-001-2012 ","Evaluación del sistema de control interno (SCI) de la Unidad de Registro de Agroquímicos y Equipos de aplicación  del Servicio Fitosanitario del Estado (SFE)","3.12 DEFICIENCIAS EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN (INCLUYENDO LO RELATIVO A LA VIGENCIA DE LOS REGISTRO DE AGROQUÍMICOS) ","3.12.6.2 Adoptar las medidas necesarias, con el propósito de  que el sistema de información existente, según corresponda, sea  ajustado, ampliado y actualizado; de tal forma que los registros existentes (físicos o electrónicos) consignen la información sustantiva relativa al registro de agroquímicos.","Dirección / DAE",null,null,"El SFE sacó de producción el  sistema INSUMOSYS y autorizó la implementación del sistema INSUMOS AGRICOLAS.  Además, actualmente está en el proceso de diseño de un sistema que permitirá el registro agroquímicos en línea (desarrollo externo).   Asimismo, por medio de la contratación de servicios procedió a digitalizar expedientes electrónicos relacionados con el registro de agroquímicos (no incluye la información confidencial)\n",null,null,null,null,"Cumplida","RC","La información obtenida, se documentó como producto de la ejecución del estudio que se está realizando durante el 2016-2017 con relación al registro de agroquímicos.  Considerando la circunstancias actuales y los esfuerzos emprendidos por la AA, la recomendación se da por atendida."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,null,"AI SFE 027-2012","AI-SFE-SA-INF-001-2012 ","Evaluación del sistema de control interno (SCI) de la Unidad de Registro de Agroquímicos y Equipos de aplicación  del Servicio Fitosanitario del Estado (SFE)","3.12 DEFICIENCIAS EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN (INCLUYENDO LO RELATIVO A LA VIGENCIA DE LOS REGISTRO DE AGROQUÍMICOS) ","3.12.6.3 Realizar las acciones necesarias que le permitan al SFE (y especialmente a la Unidad de Registro) actualizar en forma inmediata la información  disponible en la web (Insumosys), en lo concerniente a vigencia de los registros; en el entendido de que dicha fuente de información será sustituida por el nuevo sistema a corto plazo. ","Dirección / DAE",null,null,"La actualización indicada por la Auditoría, ya se concluyó; lo que se puede verificar en Insumosys.",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,null,"AI SFE 027-2012","AI-SFE-SA-INF-001-2012 ","Evaluación del sistema de control interno (SCI) de la Unidad de Registro de Agroquímicos y Equipos de aplicación  del Servicio Fitosanitario del Estado (SFE)","3.12 DEFICIENCIAS EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN (INCLUYENDO LO RELATIVO A LA VIGENCIA DE LOS REGISTRO DE AGROQUÍMICOS) ","3.12.6.4 Incluir como parte de la información que contienen los documentos que soportan cada uno de los expedientes físicos relativos a los registros de agroquímicos, el dato de la vigencia de los mismos.","Dirección / DAE",null,null,"Se verifica en Insumosys.",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,null,"AI SFE 027-2012","AI-SFE-SA-INF-001-2012 ","Evaluación del sistema de control interno (SCI) de la Unidad de Registro de Agroquímicos y Equipos de aplicación  del Servicio Fitosanitario del Estado (SFE)","3.12 DEFICIENCIAS EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN (INCLUYENDO LO RELATIVO A LA VIGENCIA DE LOS REGISTRO DE AGROQUÍMICOS) ","3.12.6.5 Analizar en conjunto con la Unidad de Asesoría Jurídica del SFE, si aún existe incertidumbre en el plazo de vigencia de los registros realizados al amparo de la Ley N°8702, tomando en cuenta  que la sentencia del Tribunal Contencioso Administrativo se refirió específicamente a los productos de la empresa Insecticidas Internacionales; aunque el análisis y considerandos fue de índole generalizado; lo anterior en forma previa a consignar el plazo de diez años a cada uno de los registros respectivos. La decisión que adopte la administración al respecto, deberá quedar debidamente documentada. ","Dirección / DAE",null,null,"Se solicitó a la UAJ la información correspondiente, enviando una copia del documento que consta la vigencia de 10 años de registro para los productos inscritos; según el Decreto Ejecutivo Nº 37136-MAG-COMEX-MINAET-S-MEIC. \nLo que se presentó fue un contencioso administrativo interpuesto por una empresa, lo que resultó en que todos los registros con la ley 8702, tuvieran una vigencia de 10 años. \n",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI SFE 045-2012","AI-SFE-SA-INF-002-2012","Estudio relativo a las remuneraciones autorizadas por el SFE a su personal (pagos por concepto de prohibición, dedicación exclusiva, horas extras, vacaciones y retribución por peligrosidad)","2.1 DEBILIDAD DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN MATERIA DE RECURSOS HUMANOS ","2.1.6.1 Fortalecer el sistema de control interno en materia de recursos humanos a fin de que se ajuste al cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico vigente; para lo cual se debe diseñar, aprobar, divulgar e implementar el cronograma de actividades específico que le permita a la Unidad de Recursos Humanos del Departamento Administrativo y Financiero ajustar en un tiempo razonable su SCI al “modelo de control interno” establecido por el SFE.\n\nEl mencionado cronograma debe considerar la realización del diagnóstico respectivo, cuyos resultados evidencien la situación actual de la capacidad instalada del SFE en materia de recursos humanos, para facilitar la identificación de acciones que la fortalezcan. (...)\n","Dirección / DAF",null,null,"Mediante oficio PCCI-012-2015 del 19/02/2015, la Jefatura de la PCCI solicitó a la Dirección derogar los siguientes documentos:\n\n• PCCI-CI-G-01\n• F-01-PCCI-CI-G-01\n\nLo anterior considerando que con la aplicación de los mismos, no se estarían generando los resultados esperados.  Asimismo, se informó de la necesidad de ajustar la política de control interno (PCCI-CI-P-01).\n\nLa PCCI estaría diagnosticando la situación actual de cada una de las dependencias del SFE con respecto al MSCI; para lo cual se aplicará un instrumento piloto.\n",null,null,null,null,"Sin asignar","RSE"," "]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI SFE 045-2012","AI-SFE-SA-INF-002-2012","Estudio relativo a las remuneraciones autorizadas por el SFE a su personal (pagos por concepto de prohibición, dedicación exclusiva, horas extras, vacaciones y retribución por peligrosidad)","2.1 DEBILIDAD DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN MATERIA DE RECURSOS HUMANOS ","2.1.6.2 Concluir con el proceso tendiente a que el SFE asuma la responsabilidad directa de las actividades de la materia de recursos humanos que hasta la fecha han sido ejecutadas por el Departamento de Recursos Humanos del MAG; lo que incluye la aprobación e implementación del cronograma citado en la recomendación 2.1.6.1 anterior o un cronograma de actividades complementario al citado. ","Dirección / DAF",null,null," ",null,null,null,null,"Cumplida","RC","De acuerdo con dictamen de la PGR y de la DGSC se estableció el marco de referencia normativo mediante el cual la UR del SFE debe ejecutar sus labores como oficina auxiliar dependiente técnicamente de la OGIRH-MAG"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI SFE 045-2012","AI-SFE-SA-INF-002-2012","Estudio relativo a las remuneraciones autorizadas por el SFE a su personal (pagos por concepto de prohibición, dedicación exclusiva, horas extras, vacaciones y retribución por peligrosidad)","2.2 DEBILIDADES DE CONTROL INTERNO RELATIVAS AL RÉGIMEN DE DEDICACIÓN EXCLUSIVA ","2.2.6.1 Diseñar, aprobar, divulgar e implementar los mecanismos y prácticas que permitan regular y ejercer control sobre el reconocimiento y pago de dinero por concepto de dedicación exclusiva; situación que debe garantizar en forma razonable el cumplimiento del ordenamiento jurídico que regula dicho Régimen.  \n\nLas medidas que adopte la administración del SFE deben estar alineadas con la implementación de acciones vinculadas con la recomendación 2.1.6.1 contenida en el Hallazgo N° 2.1 del presente informe; así como con las medidas que se adopten para la atención de las recomendaciones 2.6.1 y 2.6.2 contenidas en el informe parcial de auditoría AI-SFE-SA-INF-016-2011, comunicado con oficio  AI SFE 188-2011 del 11/10/2011. Asimismo, dicha gestión debe permitir valorar la implementación de medidas que consideren, entre otros aspectos, lo siguiente: (...)\n","Dirección / DAF",null,null,null,null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI SFE 045-2012","AI-SFE-SA-INF-002-2012","Estudio relativo a las remuneraciones autorizadas por el SFE a su personal (pagos por concepto de prohibición, dedicación exclusiva, horas extras, vacaciones y retribución por peligrosidad)","2.3 DEBILIDADES DE CONTROL INTERNO EN EL RECONOCIMIENTO Y PAGO DE HORAS EXTRAS ","2.3.6.1 Elaborar, aprobar y divulgar los procedimientos, mecanismos y prácticas de control, cuya implementación permitan regular a lo interno del SFE lo correspondiente al reconocimiento, registro, documentación y cancelación de tiempo extraordinario; lo anterior con el propósito de dar cumplimiento al ordenamiento jurídico y técnico aplicable. Mientras dependamos técnicamente del MAG, este aspecto deberá ser coordinado con el Departamento de Recursos Humanos de ese Ministerio.\n\nLas acciones que se adopten para implementar la presente recomendación, deberán permitir corregir las debilidades evidenciadas en el presente hallazgo; así como establecer la coordinación y la consistencia necesaria con respecto a la gestión que se realice para atender las recomendaciones contenidas en el hallazgo N° 1 de este informe.\n","Dirección / DAF",null,null,"El SFE emitió el documento                   DAF-RH-PO-01 denominado Procedimiento para el pago de horas extra.\n\nEl documento que tiene data del año 2003. En el mismo se informa sobre normativa que al día de hoy se encuentra derogada; al respecto en la DGIRH se informa que dicho pago se realiza con base en la experiencia acumulada.\n",null,null,null,null,"Cumplida","RC"," "]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI SFE 045-2012","AI-SFE-SA-INF-002-2012","Estudio relativo a las remuneraciones autorizadas por el SFE a su personal (pagos por concepto de prohibición, dedicación exclusiva, horas extras, vacaciones y retribución por peligrosidad)","2.3 DEBILIDADES DE CONTROL INTERNO EN EL RECONOCIMIENTO Y PAGO DE HORAS EXTRAS ","2.3.6.2 Eliminar la práctica de reconocer y cancelar en forma permanente tiempo extraordinario al personal que labora en las estaciones de control fitosanitario. En ese sentido, el SFE deberá ajustar lo correspondiente al reconocimiento y cancelación de tiempo extraordinario a lo dispuesto en el ordenamiento jurídico que regula dicha materia.\n\nCon el fin de hacer extensiva dicha recomendación al resto de la organización, la Unidad de Recursos Humanos del SFE deberá realizar una revisión del reconocimiento y pago de horas extras que viene autorizando al personal que labora en otras dependencias, y de determinarse que se está presentando una situación similar o igual a la evidenciada en el presente hallazgo, se deberá proceder a eliminar esa práctica adoptando en forma inmediata las medidas que sean necesarias, en apego al principio de legalidad.  \n","DAF (con el apoyo de la Dirección)","\n\n\nEn el cronograma de actividades ajustado, se indicó lo siguiente: \"Según acuerdo tomado con el Lic. Rolando Sánchez C., se inició el levantamiento de información para hacer un estudio de cargas de trabajo en aquellos Departamentos donde se determinó que existe el pago de tiempo extraordinario. Se le solicitó al Ing. Andrey Marenco el resultado del estudio que él realizó y así poder concertar otra reunión en Recursos Humanos del MAG para definir la manera de corregir o mitigar este punto.\".",null,"Mediante el oficio DVM-XC-066-2014 del 17/02/2014, la Viceministra de Agricultura y Ganadería giró instrucciones al SFE para que se atendiera lo señalado en el oficio DGIRH-GSC-033-2014 del 20/01/2014, de la DGIRH del MAG, en el cual se consigna la recomendación emitida por la Dirección General de Servicio Civil, que señala sobre la obligación de no recurrir al pago permanente de tiempo extraordinario.\nPor medio del traslado de documentos 100 de fecha 06/02/2014, el Subdirector trasladó a las Jefaturas del SFE, oficio DVM-XC-066-2014 del 17/02/2014 mediante el cual instruye para que se atienda recomendaciones emitidas por la DGIRH con relación al pago de horas extras.\n\nCon oficio DF-357-2018 del 23/11/2018, la URH informa sobre la gestión emprendida.\n\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF comunicó lo siguiente: (DAF-055-2019) \"Se ha estado trabajando en conjunto con la Dirección, PCCI, Gestión de Recursos Humanos MAG, y la Unidad de Recursos Humanos del SFE en conjunto con la  jefatura del DAF, para conocer las necesidades de las Estaciones de Control para tratar de cubrirlas y así ir eliminando el pago continuo de horas extras .\".\n\nMediante el oficio DAF-067-2020 del 13/03/2020, el DAF informó sobre la gestión que les ha permitido gestionar la recomendación. Al respecto, en documento adjunto se señaló lo siguiente: \"Con la creación de plazas se están reorganizando los roles de trabajo en Control Fitosanitario, con el fin de minimizar las extras, pero el jefe de ese Departamento indica que siempre se darán debido a que el personal debe trabajar feriados, cubrir incapacidades o vacaciones. También un cuadro comparativo para demostrar que las extras van en disminución y se espera con la nueva planeación disminuyan aún más.\".",null,null,null,"2019-12-31","Parcialmente","RC","Considerando la información aportada por la administración, se procede a cerrar la recomendación; sin embargo, el tema del reconocimiento y pago de horas extras se estará retomando en el estudio especial de auditoría que se estará ejecutando durante el año 2020."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI SFE 045-2012","AI-SFE-SA-INF-002-2012","Estudio relativo a las remuneraciones autorizadas por el SFE a su personal (pagos por concepto de prohibición, dedicación exclusiva, horas extras, vacaciones y retribución por peligrosidad)","2.3 DEBILIDADES DE CONTROL INTERNO EN EL RECONOCIMIENTO Y PAGO DE HORAS EXTRAS ","2.3.6.3 Realizar un diagnóstico relativo a la cantidad de personal existente y lo correspondiente a las cargas de trabajo en el Departamento de Control Fitosanitario, realizado por personal técnicamente calificado en esta materia; a efecto de validar la suficiencia y pertinencia de las necesidades del personal consignada en el oficio  DCV-53-12 del 21/02/2012. Dicha gestión debería permitir, entre otros aspectos, ajustar la gestión del SFE al cumplimiento del ordenamiento jurídico que regula el reconocimiento y pago de tiempo extraordinario.","Dirección / DAF",null,null,"Se reforzó el personal de las estaciones de control fitosanitario; lo anterior al utilizar plazas vacantes, situación que permitido:\n• ECF Caldera: Nombramiento adicional de 2 profesionales\n• ECF Paso Canos: Nombramiento adicional de 2 profesionales\n• Puesto de Sabalito: Nombramiento adicional de 1 profesionales\n• ECF Limón: Nombramiento adicional de 2 profesionales\n• ECF AJS: Nombramiento adicional de 1 profesionales\n• ECF Los Chiles: Nombramiento adicional de 2 profesionales (además se justificaron 3 plazas más)\n• Puesto Ventanilla Única: Se está gestionando la contratación de un técnico\n• ECF Librería: se justificó 1 plaza\n• ECF peñas Blancas: Se está a la espera de lo que ocurra en la apertura del puesto Tablillas\nSe emitió el Informe PCCI-GC-INF-05-2015 de fecha 20 de noviembre de 2015, que contiene los “Resultados del estudio de cargas de trabajo del Servicio Fitosanitario del Estado”; dicho insumos fue solicitado por la Dirección para soportar la toma de decisiones.",null,null,null,null,"Cumplida","RC"," "]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI SFE 045-2012","AI-SFE-SA-INF-002-2012","Estudio relativo a las remuneraciones autorizadas por el SFE a su personal (pagos por concepto de prohibición, dedicación exclusiva, horas extras, vacaciones y retribución por peligrosidad)","2.4 DEBILIDADES DE CONTROL INTERNO VINCULADAS CON EL RECONOCIMIENTO, FRACCIONAMIENTO Y ACUMULACIÓN DE VACACIONES","2.4.6.1 Ajustar el fraccionamiento relativo al disfrute de vacaciones del personal del SFE, a lo dispuesto en el ordenamiento jurídico que regula este aspecto (considerando lo expuesto en el Dictamen C-313-2011 del 14/12/2011); situación que lleva implícita la eliminación de prácticas administrativas que no se ajusten a lo prescrito en el citado marco normativo.    ","Dirección / DAF",null,null,null,null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI SFE 045-2012","AI-SFE-SA-INF-002-2012","Estudio relativo a las remuneraciones autorizadas por el SFE a su personal (pagos por concepto de prohibición, dedicación exclusiva, horas extras, vacaciones y retribución por peligrosidad)","2.4 DEBILIDADES DE CONTROL INTERNO VINCULADAS CON EL RECONOCIMIENTO, FRACCIONAMIENTO Y ACUMULACIÓN DE VACACIONES","2.4.6.2 Eliminar la práctica de acumular períodos de vacaciones (completos o fracciones) en forma distinta a la establecida en el ordenamiento jurídico vigente.  En forma integral con la implementación de la presente recomendación, la administración activa deberá: (...)","Dirección / DAF"," ",null,"Con las instrucciones giradas se logró eliminar la acumulación de vacaciones, motivo por el cual constantemente estamos brindando información a jefes de los saldos de vacaciones de cada uno de los funcionarios a su cargo. \n\nLas jefaturas sí remitieron cronograma de vacaciones de aquellos funcionarios que presentaban exceso de las mismas, ya algunos tomaron los períodos y hoy han ido normalizando su situación. \n",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI SFE 045-2012","AI-SFE-SA-INF-002-2012","Estudio relativo a las remuneraciones autorizadas por el SFE a su personal (pagos por concepto de prohibición, dedicación exclusiva, horas extras, vacaciones y retribución por peligrosidad)","2.4 DEBILIDADES DE CONTROL INTERNO VINCULADAS CON EL RECONOCIMIENTO, FRACCIONAMIENTO Y ACUMULACIÓN DE VACACIONES","2.4.6.3 Dar seguimiento a lo comunicado mediante el oficio DSFE-013-2012 del 09/01/2012, a efecto de que el Departamento de Recursos Humanos del MAG proceda en forma efectiva a gestionar la recuperación de sumas de dinero como resultado del reconocimiento  improcedente de vacaciones. Las acciones que se emprendan deberán quedar debidamente documentadas. \n\n","Dirección / DAF",null,null,null,null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI SFE 045-2012","AI-SFE-SA-INF-002-2012","Estudio relativo a las remuneraciones autorizadas por el SFE a su personal (pagos por concepto de prohibición, dedicación exclusiva, horas extras, vacaciones y retribución por peligrosidad)","2.5 DEBILIDADES DE CONTROL INTERNO CON RESPECTO AL RECONOCIMIENTO, REGISTRO, DOCUMENTACIÓN Y PAGO POR CONCEPTO DE RETRIBUCIÓN POR PELIGROSIDAD ","2.5.6.1 Concretar la gestión que le permita en forma oficial al Departamento de Recursos Humanos del MAG (con el apoyo de la Unidad de Recursos Humanos del SFE), la realización de un estudio integral respecto al tema de la retribución por concepto de peligrosidad; con el propósito de que los resultados que origine dicho estudio permitan validar, ajustar o suprimir el reconocimiento de la citada retribución a los funcionarios correspondientes. Este aspecto es consistente con lo solicitado por la Directora del SFE en oficio DSFE-827-11 del 07/10/2011.\n\nDicha gestión debería llevar implícita, la valoración por parte del SFE de destinar de acuerdo a sus posibilidades, los recursos necesarios para colaborar con el MAG para que ese Ministerio proceda a la realización de dicho estudio; así como los resultados que se obtengan producto de la implementación de las recomendaciones 2.5.6.7 y 2.5.6.8, según corresponda.\n\n","DAF (con el apoyo de la Dirección)","En el cronograma de actividades ajustado se indicó lo siguiente: \"Del Grupo de Peligrosidad se coordinó con GIRH / Área de Salud / Salud Ocupacional un informe donde se determinó a cuáles funcionarios no se les debe reconocer el plus. Se crea una resolución para cada persona y se le elimina el pago a partir del 01 de agosto del 2019..\".\n",null,"Se le remitió solicitud con toda la información de formularios de peligrosidad al Lic. Olman Solórzano Arroyo encargado de Salud Ocupacional del MAG (oficio DAF-RH-214-2012 del 20 de agosto 2012). \nA la fecha no se conoce de un informe que contemple todos los casos a los cuales hoy día se les reconoce el rubro de peligrosidad.\nMediante oficio DAF-RH-479-2014 del 08/12/2014, se indicó: “El día q9 de setiembre 2014, el Lic. Claudio Fallas nos remitió oficio DGIRH-GSC-1788-2014 en el cual nos indica que es política de esa Dirección descentralizar los estudios de peligrosidad, pero que sean debidamente revisados y avalados por la instancia de Recursos Humanos del MAG. En el oficio nos insta a formar un grupo de trabajo para analizar los informes que se deriven producto de las solicitudes de peligrosidad.”.\nAsimismo, mediante el citado oficio        DAF-RH-479-2014 se describe en términos generales las acciones emprendidas con respecto a la conformación, integración y funcionamiento del citado equipo de trabajo.\nOficio DAF-RH-357-2018 del 23/11/2018\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF manifestó lo siguiente: (DAF-055-2019) \"Solicitar el plan de trabajo, actas, cronograma,  a la Comisión de Peligrosidad para revisión y estado de las actividades y solicitud de reunión con  el Sr. Olman Solórzano para revisión de la documentación y recomendación sobre pasos a seguir.\".\n\nPor medio de los documentos GIRH-SO-09-2019 del 17/05/2019 y Resolución DGIRH-SFE-P-026-2019 que lo resuelto por medio de la misma, entró a regir a partir del 01/01/2020, se informa sobre la gestión emprendida por la administración.\n",null,null,null,null,"Parcialmente","RC","Considerando la información aportada por la administración, se procede a cerrar la recomendación; este tema será analizado en estudio posterior."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI SFE 045-2012","AI-SFE-SA-INF-002-2012","Estudio relativo a las remuneraciones autorizadas por el SFE a su personal (pagos por concepto de prohibición, dedicación exclusiva, horas extras, vacaciones y retribución por peligrosidad)","2.5 DEBILIDADES DE CONTROL INTERNO CON RESPECTO AL RECONOCIMIENTO, REGISTRO, DOCUMENTACIÓN Y PAGO POR CONCEPTO DE RETRIBUCIÓN POR PELIGROSIDAD ","2.5.6.2 Solicitar a la Oficina de Salud Ocupacional del MAG, que una vez que los funcionarios del SFE comiencen a percibir la retribución por concepto de peligrosidad, mantenga los expedientes respectivos debidamente actualizados;  considerando, entre otros aspectos, tenerlos debidamente identificados, foliados, con la documentación archivada en forma cronológica (respetando la recepción de la misma) y con una guía de contenido que facilite la ubicación de los documentos respectivos.","Dirección / DAF",null,null,null,null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI SFE 045-2012","AI-SFE-SA-INF-002-2012","Estudio relativo a las remuneraciones autorizadas por el SFE a su personal (pagos por concepto de prohibición, dedicación exclusiva, horas extras, vacaciones y retribución por peligrosidad)","2.5 DEBILIDADES DE CONTROL INTERNO CON RESPECTO AL RECONOCIMIENTO, REGISTRO, DOCUMENTACIÓN Y PAGO POR CONCEPTO DE RETRIBUCIÓN POR PELIGROSIDAD ","2.5.6.3 Solicitar al Departamento de Recursos Humanos del MAG que, en apego a lo dispuesto en el artículo 5 de la Resolución DG-330-2005 de la Dirección General de Servicio Civil, se emita para cada funcionario del SFE cuando se le haya reconocido o rechazado la retribución por concepto de peligrosidad, las resoluciones administrativas correspondientes, las cuales deben mantenerse en el expediente respectivo. La presente recomendación deberá considerar los resultados que se obtengan como producto de la implementación de la recomendación 2.5.6.1 anterior.","Dirección / DAF",null,null,null,null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI SFE 045-2012","AI-SFE-SA-INF-002-2012","Estudio relativo a las remuneraciones autorizadas por el SFE a su personal (pagos por concepto de prohibición, dedicación exclusiva, horas extras, vacaciones y retribución por peligrosidad)","2.5 DEBILIDADES DE CONTROL INTERNO CON RESPECTO AL RECONOCIMIENTO, REGISTRO, DOCUMENTACIÓN Y PAGO POR CONCEPTO DE RETRIBUCIÓN POR PELIGROSIDAD ","2.5.6.4 Solicitar a la Oficina de Salud Ocupacional del MAG, que implemente un registro (manual, automatizado o una mezcla de ambos) que informe sobre la condición de los funcionarios del SFE que perciben la retribución por concepto de peligrosidad (incluye movimientos históricos por funcionario).   \nEn forma consecuente con lo anterior, el SFE deberá implementar sus propios registros complementarios o solicitar en forma periódica un respaldo del registro que implemente el MAG; con el fin de que el mismo suministre la información suficiente para la toma de decisiones.\n","DAF (con el apoyo de la Dirección)","\nEn el cronograma de actividades ajustado se indicó lo siguiente: \"Del Grupo de Peligrosidad se coordinó con GIRH / Área de Salud / Salud Ocupacional un informe donde se determinó a cuáles funcionarios no se les debe reconocer el plus. Se crea una resolución para cada persona y se le elimina el pago a partir del 01 de agosto del 2019..\".",null,"Está pendiente el estudio de peligrosidad solicitado al Lic. Olman Solórzano, no obstante, se cuenta con información del pago que se efectúa a cada funcionario que le corresponde.  \nEsta Unidad ha tomado las previsiones del caso para eliminar el rubro cuando un funcionario deja de hacer las funciones que lo exponían al riesgo, previa coordinación el Recursos Humanos del MAG, ya que no se puede quitar si no existe un documento formal que lo elimine. \nEn el expediente que se custodia en la Unidad de Recursos Humanos del SFE del funcionario que ha solicitado el pago de peligrosidad se archiva tanto la copia de la solicitud como de la resolución que determina el pago. \nMediante oficio DAF-RH-479-2014 del 08/12/2014, se indicó que una de las acciones que emprenderá el equipo de trabajo que se conformó a lo interno del SFE, es analizar y mejorar los registros, situación que debe permitir generar la información suficiente para una adecuada trazabilidad de la gestión.\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF manifestó lo siguiente: (DAF-055-2019) \"La Comisión de Peligrosidad  en coordinación con Salud Ocupacional MAG esta trabajando en el tema. Dar seguimiento al plan de trabajo de la Comisión de Peligrosidad. \".\n\nLa URH suministró como evidencia lo siguiente: \"Se anexa la hoja de cálculo con la información.\"\n\nMediante el oficio DAF-RH-099-2020 del 21/05/2020, la URH manifestó: \"Existe un sistema de planillas mismo que se encuentra en etapa de pruebas y que tiene incluido dentro de los reportes a emitir un historial del reconocimiento de peligrosidad. El sistema se llama WIZDOW en ya se encuentra en producción y se obtienen reportes como el que adjunto al documento. Considero que este punto se encuentra cumplido, lo someto a su criterio y evaluación.\"",null,null,null,null,"Pendiente","RC","La calidad del sistema de información y el control implementado se verificará en estudio posterior."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI SFE 045-2012","AI-SFE-SA-INF-002-2012","Estudio relativo a las remuneraciones autorizadas por el SFE a su personal (pagos por concepto de prohibición, dedicación exclusiva, horas extras, vacaciones y retribución por peligrosidad)","2.5 DEBILIDADES DE CONTROL INTERNO CON RESPECTO AL RECONOCIMIENTO, REGISTRO, DOCUMENTACIÓN Y PAGO POR CONCEPTO DE RETRIBUCIÓN POR PELIGROSIDAD ","2.5.6.5 Solicitar a la Oficina de Salud Ocupacional del MAG, que cuando  conozca directamente que se generaron condiciones que provocan cambios en la decisión original que autorizó el reconocimiento y cancelación de la retribución por concepto de peligrosidad, se realice en forma oportuna el estudio técnico respectivo. Lo anterior, con el propósito de que se emita la resolución correspondiente que valide la continuidad del reconocimiento o su eliminación; aspecto debidamente regulado en el artículo 7 de la Resolución DG-330-2005.","DAF (con el apoyo de la Dirección)"," ",null,"Mediante oficio DAF-RH-479-2014 del 08/12/2014, se indicó: “Esta recomendación una vez que la Comisión revise de nuevo todos los casos podrá constatar si efectivamente los funcionarios a los cuales se les cancela el rubro están efectuando labores que los expone al riesgo, mismo que origina dicho reconocimiento …”\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF manifestó lo siguiente: (DAF-055-2019)  \"La Comisión de Peligrosidad  en coordinación con Salud Ocupacional MAG está trabajando en el tema. Dar seguimiento al plan de trabajo de la Comisión de Peligrosidad. \".\n\n",null,null,null,null,"Pendiente","RC","Considerando la información suministrada, y tomando en cuenta la coordinación que ha establecido el equipo de peligrosidad del SFE con la OGIRH-MAG, se da por atendida la recomendación."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI SFE 045-2012","AI-SFE-SA-INF-002-2012","Estudio relativo a las remuneraciones autorizadas por el SFE a su personal (pagos por concepto de prohibición, dedicación exclusiva, horas extras, vacaciones y retribución por peligrosidad)","2.5 DEBILIDADES DE CONTROL INTERNO CON RESPECTO AL RECONOCIMIENTO, REGISTRO, DOCUMENTACIÓN Y PAGO POR CONCEPTO DE RETRIBUCIÓN POR PELIGROSIDAD ","2.5.6.6 Comunicar en forma oficial a las jefaturas del SFE que tienen a cargo servidores que perciben la retribución por concepto de peligrosidad, acerca de la responsabilidad que tienen de informar en forma oportuna a la Unidad de Recursos Humanos del SFE, sobre cambios que pueden originar que a esos funcionarios se les suprima tal incentivo o se ajuste la autorización otorgada, debido a la variación de las nuevas funciones.  Dicha acción debe permitirle a la mencionada Unidad informar oportunamente a la Oficina de Salud Ocupacional del MAG, para que se proceda con la realización del estudio técnico respectivo y demás acciones complementarias bajo la responsabilidad del MAG.","Dirección / DAF",null,null,null,null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI SFE 045-2012","AI-SFE-SA-INF-002-2012","Estudio relativo a las remuneraciones autorizadas por el SFE a su personal (pagos por concepto de prohibición, dedicación exclusiva, horas extras, vacaciones y retribución por peligrosidad)","2.5 DEBILIDADES DE CONTROL INTERNO CON RESPECTO AL RECONOCIMIENTO, REGISTRO, DOCUMENTACIÓN Y PAGO POR CONCEPTO DE RETRIBUCIÓN POR PELIGROSIDAD ","2.5.6.7 Coordinar con el MAG, a efecto de que analicen en forma conjunta la metodología, procedimientos y formatos (incluye criterios de valoración) aplicados por el Ministerio al SFE, como producto de lo dispuesto en la Resolución DG-330-2005. Lo anterior debería permitir al SFE validar lo instaurado por el MAG para sus funcionarios; o caso contrario, sugerir los aspectos que debería considerar el Ministerio para mejorar o incorporar en sus procedimientos aquellos aspectos específicos que le estarían garantizando en forma razonable al SFE, el cumplimiento a cabalidad de la normativa que regula la citada retribución. Esto debe formar parte del proceso relativo al fortalecimiento de su sistema de control interno y debería quedar debidamente documentado.","DAF (con el apoyo de la Dirección)","\nEn el cronograma de actividades ajustado se indicó lo siguiente: \"Del Grupo de Peligrosidad se coordinó con GIRH / Área de Salud / Salud Ocupacional un informe donde se determinó a cuáles funcionarios no se les debe reconocer el plus. Se crea una resolución para cada persona y se le elimina el pago a partir del 01 de agosto del 2019..\".",null,"Al existir una única Oficina que analiza los casos de peligrosidad y siendo esta parte del Departamento de Recursos Humanos del MAG, esta recomendación se podría aplicar una vez que se dé el proceso de desconcentración de funciones.  Aún no hemos tenido respuesta con relación a este proceso en cuanto a fechas y temas.\nMediante oficio DAF-RH-479-2014 del 08/12/2014, se indicó: “Esta recomendación será atendida al momento en que el Grupo de Trabajo instaurado para atender lo referente a solicitudes de peligrosidad, empiece a reunirse y a fijar los procedimientos y metodología seguir.  En estas reuniones participará personal del MAG.”\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF manifestó lo siguiente: (DAF-055-2019) \"La Comisión de Peligrosidad  en coordinación con Salud Ocupacional MAG está trabajando en el tema. Dar seguimiento al plan de trabajo de la Comisión de Peligrosidad. \".\n\nSobre este particular, la administración  manifestó lo siguiente: \"El equipo de peligrosidad del SFE, realiza el análisis de los expedientes con base en la Resolución del Servicio Civil, otras normas e instrumentos del MAG elaborados por el especialista en Salud Ocupacional. No tiene la competencia a validar o  no lo resuelto por el MAG.\".",null,null,null,null,"Pendiente","RSE","Una de las causas del hallazgo 2.5 del Informe AI-SFE-SA-002-2012, establece los siguiente: \"El Ministerio tiene instaurado como parte de su sistema de control interno procedimientos y formatos para operativizar la normativa que regula lo correspondiente al reconocimiento de la retribución por concepto de peligrosidad; no obstante lo anterior, aparentemente la falta de claridad sobre la metodología empleada está generando cierta incertidumbre en algunas jefaturas del SFE e inclusive cuestionamiento respecto a la suficiencia de los criterios aplicados por el Ministerio para aprobar dicha retribución.\".\n\nNo obstante, considerando la posición de la administración, que se condición de oficina auxiliar y lo establecido en la Resolución DG-330-2005, son el marco de referencia para gestionar los relativo al tema del reconocimiento y cancelación de la retribución por concepto de peligrosidad.\n\nEn ese sentido, se procede a dejar sin efecto esta recomendación, quedando a exclusiva responsabilidad de la administración, las acciones orientadas al fortalecimiento del SCI asociado a dicho tema; este aspecto será analizado en estudio posterior.\n\n"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI SFE 045-2012","AI-SFE-SA-INF-002-2012","Estudio relativo a las remuneraciones autorizadas por el SFE a su personal (pagos por concepto de prohibición, dedicación exclusiva, horas extras, vacaciones y retribución por peligrosidad)","2.5 DEBILIDADES DE CONTROL INTERNO CON RESPECTO AL RECONOCIMIENTO, REGISTRO, DOCUMENTACIÓN Y PAGO POR CONCEPTO DE RETRIBUCIÓN POR PELIGROSIDAD ","2.5.6.8 Valorar la conveniencia de contratar los servicios de un experto, cuyos resultados le permitan establecer y/o depurar la metodología existente; lo anterior para contar en el corto plazo con la herramienta que requiere la organización, para soportar la toma de decisiones con respecto al reconocimiento y cancelación de la retribución por peligrosidad. La decisión que adopte la administración con relación a la presente recomendación, deberá quedar debidamente documentada, y complementarse según corresponda, con la gestión que permita la atención de la recomendación 2.2.6.7 anterior.","DAF (con el apoyo de la Dirección)","En el cronograma de actividades ajustado se indicó lo siguiente: \"Se está coordinando y trabajando con OGIRH-MAG para ver si con el criterio del encargado de Salud Ocupacional se puede obtener una herramienta que permita determinar el pago del incentivo de peligrosidad.\".",null,"Se hizo una gestión, pero a última hora la persona que se ofreció se retiró, motivo por el cual se le remitió toda la información al  Lic. Olman Solórzano. \nLa información referente a formularios de Peligrosidad de los funcionarios que se ubican en los diferentes  Departamentos del SFE y que se les reconoce el rubro de peligrosidad  se le trasladaron al Lic. Olman Solórzano mediante oficio DAF-RH-214-2012 de fecha 20 de agosto del 2012. \nMediante oficio DAF-RH-479-2014 del 08/12/2014, se indicó: “Se hizo la gestión de incluir en el presupuesto para el 2014 ante la jefatura del Departamento Administrativo y Financiero a través del oficio DAF-RH-205, del 9 de setiembre del 2013. No obstante por razones de prioridades no se incluyó, sin embargo, con la gestión que emprenda el grupo de trabajo se podrá trabajar en definir en conjunto con el MAG, las herramientas que validen los actos para reconocerlo.”  \nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF manifestó lo siguiente: (DAF-055-2019)  \"La Comisión de Peligrosidad  en coordinación con Salud Ocupacional MAG está trabajando en el tema. Dar seguimiento al plan de trabajo de la Comisión de Peligrosidad. \".\n\nSobre este particular la URH señaló: \"Plantear a la Dirección Ejecutiva una propuesta para valorar la opción de  esta contratación, pero como se va a requerir presupuesto tendrá que ser hasta el próximo.\".\n\nMediante el oficio DAF-RH-099-2020 del 21/05/2020, la Jefatura de la URH informa lo siguiente: \"Este punto cuando inicié a\natender este informé lo traté con Don Marco Vinicio Jiménez anterior Director del SFE y me indicó que no era una opción\nrealizar la contratación de un experto en salud ocupacional. Luego que el Ing. Fernando Araya asumió la Dirección también\nle solicité la opinión e indicó vía correo electrónico que dicha contratación sería improcedente más se podía valorar la opción\nde la contratación de una Asesoría, opción que se debía valorar según el presupuesto actual o futuro.\nPero partiendo de la emergencia sanitaria que atraviesa el país y el cuidado que hay que tener con los recursos económicos\nserá un proyecto a largo plazo que la Institución podría valorar.\n",null,null,null,"2019-10-31","Pendiente","RC","Considerando el contexto de la recomendación, el cual no corresponde a una recomendación impositiva, sino más bien, a\nuna valoración, la misma se registra como atendida."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI SFE 045-2012","AI-SFE-SA-INF-002-2012","Estudio relativo a las remuneraciones autorizadas por el SFE a su personal (pagos por concepto de prohibición, dedicación exclusiva, horas extras, vacaciones y retribución por peligrosidad)","2.5 DEBILIDADES DE CONTROL INTERNO CON RESPECTO AL RECONOCIMIENTO, REGISTRO, DOCUMENTACIÓN Y PAGO POR CONCEPTO DE RETRIBUCIÓN POR PELIGROSIDAD ","2.5.6.9 Solicitar a la Oficina de Salud Ocupacional del MAG, la revisión del caso de los funcionarios Franklin Cárdenas Díaz y Gustavo Carmona Hernández, por cuanto aparentemente sus funciones cambiaron mucho antes de la emisión de las resolución GIRH-P-002-2012; lo anterior con el propósito de que se determine si esos funcionarios deben reintegrar sumas de dinero giradas en forma incorrecta por el SFE.","Dirección / DAF"," ",null,"Mediante oficio DAF-RH-479-2014 del 08/12/2014, se indicó: “… mediante oficio DAF-RH-094-2013 … solicité por segunda vez al Lic. Olman Solórzano se pronunciara sobre oficio DAF-RH-109-2012 mismo que exponía el caso de ambos funcionarios. No hubo respuesta. Sin embargo, con la conformación del grupo de trabajo, se gestionarán las acciones correspondientes.\n\nPor medio de los oficiosdaf-RH-483-2014 del 09/12/2014 y DAF-RH-485-2014 del 11/12/2014, la URH informó a los funcionarios respectivos que debían presentarse ante dicha Unidad para formalizar la devolución de dinero que debía recuperar el SFE. \n\nSegún la información remitida vía correo electrónico el día 17/02/2015, se evidencia la oficialización de los arreglos de pago respectivos.\n",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI SFE 045-2012","AI-SFE-SA-INF-002-2012","Estudio relativo a las remuneraciones autorizadas por el SFE a su personal (pagos por concepto de prohibición, dedicación exclusiva, horas extras, vacaciones y retribución por peligrosidad)","2.5 DEBILIDADES DE CONTROL INTERNO CON RESPECTO AL RECONOCIMIENTO, REGISTRO, DOCUMENTACIÓN Y PAGO POR CONCEPTO DE RETRIBUCIÓN POR PELIGROSIDAD ","2.5.6.10 Solicitar a la Oficina de Salud Ocupacional del MAG, la revisión de los casos de los funcionarios que tienen relación con el oficio DSFE-822-11 del 07/10/2011,  con el fin de que se resuelva en primera instancia la procedencia o no de la suspensión temporal o permanente del reconocimiento de la retribución por peligrosidad y se valore si el SFE debe o no continuar manteniendo una relación laboral con ese personal (en esa gestión la administración deberá valorar la participación de la Unidad de Asuntos Jurídicos). Dicha gestión lleva implícito determinar si esos funcionarios recibieron la cancelación de esa retribución en forma incorrecta; situación que deberá considerar la cuantificación de esas sumas de dinero para que se proceda, si corresponde, a la recuperación de las mismas en forma inmediata.","DAF (con el apoyo de la Dirección)","\nEn el cronograma de actividades ajustado se indicó lo siguiente: \"Del Grupo de Peligrosidad se coordinó con GIRH / Área de Salud / Salud Ocupacional un informe donde se determinó a cuáles funcionarios no se les debe reconocer el plus. Se crea una resolución para cada persona y se le elimina el pago a partir del 01 de agosto del 2019..\".",null,"Mediante oficio DAF-RH-479-2014 del 08/12/2014, se indicó: “… esta recomendación igualmente se retomará por parte del grupo de trabajo para ser analizados y tomar las acciones que correspondan una vez que se hagan las consultas”.\nCon oficio DAF-RH-060-2015 del 23/03/2015, se solicitó información a la Jefatura del Laboratorio de Control de Calidad de Agroquímicos.\nPor medio del oficio LCC-147-2015 del 24/03/2015, se emitió respuesta al oficio DAF-RH-060-2015.\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF manifestó lo siguiente: (DAF-055-2019) \"La Comisión de Peligrosidad  en coordinación con Salud Ocupacional MAG está trabajando en el tema. Dar seguimiento al plan de trabajo de la Comisión de Peligrosidad. \".\n\nPor medio de los documentos GIRH-SO-09-2019 del 17/05/2019 y Resolución DGIRH-SFE-P-026-2019 que lo resuelto por medio de la misma, entró a regir a partir del 01/01/2020, se informa sobre la gestión emprendida por la administración.",null,null,null,null,"Parcialmente","RC"," "]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI SFE 045-2012","AI-SFE-SA-INF-002-2012","Estudio relativo a las remuneraciones autorizadas por el SFE a su personal (pagos por concepto de prohibición, dedicación exclusiva, horas extras, vacaciones y retribución por peligrosidad)","2.6 DEBILIDADES DE CONTROL INTERNO CON RESPECTO AL REGISTRO DE ASISTENCIA DEL PERSONAL","2.6.6.1 Diseñar, aprobar y divulgar los mecanismos y prácticas cuya implementación  permita ejercer control sobre la asistencia del personal que labora en la sede central, en las oficinas regionales y en las estaciones de control fitosanitario; con el fin de ajustar dicha gestión a los dispuesto en el Reglamento Autónomo de Servicio del MAG (Decreto Ejecutivo N° 36765-MAG, artículos 7° inciso i, 16, 17). Las medidas que se adopten, deberán ser integradas a los correspondientes procedimientos. \n\nEste tipo de registro deberá convertirse en parte de los insumos requeridos, cuya implementación facilite entre otros aspectos, el reconocimiento y pago de tiempo extraordinario; razón por la cual, las acciones que se adopten, deberán ser consistentes con la implementación de la recomendación 2.3.6.1 contenida en el hallazgo 3.2 del presente informe.\n\nDicha gestión debe considerar entre otros aspectos, lo siguiente: (...)                                                 Para el 20 de Enero se inicia de manera oficial el Registro de Marca para los funcionarios de Oficinas Centrales \n\nMediante oficio DAF-RH-479-2014 del 08/12/2014, se indicó: “Se elaboró y aprobó el Procedimiento de Cumplimiento de la Jornada Laboral y Horario del SFE”.\n","Dirección / DAF"," ",null,"“A inicios del mes de Octubre se colocaron los Relojes Marcadores en Oficinas Centrales,  a partir del 22 de octubre comenzaron las pruebas para los funcionarios de la administración como parte de ver la eficiencia del  sistema y de los reportes que el mismo genera.   Por lo anterior, describo un detalle de las acciones ligadas a este asunto.\n\nEl 30 de octubre salió el cartel con contratación de la Instalación de los Relojes Marcadores para las oficinas Regionales\n\nEl 12 de Noviembre se les entregan  los Relojes a la empresa que ganó la contratación para la respectiva instalación en los diferentes puntos a nivel nacional  \n\nPara el 10 de Diciembre se toma la huella digital a todos los funcionarios restantes de Oficinas Centrales para iniciar pruebas \n",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI SFE 045-2012","AI-SFE-SA-INF-002-2012","Estudio relativo a las remuneraciones autorizadas por el SFE a su personal (pagos por concepto de prohibición, dedicación exclusiva, horas extras, vacaciones y retribución por peligrosidad)","2.7 DEBILIDADES DE CONTROL INTERNO CON RESPECTO A LA IMPLEMENTACIÓN DEL REGLAMENTO GENERAL PARA EL CONTROL Y RECUPERACIÓN DE ACREDITACIONES","2.7.6.1 Diseñar, aprobar y divulgar los procedimientos, mecanismos y prácticas, cuya implementación permita ejercer control sobre la aplicación efectiva del Reglamento General para el control y recuperación de acreditaciones (Decreto Ejecutivo N° 34574-H).  Dicha gestión debería involucrar entre otros aspectos, las actividades vinculadas con la materia presupuestaria, contable, financiera y de recursos humanos; así como lo correspondiente a los aspectos legales que se deben establecer como parte de los procedimientos que se definan.\n\nLas acciones que adopte la administración para atender la presente recomendación, deberán ser consistentes con la gestión relativa a la implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP); lo anterior en conformidad con la atención de recomendaciones contenidas en el informe Nº AI-SFE-SA-INF-005-2010 relativo al estudio especial denominado “Revisión de aspectos financieros, contables y presupuestarios relacionados con la custodia y disposición de recursos públicos bajo la administración del SFE” (oficio AI SFE 172-2010 del 23/11/2010). ","Unidad de Recursos Humanos","En el cronograma de actividades ajustado se indicó: \"Se cuenta con un cronograma de cómo se trabajarán los procedimientos..\"\n\nPara el 23 de setiembre se estará enviando el cronograma de trabajo de los procedimientos","Rocío Solano Cambronero\nrsolano@sfe.go.cr ","1. La Unidad de Recursos Humanos cuenta con auxiliares que permiten consolidar la información, por concepto de retenciones de pagos no correspondientes está implementado y esa información se le pasa a Contabilidad para su registro contable (cuentas por cobrar).\n2. Mediante oficio DAF-RH-479-2014 del 08/12/2014, se justica y explica las acciones que se han emprendido a efecto de ajustar la gestión a lo dispuesto en el Reglamento General para el control y recuperación de acreditaciones (Decreto Ejecutivo N° 34574-H).\n3. Con oficio DAF-UF-048-2014 del 09/10/2014, la UF señala que el procedimiento requerido está por elaborarse.\n4. Según el cronograma de actividades, el citado procedimiento estaría para el mes de febrero del 2015.\n5. En atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF manifestó lo siguiente: (DAF-055-2019) \"La Unidad de Recursos Humanos está trabajando en los procedimientos del Área y se incluye este. \".\n6. Sobre este particular, la URH informa que la acción asociada a la implementación de la recomendación, responde a una acción de mejora registrada en el SYNERGY que está pendiente de atención.\n7. Mediante el oficio DAF-RH-099-2020 del 21/05/2020, la URH informa lo siguiente: \"Como regulación interna la Ing. Silvia Ramírez me indica que desarrollan un procedimiento, mismo que se encuentra en valoración y anexo al oficio.\".\n8. Mediante el oficio DAF-RRHH-103-2021 del 05/05/2021, la Jefatura de la URH informó lo siguiente: “En coordinación con la Licda. Rocío Solano Jefa de la Unidad Financiera y con el aval de la Licda. Gabriela Sáenz A. Jefatura del Departamento Administrativo Financiero; se creó un procedimiento llamado Procedimiento de recuperación de las acreditaciones que no corresponden (se suministró un ejemplar del mismo, que contiene anotaciones; se infiere que es un borrador). Quedando como responsable del mismo esta Unidad en el Área de Compensación. Dicho procedimiento se está registrando en PCCI bajo la numeración DAF-RH-PO-003”.\n\nPor medio del oficio DAF-RRHH-106-2022 del 08/06/2022, se informó sobre la oficialización del \"Procedimiento de recuperación de las acreditaciones que no corresponden\" (DAF-RH-PO-03).",null,null,null,"2019-09-30","Parcialmente","RC","\n\n(Boleta SISAI AI-2021-175)\nBoleta_SISAI_AI-2022-0061"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",3,null,"AI SFE 076-2012","AI-SFE-SA-INF-003-2012","INFORME ESTUDIO ESPECIAL DEBILIDADES DETECTADAS EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA IDENTIFICADOS COMO CONTRATACIONES DIRECTAS N° 2011CD-000372-13000 Y N° 2012CD-000068-10900\n","3.1 DEBILIDADES DETECTADAS EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN DIRECTA 2011CD-000372-13000","3.1.6.1 Analizar lo acontecido con el proceso de contratación administrativa identificado como contratación directa 2011CD-000372-13000; para lo cual la Dirección del SFE se podría apoyar en su Unidad de Asuntos Jurídicos (quien emitió criterio legal que se adjunta, mediante los oficios 050-2012 del 23/04/2012 y                         AJ-052-2012 del 30/04/2012) así como en pronunciamientos emitidos por la Contraloría General de la República que tratan el tema de la “contratación irregular” y sus efectos. Dicha situación le deberá permitir al SFE contar con la seguridad jurídica suficiente para mejor resolver. La decisión que adopte la administración deberá quedar debidamente documentada y fundamentada; remitiendo a la Auditoría Interna copia de los acuerdos que se emitan.","Dirección"," ",null,"1. La Dirección conformó un grupo de trabajo con la finalidad de que analizara la documentación generada sobre el tema. Dicho grupo debía emitir un informe que le permitiera a la Administración tomar decisión.\n2. Oficio DAF-108-2013 del 14/03/2013 (Folio 305), mediante el cual se informó sobre la devolución que efectuó el contratista por un monto de 1.700.000,00 colones.\n3. Oficios ETNICSP-004-2012 del 29/11/2012, ETNICSP-005-2013 del 14/01/2013 y ETNICSP-006-2013 del 17/01/2013, emitidos por el órgano de carácter investigativo que atendió los hechos acontecidos con la citada contratación directa.\n4. Oficios DSFE.205.2013, DSFE.206.2013, DSFE.207.2013 y DSFE.208.2013 (todos de fecha 18/03/2013), mediante los cuales la Dirección amonestó mediante una llamada de atención a varios funcionarios.