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["Institución","CANTIDAD","ESTADO","Número de oficio","Número del informe","Nombre del informe","Hallazgos","Recomendaciones de Auditoría","Unidad responsable de cumplimiento","Acciones de cumplimiento por la Administración","Contacto del Responsable ","Evidencia de Cumplimiento de la Administración","Fecha de emisión del Informe de Auditoría","Fecha de recepción de la recomendación a la unidad correspondiente","Fecha límite de cumplimiento","Prórroga/Ampliación de Plazo","Condición de la recomendación","Estado de la recomendación AI","Observaciones",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Cumplida"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,null,"AI SFE 079-2017","AI-SFE-SA-INF-001-2017","INFORME DE RELACIÓN DE HECHOS  - RESULTADOS DEL ESTUDIO ESPECIAL DE AUDITORÍA SOBRE EVENTUALES IRREGULARIDADES RELACIONADAS CON EL ACCIONAR DEL EXDIRECTOR DEL SFE Y DEL FUNCIONARIO QUE FUE DESIGNADO COMO ÓRGANO DE INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA CONFORMADO PARA INDAGAR LA APARENTE EXPORTACIÓN IRREGULAR DE PIÑA ORGÁNICA \n","Capítulos de Hechos N°1 y Hechos N° 2 ","6.1 Ordenar la apertura del procedimiento administrativo que permita, de conformidad con lo que establece la Ley General de Administración Pública N° 6227, determinar la verdad real de los hechos y las eventuales responsabilidades administrativas de carácter disciplinario, en que podría haber incurrido el funcionario del Servicio Fitosanitario del Estado, señalado en el apartado N° 3 “Presunto Responsable” (específicamente en el numeral 3.2), y proceder a aplicar medidas sancionatorias, según corresponda.","Dirección","El Director del SFE en atención a posición de las autoridades del MAG comunicó el archivo del informe","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr                                                         2549 3563"," Oficio DSFE.186.2017 del 05/04/2017                                                            \nOficio DVM-IQV-262-2017 del 06/04/2017                                                        \nOficio MAG-AJ-0271-2016 del 17/04/ 2017                                                \nOficio DVM-IQV-280-2017 de fecha 19/04/2017                     \nOficio DSFE.214.2017 del 20/04/2017                            \nOficio AJ-047-2017 del 10/05/2017                                                      \nOficio AJ-059-2017 del 08/05/2017                                                         \nOficio DSFE.270-2017 del 25/05/2017                                               \nOficio MAG-AJ-0415-2017 del 06/06/2017                                      \nOficio AJ-91-2017 del 11/07/2017                                                                 \nOficio AJ-105-2017 del 21/07/2017                                                                                                                                          Resolución PA-MAG-042-2017 del 11/08/2017                                \nOficio DVM-AS-IQV-240-2017 del 25/09/2017\nResolución PA-MAG-051-2017 del 11/10/2017\nResolución RA-MAG-053-2017 del 20/10/2017\nOficio GIRH-13333-2017 del 25/10/2017 (se impuso 8 días de sanción)\n","2017-03-31"," "," ",null,"Cumplida","RC"," ",null,{"$f":"SUM(COUNTIF(A2:A177,A2:A177))","v":176},null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,null,"AI SFE 079-2017","AI-SFE-SA-INF-001-2017","INFORME DE RELACIÓN DE HECHOS  - RESULTADOS DEL ESTUDIO ESPECIAL DE AUDITORÍA SOBRE EVENTUALES IRREGULARIDADES RELACIONADAS CON EL ACCIONAR DEL EXDIRECTOR DEL SFE Y DEL FUNCIONARIO QUE FUE DESIGNADO COMO ÓRGANO DE INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA CONFORMADO PARA INDAGAR LA APARENTE EXPORTACIÓN IRREGULAR DE PIÑA ORGÁNICA \n","Capítulos de Hechos N°1 y Hechos N° 2 ","6.2 Valorar con el apoyo de la Asesoría Legal, lo descrito en el apartado 3 Presuntos Responsables, específicamente en el numeral 3.1, a efecto que de la administración activa, previo a la instrucción del procedimiento administrativo, analice la pertinencia de adoptar las medidas que pudiesen corresponder, considerando las circunstancias actuales","Dirección","El Director del SFE en atención a posición de las autoridades del MAG comunicó el archivo del informe","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr                                                      2549 3563","Oficio AJ-91-2017 del 11/07/2017                                                                 \nOficio AJ-105-2017 del 21/07/2017                                                                                                                                          \nResolución PA-MAG-051-2017 del 11/10/2017\n","2017-03-31"," "," ",null,"Cumplida","RC"," ",null,{"$f":"SUM(IFERROR(1/COUNTIF(B2:B177,B2:B177),0))","v":7.0000000000000187},null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,2,"AI SFE 119-2017","AI-SFE-SA-INF-002-2017","INFORME DE CONTROL INTERNO - RESULTADOS SOBRE DEBILIDADES DETECTADAS EN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, PRODUCTO DE UN ESTUDIO ESPECIAL DE AUDITORÍA PARA LA ATENCIÓN DE DENUNCIAS RELACIONADAS CON LA EXPORTACIÓN DE PIÑA ORGÁNICA  \n"," 2.1 Falta de claridad al aplicar la norma que debe soportar el levantamiento anticipado del período de transición"," 2.1.6.1 Analizar a efecto de que se determine si la norma aplicada por la Unidad de ARAO para autorizar el levantamiento anticipado del proceso de transición a la empresa Del Valle Verde Corp. S.A. (en lo que respecta a la áreas en transición orgánica que administraba anteriormente L Y L Proyectos MMV S.A.), se ajustó al principio de legalidad (Referencia: numerales 2.1.2.b, 2.1.2.d y 2.1.3 del presente hallazgo); situación que además, deberá permitir, entre otros aspectos, valorar los siguientes escenarios: (...)","Dirección"," 1) Solicitar a la Unidad de Asesoría Legal criterio sobre la situación jurídica que soporta los actos administrativos realizados por ARAO para autorizar el levantamiento anticipado del proceso de transición a la empresa Del Valle Verde Corp.                                                                              \n2) Analizar la documentación suministrada por la Unidad de Asesoría Legal y tomar decisiones sobre las acciones a implementar.","Nelson Morera Paniagua\nnmorera@sfe.go.cr ","La Dirección giró instrucciones a la Unidad de Asuntos Jurídicos, a efecto de contar con los insumos necesarios para la atención de la recomendación 2.1.6.1.(oficio DSFE.461.2017)\n\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, la Dirección señaló lo siguiente: \"Se tramito Oficios ARAO.011.2019 y ARAO.017.2019 con el objetivo de tener claridad en el proceso de transición.\".\n\nMediante el oficio DPO-131-2019 del 18/02/2019, el Depto. de  Producción Orgánica del MAG, en respuesta al oficio ARAO-011.2019, indicó: \"En cuanto completemos el análisis legal, estaríamos trabajando la propuesta de criterios que quisiéramos analizar en conjunto con ustedes para incorporar el conocimiento y la experiencia de ustedes en la aplicación de la norma. Asimismo, debemos revisar el tema en el Decreto 35242 para que no se den diferentes interpretaciones\".\n\nCon el oficio DSFE-0431-2019 del 03/06/2019, la Dirección del SFE solicitó al Departamento de Producción Orgánica del MAG (DPO). que se requería contar con la respuesta al oficio ARO-011.2019; situación que estaría generando elementos adicionales para soportar la toma de decisiones.\n\nPor medio del oficio DNEA-DPO-028-2020 del 07/08/2020, se atendieron los oficios ARAO-011-2019 y DSFE-0431-2019, señalando  que como resultado de la gestión realizada en el año 2019, DPO y ARAO generaron una propuesta; la cual se estaría integrando como parte de la modificación integral al decreto 35242 o una reforma específica sobre este tema. También se están tomando algunas medidas que estarían contribuyendo con el proceso de consulta pública que debe ser sometida la referida modificación. Una vez que se tenga la versión final del documento, se coordinará con el Despacho Ministerial, el mecanismo que se estaría aplicando para ajustar el citado decreto.\n\nMediante el oficio DSFE-0422-2021, la Dirección solicita a la UAJ atender lo requerido con el oficio DSFE.461.2017.  Con oficio DSFE-0245-2022 del 10/05/2022, suministra el criterio legal contenido en el oficio AJ-027-2021 del 29/06/2021, mediante el cual se hace transcripción del criterio legal contenido en el oficio AJ-059-2017 del 08/05/2017; además, en el último párrafo se señaló lo siguiente: \"De requerir con detalle las consultas planteadas, esta unidad asesora requiere de la fuente primaria para realizar el análisis integral y brindar una adecuada asesoría. Entiéndase como fuente primaria el expediente administrativo de las actuaciones de ARAO sobre el tema en consulta.\".\n\nPor medio del oficio DSFE-0559-2022 del 06/10/2022, se informó sobre la  aparente imposibilidad legal que tiene ARAO de suministrar a la Unidad de Asuntos Jurídicos la documentación requerida para analizar el tema descrito en el recomendación sujeta a seguimiento, por cuanto, según los términos de del oficio OR-AO-0077-2022 del 21/09/2022, dicha información forma parte del expediente confidencial de ex-operadores orgánicos, situación que limita realizar la solicitud para el acceso a dicho expediente confidencial por parte de terceros.","2017-05-15","2017-05-16","2017-03-07","31/10/2017","Parcialmente cumplida/En proceso","RSE","En el criterio legal contenido en el oficio AJ-059-2017 del 08/05/2017, entre otros aspectos, indicó la UAJ que comparte lo señalado por la PGR en el dictamen C-021-2011 del 31/01/2011, específicamente, al señalar: \"Será entonces en atención de los antecedentes de cada caso en concreto que deberá apreciarse si existe la necesidad identidad fáctica entre la denuncia que fuera archivada por falta de mérito y el procedimiento posterior que se abrió en contra de la misma persona denunciada, para poder asó determinar la concurrencia de la vulneración del non bis in ídem ...\".\n\nConsiderando el párrafo final del oficio AJ-027-2021, se puede indicar que la UAJ no se pudo pronunciar sobre el fondo asociado a la recomendación sujeta a seguimiento, por cuanto la administración no le aportó el expediente administrativo completo de las actuaciones de ARAO, para poder realizar el análisis integral y brindar una adecuada asesoría.\n\nBoleta SISAI N° AI-2021-0063\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0246\n\nBoleta_SISAI_AI-2022-0010\n\n\nBoleta_SISAI_AI-2023-0007",null,{"$f":"SUM(IFERROR(1/COUNTIF(C2:C177,C2:C177),0))","v":4},null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Parcialmente cumplida/En proceso"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI SFE 119-2017","AI-SFE-SA-INF-002-2017","INFORME DE CONTROL INTERNO - RESULTADOS SOBRE DEBILIDADES DETECTADAS EN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, PRODUCTO DE UN ESTUDIO ESPECIAL DE AUDITORÍA PARA LA ATENCIÓN DE DENUNCIAS RELACIONADAS CON LA EXPORTACIÓN DE PIÑA ORGÁNICA  \n"," 2.1 Falta de claridad al aplicar la norma que debe soportar el levantamiento anticipado del período de transición","2.1.6.2 Analizar el “Procedimiento de fiscalización a las agencias y operadores en transición, operadores certificados” (OR-AO-PO-05 del 20/09/2016 / Versión 1), a efecto de que se determine si el mismo debe ser ajustado (en apego a los lineamientos establecidos por el SFE para estos efectos), considerando los escenarios y los plazos establecidos en el artículo 75 de la Ley N° 7554, artículos 10 y 75 de la Ley N° 8591; los cuales se complementan con lo dispuesto en los artículos 8° y 9° del Decreto N° 29782-MAG y el artículo 58 del Decreto N° 35242-MAG-H-MEIC. Es fundamental que como parte del diagnóstico que se realice, se considere lo descrito en el numeral 2.1.2 contenido en el aparato de “Condición” del presente hallazgo\n","UARAO"," Actualizar el procedimiento del periodo de transición, el cual contemple todos los aspectos de la fiscalización.","Karla Morales Román                    kmorales@sfe.go.cr                                                   2549 3476","Oficio ARAO.131.17 del 22/11/2017 (Anexo 1)","2017-05-15","2017-05-16","2017-02-10","31/10/2017","Cumplida","RC","En próximo servicio de fiscalización, se verificará la efectividad de la actividad de control implementada (procedimiento             \nOR-AO-PO-07)"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI SFE 119-2017","AI-SFE-SA-INF-002-2017","INFORME DE CONTROL INTERNO - RESULTADOS SOBRE DEBILIDADES DETECTADAS EN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, PRODUCTO DE UN ESTUDIO ESPECIAL DE AUDITORÍA PARA LA ATENCIÓN DE DENUNCIAS RELACIONADAS CON LA EXPORTACIÓN DE PIÑA ORGÁNICA  \n","2.2 Aplicación parcial de lo dispuesto en la normativa que regula la producción orgánica en Costa Rica  ","2.2.6.1 Instruir a la Unidad de ARAO para que adopte las acciones necesarias que permitan cumplir a cabalidad con lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 54 del Decreto Ejecutivo Nº 35242-MAG-H-MEIC. Se somete a valoración de la Dirección hacer extensiva esta recomendación a efecto de verificar el cumplimiento efectivo de lo dispuesto en los numerales 1 y 3 del referido artículo 54","Dirección"," 1) Girar instrucciones a la Unidad de ARAO para que establezca los mecanismos para dar cumplimiento con lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 54 del Decreto N° 35242-MAG-H-MEIC e informar sobre los mismos a la Dirección.                                                                                 2) Realizar las gestiones necesarias ante la Dirección General de  Aduanas para solicitar la inclusión de una nota técnica en agricultura orgánica.\n","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr                                                     2549 3563","Oficio DSFE.463.2017 del 14 de agosto, 2017                               ","2017-05-15","2017-05-16","2017-03-07","28/07/2017","Cumplida","RC","La Dirección giró instrucciones para la atención de la recomendación"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI SFE 119-2017","AI-SFE-SA-INF-002-2017","INFORME DE CONTROL INTERNO - RESULTADOS SOBRE DEBILIDADES DETECTADAS EN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, PRODUCTO DE UN ESTUDIO ESPECIAL DE AUDITORÍA PARA LA ATENCIÓN DE DENUNCIAS RELACIONADAS CON LA EXPORTACIÓN DE PIÑA ORGÁNICA  \n","2.2 Aplicación parcial de lo dispuesto en la normativa que regula la producción orgánica en Costa Rica  ","2.2.6.2 Analizar en conjunto con las instancias competentes (Ministerio de Hacienda, Dirección General de Aduanas, etc.) la posibilidad de gravar con la  Nota Técnica 0265 todas las partidas arancelarias vinculadas con la exportación de productos orgánicos (producto vegetal fresco o procesado), lo anterior a efecto de ejercer un control efectivo sobre las exportaciones. En caso de que no sea posible la inclusión de la Nota Técnica 0265,  valorar la posibilidad de gestionar la creación de una Nota Técnica específica para este tipo de productos de origen orgánico.  El análisis y decisión adoptada debe documentarse","Dirección","1)  Informar a las agencias certificadoras sobre los resultados de la gestión ante la Dirección General de Aduanas.                                                        2) Socializar el esquema de certificación con los involucrados.","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr                                                     2549 3563","Oficio DSFE.463.2017 del 14 de agosto, 2017                               \nOficio ARAO.131.17 del 27/11/2017\nSegún la información suministrada por la Jefatura de la UARAO, la gestión emprendida por el SFE ante el MH, propició la creación de la NT 0390, la cual está asociada a productos de origen vegetal orgánicos. Sin embargo, se indica que todavía se está trabajando en los sistemas de información, a efecto de ajustarlos y que se concrete la aplicación de la referida NT.\nAnte consulta planteada a la UTI se nos informó que actualmente se encuentran realizando pruebas en conjunto con el MH, con el fin de depurar lo que correspondo con relación a los sistemas que estarían permitiendo, entre otros aspectos, la aplicación de la mencionada NT.","2017-05-15","2017-05-16","2017-02-10","31/10/2017","Cumplida","RC"," "]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI SFE 119-2017","AI-SFE-SA-INF-002-2017","INFORME DE CONTROL INTERNO - RESULTADOS SOBRE DEBILIDADES DETECTADAS EN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, PRODUCTO DE UN ESTUDIO ESPECIAL DE AUDITORÍA PARA LA ATENCIÓN DE DENUNCIAS RELACIONADAS CON LA EXPORTACIÓN DE PIÑA ORGÁNICA  \n","2.2 Aplicación parcial de lo dispuesto en la normativa que regula la producción orgánica en Costa Rica  ","2.2.6.3 Analizar el criterio legal contenido en el oficio AJ-25-2017 del 3 de marzo de 2017 emitido por la Unidad de Asuntos Jurídicos del SFE (UAJ), a efecto de que se proceda a identificar los aspectos que deben ser considerados para depurar el sistema de control interno en materia de agricultura orgánica y el  esquema de certificación que viene trabajando el SFE con el Ente Costarricense de Acreditación (ECA); situación que debe permitir comunicar a las agencias certificadoras lo que corresponda. En caso de duda sobre aspectos contenidos en el citado criterio legal, la administración conforme a sus competencias, podrá solicitar las aclaraciones y/o ampliaciones que considere necesarias ante la UAJ; e inclusive, podrá gestionar la obtención de los criterios respectivos ante la Procuraduría General de la República. Las decisiones y resultados que se generen deben documentarse","UARAO"," 1) Realizar las gestiones ante la Dirección del SFE para la aprobación del esquema de certificación con el ECA. .                                                                                                       2) Socializar el esquema de certificación con los involucrados.","Karla Morales Román                    kmorales@sfe.go.cr                                                   2549 3476","Oficio ARAO.131.17 del 22/11/2017 (oficios ARAO.02.17, ARAO.57.17, ARAO.75.17 y ARAO.114.17)\nLa versión  I-2018 del \"Esquema de Certificación para la Producción de Producto Orgánico\" se publicó en el Alcance N° 178 del Diario Oficial La Gaceta el día 03/10/2018.","2017-05-15","2017-05-16","2017-01-11","30/11/2017","Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI SFE 119-2017","AI-SFE-SA-INF-002-2017","INFORME DE CONTROL INTERNO - RESULTADOS SOBRE DEBILIDADES DETECTADAS EN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, PRODUCTO DE UN ESTUDIO ESPECIAL DE AUDITORÍA PARA LA ATENCIÓN DE DENUNCIAS RELACIONADAS CON LA EXPORTACIÓN DE PIÑA ORGÁNICA  \n","2.2 Aplicación parcial de lo dispuesto en la normativa que regula la producción orgánica en Costa Rica  ","2.2.6.4 Depurar el “Procedimiento de solicitud de Certificado de Exportación de Productos Orgánicos” (OR-AO-PO-02) en lo que respecta al alcance, lo anterior por cuanto, es una obligación de todo exportador de productos orgánicos contar con un certificado de exportación oficial, y no que sea a solicitud de la Agencia Certificadora. El certificado para la exportación de productos orgánicos debe emitirse, indistintamente de si el país de destino requiere o no este certificado o si existe o no reconocimiento y/o equivalencia entre la normativa que regula la actividad orgánica en Costa Rica y el país destino. En la depuración de este procedimiento y mecanismos de control asociados (registros Excel, formato de los certificados de exportación) se deberá observar lo señalado por este órgano de fiscalización en el Informe de Control Interno N° AI-SFE-SA-INF-004-2015 (hallazgo 2.10) y en forma complementaria lo descrito por medio del informe de asesoría             AI-SFE-SP-007-2016 y el criterio legal contenido en el oficio               AJ-25-2017 del 3 de marzo de 2017","UARAO"," 1) Actualizar el procedimiento \"Solicitud de Certificado de Exportación de Productos Orgánicos  \" con  los cambios pertinentes indicados  por la UE.                                                                                                       2) Enviar solicitudes a las agencias certificadoras para la actualización de los registros de operadores orgánicos.","Karla Morales Román                    kmorales@sfe.go.cr                                                   2549 3476","Oficio ARAO.131.17 del 22/11/2017\nSe oficializó la versión 2 del \"Procedimiento de Solicitud de Certificado de Exportación de Productos Orgánicos\" (OR-AO-PO-02); el cual se aprobó el 20/02/2018.","2017-05-15","2017-05-16","2017-02-10","31/10/2017","Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI SFE 119-2017","AI-SFE-SA-INF-002-2017","INFORME DE CONTROL INTERNO - RESULTADOS SOBRE DEBILIDADES DETECTADAS EN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, PRODUCTO DE UN ESTUDIO ESPECIAL DE AUDITORÍA PARA LA ATENCIÓN DE DENUNCIAS RELACIONADAS CON LA EXPORTACIÓN DE PIÑA ORGÁNICA  \n","2.2 Aplicación parcial de lo dispuesto en la normativa que regula la producción orgánica en Costa Rica  ","2.2.6.5 Establecer las acciones que le permitan a la Unidad de ARAO contar con registros completos y actualizados (con el apoyo de las agencias certificadoras)  de todos los operadores orgánicos, mismos que deben cumplir con el Reglamento Nacional -Decreto Ejecutivo                               N° 29782-MAG- (y la normativa conexa aplicable), independientemente del destino final de sus productos (mercado nacional o exportación) y de si existen o no acuerdos de reciprocidad o equivalencia entre el ordenamiento nacional y el del mercado de destino.  Lo anterior tomando como marco de referencia, el criterio legal contenido en el oficio AJ-25-2017 del 3 de marzo de 2017 de la Unidad de Asuntos Jurídicos","UARAO"," Enviar solicitudes a las agencias certificadoras para la actualización de los registros de operadores orgánicos.","Karla Morales Román                    kmorales@sfe.go.cr                                                   2549 3476","Oficio ARAO.131.17 del 22/11/2017 (oficios ARAO.66.17 y ARAO.081.17)\nLas Agencias Certificadoras dieron respuesta al oficio ARA.66.17.\nEn la página Web del SFE se mantiene información sobre los operadores orgánicos; la cual se puede accesar a través de la siguiente dirección: \nhttp://www.sfe.go.cr/SitePages/ARAO/InicioARAO.aspx","2017-05-15","2017-05-16","2017-01-06","30/06/2017","Cumplida","RC","En próximo servicio de fiscalización, se verificará la calidad de la información divulgada a través de la página Web."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI SFE 119-2017","AI-SFE-SA-INF-002-2017","INFORME DE CONTROL INTERNO - RESULTADOS SOBRE DEBILIDADES DETECTADAS EN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, PRODUCTO DE UN ESTUDIO ESPECIAL DE AUDITORÍA PARA LA ATENCIÓN DE DENUNCIAS RELACIONADAS CON LA EXPORTACIÓN DE PIÑA ORGÁNICA  \n","2.2 Aplicación parcial de lo dispuesto en la normativa que regula la producción orgánica en Costa Rica  ","2.2.6.6 Establecer las acciones necesarias que permitan dar cumplimiento al artículo 54 del Decreto Ejecutivo Nº 35242-MAG-H-MEIC, a efecto de contar con un registro nacional de áreas de producción orgánica certificada y de la producción registrada en transición. Lo anterior para que se facilite la fiscalización sobre la actividad orgánica en Costa Rica, generándose la información suficiente y pertinente para soportar la toma de decisiones","UARAO"," 1) Realizar una revisión de los archivos para verificar los operadores y las áreas que están en transición  y contar con la estadística respectiva.                                                                                                                     2) Publicar anualmente en la página web del SFE las áreas en transición.","Karla Morales Román                    kmorales@sfe.go.cr                                                   2549 3476","  Oficio ARAO.131.17 del 22/11/2017\nEn la página Web del SFE se mantiene información sobre los operadores orgánicos; la cual se puede accesar a través de la siguiente dirección: \n\nhttp://www.sfe.go.cr/SitePages/ARAO/InicioARAO.aspx\n\nEntre la información publicada se encuentra aquella relacionada con los operadores en transición y estadísticas asociadas a las áreas de producción orgánica certificada.","2017-05-15","2017-05-16","2017-01-11","30/11/2017","Cumplida","RC","La calidad de control será verificada en estudio posterior."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI SFE 119-2017","AI-SFE-SA-INF-002-2017","INFORME DE CONTROL INTERNO - RESULTADOS SOBRE DEBILIDADES DETECTADAS EN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, PRODUCTO DE UN ESTUDIO ESPECIAL DE AUDITORÍA PARA LA ATENCIÓN DE DENUNCIAS RELACIONADAS CON LA EXPORTACIÓN DE PIÑA ORGÁNICA  \n","2.3 Falta de normativa interna que regule la suspensión de operadores orgánicos y agencias certificadoras","2.3.6.1 Elaborar, aprobar, divulgar e implementar las actividades de control necesarias (políticas, procedimientos y otros mecanismos) para regular la suspensión de operadores orgánicos y agencias certificadoras (lo que incluye operativizar en forma oportuna lo dispuesto en el artículo 64 del decreto ejecutivo N°26921-MAG, el artículo 108 del decreto ejecutivo N° 29782-MAG y el esquema de certificación que sea aprobado).   Es fundamental que como parte del diagnóstico que se realice, se considere lo descrito en el numeral 2.3.2 “Condición” del presente hallazgo","Dirección"," Solicitar a las Jefaturas de Operaciones Regionales y Unidad de ARAO la elaboración del procedimiento para regular la suspensión de operadores orgánicos y agencias certificadoras.","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr                                                      2549 3563","Oficio DSFE.464.2017 del 14 de agosto, 2017\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, la Dirección informó lo siguiente: \"La suspensión de las Agencias certificadoras están vinculadas en forma directa  con la acreditación  que el ECA les emita, toda resolución que emita el ECA  modificando o ampliando el alcance de la acreditación es notificada a ARAO. Por lo tanto no procede hacer un procedimiento.\".\n\nEn el \"Esquema de Certificación para la Producción de Producto Orgánico\" (Versión I-2018), se contempla el numeral  5.6 denominado \"Requisitos de suspensión, reducción o retiro de la acreditación\". Este proceso está a cargo del ECA en su condición de organismo de acreditación.","2017-05-15","2017-05-16","2017-03-07","28/7/2017","Cumplida","RC"," "]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI SFE 119-2017","AI-SFE-SA-INF-002-2017","INFORME DE CONTROL INTERNO - RESULTADOS SOBRE DEBILIDADES DETECTADAS EN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, PRODUCTO DE UN ESTUDIO ESPECIAL DE AUDITORÍA PARA LA ATENCIÓN DE DENUNCIAS RELACIONADAS CON LA EXPORTACIÓN DE PIÑA ORGÁNICA  \n","2.4 Ausencia de una estrategia que contribuya en fortalecer la gestión y relación entre el SFE y las agencias certificadoras","2.4.6.1 Establecer los lineamientos que propicien la implementación de la estrategia que facilite la labor que realiza la Unidad de ARAO con respecto a las agencias certificadoras, situación que debe posicionar y empoderar a estos sujetos jurídicos como “auxiliares de la función pública”, quienes tienen la obligación de contribuir con el  SFE a dar cumplimiento efectivo a lo dispuesto en el artículo 11 de la Ley de Protección Fitosanitaria 7664 (en el contexto de la Dictamen                  N° C-313-2015 de la Procuraduría General de la República y de la normativa conexa aplicable). Las decisiones y resultados que se generen deben documentarse","UARAO"," Realizar cada 2 meses reuniones con el personal de las agencias certificadoras para analizar tema de interés.","Karla Morales Román                    kmorales@sfe.go.cr                                                   2549 3476","  Oficio ARAO.131.17 del 22/11/2017.\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, se informó lo siguiente:\n\"Se realizan reuniones trimestrales con las agencias de certificación.\nPara verificar la información solicitarla a la jefatura de ARAO.\".\nAl respecto, la administración sugiere que la recomendación se registre como atendida.\n\nMediante el oficio OR-AO-0043-2019 del 04/09/2020, la Unidad de ARAO expone la planificación definida para el 2020, misma que está orientada a coordinar con las agencias certificadoras los diferentes aspecto de interés.","2017-05-15","2017-05-16","2017-02-05","31/5/2017","Cumplida","RC","La calidad de las medidas de control adoptadas, se estarán verificando en la ejecución de un estudio posterior."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI SFE 119-2017","AI-SFE-SA-INF-002-2017","INFORME DE CONTROL INTERNO - RESULTADOS SOBRE DEBILIDADES DETECTADAS EN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, PRODUCTO DE UN ESTUDIO ESPECIAL DE AUDITORÍA PARA LA ATENCIÓN DE DENUNCIAS RELACIONADAS CON LA EXPORTACIÓN DE PIÑA ORGÁNICA  \n","2.5 Falta de lineamientos para establecer los mecanismos de coordinación y colaboración que requiere el SFE y las Agencias Certificadores, para la implementación efectiva de las actividades de control establecidas por la Unidad de ARAO ","2.5.6.1    Establecer los lineamientos  que orienten y delimiten, en los casos requeridos, la participación de las agencias certificadoras, específicamente en las etapas de diseño, depuración, divulgación e implementación de las actividades de control asociadas a las diferentes etapas bajo la responsabilidad de esos sujetos jurídicos (en su condición de “auxiliares de la función pública”), que  contribuyen con el SFE en dar cumplimiento a la normativa jurídica y técnica que regula la materia de la agricultura orgánica","UARAO"," Este punto esta relacionado y será atendido con la actividad de la recomendación 2.4.6.1","Karla Morales Román                    kmorales@sfe.go.cr                                                   2549 3476","Oficio ARA-131-17 del 27/11/2017\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, se informó lo siguiente:\n\"En las reuniones con las agencias certificadoras se ha discutido el alcance de dicho dictamen.\nPara verificar la información solicitarla a la jefatura de ARAO.\".\nAl respecto, la administración sugiere que la recomendación se registre como atendida.\n\nMediante el oficio OR-AO-0043-2019 del 04/09/2020, la Unidad de ARAO expone la planificación definida para el 2020, misma que está orientada a coordinar con las agencias certificadoras los diferentes aspecto de interés.","2017-05-15","2017-05-16","2017-03-07","28/7/2017","Cumplida","RC","La calidad de las medidas de control adoptadas, se estarán verificando en la ejecución de un estudio posterior."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI SFE 119-2017","AI-SFE-SA-INF-002-2017","INFORME DE CONTROL INTERNO - RESULTADOS SOBRE DEBILIDADES DETECTADAS EN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, PRODUCTO DE UN ESTUDIO ESPECIAL DE AUDITORÍA PARA LA ATENCIÓN DE DENUNCIAS RELACIONADAS CON LA EXPORTACIÓN DE PIÑA ORGÁNICA  \n","2.6 Falta de normativa interna que regule la conformación, integración, funcionamiento y comunicación de resultados por parte de los órganos de investigación administrativa","2.6.6.1 Elaborar, aprobar, divulgar e implementar las actividades de control necesarias (políticas, procedimientos y otros mecanismos) para regular la conformación, integración, funcionamiento y comunicación de resultados por parte de los órganos de investigación administrativa.  Las actividades de control que se lleguen a implementar deben formar parte del Sistema de Gestión de Calidad institucional.   En el análisis de esta recomendación, se debe considerar lo descrito en el numeral 2.6.2 “Condición” del presente hallazgo","Dirección"," 1) Girar instrucciones a las Unidades de PCCI y Asesoría Legal para que elaboren el procedimiento para regular la conformación, integración, funcionamiento y comunicación de resultados por parte de los órganos de investigación administrativa.                                                      2) Revisar y aprobar el procedimiento.","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr                                                     2549 3563","Oficio DSFE.462.2017 del 14 de agosto, 2017  \nOficio PCCI-060-2018 del 26/07/2018\nOficio CS-012-2016 (error en el año) del 06/02/2019\nOficio PCCI-013-2019 del 07/02/2019\nProcedimiento PCCI-CI-PO-06 \"Procedimiento para conformación y funcionamiento de Órganos Investigativos de Carácter Administrativo\"","2017-05-15","2017-05-16","2017-03-07","30/11/2017","Cumplida","RC"," "]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI SFE 119-2017","AI-SFE-SA-INF-002-2017","INFORME DE CONTROL INTERNO - RESULTADOS SOBRE DEBILIDADES DETECTADAS EN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, PRODUCTO DE UN ESTUDIO ESPECIAL DE AUDITORÍA PARA LA ATENCIÓN DE DENUNCIAS RELACIONADAS CON LA EXPORTACIÓN DE PIÑA ORGÁNICA  \n","2.6 Falta de normativa interna que regule la conformación, integración, funcionamiento y comunicación de resultados por parte de los órganos de investigación administrativa","2.6.6.2 Analizar los términos del procedimiento “Atención a denuncias presentadas por los clientes del Servicio Fitosanitario del Estado” (CS-PG-02 de octubre de 2013, Versión 02), a efecto de visualizar si el mismo debe o no mantenerse considerando lo requerido en la recomendación 2.6.6.1 anterior.  De mantenerse, se deberá entrar a verificar si el mismo debe ser depurado considerando la regulación interna que se defina como resultado de la implementación de la recomendación 2.6.6.1 anterior; a efecto de que, de mantenerse,  no exista ningún tipo de contradicción y/o insuficiencia entre ambos  mecanismos de control.","Dirección"," Girar instrucciones a la Contraloría de Servicios y Unidad de PCCI para que actualice el procedimiento \"Atención a denuncias presentadas por los clientes del Servicio Fitosanitario del Estado\".","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr                                                    2549 3563","Oficio DSFE.462.2017 del 14 de agosto, 2017\nOficio PCCI-061-2018 del 27/07/2018\nOficio CS-012-2016 (error en el año) del 06/02/2019\nOficio PCCI-013-2019 del 07/02/2019\nProcedimiento CS-PO-01 Atención de inconformidades, denuncias, sugerencias y felicitaciones del usuario. \nFormulario CS-PO-01_F02 Resolución de inconformidades, denuncias, sugerencias y felicitaciones","2017-05-15","2017-05-16","2017-03-07","28/7/2017","Cumplida","RC"," "]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI SFE 119-2017","AI-SFE-SA-INF-002-2017","INFORME DE CONTROL INTERNO - RESULTADOS SOBRE DEBILIDADES DETECTADAS EN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, PRODUCTO DE UN ESTUDIO ESPECIAL DE AUDITORÍA PARA LA ATENCIÓN DE DENUNCIAS RELACIONADAS CON LA EXPORTACIÓN DE PIÑA ORGÁNICA  \n","2.6 Falta de normativa interna que regule la conformación, integración, funcionamiento y comunicación de resultados por parte de los órganos de investigación administrativa","2.6.6.3 Valorar si el propósito que se persigue con las recomendaciones 2.6.6.1 y 2.6.6.2 debe hacerse extensivo a los aspectos vinculados con la conformación, integración, funcionamiento y comunicación de resultados por parte de los órganos directores. La decisión que se adopte debe documentarse","Dirección"," Valorar si lo adoptado para los órganos de investigación administrativa debe aplicarse a los órganos directores.","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr                                                     2549 3563","Oficio DSFE.462.2017 del 14 de agosto, 2017                             PCCI-062-2018 del 26/07/2018                                                             DSFE.603.2018 del 27/07/2018","2017-05-15","2017-05-16","2017-04-09","29/9/2017","Cumplida","RC"," "]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI SFE 119-2017","AI-SFE-SA-INF-002-2017","INFORME DE CONTROL INTERNO - RESULTADOS SOBRE DEBILIDADES DETECTADAS EN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, PRODUCTO DE UN ESTUDIO ESPECIAL DE AUDITORÍA PARA LA ATENCIÓN DE DENUNCIAS RELACIONADAS CON LA EXPORTACIÓN DE PIÑA ORGÁNICA  \n","2.7 Debilidades en la conformación e integración de expedientes de operadores orgánicos","2.7.6.1 Adoptar las medidas necesarias que permitan la implementación de sanas prácticas administrativas que técnicamente  permitan estandarizar la conformación e integración de los expedientes relativos a los operadores orgánicos. Al respecto, se deberá valorar la posibilidad de establecer lineamientos que estén orientados a la conformación de un expedientes que estén integrados por tres legajos, uno administrativo, otro técnico y el correspondiente a la información confidencial; cuya codificación permita una fácil identificación y ubicación de la documentación respectiva. Sobre este particular, se deberá comunicar oportunamente a las agencias certificadoras las decisiones que al efecto adopte el SFE, con el fin de que implementen las medidas que sean necesarias con respecto a la conformación e integración de los expedientes de operadores orgánicos que están bajo su responsabilidad","UARAO"," Solicitar a la jefatura de la Unidad de Registro el documento que utilizan como base para la conformación de expedientes, se analizaran cuales son las que mejor se adapten a la unidad.","Karla Morales Román                    kmorales@sfe.go.cr                                                   2549 3476"," Con el oficio  ARAO.131.17 del 22/11/2017, se comunicó lo siguiente:\n \"N° Rec 2.7.6.1\nActividad : Solicitar a la jefatura de registro el documento que utiliza como base para la conformación de expedientes. Identificar la información y documentos confidenciales.\nSe consultó en forma verbal al jefe de la Unidad de registro de plaguicidas y al jefe de la Unidad de fiscalización sobre la experiencia de la conformación de los expedientes.\".\nMediante el oficio OR-AO-0043-2019 del 04/09/2020, la Unidad de ARAO expone la planificación definida para el 2020, misma que está orientada a ejercer control sobre la conformación, integración, clasificación y custodia de los expedientes.","2017-05-15","2017-05-16","2017-01-11","30/11/2017","Cumplida","RC","La calidad de las medidas de control adoptadas, se estarán verificando en la ejecución de un estudio posterior."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI SFE 119-2017","AI-SFE-SA-INF-002-2017","INFORME DE CONTROL INTERNO - RESULTADOS SOBRE DEBILIDADES DETECTADAS EN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, PRODUCTO DE UN ESTUDIO ESPECIAL DE AUDITORÍA PARA LA ATENCIÓN DE DENUNCIAS RELACIONADAS CON LA EXPORTACIÓN DE PIÑA ORGÁNICA  \n","2.7 Debilidades en la conformación e integración de expedientes de operadores orgánicos","2.7.6.2 Identificar la información y documentación que debe ser calificada y tratada como confidencial, situación que además, debe permitir un cumplimiento a cabalidad de lo dispuesto en los artículos 103 y 104 contenidos en el Decreto Ejecutivo N° 29782-MAG así como  implementar los mecanismos de control orientados a regular el archivo, custodia y acceso a ese tipo de información. Sobre este particular, se deberá comunicar a las agencias certificadoras las decisiones que al efecto adopte el SFE,  con el fin de que implementen las medidas que sean necesarias con respecto a la conformación e integración de expedientes que están bajo su responsabilidad. Para lo anterior, se deberá considerar lo señalado sobre este particular, en el criterio legal emitido por la Unidad de Asuntos Jurídicos del SFE mediante oficio AJ-25-2017 del 03 de marzo de 2017","UARAO"," 1) Identificar la información y documentación que debe ser calificada como confidencial.                                                                                     2) Establecer el procedimiento para el archivo, custodia , acceso de este tipo de información y la comunicación sobre el mismo a las agencias certificadoras.","Karla Morales Román                    kmorales@sfe.go.cr                                                   2549 3476","Oficio ARAO.131.17 del 22/11/2017                                           Oficio ARAO.088.17 del 18/07/2017","2017-05-15","2017-05-16","2017-01-11","30/11/2017","Cumplida","RC","En estudio posterior se analizará la calidad del control"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI SFE 119-2017","AI-SFE-SA-INF-002-2017","INFORME DE CONTROL INTERNO - RESULTADOS SOBRE DEBILIDADES DETECTADAS EN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, PRODUCTO DE UN ESTUDIO ESPECIAL DE AUDITORÍA PARA LA ATENCIÓN DE DENUNCIAS RELACIONADAS CON LA EXPORTACIÓN DE PIÑA ORGÁNICA  \n","2.7 Debilidades en la conformación e integración de expedientes de operadores orgánicos","2.7.6.3 Gestionar ante la Unidad de Asuntos Jurídicos del SFE, el criterio legal que permita obtener la seguridad jurídica necesaria para poder operativizar lo dispuesto en el artículo 85 del Decreto Ejecutivo 29782-MAG, considerando las particularidades de la gestión administrativa efectuada por ARAO. En caso de que no sea factible el cumplimiento de esta norma, la administración activa deberá valorar gestionar la modificación del citado artículo, a efecto de que se ajuste a la realidad institucional","UARAO"," Solicitar criterio legal a la Unidad de  Asesoría legal que permita obtener la seguridad jurídica necesaria para poder operativizar lo dispuesto en el artículo 85 del Decreto N° 29782-MAG.","Karla Morales Román                    kmorales@sfe.go.cr                                                   2549 3476","Oficio ARAO.131.17 del 22/11/2017 (ARAO.078.17 y  AJ-089-2017)","2017-05-15","2017-05-16","2017-01-08","31/8/2017","Cumplida","RC","En estudio posterior se analizará nuevamente la gestión de la AA"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI SFE 119-2017","AI-SFE-SA-INF-002-2017","INFORME DE CONTROL INTERNO - RESULTADOS SOBRE DEBILIDADES DETECTADAS EN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, PRODUCTO DE UN ESTUDIO ESPECIAL DE AUDITORÍA PARA LA ATENCIÓN DE DENUNCIAS RELACIONADAS CON LA EXPORTACIÓN DE PIÑA ORGÁNICA  \n","2.7 Debilidades en la conformación e integración de expedientes de operadores orgánicos","2.7.6.4 Establecer los mecanismos de control (procedimientos, formatos, políticas, lineamientos etc.) necesarios para regular el trámite de solicitud de cambio de razón social que presenten los operadores orgánicos, considerando entre otros aspectos,  (...)","UARAO"," Solicitar a la Unidad de Asesoría Legal para aclarar esta situación.  De acuerdo con lo indicado por dicha instancia se elaborará un formato o procedimiento según se analice para anotar estos cambios.","Karla Morales Román                    kmorales@sfe.go.cr                                                   2549 3476","Oficio ARAO.131.17 del 22/11/2017 (ARAO.079.17 y AJ-088-2017)\nLa UARAO cuenta con un libro denominado \"Modificación al Registro de Operadores Orgánicos\"; el cual corresponde al tomo 1 y autorizado por la Auditoría Interna del SFE; situación que entre otros aspectos, le estaría permitiendo ejercer control sobre los cambios en la razón social que presenten los operadores orgánicos.","2017-05-15","2017-05-16","2017-02-10","31/10/2017","Cumplida","RC","Mediante el oficio ARAO 034-18 se tramitó ante la Auditoría Interna la apertura del Libro N° 1 denominado  \"Modificación al Registro de Operadores Orgánicos\"; gestión se que concreto según los términos del oficio AI SFE 125-2018."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,2,"AI SFE 119-2017","AI-SFE-SA-INF-002-2017","INFORME DE CONTROL INTERNO - RESULTADOS SOBRE DEBILIDADES DETECTADAS EN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, PRODUCTO DE UN ESTUDIO ESPECIAL DE AUDITORÍA PARA LA ATENCIÓN DE DENUNCIAS RELACIONADAS CON LA EXPORTACIÓN DE PIÑA ORGÁNICA  \n","2.8 Falta de mecanismos de control que regulen y soporten la decisión del Jerarca en los casos en que considere que no existe mérito suficiente para instruir la atención de informes de relación de hechos","2.8.6.1 Elaborar, aprobar, divulgar e implementar la normativa interna (políticas, procedimientos y otros mecanismos), para que se regulen los siguientes aspectos:\na) Cuando la Auditoría Interna remita para la atención del Jerarca del SFE un informe de relación de hechos que recomienda la apertura de un procedimiento administrativo sobre aspectos relacionados con la materia técnica, se documente la decisión del Jerarca, considerando lo siguiente:\n\n• En el caso de instruir la atención del referido informe, se documente la conformación e integración del órgano director, y posteriormente los resultados del procedimiento administrativo.\n• En el caso de no instruir la atención de ese informe o bien archivar el mismo al considerarse que no existe mérito suficiente para ordenar la apertura de un procedimiento administrativo, se instrumentalice la obligación que tiene el Jerarca de  acreditar su decisión (indicación de los motivos) y documentar en forma efectiva el análisis factico jurídico que permitiría fundamentar de manera suficiente y pertinente la decisión adoptada. \n\nb) La regulación que se establezca, deberá incluir aspectos mínimos para soportar la gestión emprendida por el SFE, a efecto de obtener información sobre la atención de informes de relación de hechos en materia disciplinaria que fueron sometidos a conocimiento y valoración del Ministro (a) de Agricultura y Ganadería,  quien es el que ostenta la competencia para desestimar o instruir el procedimiento administrativo de carácter disciplinario, así como para emitir el acto final correspondiente;  al respectos se debe considerar:    \n\n• Obtener documentación relacionada con  la resolución de apertura y cierre del procedimiento administrativo disciplinario. \n• En los casos en que el Ministro de Agricultura y Ganadería desestime el informe de relación de hechos  por considerar que no existe mérito suficiente para la apertura de un procedimiento administrativo, el SFE deberá gestionar la obtención de la fundamentación (indicación de los motivos) y el análisis factico jurídico realizado por el Ministro, que soportó su decisión, lo anterior, a efecto de documentar lo acontecido y suministrar a la Auditoría Interna la evidencia suficiente y pertinente para soportar el archivo del informe respectivo.   \n","Dirección"," Elaborar la guía o procedimiento a seguir por la Dirección del SFE en caso de que una relación de hechos sea archivada por el señor Ministro.","Nelson Morera Paniagua\nnmorera@sfe.go.cr ","La Dirección para la atención de la recomendación, giró instrucciones a la PCCI y la UAJ por medio del oficio DSFE.462.2017.\n\nLa administración elaboró, aprobó e implementó el procedimiento PCCI-PO-06 Conformación y funcionamiento de órganos investigativos de carácter administrativos, cuya versión 1 entró en vigencia el 12-02-2019; su versión 2 entró en vigencia el 27/06/2019.\n\nEn el referido procedimiento, se estableció lo siguiente:\n“6.5.3. Al finalizar la investigación, el grupo deberá entregar a la Dirección, un informe por escrito conteniendo como mínimo la información establecida en el formulario PCCI-CI-PO-06_F-02 Estructura de Informe de Investigación preliminar, además de adjuntar tanto los documentos entregados y la evidencia encontrada (expediente foliado y ordenado cronológicamente); el cual se entregará en sobre sellado indicando la frase de “información confidencial” tal como se establece en el documento DSFE-P-22 Política para el manejo de Información confidencial.\n6.5.4. Dicho informe deberá ser claro y preciso, con el detalle de los hechos, consideraciones y recomendaciones correspondientes, y consignar la normativa que aparentemente se infringió y aquella que sanciona dicha conducta.\n6.5.5. La Dirección con el apoyo de jefatura de la Unidad de Asuntos Jurídicos valorará, si el informe es suficiente para gestionar ante las instancias respectivas, la apertura de responsabilidades.\n6.5.6. Las eventuales irregularidades de tipo disciplinario, deben ser resueltas por el Ministro de Agricultura y Ganadería (MAG).\n6.5.7. Las irregularidades vinculadas a aspectos técnicos asociados con la actividad sustantiva del SFE, serán resueltas por el Director del SFE.\n6.5.8. Para ambos casos, se debe garantizar que la gestión responda al cumplimiento del debido proceso..”.\n","2017-05-15","2017-05-16"," ","22/12/2017","Parcialmente cumplida/En proceso","RPV"," Uno de los propósitos de la recomendación es que la administración obtuviese documentación del resultado de los procedimientos administrativos de carácter disciplinario y/o técnicos, a efecto de que se documentara y remitiera a la Auditoría Interna información para el cierre de la recomendación; sin embargo, sobre este particular, la Auditoría Interna no insistirá, lo anterior considerado lo establecido en los “Lineamientos generales para el análisis de presuntos hechos irregulares” emitidos por la Contraloría General de la República” (R-DC-102-2019 del 14/10/2019), específicamente lo señalado en el numeral 3.7 Responsabilidad de la Auditoría Interna sobre la remisión de los productos generados” se estableció lo siguiente: “En caso de realizar alguna de las remisiones indicadas en los incisos b) y c) del apartado 2.2, o cuando la Auditoría Interna elabore una relación de hechos o una denuncia penal, y sean remitidos a la autoridad competente; el deber del auditor se limita a verificar que el destinatario haya recibido efectivamente el documento de remisión, sin que esto impida el ejercicio de sus potestades para monitorear el estado y resultado de las acciones adoptadas por la instancia correspondiente.”.  El destacado no es del documento original.\n\nLa recomendación 2.8.6.1 tiene relación indirecta con respecto a la recomendación 2.6.6.3; no obstante, considerando los términos del oficio DSFE.603.2018 del 27/07/2018 (describe la posición de no hacer extensivo y/o vincular el procedimiento PCCI-CI-PO-06 a temas asociados a órganos directores), se procede a registrar la recomendación en proceso de verificación (RPV), situación que nos debe permitir abrir los espacios con la administración para discutir los términos de la recomendación 2.8.6.1, afecto de dejar la posibilidad de determinar la vigencia y pertinencia de la misma, así como su posible reformulación considerando las condiciones actuales y según corresponda, ante acto debidamente motivado, y de existir los elementos para ello, declarar su pérdida de vigencia.\n\nConsecuente con lo anterior, la Auditoría Interna estará solicitando audiencia a la Dirección para discutir los términos de la respectiva recomendación.\n"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",3,null,"AI SFE 128-2017","AI-SFE-SA-INF-003-2017","INFORME DE CONTROL INTERNO - RESULTADOS SOBRE DEBILIDADES DETECTADAS EN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL, RELACIONADAS CON LA DISPOSICIÓN DE LOS RECURSOS DEL SFE OBTENIDOS PRODUCTO DE LA APLICACIÓN DE LA LEY DE PROTECCIÓN FITOSANITARIA N°7664\n","Hallazgo: Falta de mecanismos de control que garanticen que la disposición de recursos del SFE producto de los compromisos asumidos mediante convenios, cartas de entendimiento y otros medios, se ajusta al principio de legalidad financiera y en consecuencia al cumplimiento de los objetivos de la Ley de Protección Fitosanitario N° 7664","2.6.1 Analizar los alcances de los pronunciamientos emitidos por la Contraloría General de la República, según los términos de los oficios N°02071 del 10 de febrero de 2015, N°18014 del 8 de diciembre de 2015 y N° 05121 del 6 de mayo de 2017 (teniendo presente el Dictamen C-276-2009 de la Procuraduría General de la República); situación que debe facilitar el establecimiento de actividades de control (estandarizadas bajo los parámetros del Sistema de Gestión de Calidad del SFE), cuya implementación permita fundamentar y documentar, previo a la toma de decisiones que están vinculadas con la disposición de los recursos obtenidos producto de la aplicación de la Ley de Protección Fitosanitaria N°7664 (motivación del acto administrativo), si las mismas se ajustan al principio de legalidad financiera y están alineadas al cumplimiento de los objetivos y funciones que le fueron establecidos al SFE en el ordenamiento jurídico. (...)","Dirección","Remisión de fechas estimadas de cumplimiento y las dependencias responsables de atender las recomendaciones (no se detallan las actividades a realizar)","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr                                     2549 3563","Oficio DSFE.296.2017 del 05/06/2017                                                PCCI-070-2018 del 20/08/2018                                                              PCCI-109-2018 del 09/11/2018","2017-05-15","2017-05-24","2017-08-01","2017-11-30","Cumplida","RC"," "]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,null,"AI SFE 171-2017","AI-SFE-SA-INF-004-2017","Informe con los resultados del estudio denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\"","3.1 Debilidades en la implementación del Modelo del Sistema de Control Interno del SFE ","3.1.6.1 Definir la fecha de oficialización y aplicación obligatoria de la herramienta denominada “Sistema de Monitoreo Institucional de Control Interno (SMICI)”; que está orientada a estandarizar la implementación del Modelo de Control Interno a nivel institucional.","Dirección","Oficializar la herramienta \"Sistema de Monitoreo Institucional de Control Interno (SMICI).",null,"Mediante el oficio DSFE.060.2018 del 08/02/2018, la Dirección giró instrucciones a la PCCI vinculadas con la atención de la recomendación. \n\nLa PCCI informó que \"Se aplica la herramienta en diferentes instancias del SFE\".\n\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, la Dirección informó lo siguiente: \"La administración tiene un plan piloto para probar una herramienta y ajustarla a las necesidades de la institución. Posteriormente debe ser sometida a conocimiento de la CCI y finalmente aprobada por la Dirección.\".\n\nMediante el oficio PCCI-0056-2019 del 06/05/2019, la PCCI informa a la Auditoría Interna los acuerdos que sobre este particular adoptó la Dirección con el apoyo de la Comisión de Control Interno; gestión que estaría facilitando dar atención a la recomendación.\n","21/07/2017","21/07/2017","2017-12-22",null,"Parcialmente cumplida/En proceso","RSE","Esta recomendación se estaría dejando sin efecto; no porque la misma haya perdido vigencia, sino por cuanto, este tema se le dará seguimiento por medio de la recomendación 2.1.6.1 del informe   AI-SFE-SA-INF-006-2016, comunicado con oficio AI SFE 014-2017.\n\nCon relación al oficio PCCI-0056-2019, la Auditoría Interna se pronunció por medio del oficio AI-0003-2019 de fecha 08/05/2019.\n"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,null,"AI SFE 171-2017","AI-SFE-SA-INF-004-2017","Informe con los resultados del estudio denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\"","3.1 Debilidades en la implementación del Modelo del Sistema de Control Interno del SFE ","3.1.6.2 Coordinar con la PCCI a efecto de recibir la asesoría que estaría permitiendo visualizar las medidas necesarias para ajustar la estructura de control interno del proceso “Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación” al Modelo establecido por el SFE; situación que debe permitir en forma oportuna, la implementación de la herramienta denominada “Sistema de Monitoreo Institucional de Control Interno (SMICI).","Jefaturas DAE y URAEA","Enviar Oficio al Lic. Adrián Gómez, Jefe PCCI, para coordinar asesoría con la finalidad de tomar las medidas necesarias para ajustar la estructura de Control Interno del Proceso de\" Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\" al modelo establecido por el SFE.",null,"Oficio DSFE.197.2018 del 10/04/2018                                      Oficio PCCI-093-2017 del 10/11/2017                                     Oficio AE-REG-964-2017 del 29/08/2018                                      Se informa sobre la participación del personal en las siguientes actividades de capacitación: \n1- Charla de ética: \"Con fecha 8/12/17 la Unidad de Registro recibió la Charla hablemos de Ética impartida por Delia Gutiérrez.\"        \n2- Capacitación Control interno, concepto de riesgos Identificación análisis y evaluación de riesgos procesos: \"12/1/18 Se coordinó para el 19/2/18 la charla con Adrián G.(Pospuesta) 19/3/18 Se reprogramó la charla para esta fecha.  En la charla se abordó el tema de C.I. y la definición de Riesgo. Se programó una reunión para revisar los riesgos de la unidad\".\n3- Reunión del personal de la unidad para la revisión de los riesgos asociados al Registro de Plaguicidas: \"19/3/18 Se programó para el 9 /4/18 esta tarea está ligada con el hallazgo 3.6 ... 21/6/18 Se llevó a cabo la última reunión para revisar y establecer el plan de trabajo para el sistema SEVRI \".\nAdicionalmente, se informó que \"En el sistema SEVRI se crearon responsables de las tareas de control interno.\".\nPara la atención de la recomendación, la administración definió la siguiente actividad: “Enviar Oficio al Lic. Adrián Gómez, Jefe PCCI, para coordinar asesoría con la finalidad de tomar las medidas necesarias para ajustar la estructura de Control Interno del Proceso de\" Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\" al modelo establecido por el SFE.”.\n\nLos siguientes oficios tienen relación con la recomendación sujeta a seguimiento:\n• DSFE.197.2018 del 10/04/2018 (se informa sobre acciones tendientes a la atención del informe AI-SFE-SA-INF-004-2017)\n• AE-REG-964-2017 del 29/08/2017 (se solicita capacitación en control interno para el personal de la URAEA)\n• PCCI-093-2017 del 10/11/2017 (se informa sobre la capacitación en control interno que recibiría el personal de la URAEA)          \n\nEn la sesión del 22/07/2019, la PCCI sometió a valoración de la Dirección y de la Comisión de Control Interno, la propuesta de la herramienta que permitiría medir el grado de madurez del SCI a nivel de procesos.              \n\n                   ","21/07/2017","21/07/2017","2017-09-30",null,"Parcialmente cumplida/En proceso","RSE","Por medio del oficio DSFE-0565-2020, la Dirección Comunicó lo siguiente: \"Con relación a la implementación del Modelo del Sistema de Control Interno en la reunión ordinaria de la Comisión de Control Interno realizada el 25 de junio, se analizó y se determinó que la guía es una herramienta que permite hacer un diagnóstico por dependencia del sistema de control interno, la misma ha sido objeto de revisiones entre la Auditoría Interna y la Unidad de PCCI e incluso ha sido aplicada en algunas dependencias a modo de prueba. Una vez discutido el tema a lo interno de la comisión, se acuerda aprobar su aplicación únicamente a nivel institucional involucrando a los diferentes departamentos en las acciones de mejora.