\n",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",3,null,"AI SFE 076-2012","AI-SFE-SA-INF-003-2012","INFORME ESTUDIO ESPECIAL DEBILIDADES DETECTADAS EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA IDENTIFICADOS COMO CONTRATACIONES DIRECTAS N° 2011CD-000372-13000 Y N° 2012CD-000068-10900\n","3.1 DEBILIDADES DETECTADAS EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN DIRECTA 2011CD-000372-13000","3.1.6.2 Solicitar a la Unidad de Proveeduría del SFE el expediente de contratación relativo a la contratación directa 2011CD-000372-13000 (completo y debidamente foliado); el cual se convertirá en el insumo fundamental para atender la recomendación 3.1.6.1 anterior.","Dirección / DAF / UP"," ",null,null,null,null,null,null,"Cumplida","RC","La Unidad de Proveeduría del SFE remitió el expediente de contratación relativo a la contratación directa 2011CD-000372-13000"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",3,null,"AI SFE 076-2012","AI-SFE-SA-INF-003-2012","INFORME ESTUDIO ESPECIAL DEBILIDADES DETECTADAS EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA IDENTIFICADOS COMO CONTRATACIONES DIRECTAS N° 2011CD-000372-13000 Y N° 2012CD-000068-10900\n","3.1 DEBILIDADES DETECTADAS EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN DIRECTA 2011CD-000372-13000","3.1.6.3 Garantizar que el documento que contenga las políticas contables generales que en definitiva se aprueben, responda a lo requerido por el SFE (en aspectos de forma y fondo) para dar cumplimiento a las NICSP (considerando lo señalado en el ficio AI SFE 055-2012 del 16/04/2012 y lo dispuesto en el oficio  DSFE-296-2012 del 20/04/2012). Un ejemplar del documento aprobado deberá ser remitido en formato físico y/o electrónico a la Auditoría Interna. ","Dirección / DAF / UF",null,null,null,null,null,null,null,"Cumplida","RC","En la intranet se encuentran publicadas las políticas contables oficializadas por el SFE"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",3,null,"AI SFE 076-2012","AI-SFE-SA-INF-003-2012","INFORME ESTUDIO ESPECIAL DEBILIDADES DETECTADAS EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA IDENTIFICADOS COMO CONTRATACIONES DIRECTAS N° 2011CD-000372-13000 Y N° 2012CD-000068-10900\n","3.1 DEBILIDADES DETECTADAS EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN DIRECTA 2011CD-000372-13000","3.1.6.4 Considerar los resultados que se obtengan producto de la atención de la  recomendación 3.1.6.1 anterior; con el propósito de que el Departamento Administración y Finanzas realice los registros y/o ajustes contables y presupuestarios que pudiese corresponder.","Dirección / DAF / UF",null,null,"Se realizaron los registros contables y presupuestarios producto de la devolución del dinero realizado por empresa D.T. Baltodano, Coghi, Zayas, S.A.",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",3,null,"AI SFE 076-2012","AI-SFE-SA-INF-003-2012","INFORME ESTUDIO ESPECIAL DEBILIDADES DETECTADAS EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA IDENTIFICADOS COMO CONTRATACIONES DIRECTAS N° 2011CD-000372-13000 Y N° 2012CD-000068-10900\n","3.2 DEBILIDADES DETECTADAS EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN DIRECTA                                  2012CD-000068-10900 “CAPACITACIÓN IMPLEMENTACIÓN NICSP”","3.2.6.1 Analizar lo acontecido con el proceso de contratación administrativa identificado como contratación directa 2012CD-000068-10900; para lo cual se podrá apoyar en su Unidad de Asuntos Jurídicos (quien emitió criterio legal que se adjunta, mediante los oficios 050-2012 del 23/04/2012 y AJ-052-2012 del 30/04/2012) así como en pronunciamientos emitidos por la Contraloría General de la República que tratan el tema de la “contratación irregular” y sus efectos. Dicha situación le deberá permitir al SFE contar con la seguridad jurídica suficiente para mejor resolver. La decisión que adopte la administración deberá quedar debidamente documentada y fundamentada; remitiendo a la Auditoría Interna copia de los acuerdos que se emitan. (...)","Dirección",null,null,"1. La Dirección conformó un grupo de trabajo con la finalidad de que analizara la documentación generada sobre el tema. Dicho grupo debía emitir un informe que le permitiera a la Administración tomar decisión.\n2. Oficio DAF-108-2013 del 14/03/2013 (Folio 305), mediante el cual se informó sobre la devolución que efectuó el contratista por un monto de 1.700.000,00 colones.\n3. Oficios ETNICSP-004-2012 del 29/11/2012, ETNICSP-005-2013 del 14/01/2013 y ETNICSP-006-2013 del 17/01/2013, emitidos por el órgano de carácter investigativo que atendió los hechos acontecidos con la citada contratación directa.\n4. Oficios DSFE.205.2013, DSFE.206.2013, DSFE.207.2013 y DSFE.208.2013 (todos de fecha 18/03/2013), mediante los cuales la Dirección amonestó mediante una llamada de atención a varios funcionarios.\n",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",3,null,"AI SFE 076-2012","AI-SFE-SA-INF-003-2012","INFORME ESTUDIO ESPECIAL DEBILIDADES DETECTADAS EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA IDENTIFICADOS COMO CONTRATACIONES DIRECTAS N° 2011CD-000372-13000 Y N° 2012CD-000068-10900\n","3.2 DEBILIDADES DETECTADAS EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN DIRECTA                                  2012CD-000068-10900 “CAPACITACIÓN IMPLEMENTACIÓN NICSP”","3.2.6.2 Solicitar a la Unidad de Proveeduría del SFE el expediente de contratación relativo a la contratación directa 2012CD-000068-10900 (completo y debidamente foliado); el cual se convertirá en el insumo fundamental para atender la recomendación 3.2.6.1 anterior (considerar lo señalado en el numeral VII contenido en el criterio legal comunicado con oficio 050-2012 del 23/04/2012).","Dirección / DAF / UP",null,null,null,null,null,null,null,"Cumplida","RC","La Unidad de Proveeduría del SFE remitió el expediente de contratación relativo a la contratación directa 2011CD-000372-13000"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",3,null,"AI SFE 076-2012","AI-SFE-SA-INF-003-2012","INFORME ESTUDIO ESPECIAL DEBILIDADES DETECTADAS EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA IDENTIFICADOS COMO CONTRATACIONES DIRECTAS N° 2011CD-000372-13000 Y N° 2012CD-000068-10900\n","3.2 DEBILIDADES DETECTADAS EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN DIRECTA                                  2012CD-000068-10900 “CAPACITACIÓN IMPLEMENTACIÓN NICSP”","3.2.6.3 Considerar los resultados que se obtengan producto de la atención de la  recomendación 3.2.6.1 anterior; con el propósito de que el Departamento Administración y Finanzas realice los registros y/o ajustes contables y presupuestarios que pudiese corresponder.","Dirección / DAF / UF",null,null,"Se realizaron los registros contables y presupuestarios producto de la devolución del dinero realizado por empresa D.T. Baltodano, Coghi, Zayas, S.A.",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,null,"AI SFE 159-2012\n\n","AI-SFE-SS-002-INF-2012 ","Resultados del seguimiento de recomendaciones contenidas en el informe N° AI-SFE-SA-INF-007-2009"," ","6.1 Mejorar la política de gestión de calidad existente, con el fin de satisfacer las expectativas que en el mediano y en el largo plazo se presenten en torno a la actividad de TI procurando establecer un proceso de mejoramiento continuo. En ese sentido, se deberá considerar en dicha depuración, como mínimo, los siguientes aspectos: \n\n• Capacitar a TI con un estándar de calidad presente en la industria. \n• Estableces métricas de calidad realísticas sobre rendimiento, operatividad, seguimiento de objetivos, metas departamentales, y servicio al cliente interno. "," ",null,null,"Con oficio TI-018-2014 del 11/03/2014, se solicita a la PCCI se indique sobre la implementación de la ISO 9001 en el SFE.\n\nMediante correo electrónico de fecha 29/09/2014, se comunicó lo siguiente:\n\n“El pasado 19 de setiembre,  fue aprobada por la Dirección del SFE una nueva política de la calidad. El cambio tiene como propósito el ajustarnos de mejor manera a los requisitos de la Norma Internacional INTE/ISO 9001:2008, además de lograr que comprendamos de forma más clara, esta declaración que hace la Dirección sobre sus intenciones globales relativas a la calidad.”. ",null,null,null,null,"Cumplida","RC","La nueva política, codificada como DSFE-P-12 en el Sistema de Gestión de la Calidad, dispone lo siguiente:\n“La Dirección y todo el personal del Servicio Fitosanitario del Estado, asumen el compromiso de proteger los recursos agrícolas y contribuir a la protección de la salud humana y el medio ambiente de manera eficiente, oportuna y transparente, satisfaciendo los requisitos legales y de nuestros clientes y mejorando continuamente la eficacia de nuestro Sistema de Gestión de la Calidad.”\n\nSe procede a dar por atendida la recomendación bajo estudio; no obstante, el fondo del asunto se estará profundizando con el estudio que se está realizando la Firma DELOITTE, según proceso de contratación administrativa                      N° 2014CD-000100-10100.\n"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,null,"AI SFE 159-2012\n\n","AI-SFE-SS-002-INF-2012 ","Resultados del seguimiento de recomendaciones contenidas en el informe N° AI-SFE-SA-INF-007-2009"," ","6.2 Valorar la posibilidad de que la Comisión de TI se adecúe a las siguientes condiciones con el fin de ser más expedito en las decisiones o recomendaciones que brinda al SFE:  (…)"," ",null,null,"Por medio del oficio TI-047-2013 del 12/04/2013, la administración justifica su decisión de mantener la conformación e integración de la Comisión de TI tal y como ha venido operando.\n",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,null,"AI SFE 159-2012\n\n","AI-SFE-SS-002-INF-2012 ","Resultados del seguimiento de recomendaciones contenidas en el informe N° AI-SFE-SA-INF-007-2009"," ","6.3 Concretar la entrada en producción del sistema SIFPIMA donado al SFE por el PIMA; el cual se denominó como SIFITO (incluye un módulo para la administración de las diferentes actividades vinculadas con el recurso humano). En dicha gestión, la administración deberá considerar como mínimo lo siguiente: :  (…)"," ",null,null," Con oficio TI-099-2013 del 17/10/2013, la Jefatura de la UTI señaló: “Se solicita que esta recomendación sea trasladada a la Jefatura del Departamento Administrativo y Financiero tomando en cuenta que el Lic. Vega es el Director de este proyecto y que la Unidad de TI ha participado únicamente como apoyo técnico en la implementación del mismo. (Se solicita ve el oficio TI-093.2013)”.",null,null,null,null,"Sin asignar","RSE","El informe de auditoría N° AI-SFE-SA-INF-009-2013 (oficio AI SFE 256-2013) contiene los “Resultados de la Auditoría sobre el Diagnóstico relativo al proceso llevado a cabo por el SFE para adoptar e implementar las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP)”. En el hallazgo 2.5 se recomendó la necesidad que lo relativo al sistema SIFITO se administre como un proyecto de TI.\n\nA partir de la implementación de la citada recomendación, se le dará seguimiento a la gestión que emprenda la administración con relación al sistema SIFITO; razón por la cual, se deja sin efecto la recomendación sujeta a seguimiento\n"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,null,"AI SFE 159-2012\n\n","AI-SFE-SS-002-INF-2012 ","Resultados del seguimiento de recomendaciones contenidas en el informe N° AI-SFE-SA-INF-007-2009"," ","6.4 Valorar el riesgo que presenta en la actualidad TI al compartir el espacio asignado con funcionarios del área técnica, con el fin de dotar de mecanismos de seguridad competentes y prácticas de control debidamente probadas (ejemplo: cámara de seguridad, rotulación de acceso restringido, control de acceso mediante el carnet para las oficinas de TI, etc.), o bien (de existir la posibilidad) trasladar la operación de esas dependencias técnicas a otra ala del edificio."," ",null,null," Mediante oficio TI-004-2013 del 15/01/2013, expuso una serie de alternativas cuya implementación estarían permitiendo ajustar el accionar de la UTI a lo expuesto en la recomendación 6.4.\n\nNo obstante, con oficio TI-099-2013 del 17/10/2013, la Jefatura de la UTI señaló lo siguiente: “… no obtuvimos una respuesta positiva por parte del Departamento de Operaciones Regionales”.\n",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,null,"AI SFE 159-2012\n\n","AI-SFE-SS-002-INF-2012 ","Resultados del seguimiento de recomendaciones contenidas en el informe N° AI-SFE-SA-INF-007-2009"," ","6.5 Aprobar el documento denominado “Guía para presentación de proyectos ante el SFE”; cuya implementación le estaría permitiendo al SFE realizar y documentar los estudios de factibilidad técnica, económica y operacional de todo nuevo proyecto de tecnologías de información que se desee desarrollar. Al respecto, se deberá considerar lo siguiente: "," ",null,null," Por medio del oficio TI-099-2013 del 17/10/2013, la Jefatura de la UTI señaló lo siguiente: “… Se implementó la metodología de Administración de proyectos en la Unidad de TI a partir de enero 2013. Con respecto a la contratación de un administrador de proyectos a nivel institucional, le solicito a la Auditoría Interna que traslade esta recomendación a la Dirección.”.\n",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,null,"AI SFE 159-2012\n\n","AI-SFE-SS-002-INF-2012 ","Resultados del seguimiento de recomendaciones contenidas en el informe N° AI-SFE-SA-INF-007-2009"," ","6.6                                                                                                                                                                6.6.1 Incorporar como parte de la valoración del riesgo de los procesos bajo la responsabilidad de la Unidad de TI (como parte del establecimiento del SEVRI, según los términos de la recomendación 2.5.1.5.1) lo correspondiente a: \n\na) Los planes de contingencias, las acciones ordinarias y la sana marcha de todos los sistemas en operación, con el propósito de optimizar los procesos de acción de TI. \n\nb) Los riesgos encontrados en el Plan de Riesgos de TI con el fin de alinearlo a los resultados de la valoración de riesgos de los citados procesos. \n\n6.6.2 Valorar la posibilidad de dotar a la Unidad de TI de un “Oficial de Riesgos”, o en su defecto nombrar un funcionario dentro de la estructura de la citada Unidad que se encargue de llevar a cabo la planificación de acciones correctivas, detectivas y otros controles propios de la actividad tales como planes de contingencia, sitio alterno y sano funcionamiento de las diferentes dependencias del SFE.\n"," ",null,null,"Mediante oficio TI-009-2014 del 05/02/2014, la Jefatura de la UTI remitió en forma oficial a la PCCI el resultado de la evaluación de los riesgos relacionados con los procesos bajo la responsabilidad de esa dependencia.\n",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,null,"AI SFE 159-2012\n\n","AI-SFE-SS-002-INF-2012 ","Resultados del seguimiento de recomendaciones contenidas en el informe N° AI-SFE-SA-INF-006-2010"," ","6.7 Incorporar los resultados obtenidos como producto del diagnóstico relacionado con el grado de cumplimiento actual que presenta el SFE respecto a la implementación de las Normas Técnicas para la Gestión y el Control de las Tecnologías de Información (N-2-2007-CO-DFOE), en el respectivo Plan de Acción Ajustado (y/o cronograma de actividades) que permita visualizar la mejora continua de la Unidad de TI. Dicha gestión debe alinearse al proceso que debe llevar a cabo la citada Unidad con respecto a la implementación del modelo de control interno del SFE. \n"," ",null,null," ",null,null,null,null,"Cumplida","RC","Según los resultados obtenidos y comunicados por el Despacho Díaz y Zeledón (referencia oficio AI SFE 258-2013 del 18/12/2013); la UTI está cumpliendo en forma razonable con las Normas Técnicas para la Gestión y el Control de las Tecnologías de Información (N-2-2007-CO-DFOE).  Las situaciones detectadas deberán ser tratadas como parte de la mejora continua; según el plan de acción que se establezca y ejecute.  "]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,null,"AI SFE 159-2012\n\n","AI-SFE-SS-002-INF-2012 ","Resultados del seguimiento de recomendaciones contenidas en el informe N° AI-SFE-SA-INF-006-2010"," ","6.8  Aprobar, divulgar e implementar el Plan de Acción Ajustado que le permita al SFE dar cumplimiento a las “Normas Técnicas para la Gestión y el Control de las Tecnologías de Información” (N-2-2007-CO-DFOE); considerando: \n• Los resultados del diagnóstico resultante de la atención de la recomendación 3.2.10.5.1. \n• Los resultados determinados como producto del presente estudio de auditoría, que consignan el grado de cumplimiento de dichas normas\n\n"," ",null,null," ",null,null,null,null,"Cumplida","RC","Según los resultados obtenidos y comunicados por el Despacho Díaz y Zeledón (referencia oficio AI SFE 258-2013 del 18/12/2013); la UTI está cumpliendo en forma razonable con las Normas Técnicas para la Gestión y el Control de las Tecnologías de Información (N-2-2007-CO-DFOE).  Las situaciones detectadas deberán ser tratadas como parte de la mejora continua; según el plan de acción que se establezca y ejecute.  "]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 160-2012\n\n","AI-SFE-SA-INF-005-2012","Informe con los resultados de la evaluación del sistema de control interno DEL Servicio Fitosanitario del Estado RELATIVO A Tecnologías de la Información ","2.1.1 ","2.1.1.6.1 Implementar con base en la Política de Control Interno del SFE el documento denominado “Estándar de Implementación del Modelo de Control Interno del SFE” (PCCI-CI-G-01); con el propósito de que la Unidad de Control Interno del SFE cuente con un plan de acción específico orientado a la implementación del modelo de control interno establecido por el SFE "," ",null,null,"Según la información suministrada, la UTI aplicó la Guía denominada “Estándar de Implementación del Modelo de Control Interno del SFE” (PCCI-CI-G-01)",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 160-2012\n\n","AI-SFE-SA-INF-005-2012","Informe con los resultados de la evaluación del sistema de control interno DEL Servicio Fitosanitario del Estado RELATIVO A Tecnologías de la Información ","2.1.1 OPORTUNIDAD DE MEJORA 1: Ausencia de un plan de acción y/o cronograma de actividades que guíe el proceso de implementación del SCI de TI.","2.1.1.6.1 Implementar con base en la Política de Control Interno del SFE el documento denominado “Estándar de Implementación del Modelo de Control Interno del SFE” (PCCI-CI-G-01); con el propósito de que la Unidad de Control Interno del SFE cuente con un plan de acción específico orientado a la implementación del modelo de control interno establecido por el SFE.","UTI",null,null,"Según la información suministrada, la UTI aplicó la Guía denominada “Estándar de Implementación del Modelo de Control Interno del SFE” (PCCI-CI-G-01)",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 160-2012\n\n","AI-SFE-SA-INF-005-2012","Informe con los resultados de la evaluación del sistema de control interno DEL Servicio Fitosanitario del Estado RELATIVO A Tecnologías de la Información ","2.1.1 ","2.1.1.6.2 Implementar en forma complementaria al plan de acción citado en la recomendación 2.1.1.6.1 anterior, la estrategia y actividades específicas cuya implementación le permitiría a la Unidad de TI ajustar su accionar al cumplimiento de las “Normas Técnicas para la Gestión y el Control de las Tecnologías de Información (N-2-2007-CO-DFOE)” de la Contraloría General de la República; para lo cual, la Unidad de TI podrá considerar como insumo, los resultados que se informan en el Anexo 1 adjunto al presente informe "," ",null,null," ",null,null,null,null,"Cumplida","RC","Considerando los resultados obtenidos por la Auditoría Interna como producto de la auditoría realizada (informe AI-SFE-SA-INF-006-2015; oficio AI SFE 010-2016), se procede a dar por atendida la recomendación."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 160-2012\n\n","AI-SFE-SA-INF-005-2012","Informe con los resultados de la evaluación del sistema de control interno DEL Servicio Fitosanitario del Estado RELATIVO A Tecnologías de la Información ","2.2.1 OPORTUNIDAD DE MEJORA 1: Falta de definición de políticas y procedimientos de control y seguridad para los dispositivos móviles informáticos que utilizan recursos tecnológicos internos del servicio fitosanitario del estado (SFE).","2.2.1.6.1 Generar políticas de control y aseguramiento de los dispositivos móviles, las cuales consideren entre otros dispositivos, los siguientes: \n\n• Celulares inteligentes.\n• Computadoras portátiles\n• Tabletas.\n• Discos duros externos.\n(…)","UTI",null,null,"Se oficializaron las políticas que regularon los siguientes aspectos:\n\n• Uso de dispositivos móviles\n• Seguridad TI\n\nTambién se implementó el procedimiento sobre dispositivos móviles.\n",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 160-2012\n\n","AI-SFE-SA-INF-005-2012","Informe con los resultados de la evaluación del sistema de control interno DEL Servicio Fitosanitario del Estado RELATIVO A Tecnologías de la Información ","2.2.1 OPORTUNIDAD DE MEJORA 1: Falta de definición de políticas y procedimientos de control y seguridad para los dispositivos móviles informáticos que utilizan recursos tecnológicos internos del servicio fitosanitario del estado (SFE).","2.2.1.6.2 Implementar procedimientos de control y evaluación de seguridad que apoyen la ejecución de las políticas antes recomendadas.  Se debería considerar como mínimo: (…)","UTI",null,null,"Se implementó el procedimiento sobre dispositivos móviles.",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 160-2012\n\n","AI-SFE-SA-INF-005-2012","Informe con los resultados de la evaluación del sistema de control interno DEL Servicio Fitosanitario del Estado RELATIVO A Tecnologías de la Información ","2.2.2. OPORTUNIDAD DE MEJORA 2: el proceso de evaluación de la seguridad lógica de la unidad de TI y de los sistemas y plataformas informáticas presenta inconsistencias en ambientes de producción a nivel de vulnerabilidades técnicas y penetración humana.","2.2.2.6.1 Fortalecer la metodología de trabajo existente para la determinación de vulnerabilidades de los sistemas, que responda como mínimo a los niveles de aseguramiento de la información definidos por la Institución.","UTI",null,null,"El SFE adjudicó el estudio de vulnerabilidad a la Firma Deloitte & Touche S.A.\n\nComo resultado de esa contratación, se emitieron los siguientes informes:\n\n• Informe de Pruebas de Intrusión Externas\n• Avance Informe de Pruebas de Intrusión Interna\n",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 160-2012\n\n","AI-SFE-SA-INF-005-2012","Informe con los resultados de la evaluación del sistema de control interno DEL Servicio Fitosanitario del Estado RELATIVO A Tecnologías de la Información ","2.2.2. OPORTUNIDAD DE MEJORA 2: el proceso de evaluación de la seguridad lógica de la unidad de TI y de los sistemas y plataformas informáticas presenta inconsistencias en ambientes de producción a nivel de vulnerabilidades técnicas y penetración humana.","2.2.2.6.2 Realizar especificar este tipo de análisis de una manera periódica con lapsos no mayores a un año.","UTI",null,null,"En el PETI se establece que al menos una vez al año se deben realizar este tipo de estudios de penetración.",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 160-2012\n\n","AI-SFE-SA-INF-005-2012","Informe con los resultados de la evaluación del sistema de control interno DEL Servicio Fitosanitario del Estado RELATIVO A Tecnologías de la Información ","2.2.3 OPORTUNIDAD DE MEJORA 3: Debilidades en los procesos técnicos de aseguramiento de la comunicación y transferencia de datos en las aplicaciones web utilizadas por el SFE.","2.2.3.6.1 Implementar un mecanismo de control relativo al aseguramiento de la comunicación y transmisión de datos para los sistemas Web, que garantice en forma razonable el aseguramiento e integridad de los datos transmitidos.","UTI",null,null,"Con oficio TI-047-2013 del 12/04/2013, la UTI informó lo siguiente: “Se instaló un certificado digital en nuestro servidor web,…”.",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 160-2012\n\n","AI-SFE-SA-INF-005-2012","Informe con los resultados de la evaluación del sistema de control interno DEL Servicio Fitosanitario del Estado RELATIVO A Tecnologías de la Información ","2.2.4 OPORTUNIDAD DE MEJORA 4: Las condiciones generales y de gestión del sitio alterno de operaciones externo del SFE carece de políticas y procedimientos de control de la seguridad de los datos y sistemas.","2.2.4.6.1 Implementar nuevos controles para el sitio alterno externo de operaciones que contemplen aspectos claves en la continuidad del servicio soportados en estándares basados en las mejores prácticas de la industria.","UTI",null,null,"Con oficio TI-047-2013 del 12/04/2013, la UTI informó que las medidas que fueron adoptadas permitieron cumplir con la recomendación 2.2.4.6.1.",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 160-2012\n\n","AI-SFE-SA-INF-005-2012","Informe con los resultados de la evaluación del sistema de control interno DEL Servicio Fitosanitario del Estado RELATIVO A Tecnologías de la Información ","2.3.1 OPORTUNIDAD DE MEJORA 1: Las políticas y procedimientos de capacitación de personal del área de tecnologías de la información del SFE no son las más adecuadas.","2.3.1.6.1 Implementar una nueva política y procedimiento de capacitación enfocada al área tecnológica, alineada con la gestión actual de la plataforma.","UTI",null,null,"Se informa que la UTI en materia de capacitación de personal se ajusta a los lineamientos institucionales, aspecto que es verificable por medio de la documentación que soporta la planificación anual institucional.",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 160-2012\n\n","AI-SFE-SA-INF-005-2012","Informe con los resultados de la evaluación del sistema de control interno DEL Servicio Fitosanitario del Estado RELATIVO A Tecnologías de la Información ","2.4.1 OPORTUNIDAD DE MEJORA 1: Necesidad de creación de políticas y procedimientos de inspección, entrega y monitoreo de tecnología donada a la unidad de TI del SFE.","2.4.1.6.1 Elaborar, aprobar, divulgar e implementar las políticas y procedimientos requeridos para la recepción de tecnologías donadas al SFE.","UTI",null,null,"A partir del mes de agosto del 2013, entraron a regir los siguientes procedimientos:\n\n• TI-ADS.PO-08 “Procedimiento de donación de Desarrollo de Software por parte de un tercero al SFE”\n• TI-ADS.PO-09 “Procedimiento de revisión de Software hecho a la medida donado al SFE”.