\"\n\nMediante oficio DSFE-0581-2020 se indicó lo siguiente: \"En reunión realizada el día 25 de junio 2020, se acordó (Acuerdo CCI-06-2020) aprobar la herramienta denominada Grado de Madurez por procesos a nivel institucional, como guía para la aplicación e implementación del Modelo Institucional del Sistema de Control Interno del SFE.\nA manera de aclaración, dicha herramienta se implementará únicamente a nivel institucional con la participación de los funcionarios en las actividades de mejora que se requieran. Con base en lo anterior, la Dirección da por aprobado el acuerdo y se instruye a la Unidad de PCCI para que implemente la herramienta a nivel institucional.\"\n\nConsecuente con lo anterior, se deja sin efecto la recomendación.\nBoleta SISAI AI-2021-0064"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,null,"AI SFE 171-2017","AI-SFE-SA-INF-004-2017","Informe con los resultados del estudio denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\"","3.2 Debilidades relacionadas con el componente funcional “Ambiente de Control”","3.2.6.1 Adoptar las medidas (administrativas, presupuestarias, técnicas y legales) que sean necesarias a efecto de instrumentalizar oportunamente lo dispuesto en el transitorio V del Decreto Ejecutivo N°40059-MAG-MINAE-S, lo anterior, a efecto de crear las Áreas de Evaluación: química, agronómica, toxicológica y la ecotoxicológica, como parte de la Unidad de Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación; situación que debe concretarse antes del 13 de julio del 2018.  \n\nSobre este particular, la administración deberá valorar a efecto de analizar los siguientes aspectos y gestionar lo que corresponda:   (...)\n","Dirección","Enviar Oficio al Ing. Jorge Araya y Lic. Marianela Umanzor para que valoren y emitan recomendaciones en lo dispuesto en la recomendación 3.2.6.1 con respecto a la creación del área de evaluación química, agronómica, toxicológica y ecotoxicológica. ",null,"Oficio DSFE.697.2018 del 20/08/2018                                        AE-Reg-959-2018 del 24/08/2018 \nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, la Dirección comunicó lo siguiente: \"El MBA Adrián Gómez realizó consulta sobre este particular a MIDEPLAN mediante Oficio PCCI-041-2018, solicitando el procedimiento a seguir en estos casos. Por medio del Oficio AME-URI-028-18 MIDEPLAN respondió la consulta, donde indica que todo reorganización administrativa interna debe contar con autorización de MIDEPLAN (funcional ) sin la cual la reorganización llevada a cabo sería nula. Adicionalmente Oficio PCCI-006-2019 y fue presentado en COTEN.Se adjunta oficios.\nSe solicita dejar sin efecto esta recomendación \".                                             ","21/07/2017","21/07/2017","2017-09-30",null,null,"RSE","Consulta planteada a la PGR con oficio AI SFE 217-2018 del 31/07/2018"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,null,"AI SFE 171-2017","AI-SFE-SA-INF-004-2017","Informe con los resultados del estudio denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\"","3.2 Debilidades relacionadas con el componente funcional “Ambiente de Control”","3.2.6.2 Establecer en forma oportuna acciones de coordinación con el Ministerio de Salud, gestión que se deberá realizar en el momento en que se conozca oficialmente la fecha a partir de la cual  el funcionario de ese Ministerio que labora en la “Ventanilla Única” se esté acogiendo al beneficio de la pensión; lo anterior para que en el menor plazo posible se nombre a su sustituto, con el fin de que dicha situación no vaya a afectar la continuidad del servicio en detrimento de la atención de los trámites presentados para el registro de agroquímicos.","Dirección","En cuanto se tenga conocimiento oficial del retiro del funcionario hacer las gestiones pertinentes ante el Ministerio de Salud.",null,"En atención al oficio AI SFE 331-2018, la Dirección comunicó lo siguiente: \"La Dirección realizo gestiones ante el Ministerio de Salud y se nombró Araya Brenes Andrés, funcionario del Ministerio Salud destacado en el SFE.\".","21/07/2017","21/07/2017",null,null,"Cumplida","RC"," "]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,null,"AI SFE 171-2017","AI-SFE-SA-INF-004-2017","Informe con los resultados del estudio denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\"","3.2 Debilidades relacionadas con el componente funcional “Ambiente de Control”","3.2.6.3 Establecer los mecanismos oficiales mediante los cuales el personal tenga la posibilidad de retroalimentar el proceso de identificación de necesidades de capacitación; insumo que debe permitir, entre otros aspectos:\n\na) Dar participación activa al personal en el proceso de identificación de necesidades de capacitación; gestión que debe quedar documentada.\nb) Establecer el instrumento para documentar las necesidades de capacitación que fueron identificadas por el personal.\nc) Oficializar el diagnóstico de necesidades de capacitación.\nd) Priorizar las necesidades de capacitación considerando el citado diagnóstico y el presupuesto asignado anualmente.\ne) Gestionar ante la Jefatura del Departamento de Agroquímicos y Equipos los recursos requeridos para atender las necesidades de capacitación identificadas como prioritarias.\nf) Realizar las acciones necesarias para incorporar las necesidades de capacitación consideradas prioritarias como parte del plan-presupuesto del período respectivo (incluye gestionar la actualización del Plan de Capacitación Institucional).\n","Jefatura URAEA","1. Implementar un mecanismo de retroalimentación de las necesidades de capacitación de la Unidad \n2. Crear un documento acorde al SGC para documentar este aspecto.  La recopilación de los datos se realizará a través de la aplicación del instrumento Google Forms para aplicarlo el año 2019 \n3. Comunicar vía oficio por parte del personal a la jefatura las necesidades de capacitación.  \n4. La AC se tomará del resultado de la aplicación del instrumento. \n",null,"Se informó lo siguiente:\n1. Se realizó una reunión de personal para evaluar este punto  y determinar un mecanismo (resultado documentado vía correo electrónico de fecha 5 de setiembre de 2017)\n2. Para obtener información del personal se elaboró una encuesta en Google Forms\n3. Se solicitó vía correo electrónico a los funcionarios por Área profesional (Química, Agronomía , Secretariado)  redactar un oficio donde expongan sus necesidades de capacitación.  El personal de la unidad  se reunió para discutir el tema. Como resultado se emitieron los oficios Oficio AE-REG-608-2018 (Temas químicos) AE-REG-704-2018 (Agroquímicos). Esos documentos se mantienen archivos en un AMPO.\n 4. La jefatura URAEA valoró lo presentado en los oficios y confeccionó el plan de capacitación 2019 basado en esa información (archivo digital). \n","21/07/2017","21/07/2017","2018-03-31",null,"Cumplida","RC","La recomendación se registra como atendida; el propósito integral de la misma se continuará analizando, a través de la implementación efectiva de la recomendación 2.3.6.6.3 contenida en el informe de auditoría AI-SFE-SA-INF-001-2018 comunicado con el oficio AI-SFE-127-2018.\n\nBoleta SISAI N° AI-2021-0065"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,null,"AI SFE 171-2017","AI-SFE-SA-INF-004-2017","Informe con los resultados del estudio denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\"","3.2 Debilidades relacionadas con el componente funcional “Ambiente de Control”","3.2.6.4 Solicitar en forma oficial a la Unidad de Recursos Humanos  los resultados del estudio de Clima Organizacional correspondientes a la URAEA; situación que debe permitir establecer las acciones necesarias que generen las condiciones favorables que beneficien la gestión vinculada con el proceso denominado “Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación”.","Jefatura URAEA","Solicitar el estudio a Recursos Humanos",null,"Se informó lo siguiente: \"Se recibió el Informe DAF-RH-CO-006-2017 el 31 de julio de 2017( Evidencia física en el expediente). \nEl 7/11/17 PCCI  envió por correo una encuesta de clima organizacional. Queda pendiente la presentación de los resultados por parte de RH. 12/1/18 Envió correo a Doña Patricia donde se solicita. \".\n","21/07/2017","21/07/2017","2018-03-31",null,"Cumplida","RC","La recomendación se registra como atendida, por cuanto la URAEA recibió el informe con los resultados del ejercicio del clima organizacional realizado en el año 2015.\n\nEn servicio posterior se estará analizando el resultado de la gestión vinculada con el nuevo ejercicio de clima organizacional que inició a finales del año 2017."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,null,"AI SFE 171-2017","AI-SFE-SA-INF-004-2017","Informe con los resultados del estudio denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\"","3.3 Debilidades relacionadas con el componente funcional “Valoración del Riesgo”","3.3.6.1 Determinar si el personal que tiene la responsabilidad de realizar la valoración de riesgos, requiere ampliar sus conocimientos, en esta materia específica, con mayor énfasis en la identificación, análisis, evaluación y administración de riesgos; situación que debe facilitar dicha gestión con respecto al proceso “Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación”. De existir esta necesidad, se proceda a coordinar con la Unidad de PCCI, a efecto de recibir la asesoría y/o capacitación requerida. La decisión que se adopte deberá fundamentarse y documentarse.","Jefatura DAE","Enviar Oficio al Lic. Adrián Gómez, Jefe Unidad PCCI, para coordinar la confección de un instrumento para determinar si el personal responsable de realizar la valoración de riesgos, requiere ampliar sus conocimientos.",null,"Se informó lo siguiente: \"Mediante Oficio AE-REG-964-2017 la Unidad de Registro solicito apoyo a la Unidad de PCCI. En el mes de marzo del 2018 se inicio el proceso de identificación, análisis y evaluación de riesgos. Se tiene programado finalizar en el mes de abril.\".                                                                                                                        ","21/07/2017","21/07/2017","2017-09-30",null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,null,"AI SFE 171-2017","AI-SFE-SA-INF-004-2017","Informe con los resultados del estudio denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\"","3.3 Debilidades relacionadas con el componente funcional “Valoración del Riesgo”","3.3.6.2 Analizar el resultado de la valoración de riesgos relativo al proceso “Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación”; el cual se encuentra registrado en el sistema SYNERGY, a efecto de validarlo o determinar si la URAEA debe proceder a depurar el mismo. La decisión que se adopte deberá fundamentarse y documentarse.","Jefatura DAE","Analizar los resultados de la valoración de riesgos del proceso, posterior a efectuarse lo solicitado en la actividad 3.3.6.1.\n\nSe proyecta obtener el resultado de la implementación de la actividad, en el mes de diciembre 2019 (oficio AE-0060-2019 del 27/09/2019).",null,"Mediante el oficio AE-REG-964-2017, la URAEA solicito apoyo a la Unidad de PCCI. \n\nSegún Synergy, las acciones de mejora que conforman el Plan de Mitigación de la URAEA, relativo a la VR del período 2016, fueron gestionadas.\n\nDurante el período comprendido entre el 2 de abril al 31 de mayo de 2018, el SFE realizó la valoración del riesgo (VR) de sus procesos; cuyo resultado se registró en el Synergy.\n                                                                                                                    Consecuente con lo anterior, en el sistema Synergy, la URAEA registra el resultado de la VR del período 2018. De las 12 acciones de mejora que conforman el Plan de Mitigación, se encuentran pendientes de atender 7 acciones de mejora, cuyos plazos de atención se encuentran vencidos.\n\n\n","21/07/2017","21/07/2017","2018-02-28","2019-12-31","Pendiente","RC","Considerando el contexto de la recomendación, se procede a dar por atendida la misma, tomando en cuenta que la URAEA gestionó en forma posterior al 2016, la Valoración del Riesgo relativa a los períodos 2018 y 2020; sin embargo, es necesario indicar, que como complemento a esos resultados, es fundamental que se gestione en tiempo y forma los planes de acción.\n\nEn ese sentido, la URAEA deberá atender el estado en que se encuentra en el Plan de Mitigación que se generó como producto de la VR vinculada con el período 2018; inclusive, el plazo de una acción de mejora contenida en el Plan de Acción del 2020, se encuentra vencido.\n\nEn el SISAI el estado de esta recomendación presente un problema.\n"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,null,"AI SFE 171-2017","AI-SFE-SA-INF-004-2017","Informe con los resultados del estudio denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\"","3.3 Debilidades relacionadas con el componente funcional “Valoración del Riesgo”","3.3.6.3 Gestionar ante la PCCI la depuración de la carta proceso “Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación”, considerando lo señalado en el numeral 3.3.2 inciso a) anterior.","Jefatura URAEA","Corregir la carta proceso “Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\"",null,"Se informó lo siguiente: \"En proceso la actualización de la Carta de Proceso.\".","21/07/2017","21/07/2017","2018-03-31",null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,null,"AI SFE 171-2017","AI-SFE-SA-INF-004-2017","Informe con los resultados del estudio denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\"","3.4.1 Debilidades en el establecimiento de la normativa jurídica que regula el registro de agroquímicos y equipos de aplicación","3.4.1.6.1 Someter en forma oficial a análisis y valoración de la Dirección del SFE, una propuesta que esté orientada a ajustar en lo que corresponda el Decreto Ejecutivo N° 40059-MAG-MINAE-S; lo anterior considerando como insumos primarios los criterios técnicos que ha emitido sobre este particular la URAEA, e inclusive, tomando en cuenta la versión del proyecto de reglamento que fue trabajado por dicha dependencia con el Despacho Ministerial, pero que al final no fue el escenario que se consideró para emitir y divulgar el referido decreto. Consecuente con lo anterior, se indica lo siguiente:\na) A través de dicha propuesta se proceda a ajustar, adicionar o suprimir artículos, numerales e incisos, orientado a fortalecer ese decreto, en beneficio de la gestión que soporta el registro de agroquímicos y equipos de aplicación. \nb) En dicha gestión la URAEA deberá valorar si se participa al MINAE y MINSA, a efecto de presentar una propuesta integrada, situación que debería propiciar el dotar a la administración de un marco normativo integral, suficiente y pertinente. \n","Jefatura DAE","Determinar los posibles ajustes al Decreto Ejecutivo N° 40059-MAG-MINAE-S y enviarlos a la Dirección del SFE para su análisis y valoración.",null,"Oficio AE-002-2017 del 11/01/2017                                            Oficio AE-005-2018 del 19/01/2018                                                                               Oficio AE-022-2018 del 27/02/2018                                                     Oficio AE-027-2018, de 01/03/ 2018                                                 Oficio DSFE.197.2018 del 10/04/2018      ","21/07/2017","21/07/2017","2017-10-31",null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,4,"AI SFE 171-2017","AI-SFE-SA-INF-004-2017","Informe con los resultados del estudio denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\"","3.4.1 Debilidades en el establecimiento de la normativa jurídica que regula el registro de agroquímicos y equipos de aplicación","3.4.1.6.2 Analizar y valorar la conveniencia y pertinencia de la propuesta de modificación al Decreto Ejecutivo N° 40059-MAG-MINAE-S que se genere como resultado de la implementación de la recomendación 3.4.1.6.1 anterior; situación que debe permitir conocer la posición oficial de la Dirección sobre este particular, y según corresponda, que se gestione ante el Ministro de Agricultura y Ganadería la necesidad de modificar el referido decreto, y de ser procedente, que el Poder Ejecutivo proporcione a las área técnicas vinculadas con el registro de agroquímicos y equipos de aplicación del marco normativo suficiente y pertinente que le posibilite cumplir a cabalidad con el registro de agroquímicos y equipos de aplicación. ","Dirección","Enviar Oficio al Jefe DAE, Jefe URAEA y Jefe Asesoría Legal para que analicen y presente propuesta a la modificación del Decreto N° 40059-MAG-MINAE-S","Nelson Morera Paniagua\nnmorera@sfe.go.cr ","Se describen documentos que tienen relación directamente con la recomendación 3.4.1.6.1 y por consiguiente, relación indirecta con la recomendación 3.4.1.6.2:\n\n• Oficio AE-002-2017 del 11/01/2017\n• Oficio AU-005-2017 del 19/01/2018\n• Oficio AE-022-2018 del 27/02/2018 \n• Oficio AE-027-2018 del 01-03/2018\n• Oficio DSFE.174.2018 del 21/03/2018\n• Oficio DSFE.197.2018 del 10/04/2018 \n• Oficio DVM-ACQS-702-2018 del 11/07/2018 \n• Oficio DSFE.598.2018 del 26/07/2018 \n• Oficio DSFE.697.2018 del 20/08/2018  \n• AE-Reg-959-2018 del 24/08/2018\n\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, la Dirección señaló lo siguiente: \"Publicado el Decreto 40059-MAG-MINAE-S\".\n\nPor medio del documento electrónico remitido por medio del oficio DSFE-0520-2019 del 29/06/2019, la Dirección informó lo siguiente:\n1. La Dirección recibió por parte del anterior jefe de la Unidad de Registro de Agroquímicos la propuesta de reforma del Decreto 40059-MAG-MINAE-S, la cual fue remitida al Despacho Ministerial, pero no hubo respuesta.\n2. Actualmente el citado decreto está impugnado.\n3. A nivel interno se valora la opción de elaborar un nuevo decreto para subsanar los vacíos del Decreto N°40059, acción que se llevaría a cabo en coordinación con MINAE y Salud.\"                                              \n                                              ","21/07/2017","21/07/2017","2017-10-31",null,"Cumplida","RPV","\n\nConsiderando que el Decreto Ejecutivo N° 40059-MAG-MINAE-S se encuentra impugnado, el seguimiento de la recomendación y la obligación de su implementación, se retomará tomando en cuenta lo que resuelva la Sala Constitucional sobre este particular; razón por la cual, tomando el tiempo transcurrido y que la Sala IV no ha resuelto ni la administración ha impulsado en forma concreta una nueva reglamentación que subsane los aparentes vicios que presenta el actual decreto, la recomendación se registra como no atendida.\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0320\n\nBoleta_SISAI_AI-2022-0011\n\nMantiene el estado registrado, según los términos del oficio AI-0249-2022"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,null,"AI SFE 171-2017","AI-SFE-SA-INF-004-2017","Informe con los resultados del estudio denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\"","3.4.1 Debilidades en el establecimiento de la normativa jurídica que regula el registro de agroquímicos y equipos de aplicación","3.4.1.6.3 Gestionar ante las autoridades del MAG lo que corresponda, a efecto de que el Poder Ejecutivo, considerando la naturaleza de la materia que requiere ser normada, ajuste su gestión a dar cumplimiento a lo dispuesto en la Ley                 N° 8279 y el Decreto Ejecutivo N° 32068-MAIC-MAG-MOPT-MICIT-COMEX-S-MINAE; lo anterior de ratificarse por parte del ORT que los Decretos Ejecutivos números 39461-MAG y el 39995-MAG debieron ser gestionados como reglamentación técnica.","Dirección","Enviar Oficio al Ministro MAG con los argumentos técnicos y solicitando la valoración de que los decretos en cuestión se tramiten como Reglamentos Técnicos.",null,"Dictamen C-199-2017","21/07/2017","21/07/2017","30/09//2017",null,null,"RSE"," "]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,4,"AI SFE 171-2017","AI-SFE-SA-INF-004-2017","Informe con los resultados del estudio denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\"","3.4.1 Debilidades en el establecimiento de la normativa jurídica que regula el registro de agroquímicos y equipos de aplicación","3.4.1.6.4 Considerar los diferentes resultados generados por la URAEA (e inclusive por DIGECA-MINAE), como producto del análisis realizado a los decretos ejecutivos N° 39995-MAG y N° 40059-MAG-MINAE-S, a efecto de que se giren los lineamientos y/o instrucciones que deben ser atendidas por el personal de la referida dependencia; sobre todo considerando que dicha instancia ha identificado los diferentes aspectos que en apariencia no le estarían permitiendo ajustar su gestión relativa al registro de agroquímicos a la ciencia y la técnica, situación que podría poner en riesgo el cumplimiento del principio constitucional del Estado de proteger la salud humana y el ambiente, así como lo dispuesto en la Ley de Protección Fitosanitaria N° 7664 (y normativa conexa).  ","Jefatura DAE","Analizar resultados generados por URAEA y DIGECA-MINAE, para emitir lineamientos e instrucciones hacia dicho personal.","Nelson Morera Paniagua\nnmorera@sfe.go.cr ","Para la atención de la recomendación, la administración definió la siguiente actividad: “Analizar resultados generados por URAEA y DIGECA-MINAE, para emitir lineamientos e instrucciones hacia dicho personal.”.\nLos siguientes oficios tiene relación directa e indirecta, con la referida recomendación:\n• AE-005-2018 del 19/01/2018\n• DSFE.197.2018 del 10/04/2018\n• DSFE.215-2018 del 17/04/2018\n• DM-MAG-666-2018 del 29/08/2018\n• DM-MAG-667-2018 del 29/08/2018\n• DM-MAG-668-2018 del 29/08/2018\n• DM-MAG-669-2018 del 29/08/2018\n• DM-MAG-670-2018 del 29/08/2018\n• DM-MAG-671-2018 del 29/08/2018\n• DM-MAG-672-2018 del 29/08/2018\n• AE-REG-1092-2018 del 28/09/2018 \n• AE-REG-1116-2018 del 03/10/2018 \n• AE-REG-1172-2018 del 16/10/2018\n• AE-REG-1174-2018 del 16/10/2018   \n• AE-069-2018 del 21/11/2018 \nSe informó que la Sala Constitucional acogió recurso de inconstitucionalidad contra todo el Decreto Ejecutivo N°40059-MAG-MINAE-S, del 29/11/2016, que promulgó el Reglamento Técnico: RTCR 484:2016. Insumos Agrícolas. Plaguicidas Sintéticos Formulados, Ingrediente Activo Grado Técnico, Coadyuvantes y Sustancias Afines de Uso Agrícola. Registro, Uso y Control. (Referencia: oficio AE-0060-2019 del 27/09/2019).\n\nPor medio del documento electrónico remitido por medio del oficio DSFE-0520-2019 del 29/06/2019, la Dirección informó lo siguiente:\n1. La Dirección recibió por parte del anterior jefe de la Unidad de Registro de Agroquímicos la propuesta de reforma del Decreto 40059-MAG-MINAE-S, la cual fue remitida al Despacho Ministerial, pero no hubo respuesta.\n2. Actualmente el citado decreto está impugnado.\n3. A nivel interno se valora la opción de elaborar un nuevo decreto para subsanar los vacíos del Decreto N°40059, acción que se llevaría a cabo en coordinación con MINAE y Salud.\"  ","21/07/2017","21/07/2017","2017-10-31",null,"Pendiente","RPV","Es importante señalar, que la Auditoría Interna mediante el oficio AI SFE 217-2018 del 31/07/2018, mediante el cual se planteó consulta a la Procuraduría General de la República, sobre varios aspectos relacionados con el registro de agroquímicos (incluye aspectos vinculados con el Decreto Ejecutivo N°40059-MAG-MINAE-S).\n\nSin embargo, por medio del Dictamen C-249-2019, indicó que se encontraba imposibilitada en atender las consultas, por cuanto la Sala Constitucional estaba analizando dicho aspectos.\n\nConsiderando que el Decreto Ejecutivo N° 40059-MAG-MINAE-S se encuentra impugnado, el seguimiento de la recomendación y la obligación de su implementación, se retomará tomando en cuenta lo que resuelva la Sala Constitucional sobre este particular; razón por la cual, tomando el tiempo transcurrido y que la Sala IV no ha resuelto ni la administración ha impulsado en forma concreta una nueva reglamentación que subsane los aparentes vicios que presenta el actual decreto, la recomendación se registra como no atendida.\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0321\n\nBoleta_SISAI_AI-2022-0081 \n\nMantiene el estado registrado, según los términos del oficio AI-0249-2022"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,null,"AI SFE 171-2017","AI-SFE-SA-INF-004-2017","Informe con los resultados del estudio denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\"","3.4.2 Debilidades de control relacionadas con las pruebas de eficacia biológica","3.4.2.6.1 Analizar con el apoyo del Comité Técnico de Evaluación Agronómica los cuestionamientos expuestos por la Jefatura de la URAEA con respecto a los resultados y  labor que ha venido realizando y documentando la UBSI por medio de las resoluciones de las PEB respectivas, a efecto de desestimarlas o identificar las causas que están provocando que se presenten debilidades; situación que debe permitir adoptar las medidas necesarias para administrar eventuales riesgos asociados con errores u omisiones en su emisión y fortalecer el sistema de control interno.","Dirección","Enviar Oficio al Jefe DAE para que valore y analice la situación expuesta por la jefatura de URAEA.",null,"Oficio DSFE.197.2018 del 10/04/2018                                            Se informó lo siguiente: \"Subsano con el nombramiento de la funcionaria Rossy Morera, encargada de valorar las solicitudes de eficacia biológica (Oficio AE-FIS-082-2018).\"","21/07/2017","21/07/2017","2017-10-31",null,"Cumplida","RC","Este aspecto será verificado en estudios posteriores"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,null,"AI SFE 171-2017","AI-SFE-SA-INF-004-2017","Informe con los resultados del estudio denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\"","3.4.2 Debilidades de control relacionadas con las pruebas de eficacia biológica","3.4.2.6.2 Remitir a la Auditoría Interna el Libro de Actas en el cual se deberá registrar la gestión del  Comité Técnico de Evaluación Agronómica.","Jefatura DAE","Remitir Libro de Actas a la Auditoría Interna.",null,"Mediante oficio DSFE.083.2017 del 15/02/2017, la Dirección del SFE oficializó la conformación e integración del “Comité Técnico de Evaluación Agronómica” (COTEVA); situación que incluyó el establecimiento de las tareas que debía atender.\n\nPara la atención de la recomendación, la administración definió la siguiente actividad: “Remitir Libro de Actas a la Auditoría Interna”.\n\nSe informó lo siguiente: \"Después del nombramiento de la Ing. Rossy Morera, se definió  que el COTEVA se reúne solamente para analizar casos administrativos, por lo tanto, no se considera  oportuno la apertura de un libro de actas, pues se lleva  la documentación en un expediente\"  (Referencia oficio DSFE.197-2018)\n\nPosteriormente, como parte integral de la información que se comunicó con el oficio AE-0060-2019 del 27/09/2019, se indicó lo siguiente: \"En análisis esta recomendación y sobre la necesidad de mantener vigente el Comité Técnico de Evaluación Agronómica.\".\n","21/07/2017","21/07/2017","2017-10-31","2019-12-31",null,"RSE","Considerando que la administración no está visualizando una oficialización respecto a la operación del COTEVA, se procede a dejar sin efecto dicha recomendación; no obstante, este aspecto será considerado como parte del alcance de un estudio posterior.\n\nBoleta SISAI N° AI-2021-0066"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,null,"AI SFE 171-2017","AI-SFE-SA-INF-004-2017","Informe con los resultados del estudio denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\"","3.4.2 Debilidades de control relacionadas con las pruebas de eficacia biológica","3.4.2.6.3 Realizar las acciones necesarias que posibiliten en el corto plazo documentar cada una de las actividades asociadas a las pruebas de eficacia biológica, a efecto de que las mismas se incorporen como parte integral de la documentación del SGC institucional y específicamente de DAE. Dicha gestión en forma complementaria debe permitir la definición de los tipos de registros que deben ser implementados, según corresponda.","Jefatura DAE","En ejecución. Constatar que se este cumpliendo con este punto.",null,"Se informó lo siguiente: \n\"En proceso el Procedimiento para verificación, supervisión y seguimiento de las pruebas de eficacia biológicas, validación de investigación y muestras experimentales.\". (Referencia: oficios DSFE.197.2018 del 10/04/2018 y AE-FIS-082-2018 del 01/03/2018.\n\n Como parte integral de la información que se comunicó con el oficio AE-0060-2019 del 27/09/2019, se indicó lo siguiente: \"Para atender este tema por parte de la los funcionarios de la Unidad de Fiscalización se elaboraron los siguientes formularios:\nAE-FIS-F-02 Revisión del Protocolo para pruebas de eficacia de plaguicidas \nAE-FIS-F-03 Revisión de Informe Final de pruebas de eficacia de plaguicidas\nAmbos documentos se encuentran disponibles en el sitio web del SFE en el Sistema de Gestión de la Calidad.\".\n                                          \n","21/07/2017","21/07/2017","2017-09-30",null,"Parcialmente cumplida/En proceso","RC"," La calidad del control implementado se está verificando en la ejecución de un estudio posterior."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,null,"AI SFE 171-2017","AI-SFE-SA-INF-004-2017","Informe con los resultados del estudio denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\"","3.4.2 Debilidades de control relacionadas con las pruebas de eficacia biológica","3.4.2.6.4 Concluir con la gestión cuyo resultado le permita en forma integral a la Unidad de Fiscalización de Agroquímicos asumir el control, administración y custodia de los expedientes de pruebas de eficacia biológica (tanto los que se encuentran activos como los inactivos); que actualmente se encuentran en la Unidad de Biometría y Sistemas de Información.","Jefatura UFA","Coordinar el traslado de los expedientes inactivos que están en poder de Olger Borbón.",null,"Por medio del oficio DSFE.197.2018 del 10/04/2018, la Dirección informa sobre las medidas adoptadas para mejora el SCI de la UFA; según lo señalado en los oficios AE-FIS-288-2019 y AE-FIS-082-2018.\n\nCon el oficio AE-FIS-0324-2019 del 13/09/2019, la UFA comunicó el cronograma de actividades ajustado; en cuanto a la recomendación sujeta a seguimiento, se indicó \"Todos los expedientes están custodiados en la Unidad de Fiscalización. Los especialistas encargados de las pruebas de eficacia solo mantienen los que están en proceso de evaluación.\".","21/07/2017","21/07/2017","2018-01-31",null,"Cumplida","RC","La calidad sobre el control interno asociado a la administración, custodia y conservación de los expedientes  de pruebas de eficacia biológica (tanto los que se encuentran activos como los inactivos), se verificará en estudio posterior.\n\nBoleta SISAI N° AI-2021-0067"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,null,"AI SFE 171-2017","AI-SFE-SA-INF-004-2017","Informe con los resultados del estudio denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\"","3.4.2 Debilidades de control relacionadas con las pruebas de eficacia biológica","3.4.2.6.5 Analizar la condición de los expedientes de pruebas de eficacia biológica, con el fin de que se adopten las medidas que sean necesarias para mejorar su conformación e integración.","Jefatura UFA",null,null,"Oficio DSFE.197.2018 del 10/04/2018                                            Se informó lo siguiente: \"Los expedientes se manejan en un área protegida en la Unidad de Fiscalización siguiendo la normativa establecida en la institución para la gestión de los expedientes. Puede verificarse en la Unidad de Fiscalización.\".\n\nCon el oficio AE-FIS-0324-2019 del 13/09/2019, la UFA comunicó el cronograma de actividades ajustado; en cuanto a la recomendación sujeta a seguimiento, se indicó: \"Cada prueba de eficacia biológica se documenta mediante un expediente con su correspondiente apercibimiento, resoluciones y otros, los cuales son custodiados en la Unidad de Fiscalización. Además a partir de julio 2019 se esta utilizando el sistema Traking, para darle mejor trazabilidad al trámite.\".","21/07/2017","21/07/2017",null,null,"Cumplida","RC","Este aspecto será analizado en la ejecución de un posterior estudio "]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,null,"AI SFE 171-2017","AI-SFE-SA-INF-004-2017","Informe con los resultados del estudio denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\"","3.4.2 Debilidades de control relacionadas con las pruebas de eficacia biológica","3.4.2.6.6 Valorar la necesidad de implementar un sello que facilite y formalice la anulación de los documentos vinculados con las pruebas de eficacia biológica (así como cualquier otro sello que sea necesario).","Jefatura UFA","Se considera que la implementación  de un sello no es procedente porque la documentación que ingresa a la Unidad de Fiscalización se incorpora al expediente nunca se anula la documentación.",null,"Oficio DSFE.197.2018 del 10/04/2018                                            Se informó lo siguiente: \"Se valoro esta recomendación y se llego a la conclusión luego de su análisis que el sello de anulación no procede, pues un documento que ingresa a un expediente no puede ser anulado, debe mantenerse en el expediente y puede ser subsanado mediante otro documento que aclare, amplié o anule el anterior.\".","21/07/2017","21/07/2017",null,null,"Cumplida","RC","Este aspecto será analizado en posteriores estudios"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,null,"AI SFE 171-2017","AI-SFE-SA-INF-004-2017","Informe con los resultados del estudio denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\"","3.4.2 Debilidades de control relacionadas con las pruebas de eficacia biológica","3.4.2.6.7 Girar instrucciones para que la documentación que se genere como resultado de las actividades vinculadas con las pruebas de eficacia biológica no consigne información relacionada con la Unidad de Biometría y Sistemas de Información.","Jefatura UFA","Remitir oficio al Ing. Borbón indicándole el procedimiento a seguir para enviar a COTEVA",null,"Oficio DSFE.197.2018 del 10/04/2018                                       Oficio AE-FIS-288-2017 del 31/08/2018                                            Oficio AE-FIS-082-2018 del 01/03/2018","21/07/2017","21/07/2017","2017-09-30",null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,null,"AI SFE 171-2017","AI-SFE-SA-INF-004-2017","Informe con los resultados del estudio denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\"","3.4.3 Debilidades en las regulaciones internas establecidas por la URAEA","3.4.3.6.1 Adoptar las medidas necesarias que permitan ajustar las actividades de control que forman parte de la documentación del SGC; situación que debe garantizar en forma razonable, la generación de resultados que contribuyan a fortalecer la gestión emprendida. Lo anterior considerando como insumo lo señalado en el apartado 3.4.3.2 (incisos a, b, c, y d) denominado “Condición”, del presente hallazgo.","Jefatura URAEA","Homologar los documentos conforme a lo dispuesto en el SGC. ",null,"Oficio DSFE.197.2018 del 10/04/2018                                             Se informó lo siguiente:\n \"Con fecha del 23/8/17 se creó un expediente de modificaciones para los documentos de  calidad. Se eliminó el documento AE-REG-I-01 y AE-REG-I-02.\"\n\"11/7/17 José Arce envío por correo para revisión los procedimientos a Andrey.\"\n\"2/4/18 se da por cerrado este hallazgo al haber corregido las recomendaciones hechas por la AI, todos los hallazgos mencionados en los incisos a, b, c y d.\" \n\"Al 9/1/18 no hay códigos obsoletos.\"\n\"Al 9/1/18 se revisaron  todos los documentos vigentes. Al 9/1/18 únicamente quedan 2 documentos  en condición de vencidos (AE-REG-PO-04 el cual se refiere a un procedimiento para la importación de muestras y esta en revisión y AE-REG-PO-16 el cual fue eliminado el 8/1/18 y no se ha actualizado en la lista maestra por  Andrey).Al 9/1/18 se revisaron  todos los documentos vigentes y el orden consecutivo se corrigió. \".\n\"Al 9/1/18 se revisaron  todos los documentos vigentes y el orden consecutivo se corrigió . 2/4/18 Según el archivo descargado de la página del SFE Lista Maestra los códigos de los  documentos guardan el orden consecutivo. Además se envió por correo a todos los funcionarios una guía visual de cómo se accede a los documentos de calidad del SFE.\"","21/07/2017","21/07/2017","2018-03-31",null,"Cumplida","RC","Si bien las acciones realizadas en su oportunidad le permitieron a la URAEA atender la recomendación, es necesario señalar, que de acuerdo con la revisión a fecha 7/5/2019, se determinó que en la Lista Maestra de documentos del SGC se muestran algunos documentos cuyas fechas de revisión están vencidas.  Referencia:  AE-REG-PO-01_F-01, AE-REG-PO-10 y AE-REG-PO-11_F-01. \n\nConsiderando lo anterior, es necesario que la URAEA adopte como una sana práctica, llevar a cabos en forma oportuna la revisión de las actividades de control que forman parte de la documentación del SCG."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,null,"AI SFE 171-2017","AI-SFE-SA-INF-004-2017","Informe con los resultados del estudio denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\"","3.4.3 Debilidades en las regulaciones internas establecidas por la URAEA","3.4.3.6.2 Adoptar las medidas necesarias para contar con actividades de control que permitan operativizar lo dispuesto en los Decretos Ejecutivos N° 36801-MAG    (incisos e, f, h, i, j, k y l del artículo 24), así como el N° 39995-MAG y   N° 40059-MAG-MINAE-S; de forma que la URAEA pueda gestionar de la mejor manera lo establecido en la referida normativa jurídica. ","Jefatura URAEA","Estos decretos se encuentran  recurridos por lo tanto se esta a la espera de su resolución para establecer las medidas de control. Expedientes 17-0007416, 17-004625, 17-005922. ",null,"Oficio DSFE.197.2018 del 10/04/2018                                             Se informó lo siguiente: \n\"01/12/17  Reunión con los compañeros Oscar M y Laura M, están trabajando en diferentes procedimientos\"\n\"9/1/18 Se han creado procedimientos progresivamente para operatividad ambos decretos \nAE-REG-PO-05_F-01\nAE-REG-PO-05_F-02\nAE-REG-PO-05_F-03\nAE-REG-PO-05_F-04\nAE-REG-PO-05_F-05\nAE-REG-PO-05_F-06\nAE-REG-PO-05_F-07\nAE-REG-PO-05_F-08\nAE-REG-PO-05_F-09\nAE-REG-PO-05_F-10\nAE-REG-PO-05_F-11\nAE-REG-PO-05_F-12\"\n","21/07/2017","21/07/2017",null,null,"Cumplida","RC","La suficiencia y calidad de las actividades de control se verificará en servicio posterior."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,null,"AI SFE 171-2017","AI-SFE-SA-INF-004-2017","Informe con los resultados del estudio denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\"","3.4.3 Debilidades en las regulaciones internas establecidas por la URAEA","3.4.3.6.3 Adoptar las medidas que propicien una depuración del documento denominado “Compromiso de Confidencialidad en cuanto al uso y divulgación de información en el proceso de Registro de Plaguicidas”; situación que, entre otros aspectos, debe permitir integrar ese formato como parte de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad; lo anterior considerando lo descrito sobre este particular en el presente hallazgo y cualquier otra mejora que sea necesaria. Dicha situación debe propiciar una mejora en las condiciones de archivo, conservación, custodia y clasificación de la documentación. ","Jefatura URAEA","Homologar el documento siguiendo los lineamientos del SGC, gestionar la custodia.  ",null,"Oficio DSFE.197.2018 del 10/04/2018                                             Se informó lo siguiente: \"Se creo el Formulario AE-REG-F-01 Formulario de compromiso de confidencialidad en cuanto al uso y divulgación de información en el proceso de registro de plaguicidas. 9/1/18 La carpeta esta archivada en el confidencial 23/1/17 se incluyó a las funcionarias de MINAE\". ","21/07/2017","21/07/2017","2018-03-31",null,"Cumplida","RC","La calidad del control se verificará en futuros estudios."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,null,"AI SFE 171-2017","AI-SFE-SA-INF-004-2017","Informe con los resultados del estudio denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\"","3.4.3 Debilidades en las regulaciones internas establecidas por la URAEA","3.4.3.6.4 Gestionar la aplicación del nuevo formato que se origine como producto de la implementación de la recomendación 3.4.3.6.3, situación que debe propiciar nuevamente la suscripción de esos documentos bajo el nuevo formato para todos los funcionarios activos que así corresponda. ","Jefatura URAEA","Al cumplir con la recomendación 3.4.3.6.3, se cumple con este punto.",null,"Oficio DSFE.197.2018 del 10/04/2018                                             Se informó lo siguiente: \"Se creo el Formulario AE-REG-F-01 Formulario de compromiso de confidencialidad en cuanto al uso y divulgación de información en el proceso de registro de plaguicidas. 9/1/18 La carpeta esta archivada en el confidencial 23/1/17 se incluyó a las funcionarias de MINAE\". ","21/07/2017","21/07/2017","2018-03-31",null,"Cumplida","RC","La calidad y efectividad en la implementación del control se verificará en próximo servicio."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,null,"AI SFE 171-2017","AI-SFE-SA-INF-004-2017","Informe con los resultados del estudio denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\"","3.4.4 Decretos ejecutivos que deben ser derogados o depurados","3.4.4.6.1 Identificar y analizar las causas que no permitieron en su oportunidad gestionar la derogación de los decretos ejecutivos N° 27531-MAG y    N° 28852-MAG, según lo dispuesto en el  Informe DFOE-AM 19/2004 emitido por la Contraloría General de la República; situación que debe generar los insumos necesarios para soportar la toma de decisiones; y de corresponder, la tramitación de la derogatoria de esos decretos  ante el Despacho del Ministro de Agricultura y Ganadería.  ","Dirección","Remitir oficio a la jefatura de Normas y Regulaciones y de Asesoría Legal  para que en forma conjunta identifiquen y analicen las causas por las que no se derogo los decretos ejecutivos N° 27531-MAG y N° 28852-MAG. Así como el análisis de los artículos señalados en el Decreto 26921-MAG",null,"Mediante el oficio DSFE-0432-2019 del 03/06/2019, la Dirección expone ante la Asesoría Legal del MAG, la necesidad de derogar los decretos ejecutivos N° 27531-MAG y N° 28852-MAG.\n\nCon el De 41849-MAG se procedió con la derogatoria de esos decretos.","21/07/2017","21/07/2017","2017-10-31",null,"Pendiente","RC","Como parte de la atención del oficio AI SFE 331-2018, la Dirección no suministró información sobre la gestión emprendida."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,null,"AI SFE 171-2017","AI-SFE-SA-INF-004-2017","Informe con los resultados del estudio denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\"","3.4.4 Decretos ejecutivos que deben ser derogados o depurados","3.4.4.6.2 Analizar la pertinencia de lo dispuesto en los artículos 92 al 97 y 99 del Decreto Ejecutivo N° 26921-MAG, a efecto de validar su condición y/o gestionar su depuración o derogación; lo anterior considerando que la materia de agroquímicos estará siendo regulada por el Decreto Ejecutivo  N° 40059-MAG-MINAE-S y en forma complementaria por los Decretos Ejecutivos N° 39461-MAG y  N° 39995-MAG.","Dirección","Remitir oficio a la jefatura de Normas y Regulaciones y de Asesoría Legal  para que en forma conjunta identifiquen y analicen las causas por las que no se derogo los decretos ejecutivos N° 27531-MAG y N° 28852-MAG. Así como el análisis de los artículos señalados en el Decreto 26921-MAG","Fernando Araya Alpízar\nfaraya@sfe.go.cr ","Mediante el oficio DSFE.0518-2019 del 20/06/2019, la Dirección solicitó a las jefaturas de la Unidad de Asuntos Jurídicos y del Departamento de Normas y Regulaciones, a generar los elementos requeridos que estarían contribuyendo con la atención de la recomendación.\n\nPor medio del oficio DSFE-0433-2021, la Dirección informa sobre el resultado del análisis realizado, según lo requerido en la recomendación.","21/07/2017","21/07/2017","2017-10-31",null,"Pendiente","RC","Boleta_SISAI_AI-0208"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,null,"AI SFE 171-2017","AI-SFE-SA-INF-004-2017","Informe con los resultados del estudio denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\"","3.4.5 Dificultad para ejercer un adecuado control sobre el cumplimiento de metas y la ejecución presupuestaria vinculada con la URAEA ","3.4.5.6.1 Valorar si la URAEA debe contar con su propio Plan-presupuesto; para fortalecer el proceso de planificación, ejecución y comunicación de resultados, en beneficio del accionar institucional y de la referida dependencia. Para lo cual se deberá coordinar lo que corresponda a lo interno de la organización.","Dirección","Emitir oficio al Equipo de Presupuesto consultando sobre la pertinencia de que la Unidad de Registro cuente con su propio Plan-Presupuesto y un centro de costos propio.",null,"Oficio DSFE.197.2018 del 10/04/2018                                    Oficio DSFE.062.2018 del 12/02/2018                                                 Oficio DAF-029-2018 del 15/02/2018                                                 Oficio PCCI-022-2018 del 13/03/2018","21/07/2017","21/07/2017","2017-09-30",null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,null,"AI SFE 171-2017","AI-SFE-SA-INF-004-2017","Informe con los resultados del estudio denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\"","3.4.5 Dificultad para ejercer un adecuado control sobre el cumplimiento de metas y la ejecución presupuestaria vinculada con la URAEA ","3.4.5.6.2 Valorar la pertinencia de establecer un centro de costos (gestor) propio para la URAEA, situación que permitiría ejercer un mayor control y fortalecería la transparencia y la rendición de cuentas.","Dirección","Emitir oficio al Equipo de Presupuesto consultando sobre la pertinencia de que la Unidad de Registro cuente con su propio Plan-Presupuesto y un centro de costos propio.",null,"Oficio DSFE.197.2018 del 10/04/2018                                    Oficio DSFE.062.2018 del 12/02/2018                                                 Oficio DAF-029-2018 del 15/02/2018                                                 Oficio PCCI-022-2018 del 13/03/2018","21/07/2017","21/07/2017","2017-09-30",null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,null,"AI SFE 171-2017","AI-SFE-SA-INF-004-2017","Informe con los resultados del estudio denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\"","3.4.5 Dificultad para ejercer un adecuado control sobre el cumplimiento de metas y la ejecución presupuestaria vinculada con la URAEA ","3.4.5.6.3 Valorar la pertinencia de las metas establecidas en el Plan Anual Operativo de la URAEA, de forma que se consideren las particularidades de las actividades realizadas (marco legal, si la actividad es previsible o variable, comportamiento histórico entre otros) a efecto de tomar las previsiones correspondientes en la formulación del PAO 2018.  Lo anterior, le debe permitir a la administración activa evidenciar realmente la gestión emprendida y no generar incumplimientos por una definición de metas que no se ajustan a la realidad.","Jefatura URAEA","Valorar la pertinencia de las metas según lo indicado en la recomendación 3.4.5.6.3",null,"Se informa lo siguiente: \"Se encuentra en fase de valoración para la elaboración del PAO 2020.\".\n\nReporte SIVIPLAN - Informe Anual Ejecución de la URAEA periodo 2020 (refleja un nivel de detalla más específico de las actividades y metas propuestas; así como una mejoría significativa en el cumplimiento; dicha situación es consistente con el PAO 2021 registrado en el SIVIPLAN","21/07/2017","21/07/2017","2018-12-31",null,"Parcialmente cumplida/En proceso","RC","La recomendación se registra como atendida; en estudio posterior analizará nuevamente este aspecto.\n\nBoleta SISAI N° AI-2021-0068"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,null,"AI SFE 171-2017","AI-SFE-SA-INF-004-2017","Informe con los resultados del estudio denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\"","3.4.6 No se acostumbra medir en forma periódica la percepción del usuario con respecto a la calidad del servicio brindado por la URAEA","3.4.6.6.1 Adoptar las medidas que sean necesarias para implementar lo dispuesto en el numeral 6.4.2 del procedimiento PCCI-GC-PO-07 “Identificación de requisitos, comunicación y estudio de la satisfacción de los usuarios” a efecto de medir el nivel de satisfacción de los usuarios con respecto a la calidad del servicio brindado por la URAEA; situación que les debe permitir, en los casos en que corresponda, tomar medidas para la mejora continua en la prestación de servicios.","Jefatura URAEA","1. Modificar el instrumento PCCI-GC-PO-07-F02 para adaptarla a la evaluación del servicio de registro.                              \n2. Enviar oficio a PCCI solicitando que se realice una consulta de satisfacción al cliente de registro ","Arlet Vargas Morales\nvargasv@sfe.go.cr ","Mediante el oficio AE-REG-829-2017 la URAEA solicitó apoyo a la PCCI; sin embargo a fechas 2/4/18 y  15/6/18 se indicó que no se ha recibido respuesta.\n\nSe programó una charla de Servicio al Usuario para los funcionarios de la Unidad de Registro, misma que se realizó el 16/07/2018.\n\nSe informa que no se ha realizado encuesta de satisfacción al usuario.\n\nEn el reporte de ejecución PAO-2020 de la URAEA que se obtiene del SIVIPLAN, se indica que la actividad denominada \"Encuesta de satisfacción usuario en\ncoordinación con PCCI\" no fue atendida.\n\nMediante el oficio AE-REG-0474-2021 (documento adjunto), se señaló lo siguiente: \n\"\"Se evaluó lo indicado en los informes titulados: \nINFORME ENCUESTA DE SATISFACCIÓN USUARIOS EXTERNOS  2019 \nINFORME ENCUESTA SOBRE EL IMPACTO DEL COVID 19 EN LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS QUE SE BRINDAN A LOS USUARIOS DEL SERVICIO FITOSANITARIO DEL ESTADO 2020.  Emitidos por la Contraloría de Servicios del SFE. \nEn forma general los usuarios han manifestado que necesitan orientación y mayor comunicación de parte de la institución. Para atender este punto de mejora señalado como primera acción se esta trabajando en la elaboración de un comunicado para facilitar el proceso de consulta de los procedimientos de la Unidad por medio de la pagina web de la institución, sin embargo cabe destacar que la Unidad esta inmersa en un proceso de actualización de la legislación pertinente  al registro de productos de uso fitosanitarios y de sus procesos internos desde el año 2019  y que a la fecha se ha concretado un decreto ejecutivo para el proceso de registro de IAGTs utilizando el reconocimiento de estudios de países miembros de la OCDE y actualmente  se esta en el proceso para finalizar la confesión del decreto general para el registro de productos, con estas acciones el objetivo es mejorar la experiencia del usuario y además establecer puntos donde se pueda medir la satisfacción con el servicio brindado.  \" \nEl comunicado se espera sea publicado en el segundo semestre del 2021. \"\n","21/07/2017","21/07/2017","2018-04-30",null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,null,"AI SFE 171-2017","AI-SFE-SA-INF-004-2017","Informe con los resultados del estudio denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\"","3.4.6 No se acostumbra medir en forma periódica la percepción del usuario con respecto a la calidad del servicio brindado por la URAEA","3.4.6.6.2 Incorporar como parte de la planificación de la Contraloría de Servicios la realización de evaluaciones periódicas con respecto a la calidad de los servicios brindados por la URAEA, en atención de lo dispuesto en el numeral 6.4.1 del procedimiento PCCI-GC-PO-07 “Identificación de requisitos, comunicación y estudio de la satisfacción de los usuarios”.  Dicha situación debe permitir atender el compromiso asumido por medio del oficio C.S.008.2017, del 06 de abril de 2017.  ","Jefatura UCS","Medir la calidad de los servicios brindados por la URAEA al menos una vez al año.",null,"Mediante el oficio CS-012-2016 (error en el año) del 06/02/2019), se informa de la inclusión de lo requerido en el Plan de Trabajo de la UCS del 2019.","21/07/2017","21/07/2017","2018-03-31",null,"Cumplida","RC"," "]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,4,"AI SFE 171-2017","AI-SFE-SA-INF-004-2017","Informe con los resultados del estudio denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\"","3.5.1 Debilidades con respecto al manejo, conservación y custodia de los expedientes administrativos relacionados con el registro de agroquímicos","3.5.1.6.1 Adoptar las medidas necesarias para el fortalecimiento del sistema de información respecto al manejo, conservación y custodia de los expedientes administrativos de registro de agroquímicos y equipos de aplicación; considerando entre otros aspectos, lo siguiente: \na)  Diagnosticar con el apoyo del Archivo Central Institucional la condición en que se encuentran los expedientes administrativos de registro de agroquímicos y equipos de aplicación, situación que deberá permitir validar lo actuado o ajustar lo que sea necesario. Al respecto, se deberán tomar las previsiones del caso con respecto al legajo confidencial.\nb)  Establecer el plan de trabajo que permita: \n·La digitalización de los expedientes administrativos que se encuentran pendientes; así como establecer la dinámica para mantener actualizados los expedientes electrónicos.\n·La actualización de los expedientes administrativos físicos.\nc. Comunicar al usuario los lineamientos que regulan la presentación de los expedientes administrativos; tomando como marco de referencia lo señalado en el Decreto Ejecutivo N° 33495-MAG-S-MINAE-MEIC (y próximamente en el Decreto Ejecutivo N° 40059-MAG-MINAE-S); lineamientos que deberían mantenerse accesibles a través de la página web del SFE","Jefatura URAEA","1. Confeccionar oficio solicitando el apoyo a la UAI.                         2. Digitalizar los expedientes ( Existe un proceso de contratación para resolver este punto)                                                          ","Arlet Vargas Morales\nvargasv@sfe.go.cr ","Oficio DSFE.197.2018 del 10/04/2018                                                Se informó lo siguiente: \nSobre el inciso a):\n\"19-1-18 Se coordinó una reunión con Gladys para el 24-1-18.  Se acordó el plan de trabajo.\"\n \"12/2/18  Se inició con el diagnóstico. Se comenzó entrevistando las secretarías // 15/2/18 Se entrevistó a los funcionarios del área Química.\"\n\"25/6/18 Gladys se comprometió a entregar el informe con las recomendaciones del diagnóstico.\"\n\"8/10/18 Se entregó el diagnóstico a la unidad.\"\nSobre el inciso b):\n\"Se realizó la solicitud 0062017003400007 en el sistema SICOP el 8/9/17. 1//11/17.\"\n1//11/17 La solicitud fue cancelada por proveeduría por \" ...la justificación no es válida ya que fue la misma que se utilizó en la anterior solicitud\" \n\"Se creó un plan para ordenar el Archivo de plaguicidas.  Consiste en tres etapas. (I etapa inició en Octubre de 2018, finalizó Diciembre 2018) (II etapa inició Enero 2019)\"\nSobre el inciso c):\n\"2/4/18 En la página con acceso público se encuentran los documentos de Registro donde se explican los lineamientos para entregar la información.\"\n\"4/4/18 Se actualizó la página del SFE en la sección Registro, Además se emitió el boletín 30-2018 y en redes sociales se emitió el comunicado.\".\n","21/07/2017","21/07/2017","2018-12-31",null,"Parcialmente cumplida/En proceso","RPV","Se deberá indagar sobre los resultados de la gestión emprendida; específicamente lo relacionado con el estado de los expedientes físicos\n\nBoleta SISAI N° AI-2019-0218\n\nRequerimiento de información pendiente, según los términos del oficio AI-0251-2022"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,4,"AI SFE 171-2017","AI-SFE-SA-INF-004-2017","Informe con los resultados del estudio denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\"","3.5.1 Debilidades con respecto al manejo, conservación y custodia de los expedientes administrativos relacionados con el registro de agroquímicos","3.5.1.6.2 Adoptar las medidas necesarias que posibiliten fortalecer el sistema de monitoreo que fue implementado para mejorar las condiciones de seguridad del recinto donde se ubican los legajos confidenciales; en ese sentido, se deberá valorar, con respecto al sistema de monitoreo implementado, lo siguiente: \na- Ampliar el plazo de respaldo (en tres meses como mínimo).\nb- Establecer el lineamiento que regule en forma periódica la revisión de los respaldos de las grabaciones.\nc- Establecer el mecanismo de control que permita documentar las revisiones que se realizan, a las grabaciones del sistema independientemente de que existan hechos reportables.\nd- Definir la actividad de control (protocolo, procedimiento, política, plan de acción etc.) que se debe seguir para realizar el monitoreo de las grabaciones que el sistema de vigilancia efectúa en el recinto donde se custodian los expedientes de registro y comunicar los incidentes que ameriten ser reportados.  Al respecto se deberá establecer la periodicidad en que se realizará la revisión de las grabaciones y el establecimiento y selección de la muestra de videos por revisar","Jefatura URAEA","1. Revisar las capacidades del sistema con respecto al tema del tiempo de almacenamiento.                                                       \n2. Crear un protocolo de control  para el  monitoreo de las grabaciones.                                                                                                                   3. Crear un reporte mensual del control de acceso.","Arlet Vargas Morales\nvargasv@sfe.go.cr ","Oficio DSFE.197.2018 del 10/04/2018                                                Se informó lo siguiente: \"15/2/18 Se inició la redacción el(sic) comunicado.\"\n\n\"No es posible aumentar el tiempo de conservación de las grabaciones, por que las capacidades del sistema no lo permiten. Para este fin se debe implementar una mejora tecnológica y no hay presupuesto para tal efecto. Se recomendará incluirlo para el año 2019\"\n\nMediante el oficio AE-REG-0474-2021 (documento adjunto), se señaló lo siguiente: \n\"Con respecto a  los que se indico anteriormente con respecto a este punto. No existe forma en que el sistema instalado pueda aumentar el tiempo de conservación de las grabaciones debido a que la capacidad no puede ser ampliada si no es con una mejora tecnológica lo que implica inversión y la unidad no cuenta con presupuesto para esto.