\n",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 160-2012\n\n","AI-SFE-SA-INF-005-2012","Informe con los resultados de la evaluación del sistema de control interno DEL Servicio Fitosanitario del Estado RELATIVO A Tecnologías de la Información ","2.5.1 OPORTUNIDAD DE MEJORA 1: Los procesos de planificación de la infraestructura tecnológica, enfocados en el aseguramiento de los datos y actualización de la plataforma deben ser mejorados.","2.5.1.6.1 Instruir a la Comisión de TI del SFE para que adopte un papel más participativo en la definición de los sistemas críticos para la organización, trabajando en conjunto con la Unidad de TI.","UTI",null,null,"Se implementó una nueva versión del Reglamento de Funcionamiento de la Comisión de Tecnología de la Información",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 160-2012\n\n","AI-SFE-SA-INF-005-2012","Informe con los resultados de la evaluación del sistema de control interno DEL Servicio Fitosanitario del Estado RELATIVO A Tecnologías de la Información ","2.5.1 OPORTUNIDAD DE MEJORA 1: Los procesos de planificación de la infraestructura tecnológica, enfocados en el aseguramiento de los datos y actualización de la plataforma deben ser mejorados.","2.5.1.6.2 Valorar la infraestructura tecnológica actual y determinar la mejor forma de aseguramiento de la misma; enfocando dicha gestión en una planificación que pueda determinar en un corto plazo las mejoras necesarias para la correcta planificación de dicha infraestructura.","UTI",null,null,null,null,null,null,null,"Cumplida","RC","En el informe emitido por el Despacho Díaz & Zeledón, se informó que el SFE cumple en forma razonable con las “Normas Técnicas para la Gestión y el Control de las Tecnologías de Información (N-2-2007-CO-DFOE)” (referencia oficio AI SFE 258-2013 del 18/012/2013).  En ese sentido, se comunicó que se cumple con lo dispuesto en las normas 2.1 “Planificación de las tecnologías de información” y 2.3 “infraestructura tecnológica”. Considerando lo anterior, en apariencia en forma integral el SFE ha realizado acciones que le han permitido cumplir con la norma 2.3 citada."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 160-2012\n\n","AI-SFE-SA-INF-005-2012","Informe con los resultados de la evaluación del sistema de control interno DEL Servicio Fitosanitario del Estado RELATIVO A Tecnologías de la Información ","2.5.2 OPORTUNIDAD DE MEJORA 2: Los procesos técnicos y administrativos de la gestión de datos informáticos del SFE para con todos sus usuarios y dependencias internas no son consistentes.","2.5.2.6.1 Implementar un programa de difusión de las políticas de clasificación de datos, cuya implementación y monitoreo permitan lograr concientización entre el personal de la organización (y en especial en la alta gerencia) sobre el tema.  Todo lo anterior debe estar alineado con un estudio de riesgos que mida el impacto a la organización en relación con la pérdida de confidencialidad, disponibilidad e integridad de los datos.","UTI",null,null,"Las políticas de seguridad en TI se envían al menos una vez al año a todo el personal del SFE así como toda la información relevante.  Además la información de encuentra publicada en el sitio web para el conocimiento y acatamiento de todo el personal del SFE-  Adjunto copia de la Circular 01-2014.  El estudio de riesgos forma parte del Plan de Contingencias de TI.",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 160-2012\n\n","AI-SFE-SA-INF-005-2012","Informe con los resultados de la evaluación del sistema de control interno DEL Servicio Fitosanitario del Estado RELATIVO A Tecnologías de la Información ","2.5.3 OPORTUNIDAD DE MEJORA 3: El SFE cuenta con una base de datos de conocimiento que debe ser mejorada.","2.5.3.6.1 Implementar una base de datos de conocimientos alienada a los requerimientos estratégicos definidos por la Administración.","UTI",null,null,"Mediante oficio TI-ADS-16-2013 del 05/09/2013, la UTI informa que la base de datos ya fue desarrollada y actualmente se está implementando.",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 160-2012\n\n","AI-SFE-SA-INF-005-2012","Informe con los resultados de la evaluación del sistema de control interno DEL Servicio Fitosanitario del Estado RELATIVO A Tecnologías de la Información ","2.6.1 OPORTUNIDAD DE MEJORA 1: Ausencia de un proceso que le asegure a la organización el logro de los objetivos propuestos como parte de la gestión de TI del SFE.","2.6.1.6.1 Implementar un marco de referencia y un proceso de  seguimiento en  los que  se defina el alcance, la metodología y los mecanismos para monitorear la gestión de  TI del SFE.","UTI",null,null,"El día 13/02/2015, las jefaturas de la AI y la UTI sostuvieron una reunión; misma que permitió darle claridad al tema vinculado con la recomendación, y se definió como fecha máxima para la atención de la recomendación el mes abril del 2015.",null,null,null,null,"Cumplida","RC","A través del cumplimiento de los lineamientos en materia de planificación y ejecución presupuestaria, así como por medio de la CTI, el SFE viene ejerciendo control y supervisión sobre la gestión de la UTI; razón por la cual, considerando ese esfuerzo la recomendación se dará por atendida. No obstante, este aspecto será retomando y verificado por medio del seguimiento a la implementación de las recomendaciones 2.31.6.1 y 2.31.6.2 del informe AI-SFE-SA-INF-006-2015 comunicado con oficio AI SFE 010-2016 (resultados evaluación del SCI de TI) "]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 160-2012\n\n","AI-SFE-SA-INF-005-2012","Informe con los resultados de la evaluación del sistema de control interno DEL Servicio Fitosanitario del Estado RELATIVO A Tecnologías de la Información ","2.6.1 OPORTUNIDAD DE MEJORA 1: Ausencia de un proceso que le asegure a la organización el logro de los objetivos propuestos como parte de la gestión de TI del SFE.","2.6.1.6.2 Implementar herramientas sistemáticas que le permitan dar seguimiento a los riesgos de los procesos y proyectos de TI, con las respectivas actividades para llevar a cabo una adecuada administración.","UTI",null,null,"La UTI cuenta con su primer escenario de valoración del riesgo; realizado en el año 2012.\n\nDicha gestión se ajustó a la implementación de la metodología establecida por el SFE.\n",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",6,null,"AI SFE 183-2012","AI-SFE-SA-INF-006-2012","INFORME ESTUDIO ESPECIAL DEBILIDADES DETECTADAS EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA IDENTIFICADO COMO LICITACIÓN ABREVIADA 2011LA-000452-10000\n","3.1 DEBILIDADES DETECTADAS EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN LICITACIÓN ABREVIADA 2011LA-000452-10000","3.1.6.1 Implementar en la Unidad de Proveeduría, el documento identificado como PCCI-CI-G-01 denominado “Estándar de Implementación del Modelo de Control Interno del SFE” (una vez que el mismo sea aprobado; por cuanto se encuentra en proceso de revisión); cuya ejecución le permita a esa dependencia ajustar su SCI al cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico vigente (acción que debe ser consistente con la implementación de la recomendación 3.1.5.1 del informe  AI-SFE-SA-INF-020-2011 / oficio AI SFE 020-2011). \n\nDicha gestión debe considerar la incorporación y/o depuración (según corresponda) de los procedimientos que describen las diferentes actividades de control mediante las cuales se documentan cada una de las etapas de los procesos de contratación administrativa, considerando entre otros aspectos, lo siguiente Incorporar y/o depurar los procedimientos que describen las diferentes actividades de control mediante las cuales se documentan cada una de las etapas de los procesos de contratación administrativa, considerando entre otros aspectos, lo siguiente: (...)          \n\n Recomendación reformulada:                                                                                                                                  3.1.6.1 Implementar en la Unidad de Proveeduría el instrumento técnico mediante el cual el SFE estaría estandarizando la implementación de su Modelo de Control Interno.","UP\n(con el apoyo de la Dirección y el DAF)",null,null,"Mediante oficio PCCI-012-2015 del 19/02/2015, la Jefatura de la PCCI solicitó a la Dirección derogar los siguientes docu\n• PCCI-CI-G-01\n• F-01-PCCI-CI-G-01\nLo anterior considerando que con la aplicación de los mismos, no se estarían generando los resultados esperados.  Asimismo, se informó de la necesidad de ajustar la política de control interno (PCCI-CI-P-01).\nEl SFE aprobó el documento PCCI-CI-M-03 \"Manual para la implementación del SEVRI por procesos en el SFE\" (Versión 1 de enero 2016); además por medio del oficio DSFE.687.2016 la Dirección aprobó el documento PCCI-GC-M.01 \"Manual de la Calidad del SGC basado en la norma INTE/ISO 9001:2008 del SFE\".               \nCon oficio DSFE.645.2016 la Dirección instruyó para que los miembros de la Comisión de Control Interno se pronunciaron con relación a la herramienta \"Sistema Institucional de Monitoreo de Control Interno\" y el documento \"Modelo Institucional de Control Interno\"; aspecto que se encuentra en proceso de atención. Con el oficio DAF‎-‎036‎-‎2018 ‎la Jefatura del DAF informa que para el mes de marzo de ‎2018‎, ‎se programó la aplicar en la UP el ‎instrumento diseñado por el SFE para estandarizar la implementación de su modelo de control interno‎. ‎No obstante‎, ‎la ‎Dirección mediante oficio DSFE‎.‎347‎-‎2018 ‎informa que a la fecha no se tiene programado la aplicación de ese instrumento en ‎\nla UP‎.‎\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF manifestó: (DAD-059-2019) \"Se coordinará con PCCI para la actualización del SEVRI de acuerdo a los parámetros del modelo Institucional de Control Interno \".\nCon el oficio DAF-PR-229-2019 del 06/11/2019, la Jefatura de la Unidad de Proveeduría informó lo siguiente: \"... sobre la Estructura del Control Interno en la Unidad de Proveeduría, me permito informarle que este tema está agendado en el cronograma de la Unidad de Planificación Calidad y Control Interno, para atender el SEVRI de la Unidad de Proveeduría el 15 de noviembre del presente año.\".\n\nCon el medio DSFE-0581-2020 la Dirección indicó: \"En reunión realizada el día 25 de junio 2020, se acordó (Acuerdo CCI-06-2020) aprobar la herramienta denominada Grado de Madurez por procesos a nivel institucional, como guía para la aplicación e implementación del Modelo Institucional del Sistema de Control Interno del SFE.\nA manera de aclaración, dicha herramienta se implementará únicamente a nivel institucional con la participación de los funcionarios en las actividades de mejora que se requieran. Con base en lo anterior, la Dirección da por aprobado el acuerdo y se instruye a la Unidad de PCCI para que implemente la herramienta a nivel institucional.\".",null,null,null,"Mes de noviembre 2019","Pendiente","RSE","La Unidad de Proveeduría deberá informar sobre el resultado obtenido producto de lo comunicado con el oficio DAF-PR-229-2019.\n\nLa aplicación de la herramienta denominada “Estándar de Implementación del Modelo de Control Interno del SFE” a nivel de procesos, el SFE la dejó sin efecto; y únicamente aprobó implementar una herramienta de grado de madurez a nivel institucional; por tal razón, la recomendación perdió vigencia.\n\nBoleta SISAI AI-2021-0004"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",6,null,"AI SFE 183-2012","AI-SFE-SA-INF-006-2012","INFORME ESTUDIO ESPECIAL DEBILIDADES DETECTADAS EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA IDENTIFICADO COMO LICITACIÓN ABREVIADA 2011LA-000452-10000\n","3.1 DEBILIDADES DETECTADAS EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN LICITACIÓN ABREVIADA 2011LA-000452-10000","3.1.6.2 Elaborar, depurar, revisar, aprobar, divulgar e implementar los procedimientos que describan las diferentes actividades que conforman los procesos bajo la responsabilidad de la Unidad de Asuntos Jurídicos del SFE (lo que incluye lo correspondiente a la materia de refrendo). Dicha situación debería permitir (entre otros aspectos) el establecimiento e implementación de las listas de chequeo que garanticen en el caso de la emisión de borradores de contratos y refrendo de los mismos, que esa gestión se ajustó al cumplimiento del ordenamiento que regula la materia de refrendo y las sanas prácticas administrativas.","UAJ",null,"Gerardo Castro Salazar\ngcastro@sfe.go.cr ","Mediante correo electrónico de fecha 26/02/2014, la Jefatura de la Unidad de Asuntos Jurídicos, señaló que se encuentran en proceso de elaboración de los diferentes procedimientos.  Actualmente ya se tiene aprobado el procedimiento de consultas y criterios jurídicos.\n\nMediante el oficio DSFE‎347‎.‎2018 ‎del ‎30‎/‎04‎/‎2018‎, ‎la Dirección informa que la UAJ tiene oficializados a través del SGC los ‎ siguientes documentos‎: ‎AJ‎-‎PO‎-‎01 ‎\"‎Procedimiento de recepción‎, ‎análisis preliminar‎, ‎desestimación‎, ‎archivo y atención de ‎ consultas de la Unidad de Asuntos Jurídicos‎\" ‎y ASL‎-‎AL‎-‎PO‎-‎01 ‎\"‎Publicación de instrumentos jurídicos‎\". ‎Asimismo‎, ‎se ‎ determinó que cuenta con la carta proceso PCCI‎-‎GC‎-‎F‎-‎01 ‎\"‎Asesoramiento Legal‎\".‎\n En la referida carta del proceso se describen las siguientes actividades‎:‎\n1. Analizar expedientes judiciales y administrativos.\n2. Atender consultas orales o escritas de los funcionarios y administrados.\n3. Interpretar normas jurídicas.\n4. Estudiar y emitir opinión legal.\n5. Participar y asesorar en reuniones y comisiones.\n6. Coordinar los procesos judiciales con la Procuraduría General de la República.\n7. Efectuar el seguimiento de las acciones judiciales que se tramitan en los juzgados.\n8. Representar, gestionar y atender todas las incidencias, recursos ordinarios, extraordinarios y excepciones, conciliar, pedir embargos y remates.\n9. Organizar programas de capacitación.\n10. Realizar las aprobaciones internas, en materia de contratación administrativa\n\nCon el oficio AJ-120-2019 del 21/10/2019, la UAJ informa sobre la gestión vinculada con los procedimientos AJ-PO-01 y AJ-PO-02, la cual está siendo coordinada con la PCCI, a efecto de integrar esa documentación al SGC.\n \nDe acuerdo con la documentación del SGC, la UAJ registra únicamente los siguientes documentos: (consulta 14/01/2021)\n1. AJ-PO-01 Procedimiento de recepción, análisis preliminar, desestimación, archivo y atención de consultas de la Unidad de Asuntos Jurídicos\n2AJ-PO-02 Procedimiento de Revisión de Instrumentos Jurídicos para publicación.\n3. AJ-PO-03 Procedimiento de Certificación Legal de Instrumentos Administrativos\n4. ASL Carta proceso  Asesoramiento Legal",null,null,null,null,"Parcialmente","RC","Consultar a legal sobre la gestión asociada a la documentación del resto de las actividades que conforman la ficha técnica del proceso.\n\nBoleta SISAI N° AI-2020-0047\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0176"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",6,null,"AI SFE 183-2012","AI-SFE-SA-INF-006-2012","INFORME ESTUDIO ESPECIAL DEBILIDADES DETECTADAS EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA IDENTIFICADO COMO LICITACIÓN ABREVIADA 2011LA-000452-10000\n","3.1 DEBILIDADES DETECTADAS EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN LICITACIÓN ABREVIADA 2011LA-000452-10000","3.1.6.3 Advertir a las jefaturas de la Unidad de Asuntos Jurídicos, Unidad de Tecnología de la Información, Departamento Administrativo y Financiero y de la Unidad de Proveeduría (según su nivel de participación), que las diferentes actividades que se emprendan con relación a la adquisición de bienes y servicios deben estar ajustadas al cumplimiento del bloque de legalidad; para lo cual deberán adoptar las medidas necesarias a efecto de evitar que situaciones como las acontecidas con la Licitación Abreviada 2011LA-000452-10000 se vuelvan a presentar.","Dirección",null,null,null,null,null,null,null,"Cumplida","RC","La Dirección emitió por escrito la advertencia, según los términos de la recomendación"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",6,null,"AI SFE 183-2012","AI-SFE-SA-INF-006-2012","INFORME ESTUDIO ESPECIAL DEBILIDADES DETECTADAS EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA IDENTIFICADO COMO LICITACIÓN ABREVIADA 2011LA-000452-10000\n","3.1 DEBILIDADES DETECTADAS EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN LICITACIÓN ABREVIADA 2011LA-000452-10000","3.1.6.4 Capacitar al personal de la Unidad de Proveeduría sobre el tema relacionado con la “contratación irregular”; la cual se podría impartir con el apoyo de la Unidad de Asuntos Jurídicos del SFE y/o a través de la contratación de capacitación específica.  Dicha recomendación se hace extensiva a cualquier otro tema vinculado con la materia de la contratación administrativa que deba ser tratado; según las necesidades de capacitación que se determinen. ","Dirección",null,null,null,null,null,null,null,"Sin asignar","RSE","Se deja sin efecto la recomendación; por cuanto se considera conveniente que el tema tratado en la misma sea atendido por medio de implementación de la recomendación N° 2.6.3 contenida en el Informe         AI-SFE-SA-INF-006-2013 comunicado con oficio AI SFE 025-2014 del 26/02/2014"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,null," AI SFE 212-2012","AI-SFE-SA-INF-007-2012  ","EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN AUTOMATIZADO RELATIVO AL FONDO FIJO DE CAJA CHICA DEL SFE” ","2.1 AUSENCIA DE UN PLAN DE CONTINGENCIAS PARA EL SISTEMA DE CAJA CHICA. RIESGO ALTO","2.1.6.1 Elaborar, aprobar, divulgar e implementar el Plan de Contingencias y Continuidad de Operaciones relativo al Sistema de Caja Chica; gestión que debería realizarse en forma coordinada entre las áreas usuarias y la Unidad de Tecnología de la Información; instrumento que se  debe mantener actualizado. Lo anterior con el fin de que el mismo responda en caso de que se presenten fallos o un siniestro que afecte su funcionalidad. Dicha gestión debe considerar, entre otros aspectos, lo siguiente: Requisitos mínimos de recuperación para mantener las operaciones, definición de responsables y sus funciones, definición de recursos críticos, contacto de los proveedores, sensibilización, educación y capacitación, instalaciones de procesamiento alternativos, definir y priorizar los procesos de comunicación.","UTI",null,null,"Mediante el informe TI-054-2013 del 09/05/2013; la UTI informó lo siguiente: “Se creó el procedimiento TI-TEL-PO-09, el cual detalla paso a paso el accionar en caso de fallas en los aplicativos críticos del SFE, entre ellos el sistema de caja chica. … A mi parecer el departamento administrativo debería elaborar su propio manual de contingencias en caso de fallas del sistema, ya sea que la solicitud se haga manual o de la forma que ellos consideren pertinente.”.\nCon oficio DAF-UF048-2014 del 09/10/2014, se indicó: “El día 26 de setiembre de 2014, el área de Tesorería se reúne con T.I. y PCCI para asesoramiento y valorar lo del plan de contingencias.  En el plan de contingencias elaborado por T.I. se tomó muy bien todos (sic) las posibles siniestros que pudieran pasar. Los encargados de la caja chica saben que si algo sucede inmediatamente tienen que comunicarlo a Oficinas Centrales. Por ser la caja chica una herramienta para sufragar emergencias o contingencias, ya se encuentra implícito en el manual y ….”.\n",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,null," AI SFE 212-2012","AI-SFE-SA-INF-007-2012  ","EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN AUTOMATIZADO RELATIVO AL FONDO FIJO DE CAJA CHICA DEL SFE” ","2.2 FUNCIONARIOS DE TI CON EL PERFIL DE ADMINISTRADOR ASIGNADO. RIESGO ALTO","2.2.6.1  Eliminar el acceso al sistema de Caja Chica que tienen dos funcionarios de la Unidad de Tecnología de la Información en condición de “Administrador”; con el propósito de que la información del citado sistema sea accesada solo por personal autorizado de acuerdo con las funciones que desempeñan. ","UTI",null,null,"Por medio del oficio INFO-SI-13-009 del 26/04/2013, se indica que la recomendación está atendida.",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,null," AI SFE 212-2012","AI-SFE-SA-INF-007-2012  ","EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN AUTOMATIZADO RELATIVO AL FONDO FIJO DE CAJA CHICA DEL SFE” ","2.3  INADECUADA SEGREGACIÓN DE FUNCIONES. RIESGO  MEDIO.","2.3.6.1 Diseñar, aprobar e implementar controles alternativos que aseguren razonablemente un acceso a la información de los diferentes sistemas que se encuentran en producción, mantenimiento y desarrollo. Lo anterior cuando el funcionario directamente responsable de un sistema determinado, se encuentre en forma temporal fuera de la organización (vacaciones, incapacitado, suspendido, capacitándose, de gira, etc.); a efecto de ajustar el sistema de control interno de la Unidad de TI a lo dispuesto en la 2.5.3 de las Normas N-2-2009-CO-DFOE y el numeral 2.4 de las Normas  N-2-2007-CO-DFOE. ","UTI",null,null,"La UTI suministró información relacionada con las medidas que se han adoptado para atender en forma razonable el aspecto objeto de recomendación.",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,null," AI SFE 212-2012","AI-SFE-SA-INF-007-2012  ","EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN AUTOMATIZADO RELATIVO AL FONDO FIJO DE CAJA CHICA DEL SFE” ","2.4 SOLICITUDES DE CAJA CHICA EN PROCESO, CON PERIODOS DE ANTIGÜEDAD IMPORTANTE RIESGO MEDIO\n\n","2.4.6.1 Incorporar como parte de los procedimientos que regulan las diferentes actividades vinculadas con la ejecución de los recursos del Fondo de Caja Chica; el aspecto que regulará la inactividad o anulación de las solicitudes de caja chica que por diferentes razones no se asociaron a un trámite de adquisición de bienes y servicios; lo cual lleva implícito la divulgación de la citada regulación a nivel institucional.   Asimismo, dicha gestión debe considerar el análisis y definición oficial, de cuál sería el tiempo conveniente para que una solicitud de caja chica que no haya sido utilizada; sea anulada o quede inactiva, mediante un proceso automático del mismo sistema (no se necesitaría de un funcionario dedicado a dicho proceso).\n \n\n","UTI",null,null,"El SFE implemento el sistema de Caja Chica; por medio del cual se administran las diferentes actividades relacionadas con la ejecución del Fondo de Caja Chica Institucional (incluye el tema de arqueos)",null,null,null,null,"Cumplida","RC","Este aspecto fue nuevamente fiscalizado por la Auditoría Interna; situación que permitió comunicar el informe AI-SFE-SA-INF-006-2016 (oficio AI SFE 014-2017)"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,null," AI SFE 212-2012","AI-SFE-SA-INF-007-2012  ","EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN AUTOMATIZADO RELATIVO AL FONDO FIJO DE CAJA CHICA DEL SFE” ","2.5 DEBILIDADES EN LA OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN PROVENIENTE DEL SISTEMA DE CAJA CHICA. RIESGO MEDIO","2.5.6.1  Establecer los mecanismos y prácticas de control que propicien en forma periódica la realización de sesiones de trabajo entre el personal de la Unidad de TI con los usuarios del sistema de Caja Chica,  con el propósito de conocer las necesidades de mejora o cambios de dicho sistema y analizar su viabilidad.  Como sana práctica administrativa, la citada recomendación debe hacerse extensiva al resto de los sistemas de información que se encuentran en producción. ","UTI",null,null,"Mediante el informe TI-054-2013 del 09/05/2013; la UTI informó lo siguiente: “Se realizó una reunión con el personal de análisis y diseño de sistemas para indicarles que deben hacer reuniones periódicas y sesiones de trabajo con los departamentos involucrados en los proyectos de desarrollo de software con el objetivo de conocer las necesidades o cambios en los mismos” En el caso de caja chica … adjunto dos minutas de las reuniones realizadas.",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,null," AI SFE 212-2012","AI-SFE-SA-INF-007-2012  ","EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN AUTOMATIZADO RELATIVO AL FONDO FIJO DE CAJA CHICA DEL SFE” ","2.5 DEBILIDADES EN LA OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN PROVENIENTE DEL SISTEMA DE CAJA CHICA. RIESGO MEDIO","2.5.6.2 Establecer, aprobar y divulgar el procedimiento cuya implementación le permita al usuario final, presentar en forma oportuna ante la Unidad de TI  los incidentes con respecto a la calidad e integridad de la información que generan los sistemas de información que se encuentran en producción (incluye el sistema de Caja Chica). Lo anterior para que cada caso en particular sea analizado y solucionado (según corresponda); situación que le debe permitir a la organización mantener herramientas tecnológicas más eficientes y que respondan a sus necesidades.","UTI",null,null,"Mediante el informe TI-054-2013 del 09/05/2013; la UTI informó lo siguiente: “Actualmente contamos con una herramienta completamente en línea que permite reportar todos los incidentes que tienen los usuarios, incluyendo los de la calidad e integridad de la información que generan los sistemas.   