\n\n  Por otro lado actualmente la institución esta en proceso de adquirir e integrar el sistema de video - vigilancia para todo el edificio. Este tema se comunicó a la jefatura de Servicios Generales para que se tome en cuenta en la contratación del servicio.  Sin embargo para el sistema actual se va a integrar un equipo para verificar el funcionamiento del sistema. \nEstas recomendaciones fueron comunicadas al área de servicios generales para que se incluyan en el proceso de adquisición e integración de las cámaras de seguridad. Se adjunta copia del correo electrónico.\"\n","21/07/2017","21/07/2017","2018-04-30",null,"Parcialmente cumplida/En proceso","RPV","En reunión sostenida el día 22/07/2021, con personal de la URAEA, se indica que cuentan con información asociada con los  incisos b), c) y d) contenidos en la recomendación; la cual estará siendo remirida a valoración de la Auditoría Interna\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0277\n\nRequerimiento de información pendiente, según los términos del oficio AI-0251-2022"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,null,"AI SFE 171-2017","AI-SFE-SA-INF-004-2017","Informe con los resultados del estudio denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\"","3.5.2 Debilidades con relación a los libros autorizados y cerrados por la Auditoría Interna","3.5.2.6.1 Adoptar las medidas necesarias que permitan administrar depurar su sistema de control interno respecto al manejo, la conservación, custodia y seguridad de los libros que cuentan con razón de apertura y/o de cierre por parte de la Auditoría Interna del SFE, relativos al proceso denominado “Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación”. ","Jefatura URAEA","Establecer la estrategia de custodia de los libros. ",null,"Oficio DSFE.197.2018 del 10/04/2018                                                Se informó lo siguiente: \"1/8/17 Oscar A. Confecciona el borrador de la estrategia de custodia de los libros. Se le solicito utilizar los lineamientos de calidad.\"\n\n\"Se crea el documento oficial oficio AE-REG-1068-2018 se comunico a los colaboradores vía correo electrónico. / 27/2/19. Se modificó el documento para sustituir a Tatiana Vega como responsable del libro de Fertilizantes por Juan Carlos Alvarado. El nuevo oficio es el AE-REG-220-2019.\"\n","21/07/2017","21/07/2017","2018-02-28",null,"Cumplida","RC","La recomendación se registra como atendida; la calidad del control se estaría verificando en estudio posterior.\nBoleta SISAI N°AI-2021-0069"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,4,"AI SFE 171-2017","AI-SFE-SA-INF-004-2017","Informe con los resultados del estudio denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\"","3.5.2 Debilidades con relación a los libros autorizados y cerrados por la Auditoría Interna","3.5.2.6.2 Ubicar los cuatro libros que no fueron localizados durante la ejecución del estudio de auditoría, según lo descrito en el numeral 3.5.2.2 (inciso b) anterior; resultado de la gestión que deberá ser informado a la Auditoría Interna.","Jefatura URAEA","Buscar  los libros solicitados ","Arlet Vargas Morales\nvargasv@sfe.go.cr ","Se informó lo siguiente: \"Los libros no fueron ubicados.\"","21/07/2017","21/07/2017","2018-01-31",null,"Pendiente","RPV","Se deberá solicitar criterio a la URAEA sobre los efectos negativos que tendría el no contar con los libros extraviados; situación que se convertirá en un insumo adicional para la toma de decisiones por parte de la Auditoría Interna. \n\nRequerimiento de información pendiente, según los términos del oficio AI-0251-2022"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,4,"AI SFE 171-2017","AI-SFE-SA-INF-004-2017","Informe con los resultados del estudio denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\"","3.5.2 Debilidades con relación a los libros autorizados y cerrados por la Auditoría Interna","3.5.2.6.3 Analizar de acuerdo con la naturaleza de los registros que se consignan en el libro N° 1 “Anotación marginal al registro de las inscripciones de plaguicidas botánicos formulados, productos técnicos y coadyuvantes” (autorizado mediante el asiento 141 de fecha 7 de mayo de 2014), si la denominación del mismo debe ser ajustada; situación que deberá ser informada a la Auditoría Interna para gestionar el ajuste respectivo.","Jefatura URAEA","Analizar con respecto a la legislación correspondiente la denominación del libro N° 1 “Anotación marginal al registro de las inscripciones de plaguicidas botánicos formulados, productos técnicos y coadyuvantes”","Arlet Vargas Morales\nvargasv@sfe.go.cr ","Se informa lo siguiente:\n\"Todo libro de modificaciones nuevo debe denominarse \"Modificación al registro de...\"\".\n\"El libro actual se denomina \"Modificación al registro...\"\".","21/07/2017","21/07/2017","2018-03-31",null,"Cumplida","RPV","Solicitar información a la URAEA sobre el estado del libro  N° 1 “Anotación marginal al registro de las inscripciones de plaguicidas botánicos formulados, productos técnicos y coadyuvantes”; por cuanto si el mismo ya no está siendo utilizado, debería gestionarse su cierre. "]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,null,"AI SFE 171-2017","AI-SFE-SA-INF-004-2017","Informe con los resultados del estudio denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\"","3.5.2 Debilidades con relación a los libros autorizados y cerrados por la Auditoría Interna","3.5.2.6.4 Analizar si a la luz de lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 40059-MAG-MINAE-S, existen libros que fueron autorizados en cumplimiento del Decreto Ejecutivo N° 33495-MAG-S-MINAE-MEIC; situación que obligaría al cierre de los mismos y a la apertura de nuevos libros.  De presentarse dicha situación, se deberá gestionar en forma oportuna, para que no se presenten inconvenientes en el trámite de registro.  Los resultados de esta gestión deben documentarse.","Jefatura URAEA","Analizar con respecto a la legislación correspondiente la si deben cerrarse los libros autorizados bajo el Decreto Ejecutivo N° 33495-MAG-S-MINAE-MEIC. ",null,"Oficio DSFE.197.2018 del 10/04/2018                                                Se informó lo siguiente: \"En el informe Anual 2017-2018 de la Unidad de Registros, está claro que existe una importante cantidad de trámites por resolver del decreto 33495 , por lo tanto los libros que fueron abiertos bajo el reglamento 33495 no se van a cerrar hasta que se termine con los trámites que están pendientes de resolver. En el momento que sea necesario cerrar o abrir un libro se va a proceder siguiendo el debido proceso..\".\n\nEn el transitorio primero del Decreto N° 40059-MAG-MINAE-S se establece \"Las solicitudes de registro que se hubiesen iniciado con el decreto ejecutivo número: 33495-MAG-S-MINAE-MEIC: Reglamento sobre Registro, Uso y Control de Plaguicidas Sintéticos Formulados, Ingrediente Activo Grado Técnico, Coadyuvantes y Sustancias Afines de Uso Agrícola del 31 de octubre del 2006 o que hayan iniciado el proceso de reválida de conformidad con el mencionado decreto, se continuarán tramitando con este reglamento hasta su finalización. Asimismo, el administrado podrá solicitar la tramitación de la solicitud de registro, bajo las modalidades, requisitos y procedimientos establecidos en este decreto.\"","21/07/2017","21/07/2017","2018-01-31",null,"Cumplida","RC","La recomendación se registra como atendida.\n\nBoleta SISAI N° AI-2021-0070"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,4,"AI SFE 171-2017","AI-SFE-SA-INF-004-2017","Informe con los resultados del estudio denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\"","3.5.3 La URAEA no cuenta con un diagnóstico técnico sobre el estado de su archivo documental","3.5.3.6.1 Gestionar ante la Unidad de Servicios Generales, el apoyo de la Encargada del Archivo Central Institucional, a efecto de que:\na) Se realice un diagnóstico técnico sobre la condición de su archivo de gestión documental vinculado con el proceso “Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación”, situación que debe permitir validar su estado o ajustarlo, según corresponda.\nb) Se adopten las medidas que sean necesarias, con el fin de que la URAEA cuente con la tabla de plazos que regule la vigencia de los documentos que se generan como producto de la ejecución de las diferentes actividades que conforman el proceso denominado “Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación”.\n","Jefatura URAEA","Confeccionar oficio solicitando el apoyo a la USG para cumplir con la recomendación 3.5.3.6.1\n","Arlet Vargas Morales\nvargasv@sfe.go.cr ","Oficio DSFE.197.2018 del 10/04/2018                                               Oficio AE-REG-966-2017\nSe suministró la siguiente información:\nSobre el inciso a):\nSe informa que mediante el oficio AE-REG-966-2017, la URAEA solicitó apoyo a la USG. Además, se indica que \"Este punto se trabaja en conjunto con la recomendación 3.5.1.6.1\".\n\nSobre el inciso b):\n\"Se consultó a Gladys sobre el tema de la tabla de plazos vía correo electrónico  20/11/18.\"\n\nMediante el oficio DAF-SG-0631-2021 del 10-12-2021, la USG informó que la tabla de plazos de la URAEA se encuentra en estado de elaboración.","21/07/2017","21/07/2017",null,null,"Parcialmente cumplida/En proceso","RPC","Se deberá indagar sobre los resultados de la gestión emprendida\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0322\n\nRequerimiento de información pendiente, según los términos del oficio AI-0251-2022"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,null,"AI SFE 171-2017","AI-SFE-SA-INF-004-2017","Informe con los resultados del estudio denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\"","3.5.4 Subutilización de la base de datos que registra información relacionada con el etiquetado y panfletos de los agroquímicos registrados ante el SFE","3.5.4.6.1 Establecer un mecanismo de control (lineamiento, procedimiento, guía o similar) que permita la actualización de la base de datos de etiquetado y panfletos de agroquímicos.","Jefatura URAEA","Confeccionar un procedimiento , actualizar la base de datos. ",null,"Se informa lo siguiente:\n\"21/3/18 Tatiana Vega presentó el procedimiento en reunión con los compañeros de la Unidad. Se queda a la espera de aprobación de Andrei. 3/4/18 El procedimiento se encuentra en la lista Maestra AE-REG-PO-12\".","21/07/2017","21/07/2017","2018-01-31",null,"Cumplida","RC"," "]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,null,"AI SFE 171-2017","AI-SFE-SA-INF-004-2017","Informe con los resultados del estudio denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\"","3.5.4 Subutilización de la base de datos que registra información relacionada con el etiquetado y panfletos de los agroquímicos registrados ante el SFE","3.5.4.6.2 Brindar la asesoría o capacitación requerida por las dependencias, a efecto de facilitar la consulta a la base de datos de etiquetado y panfletos de agroquímicos; gestión que deberá quedar documentada.","Jefatura URAEA","Realizar la capacitación a los funcionarios que utilizan la BD. ",null,"Se informa que se implementó el  Procedimiento para actualización y acceso de la base de datos de Etiquetas y Panfletos de Agroquímicos (AE-REG-PO-12).\n\nAdemás, se indica que se creo un carpeta relacionada con el etiquetado, en la cual se encuentra disponible la presentación de la capacitación.","21/07/2017","21/07/2017","2018-04-30",null,"Cumplida","RC","Considerando la información suministrada, se procede a registrar la recomendación como atendida; la suficiencia y pertinencia de la gestión emprendida se estará verificando en estudio posterior.\n\nBoleta SISAI N° AI-2021-0071\n"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,null,"AI SFE 171-2017","AI-SFE-SA-INF-004-2017","Informe con los resultados del estudio denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\"","3.5.4 Subutilización de la base de datos que registra información relacionada con el etiquetado y panfletos de los agroquímicos registrados ante el SFE","3.5.4.6.3 Valorar en función de la recomendación anterior, si es necesario el establecimiento de un mecanismo de control (procedimiento, guía o similar) que oriente el proceso de consulta de la base de datos de etiquetado y panfletos de agroquímicos; en caso de adoptar esta medida se deberá considerar los lineamientos establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad Institucional. ","Jefatura URAEA","Se definirá según la recomendación 3.5.4.6.3",null,"Se informó lo siguiente: \"AE-REG-PO-12 Procedimiento para actualización y acceso de la base de datos de Etiquetas y Panfletos de Agroquímicos. Se creó el procedimiento, como mecanismo de control el sistema solo puede ser modificado por el administrador, la red es capaz de evitar que un usuario no autorizado modifique la información.\".","21/07/2017","21/07/2017","2018-05-31",null,"Cumplida","RC"," "]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,4,"AI SFE 171-2017","AI-SFE-SA-INF-004-2017","Informe con los resultados del estudio denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\"","3.5.4 Subutilización de la base de datos que registra información relacionada con el etiquetado y panfletos de los agroquímicos registrados ante el SFE","3.5.4.6.4 Emitir un comunicado oficial a todas aquellas instancias que están autorizadas para realizar consultas en la base de datos de etiquetado y panfletos de agroquímicos, a efecto de que la misma sea utilizada en forma obligatoria como fuente primaria de información. ","Dirección","Emitir un comunicado a todas las instancias que están autorizadas, indicando que en forma obligatoria se debe utilizar como fuente primaria de información para realizar consultas  la base de datos de etiquetado y panfletos de agroquímicos.","Nelson Morera Paniagua\nnmorera@sfe.go.cr ","Mediante el oficio DSFE.0516.2019 del 20/06/2019, la Dirección giró instrucciones a la Jefatura del URAEA para que las instancias técnicas respectivas, hagan uso obligatorio de la base de datos de etiquetado y panfletos de agroquímicos.","21/07/2017","21/07/2017","2018-03-31",null,"Pendiente","RPV","Solicitar a la Jefatura de la URAEA sobre el resultado generado producto de la atención del oficio DSFE.0516.2019 (como mínimo un ejemplar del documento dirigido a las instancias respectivas)\n\nBoleta SISAI N° AI-2021-0313\n\nRequerimiento de información pendiente, según los términos de los oficios AI-0143-2022 y AI-0251-2022."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,4,"AI SFE 171-2017","AI-SFE-SA-INF-004-2017","Informe con los resultados del estudio denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\"","3.5.5 Debilidades en el sistema de información para la generación de datos estadísticos","3.5.5.6.1 Oficializar como parte del sistema de información implementado por la URAEA, la tabla dinámica que en forma complementaria al sistema Tracking, está permitiendo generar información estadística sobre el estado de los trámites (aprobados, cancelados, apercibidos, edictos, en espera y en proceso). De ser necesario, incorporar el formato de dicho registro como parte de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad Institucional; aspecto sobre el cual se podrá coordinar lo que corresponda con la PCCI.","Jefatura URAEA","Oficializar la base de datos","Arlet Vargas Morales\nvargasv@sfe.go.cr ","Se informó lo siguiente: \"3/4/18 La base no se va a incluir dentro del sistema de calidad ya que no entra en ninguna categoría (procedimiento, guía o formulario),  entra en la categoría de \"Otros documentos\".","21/07/2017","21/07/2017","2018-03-31",null,"Cumplida","RPV","Obtener información adicional con el fin de entender de la mejor manera la gestión emprendida por la administración; asimismo, se deberá solicitar un ejemplar del registro actualizado.\n\nBoleta SISAI N° AI-2019-0226\n\nRequerimiento de información pendiente, según los términos del oficio AI-0251-2022"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,4,"AI SFE 171-2017","AI-SFE-SA-INF-004-2017","Informe con los resultados del estudio denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\"","3.5.5 Debilidades en el sistema de información para la generación de datos estadísticos","3.5.5.6.2 Oficializar la estructura del informe que consigna los resultados de la información estadística que es generada producto de los diferentes trámites que son gestionados por la URAEA (aprobados, cancelados, apercibidos, edictos, en espera y en proceso); situación que además, deberá definir la  periodicidad con que debe ser emitido, así como los destinatarios y los diferentes medios para su divulgación. Incorporar el formato de informe como parte de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad Institucional; aspectos sobre el cual se podrá coordinar lo que corresponda con la PCCI.","Jefatura URAEA","Homologar con SGC","Arlet Vargas Morales\nvargasv@sfe.go.cr ","Se informó lo siguiente:\n\"3/4/18 El informe no  se va a incluir dentro del sistema de calidad ya que no entra en ninguna categoría (procedimiento, guía o formulario),  entra en la categoría de \"Otros documentos\"\n","21/07/2017","21/07/2017","2018-03-31",null,"Cumplida","RPV","Se deberá solicitar información adicional, con el fin de entender de la mejor manera la decisión adoptada por la administración.\n\nBoleta SISAI N° AI-2019-0227\n\nRequerimiento de información pendiente, según los términos del oficio AI-0251-2022"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,null,"AI SFE 171-2017","AI-SFE-SA-INF-004-2017","Informe con los resultados del estudio denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\"","3.6 Debilidades relativas al componente funcional “Seguimiento”, al no  ejercer la atención del Plan de Acción de la URAEA relativo a la autoevaluación del sistema de control interno","3.6.6.1 Analizar la posibilidad de que todas aquellas respuestas afirmativas que se originan como resultado de la atención al cuestionario de autoevaluación del SCI (sistema SYNERGY), se requiera adjuntar de forma obligatoria los documentos que respalden las mismas (evidencia).","Jefatura PCCI","En el año 2018 se incluirá como uno de los requerimientos a modificarse y se presupuestará para el año 2019.",null,"Oficio DSFE.197.2018 del 10/04/2018                                                Se informó lo siguiente: \"La jefatura de PCCI discute la pertinencia de esta recomendación con la Dirección, en caso de aprobarse será incluido en el presupuesto 2019 para solicitar a la empresa la modificación.\".\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, la PCCI informó lo siguiente: \"El sistema SYNERGY en el proceso de autoevaluación y en los lineamientos se que formulan cada año se establece que se deben documentar las respuestas \"afirmativas\" de las preguntas formuladas. El sistema SYNERGY cuando el usuario contesta que \"sí\" a una pregunta se estableció como requerimiento obligatorio que debe justificar o detallar las acciones emprendidas para evidenciar su cumplimiento. Se está analizando la posibilidad técnica y presupuestaria (costo/beneficio) para que en el PAO 2019-2020 se incorpore una mejora el SYNERGY para adjuntar documentos.\n......\"Los criterios para la evaluación que se utilizarán serán “Si se cumple” (Si) y “No se cumple” (No) para lo cual se solicita detallar o justificar con las actividades desarrolladas por la unidad o departamento  el caso de las respuestas Sí.\nPor el contrario en el caso de las respuestas “No”, se deberá proponer un plan de mejora en el que se definan acciones concretas derivadas de las valoraciones y recomendaciones que realicen los Titulares Subordinados, derivando en un sistema de mejoras continuas que permitan dar solución a los problemas detectados en la Autoevaluación del Sistema de Control Interno.\"\"","21/07/2017","21/07/2017","2018-07-31",null,"Cumplida","RC"," "]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,null,"AI SFE 171-2017","AI-SFE-SA-INF-004-2017","Informe con los resultados del estudio denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\"","3.6 Debilidades relativas al componente funcional “Seguimiento”, al no  ejercer la atención del Plan de Acción de la URAEA relativo a la autoevaluación del sistema de control interno","3.6.6.2 Analizar lo descrito en el presente hallazgo y en los casos en que corresponda, establecer en el sistema SYNERGY las acciones de mejora que estén orientadas al fortalecimiento del SCI.","Jefatura URAEA","Corregir lo solicitado en el informe.",null,"Se informó lo siguiente:\n\"El 9/4/18 se coordinó la capacitación y la revisión del tema.  Reunión con Adrián para revisar el sistema SYNERGY. Enviar por correo los reportes del sistema.\".\n\"27/8/18 Las acciones de mitigación ya se comenzaron a ejecutar y se actualizaron en el sistema.\".\n\"En el sistema se puede verificar: el oficio  AE-REG-680-2018 para la acción de mitigación \"Gestionar y justificar la necesidad de disponer de una plaza de abogado en materia de registro\"\n","21/07/2017","21/07/2017","2018-04-30",null,"Cumplida","RC","Considerando la naturaleza de la recomendación y las acciones emprendidas, la misma se registra como atendida; por cuanto en el SYNERGY se incorporaron una serie de acciones de mejora orientadas al fortalecimiento del SCI de la URAEA.\nNo obstante, corresponderá a esa dependencia, realizar una gestión oportuna en la atención de esas acciones de mejora."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,null,"AI SFE 171-2017","AI-SFE-SA-INF-004-2017","Informe con los resultados del estudio denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación\"","3.6 Debilidades relativas al componente funcional “Seguimiento”, al no  ejercer la atención del Plan de Acción de la URAEA relativo a la autoevaluación del sistema de control interno","3.6.6.3 Actualizar el sistema SYNERGY, a efecto de registrar la gestión que se emprendió para atender el Plan de Acción relativo a la Autoevaluación del SFE del período 2015, que se debió ejecutar durante el año 2016.  ","Jefatura URAEA","Actualizar la información del sistema SYNERGY ",null,"Se informó lo siguiente: \"21/11/18 Se conversó con Adrián Gómez la posibilidad de presentar evidencia de los avances en las medidas de mitigación de los riesgos que se contemplaron en ese periodo, para cerrar las actividades de valoración del riesgo  y valorar las que no se pueden cerrar para determinar un plan de acción.\".\n\n14/6/19 En reunión con Adrián Gómez y Arlet Vargas se trabajó en la actualización del sistema SYNERGY. Se tomaron acuerdos sobre las evidencias. \n22/4/20 Reunión con Ardían Gómez, Arlet Vargas, Carlos Rojas. Se discutieron los temas pendientes. Ardían da por finalizado la autoevaluación 2015 y se discutió el pan de acción para registrar las acciones de mitigación de las tareas pendientes del plan 2016. \n6/8/20 Se completó el registro de las evidencias de las acciones ejecutadas del plan de mitigación del periodo 2015-2016, y se envía un correo a Adrián y a la Jefatura para informar de la situación. \n\nMinuta 164-2019 en SIRSA. Reunión 14/6/19 \nReunión Virtual 22/04/20 Minuta 181-2020 \nReporte SEVRI enviado por Ardían al 22 04 2020 ","21/07/2017","21/07/2017","2018-04-30",null,"Parcialmente cumplida/En proceso","RC","La recomendación se registra como atendida.\n\nBoleta SISAI N° AI-2021-0072"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.1 Falta de suficiencia y pertinencia del procedimiento institucional para la gestión de proyectos relacionados con las tecnologías de información","2.1.6.1 Valorar si, para una adecuada gestión de proyectos de TI, lo más conveniente es remozar el procedimiento institucional establecido por la PCCI (PCCI-AP-PO-01) o bien reestablecer la metodología de proyectos implementada por la UTI y la documentación asociada (que se encuentra derogada); situación que debe permitir, entre otros aspectos, lo siguiente: (...)","Jefatura PCCI","1- Ajustar el procedimiento PCCI-AP-PO-01 a lo establecido a las normas técnicas para el control y gestión de las tecnologías de Información.",null,"Oficio TI-061-2018 del 27/07/2018. Se informa: \"El procedimiento PCCI-AP-PO-01 fue actualizado, aprobado e implementado por la Unidad de TI y la Unidad de  PCCI.  Actualmente se encuentra publicado en la intranet del SFE.  Al procedimiento en mención se le agregó un apartado adicional exclusivamente para la ejecución de proyectos de TI.\".","13/09/2017","13/09/2017","31/01/2018",null,"Cumplida","RC","La calidad del control  será verificada en estudio posterior."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.1 Falta de suficiencia y pertinencia del procedimiento institucional para la gestión de proyectos relacionados con las tecnologías de información","2.1.6.2 Evaluar qué actividades son requeridas para administrar adecuadamente los proyectos de TI desarrollados por terceros, según las buenas prácticas del marco COBIT, con el fin de que se incluyan dentro del “Procedimiento para identificación, priorización, elaboración y seguimiento de proyectos” (PCCI-AP-PO-01) o bien, dentro la metodología, procedimiento o lineamiento que se decida sea el aplicable para la gestión de proyectos de tecnologías de información.","Jefatura PCCI","1- Ajustar el procedimiento PCCI-AP-PO-01 a lo establecido a las normas técnicas para el control y gestión de las tecnologías de Información.",null,"Oficio TI-061-2018 del 27/07/2018. Se informa: \"Se hicieron las modificaciones necesarias al procedimiento TI-PO-02 para que incluya los proyectos desarrollados por terceros.  Este procedimiento puede ser accesado en el siguiente link:  ttps://drive.google.com/file/d/0B_XbJ8NTqkt6UDktNk5XZlA0d1E/view\"","13/09/2017","13/09/2017","31/01/2018",null,"Cumplida","RC","La calidad del control  será verificada en estudio posterior."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.2 La ficha técnica para la gestión de proyectos utilizada por la UTI se encuentra desactualizada","2.2.6.1 Evaluar el cumplimiento actual de la norma técnica de la CGR, 1.5 Gestión de proyectos y los procesos asociados en el marco de referencia de COBIT, producto de la derogación de la metodología de proyectos de la UTI, para determinar qué objetivos no se están cumpliendo, y de esta forma definir el respectivo plan de acción. En este caso, hacer extensiva la evaluación al resto de fichas técnicas asociadas a las respectivas normas.","Jefatura UTI","1- Actualizar fichas técnicas, establecer un mecanismo de revisión y/o actualización de las mismas y valorar que el formato se presente como parte del SGC(Didier Suárez). ",null,"Oficio TI-061-2018 del 27/07/2018. Se informa: \"Se está finalizando la modificación del respectivo sistema de información con el objetivo de crear el procedimiento y agregar las nuevas versiones o actualizaciones en el cumplimiento de las Normas de la CGR.\"","13/09/2017","13/09/2017","30/11/2018",null,"Parcialmente cumplida/En proceso","RC","Se realizó la modificación del sistema para incluir versiones de las fichas técnicas. Respecto a la ficha 1.5 se actualizó según los procedimientos actuales. La evaluación de todas las fichas técnicas se realizó en el periodo 2018 para determinar el cumplimiento de objetivos. Además, se generó un manual para el sistema. \n(Referencia: Resultado auditoría realizada por el DCC durante el año 2019)"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.2 La ficha técnica para la gestión de proyectos utilizada por la UTI se encuentra desactualizada","2.2.6.2 Analizar, con respecto a las fichas técnicas, los siguientes escenarios:\na) Establecer un lineamiento de revisión y actualización de las fichas técnicas cada vez que se modifica o implementa el marco normativo para la gestión de TI, de manera tal que este cambio quede reflejado en forma oportuna en la respectiva ficha técnica; lo anterior considerando que el formato de las referidas fichas técnicas no forma parte del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), y por consiguiente no se le aplica el lineamiento vigente para la actualización de documentos.\nb) Valorar que el formato mediante el cual se documentan las fichas técnicas se incorpore como parte del SGC, de forma tal que se integre a la gestión y le aplique el lineamiento que establece la periodicidad de actualización de los documentos.\n","Jefatura UTI","1- Actualizar fichas técnicas, establecer un mecanismo de revisión y/o actualización de las mismas y valorar que el formato se presente como parte del SGC(Didier Suárez). ",null,"Oficio TI-061-2018 del 27/07/2018. Se informa: \"Se está finalizando la modificación del respectivo sistema de información con el objetivo de crear el procedimiento y agregar las nuevas versiones o actualizaciones en el cumplimiento de las Normas de la CGR.\"\n\nSe integró al SGC el \"Procedimiento para registrar el cumplimiento de las Normas Técnicas de TI de la CGR\" (TI-PO-03)\n\nEntró en producción la Base de datos del sistema de normas técnicas para la gestión de Tic’s\n","13/09/2017","13/09/2017","30/11/2018",null,"Parcialmente cumplida/En proceso","RC"," "]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.2 La ficha técnica para la gestión de proyectos utilizada por la UTI se encuentra desactualizada","2.2.6.3 Actualizar las fichas técnicas de acuerdo con el nivel cumplimiento de las normas que en la misma se establecen, de tal modo que estas reflejen el nivel de madurez real alcanzado por la UTI.","Jefatura UTI","1- Actualizar fichas técnicas, establecer un mecanismo de revisión y/o actualización de las mismas y valorar que el formato se presente como parte del SGC(Didier Suárez). ",null,"Oficio TI-061-2018 del 27/07/2018. Se informa: \"Se está finalizando la modificación del respectivo sistema de información con el objetivo de crear el procedimiento y agregar las nuevas versiones o actualizaciones en el cumplimiento de las Normas de la CGR.\"","13/09/2017","13/09/2017","30/11/2018",null,"Parcialmente cumplida/En proceso","RC","Esta recomendación fue atendida por cuanto según el DCC (informe AI-SFE-SA-INF-005-2019) indica: \"Las fichas técnicas se actualizaron durante el periodo 2018. Se indicó que se espera realizar otra revisión a finales del presente periodo.\"."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.2 La ficha técnica para la gestión de proyectos utilizada por la UTI se encuentra desactualizada","2.2.6.4 Gestionar las mejoras en el sistema automatizado en que se almacenan y administran las fichas técnicas para que se incluya un estado de cumplimiento de cada acción de mejora que se documenta para la implementación de las buenas prácticas definidas por COBIT por cada ficha, de manera tal que se pueda llevar un control del detalle de cumplimiento de los procesos de COBIT adoptados.","Jefatura UTI","2- Hacer mejoras en el sistema automatizado en el cual se almacenan (Silvia Villalobos).",null,"Oficio TI-061-2018 del 27/07/2018. Se informa: \"Se está finalizando la modificación del respectivo sistema de información con el objetivo de crear el procedimiento y agregar las nuevas versiones o actualizaciones en el cumplimiento de las Normas de la CGR.\"\n\nSe integró al SGC el \"Procedimiento para registrar el cumplimiento de las Normas Técnicas de TI de la CGR\" (TI-PO-03)\n\nEntró en producción la Base de datos del sistema de normas técnicas para la gestión de Tic’s\n\nReporte que indica que la UTI cumple con todas las NTI CGR","13/09/2017","13/09/2017","30/11/2018",null,"Parcialmente cumplida/En proceso","RC","La calidad sobre el nivel de cumplimiento que registra la UTI será verificado en estudio posterior."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.3 El Procedimiento código TI-ADS-PO-03 “Modificación a Sistemas de Información” no se ajusta al marco de referencia adoptado por la UTI","2.3.6.1 Realizar una evaluación de los objetivos de control y actividades que propone COBIT para el tratamiento de cambios, comparándolos con el procedimiento para la modificación de sistemas de información (TI-ADS-PO-03). Producto de dicha evaluación, generar una nueva versión y/o depuración del documento existente, considerando los lineamientos faltantes identificados.","Jefatura UTI","1- Actualizar el procedimiento TI-ADS-PO-03, modificar la mesa de servicios, definir indicadores que faciliten el control de cambios e informar a los interesados de su estado (Andy Jiménez y Luis Angulo).  ",null,"Oficio TI-ADS-023-2018 del 27 de julio de 2018 (Se ajustó el Procedimiento TI-ADS-PO-03)","13/09/2017","13/09/2017","31/03/2018",null,"Cumplida","RC","La calidad del control  será verificada en estudio posterior."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.3 El Procedimiento código TI-ADS-PO-03 “Modificación a Sistemas de Información” no se ajusta al marco de referencia adoptado por la UTI","2.3.6.2 Añadir en la mesa de servicios una categoría para los tiquetes que se generan, que permita identificar los cambios del resto de tiquetes y por sistema de información.","Jefatura UTI","1- Actualizar el procedimiento TI-ADS-PO-03, modificar la mesa de servicios, definir indicadores que faciliten el control de cambios e informar a los interesados de su estado (Andy Jiménez y Luis Angulo).  ",null,"Oficio TI-ADS-023-2018 del 27 de julio de 2018. Se informa: \"... en el cual el Lic. Luis Angulo solicita tiempo al mes de octubre del presente año para implementar el OSTicket debido a que esta labor se ha atrasado por prioridades que nos ha asignado la Dirección Ejecutiva del SFE.\".\n\nLa UTI autorizó la entrada en producción del sistema OSTicket.","13/09/2017","13/09/2017","2018-03-31","2018-10-31","Parcialmente cumplida/En proceso","RC","La calidad de la herramienta implementada será verificada en estudio posterior."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.3 El Procedimiento código TI-ADS-PO-03 “Modificación a Sistemas de Información” no se ajusta al marco de referencia adoptado por la UTI","2.3.6.3 Definir indicadores que faciliten ejercer control sobre el seguimiento a los cambios e informar a los interesados de su estado. Al respecto, se someten a valoración los siguientes indicadores:\na) Tiempo de atención de un cambio.\nb) Porcentaje de cambios atendidos respecto al total registrados, en general, por sistema de información y por analista asignado.\nc) Porcentaje de cambios pendientes de atender respecto al total registrados, en general, por sistema y por analista asignado.\nd) Porcentaje de incremento en la tasa de éxito de cambios, en general, por sistema de información y por analista asignado.\ne) Tiempo de respuesta promedio para atender cambios, en general, por sistema de información y por analista asignado.\n","Jefatura UTI","1- Actualizar el procedimiento TI-ADS-PO-03, modificar la mesa de servicios, definir indicadores que faciliten el control de cambios e informar a los interesados de su estado (Andy Jiménez y Luis Angulo).  ",null,"Oficio TI-ADS-023-2018 del 27 de julio de 2018. Se informa: \"... en el cual el Lic. Luis Angulo solicita tiempo al mes de octubre del presente año para implementar el OSTicket debido a que esta labor se ha atrasado por prioridades que nos ha asignado la Dirección Ejecutiva del SFE.\".\n\nLa UTI autorizó la entrada en producción del sistema OSTicket.","13/09/2017","13/09/2017","31/03/2018","2018-10-31","Parcialmente cumplida/En proceso","RC","La calidad de la herramienta implementada será verificada en estudio posterior."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.3 El Procedimiento código TI-ADS-PO-03 “Modificación a Sistemas de Información” no se ajusta al marco de referencia adoptado por la UTI","2.3.6.4 Actualizar la ficha técnica 4.4 “Atención de requerimientos de los usuarios de TI” de acuerdo con el estado real de cumplimiento alcanzado por la UTI; situación que debe facilitar el establecimiento e implementación de las acciones de mejora orientadas a garantizar en forma razonable el cumplimiento de lo que establece el marco de referencia COBIT sobre este particular.","Jefatura UTI","Actualizar la ficha técnica 4.4 (Didier Suárez)",null,"Oficio TI-ADS-023-2018 del 27 de julio de 2018. Se informa:  \"La ficha 4.4 se actualizará cuando esté totalmente implementado el sistema OSTicket.\"\n\nReporte que indica que la UTI cumple con todas las NTI CGR","13/09/2017","13/09/2017","31/03/2018",null,"Parcialmente cumplida/En proceso","RC","La calidad sobre el nivel de cumplimiento que registra la UTI será verificado en estudio posterior."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.4 La participación de la Comisión de Tecnologías de Información no es extensiva para todos los sistemas de información institucionales","2.4.6.1 Remitir a la CTI un informe detallado sobre el estado actual en que se encuentran los sistemas SISTE (Teletrabajo) y Sistema de Control de Moscas de la Fruta (SISMO), Sistema de Registro de Importadores, Sistema de planillas de pagos, SIVIPLAN y Sistema de Registro de Agroquímicos en Línea-ICE, Sistema de Insumos y Fiscalización, Sistema de Información de Cuarentena Agropecuaria (SICA) y Sistema de Tracking de Documentos (TRACKING); situación que le debe permitir a dicho órgano colegiado analizar cada caso en particular, y adoptar los acuerdos que correspondan. Con ello se generan los insumos necesarios para que la CTI asuma una participación activa en relación con dichos sistemas. Dicha recomendación se hace extensiva a cualquier otro sistema sobre el cual la referida Comisión deba analizar su condición actual. ","Jefatura UTI","1- Enviar a la comisión estado actual de los sistemas mencionados en el informe, de manera que se determine si están operando correctamente según los requerimientos de los usuarios (Andy Jiménez).  ",null,"Oficios TI-061-2018 del 27/07/2018 y TE-ADS-023-2018 del 27/07/2018. Se informa: \"Se adjunta copia de los oficios TI-ADS-13-2018 y el TI-ADS-15-2018 con el respectivo informe de los sistemas mencionados.  Se solicita además revisar el acta de la reunión de la Comisión de TI del 23 de abril del presente año (adjunto copia).\"","13/09/2017","13/09/2017","31/03/2018",null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.4 La participación de la Comisión de Tecnologías de Información no es extensiva para todos los sistemas de información institucionales","2.4.6.2 Gestionar, en cumplimiento de lo dispuesto en el Reglamento de la Comisión de Tecnologías de Información y lo instruido por medio del oficio DSFE-235-2017 del 02 de mayo de 2017, lo siguiente:","Comisión de Tecnologías de Información (CTI)"," 2- Establecer periodicidad en que la UTI presente ante la CTI avances de los sistemas de información(Didier Suárez).",null,"Oficio TI-ADS-023-2018 (Se adjunta copia de la minuta CTI-01-2018 dónde se desarrolla este tema.). Se informa: \"… se solicita una extensión del tiempo al mes de agosto  para presentar el informe con los estados de los sistemas en producción ….\".\n\nLa gestión emprendida se registró por medio del oficio CTI-0003-2019 del 18/08/2019.","13/09/2017","13/09/2017","31/03/2018","2018-08-31","Parcialmente cumplida/En proceso","RC"," "]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.4 La participación de la Comisión de Tecnologías de Información no es extensiva para todos los sistemas de información institucionales","2.4.6.2.1 Establecer la periodicidad en que la Unidad de Tecnologías de la Información debe presentar ante la CTI informes de avance sobre los sistemas que se están desarrollando (a nivel interno y externo); considerando la regularidad con que sesiona el órgano colegiado. En caso del desarrollo externo, y en la eventualidad de que la UTI no posea la información al día o completa, debe solicitarse al área usuaria contratante del servicio dicho informe, previamente a la sesión en que se va analizar.","Comisión de Tecnologías de Información (CTI)"," 2- Establecer periodicidad en que la UTI presente ante la CTI avances de los sistemas de información(Didier Suárez).",null,"Oficio TI-ADS-023-2018 (Se adjunta copia de la minuta CTI-01-2018 dónde se desarrolla este tema.). Se informa: \"… se solicita una extensión del tiempo al mes de agosto  para presentar el informe con los estados de los sistemas en producción ….\".\n\nLa gestión emprendida se registró por medio del oficio CTI-0003-2019 del 18/08/2019.","13/09/2017","13/09/2017","31/03/2018","31/08/2018","Parcialmente cumplida/En proceso","RC"," "]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.4 La participación de la Comisión de Tecnologías de Información no es extensiva para todos los sistemas de información institucionales","2.4.6.2.2 Establecer la periodicidad en que se deben presentar los siguientes informes:\na) Informe emitido por UTI sobre el estado de los sistemas de información que se encuentran en producción (desarrollo interno y externo), de manera tal que se determine si están operando correctamente según los requerimientos de los usuarios. Para los casos de desarrollos internos, el informe debe detallar los problemas que se hayan presentado en cada uno de los sistemas y los posibles riesgos a los que están expuestos. \nb) Informe emitido por las áreas usuarias, específico para cada sistema que utilicen, en donde se especifique si han tenido problemas con el mismo y si lo están utilizando a cabalidad. Para los casos de los sistemas de información implementados, correspondientes a desarrollos externos, debe solicitarse lo mismo.\n","Comisión de Tecnologías de Información (CTI)"," 2- Establecer periodicidad en que la UTI presente ante la CTI avances de los sistemas de información(Didier Suárez).",null,"Oficio TI-ADS-023-2018 (Se adjunta copia de la minuta CTI-01-2018 dónde se desarrolla este tema.). Se informa: \"… se solicita una extensión del tiempo al mes de agosto  para presentar el informe con los estados de los sistemas en producción ….\".\n\nLa gestión emprendida se registró por medio del oficio CTI-0003-2019 del 18/08/2019.","13/09/2017","13/09/2017","31/03/2018","31/08/2018","Parcialmente cumplida/En proceso","RC"," "]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.4 La participación de la Comisión de Tecnologías de Información no es extensiva para todos los sistemas de información institucionales","2.4.6.2.3 Analizar los informes que le son presentados, a efecto de establecer el  mecanismo de control mediante el cual la CTI dará seguimiento a las  inconsistencias o posibles riesgos que presentan los sistemas que se están desarrollando o que se encuentran en producción, situación que debe facilitar la comunicación de las recomendaciones a las instancias respectivas y mantener un monitoreo continuo con el fin de validar que se cumplan con dichas recomendaciones, y documentar este seguimiento en las actas correspondientes.\n","Comisión de Tecnologías de Información (CTI)"," 2- Establecer periodicidad en que la UTI presente ante la CTI avances de los sistemas de información(Didier Suárez).",null,"Oficio TI-ADS-023-2018 (Se adjunta copia de la minuta CTI-01-2018 dónde se desarrolla este tema.). Se informa: \"… se solicita una extensión del tiempo al mes de agosto  para presentar el informe con los estados de los sistemas en producción ….\".\n\nLa gestión emprendida se registró por medio del oficio CTI-0003-2019 del 18/08/2019.","13/09/2017","13/09/2017","31/03/2018","31/08/2018","Parcialmente cumplida/En proceso","RC"," "]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.5 Debilidades en la documentación de las actas de la Comisión de Tecnologías de Información","2.5.6.1 Depurar el formato de las actas, en la sección de miembros ausentes, para que se consigne si la ausencia de un miembro es justificada y el detalle de la razón por la cual se ausentó.","Comisión de Tecnologías de Información (CTI)","1- Ajustar el formato de las actas para que se refleje la asistencia de sus miembros y las ausencias justificadas e injustificadas (Adrián Gómez como secretario de la CTI).       ",null,"Se informa: \"Las actas fueron modificadas, ahora se utiliza el sistema SIRSA para registrar las reuniones de la Comisión de TI, se adjunta el nuevo formato de las actas de las reuniones dónde se agrega un apartado de miembros (sic) ausentes.\"","13/09/2017","13/09/2017","28/02/2018",null,"Cumplida","RC","La calidad del control  será verificada en estudio posterior."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.5 Debilidades en la documentación de las actas de la Comisión de Tecnologías de Información","2.5.6.2 Agregar, al formato de las actas, una sección de seguimiento de acuerdos anteriores, en donde se documente todos los acuerdos de sesiones anteriores, detallando el acuerdo, la fecha de la sesión en que se tomó el acuerdo y el estado actual. En caso de que existan acuerdos pendientes, se les debe dar seguimiento en una posterior sesión, en conjunto con los acuerdos que se hayan tomado en la sesión del día. ","Comisión de Tecnologías de Información (CTI)"," 2- Agregar un punto de agenda sobre seguimiento de acuerdos (Didier Suárez).",null,"Se informa: \"Las actas fueron modificadas, ahora se utiliza el sistema SIRSA para registrar las reuniones de la Comisión de TI, se adjunta el nuevo formato de las actas de las reuniones.  A los acuerdos se le brinda seguimiento mediante correo electrónico mediante el sistema SIRSA.\".","13/09/2017","13/09/2017","28/02/2018",null,"Cumplida","RC","La calidad del control  será verificada en estudio posterior."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.6 Debilidades detectadas en el estándar aplicado por la UTI para gestionar el proyecto de TI relativo al sistema teletrabajo (SISTE)","2.6.6.1 Coordinar con la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno (PCCI), a efecto de que las mejoras que se están gestionado para depurar el “Procedimiento para identificación, priorización, elaboración y seguimiento de proyectos” (PCCI-AP-PO-01) en cuanto a la administración de proyectos de TI, consideren la clasificación de tipo de proyectos, los requisitos y la documentación respectiva. Entre otros aspectos, se deberá considerar lo siguiente: (...)","Jefatura UTI","1- Mejorar el procedimiento para identificación, priorización, elaboración y seguimiento de proyectos (PCCI_AP_PO_01) en coordinación con la Unidad de PCCI tomando en cuenta las observaciones de la presente recomendación (Adrián Gómez, Didier Suárez).",null,"Se informa: \"Se trabajó el procedimiento PCCI-AP-PO-01 y se hicieron las modificaciones correspondientes, el mismo se encuentra publicado en la Intranet.\"","13/09/2017","13/09/2017","30/04/2018",null,"Cumplida","RC","La calidad del control  será verificada en estudio posterior."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.7 Debilidades relacionadas con la entrada en producción del sistema SISTE, así como con el trámite que permitió su traslado al MAG","2.7.6.1 Analizar si las decisiones adoptadas por medio de los oficios DSFE.700.2016 del 07 de setiembre de 2016 (en respuesta al oficio CIT-056-2016 del 29 de agosto de 2016) y TI-077-2016 de fecha 12 de octubre de 2016, mismas que permitieron ceder una versión del sistema de Teletrabajo al MAG (con su código fuente), se ajustaron a lo establecido en el Decreto Ejecutivo N°30720-H  “Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central”; situación que debe permitir validar lo actuado o adoptar las medidas que al respecto correspondan.\nComo complemento a lo anterior, se debe determinar si para soportar adecuadamente las decisiones adoptadas, debe mediar un convenio o carta de entendimiento (o documento similar) que desarrolle y regule los términos de la cesión de la versión del Sistema de Teletrabajo (SISTE) al MAG.  \n","Dirección","Analizar las acciones realizadas con respecto al traslado del sistema de teletrabajo al MAG y su uso por los funcionarios del SFE.","Nelson Morera Paniagua\nnmorera@sfe.go.cr ","En atención al oficio AI SFE 331-2018, la Dirección señaló lo siguiente: \"Se realizo la entrega del sistema SISTE a las autoridades del MAG, según consta en los Oficios DSF.700.2016 y TI-077-2016.\".\n\nCon el oficio DSFE.0483-2019 del 13/06/2019, la Dirección instruyó a la Jefatura del Departamento Administrativo y Financiero, para que generara los insumos necesarios para atender la recomendación sujeta a seguimiento.\n\nCon los oficios DAF-085-2021 del 10/08/2021 y DSFE-0573-2021 del 19/08/2021, se informa sobre la gestión emprendida ante las autoridades del MAG para formalizar la donación de una versión del Sistema de Teletrabajo,\n\nCon el oficio DM-MAG-088-2022 del 01/02/2022, el señor Ministro de Agricultura y Ganadería, con respecto al \"Sistema Teletrabajo\" señaló: \"... me permito dar el visto bueno para la aceptación de dicho buen y proceder con la firma del acta de entrega del sistema en mención\". (Acta de traslado\" N° 01-2022 del 04/02/2022).","13/09/2017","13/09/2017","28/02/2018",null,"Cumplida","RC","Boleta SISAI AI-2021-0294\n\nBoleta_SISAI_AI-2022-0001"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.7 Debilidades relacionadas con la entrada en producción del sistema SISTE, así como con el trámite que permitió su traslado al MAG","2.7.6.2 Coordinar, con las instancias institucionales correspondientes, las acciones necesarias para implementar de forma efectiva el sistema “SISTE” en el SFE, situación que permitiría aprovechar la inversión realizada en el desarrollo de este sistema y el fortalecimiento del sistema de control interno institucional, específicamente en lo que respecta a los componentes funcionales de actividades de control y sistemas de información. Esta gestión debe quedar debidamente documentada.","Dirección","Analizar las acciones realizadas con respecto al traslado del sistema de teletrabajo al MAG y su uso por los funcionarios del SFE.",null,"En atención al oficio AI SFE 331-2018, la Dirección señaló lo siguiente: \"El MAG realizo modificaciones al sistema \"SISTE\" y en el presente año van a capacitar a los funcionarios que realizan teletrabajo para su utilización..\".","13/09/2017","13/09/2017","28/02/2018",null,"Cumplida","RC","Se infiere que la versión del SISTE suministrada al MAG fue con la intensión de que ese Ministerio depurará esa herramienta, por cuanto se entiende que la versión depurada se aplicaría a todos por funcionarios  que laboren bajo esta modalidad (incluye personal del ministerio y sus órganos adscritos, como es el caso del SFE).\n\nEn ese sentido, considerando que el MAG, a través de la OGIRH de ese Ministerio, será la instancia que establezca los lineamientos que se deben seguir, se procede a registrar la recomendación como atendida, tomando en cuenta que la Unidad de Recursos Humanos del SFE, en su condición de oficina auxiliar, quedaría a la espera de que la administración del Ministerio instruya lo que corresponda."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”."," 2.8 Incumplimiento parcial de la metodología para la gestión de proyectos de la UTI en el desarrollo del Sistema de Moscas de la Fruta (SISMO)","2.8.6.1 Valorar la viabilidad de gestionar la documentación de la metodología de gestión de proyectos (TI-MT-03) que no se elaboró en su oportunidad, situación que debe permitir actualizar el expediente del SISMO y soportar la toma de decisiones con respecto a la fase en que actualmente se encuentra el sistema. En caso de no considerar viable lo anterior, debe documentarse la justificación e incluirse dentro del expediente de desarrollo del sistema.","Jefatura UTI","Valorar la viabilidad de gestionar la documentación de la metodología de gestión de proyectos anterior para actualizar el expediente del SISMO (Didier Suárez y Adrián Gómez). ",null,"Oficio TI-ADS-023-2018 del 27/07/2018. Se informa: \"Se adjunta minuta de la reunión 75-2018 donde se realizó la valoración de la documentación del sistema SISMO y SIREIM, además al acuerdo que se llegó para cumplir con la recomendación señalada.\".","13/09/2017","13/09/2017","30/04/2018",null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.9 El Sistema de Mosca de La Fruta no se encuentra en uso por parte de las áreas usuarias correspondientes del SFE","2.9.6.1 Establecer y ejecutar un plan de pruebas, el cual debe ser ejecutado por la Unidad del PNMF en coordinación con la analista designada por la UTI, que abarque la totalidad de funciones del SISMO y que contenga las actividades a realizar, plazos y los responsables de ejecutar y validar el resultado de cada una de las pruebas. En este caso, el PNMF debe asignar para cada prueba a la persona más indicada según sus funciones y el uso que le va a dar al sistema.","Jefatura UTI","1- Establecer y ejecutar un plan de pruebas del Sistema SISMO validando los resultados(Marcela Umaña, Arturo Saborío). ",null,"Oficio TI-ADS-023-2018 del 27/07/2018. Se informa: \"… referente al sistema SISMO se adjunta el documento de plan de prueba respectivo debidamente llenado y firmado por el usuario experto…\".","13/09/2017","13/09/2017","31/05/2018",null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.9 El Sistema de Mosca de La Fruta no se encuentra en uso por parte de las áreas usuarias correspondientes del SFE","2.9.6.2 Solicitar al PNMF que, como producto de las pruebas que se realicen, se reporten a la UTI los incidentes que se detecten, a través de la herramienta designada para tal fin (Help Desk o mesa de ayuda); lo anterior en cumplimiento de lo establecido en el “Procedimiento de Atención de Reportes aplicable a todas las áreas mediante el Sistema Web” (TI-ST-PO-02).","Jefatura UTI","2- Reportar los incidentes que se presenten en las pruebas (Arturo Saborío). ",null,null,"13/09/2017","13/09/2017","31/05/2018",null,"Pendiente","RC","Esta recomendación fue atendida, por cuanto según el DCC (informe AI-SFE-SA-INF-005-2019) indica: \"Se indicó que se han realizado comunicados masivos al SFE sobre el uso de la mesa de ayuda como herramienta oficial para reportar incidentes\"."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.9 El Sistema de Mosca de La Fruta no se encuentra en uso por parte de las áreas usuarias correspondientes del SFE","2.9.6.3 Coordinar con la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno (PCCI), a efecto de que las mejoras que se están gestionado para depurar el “Procedimiento para identificación, priorización, elaboración y seguimiento de proyectos” (PCCI-AP-PO-01), en cuanto a la administración de proyectos de TI, consideren lo siguiente: (...)","Jefatura UTI","3- Actualizar procedimiento de proyectos de la Unidad de PCCI (Adrián Gómez y Didier Suárez) ",null,"Se informa: \"El proyecto fue modificado satisfactoriamente y se encuentra disponible en la Intranet del SFE.\"","13/09/2017","13/09/2017","31/05/2018",null,"Cumplida","RC","La calidad del control  será verificada en estudio posterior."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.9 El Sistema de Mosca de La Fruta no se encuentra en uso por parte de las áreas usuarias correspondientes del SFE","2.9.6.4 Girar instrucciones al Programa Nacional de Moscas de la Fruta para que una vez que se ejecute el plan de pruebas y se validen las funcionalidades del mismo, hagan uso del sistema oficialmente, de manera tal que las operaciones del Programa se registren a través de esa herramienta tecnológica.","Jefatura DB","4- Girar instrucciones para que hagan uso oficial del sistema (Leda Madrigal).",null,"Mediante el oficio DB-0012-2019 del 27/09/2019, la Jefatura del DB indicó: \"No se giraron instrucciones por parte de la Jefatura del Departamento, sin embargo, el sistema se puso a operar el 17 de junio del 2015. \".\n\nAsimismo, se señaló lo siguiente: \"El Sistema se implementó el 17 de junio del 2015, según oficio  TI-0057-2019 del Lic. Didier Suárez  Chaves, Jefe de la Unidad de TI del SFE y además se consignan las fechas de los ingresos de datos. Ver oficio adjunto.\".","13/09/2017","13/09/2017","31/05/2018",null,"Pendiente","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.10 Los requisitos de documentación del procedimiento de proyectos de la UTI no se encuentran alineados con la metodología de proyectos","2.10.6.1 Considerar, como parte de las mejoras que se están gestionado para depurar el “Procedimiento para identificación, priorización, elaboración y seguimiento de proyectos” (PCCI-AP-PO-01) en cuanto a la administración de proyectos de TI, entre otros aspectos, lo siguiente:\na) Definir claramente las características para clasificar un proyecto que deben cumplir en forma obligatoria, de modo que se pueda identificar si un proyecto es básico, medio o complejo.\nb) Definir la documentación que es requerida por cada proyecto de acuerdo con la clasificación asignada. Se debe indicar en el procedimiento qué documentación está asociada a cada tipo de proyecto.\nc) Asociar cada uno de los formularios a las diferentes etapas que se describan en el procedimiento; lo anterior para garantizar una adecuada alineación entre esas actividades de control y un efectivo uso de los mismos.\n","Jefatura UTI","Considerar las mejoras indicadas en el informe a al hora de desarrollar el procedimiento para identificación, priorización, elaboración y seguimiento de proyectos (Didier Suárez y Adrián Gómez).",null,"Se informa: \"Se solicita ver el “Procedimiento para identificación, priorización, elaboración y seguimiento de proyectos” (PCCI-AP-PO-01), el cual se encuentra aprobado y publicado en la intranet del SFE.\".","13/09/2017","13/09/2017","30/06/2018",null,"Cumplida","RC","La calidad del control  será verificada en estudio posterior."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.11 Cumplimiento parcial de la metodología para la gestión de proyectos de la UTI en el desarrollo del Sistema de Registro de Importadores","2.11.6.1 Girar instrucciones para que el analista encargado del proyecto cumpla a cabalidad con el marco de gestión de proyectos de TI y los procedimientos de desarrollo aplicables; situación que debe permitir la emisión oportuna de la documentación requerida y la obligación de mantener actualizado el expediente del Sistema de Registro de Importadores. ","Jefatura UTI","Girar instrucciones para que el analista cumpla con el marco de gestión de proyectos de TI (Didier Suárez). ",null,"Se informa: \"Se adjunta copia de correo electrónico enviado a la encargada de proyectos del SFE y a los encargados de área de TI indicando que a partir del 22 de marzo del 2017 se dejaría de utilizar la metodología de administración de proyectos de TI y se empezaría a utilizar el procedimiento con el código PCCI-AP-PO-01.\".","13/09/2017","13/09/2017","30/06/2018",null,"Cumplida","RC","En futuros estudios se analizará si la gestión emprendida por la UTI se ajusta al cumplimiento de la metodología de proyectos."