El procedimiento para atención de reportes está debidamente aprobado y publicado en nuestro sitio web. Este sistema le genera un consecutivo al usuario para atenderlo de una manera ágil y eficiente”.",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,null," AI SFE 212-2012","AI-SFE-SA-INF-007-2012  ","EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN AUTOMATIZADO RELATIVO AL FONDO FIJO DE CAJA CHICA DEL SFE” ","2.5 DEBILIDADES EN LA OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN PROVENIENTE DEL SISTEMA DE CAJA CHICA. RIESGO MEDIO","2.5.6.3 Analizar los casos mencionados en el presente hallazgo (como referencia), con el fin de que los reportes que están definidos en el sistema de Caja Chica sean validados y/o ajustados o adicionados según las necesidades de información que requieren los usuarios. Dicha gestión debe ser canalizada en forma conjunta entre las áreas usuarias y la Unidad de T.I; situación que deberá permitir establecer los requerimientos oficiales y la atención de los mismos en el corto plazo; cuyo propósito principal debe estar orientado a la obtención de información completa y oportuna que contribuya con el análisis de la ejecución de los recursos y la toma de decisiones.","UTI",null,null,"Se informó que el ajuste al Sistema de Caja Chica fue realizado e incorporado satisfactoriamente (oficio TI-ADS-01-2015 del 26/02/2015).",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,null," AI SFE 212-2012","AI-SFE-SA-INF-007-2012  ","EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN AUTOMATIZADO RELATIVO AL FONDO FIJO DE CAJA CHICA DEL SFE” ","2.6  MANUAL DE USUARIO DESACTUALIZADO. RIESGO  MEDIO","2.6.6.1 Realizar una revisión de cada una de las pantallas del sistema de Caja Chica con respecto a lo descrito en el Manual de Usuario (considerando como insumo lo descrito en el apartado de Condición del presente hallazgo); con el fin de ajustar dicho Manual.\n \n","UTI",null,null,"Mediante el informe TI-054-2013 del 09/05/2013; la UTI informó:       “Se realizó la actualización completa del manual de usuario del sistema de caja chica …”.",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,null," AI SFE 212-2012","AI-SFE-SA-INF-007-2012  ","EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN AUTOMATIZADO RELATIVO AL FONDO FIJO DE CAJA CHICA DEL SFE” ","2.7 AUSENCIA DE BITÁCORAS DE RESPALDOS. RIESGO  MEDIO","2.7.6.1 Adoptar la práctica y medidas de control (bitácora o registro similar), cuya implementación le garantice en forma razonable que los respaldos de información de las aplicaciones y base de datos enviados al Banco Nacional (que incluya aspectos como: fecha de envío, funcionario que realizó el respaldo, detalle del contenido de la cinta magnética, firma de recibido del banco) sean de fácil ubicación ante la necesidad de obtener información que contribuya con el análisis de aspectos concretos y con la toma de decisiones; así como de brindar una respuesta inmediata ante la presencia de incidentes impredecibles. ","UTI",null,null,"Mediante el informe TI-054-2013 del 09/05/2013; la UTI informó:       “Se adjunta el oficio TI-TEL 10-2013 en el cual el Lic. Gilberth Alfaro indica la forma como se respalda la información en el SFE, además se creó un procedimiento que indica claramente los pasos a seguir para realizar los respaldos y se adjunta además una copia del acta que se realiza en la Unidad de TI cada vez que se entrega un respaldo en la caja de seguridad”.",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",8,null," AI SFE 212-2012","AI-SFE-SA-INF-008-2012  ","EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y LA GESTION RELATIVA A LA ADMINISTRACIÓN, DISPOSICIÓN, REGISTRO Y CUSTODIA DE LOS RECURSOS QUE CONFORMAN  EL FONDO FIJO DE CAJA CHICA DEL SFE","2.1 DEBILIDADES QUE PRESENTA EL SCI RELATIVO A LA UNIDAD FINANCIERA, DEPENDENCIA RESPONSABLE DE LA ADMINISTRACIÓN DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA. RIESGO ALTO","2.1.6.1      Implementar en la Unidad Financiera del SFE (una vez que sea aprobado), el documento identificado como PCCI-CI-G-01 denominado “Estándar de Implementación del Modelo de Control Interno del SFE”; situación que lleva implícita la elaboración, aprobación e implementación del plan de acción y/o cronograma de actividades específico, el cual debe considerar los resultados de la valoración del riesgo de esa Unidad. Dicha gestión debe permitir (entre otros aspectos) ajustar el control interno relativo al Fondo Fijo de Caja Chica al cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico que regula la materia de control interno.","DAF / UF",null,null,null,null,null,null,null,"Sin asignar","RSE","Considerando los términos del estudio de auditoría sobre MCSI y el SGC, que se llevó a cabo en el año 2013, está recomendación se deja sin efecto, con el fin de atender este tema en forma integral a nivel institucional"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",8,null," AI SFE 212-2012","AI-SFE-SA-INF-008-2012  ","EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y LA GESTION RELATIVA A LA ADMINISTRACIÓN, DISPOSICIÓN, REGISTRO Y CUSTODIA DE LOS RECURSOS QUE CONFORMAN  EL FONDO FIJO DE CAJA CHICA DEL SFE","2.1 DEBILIDADES QUE PRESENTA EL SCI RELATIVO A LA UNIDAD FINANCIERA, DEPENDENCIA RESPONSABLE DE LA ADMINISTRACIÓN DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA. RIESGO ALTO","2.1.6.2      Emitir y comunicar los informes periódicos relacionados con la ejecución del Plan de Acción y/o cronograma de actividades citado en la recomendación 2.1.6.1; resultados que deben contribuir con la toma de decisiones.","DAF / UF",null,null,null,null,null,null,null,"Sin asignar","RSE"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",8,null," AI SFE 212-2012","AI-SFE-SA-INF-008-2012  ","EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y LA GESTION RELATIVA A LA ADMINISTRACIÓN, DISPOSICIÓN, REGISTRO Y CUSTODIA DE LOS RECURSOS QUE CONFORMAN  EL FONDO FIJO DE CAJA CHICA DEL SFE","2.2 DEBILIDADES QUE PRESENTA EL MANUAL OPERATIVO PARA EL FONDO DE CAJA CHICA DAF-TS-M-01. RIESGO ALTO","2.2.6.1 Realizar los ajustes de forma que requiere el Manual Operativo para el Fondo de Caja Chica (DAF-TS-M-01); según lo descrito en el presente hallazgo. En ese sentido, en dicha  gestión se debería considerar lo siguiente:\no Incorporar en el numeral 6.2 del citado Manual, el fondo relativo a la Estación de Control Fitosanitario ubicada en el Aeropuerto Juan Santa María y eliminar el correspondiente a la Estación de Control Fitosanitario ubicada en Los Chiles. \no Incorporar en el mencionado Manual la cantidad mínima de arqueos que se deben efectuar durante el año al Fondo Fijo de Caja Chica (incluye lo relativo a la Caja Chica Auxiliar Central); el cual está bajo la responsabilidad de la Unidad Financiera del SFE.  \n","DAF / UF",null,null,"Mediante el oficio DF-UF048-2014 del 09/10/2014 (documentación adjunta), se suministra información de que el Manual de Caja Chica (DAF-TS-M-01) está actualizado.",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",8,null," AI SFE 212-2012","AI-SFE-SA-INF-008-2012  ","EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y LA GESTION RELATIVA A LA ADMINISTRACIÓN, DISPOSICIÓN, REGISTRO Y CUSTODIA DE LOS RECURSOS QUE CONFORMAN  EL FONDO FIJO DE CAJA CHICA DEL SFE","2.2 DEBILIDADES QUE PRESENTA EL MANUAL OPERATIVO PARA EL FONDO DE CAJA CHICA DAF-TS-M-01. RIESGO ALTO","2.2.6.2 Remitir a la Auditoría Interna el Libro de Control de Gastos que fue autorizado a la Estación de Control Fitosanitario ubicada en Los Chiles; con el fin de que se proceda en la razón de cierre. ","DAF / UF",null,null,"Con oficio DAF-UF-004 del 31/01/2013, se indicó: “Mediante oficio DAF-F-TS-008-13 el Área de Tesorería del S.F.E. hace entrega del libro de control de gastos tanto de la –Estación de Control Fitosanitaria de los Chiles como de la Estación de Operaciones –Regionales Diamantes ubicado en Guápiles….”",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",8,null," AI SFE 212-2012","AI-SFE-SA-INF-008-2012  ","EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y LA GESTION RELATIVA A LA ADMINISTRACIÓN, DISPOSICIÓN, REGISTRO Y CUSTODIA DE LOS RECURSOS QUE CONFORMAN  EL FONDO FIJO DE CAJA CHICA DEL SFE","2.3 DEBILIDADES RELATIVAS A LAS CONCILIACIONES BANCARIAS. RIESGO MEDIO","2.3.6.1 Girar instrucciones para que el funcionario que realizó la conciliación bancaria del Fondo de Caja Chica correspondiente al 31/12/2010, consigne su firma en el espacio denominado “Elaborado por”.","DAF / UF",null,null,"Se procedió a consignar la firma respectiva, en la conciliación bancaria correspondiente al 31/12/2010.",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",8,null," AI SFE 212-2012","AI-SFE-SA-INF-008-2012  ","EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y LA GESTION RELATIVA A LA ADMINISTRACIÓN, DISPOSICIÓN, REGISTRO Y CUSTODIA DE LOS RECURSOS QUE CONFORMAN  EL FONDO FIJO DE CAJA CHICA DEL SFE","2.3 DEBILIDADES RELATIVAS A LAS CONCILIACIONES BANCARIAS. RIESGO MEDIO","2.3.6.2 Realizar los ajustes necesarios en conciliación bancaria y en los saldos contables (según corresponda); lo anterior considerando lo descrito en el presente hallazgo con relación a la  conciliación bancaria con corte al 31/12/2011. La gestión que se realice deberá quedar debidamente documentada.","DAF / UF",null,null,"Se giró instrucción a Virginia Gómez, Encargada de la Sección de Contabilidad para que realizara los ajustes necesarios en la conciliación bancaria y en los saldos contables con el corte 31/12/2011; situación que fue corregida según se muestra en el oficio UF-008.",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",8,null," AI SFE 212-2012","AI-SFE-SA-INF-008-2012  ","EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y LA GESTION RELATIVA A LA ADMINISTRACIÓN, DISPOSICIÓN, REGISTRO Y CUSTODIA DE LOS RECURSOS QUE CONFORMAN  EL FONDO FIJO DE CAJA CHICA DEL SFE","2.3 DEBILIDADES RELATIVAS A LAS CONCILIACIONES BANCARIAS. RIESGO MEDIO","2.3.6.3 Ajustar en caso necesario, los procedimientos relacionados con la elaboración, revisión y aprobación de conciliaciones bancarias; a efecto de que queden bien establecidas las acciones de supervisión que permitan alertar en forma oportuna, sobre cualquier ajuste que sea necesario realizar. La gestión que se realice deberá quedar debidamente documentada.","DAF / UF",null,null,null,null,null,null,null,"Cumplida","RC","La UF cuenta con el procedimiento ajustado relativo a conciliaciones bancarias, mismo que está publicado en la intranet"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",8,null," AI SFE 212-2012","AI-SFE-SA-INF-008-2012  ","EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y LA GESTION RELATIVA A LA ADMINISTRACIÓN, DISPOSICIÓN, REGISTRO Y CUSTODIA DE LOS RECURSOS QUE CONFORMAN  EL FONDO FIJO DE CAJA CHICA DEL SFE","2.4 DEBILIDADES EN LA REALIZACIÓN DE ARQUEOS A LOS FONDOS DE CAJA CHICA. RIESGO ALTO","2.4.6.1 Valorar el diseño y desarrollo de un módulo que forme parte integral del Sistema Automatizado de Caja Chica; el cual permita el registro de la planificación y la ejecución de los arqueos realizados, situación que entre otros aspectos, debe permitir la generación de actas, formatos de arqueos, reportes sobre el histórico de arqueos, etc. De no ser viable el ajuste al citado sistema, dicha mejora se debe considerar en el Sistema SIFITO.  La decisión que adopte la administración deberá quedar debidamente documentada.","DAF / UF",null,null,null,null,null,null,null,"Cumplida","RC","Se diseño, desarrolló e implementó el módulo de arqueos de caja chica."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",8,null," AI SFE 212-2012","AI-SFE-SA-INF-008-2012  ","EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y LA GESTION RELATIVA A LA ADMINISTRACIÓN, DISPOSICIÓN, REGISTRO Y CUSTODIA DE LOS RECURSOS QUE CONFORMAN  EL FONDO FIJO DE CAJA CHICA DEL SFE","2.4 DEBILIDADES EN LA REALIZACIÓN DE ARQUEOS A LOS FONDOS DE CAJA CHICA. RIESGO ALTO","2.4.6.2 Girar instrucciones a efecto de que solamente los responsables de los fondos auxiliares de caja chica sean los que administren así como de que son los únicos que pueden suscribir las actas y los formatos de arqueo.","DAF / UF",null,null,"El día 5 de febrero mediante varios oficios emitidos por el área de Tesorería del  DAF-F-TS- 016 al 027 se les envío a todos los encargados de caja chica  las recomendaciones y las responsabilidades que tienen cada uno de ellos como administradores del fondo de caja chica, además se les solicito la carta donde los jefes delegan el manejo de la caja chica a un subalterno, en su mayoría ya enviaron dicho documento y se encuentra en poder del Encargado de la Caja Chica para cualquier consulta que se requiera.\nSe adjunta las cartas enviadas a los Jefes de Unidad de Control Fitosanitario y Jefes Regionales.\n",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",8,null," AI SFE 212-2012","AI-SFE-SA-INF-008-2012  ","EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y LA GESTION RELATIVA A LA ADMINISTRACIÓN, DISPOSICIÓN, REGISTRO Y CUSTODIA DE LOS RECURSOS QUE CONFORMAN  EL FONDO FIJO DE CAJA CHICA DEL SFE","2.4 DEBILIDADES EN LA REALIZACIÓN DE ARQUEOS A LOS FONDOS DE CAJA CHICA. RIESGO ALTO","2.4.6.3 Estandarizar el formato para la emisión de actas que soportan los arqueos realizados.","DAF / UF",null,null,"La sección de tesorería diseñó un formato estándar para las actas y los formatos de arqueos, de igual manera la sección de tesorería habilitó un libro de consecutivo de actas, afín de garantizar que no se duplique los números de actas",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",8,null," AI SFE 212-2012","AI-SFE-SA-INF-008-2012  ","EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y LA GESTION RELATIVA A LA ADMINISTRACIÓN, DISPOSICIÓN, REGISTRO Y CUSTODIA DE LOS RECURSOS QUE CONFORMAN  EL FONDO FIJO DE CAJA CHICA DEL SFE","2.4 DEBILIDADES EN LA REALIZACIÓN DE ARQUEOS A LOS FONDOS DE CAJA CHICA. RIESGO ALTO","2.4.6.4 Adoptar las medidas necesarias que permitan ajustar las actas que se describen en el Anexo N° 01; lo anterior considerando lo descrito en el numeral 2.4.2 inciso f) del presente hallazgo.","DAF / UF",null,null,"La sección de tesorería diseñó un formato estándar para las actas y los formatos de arqueos, de igual manera la sección de tesorería habilitó un libro de consecutivo de actas, afín de garantizar que no se duplique los números de actas",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",8,null," AI SFE 212-2012","AI-SFE-SA-INF-008-2012  ","EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y LA GESTION RELATIVA A LA ADMINISTRACIÓN, DISPOSICIÓN, REGISTRO Y CUSTODIA DE LOS RECURSOS QUE CONFORMAN  EL FONDO FIJO DE CAJA CHICA DEL SFE","2.4 DEBILIDADES EN LA REALIZACIÓN DE ARQUEOS A LOS FONDOS DE CAJA CHICA. RIESGO ALTO","2.4.6.5 Adoptar las medidas necesarias que permitan ajustar los formatos de arqueos emitidos que se describen en el Anexo N° 02; lo anterior considerando lo descrito en el numeral 2.4.2 inciso g) del presente hallazgo.","DAF / UF",null,null,"La sección de tesorería diseñó un formato estándar para las actas y los formatos de arqueos, de igual manera la sección de tesorería habilitó un libro de consecutivo de actas, afín de garantizar que no se duplique los números de actas",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",8,null," AI SFE 212-2012","AI-SFE-SA-INF-008-2012  ","EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y LA GESTION RELATIVA A LA ADMINISTRACIÓN, DISPOSICIÓN, REGISTRO Y CUSTODIA DE LOS RECURSOS QUE CONFORMAN  EL FONDO FIJO DE CAJA CHICA DEL SFE","2.5 DEBILIDADES DETECTADAS EN LA REVISIÓN DE LOS EGRESOS DE EFECTIVO CORRESPONDIENTES A SOLICITUDES DE PAGO. RIESGO  ALTO","2.5.6.1 Advertir por escrito a los funcionarios responsables de la administración, custodia y manejo del Fondo Fijo de Caja Chica, de las consecuencias de que su gestión no se ajuste a lo dispuesto en el ordenamiento jurídico que regula dicho fondo. Lo anterior debe propiciar (entre otros aspectos) una adecuada recopilación de los documentos que soportarán los desembolsos; situación que debe permitir cumplir con los siguientes requisitos: \na) Que las facturas sean originales y se emitan a nombre del SFE-MAG. \nb) Que al reverso contengan la justificación de la adquisición.","DAF / UF",null,null,"El día 5 de febrero mediante varios oficios emitidos por el área de Tesorería del  DAF-F-TS- 016 al 027 se les envío a todos los encargados de caja chica  las recomendaciones y las responsabilidades que tienen cada uno de ellos como administradores del fondo de caja chica, además se les solicito la carta donde los jefes delegan el manejo de la caja chica a un subalterno, en su mayoría ya enviaron dicho documento y se encuentra en poder del Encargado de la Caja Chica para cualquier consulta que se requiera.\nSe adjunta las cartas enviadas a los Jefes de Unidad de Control Fitosanitario y Jefes Regionales.\n",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",8,null," AI SFE 212-2012","AI-SFE-SA-INF-008-2012  ","EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y LA GESTION RELATIVA A LA ADMINISTRACIÓN, DISPOSICIÓN, REGISTRO Y CUSTODIA DE LOS RECURSOS QUE CONFORMAN  EL FONDO FIJO DE CAJA CHICA DEL SFE","2.5 DEBILIDADES DETECTADAS EN LA REVISIÓN DE LOS EGRESOS DE EFECTIVO CORRESPONDIENTES A SOLICITUDES DE PAGO. RIESGO  ALTO","2.5.6.2 Analizar los pagos de caja chica detallados en el Anexo N° 03, a efecto de determinar si los mismos son elegibles en apego a lo dispuesto en el ordenamiento jurídico; para lo cual se deberá valorar la participación de la Unidad de Asuntos Jurídicos del SFE.  De determinarse que tales pagos no son elegibles, la administración deberá adoptar las  medidas respectivas.","DAF / UF",null,null,"Con oficio DAF-UF-004 del 31/01/2013, se indicó: “La sección de Tesorería procedió a hacer la revisión de lo indicado en el Anexo N° 3, determinando que contrario a lo indicado en dicho anexo, todos los pagos cuentan con las facturas originales y timbradas (punto 6.5.1), la mayoría de estos pagos si están a nombre del SFE-MAG, detallada con cédula jurídica, descripción del servicio, se conforma que en algunos casos, no en todos los que indica el cuadro, falta firma, sello y justificación, en esos casos se adjuntó justificación del sistema (punto 6.5.2), en todos los pagos indicados en el anexo 3 está el vale de dinero debidamente firmado por la persona que retiró (punto 6.7.2)”",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",8,null," AI SFE 212-2012","AI-SFE-SA-INF-008-2012  ","EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y LA GESTION RELATIVA A LA ADMINISTRACIÓN, DISPOSICIÓN, REGISTRO Y CUSTODIA DE LOS RECURSOS QUE CONFORMAN  EL FONDO FIJO DE CAJA CHICA DEL SFE","2.6 DEBILIDADES DETECTADAS EN LA REVISIÓN DE LOS EGRESOS DE EFECTIVO CORRESPONDIENTES A REINTEGROS. RIESGO  ALTO","2.6.6.1 Advertir por escrito a los funcionarios responsables de la administración, custodia y manejo del Fondo Fijo de Caja Chica, de las consecuencias de que su gestión no se ajuste a lo dispuesto en el numeral 6.3.9 del Manual Operativo para el Fondo de Caja Chica  (DAF-TS-M-01).","DAF / UF",null,null,"Con oficio DAF-UF-004 del 31/01/2013, se indicó: “La sección de Tesorería procedió a hacer la revisión de lo indicado en el Anexo N° 3, determinando que contrario a lo indicado en dicho anexo, todos los pagos cuentan con las facturas originales y timbradas (punto 6.5.1), la mayoría de estos pagos si están a nombre del SFE-MAG, detallada con cédula jurídica, descripción del servicio, se conforma que en algunos casos, no en todos los que indica el cuadro, falta firma, sello y justificación, en esos casos se adjuntó justificación del sistema (punto 6.5.2), en todos los pagos indicados en el anexo 3 está el vale de dinero debidamente firmado por la persona que retiró (punto 6.7.2)”",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",8,null," AI SFE 212-2012","AI-SFE-SA-INF-008-2012  ","EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y LA GESTION RELATIVA A LA ADMINISTRACIÓN, DISPOSICIÓN, REGISTRO Y CUSTODIA DE LOS RECURSOS QUE CONFORMAN  EL FONDO FIJO DE CAJA CHICA DEL SFE","2.6 DEBILIDADES DETECTADAS EN LA REVISIÓN DE LOS EGRESOS DE EFECTIVO CORRESPONDIENTES A REINTEGROS. RIESGO  ALTO","2.6.6.2 Analizar los pagos de caja chica detallados en el Anexo N° 4, a efecto de determinar si los mismos son elegibles en apego a lo dispuesto en el ordenamiento jurídico (específicamente en el numeral 6.3.9 del Manual Operativo para el Fondo de Caja Chica DAF-TS-M-01); para lo cual se deberá valorar la participación de la Unidad de Asuntos Jurídicos del SFE.  De determinarse que tales pagos no son elegibles, la administración deberá adoptar las  medidas respectivas.","DAF / UF",null,null,"La sección de Tesorería procedió a analizar los pagos detallados en el anexo N° 4, determinando que el manual Operativo para Fondos de Caja Chica propiamente el DAF-TS-M-01 empezó a regir a partir del 06/11/2011, antes de este en el manual no estaba restringida las compras que indica el numeral 6.3.9 Con respecto a los pagos posteriores a esa fecha en el oficio DAF-SG-292-2012, del MBA Azarías Ruiz, se autoriza a la Estación de Control Fitosanitario del Limón a pasar por caja chica los cambio de aceite, entre otras cosas, en el caso del reintegro 05, se constata que el repuesto ya se encontraba en la oficina de Pérez Zeledón, por lo que por costo beneficio se contrató la mano de obra, para no tener que traer el vehículo y el repuesto a San José",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",8,null," AI SFE 212-2012","AI-SFE-SA-INF-008-2012  ","EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y LA GESTION RELATIVA A LA ADMINISTRACIÓN, DISPOSICIÓN, REGISTRO Y CUSTODIA DE LOS RECURSOS QUE CONFORMAN  EL FONDO FIJO DE CAJA CHICA DEL SFE","2.7  DEFICIENCIAS PRESENTADAS DURANTE LAS VISITAS A LAS ESTACIONES DE CONTROL FITOSANITARIO SELECCIONADAS. RIESGO ALTO","2.7.6.1 Advertir por escrito que los funcionarios responsables de administrar los Fondos de Caja Chica Auxiliares son los que están debidamente acreditados; una decisión diferente podría conllevar a un incumplimiento de lo establecido en la normativa vigente.","DAF / UF",null,null,"El día 5 de febrero mediante varios oficios emitidos por el área de Tesorería del  DAF-F-TS- 016 al 027 se les envío a todos los encargados de caja chica  las recomendaciones y las responsabilidades que tienen cada uno de ellos como administradores del fondo de caja chica, además se les solicito la carta donde los jefes delegan el manejo de la caja chica a un subalterno, en su mayoría ya enviaron dicho documento y se encuentra en poder del Encargado de la Caja Chica para cualquier consulta que se requiera. Se adjunta las cartas enviadas a los Jefes de Unidad de Control Fitosanitario y Jefes Regionales",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",8,null," AI SFE 212-2012","AI-SFE-SA-INF-008-2012  ","EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y LA GESTION RELATIVA A LA ADMINISTRACIÓN, DISPOSICIÓN, REGISTRO Y CUSTODIA DE LOS RECURSOS QUE CONFORMAN  EL FONDO FIJO DE CAJA CHICA DEL SFE","2.7  DEFICIENCIAS PRESENTADAS DURANTE LAS VISITAS A LAS ESTACIONES DE CONTROL FITOSANITARIO SELECCIONADAS. RIESGO ALTO","2.7.6.2 Analizar los pagos que se describen en el presente hallazgo (numerales 2.7.2.2 y 2.7.2.3), a efecto de determinar si los mismos son elegibles en apego a lo dispuesto en el ordenamiento jurídico (específicamente en el numeral 6.3.9 del Manual Operativo para el Fondo de Caja Chica DAF-TS-M-01); para lo cual se deberá valorar la participación de la Unidad de Asuntos Jurídicos del SFE.  De determinarse que tales pagos no son elegibles, la administración deberá adoptar las  medidas respectivas.","DAF / UF",null,null,"Con oficio DAF-UF-004 del 31/01/2013, se indicó: “El área de Tesorería procedió a revisar la documentación que se menciona del punto 2.7.2.2. el cual se determinó que por error involuntario las facturas fueron guardadas en la caja metálica en donde se reguarda el fondo de caja chica de Peñas Blancas, sin embargo no corresponden al fondo fijo de caja chica de esa estación, ya que amabas facturas se cancelaron a través de la proveeduría del SFE, según se constata en la solicitud de pagos masivos 034 y 040 respectivamente y no por el fondo de caja chica … En el punto 2.7.2.3, efectivamente se hizo la compra del filtro de aceite, aceite de motor y filtro de aceite, debido al costo beneficio y a la autorización de la administración, este caso dio poso a la emisión del oficio DAF-SG-292-2012 del 17 setiembre de 2012, firmado por el MBA Azarías Ruiz Villalobos …”.  ",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",8,null," AI SFE 212-2012","AI-SFE-SA-INF-008-2012  ","EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y LA GESTION RELATIVA A LA ADMINISTRACIÓN, DISPOSICIÓN, REGISTRO Y CUSTODIA DE LOS RECURSOS QUE CONFORMAN  EL FONDO FIJO DE CAJA CHICA DEL SFE","2.7  DEFICIENCIAS PRESENTADAS DURANTE LAS VISITAS A LAS ESTACIONES DE CONTROL FITOSANITARIO SELECCIONADAS. RIESGO ALTO","2.7.6.3 Valorar la rotación que mantienen los fondos de caja chica auxiliares (en efectivo), de manera que se determine si los mismos deben mantenerse o si debe reducirse el monto autorizado. Dicha gestión deberá quedar debidamente documentada.","DAF / UF",null,null,"El área de Tesorería en conjunto con la Jefatura Financiera realizaron un análisis sobre la rotación del Fondo de las Cajas Auxiliares en efectivo de lo cual en conclusión se procederá a rebajar el monto de 400.000,00 a 250.000,00\n\nEl documento fue enviado a la Auditoria Interna  mediante oficio DAF-UF-002-2014 en respuesta a la recomendación 2.23.6.1. el cual también indica sobre un estudio para determinar las causas por la cual el fondo no está siendo utilizado\n",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",8,null," AI SFE 212-2012","AI-SFE-SA-INF-008-2012  ","EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y LA GESTION RELATIVA A LA ADMINISTRACIÓN, DISPOSICIÓN, REGISTRO Y CUSTODIA DE LOS RECURSOS QUE CONFORMAN  EL FONDO FIJO DE CAJA CHICA DEL SFE","2.7  DEFICIENCIAS PRESENTADAS DURANTE LAS VISITAS A LAS ESTACIONES DE CONTROL FITOSANITARIO SELECCIONADAS. RIESGO ALTO","2.7.6.4 Valorar si sería conveniente establecer como mínimo un reintegro de caja chica mensual; con la finalidad de no mantener facturas por largo tiempo sin liquidar. La decisión que se adopte deberá quedar debidamente documentada.","DAF / UF",null,null,null,null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",9,null," AI SFE 008-2013"," AI-SFE-SA-INF-009-2012"," Evaluación del sistema de control interno (SCI) implementado por la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno del SFE (PCCI)","2.1 - DEBILIDADES EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL SCI DE LA PCCI","2.1.6.1 Implementar en la PCCI  el documento identificado como PCCI-CI-G-01 denominado “Estándar de Implementación del Modelo de Control Interno del SFE” (una vez que sean aprobadas las listas de verificación respectivas); situación que lleva implícita la elaboración, aprobación e implementación de la estrategia para la implementación del modelo de control interno, la cual debe considerar los resultados de la valoración del riesgo de esa Unidad.","PCCI",null,null,"Se elaboró documento F-01-PCCI-CI-G-01 Lista de Verificación MSCI.\nLa Dirección aprobó el documento PCCI-CI-G-01 en enero 2013 y la Jefatura de PCCI aprobó el documento F-01-PCCI-CI-G-01 Lista de Verificación para la implementación del MSCI en febrero 2013.\nPor medio del oficio PCCI-034-2013 se comunicó a la Dirección la estrategia definida por la PCCI.\nLa Unidad de PCCI GC-R-02 del 06/03/13 inicio la aplicación del documento F-01-PCCI-CI-G-01_Lista_de_verificación_MSCI\n",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",9,null," AI SFE 008-2013"," AI-SFE-SA-INF-009-2012"," Evaluación del sistema de control interno (SCI) implementado por la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno del SFE (PCCI)","2.1 - DEBILIDADES EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL SCI DE LA PCCI","2.1.6.2 Incorporar como parte de la estrategia mencionada en la recomendación 2.1.6.1; la emisión y comunicación de informes periódicos relacionados con la ejecución de la misma; resultados que deben contribuir con la toma de decisiones.","PCCI",null,null,"La Dirección remitió el oficio DSFE.271.2013 del 29 de abril de 2013 donde recalca la importancia de cumplir con el Control Interno así como que al 31 de mayo de 2013 se deberán enviar los informes de los primeros 6 meses de aplicada la política de control Interno PCCI-CI-P-01.",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",9,null," AI SFE 008-2013"," AI-SFE-SA-INF-009-2012"," Evaluación del sistema de control interno (SCI) implementado por la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno del SFE (PCCI)","2.2 - DEBILIDAD EN EL ESTABLECIMIENTO DEL SEVRI","2.2.6.1 Diagnosticar el grado de avance en la implementación de las Directrices del SEVRI; situación que debe permitir visualizar el nivel de cumplimiento de cada uno de los componentes que lo conforman. Los resultados de dicho diagnóstico deben contribuir con la toma de decisiones a efecto de establecer la estrategia integral que asegure una implementación efectiva del SEVRI.","PCCI",null,null,"La Unidad de PCCI preparó el informe PCCI-Diagnostico-SEVRI-2013, en el cual establece el avance en la implementación del SEVRI en la institución.\n\nLa Dirección del SFE aprobó el documento PCCI-CI-G-02 \"Instructivo para la implementación del Sistema Específico de Valoración de Riesgos en el SFE\" el cual establece todos los componentes del SEVRI y su implementación en el SFE.\n",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",9,null," AI SFE 008-2013"," AI-SFE-SA-INF-009-2012"," Evaluación del sistema de control interno (SCI) implementado por la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno del SFE (PCCI)","2.2 - DEBILIDAD EN EL ESTABLECIMIENTO DEL SEVRI","2.2.6.2 Elaborar, aprobar e implementar el plan de acción o cronograma de actividades orientado a dar cumplimiento a las Directrices del SEVRI; gestión que deberá considerar los resultados de la recomendación 2.2.6.1 anterior.","PCCI",null,null,"La Unidad de PCCI no elaboró un cronograma especifico, si no que incluyó las actividades de implementación del SFE en los planes de trabajo del 2013 y el del 2014 que será ubicado en la página web del SFE.",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",9,null," AI SFE 008-2013"," AI-SFE-SA-INF-009-2012"," Evaluación del sistema de control interno (SCI) implementado por la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno del SFE (PCCI)","2.2 - DEBILIDAD EN EL ESTABLECIMIENTO DEL SEVRI","2.2.6.3 Justificar y fundamentar por escrito la decisión que imperó para no aplicar en la ejecución de la consultoría contratada, la metodología y formatos establecidos por el MAG con respecto al SEVRI.","PCCI",null,null,null,null,null,null,null,"Cumplida","RC","Las autoridades del MAG autorizaron al SFE a desarrollo el tema del SEVRI en forma independiente al Ministerio"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",9,null," AI SFE 008-2013"," AI-SFE-SA-INF-009-2012"," Evaluación del sistema de control interno (SCI) implementado por la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno del SFE (PCCI)","2.2 - DEBILIDAD EN EL ESTABLECIMIENTO DEL SEVRI","2.2.6.4 Depurar el documento PCCI-CI-MO-01 “Modelo de Control Interno del SFE” considerando los resultados de las recomendaciones 2.2.6.1, 2.2.6.2 y 2.2.6.3; situación que debe permitir visualizar (entre otros aspectos) el Marco Orientador y la metodología relativa al SEVRI. ","PCCI",null,null,"El SFE aprobó el documento PCCI-CI-M-03 \"Manual para la implementación del SEVRI por procesos en el SFE\" (Versión 1 de enero 2016); además por medio del oficio DSFE.687.2016 la Dirección aprobó el documento PCCI-GC-M.01 \"Manual de la Calidad del SGC basado en la norma INTE/ISO 9001:2008 del SFE\".               Con oficio DSFE.645.2016 la Dirección instruyó para que los miembros de la Comisión de Control Interno se pronunciaron con relación a la herramienta \"Sistema Institucional de Monitoreo de Control Interno\" y el documento \"Modelo Institucional de Control Interno\"; aspecto que se encuentra en proceso de atención.",null,null,null,null,"Cumplida","RC","Considerando los esfuerzos realizados por el SFE con respecto a la implementación del SCI a nivel institucional, se da por atendida la recomendación; no obstante, este aspecto será verificado con mayor detenimiento tomando en cuenta los resultados de la implementación de las recomendaciones contenidas en el informe AI-SFE-SA-INF-007-2014 comunicado con oficio AI SFE 330-2014"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",9,null," AI SFE 008-2013"," AI-SFE-SA-INF-009-2012"," Evaluación del sistema de control interno (SCI) implementado por la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno del SFE (PCCI)","2.2 - DEBILIDAD EN EL ESTABLECIMIENTO DEL SEVRI","2.2.6.5 Ajustar el cronograma de actividades relativo a la implementación del modelo de control interno del SFE; para lo cual (entre otros aspectos) se deberán considerar los resultados de: a- La implementación de la recomendación 2.2.6.4; b- Grado de madurez actualizado del SCI del SFE; c- Índice de Gestión Institucional promovido por la CGR y d- Resultados de la valoración de riesgos institucional debidamente aprobados; los cuales se obtuvieron producto de la contratación de la respectiva consultoría. e- Según corresponda, considerar la respuesta que se obtenga del Despacho Ministerial con respecto a la solicitud planteada mediante oficio DSFE.902.2012 del 18/12/2012.  Dicho cronograma deberá establecer el plazo en que el SFE implementará su modelo de control interno (avalado por la Dirección) y la estimación de los recursos requeridos.","PCCI",null,null,"El Cronograma de Implementación del MSCI fue actualizado y abarca el 2013-2014 el mismo se ubica en la página web del SFE.",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",9,null," AI SFE 008-2013"," AI-SFE-SA-INF-009-2012"," Evaluación del sistema de control interno (SCI) implementado por la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno del SFE (PCCI)","2.2 - DEBILIDAD EN EL ESTABLECIMIENTO DEL SEVRI","2.2.6.6 Oficializar el documento PCCI-CI-MO-01 debidamente ajustado; situación que lleva implícita su divulgación y capacitación a lo interno de la organización (considerar resultados de la recomendación 2.2.6.4). ","Dirección",null,null," ",null,null,null,null,"Cumplida","RC","Considerando los esfuerzos realizados por el SFE con respecto a la implementación del SCI a nivel institucional, se da por atendida la recomendación; no obstante, este aspecto será verificado con mayor detenimiento tomando en cuenta los resultados de la implementación de las recomendaciones contenidas en el informe AI-SFE-SA-INF-007-2014 comunicado con oficio AI SFE 330-2014"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",9,null," AI SFE 008-2013"," AI-SFE-SA-INF-009-2012"," Evaluación del sistema de control interno (SCI) implementado por la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno del SFE (PCCI)","2.2 - DEBILIDAD EN EL ESTABLECIMIENTO DEL SEVRI","2.2.6.7 Aprobar los resultados de la consultoría relativa a la valoración del riesgo institucional (incluye plan de acción/tiene relación con recomendación 2.2.6.5).","Dirección",null,null,null,null,null,null,null,"Cumplida","RC","La Dirección aprobó los resultados de la VR."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",9,null," AI SFE 008-2013"," AI-SFE-SA-INF-009-2012"," Evaluación del sistema de control interno (SCI) implementado por la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno del SFE (PCCI)","2.3 – DEBILIDADES EN LA DOCUMENTACIÓN DEL MACROPROCESO, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SFE","2.3.6.1 Revisar y ajustar la documentación relativa a procedimientos que a la fecha haya oficializado el SFE; considerando lo descrito en el presente hallazgo así como lo siguiente:\na) Valorar la posibilidad de que la PCCI se apoye en los enlaces asignados en cada una de las dependencias del SFE; a efecto de depurar la citada documentación.\nb) Valorar la posibilidad de contratar servicios profesionales para que se lleve a cabo la depuración de dichos documentos; el acompañamiento necesario lo efectuaría la PCCI con el apoyo de los enlaces asignados en cada una de las dependencias del SFE.  Dicha gestión, se podría aprovechar para que se documenten aquellas actividades que se encuentren pendientes.\n\n","PCCI",null,null,"Se remitió el oficio PCCI-027-2013 a la Dirección junto con el documento PCCI-GC-PL-01 \"Plan de acción para la actualización de los documentos de los procedimientos operativos del SFE\".",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",9,null," AI SFE 008-2013"," AI-SFE-SA-INF-009-2012"," Evaluación del sistema de control interno (SCI) implementado por la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno del SFE (PCCI)","2.3 – DEBILIDADES EN LA DOCUMENTACIÓN DEL MACROPROCESO, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SFE","2.3.6.2 Ajustar el cronograma de actividades relativo a la implementación del modelo de control interno del SFE; considerando lo expuesto en la recomendación 2.3.6.1.","PCCI",null,null,"Se actualizó a la versión 02 revisión 01 del Documento F-01-DSFE-PG-05 \"Cronograma para de Implementación del MSCI, periodo 2013-2014.",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",9,null," AI SFE 008-2013"," AI-SFE-SA-INF-009-2012"," Evaluación del sistema de control interno (SCI) implementado por la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno del SFE (PCCI)","2.3 – DEBILIDADES EN LA DOCUMENTACIÓN DEL MACROPROCESO, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SFE","2.3.6.3 Remitir a aprobación de la Dirección del SFE los documentos depurados o emitidos por primera vez, según los resultados de la recomendación 2.3.6.1, en forma previa a su implementación.","PCCI",null,null,"El documento PCCI-GC-PG-01 Elaboración de documentos del SFE se actualizó a la versión tres revisión uno (ubicado en la web del SFE), además existe un proceso constante y continuo revisión sobre la actualización de todos los procedimientos y/o documentos del SGC del SFE.",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",9,null," AI SFE 008-2013"," AI-SFE-SA-INF-009-2012"," Evaluación del sistema de control interno (SCI) implementado por la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno del SFE (PCCI)","2.3 – DEBILIDADES EN LA DOCUMENTACIÓN DEL MACROPROCESO, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SFE","2.3.6.4 Aprobar la documentación relativa a procedimientos, considerando como insumos los resultados de la recomendación 2.3.6.3. Dicha gestión lleva implícito el giro de instrucciones para la divulgación de esa documentación.","Dirección",null,null,"El documento PCCI-GC-PG-01 Elaboración de documentos del SFE, se actualizó a la versión tres revisión uno.\n\nLa versión tres del documento PCCI-GC-PG-01 Elaboración de documentos del SFE fue aprobada por la Dirección y se encuentra actualizado en la página web del SFE.\n\nLa Dirección del SFE emitió el oficio DSFE.246.2013 del 12 de abril de 2013 donde estableció la obligación de cumplir con el procedimiento PCCI-GC-PG-01.\n",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",9,null," AI SFE 008-2013"," AI-SFE-SA-INF-009-2012"," Evaluación del sistema de control interno (SCI) implementado por la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno del SFE (PCCI)","2.4 - DEBILIDADES EN ELEMENTOS  QUE CONFORMAN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LA PCCI ","2.4.6.1 Incorporar en el plan de acción relativo a la implementación del \nSCI de la PCCI (acción que debe estar alineada a la recomendación 2.1.6.2 contenida en el hallazgo Nº 1) el diagnóstico de las necesidades de desarrollo tecnológico que considere (entre otros aspectos), lo siguiente: (...)\n","PCCI",null,null,"La Unidad de PCCI por medio del Oficio PCCI-014-2013 remitió las necesidades de desarrollo de sistemas a la Unidad de TI. Además elaboró el Primer diagnóstico del mapeo de los sistemas de información de la Unidad de Planificación Gestión de la Calidad y Control Interno (PCCI).\n\nEstas actividades se incluyeron en el PAO 2013 así como en el del 2014 y en el Plan de Trabajo 2014.\n",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",9,null," AI SFE 008-2013"," AI-SFE-SA-INF-009-2012"," Evaluación del sistema de control interno (SCI) implementado por la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno del SFE (PCCI)","2.4 - DEBILIDADES EN ELEMENTOS  QUE CONFORMAN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LA PCCI ","2.4.6.2 Establecer los mecanismos oficiales y estandarizados que permitan ejercer el control y mantener registros actualizados relacionados con la implementación de recomendaciones y disposiciones (los cuales pueden ser manuales asistidos por aplicaciones tecnológicas como por ejemplo el “Word” y el “Excel”), en forma independiente de la decisión que adopte la administración del SFE con respecto al sistema automatizado que estará implementando la Auditoría Interna o al desarrollo de otro sistema. Dicha gestión debería permitir la incorporación y/o ajuste del procedimiento que se está elaborando, según los términos del oficio DSFE-788-12 del 07/11/2012, de la Dirección del SFE.","PCCI",null,null,null,null,null,null,null,"Cumplida","RC","El SFE ha establecido una serie de acciones para ejercer control sobre el estado de las recomendaciones. Considerando ese contexto de acción, se da por atendida la recomendación, no obstante, este aspecto será retomado en estudios posteriores."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",9,null," AI SFE 008-2013"," AI-SFE-SA-INF-009-2012"," Evaluación del sistema de control interno (SCI) implementado por la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno del SFE (PCCI)","2.5 - INSUFICIENTE  GESTIÓN ADMINISTRATIVA PARA ATENDER LOS RESULTADOS DE LA AUTOEVALUACIÓN ANUAL INSTITUCIONAL DEL SCI","2.5.6.1  Definir el período en que se llevará a cabo las autoevaluaciones semestrales de control interno establecidas en el procedimiento PCCI-CI-MT-01 – Guía de autoevaluación del SCI.","PCCI",null,null,"\nSe actualizó el documento PCCI-CI-MT-01 Guía de Autoevaluación del SCI a la versión 02 revisión 01.",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",9,null," AI SFE 008-2013"," AI-SFE-SA-INF-009-2012"," Evaluación del sistema de control interno (SCI) implementado por la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno del SFE (PCCI)","2.5 - INSUFICIENTE  GESTIÓN ADMINISTRATIVA PARA ATENDER LOS RESULTADOS DE LA AUTOEVALUACIÓN ANUAL INSTITUCIONAL DEL SCI","2.5.6.2  Capacitar al personal del SFE en forma previa a la aplicación de la metodología o procedimientos (incluyendo formatos) oficiales, que regulan a lo interno del SFE la autoevaluación de control interno institucional.","PCCI",null,null,"Esta actividad se realizó en el mes de mayo 2013, por medio de correos electrónicos, por la vía de consultas telefónicas, y apoyo personalizado. La autoevaluación se realzó por medio de un oficio y hojas electrónicas en Excel. \nPor otro lado, para el 2014 se utilizará un sistema automatizado; para lo cual se programó para marzo 2014 una capacitación para la implementación del programa.",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",9,null," AI SFE 008-2013"," AI-SFE-SA-INF-009-2012"," Evaluación del sistema de control interno (SCI) implementado por la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno del SFE (PCCI)","2.5 - INSUFICIENTE  GESTIÓN ADMINISTRATIVA PARA ATENDER LOS RESULTADOS DE LA AUTOEVALUACIÓN ANUAL INSTITUCIONAL DEL SCI","2.5.6.3  Diagnosticar la metodología y formatos que se aplicaron en la autoevaluación anual de control interno institucional relativa al período 2012; con el fin de validar los citados procedimientos o ajustarlos, según corresponda. ","PCCI",null,null,"El documento PCCI-CI-MT-01 fue actualizado a la versión 02 revisión 01. Para el 2014 se empleará el sistema automatizado Synergy. Por otro lado, en febrero 2014 se actualizó el documento PCCI-CI-MT-04 Metodología de Seguimiento de Control Interno el cual establece en el numeral 6.1.2.1 el proceso de Autoevaluación en el SFE.",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",9,null," AI SFE 008-2013"," AI-SFE-SA-INF-009-2012"," Evaluación del sistema de control interno (SCI) implementado por la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno del SFE (PCCI)","2.5 - INSUFICIENTE  GESTIÓN ADMINISTRATIVA PARA ATENDER LOS RESULTADOS DE LA AUTOEVALUACIÓN ANUAL INSTITUCIONAL DEL SCI","2.5.6.4  Aprobar el informe relativo a la auto-evaluación de control interno que se efectuó durante los meses de junio y julio del presente año; y girar las instrucciones para la implementación de las respectivas acciones de mejora.","Dirección",null,null,null,null,null,null,null,"Cumplida","RC","La Dirección aprobó los resultados de la ASCI."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",9,null," AI SFE 008-2013"," AI-SFE-SA-INF-009-2012"," Evaluación del sistema de control interno (SCI) implementado por la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno del SFE (PCCI)","2.6 - INSUFICIENTE GESTIÓN EN EL TRATAMIENTO DEL TEMA DE LA ÉTICA","2.6.6.1 Elaborar y proponer (con el apoyo de la Subcomisión de Valores del SFE) la estrategia que le permita al SFE en el corto y mediano plazo, desarrollar y regular en forma integral el tema de la ética a lo interno de la organización, en forma complementaria a la gestión de la Comisión instaurada por el MAG; aspecto sustantivo desarrollado en la “Herramienta de Autoevaluación EFQM” relativa al sistema de control interno del SFE (F01-PCCI-CI-MT-01).    ","PCCI",null,null,"La Unidad de PCCI elaboró el Programa Ético del SFE (PCCI-CI-M-01)",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",9,null," AI SFE 008-2013"," AI-SFE-SA-INF-009-2012"," Evaluación del sistema de control interno (SCI) implementado por la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno del SFE (PCCI)","2.6 - INSUFICIENTE GESTIÓN EN EL TRATAMIENTO DEL TEMA DE LA ÉTICA","2.6.6.2 Concluir la elaboración y revisión de los procedimientos PCCI-GC-PG-03 “Código de conducta del SFE”, PCCI-CI-MT-02 “Revisión en materia de ética” y             PCCI-CI-MT-03 “Metodología de revisión sobre la normativa interna y externa ETICA”; sometiéndolos a la aprobación correspondiente.","PCCI",null,null,"El Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG) aprobó el Código de Ética Institucional el cual es de acatamiento obligatorio.",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",9,null," AI SFE 008-2013"," AI-SFE-SA-INF-009-2012"," Evaluación del sistema de control interno (SCI) implementado por la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno del SFE (PCCI)","2.6 - INSUFICIENTE GESTIÓN EN EL TRATAMIENTO DEL TEMA DE LA ÉTICA","2.6.6.4 Analizar y aprobar los procedimientos PCCI-GC-PG-03 “Código de conducta del SFE”, PCCI-CI-MT-02 “Revisión en materia de ética” y PCCI-CI-MT-03 “Metodología de revisión sobre la normativa interna y externa ETICA”.","Dirección",null,null,"El Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG) aprobó el Código de Ética Institucional el cual es de acatamiento obligatorio.",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",9,null," AI SFE 008-2013"," AI-SFE-SA-INF-009-2012"," Evaluación del sistema de control interno (SCI) implementado por la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno del SFE (PCCI)","2.7 - CARENCIA DE “MANUAL DE LA CALIDAD” QUE PERMITA OPERATIVIZAR LAS POLÍTICAS DE CALIDAD EN EL SFE","2.7.6.1 Concluir conforme lo planificado los manuales de la calidad que permita operativizar las políticas de calidad existentes y las que se lleguen a aprobar en el futuro y presentarlos a la aprobación correspondiente.","PCCI",null,null,"Se adjunta estrategia actualizada sobre el estado del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) del SFE que detalla sobre el proceso de elaboración de los manuales de calidad del SFE y de los laboratorios documento I01-2013.",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",9,null," AI SFE 008-2013"," AI-SFE-SA-INF-009-2012"," Evaluación del sistema de control interno (SCI) implementado por la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno del SFE (PCCI)","2.7 - CARENCIA DE “MANUAL DE LA CALIDAD” QUE PERMITA OPERATIVIZAR LAS POLÍTICAS DE CALIDAD EN EL SFE","2.7.6.2 Valorar en coordinación con la Unidad de Tecnologías de la Información del SFE, la aplicación de la norma internacional correspondiente a la serie  ISO/IEC 20000 a los procesos bajo la responsabilidad de TI; resultados que deberán quedar debidamente documentados.","PCCI",null,null,"Mediante el oficio PCCI-025-2013 del 2013, se justifican las razones por las cuales en el corto plazo (2013 y 2014) no se estaría visualizando la implementación de la norma internacional de serie ISO/IEC 20000 (TI)",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",9,null," AI SFE 008-2013"," AI-SFE-SA-INF-009-2012"," Evaluación del sistema de control interno (SCI) implementado por la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno del SFE (PCCI)","2.7 - CARENCIA DE “MANUAL DE LA CALIDAD” QUE PERMITA OPERATIVIZAR LAS POLÍTICAS DE CALIDAD EN EL SFE","2.7.6.3 Valorar la contratación de consultorías que contribuyan a agilizar el proceso de diseño e implementación del sistema de gestión de la calidad, considerando que la capacidad instalada de la PCCI (en apariencia) no le permite a la organización una mayor cobertura (en el corto y mediano plazo) con respecto al establecimiento del SCI institucional. Dicha valoración deberá quedar debidamente documentada.","PCCI",null,null,"La Unidad de PCCI, estableció su estrategia de trabajo para la conclusión de los de los manuales de calidad del SFE, el cual es un proceso escalonado y que amerita mucho trabajo de coordinación, por lo cual no se justifica la contratación de especialistas externos en esta área.",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",9,null," AI SFE 008-2013"," AI-SFE-SA-INF-009-2012"," Evaluación del sistema de control interno (SCI) implementado por la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno del SFE (PCCI)","2.7 - CARENCIA DE “MANUAL DE LA CALIDAD” QUE PERMITA OPERATIVIZAR LAS POLÍTICAS DE CALIDAD EN EL SFE","2.7.6.4 Ajustar el cronograma de actividades relativo a la implementación del modelo de control interno del SFE; considerando los resultados de la implementación de las recomendaciones 2.7.6.1, 2.7.6.2, 2.7.6.3, 2.7.6.5 y 2.7.6.6. Dicho cronograma deberá establecer el plazo en que el SFE implementará su modelo de gestión de la calidad; el cual debe ser consistente con el plazo que se determine para  implementar el modelo de control interno del SFE, según lo señalado en la recomendación 2.2.6.5 contenida en el hallazgo 2.2 del presente informe.","PCCI",null,null,"La Unidad de PCCI procedió a actualizar el documento F-01-DSFE-PG-05 \"Cronograma para la Implementación del MSCI\" con el siguiente Plan PCCI-CI-PL-02.",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",9,null," AI SFE 008-2013"," AI-SFE-SA-INF-009-2012"," Evaluación del sistema de control interno (SCI) implementado por la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno del SFE (PCCI)","2.7 - CARENCIA DE “MANUAL DE LA CALIDAD” QUE PERMITA OPERATIVIZAR LAS POLÍTICAS DE CALIDAD EN EL SFE","2.7.6.5 Aprobar conforme lo planificado los manuales de la calidad que le permitan al SFE operativizar las políticas de calidad existentes; cuya aplicación obligatoria contribuya y facilite el proceso de implementación del modelo de control interno institucional.","Dirección",null,null,"La Estrategia para la elaboración de los manuales de calidad del SFE y de los laboratorios se cumplió en los plazos establecidos.",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",9,null," AI SFE 008-2013"," AI-SFE-SA-INF-009-2012"," Evaluación del sistema de control interno (SCI) implementado por la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno del SFE (PCCI)","2.7 - CARENCIA DE “MANUAL DE LA CALIDAD” QUE PERMITA OPERATIVIZAR LAS POLÍTICAS DE CALIDAD EN EL SFE","2.7.6.6 Definir y oficializar el plazo en que el SFE deberá implementar su modelo de gestión de la calidad; el cual debe ser consistente con el plazo que se determine para el implementar el modelo de control interno del SFE, según lo señalado en la recomendación 2.2.6.5 contenida en el hallazgo 2.2 del presente informe.","Dirección",null,null,"La Estrategia para la elaboración de los manuales de calidad del SFE y de los laboratorios se cumplió en los plazos establecidos.",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",10,null,"AI SFE 007-2013 "," AI-SFE-SA-INF-010-2012","Evaluación del sistema de control interno (SCI) del proceso sustantivo “Control Fitosanitario de Importación de Vegetales ","2.1 - DEBILIDADES EN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO (SCI) IMPLEMENTADO POR EL DEPARTAMENTO DE CONTROL FITOSANITARIO Y LA UNIDAD DE ANÁLISIS DE RIESGO DE PLAGAS DEL SFE","2.1.6.1 Recomendación reformulada\nAdoptar las medidas que permitan en forma efectiva ajustar el sistema de control interno del proceso “Control Fitosanitario de Importación de Vegetales” al Modelo de Control Interno del SFE (incluye a las estaciones y puestos de control fitosanitario, considerando las particularidades de cada una de esas dependencias); para lo cual, se deberán implementar los instrumentos que para tales efectos oficialice el SFE.\nEl plan de acción y/o cronograma de actividades específico que se llegue a aprobar producto de la implementación del modelo; deberá considerar los aspectos señalados en el hallazgo 2.1 del informe    AI-SFE-SA-INF-010-2012 así como lo descrito en el hallazgo 2.5 del informe             AI-SFE-SA-INF-005-2013 comunicado con oficio AI SFE 006-2014 del 15/01/2014.\nEn dicha gestión, se deberá considerar las  actividades bajo responsabilidad del Departamento de Laboratorios, vinculadas con diagnóstico fitosanitario en el proceso “Control Fitosanitario de Importación de Vegetales”. \n","DCF",null,null,"Mediante oficio PCCI-012-2015 del 19/02/2015, la Jefatura de la PCCI solicitó a la Dirección derogar los siguientes docu\n• PCCI-CI-G-01\n• F-01-PCCI-CI-G-01\nLo anterior considerando que con la aplicación de los mismos, no se estarían generando los resultados esperados.  Asimismo, se informó de la necesidad de ajustar la política de control interno (PCCI-CI-P-01).\nEl SFE aprobó el documento PCCI-CI-M-03 \"Manual para la implementación del SEVRI por procesos en el SFE\" (Versión 1 de enero 2016); además por medio del oficio DSFE.687.2016 la Dirección aprobó el documento PCCI-GC-M.01 \"Manual de la Calidad del SGC basado en la norma INTE/ISO 9001:2008 del SFE\".               Con oficio DSFE.645.2016 la Dirección instruyó para que los miembros de la Comisión de Control Interno se pronunciaron con relación a la herramienta \"Sistema Institucional de Monitoreo de Control Interno\" y el documento \"Modelo Institucional de Control Interno\"; aspecto que se encuentra en proceso de atención.",null,null,null,null,"Sin asignar","RSE","Se deja sin efecto, por cuanto el aspecto recomendado deberá ser atendido con la implementación de la recomendación 3.1.6.1 del informe AI-SFE-SA-INF-002-2014 (AI SFE 049-2014)"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",10,null,"AI SFE 007-2013 "," AI-SFE-SA-INF-010-2012","Evaluación del sistema de control interno (SCI) del proceso sustantivo “Control Fitosanitario de Importación de Vegetales ","2.2 - POSIBLE INSUFICIENCIA DE RECURSOS HUMANOS EN LAS ESTACIONES DE CONTROL FITOSANITARIO","2.2.6.1 Atender la recomendación 2.3.6.3 del informe de auditoría                           N° AI-SFE-SA-INF-002-2012 (Oficio AI-SFE-045-2012 del 26/03/2012) de acuerdo con las instrucciones giradas por la Dirección del SFE según el cronograma de actividades comunicado a la Auditoría Interna con oficio                DSFE-379-2012 del 25/05/2012. En la eventualidad de que la administración considere que las condiciones actuales no le permiten implementar dicha actividad, deberá justificarlo ante la Auditoría Interna y comunicarle las acciones alternativas que llevarían a cabo para dar cumplimiento a la mencionada recomendación. Al respecto, se deberá comunicar a este órgano de fiscalización el ajuste al citado cronograma, detallando las actividades, plazos y responsables con relación a la mencionada recomendación.","DCF",null,null,"Se reforzó el personal de las estaciones de control fitosanitario; lo anterior al utilizar plazas vacantes, situación que permitido:\n• ECF Caldera: Nombramiento adicional de 2 profesionales\n• ECF Paso Canos: Nombramiento adicional de 2 profesionales\n• Puesto de Sabalito: Nombramiento adicional de 1 profesionales\n• ECF Limón: Nombramiento adicional de 2 profesionales\n• ECF AJS: Nombramiento adicional de 1 profesionales\n• ECF Los Chiles: Nombramiento adicional de 2 profesionales (además se justificaron 3 plazas más)\n• Puesto Ventanilla Única: Se está gestionando la contratación de un técnico\n• ECF Librería: se justificó 1 plaza\n• ECF peñas Blancas: Se está a la espera de lo que ocurra en la apertura del puesto Tablillas\nSe emitió el Informe PCCI-GC-INF-05-2015 de fecha 20 de noviembre de 2015, que contiene los “Resultados del estudio de cargas de trabajo del Servicio Fitosanitario del Estado”; dicho insumos fue solicitado por la Dirección para soportar la toma de decisiones.\n",null,null,null,null,"Cumplida","RC","Considerando las circunstancias actuales, se da por atendida la recomendación sujeta de seguimiento.  Dicho aspecto será retomado en futuros estudios."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",10,null,"AI SFE 007-2013 "," AI-SFE-SA-INF-010-2012","Evaluación del sistema de control interno (SCI) del proceso sustantivo “Control Fitosanitario de Importación de Vegetales ","2.2 - POSIBLE INSUFICIENCIA DE RECURSOS HUMANOS EN LAS ESTACIONES DE CONTROL FITOSANITARIO","2.2.6.2 Diagnosticar si en otras de  las estaciones de control fitosanitario (además de la ubicada en el Aeropuerto Juan Santamaría) se están realizando  actividades del quehacer sustantivo por  personal no profesional (aunque  deberían ser atendidas por el personal profesional debidamente acreditado). Dicha gestión lleva implícita, girar las instrucciones respectivas para eliminar esa práctica.  Las acciones que se adopten, deberán quedar debidamente documentadas en forma oficial.","DCF",null,null,"La Jefatura del Departamento de  Control Fitosanitario emitió la Circular N° 1 de fecha, 02/04/2013, señalando lo siguiente:\n\n“Al personal de toda dependencia del Departamento de control Fitosanitario\n\nPor la presente les recuerdo que es deber de toda jefatura de las Estaciones de Control Fitosanitario, supervisar a sus funcionarios en las labores que realizan y evitar que actividades del quehacer sustantivo del Departamento sea realizado por personal no idóneo, de estarse dando esta situación deben de ser suspendidas de inmediato.”\n\nDicha comunicación fue divulgada por medio de correo electrónico, el día 02/04/2013\n",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",10,null,"AI SFE 007-2013 "," AI-SFE-SA-INF-010-2012","Evaluación del sistema de control interno (SCI) del proceso sustantivo “Control Fitosanitario de Importación de Vegetales ","2.3 - POCO CONOCIMIENTO DEL PLAN ESTRATÉGICO 2010-2021 POR PARTE DE  LOS FUNCIONARIOS RESPONSABLES DEL PROCESO DE CONTROL FITOSANITARIO DE IMPORTACIÓN DE VEGETALES","2.3.6.1 Comunicar a la Auditoría Interna los resultados de la gestión relativa a la divulgación del “Plan Estratégico Ajustado 2010-2021”, como producto de la ejecución de lo planificado; según los términos del Plan de Trabajo 2013 de la Unidad de Planificación, Gestión de Calidad y Control Interno.","PCCI",null,null,"Plan Estratégico 2010-2021 del SFE debidamente  ajustado",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",10,null,"AI SFE 007-2013 "," AI-SFE-SA-INF-010-2012","Evaluación del sistema de control interno (SCI) del proceso sustantivo “Control Fitosanitario de Importación de Vegetales ","2.4 - NO SE HAN IDENTIFICADO Y PLANIFICADO FORMALMENTE LAS NECESIDADES DE CAPACITACIÓN PARA LOS FUNCIONARIOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL FITOSANITARIO, RESPONSABLES DEL PROCESO DE CONTROL FITOSANITARIO DE IMPORTACIÓN DE VEGETALES","2.4.6.1 Identificar las necesidades de capacitación en materia fitosanitaria relacionada con las diferentes actividades que conforman el proceso de Control Fitosanitario de Importación de Vegetales; la cual debe estar dirigida a los funcionarios del Departamento de Control Fitosanitario. La decisión que se adopte deberá quedar debidamente documentada.","DCF",null,null,"En el oficio DCFi-110-2013 del 05/04/2013, se indicó lo siguiente: \n\n“… sobre la capacitación este servidor hizo una propuesta la cual fue acogida he incorporada en el plan de capacitación institucional.  \nPor lo que estos puntos se consideran cerrado”.\nEl SFE oficializó un Plan de Capacitación Institucional, mismo que incluye las necesidades del DCF",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",10,null,"AI SFE 007-2013 "," AI-SFE-SA-INF-010-2012","Evaluación del sistema de control interno (SCI) del proceso sustantivo “Control Fitosanitario de Importación de Vegetales ","2.4 - NO SE HAN IDENTIFICADO Y PLANIFICADO FORMALMENTE LAS NECESIDADES DE CAPACITACIÓN PARA LOS FUNCIONARIOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL FITOSANITARIO, RESPONSABLES DEL PROCESO DE CONTROL FITOSANITARIO DE IMPORTACIÓN DE VEGETALES","2.4.6.2 Valorar el gestionar ante organismos internacionales y autoridades fitosanitarias de otros países la realización de eventos de capacitación especializados requeridos por los funcionarios del SFE que laboran en el proceso de Control Fitosanitario de Importación de Vegetales. La decisión que se adopte deberá quedar debidamente documentada.","DCF",null,null,"Se gestionaron propuestas de capacitación con las siguientes instancias: OIRSA, UCR, IICA y COMEX; mismas que no prosperaron (Oficio    CFI-427-2014 del 24/11/2014).\n\nPor tal razón, se promovió una licitación abreviada 2014LA-0000022-10300 “Capacitación en inspección fitosanitaria para el Departamento de Control Fitosanitario del SFE”. Las ofertas se encuentran en análisis (oficio PROV-009-2015 del 16/01/2015) \n",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",10,null,"AI SFE 007-2013 "," AI-SFE-SA-INF-010-2012","Evaluación del sistema de control interno (SCI) del proceso sustantivo “Control Fitosanitario de Importación de Vegetales ","2.4 - NO SE HAN IDENTIFICADO Y PLANIFICADO FORMALMENTE LAS NECESIDADES DE CAPACITACIÓN PARA LOS FUNCIONARIOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL FITOSANITARIO, RESPONSABLES DEL PROCESO DE CONTROL FITOSANITARIO DE IMPORTACIÓN DE VEGETALES","2.4.6.3 Gestionar (considerando los resultados de las recomendaciones 2.4.6.1 y 2.4.6.2 anteriores) la incorporación en el Plan de Capacitación institucional 2013-2015, de lo correspondiente a las necesidades de capacitación en materia fitosanitaria requerida por el personal del Departamento de Control Fitosanitario, vinculado con las diferentes actividades que conforman el proceso de Control Fitosanitario de Importación de Vegetales; situación que lleva implícito lo relativo a la posibilidad económica y presupuestaria del SFE. ","DCF",null,null,"Se procedió a actualizar el Plan de Capacitación 2013-2015 del SFE considerando las necesidades adicionales requeridas por el DCF (oficio DAF-RH-468-2014 del 17/11/2014)",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",10,null,"AI SFE 007-2013 "," AI-SFE-SA-INF-010-2012","Evaluación del sistema de control interno (SCI) del proceso sustantivo “Control Fitosanitario de Importación de Vegetales ","2.4 - NO SE HAN IDENTIFICADO Y PLANIFICADO FORMALMENTE LAS NECESIDADES DE CAPACITACIÓN PARA LOS FUNCIONARIOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL FITOSANITARIO, RESPONSABLES DEL PROCESO DE CONTROL FITOSANITARIO DE IMPORTACIÓN DE VEGETALES","2.4.6.4 Incorporar (considerando los resultados de la recomendación 2.4.6.3 anterior) en el Plan de Capacitación institucional 2013-2015, lo correspondiente a las necesidades de capacitación en materia fitosanitaria requerida por la Jefatura del Departamento de Control Fitosanitario. En dicha gestión debería participar activamente la Unidad de Recursos Humanos del SFE.","DAF",null,null,"Se emitió programa de capacitación 2014-2015 (con la colaboración del IICA)\n\nAdemás se ajustó el programa de capacitación institucional.\n",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",10,null,"AI SFE 007-2013 "," AI-SFE-SA-INF-010-2012","Evaluación del sistema de control interno (SCI) del proceso sustantivo “Control Fitosanitario de Importación de Vegetales ","2.5 - DEBILIDADES EN LA OPERACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN DE ESTACIONES DE CONTROL FITOSANITARIO","2.5.6.1 Realizar el diagnóstico de las necesidades de infraestructura requeridas para la custodia y conservación de documentos en las Estaciones de Control Fitosanitario (apoyándose en los encargados de las áreas funcionales de Construcciones y el Archivo Central Institucional). El mismo debería considerar además de  edificaciones, aquellos aspectos vinculados con el mobiliario, equipos, estantes, cajas para archivar, ampos, etc.; a fin de  suministrar las condiciones necesarias para que tales archivos funcionen adecuadamente.","DAF / DCF",null,null,"En el oficio DCFi-110-2013 del 05/04/2013, se indicó lo siguiente: “Dicho diagnóstico ya se tiene, las estaciones de Caldera y Peñas Blancas son las que tienen necesidades de adquirir infraestructura, el gran problema que viven las Estaciones es que se está acumulando documentos desde antes del 2010 y no se ha ido a valorar por parte de la encargada de archivo lo que en el momento en que se haga libera todo el espacio del caso, la valoración de expedientes documentales según me indicó la encargada tentativamente esta para mayo.”\nPor lo que este punto a mi criterio debe de cerrarse parcialmente, en el tanto las demás estaciones entrarán dentro de un régimen de mantenimiento preventivo y correctivo tal y como lo recomienda la archivista del SFE …., y lo referente a la infraestructura de Peñas Blancas si son acciones pendientes incluidas en la matriz de seguimiento a lo dicho por la auditoría.”\n\nSe emitió Orden de Inicio 2013-797, para contratar mejoras a la infraestructura.\n",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",10,null,"AI SFE 007-2013 "," AI-SFE-SA-INF-010-2012","Evaluación del sistema de control interno (SCI) del proceso sustantivo “Control Fitosanitario de Importación de Vegetales ","2.5 - DEBILIDADES EN LA OPERACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN DE ESTACIONES DE CONTROL FITOSANITARIO","2.5.6.2 Adoptar las medidas necesarias, cuya implementación permita y facilite la atención a las necesidades de infraestructura identificadas, producto del cumplimiento a la recomendación 2.5.6.1 anterior (lo que conlleva gestionar la actualización del Plan de Inversión Institucional); situación que deberá considerar en forma previa, el contar con el instrumento legal que genere la seguridad jurídica suficiente para soportar la toma de decisiones en cuanto a la disposición de recursos orientados a llevar a cabo las inversiones respectivas. ","DAF / DCF",null,null,"Se informa que se está impulsando par parte del Gobierno de la República un Proyecto de modernización de los pasos fronterizos de Costa Rica (Peñas Blancas, Tablillas y Sixaola), el cual implica un desarrollo integral de la infraestructura fronteriza donde se acogen las necesidades de las diversas instituciones que participan en los trámites fronterizos; lo cual impide el desarrollo de infraestructura particular.  Para este proyecto se ha creado un Consejo de Puesto Fronterizos Terrestres (Decreto Ejecutivo N° 38709-COMEX-H-MAG-SP-G-MOPT). No obstante lo anterior, se indicó que se han realizado acciones para la adquisición de un terreno en Puerto Caldera ante el INCOP y el MOPT. Asimismo, ante el IDA se logró el arriendo del puesto en Paso Canos y San Antonio de Sabalito.\nActualmente las estaciones de control fitosanitario ubicadas en el Aeropuerto Juan Santa María, Caldera y Limón se encuentran bajo los términos establecidos en el contrato de concesión.\nEn el Plan de Inversión en Bienes Muebles e Inmuebles 2012-2016 (versión abril 2014), como una de las prioridades establecidas corresponde al “mantenimiento de las estaciones de control”, específicamente la adecuación de las instalaciones del SFE en el nuevo muelle de contenedores del Moín.",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",10,null,"AI SFE 007-2013 "," AI-SFE-SA-INF-010-2012","Evaluación del sistema de control interno (SCI) del proceso sustantivo “Control Fitosanitario de Importación de Vegetales ","2.5 - DEBILIDADES EN LA OPERACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN DE ESTACIONES DE CONTROL FITOSANITARIO","2.5.6.3 Implementar en forma efectiva  la recomendación 3.5.6.1 del informe                 AI-SFE-SA-INF-006-2009 (conforme al cronograma remitido con oficio DSFE.017-2012); bajo los términos en que está siendo reformulada: “Establecer y aprobar el programa de capacitación institucional para formar en aspectos generales y específicos vinculados con la materia archivística al personal del SFE que labora en las diferentes dependencias (orgánicas y funcionales) que lo constituyen; de manera tal que los archivos de esas instancias se lleven en forma técnica y conforme a la normativa vigente. En dicha gestión, se deberá valorar como medida alternativa o complementaria la contratación de servicios de capacitación impartida por expertos (profesionales) en la materia archivística. En consecuencia  (según corresponda), se deberá ajustar el Plan de Capacitación Institucional 2013-2015 y el        plan-presupuesto del período respectivo.","DAF",null,null,"De acuerdo con la información suministrada, dicha necesidad se incorporó como parte integral del Programa de Capacitación Institucional.",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",10,null,"AI SFE 007-2013 "," AI-SFE-SA-INF-010-2012","Evaluación del sistema de control interno (SCI) del proceso sustantivo “Control Fitosanitario de Importación de Vegetales ","2.6 - CARENCIA DE ANÁLISIS DE RIESGO OPERATIVO PARA DETERMINAR LA PERTINENCIA DE MANTENER O ELIMINAR LA VISITA DE INSPECCIÓN DE NAVES MARÍTIMAS ","2.6.6.1 Realizar un análisis de riesgo operativo relativo a la inspección de barcos, para establecer la necesidad de mantener o eliminar tales revisiones o la frecuencia (muestreo) en que se deben ejecutar; y proceder a establecer el procedimiento y protocolo correspondiente que estandarice dicha actividad. En dicha gestión se debería aplicar la metodología de riesgos relativa al SEVRI. La decisión final que se adopte, deberá ser avalada en forma oficial (por escrito) por la Dirección del SFE.","DCF",null,null,"En el oficio DCFi-110-2013 del 05/04/2013, se indicó lo siguiente: “Para este caso el departamento fundamenta la eliminación de la inspección de barcos en el análisis de antecedentes y razonamiento previo, en el informe de auditoría se citan a las razones que se dieron para el caso:  1- No ha habido intercepción alguna de plaga en ese tipo de inspección. 2- Las Alacenas se marchamaban cuando producto de riesgo fitosanitario, pero nunca se regresaba a verificar la permanencia de marchamo ya que hay tiempo para regresar por lo efímero de la estancia de los barcos en muelle. 3- Los barcos una vez descargado los contenedores se marchan rápidamente ya que no tienen que quedarse haciendo, ellos van en ruta y el tiempo tiene mucho valor, por lo que el riesgo asociado es mínimo.\nEsa es la argumentación base, que se dio y es mantenida por la jefatura del departamento para justificar el cierre de dicha práctica.\nPor lo que siendo esta la posición departamental y si no hay observaciones de la Dirección del SFE y se reafirma la misma, este punto debe cerrarse.”\n\nMediante el oficio DSFE.299-2013 la Dirección avaló la posición del DCF.\n\nCon oficio DCF-0084-2020, la Jefatura del DCF indicó: \"Ante esta situación cabe mencionar que la anterior jefatura del departamento mediante oficio suspendió dicha inspección ya que no se contaba con intercepciones de plagas de ahí la decisión que le permitió concluir al Ing. Marco Alfaro, con el riesgo era aceptable, sin embargo, la jefatura actual a mi cargo, en conjunto con los jefes de punto de ingreso en el primer COTECUAR del febrero del 2021, hará una valoración de riesgo de esta actividad, para determinar si se vuelve con dicha actividad o si se concluye si la misma no se requiere efectuar\" (en atención a la recomendación 4.1 (2.2.2), en el punto e); la cual tiene relación con la recomendación 4.3 inciso c- del informe  AI-SFE-SA-INF-003-2020)",null,null,null,null,"Cumplida","RSE","En atención al Plan Anual de Labores del 2020, esta Auditoría Interna se encuentra ejecutando un estudio especial vinculado con los procesos denominados “Control de Importaciones y Tránsitos de Productos Vegetales y Agroquímicos y “Diagnóstico de Plagas”, situación que conforme al alcance de la referida auditoría, se estaría atendiendo nuevamente el tema de las inspecciones vinculadas con el grupo de tarifa 6.d, mismo que se encuentra vigente; sobre todo tomando en cuenta que las recomendaciones N° 2.21.6.1 y N° 2.6.6.1 contenidas en los informes de auditoría N° AI-SFE-SA-INF-006-2010 y  N° AI-SFE-SA-INF-010-2012, respectivamente, se mantienen en PROCESO DE VERIFICACIÓN, considerando las circunstancias que mediaron en su atención (Referencia: Oficio AI-0047-2020 del 04/03/2020, dirigido a la Contraloría General de la República). \n\nMediante el oficio AI-0291-2020 se comunicó el informe AI-SFE-SA-INF-003-2020; el tema desarrollado en la recomendación sujeta a seguimiento, se analizará en forma integral considerando lo establecido en el recomendación 4.3.c contenida en el citado informe\n\nEstado recomendación no está registrada en SISAI."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",10,null,"AI SFE 007-2013 "," AI-SFE-SA-INF-010-2012","Evaluación del sistema de control interno (SCI) del proceso sustantivo “Control Fitosanitario de Importación de Vegetales ","2.7 -  NECESIDAD DE QUE SE ADOPTEN MEDIDAS OPORTUNAS RELATIVAS AL REEMPLAZO DE LOS FUNCIONARIOS PRONTOS A JUBILARSE ","2.7.6.1 Realizar un análisis de alternativas que le permitan al SFE contar en forma oportuna (dicha gestión debe considerar la participación activa de las unidades de Recursos Humanos y de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno del SFE y en el Departamento de Recursos Humanos el MAG, según corresponda), con el personal capacitado que sustituiría a los funcionarios que se acojan a su jubilación y cuyas funciones están relacionadas con el proceso denominado “Control Fitosanitario de Importación de Vegetales”.  Dicha recomendación se hace extensiva al resto del personal que estaría próximo a jubilarse; con el fin de que el SFE adopte medidas integrales para tratar este aspecto con oportunidad. La gestión que se emprenda deberá quedar debidamente documentada.","Dirección",null,null,"La Jefatura del Depto. Control Fitosanitario  señaló lo siguiente: “Con respecto a este tema la Dirección tiene conocimiento de la estructura de edades del personal del SFE y se han realizado las gestiones para sustituir al personal que se ha jubilado.  No obstante, en razón de que existe normativa expresa sobre este tema que prohíbe cualquier acto de presión que este encaminado a obligar a las personas a jubilarse.”.\n\nEntre los años 2013 y 2014 el DCF logró contratar 12 funcionarios nuevos los cuales fueron ubicados en las diferentes estaciones de control fitosanitario y con eso se cubre necesidades de personal.\n\nPor otra parte, la Unidad de Recursos Humanos elaboró los cuadros de reemplazo del SFE de los puestos existentes en la institución … en dichos cuadros se visualiza las posibilidades de ascender dentro de la institución y los movimientos de personal.\n\nLa citada información se remitió al DGSC junto con expedientes digitales por funcionario y clases de puestos\n",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",10,null,"AI SFE 007-2013 "," AI-SFE-SA-INF-010-2012","Evaluación del sistema de control interno (SCI) del proceso sustantivo “Control Fitosanitario de Importación de Vegetales ","2.7 -  NECESIDAD DE QUE SE ADOPTEN MEDIDAS OPORTUNAS RELATIVAS AL REEMPLAZO DE LOS FUNCIONARIOS PRONTOS A JUBILARSE ","2.7.6.2 Presentar ante la jerarca del MAG los resultados que se obtengan producto de la implementación de la recomendación 2.7.6.1 anterior; con el fin de buscar su apoyo en la búsqueda de las posibles soluciones. Dicha gestión deberá quedar debidamente documentada.","Dirección",null,null,null,null,null,null,null,"Sin asignar","RSE","Este aspecto será atendido por la administración activa por medio del resultado al IGI-2016 (relevo generacional) y el respecto Plan de Acción.  