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.11 Cumplimiento parcial de la metodología para la gestión de proyectos de la UTI en el desarrollo del Sistema de Registro de Importadores","2.11.6.2 Analizar la condición en que se encuentra el expediente del Sistema de Registro de Importadores, a efecto de que se determine si conforme con la metodología y procedimientos que regulan la gestión de proyectos de TI, existe la posibilidad de actualizar dicho expediente incorporando aquella documentación que debe haberse emitido.","Jefatura UTI"," Actualizar el expediente con la información que debió haberse emitido, según el punto anterior (Silvia Villalobos).",null,"Oficio TI-ADS-023-2018 del 27/07/2018. Se informa: \"Se adjunta minuta de la reunión 75-2018 donde se realizó la valoración de la documentación del sistema SISMO y SIREIM, además al acuerdo que se llegó para cumplir con la recomendación señalada.\".","13/09/2017","13/09/2017","30/06/2018",null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.12 Cumplimiento parcial de la metodología de gestión de proyectos de la UTI en el desarrollo del proyecto del Sistema de Registro de Agroquímicos en Línea-ICE","2.12.6.1 Establecer en la metodología de gestión de proyectos institucional, aplicable a proyectos de tecnologías de información (sistemas de información), las responsabilidades que deba cumplir la UTI en el acompañamiento y ejecución de la metodología al área usuaria contratante cuando se traten de desarrollos externos.","Jefatura UTI","1- Establecer la responsabilidad ante desarrollos externos (Adrián Gómez, Didier Suárez).  ",null,"Se informa: \"Se solicita ver el “Procedimiento para identificación, priorización, elaboración y seguimiento de proyectos” (PCCI-AP-PO-01), el cual se encuentra aprobado y publicado en la intranet del SFE.\".","13/09/2017","13/09/2017","30/06/2018",null,"Cumplida","RC","La calidad del control  será verificada en estudio posterior."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.12 Cumplimiento parcial de la metodología de gestión de proyectos de la UTI en el desarrollo del proyecto del Sistema de Registro de Agroquímicos en Línea-ICE","2.12.6.2 Coordinar una capacitación formal (tipo taller), en donde la Unidad de Tecnologías de la Información imparta la inducción requerida por el personal de la URAEA, cuyos conocimientos les permita implementar en forma efectiva la metodología de gestión de proyectos de la UTI. Debe considerarse en esta capacitación la evaluación del conocimiento adquirido por parte del personal de la URAEA, de manera que se pueda considerar si es requerido efectuar otras sesiones de trabajo; lo anterior con el fin de garantizar un dominio de dicha metodología.","Jefatura DAE","2- Coordinar una capacitación para que el personal conozca el nuevo procedimiento de proyectos Institucional de PCCI (Jorge Araya y Adrián Gómez). ",null,"Sobre este particular, la administración informó lo siguiente: “Se informa: Se realizó la capacitación)”. (se aportó Minuta 68-2018 del 09/05/2018)\n\nPor medio del oficio AE-0060-2019 del 27/09/2019, se reiteró que: \"Esta actividad se llevo a cabo y fue documentada mediante las Minutas 67-2018 y 68-2018.\".","13/09/2017","13/09/2017","30/06/2018",null,"Cumplida","RC"," "]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.12 Cumplimiento parcial de la metodología de gestión de proyectos de la UTI en el desarrollo del proyecto del Sistema de Registro de Agroquímicos en Línea-ICE","2.12.6.3 Efectuar una valoración a detalle de la metodología de gestión de proyectos de la UTI y definir qué aspectos que no se han cumplido y que son aplicables al proyecto de desarrollo del Sistema de Registro de Agroquímicos en Línea-ICE, de acuerdo con la fase en que se encuentra en este momento deben ser implementados. Para aquellas tareas o formularios que se decida no desarrollar, debe documentarse la justificación respectiva. Asimismo, se deberá justificar cuáles aspectos serán aceptados por el SFE, para documentar actividades aplicando la metodología del contratista y no así la del SFE.","Jefatura DAE","3- Valorar el procedimiento actual de proyectos y definir los aspectos que se puedan aplicar al proyecto de desarrollo del Sistema del Registro en línea de agroquímicos (Gerardo Quesada, Andy Jiménez, son contraparte técnica del proyecto por parte de TI).",null,"Sobre este particular, la administración informó lo siguiente: “En las reuniones entre la contraparte técnica de TI y la Unid. de Registro y en las reuniones ejecutivas con la Dirección nunca se expresado por parte de la Unidad de Registro de modificar la coordinación del proyecto. Es pertinente recordar que el Ing. A\"&\"gr. Carlos Álvarez funge como                 co-coodinador, designado de este modo por el la jefaturas pertinentes\"\n\nPor medio del oficio AE-0060-2019 del 27/09/2020, se remitió el cronograma de actividades ajustado; en el mismos con relación a la recomendación sujeta a seguimiento, se indicó lo siguiente: \"La UTI eliminó en el mes de marzo del 2017 la Metodología para Administrar Proyectos de Tecnología de Información y posteriormente en el mes de noviembre del 2017,  elaboró el TI-PO-02 Procedimiento de ejecución de proyectos de TI para el SFE, el cual se mantiene actualizado a la fecha. Y también la jefatura de la UTI emitió a su personal el Oficio TI-019-2017.\nEspecíficamente para el Proyecto de Registro en Línea se aplico lo estipulado el Procedimiento de ejecución de proyectos de TI para el SFE.\".\n\nPor medio del oficio AE-0060-2019 del 27/09/2019, se suministraron las Minutas 67-2018 y 68-2018; mediante las cuales se documentó la capacitación recibida por el URAEA sobre la metodología de proyectos de TI; así como se registró información sobre el análisis que estaba realizando para depurar la documentación del proyecto Sistema de Registro de Agroquímicos en Línea-ICE\n","13/09/2017","13/09/2017","30/06/2018",null,"Cumplida","RC","Este aspecto será analizado en posteriores estudios"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.12 Cumplimiento parcial de la metodología de gestión de proyectos de la UTI en el desarrollo del proyecto del Sistema de Registro de Agroquímicos en Línea-ICE","2.12.6.4 Realizar una valoración de los roles y responsabilidades del proyecto con el fin de determinar si existe una sobrecarga de funciones del actual Líder del Proyecto; situación que debería considerar la valoración de las siguientes alternativas:                                                                                                                                        2.12.6.4.1 Mantener el actual Líder del Proyecto, con funciones de coordinación y de usuario experto.                               \n2.12.6.4.2 Dar el rol del Líder del Proyecto a otro funcionario para que se encargue meramente de labores de gestión y control del proyecto, cumpliendo a cabalidad con las tareas y con la implementación de la metodología de gestión de proyectos de la UTI, de manera tal que el actual Líder pueda enfocar esfuerzos en sus tareas como usuario experto del sistema.                                                                                                                             2.12.6.4.3 Mantener el Líder del Proyecto actual y asignar a un funcionario que le asista en las labores de coordinación y cumplimiento de la metodología de gestión de proyectos de la UTI, considerando que ese rol lo ocupe un funcionario de la UTI o bien que lo ocupe otro funcionario que haya cumplido con el proceso de capacitación sugerido en la recomendación 2.12.6.2. anterior.","Jefatura DAE",null,null,"La administración informó lo siguiente:\n\n“En las reuniones entre la contraparte técnica de TI y la Unid. de Registro y en las reuniones ejecutivas con la Dirección nunca se expresado por parte de la Unidad de Registro de modificar la coordinación del proyecto. Es pertinente recordar que el Ing. A\"&\"gr. Carlos Álvarez funge como                 co-coodinador, designado de este modo por el la jefaturas pertinentes\"\n\nPor medio del oficio AE-0060-2019 del 27/09/2020, se remitió el cronograma de actividades ajustado; en el mismos con relación a la recomendación sujeta a seguimiento, se indicó lo siguiente: \"Oficio AE-REG-1284-2017 , con este oficio en su oportunidad se definieron los roles y responsabilidades de los funcionarios involucrados en el proyecto.\nOficio  DSFE.682.2018 Nombramiento Ing. Arlet Vargas, como Directora del Proyecto de Registro en Línea.\".","13/09/2017","13/09/2017",null,null,"Cumplida","RC"," "]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.12 Cumplimiento parcial de la metodología de gestión de proyectos de la UTI en el desarrollo del proyecto del Sistema de Registro de Agroquímicos en Línea-ICE","2.12.6.5 Actualizar el Formulario de Registro de Involucrados del Proyecto (TI-F-04) con los nuevos involucrados y responsabilidades o expectativas que se definan; considerando para ello los resultados que se generen producto de la implementación de las recomendaciones anteriores.","Jefatura DAE",null,"Fernando Araya Alpízar\nfaraya@sfe.go.cr ","La administración informó lo siguiente:\n\n“En las reuniones entre la contraparte técnica de TI y la Unid. de Registro y en las reuniones ejecutivas con la Dirección nunca se expresado por parte de la Unidad de Registro de modificar la coordinación del proyecto. Es pertinente recordar que el Ing. A\"&\"gr. Carlos Álvarez funge como                 co-coodinador, designado de este modo por el la jefaturas pertinentes\"\n\nPor medio del oficio AE-0060-2019 del 27/09/2020, se remitió el cronograma de actividades ajustado; en el mismos con relación a la recomendación sujeta a seguimiento, se indicó lo siguiente: \"Actualizado el formulario TI-F-04  con los nuevos representantes institucionales, según consta en el expediente.\".\n\nMediante el oficio DSFE-0397-2021, se informó lo siguiente:\n\"Se adjunta el Oficio AE-REG-1216-2019 remitiendo a la Jefatura del Departamento de Agroquímicos el formulario TI-PO-02_F01 con la información de los funcionarios involucrados y el rol de cada uno en el Proyecto de Registro en Línea. En la actualidad el\nproyecto está suspendido por no contar la institución con recursos para su financiamiento.\nEn cuanto reinicié el proyecto se deberá actualizar el formulario nuevamente dado el fallecimiento del compañero Carlos Álvarez Salazar.\nCon relación al Órgano Investigador la Dirección no procedió a realizar más gestiones debido a que los funcionarios involucrados fueron absueltos, según consta en una de las recomendaciones al Director que indica “Absolver de toda pena y responsabilidad a los funcionarios Ing. Marco Vinicio Jiménez Salas, Ing. Jorge Araya González, Ing. Esaú Miranda Vargas, Ing. Arlet Vargas Morales y al Lic. Gerardo Castro Salazar”.","13/09/2017","13/09/2017",null,null,"Cumplida","RC"," Boleta_SISAI-A-0209"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.13 Debilidades en la participación de la UTI en el proyecto del sistema de Registro de Agroquímicos en Línea-ICE","2.13.6.1 Revisar el rol y las responsabilidades de la UTI y de las expectativas y requerimientos que tiene la Unidad de Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación con respecto al proyecto del Sistema de Registro de Agroquímicos en Línea-ICE, y a partir de ello, se adopten las medidas necesarias que permitirían garantizar en forma razonable una ejecución efectiva del referido proyecto, situación que debe permitir modificar y/o gestionar cualquier aspecto que mejore la condición de la documentación del proyecto, lo que incluye la actualización del Formulario de Registro de Involucrados del Proyecto (TI-F-04) con las nuevas expectativas y responsabilidades que se defina de la UTI, según corresponda.","Dirección","Realizar sesión de trabajo conjunta entre la Dirección y CTI para revisar el rol y las responsabilidades de la UTI y las expectativas y requerimientos de la Unidad de Registro de Agroquímicos con respecto al proyecto del Sistema de Registro de Agroquímicos en Línea-ICE.","Fernando Araya Alpízar\nfaraya@sfe.go.cr ","En atención al oficio AI SFE 331-2018, la Dirección señaló lo siguiente: \"En las sesiones de trabajo de la CTI se le da seguimiento al proyecto del Sistema de Registro de Agroquímicos en Línea-ICE, según consta en la información documentada en el sitio web institucional  ttp://www.sfe.go.cr/SitePages/Transparencia/Todas-las-actas.aspx.\".\n\nPor medio del documento electrónico remitido según los términos del oficio DSFE-0520-2019 del 20/06/2019, la Dirección manifestó lo siguiente: \"La Dirección conformo un Grupo de investigación sobre el Proyecto de Registro en Línea, a la fecha no se puede brindar información dado que se maneja como confidencial\".\n\nMediante el oficio DSFE-0397-2021, se informó lo siguiente:\n\"Se adjunta el Oficio AE-REG-1216-2019 remitiendo a la Jefatura del Departamento de Agroquímicos el formulario TI-PO-02_F01 con la información de los funcionarios involucrados y el rol de cada uno en el Proyecto de Registro en Línea. En la actualidad el\nproyecto está suspendido por no contar la institución con recursos para su financiamiento.\nEn cuanto reinicié el proyecto se deberá actualizar el formulario nuevamente dado el fallecimiento del compañero Carlos Álvarez Salazar.\nCon relación al Órgano Investigador la Dirección no procedió a realizar más gestiones debido a que los funcionarios involucrados fueron absueltos, según consta en una de las recomendaciones al Director que indica “Absolver de toda pena y responsabilidad a los funcionarios Ing. Marco Vinicio Jiménez Salas, Ing. Jorge Araya González, Ing. Esaú Miranda Vargas, Ing. Arlet Vargas Morales y al Lic. Gerardo Castro Salazar”.","13/09/2017","13/09/2017","31/01/2018",null,"Cumplida","RC","Boleta_SISAI_AI-0210"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,5,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”."," 2.14 No existe un expediente único para el proyecto del Sistema de Registro de Agroquímicos en Línea-ICE","2.14.6.1 Revisar los expedientes que mantiene la URAEA y la UTI respecto al proyecto del Sistema de Registro de Agroquímicos en Línea-ICE, con el fin de identificar qué documentos se encuentran en el expediente complementario que posee la UTI y que no han sido incorporados al expediente oficial de la URAEA, situación que debe permitir actualizar este último expediente. ","Jefatura URAEA","Girar instrucciones a la URAEA para que se conforme un expediente oficial sobre el proyecto del Sistema de Registro de Agroquímicos en Línea-ICE debidamente coordinado entre la URAEA y la UTI. ","Arlet Vargas Morales\nvargasv@sfe.go.cr ","Oficios TI-061-2018 del 27/07/2018, TI-ADS-023-2018 del 27/07/2018 y Oficio TI-ADS-023-2018 \n\nMediante el oficio TI-0030-2019, la UTI remite la documentación generada como contraparte técnica del proyecto, de modo que esta se incorpore al expediente, y se indica a la URAEA que se va a seguir compartiendo la información generada.","13/09/2017","13/09/2017","31/03/2018","Sin dato","Cumplida","RPC","Mediante el oficio AI-0131-2019 del 28/10/2019, la Auditoría Interna comunicó el informe AI-SFE-SA-INF-005-2019. Como parte del alcance del estudio especial, se le dio seguimiento a las recomendaciones contenidas en el informe AI-SFE-SA-005-2017 (oficio AI-SFE-193-2017).\nDicho estudio estuvo a cargo del Despacho Carvajal & Colegiados (DCC). \n\nSobre la recomendación sujeta a seguimiento, el DCC determinó lo siguiente:  \"Se indicó por parte de la jefatura de la URAEA que se desconocía dicho informe, por lo que no ha realizado gestiones para cumplir con la recomendación. Cabe mencionar que, mediante el oficio TI-0030-2019, la UTI remite la documentación generada como contraparte técnica del proyecto, de modo que esta se incorpore al expediente, y se indica a la URAEA que se va a seguir compartiendo la información generada. No obstante, la URAEA no ha efectuado una revisión para determinar si la información suministrada por la UTI es la suficiente y la requerida para unificar el expediente.\".\n\nBoleta SISAI AI-2020-0150\nRequerimiento de información pendiente, según los términos del oficio AI-0251-2022"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,5,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”."," 2.14 No existe un expediente único para el proyecto del Sistema de Registro de Agroquímicos en Línea-ICE","2.14.6.2 Adoptar las medidas necesarias, con el fin de identificar las minutas e informes de avance que no fueron firmados en su oportunidad, situación que debe permitir gestionar la suscripción de los mismos.  En forma consecuente, se deben girar las instrucciones necesarias para que los documentos que requieran firmas para su oficialización, entre ellos minutas e informes de avance, sean firmados e incorporados oportunamente en el expediente oficial del proyecto que se mantiene bajo la custodia y administración de la URAEA. ","Jefatura URAEA","Mediante oficio AE-REG-0473-2021, se remitió cronograma de actividades ajustado:\nRevisar minutas que no tienen firmas y proceder a firmarlas e incorporarlas al expediente.","Arlet Vargas Morales\nvargasv@sfe.go.cr ",null,"13/09/2017","13/09/2017",null,"2021-09-30","Pendiente","RNC","Mediante el oficio AI-0131-2019 del 28/10/2019, la Auditoría Interna comunicó el informe AI-SFE-SA-INF-005-2019. Como parte del alcance del estudio especial, se le dio seguimiento a las recomendaciones contenidas en el informe AI-SFE-SA-005-2017 (oficio AI-SFE-193-2017).\nDicho estudio estuvo a cargo del Despacho Carvajal & Colegiados (DCC). \nSobre la recomendación sujeta a seguimiento, el DCC determinó lo siguiente: \"Se indicó por parte de la jefatura de la URAEA que se desconocía dicho informe, por lo que no ha realizado gestiones para cumplir con la recomendación.\".\n\nRequerimiento de información pendiente, según los términos del oficio AI-0251-2022"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”."," 2.14 No existe un expediente único para el proyecto del Sistema de Registro de Agroquímicos en Línea-ICE","2.14.6.3 Girar instrucciones a la URAEA con el fin de que se coordine con la UTI, a efecto de que la documentación que se genere en adelante se incorpore en forma oportuna en el expediente oficial del proyecto, situación que debe garantizar mantenerlo actualizado.","Jefatura DAE","Girar instrucciones a la URAEA para que se conforme un expediente oficial sobre el proyecto del Sistema de Registro de Agroquímicos en Línea-ICE debidamente coordinado entre la URAEA y la UTI. \n\n",null,"Por medio del oficio AE-0060-2019 del 27/09/2020, se remitió el cronograma de actividades ajustado; en el mismos con relación a la recomendación sujeta a seguimiento, se indicó lo siguiente: \"Se adjunta el Oficio TI-0030-2019 en el cual el Lic. Didier Suarez le informa a la Ing. Vargas que le remitirá la información que tiene en su poder la UTI para la conformación del expediente único del proyecto.\nSe conformó un expediente único del Proyecto de Registro en Línea el cual es custodiado por la Directora del Proyecto.\".","13/09/2017","13/09/2017","31/03/2018",null,"Pendiente","RC","La calidad del control se verificará en estudio posterior."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,5,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.15 El expediente del proyecto del Sistema de Registro de Agroquímicos en Línea-ICE no se ha conformado con base en el estándar técnico","2.15.6.1 Valorar si el expediente del proyecto del Sistema de Registro de Agroquímicos en Línea-ICE podría ser depurado, en lo aplicable, considerando lo establecido en el “Procedimiento de conformación y foliación de expedientes” (DAF-SG-PO-05), con el fin de que la conformación e integración del mismo responda a sanas prácticas administrativas. En ese sentido, se deberá gestionar lo siguiente:\na) De ser favorable la decisión adoptada, se giren las instrucciones necesarias a efecto de que se depure y actualice el expediente oficial del proyecto. En esta gestión la URAEA deberá valorar si solicita asesoría a la Encargada del Archivo Central Institucional. \nb) En la eventualidad de que se desestime la aplicación de dicho procedimiento, se deberá documentar y fundamentar la decisión adoptada.   \n","Jefatura URAEA","Valorar si el expediente del proyecto del Sistema de Registro de Agroquímicos en Línea-ICE podría ser depurado considerando lo establecido en el \"Procedimiento de conformación y foliación de expedientes\". \n\nMediante oficio AE-REG-0473-2021, se remitió cronograma de actividades ajustado:\nValorar si el expediente del proyecto del Sistema de Registro de Agroquímicos en Línea-ICE podría ser depurado considerando lo establecido en el \"Procedimiento de conformación y foliación de expedientes\".  ","Arlet Vargas Morales\nvargasv@sfe.go.cr ",null,"13/09/2017","13/09/2017","28/02/2018","2021-09-30","Pendiente","RNC","Mediante el oficio AI-0131-2019 del 28/10/2019, la Auditoría Interna comunicó el informe AI-SFE-SA-INF-005-2019. Como parte del alcance del estudio especial, se le dio seguimiento a las recomendaciones contenidas en el informe AI-SFE-SA-005-2017 (oficio AI-SFE-193-2017).\nDicho estudio estuvo a cargo del Despacho Carvajal & Colegiados (DCC). \nSobre la recomendación sujeta a seguimiento, el DCC determinó lo siguiente: \"Se indicó por parte de la jefatura de la URAEA que se desconocía dicho informe, por lo que no ha realizado gestiones para cumplir con la recomendación.\".\n\nRequerimiento de información pendiente, según los términos del oficio AI-0251-2022"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.16 Debilidades en el seguimiento al proyecto del Sistema de Registro de Agroquímicos en Línea-ICE","2.16.6.1 Definir la periodicidad en que se deben llevar las sesiones de seguimiento y la presentación de los informes de avance del proyecto para desarrollo del Sistema de Registro de Agroquímicos en Línea-ICE, y de ser factible, gestionar ante las instancias respectivas, a efecto de actualizar el contrato suscrito con el contratista, para que se incluya lo anterior como una cláusula del mismo. ","Jefatura DAE","Definir la periodicidad en que se deben llevar las sesiones de seguimiento y la presentación de los informes de avance del proyecto del Sistema de Registro de Agroquímicos en Línea-ICE.","Fernando Araya Alpízar\nfaraya@sfe.go.cr ","Mediante el oficio DSFE-0397-2021, se informó lo siguiente:\n\"Se adjunta el Oficio AE-REG-1216-2019 remitiendo a la Jefatura del Departamento de Agroquímicos el formulario TI-PO-02_F01 con la información de los funcionarios involucrados y el rol de cada uno en el Proyecto de Registro en Línea. En la actualidad el proyecto está suspendido por no contar la institución con recursos para su financiamiento.\nEn cuanto reinicié el proyecto se deberá actualizar el formulario nuevamente dado el fallecimiento del compañero Carlos Álvarez Salazar.\nCon relación al Órgano Investigador la Dirección no procedió a realizar más gestiones debido a que los funcionarios involucrados fueron absueltos, según consta en una de las recomendaciones al Director que indica “Absolver de toda pena y responsabilidad a los funcionarios Ing. Marco Vinicio Jiménez Salas, Ing. Jorge Araya González, Ing. Esaú Miranda Vargas, Ing. Arlet Vargas Morales y al Lic. Gerardo Castro Salazar”.","13/09/2017","13/09/2017","31/01/2018",null,"Pendiente","RSE","Considerando las circunstancias actuales, se debe sin efecto la recomendación; este aspecto será analizado en servicio posterior, y una vez que el proyecto de TI sea reanudado.\n\nBoleta_SISAI-A-0211\n\n"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.16 Debilidades en el seguimiento al proyecto del Sistema de Registro de Agroquímicos en Línea-ICE","2.16.6.2 Gestionar la participación de la Unidad de Tecnologías de la Información en las sesiones de seguimiento del proyecto para desarrollo del Sistema de Registro de Agroquímicos en Línea-ICE.","Jefatura URAEA","Participar a la UTI en las sesiones de seguimiento y la presentación de los informes de avance del proyecto para desarrollo del Sistema de Registro de Agroquímicos en Línea-ICE",null,null,"13/09/2017","13/09/2017","31/12/2018",null,"Pendiente","RC","Mediante el oficio AI-0131-2019 del 28/10/2019, la Auditoría Interna comunicó el informe AI-SFE-SA-INF-005-2019. Como parte del alcance del estudio especial, se le dio seguimiento a las recomendaciones contenidas en el informe AI-SFE-SA-005-2017 (oficio AI-SFE-193-2017).\nDicho estudio estuvo a cargo del Despacho Carvajal & Colegiados (DCC). \nSobre la recomendación sujeta a seguimiento, el DCC determinó lo siguiente: \"Se indicó que la UTI ha estado participando de todas las sesiones realizadas para dar seguimiento al proyecto (minutas del expediente en las que se visualiza la asistencia de colaboradores de la UTI). Mediante el formulario TI-PO-02_F-01 se establece la participación del Analista de Sistemas y el Encargado de Base de Datos como representantes de la UTI.\"."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.16 Debilidades en el seguimiento al proyecto del Sistema de Registro de Agroquímicos en Línea-ICE","2.16.6.3 Gestionar que los informes de avance del proyecto para desarrollo del Sistema de Registro de Agroquímicos en Línea-ICE sean emitidos a nivel interno del SFE, en cumplimiento de la metodología de gestión de proyectos de la UTI.  Los informes que emita el contratista deberán ser considerados como complementarios, pero no deberán sustituir los emitidos por el SFE.","Jefatura URAEA","Emitir los informes de avance del proyecto para el desarrollo del Sistema de Registro de Agroquímicos en Línea-ICE  a las instancias correspondientes a nivel interno según lo establecido en la metodología de gestión de proyectos de la UTI.",null,null,"13/09/2017","13/09/2017","31/12/2018",null,"Pendiente","RC","Mediante el oficio AI-0131-2019 del 28/10/2019, la Auditoría Interna comunicó el informe AI-SFE-SA-INF-005-2019. Como parte del alcance del estudio especial, se le dio seguimiento a las recomendaciones contenidas en el informe AI-SFE-SA-005-2017 (oficio AI-SFE-193-2017).\nDicho estudio estuvo a cargo del Despacho Carvajal & Colegiados (DCC). \nSobre la recomendación sujeta a seguimiento, el DCC determinó lo siguiente: \"Se indicó que la administradora de proyectos de la PCCI solicita cada 3 meses informes avance del proyecto, lo anterior según el procedimiento de gestión de proyectos establecido a nivel institucional.\"."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,5,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.16 Debilidades en el seguimiento al proyecto del Sistema de Registro de Agroquímicos en Línea-ICE","2.16.6.4 Remitir los informes de avance a la Unidad de Tecnologías de la Información, a efecto de que sean analizados y según corresponda, se reciban las observaciones y/o recomendaciones que retroalimenten el proceso, y/o se adopten oportunamente las medidas que pudiesen corresponder. Este tipo de resultados y decisiones deben formar parte de los temas que se analicen y documenten como parte de las sesiones de seguimiento del proyecto que se lleven a cabo. ","Jefatura URAEA","Remitir los informes de avance a la UTI para su revisión y análisis.\nMediante oficio AE-REG-0473-2021, se remitió cronograma de actividades ajustado:\nRemitir los informes de avance a la UTI para su revisión y análisis.","Arlet Vargas Morales\nvargasv@sfe.go.cr ",null,"13/09/2017","13/09/2017","31/12/2018","2021-08-31","Pendiente","RNC","Requerimiento de información pendiente, según los términos del oficio AI-0251-2022"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.17 Falta de un instrumento que regule la realización de la valoración de riesgos asociada al desarrollo de proyectos de TI","2.17.6.1 Girar instrucciones a efecto de que la metodología de gestión proyectos institucional contemple la obligación de realizar, en cada caso en particular, la valoración del riesgo que representa una eventual dependencia que se podría dar con un determinado contratista en el desarrollo externo de sistemas de información una vez que los mismos entran en producción. Lo anterior a efecto de que en forma previa a que el SFE asuma compromisos con terceros, se definan los mecanismos de control (medidas preventivas y correctivas) cuya implementación estaría permitiendo la administración razonable del riesgo identificado.","Dirección","Girar instrucciones a la Unidad de PCCI a efecto que la metodología de gestión de proyectos institucional contemple la obligación de realizar la valoración del riesgo que  podría enfrentar una dependencia por la contratación de un desarrollo externo de sistemas de información una vez que entran en producción.",null,"En atención al oficio AI SFE 331-2018, la Dirección señaló lo siguiente: \"En la actualización de la normativa establecida por MIDEPLAN para los proyectos de inversión pública contempla \"valoración del riesgo institucional en los proyectos de inversión pública\", misma que esta en análisis por los encargados de cada una de las instituciones.\".\n\nMediante el oficio DSFE.0486-2019 del 14/06/2019, la Dirección giró instrucciones a la PCCI para que la metodología de proyectos de TI contemple en el desarrollo externo de sistemas, la valoración del riesgo.\n\nCon el oficio PCCI-0022-2020 del 11/02/2020, informa que la metodología actual de proyecto contempla lo relativo a la valoración del riesgo.","13/09/2017","13/09/2017","31/12/2018",null,"Parcialmente cumplida/En proceso","RC","La calidad del control implementado se estará analizando en estudio posterior."