Considerando los resultados sobre la implementación de la recomendación 2.7.6.1, se considera conveniente dejar la recomendación sin efecto. En ese sentido, se solicitará información a la administración sobre la implementación del Plan de Acción relativo al IGI-2016."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",10,null,"AI SFE 007-2013 "," AI-SFE-SA-INF-010-2012","Evaluación del sistema de control interno (SCI) del proceso sustantivo “Control Fitosanitario de Importación de Vegetales ","2.7 -  NECESIDAD DE QUE SE ADOPTEN MEDIDAS OPORTUNAS RELATIVAS AL REEMPLAZO DE LOS FUNCIONARIOS PRONTOS A JUBILARSE ","2.7.6.3 Remitir en forma oportuna ante las instancias externas necesarias, las alternativas definitivas que haya oficializado el SFE (con el apoyo de la Jerarca del MAG), como posibles soluciones a la salida y sustitución del personal que en un corto plazo cumplirá con los requisitos de edad para su jubilación. Dicha gestión deberá quedar debidamente documentada.","Dirección",null,null,"La Unidad de Recursos Humanos elaboró los cuadros de reemplazo del SFE de los puestos existentes en la institución … en dichos cuadros se visualiza las posibilidades de ascender dentro de la institución y los movimientos de personal.\n\nLa citada información se remitió al DGSC junto con expedientes digitales por funcionario y clases de puestos\n",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",10,10,"AI SFE 007-2013 "," AI-SFE-SA-INF-010-2012","Evaluación del sistema de control interno (SCI) del proceso sustantivo “Control Fitosanitario de Importación de Vegetales ","2.8 – DEBILIDADES EN LA PRÁCTICA RELATIVA A LOS ANÁLISIS DE SEMILLAS DE MALEZAS EN IMPORTACIONES ","2.8.6.1 Realizar un análisis de riesgo operativo relativo a la inspección de malezas (principalmente en embarques de semillas de pastos), a efecto de que se visualice (entre otros aspectos) la capacidad instalada que requiere el SFE para soportar su gestión con respecto a dicha inspección y la frecuencia (muestreo) en que se deben ejecutar (aplicando para ello la metodología de riesgos relativa al SEVRI); así como la necesidad de elaborar e implementar la metodología estandarizada de aplicación obligatoria, y lo correspondiente a la capacitación requerida por el personal. ","Departamento de Control Fitosaniatrio \n(Dirección)","Mediante el oficio DSFE-0520-2019 del 20/06/2019, la Dirección remitió el cronograma de actividades ajustado, definiendo las siguientes actividades:\n\n1. Enviar Oficio a la jefatura del Departamento de Control Fitosanitario instruyendo para que contemplen en la identificación y valoración de riesgos lo relativo a la inspección de malezas, principalmente en embarques de semillas de pastos.\n\n2. Verificar en el sistema Synergy que se analizo el riesgo.","Nelson Morera Paniagua\nmmorera@sfe.go.cr","Mediante oficio CFI-050-2016 la Jefatura del DCF expone su punto de vista con relación a referida recomendación.     \n                          \nCFI-138-2018 del 22/06/2018\n\nAdicionalmente, en atención al oficio AI SFE 331-2018, la Dirección señaló lo siguiente: \"Capacitar a los inspectores fitosanitarios en temas de malezas, la jefatura del Departamento de Control Fitosanitario solicita apoyo al Ing. Benny García en charlas sobre malezas.\"\n\nMediante el oficio DSFE-0520-2019 del 20/06/2019, la Dirección remitió el cronograma de actividades ajustado, en atención a los requerido por la Auditoría Interna, según el oficio AI-0017-2019 del 30/05/2020; con relación a la recomendación sujeta a seguimiento señaló que por medio del oficio DSFE-0440-2019 giró instrucciones a la jefatura del Departamento de Control Fitosanitario para que contemplen en la identificación y valoración de riesgos lo relativo a la inspección de malezas, principalmente en embarques de semillas de pastos.\n\nMediante el oficio DCF-0028-2021 se indica, entre otros aspectos, lo siguiente: \n\"(...)\n5- Se realizará la valoración del riesgo en el SEVRI por parte del departamento de Control Fitosanitario.\nEn síntesis, el departamento a mi cargo está en la mejor disposición de colaborar en lo que corresponda, que sería básicamente la toma de muestra para el diagnóstico, pero para llegar a este punto; se debe iniciar con los análisis de riesgo respectivos por parte de la Unidad de ARP y la determinación de las necesidades de equipo por parte del LCDP.\".",null,null,null,null,"Parcialmente","RPC","\nBoleta SISAI N° AI-2020-0008\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0248\n\nEl resultado de la valoración del riesgo que registre el Departamento de Control Fitosanitario  en el SYNERGY y su vinculo con la recomendación, permitirá valorar el cierre de la misma.\n\nLo relevante sobre esta recomendación, es que el SFE pueda identificar los riesgos asociados,  sobre todo tomando en cuenta  la capacidad instalada actual (laboratorio, personal suficiente y capacitado, actividades de control, sistemas de información, etc.) que requiere para realizar una efectiva inspección de malezas (principalmente en embarques de semillas de pastos); considerando la frecuencia en que su labor  (muestreo) se debe ejecutar; pues de existir esos riesgos y de materializarse los mismos, la organización debe contar con los mecanismos que minimicen su impacto.\n\nRequerimiento de información pendiente de atender (oficio AI-0177-2022).\n\nBoleta_SISAI_2023-0030"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",10,null,"AI SFE 007-2013 "," AI-SFE-SA-INF-010-2012","Evaluación del sistema de control interno (SCI) del proceso sustantivo “Control Fitosanitario de Importación de Vegetales ","2.8 – DEBILIDADES EN LA PRÁCTICA RELATIVA A LOS ANÁLISIS DE SEMILLAS DE MALEZAS EN IMPORTACIONES ","2.8.6.2 Valorar la necesidad de establecer un laboratorio central de diagnóstico de malezas, que se convertiría en punto de referencia o confirmación para los diagnósticos preliminares que se efectúen en las Estaciones de Control Fitosanitario. La decisión que se adopte deberá quedar debidamente documentada.","Dirección",null,null,"La Jefatura del Depto. Control Fitosanitario señaló lo siguiente: “… se planea establecer el Laboratorio de Malezas en Grecia.”. Asimismo. La citada jefatura planteó dicha situación ante la Dirección (oficio CFI-408-2014 del 06/11/2014); pero a la fecha no ha recibido respuesta.  Mediante el oficio DSFE.SD.027.2015 del 14/05/2015, la Subdirección del SFE le informó a la Jefatura del DCF que la decisión de establecer el Laboratorio de Control de Malezas se mantiene, con sede en Grecia.  \nOficio CFI-138-2018 del 22/06/2018.\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, la Dirección manifestó lo siguiente: \"Se ubico el Laboratorio de Malezas en el edificio de la Unidad Regional Central Occidental. Se apoyo a un funcionario para que cursara una maestría con la finalidad de fortalecer personal del laboratorio, quien desarrollo los diferentes trabajos incluyendo la tesis de grado en materia de malezas. \nSe giraron instrucciones al Jefe Unidad Regional Central Occidental mediante Oficio DSFE.091.2019 y el Ing. Marco Vinicio Jiménez remitió oficio URCO-017-2019 al Ing. Dennis Matamoros.\"",null,null,null,null,"Parcialmente","RC","Considerando la naturaleza de la recomendación y en forma integral, las decisiones adoptadas por la administración, se procede a registrar como atendida la misma.\n\nEn estudio posterior, se estará analizando la efectividad de la gestión, sobre este particular."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",10,10,"AI SFE 007-2013 "," AI-SFE-SA-INF-010-2012","Evaluación del sistema de control interno (SCI) del proceso sustantivo “Control Fitosanitario de Importación de Vegetales ","2.9 - REALIZACIÓN DE COBROS IMPROCEDENTES POR  UN SERVICIO FITOSANITARIO BRINDADO","2.9.6.1 Cuantificar las sumas cobradas en forma irregular (apoyando dicha gestión en la información almacenada en los sistemas automatizados SACI y SICOIN; así como en los archivos y expedientes físicos bajo la responsabilidad de las estaciones de control fitosanitario), a fin de adoptar las medidas administrativas en aspectos financieros, contables y presupuestarios para determinar la posibilidad de establecer las acciones necesarias; gestión que lleva implícita la identificación de los usuarios perjudicados por el cobro improcedente. Cualquier posición diferente a la recomendada deberá documentarse y fundamentarse en criterios técnicos, administrativos y de tipo legal, según corresponda. ","Departamento Administrativo y Financiero","Se informa lo siguiente: \"Se elaborará un informe que contenga los elementos suficientes para cerrar esta recomendación, donde se incorporen de las acciones efectivas emprendidas por la administración; por cuanto de haber existido la posibilidad de realizar devoluciones de dinero y no haberse gestionado lo que correspondía.\".","Gabriela Sáenz Amador\ngsaenz@sfe.go.cr ","En el oficio DCFi-110-2013 del 05/04/2013, se indicó lo siguiente: “Las sumas cobradas durante los últimos cuatro años ascienden a un monto de 98.310.885, monto que incluye del año 2009 al 2012, a partir de octubre del 2012 se les comunicó a las Estaciones del error en el cobro para que se dejara de realizar …. \n\nPor lo que este punto se debe cerrar en lo referente al Dpto. de Control Fitosanitario.  Ha de indicarse, que dentro de este punto se incluye acciones propias del Departamento Administrativo al cual le comunique en forma escrita de la situación ….”.\nMediante oficio DAF-UF048-2014 del 09/10/2014 se indicó: “Mediante oficio DAF-Fin-42-2014 se realiza la consulta a la Unidad de Asesoría Jurídica, la cual indica, si el SFE ha realizado cobros, los cuales no están sustentados en norma legal, estos deben ser reintegrados a los usuarios que cancelaron dicho monto.  Ahora bien como indicó el Ing. Marco Alfaro en Nota DCFI-92-2013 en el cual esta administración también está de acuerdo  …    \n                                                  \nOficio CFI-138-2018 del 22/06/2018\n\nOficio CFI-018-2019 del 01/02/2019\n\nPor medio del oficio CFI-035-2019, la Jefatura del DCF expuso ante el DAf la situación que se presenta con la recomendación.\n\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF manifestó lo siguiente: (DAF-055-2019) \"Hasta el momento esta Administración no recibió ningún reclamo por  los usuarios afectados y la Unidad de Asuntos Jurídicos dictó que la devolución o compensación prescribe transcurridos 4 años a partir del día siguiente a la fecha que se efectuó el pago.\".\n\nMediante los oficios AI SFE 010-2019, AI SFE 011-2019 y AI-0051-2019, la Auditoría Interna emitió comentarios dirigidos a la AA.\n\nEl Departamento Administrativo y Financiero informó lo siguiente: \"Se elaborará un informe que contenga los elementos suficientes para cerrar esta recomendación, donde se incorporen de las acciones efectivas emprendidas por la administración; por cuanto de haber existido la posibilidad de realizar devoluciones de dinero y no haberse gestionado lo que correspondía.\". Sobre este particular se indica como fecha máxima para emitir el referido informe, el mes de diciembre de 2019.\n\nMediante el oficio AJ-122-2022 del 26/09/2022, se emitió criterio legal; en el cual se señala que la devolución de dineros de provenir de una solicitud planteada a la administración por la parte afectada (por ejemplo usuarios); además se indica que por las circunstancias actuales, la solicitud de devolución o compensación prescribe transcurridos cuatro años a partir del día siguiente a la fecha en que se efectuó el pago o desde la fecha de presentación de la declaración jurada de la cual surgió el crédito; en ese sentido, transcurrido el término de prescripción, sin necesidad de pronunciamiento expreso de la administración, no procede devolución ni compensación alguna por saldos acreedores.",null,null,null,"2019-12-31","Sin asignar","RSE","\n\n\nConsecuente con lo anterior, la Auditoría Interna estará solicitando criterio legal para contar con elementos adicionales para mejor resolver con respecto a dicha recomendación.\n\nBoleta SISAI N° AI-2020-0065\nBoleta_SISAI_AI-2021-0274\nBoleta_SISAI-AI-2022-0092 "]
["Servicio Fitosanitario del Estado",10,null,"AI SFE 007-2013 "," AI-SFE-SA-INF-010-2012","Evaluación del sistema de control interno (SCI) del proceso sustantivo “Control Fitosanitario de Importación de Vegetales ","2.9 - REALIZACIÓN DE COBROS IMPROCEDENTES POR  UN SERVICIO FITOSANITARIO BRINDADO","2.9.6.2 Valorar en la actualización anual (2013) del decreto ejecutivo que establece las tarifas vinculadas con la venta de servicios, la inclusión del ingreso correspondiente a la transmisión electrónica  para la exportación de plantas, productos y subproductos vegetales y agroinsumos. Dicha gestión deberá aprovecharse para ajustar en lo que corresponda el respectivo decreto. ","DAF / DCF","Se informa lo siguiente: \"Se realizarán las reuniones respectivas para concretar la valoración de las tarifas.\".",null,"Mediante los oficios CFI-409-2014 del 06/11/2014 y CFI-413-2014 del 07/11/2014, se solicitó a la Dirección pronunciarse sobre los aspectos contenidos en la recomendación (Se está a la espera de dicha respuesta).\n\nActualmente la administración está trabajando en la elaboración del decreto relativo a la nueva versión tarifaria del SFE.\nOficio CFI-138-2018 del 22/06/2018\nOficio CFI-018-2019 del 01/02/2019\n\nPor medio del oficio CFI-036-2019, la Jefatura del DCF sometió el aspectos contenido en la recomendación al análisis del equipo que tiene a cargo la revisión de las tarifas.\n\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF manifestó lo siguiente: (DAF-055-2019) \"El equipo de trabajo revisa las tarifas constantemente y actualmente la administración está trabajando en modificación tarifaria para publicar.\".\n\nSe considera como parte de la gestión lo señalado en los oficios DSFE-0248-2020 del 25/03/2020 y EQT-0001-2020 del 20/03/2020.",null,null,null,"2019-11-30","Parcialmente","RC","Mediante los oficios AI SFE 011-2019 y AI-0051-2019, la Auditoría Interna emitió comentarios dirigidos a la AA.\n\nEl Departamento Administrativo y Financiero informó lo siguiente: \"Se realizarán las reuniones respectivas para concretar la valoración de las tarifas.\". Sobre este particular se indica como fecha máxima para emitir el referido informe, el mes de noviembre de 2019.\n\nConsiderando en forma integral lo realizado por la AA, con relación el tema de las tarifas, y tomando en cuenta  los términos de la recomendación (valoración de una única tarifa), se valida lo señalado por medio de los oficios DSFE-0248-2020 del 25/03/2020 y EQT-0001-2020 del 20/03/2020, y se procede a registrar la recomendación como atendida.\n\nEl análisis de la gestión emprendida por la AA, concluirá con el resultado del seguimiento de la recomendación 2.1.6.1 contenida en el informe AI-SFE-SA-INF-006-2018 (AI-SFE 333-2018).\n"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",10,null,"AI SFE 007-2013 "," AI-SFE-SA-INF-010-2012","Evaluación del sistema de control interno (SCI) del proceso sustantivo “Control Fitosanitario de Importación de Vegetales ","2.9 - REALIZACIÓN DE COBROS IMPROCEDENTES POR  UN SERVICIO FITOSANITARIO BRINDADO","2.9.6.3 Establecer el procedimiento administrativo que se estaría aplicando en la atención de eventuales reclamos vinculados con la devolución de sumas cobradas a usuarios en forma incorrecta (considerar como insumo los resultados de la recomendación 2.9.6.1 anterior). Cualquier posición diferente a la recomendada deberá documentarse y fundamentarse.","DAF",null,null,"Mediante el oficio DSCi-92-2013 del 22/02/2013 se describió la gestión emprendida que tiene relación con la implementación de la recomendación bajo estudio.",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",10,null,"AI SFE 007-2013 "," AI-SFE-SA-INF-010-2012","Evaluación del sistema de control interno (SCI) del proceso sustantivo “Control Fitosanitario de Importación de Vegetales ","2.9 - REALIZACIÓN DE COBROS IMPROCEDENTES POR  UN SERVICIO FITOSANITARIO BRINDADO","2.9.6.4 Establecer la práctica de comunicar oficialmente por medios idóneos aquellas decisiones superiores relacionadas con la implementación, corrección o eliminación de mecanismos y/o prácticas administrativas que afectan la gestión  técnica-administrativa del Departamento de Control Fitosanitario (a efecto de que se brinde una mayor seguridad de la recepción y aplicación de lo acordado; así como de que dichas instrucciones superiores se custodien y conserven en el archivo permanente respectivo y faciliten de ser necesario la  consulta posterior).","Dirección",null,null,"En el cronograma de actividades se indica que corresponde a la Dirección del SFE: “Establecer la práctica y los medios para comunicar oficialmente las decisiones superiores oficiales”.\n\nSe elaboró, aprobó y está disponible en el sitio web el procedimiento PCCI-GC.PO-06 Proceso de Comunicación del SFE\n",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",10,null,"AI SFE 007-2013 "," AI-SFE-SA-INF-010-2012","Evaluación del sistema de control interno (SCI) del proceso sustantivo “Control Fitosanitario de Importación de Vegetales ","2.10 – DEBILIDADES CON RELACIÓN A LOS EXPEDIENTES DEL  REGISTRO DE IMPORTADORES","2.10.6.1 Someter a análisis de la Encargada del Archivo Central del SFE el documento denominado “Recomendaciones para la elaboración de expedientes, conceptos de algunos términos usados, formatos de actas, procedimientos de muestreo” emitido por la jefatura del Departamento de Control Fitosanitario; a efecto de ajustarlo (según corresponda) y formalizar la conformación de esos expedientes y los documentos básicos que deben contener los mismos. En complemento de dicha gestión debería valorarse la capacitación que sobre este tema podría brindar la citada Encargada al personal del departamento mencionado. Asimismo, se deberá valorar la participación de la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno con respecto a la documentación de este tipo de instrumentos. Las acciones que se adopten deberán quedar debidamente documentadas.","DCF",null,null,"Mediante el oficio CFI-050-2016 se informa que el documento CFI-M-01 denominado \"Manual recomendativo y operativo de Estaciones de Control Fitosanitario\" fue aprobado; el cual fue revisado por la Encargada del Archivo Central en lo que corresponde.\n",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",10,null,"AI SFE 007-2013 "," AI-SFE-SA-INF-010-2012","Evaluación del sistema de control interno (SCI) del proceso sustantivo “Control Fitosanitario de Importación de Vegetales ","2.10 – DEBILIDADES CON RELACIÓN A LOS EXPEDIENTES DEL  REGISTRO DE IMPORTADORES","2.10.6.2 Foliar los expedientes vigentes relativos a importadores registrados; implementado en cada uno de ellos, la guía que facilite la ubicación de los documentos que los conforman. En cuanto a la citada guía, la administración deberá valorar bajo un enfoque de costo-beneficio, si la misma se implementa para cada uno de los expedientes vigentes, o a partir de la conformación de nuevos expediente. La decisión que se adopte sobre este aspecto, deberá quedar debidamente documentada. ","DCF",null,null,"Con oficio CFI-410-2014 del 07/11/2014, se indicó “… sobre la foliatura de los expedientes de registro de importadores … se encuentra al día y se cumplió con antelación a la fecha programada”. Asimismo, mediante el oficio CFI-429-2014 del 20/11/2014, se informa que: “…los expedientes que contienen la información de los importadores incluidos en el Registro de Importadores de Productos Vegetales, fueron revisados, foliados y archivados en su totalidad”.",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",10,null,"AI SFE 007-2013 "," AI-SFE-SA-INF-010-2012","Evaluación del sistema de control interno (SCI) del proceso sustantivo “Control Fitosanitario de Importación de Vegetales ","2.10 – DEBILIDADES CON RELACIÓN A LOS EXPEDIENTES DEL  REGISTRO DE IMPORTADORES","2.10.6.3 Mantener el registro actualizado de los expedientes de importadores; en el cual se visualicen tanto los expedientes que fueron cancelados, los que se actualizaron y que se han adicionado. Dicha situación debe permitir ejercer control sobre el consecutivo de los mismos. ","DCF",null,null,"Mediante oficio CFI-445-2014 del 17/11/2014, se giraron instrucciones para atender la recomendación.\nCon oficio CFI-004-2015 del 21/01/2015, se informa sobre los resultados parciales obtenidos producto de la atención del oficio CFI-445-2014.                                          Por medio del oficio CFI-050-2016 se informa  que los expedientes de los importadores se mantienen actualizados y que los expedientes cancelados se mantienen debidamente archivados; además se indica que se mantiene respaldo electrónico de los expedientes cancelados.\n",null,null,null,null,"Cumplida","RC","Este aspecto será tratado con mayor detenimiento en estudios posterior."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",10,null,"AI SFE 007-2013 "," AI-SFE-SA-INF-010-2012","Evaluación del sistema de control interno (SCI) del proceso sustantivo “Control Fitosanitario de Importación de Vegetales ","2.10 – DEBILIDADES CON RELACIÓN A LOS EXPEDIENTES DEL  REGISTRO DE IMPORTADORES","2.10.6.4 Recomendación reformulada\nAnalizar la situación actual del “Sistema de Cuarentena Vegetal“, a efectos de determinar si el mismo responde a lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo  N° 36999-MAG( “Crea Registro de Importadores de productos de origen vegetal, y el establecimiento de controles de unidades de transportación y bodegas como medida de trazabilidad de productos agrícolas importados”); y según corresponda, se gestione y coordine con la Unidad de Tecnología de la Información del SFE, con el fin de que se ajuste el mismo en lo que corresponda o se diseñe y desarrolle el sistema que sea requerido.\nDicha situación deberá permitir en forma oportuna la entrada en producción del citado sistema debidamente ajustado o de un nuevo sistema que responda a las necesidades de la organización.\nLos resultados del citado análisis y de la gestión que se emprenda, deberán quedar debidamente documentados.\n","DCF",null,null,"Mediante oficio CFI-050-2016 se informa que el ajuste al sistema de información se está trabajando con la UTI, según los términos del oficio CFI-134-2015; gestión que según se ha informado estaría concluyendo e el mes de julio de 2016.        \nMediante oficio CFI‎-‎138‎-‎2018 ‎del ‎22‎/‎06‎/‎2018‎, ‎la Jefatura del Departamento de Control Fitosanitario señaló que‎: \"‎El nuevo ‎sistema de registro ya se elaboró y está en proceso de migración de datos‎.\".‎\nOficio CFI-018-2019 del 01/02/2019\n\nMediante el oficio CFI-037-2019 la Jefatura del DCF señaló que el SIREIM responde a lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 36999-MAG.\n\n",null,null,null,null,"Cumplida","RC","Mediante el oficio  AI SFE 011-2019 se está solicitando información adicional a la suministrada con oficio CFI-018-2019.\n\nEl estado actual del SIREIM se estará verificando a través del estudio de auditoría de sistemas que se realizará durante el año 2019."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",10,null,"AI SFE 007-2013 "," AI-SFE-SA-INF-010-2012","Evaluación del sistema de control interno (SCI) del proceso sustantivo “Control Fitosanitario de Importación de Vegetales ","2.11 – CARENCIA DE UN REGISTRO OFICIAL AUTORIZADO POR LA AUDITORÍA INTERNA RELATIVO A LA INSCRIPCIÓN DE IMPORTADORES DE VEGETALES","2.11.6.1 Remitir para apertura de la Auditoría Interna el libro de actas (o registro) en el cual se consigne la resolución mediante la cual se autoriza la solicitud de registro presentada por los importadores de plantas y productos de origen vegetal. Dicho libro podrá ser llevado en forma manual o a través de hojas sueltas con la asistencia de aplicaciones tecnológicas como por ejemplo el “Word” y el “Excel”.  Una vez que se cuente con el libro debidamente autorizado, se deberán definir y aplicar las actividades de control relativas a su conservación, actualización, disponibilidad y custodia; lo anterior considerando que dichos libros deben visualizarse en todo momento, como una fuente primaria de información que facilite la consulta, la toma de decisiones y la adecuada rendición de cuentas.","DCF",null,null,"Mediante el oficio DCFi-001-2014 del 06/01/2014, el DCFi procedió a solicitar la apertura de los libros denominados:\n\n• Registro de Importadores\n• Modificaciones al Registro de Importadores\n",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",10,null,"AI SFE 007-2013 "," AI-SFE-SA-INF-010-2012","Evaluación del sistema de control interno (SCI) del proceso sustantivo “Control Fitosanitario de Importación de Vegetales ","2.11 – CARENCIA DE UN REGISTRO OFICIAL AUTORIZADO POR LA AUDITORÍA INTERNA RELATIVO A LA INSCRIPCIÓN DE IMPORTADORES DE VEGETALES","2.11.6.2 Realizar el cierre administrativo de los  libros de actas (en hojas sueltas) que se han venido llevando (como es el caso del Tomo 2).  Al respecto, se deberán definir y aplicar las actividades de control relativas a la conservación,  disponibilidad y custodia de los libros de actas administrativos que fueron abiertos en su oportunidad por la jefatura del Departamento de Control Fitosanitario, considerando que dichos registros deben visualizarse en todo momento como una fuente primaria de información que facilite la consulta, la toma de decisiones y la adecuada rendición de cuentas. ","DCF",null,null,"Se informó que el DCFi procedió a realizar el cierre administrativo del libro respectivo.",null,null,null,null,"Cumplida","RC"]
["Fuente: Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno (PCCI) así como de la Unidad de Auditoría Interna del SFE, Julio 2016."]
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