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.18 Cumplimiento parcial de las disposiciones institucionales para el establecimiento de objetivos específicos de calidad por departamento y unidad","2.18.6.1 Girar instrucciones para que la PCCI incorpore en los lineamientos para la formulación del PAO 2018 la definición y oficialización de los objetivos de calidad por departamento y unidad en el SGC, así como el cronograma de actividades vinculadas al cumplimiento de los mismos y los indicadores para medir el logro de cada objetivo.","Dirección","Remitir oficio a la jefatura de Unidad de PCCI para que incorpore en los lineamientos para la formulación del PAO 2018 la definición y oficialización de los objetivos de calidad por departamento y unidad en el SGC.",null,"En atención al oficio AI SFE 331-2018, la Dirección señaló lo siguiente: \"El documento PCCI-GC-M-01 Manual de la Calidad del Sistema de Gestión de la Calidad basado en la Norma INTE/ISO 9001:2015 establece en el punto 6.2 Objetivos de la Calidad y Planificación para lograrlos que \"que en el SFE se establecen objetivos de la calidad para los departamentos, unidades, áreas pertinentes y los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad.\nLos objetivos de la calidad son planificados por el Gestor de la Calidad en conjunto con los responsables de cada proceso o dependencia del SFE para asegurarse de que:\na) Son coherentes con la política de la calidad;\nb) Son medibles;\nc) Tienen en cuenta los requisitos aplicables;\nd) Son pertinentes para la conformidad de los productos y servicios y para el aumento de la satisfacción de los usuarios del SFE;\ne) Son objeto de seguimiento;\nf) Son comunicados;\ng) Son actualizados, según corresponda.\nEl SFE mantiene información documentada sobre los objetivos de la calidad, que se establece en el formulario PCCI-GC-F-02 Formulario para establecer objetivos de la calidad, cuyos registros son resguardados por el Gestor de la Calidad Institucional. Adicionalmente, la información sobre las actividades en torno a estos objetivos, se establece en el formulario PCCI-GC-F_03 Formulario para la elaboración de planes de acción, donde además se establecen las fechas y se le da seguimiento al cumplimiento de cada actividad\". \nPara implementar lo anterior, la Unidad de PCCI estableció la siguiente actividad en el PAO-2019: 1.1.2.3.14 Gestionar la elaboración de los objetivos de calidad que serán incluidos en PAO 2020 para cada proceso dentro del alcance del SGC 9001:2015..\".","13/09/2017","13/09/2017","31/01/2018",null,"Cumplida","RC","La calidad del control y el resultado de su implementación, se verificará como parte del alcance de un futuro servicio de auditoría "]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.18 Cumplimiento parcial de las disposiciones institucionales para el establecimiento de objetivos específicos de calidad por departamento y unidad","2.18.6.2 Divulgar los objetivos de calidad por departamento y unidad en el SGC, así como el cronograma de actividades e indicadores vinculados al cumplimiento de los mismos; lo anterior como resultado de haber implementado la recomendación 2.18.6.1 anterior. ","Jefatura PCCI","Definir las actividades a desarrollar para la divulgación de: los objetivos de calidad por departamento y unidad en el SGC, cronograma de actividades e indicadores. ",null,"En atención al oficio AI SFE 331-2018, la PCCI informó lo siguiente: \"El documento PCCI-GC-M-01 Manual de la Calidad del Sistema de Gestión de la Calidad basado en la Norma INTE/ISO 9001:2015 establece en el punto 6.2 Objetivos de la Calidad y Planificación para lograrlos que \"que en el SFE se establecen objetivos de la calidad para los departamentos, unidades, áreas pertinentes y los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad.\n\nLos objetivos de la calidad son planificados por el Gestor de la Calidad en conjunto con los responsables de cada proceso o dependencia del SFE para asegurarse de que:\na) Son coherentes con la política de la calidad;\nb) Son medibles;\nc) Tienen en cuenta los requisitos aplicables;\nd) Son pertinentes para la conformidad de los productos y servicios y para el aumento de la satisfacción de los usuarios del SFE;\ne) Son objeto de seguimiento;\nf) Son comunicados;\ng) Son actualizados, según corresponda.\n\nEl SFE mantiene información documentada sobre los objetivos de la calidad, que se establece en el formulario PCCI-GC-F-02 Formulario para establecer objetivos de la calidad, cuyos registros son resguardados por el Gestor de la Calidad Institucional. Adicionalmente, la información sobre las actividades en torno a estos objetivos, se establece en el formulario PCCI-GC-F_03 Formulario para la elaboración de planes de acción, donde además se establecen las fechas y se le da seguimiento al cumplimiento de cada actividad\". \n\nPara implementar lo anterior, la Unidad de PCCI estableció la siguiente actividad en el PAO-2019: 1.1.2.3.14 Gestionar la elaboración de los objetivos de calidad que serán incluidos en PAO 2020 para cada proceso dentro del alcance del SGC 9001:2015.\n\nEl documento PCCI-GC-M-01 Manual de la Calidad del Sistema de Gestión de la Calidad basado en la Norma INTE/ISO 9001:2015, se encuentra en la web del SFE en Intranet en el Sistema de Gestión de Calidad.\"","13/09/2017","13/09/2017","30/06/2018",null,"Cumplida","RC","La calidad del control  será verificada en estudio posterior."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.19 Incumplimiento por parte de la UTI del plazo de revisión de la documentación que forma parte del Sistema de Gestión de la Calidad","2.19.6.1 Definir y comunicar el plazo razonable en que se gestionará en forma oportuna la revisión de las actividades de control, que a la fecha incumplen con el periodo establecido en el numeral 6.7.1 del Procedimiento para el Control de Documentos y Registros (PCCI-GC-PO-01), a efecto de validar las mismas o bien realizar los ajustes correspondientes con el propósito de garantizar su efectividad y aplicabilidad; gestión que debe quedar debidamente documentada. ","Jefatura UTI","Definir y comunicar el plazo razonable que se gestionará en forma oportuna la revisión de las actividades de control que a la fecha incumplen con el periodo establecido en el numeral 6.7.1 del Procedimiento para el Control de Documentos y Registros (PCCI-GC-PO-01)(Auxiliadora Bogle, Adrián Gómez).",null,null,"13/09/2017","13/09/2017","30/06/2018",null,"Pendiente","RC","Esta recomendación fue atendida, por cuanto según el DCC (informe AI-SFE-SA-INF-005-2019) indica: \"Se actualizaron los documentos de TI en el SGC, manteniendo la periodicidad ya establecida por la PCCI para esta labor (730 días naturales).\n\nCabe mencionar que hay documentos que la PCCI aún no ha incorporado en el sitio de calidad debido a que, según lo indicado por el Encargado de Gestión de Calidad, debido a la carga de trabajo apenas se está trabajando con la documentación recibida en abril del presente periodo (alguna de la información de TI se presentó en mayo y junio) y no se puede dedicar el 100% del tiempo a revisión de documentos.\n\"."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.20 Inconsistencias en la información almacenada a nivel de bases de datos del sistema Cuarentena Vegetal","2.20.6.1 Valorar, bajo un enfoque de costo beneficio, los recursos que se estarían destinando para el análisis de las causas que están provocando las inconsistencias de información detectadas a nivel de las bases de datos de los Sistemas de Cuarentena Vegetal y SICA; situación que debe permitir, entre otros aspectos (Referencia: numeral 2.20.2 incisos a- y b-):\na) Adoptar medidas que posibiliten, en los casos en que corresponda, depurar las inconsistencias que actualmente se reflejan en la base de datos del sistema Cuarentena Vegetal. \nb) Girar las instrucciones orientadas para evitar que este tipo de incidentes se vuelvan a presentar.\nLas decisiones que se adopten deberán fundamentarse y documentarse.\n","Jefatura DCF","Valorar las inconsistencias de información detectadas a nivel de base de datos de los Sistemas de Cuarentena Vegetal y SICA. ","Nelson Morera Paniagua\nnmorera@sfe.go.cr ","Oficio CFI-018-2019 del 01/02/2019\n\nMediante oficio  CFI-039-2019, la Jefatura del DCF comunica a la AI su posición con relación al hallazgo que generó la recomendación; además, procedió a solicitar información adicional para atender de la mejor manera la misma.  Por medio del oficio AI SFE 052-2019, la AI remite al DCF la información requerida.\n\nCon el oficio DCF-0070-2021, la Jefatura del DCF señaló lo siguiente: \"R/ Estos hallazgos relacionados con inconsistencias en las bases de datos son producto de pruebas que se realizaron en el pasado por parte del departamento y que en su momento no se corrigieron. Es importante que si bien son errores no han generado consecuencias en contra de los objetivos institucionales y del departamento, por ejemplo, que una plaga de interés cuarentenario haya ingresado como producto de estos errores.\".","13/09/2017","13/09/2017","31/03/2018",null,"Parcialmente cumplida/En proceso","RC","Considerando los términos de la recomendación y tomando en cuenta lo indicado en el oficio DCF-0070-2021, se procede a cerrar la recomendación; no obstante, la administración deberá valorar eliminar esa información de la base de datos del sistema que se encuentra en producción, por cuanto, según lo comunicada, la misma corresponde a pruebas que se realizaron en su oportunidad. En dicha gestión el DCF se podría apoyar en la UTI, para lo que corresponda.\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0252"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,5,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.21 Inconsistencias en la información almacenada a nivel de bases de datos del sistema SICA","2.21.6.1 Establecer un plan de revisión y depuración de la información del sistema SICA que va a ser migrada al nuevo sistema de registro de importadores.","Jefatura DCF","1- Establecer un plan de revisión y depuración de la información del SICA que será migrada al nuevo sistema de registro de importadores (Andy Jiménez, Marcela Umaña, Silvia Villalobos).","Nelson Morera Paniagua\nnmorera@sfe.go.cr ","Oficio CFI-018-2019 del 01/02/2019.\n\nMediante el oficio CFI-037-2019, la Jefatura del DCF informó que el SIREIM responde a lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 36999-MAG. Además, señaló que el proceso de migración de datos del sistema SICA al SIREIM concluirá en el presente período, a efecto de que ese sistema entre en producción.\n\nCon el oficio DCF-0070-2021, la Jefatura del DCF indicó:\n\"R/ Ya se completó la migración de datos del Registro de importadores de SICA al sistema nuevo SIREIM. Se ha realizado consulta por medio de oficio DCF-0069-2021 a TI, para conocer la fecha puntualmente de cuando se completó dicha migración y depuración de datos del Registro de importadores en el SIREIM. También en el\nmismo oficio se consultó sobre el avance de las pruebas de emisión de Formularios de Requisitos Fitosanitarios desde el módulo que se incluyó en el SIREIM.\".","13/09/2017","13/09/2017","31/08/2018",null,"Cumplida","RPC","La respuesta que se genere como resultado del oficio DCF-0069-2021, estaría generando los insumos necesarios para dar por atendida la recomendación.\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0253\n\nRequerimiento de información pendiente, según los términos del oficio AI-0176-2022"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.21 Inconsistencias en la información almacenada a nivel de bases de datos del sistema SICA","2.21.6.2 Efectuar una valoración costo-beneficio sobre la posibilidad de solucionar la problemática de base de datos del sistema SICA, considerando el tiempo que va a tardar en salir de producción y el impacto de estas debilidades a nivel organizacional, así como la urgencia de atención con el fin de definir un plan de acción que establezca actividades y plazos, y que considere lo siguiente:\n2.21.6.2.1 Revisar los controles de ingreso de datos en el sistema SICA con el fin de que se implementen las mejoras requeridas para minimizar el ingreso de datos inconsistentes.\n2.21.6.2.2 Implementar un historial en la base de datos en el sistema.\n2.21.6.2.3 Actualizar la información en el sistema SICA, por parte de cada área usuaria según sus funciones y ámbito de aplicación.\nEn caso de que se decida no implementar las mejoras requeridas en el sistema SICA ni depurar la información que almacena la base de datos, debe documentarse formalmente su justificación.\n","Jefatura DCF","2- Valorar el costo-beneficio de invertir tiempo y recurso humano en el SICA tomando en cuenta que va a salir de producción (Didier Suárez, Andy Jiménez). \n3- Actualizar el SICA (Marcela Umaña, Marco Alfaro). ","Nelson Morera Paniagua\nnmorera@sfe.go.cr ","Oficio CFI-018-2019 del 01/02/2019\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, la Jefatura del DCF manifestó lo siguiente: \"Actualmente el sistema SICA alberga el módulo de Boletas de Laboratorio, de Registro de Importador (sic) y de emisión de Formularios de Requisitos Fitosanitarios, según reuniones con Procomer, se implementara (sic) a partir del próximo año el VUCE 2.0 para todas las Notas Técnicas (sic) que aplica el SFE, ante esta situación el Dpto. se ha preparado desarrollando un nuevo sistema de Registro de Importadores y dentro del Vuce un modulo (sic) que permita la emisión de los Formularios de Requisitos Fitosanitarios ya se cuenta cun (sic) una base de datos de requisitos en ambiente web la cual conocemos como Advansys, por lo que realizar mejoras al sistema SICA no tendría (sic) ninguna utilidad para  el SFE ya que al implementar el Vuce 2.0 se eliminaría el sistema SICA, solo nos queda el módulo de Boletas de Laboratorio, para el cual se enviará un oficio a la jefatura de Laboratorios con el propósito (sic) de que se nos informe si están (sic) desarrollando algún (sic) sistema informático (sic) para registrar las muestras que ingresan a lo (sic) laboratorio de diagnóstico de plagas, de no ser así se estaría solicitando a TI una adicción (sic) al plan (sic) de contingencia un modulo (sic) para el registro de las bolets (sic) de laboratorio.\".\n\nCon el oficio DCF-0070-2021, la Jefatura del DCF indicó: \"R/ Se consultó al Lic. Didier Suarez Chaves jefe del Departamento de Ti del SFE por medio del oficio DCF-0069-2021 si el Laboratorio de Diagnostico de Plagas, les envió un oficio solicitando desarrollar un módulo nuevo en ambiente web que nos permita hacer la solicitud de análisis de laboratorio de diagnóstico de plagas y generar el código de muestras con el fin de dejar de utilizar SICA\".\n\nCon el oficio DCF-0021-2022 del 12/07/2022, la Jefatura del DCF reitera que a través del sistema VUCE se estaría remplazando por completo el sistema SICA.","13/09/2017","13/09/2017","31/08/2018",null,"Cumplida","RC","Se entiende que la administración considera no viable el gestionar una depuración del sistema SICA, por cuanto estaría optando por la entrada en producción de otros sistemas (uno interno y otro externo) que estarían cubriendo sus necesidades. Tomando en cuenta los términos de la recomendación, orientada a una valoración, la recomendación se registra como atendida.\n\nSerá necesario que la administración informe sobre las acciones concretas sobe la implementación de un módulo de Boletas de Laboratorio, a efecto de visualizar cómo estaría tratando el DL este tema, una vez que el sistema SICA salga de producción. \n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0254\n\n\n\n\n"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.21 Inconsistencias en la información almacenada a nivel de bases de datos del sistema SICA","2.21.6.3 Efectuar una revisión del nuevo sistema de importadores que se encuentra en desarrollo, con el fin de determinar si los controles de ingreso de datos implementados prevendrían que se presenten inconsistencias tales como las que se mencionan en el numeral 2.21.2 inciso b) de la condición del presente hallazgo.","Jefatura UTI","4- Revisar el nuevo sistema de importadores con el fin de determinar si se pueden evitar las inconsistencias (Silvia Villalobos). ",null,"Se informa: \"Las inconsistencia en otros sistemas tomados como base para el SIREIM se consideraron en el documento de  requerimientos de dicho sistema. Se adjunta el documento de requerimientos del SIREIM\")","13/09/2017","13/09/2017","31/08/2018",null,"Cumplida","RC","Esta recomendación fue atendida, por cuanto según el DCC (informe AI-SFE-SA-INF-005-2019) indica: \"En los requerimientos del Sistema de Registro de Importadores (SIREIM) se consideró los controles de entrada de datos o validaciones que debía tomar en cuenta el nuevo sistema, los cuales se pueden observar en la documentación del proyecto.\nMediante la revisión del respectivo expediente, se identificó la definición de requerimientos para el registro de información. En los mismos se indica el nombre de los campos, el tipo de datos que recibe, la descripción del campo, si el campo es modificable y si es obligatorio. Cabe mencionar que los requerimientos fueron aceptados y firmados por el jefe del Departamento de Control Fitosanitario.\nAdemás, se identificó un documento de pruebas del sistema en el que se especifican las pruebas realizadas, entre ellas la validación de la entrada de datos (las mismas fueron exitosas) e incluye la aprobación del documento. Además, se dio por validado y aceptado el documento de pruebas por parte del área usuaria según los resultados expuestos el documento.\""]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.21 Inconsistencias en la información almacenada a nivel de bases de datos del sistema SICA","2.21.6.4 Ubicar los formularios de requisitos fitosanitarios que no se pudieron entregar según el apartado d) de la condición del presente hallazgo e informar a la Auditoría Interna.","Jefatura USG","Remitir a la Auditoría Interna copia de los formularios de requisitos fitosanitarios requeridos.","Gilda Torres Rojas\ngtorres@sfe.go.cr ","Mediante el oficio DAF-SG-0329-2021, se informó sobre la gestión que permitió atender en forma efectiva y razonable la recomendación sujeta a seguimiento.","13/09/2017","13/09/2017","31/01/2018",null,"Pendiente","RC","Boleta SISAI N° AI-2021-0075\nBoleta_SISAI_AI-02012\n"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.22 Inconsistencias en la información almacenada a nivel de bases de datos del Sistema de Insumos y Fiscalización","2.22.6.1 Girar instrucciones a la Unidad de Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación para que revisen, analicen y solucionen las inconsistencias de la información almacenada en la base de datos del Sistema de Insumos y Fiscalización, considerando lo descrito en los Anexos 01 y 02.","Jefatura DAE","Analizar y corregir las inconsistencias de la información almacenada en la base de datos del Sistema de Insumos y Fiscalización. (Referencia: oficio AE-0060-2019 del 27/09/2019)",null,"Por medio del oficio AE-0060-2019 del 27/09/2019, se remitió el cronograma de actividades ajustado; en el mismos con relación a la recomendación sujeta a seguimiento, se indicó lo siguiente: \"La Ing. Arlet Vargas solicito información sobre los anexos 01 y 02 los cuales fueron suministrados por la Auditoría Interna mediante Oficio AI-0006-2019.\".","13/09/2017","13/09/2017",null,"2019-12-31","Pendiente","RC","Considerando el contexto de la recomendación y la instrucción girada con el oficio AE-0060-2019 del 27/09/2019, la misma se registra como atendida \nBoleta SISAI N° AI-2021-0073"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.22 Inconsistencias en la información almacenada a nivel de bases de datos del Sistema de Insumos y Fiscalización","2.22.6.2 Brindar el apoyo técnico a la Unidad de Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación en la solución de las inconsistencias, situación que debe facilitar la implementación de la recomendación 2.22.6.1 anterior.","Jefatura UTI","Brindar apoyo técnico a la Unidad de Registro de Agroquímicos en la solución de inconsistencias(Andy Jiménez, Gerardo Quesada). ",null,"Para el informe AI-SFE-SA-INF-005-2017 en la recomendación 2.22.6.2. Esta recomendación no es clara, no establece ningún lineamiento, únicamente que se le brinde apoyo a la URAEA, sin embargo, esta es una labor que hacemos diariamente con todas las dependencias del SFE. Se solicita la eliminación de la misma.","13/09/2017","13/09/2017","30/06/2018",null,"Pendiente","RSE","Considerando el contexto de la recomendación 2.22.6.1, se procede a dejar sin efecto la recomendación 2.22.6.2; será como resultado de la gestión efectiva de lo instruido por medio del oficio AE-0060-2019, que se analizará la gestión de todas las partes involucradas.\nBoleta SISAI N° AI-2021-0074"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,5,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.22 Inconsistencias en la información almacenada a nivel de bases de datos del Sistema de Insumos y Fiscalización","2.22.6.3 Efectuar una valoración de las inconsistencias identificadas en la base de datos del Sistema de Insumos y Fiscalización (Ver Anexo 01: Inconsistencias en la información almacenada en la base de datos del Sistema de Insumos y Fiscalización y Anexo 02: Seguimiento a inconsistencias en la información almacenada en la base de datos del Sistema de Insumos y Fiscalización identificadas en el informe  N°AI-SFE-SA-INF-003-2013) con el fin de establecer un plan de acción que defina plazos, responsables y las actividades que permitan lo siguiente:\n2.22.6.3.1 Revisar los controles de ingreso de datos en el Sistema de Insumos y Fiscalización con el fin de que se implementen las mejoras requeridas para minimizar el ingreso de datos inconsistentes.\n2.22.6.3.2 Depurar las inconsistencias de la base de datos del sistema.\n","Jefatura URAEA","Mediante oficio AE-REG-0473-2021, se remitió cronograma de actividades ajustado:\nRevisar inconsistencias en la base de datos de Insumos y Fiscalización con el fin de revisar los controles de ingreso de datos y hacer las mejoras requeridas para evitar inconsistencias.","Arlet Vargas Morales\nvargasv@sfe.go.cr ","Se informó: \"Como parte del apoyo se le recordó a Jorge Araya la disposición de la UTI en lo que requiriera, no se recibió respuesta.  Se adjunta copia del correo electrónico como evidencia.\"","13/09/2017","13/09/2017"," ","2021-10-31","Pendiente","RNC","Mediante el oficio AI-0131-2019 del 28/10/2019, la Auditoría Interna comunicó el informe AI-SFE-SA-INF-005-2019. Como parte del alcance del estudio especial, se le dio seguimiento a las recomendaciones contenidas en el informe AI-SFE-SA-005-2017 (oficio AI-SFE-193-2017).\nDicho estudio estuvo a cargo del Despacho Carvajal & Colegiados (DCC). \nSobre la recomendación sujeta a seguimiento, el DCC determinó lo siguiente: \"Se indicó por parte de la jefatura de la URAEA que se desconocía dicho informe, por lo que no ha realizado gestiones para cumplir con la recomendación o se desconoce si ya se han realizado acciones antes de ejercer la jefatura.\"."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,5,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.22 Inconsistencias en la información almacenada a nivel de bases de datos del Sistema de Insumos y Fiscalización","2.22.6.4 Efectuar una revisión de los expedientes físicos de registro correspondientes a la muestra revisada y que presentaron diferencias respecto a la información almacenada a nivel de base de datos, con el fin de que se determine cuál es la correcta y se corrija el error en alguna de las dos fuentes. Se somete a valoración de la administración hacer extensiva esta revisión al resto de expedientes, según corresponda.","Jefatura URAEA","Revisar los expedientes físicos de registro correspondientes ala muestra revisada y que presentaron diferencias respecto a la información almacenada a nivel de base de datos y hacer las correcciones correspondientes.\n\nMediante oficio AE-REG-0473-2021, se remitió cronograma de actividades ajustado:\nRevisar los expedientes físicos de registro correspondientes ala muestra revisada y que presentaron diferencias respecto a la información almacenada a nivel de base de datos y hacer las correcciones correspondientes.","Arlet Vargas Morales\nvargasv@sfe.go.cr "," ","13/09/2017","13/09/2017","31/03/2018","2021-10-31","Pendiente","RNC","Mediante el oficio AI-0131-2019 del 28/10/2019, la Auditoría Interna comunicó el informe AI-SFE-SA-INF-005-2019. Como parte del alcance del estudio especial, se le dio seguimiento a las recomendaciones contenidas en el informe AI-SFE-SA-005-2017 (oficio AI-SFE-193-2017).\nDicho estudio estuvo a cargo del Despacho Carvajal & Colegiados (DCC). \nSobre la recomendación sujeta a seguimiento, el DCC determinó lo siguiente: \"Se indicó por parte de la jefatura de la URAEA que se desconocía dicho informe, por lo que no ha realizado gestiones para cumplir con la recomendación o se desconoce si ya se han realizado acciones antes de ejercer la jefatura.\"."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,5,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.22 Inconsistencias en la información almacenada a nivel de bases de datos del Sistema de Insumos y Fiscalización","2.22.6.5 Efectuar una revisión de las actas de muestreo de residuos correspondientes a la muestra revisada y que presentaron diferencias (Ver Anexo 03: Diferencias entre la información almacenada en la base de datos del Sistema de Insumos y Fiscalización y documentación física) respecto a la información almacenada a nivel de base de datos, con el fin de que se determine cuál es la correcta y se corrija el error en alguna de las dos fuentes.","Jefatura UCRA","Revisar las actas de muestreo de residuos correspondientes a la muestra revisada y que presentaron diferencias. Así como ubicar las actas de muestreo de residuos faltantes identificadas en este estudio e informar a la Auditoría Interna.","Esaú Miranda Vargas\nmirandae@sfe.go.cr ","Mediante oficio AE-RES-092-2019 del 09/08/2019, se informa lo siguiente: \"Debido a que hay similitud en el objetivo planteado tanto por la Auditoría interna así como la CGR, en cuanto a tener una base de datos oficial y que la misma esté actualizada con los informes que emite la UCRA se ha realizado un esfuerzo conjunto UCRA- Operaciones Regionales- UTI apoyados por la Dirección para mejorar este sistema de base de datos, personalmente creo que por primera vez después de casi diez años de haberse creado este programa es que todos los involucrados lo utilizaron y de esa manera pudieron encontrar mejoras al sistema que ha permitido la facilitación del uso del mismo. \n\nDentro de este proceso de mejora se realizaron las siguientes acciones: \n1- Reunión entre UCRA-UTI-Unidades de Operaciones Regionales (involucrados) \n2- Reunión de UCRA con UTI. \n3- Oficio de mejoras al sistema emitido por la UCRA a UTI. \n4- Dentro de las mejoras importantes, es que todos los lunes el sistema envía en forma automática las actas que no están los resultados en el sistema, a cada una de las unidades involucradas, tomando como partida el año 2018.\".\n\nCon el oficio AE-RES-0094-2021, la Jefatura de la UCRA suministró información, sin embargo, la misma no está alineada a la atención efectivo de la recomendación.","13/09/2017","13/09/2017","31/03/2018",null,"Pendiente","RNC","Ante la insuficiencia de la información suministrada, la Auditoría Interna por medio del oficio AI-0235-2021, solicitó a la UCRA atender la recomendación.\n\nMediante el oficio AI-0180-2022, la Auditoría Interna planteó solicitud de información a la UTI para obtener el estado de los registros en la Base de Datos; información que se sumnistró por medio de correo electrónico de fecha 30/09/2022.\n\nUna vez analizada la información registrada en Base de Datos, la Jefatura de la UCRA deberá gestionar en forma efectiva la atención de la recomendación sujeta a seguimiento.\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0278\nBoleta_SISAI_I-2022-0103 \n\nRequerimiento de información, según los términos del oficio AI-0013-2023\n\n"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.22 Inconsistencias en la información almacenada a nivel de bases de datos del Sistema de Insumos y Fiscalización","2.22.6.6 Gestionar las acciones para que en un plazo definido se ubiquen las actas de muestreo de residuos que no se ubicaron y a las cuales se referencia en el numeral 2.22.2 inciso c) de la condición del presente hallazgo; el resultado de la gestión se deberá informar a la Auditoría Interna.","Jefatura UCRA","Así como ubicar las actas de muestreo de residuos faltantes identificadas en este estudio e informar a la Auditoría Interna.",null,"Mediante oficio AE-RES-092-2019 del 09/08/2019, se informa lo siguiente: \"Al ser las actas solicitadas en su informe AI-SFE-SA-INF-005-2017 del año 2017 difícil es para mí localizarlas, sin embargo parte de la función de la AI es que por medio de sus informes se subsanen lo que se considera una debilidad en el control interno, situación que como se he indicado hemos podido mejorar con la información de las actas a partir del año 2018, por lo que solicito que se tome este subsane realizado a esa debilidad interna indicado por su persona en el año 2017, en el tanto dicha información (año 2017) no causa ningún problema a la institución, pues como bien lo indicó la CGR no había una base de datos integrada que permitiera la toma de decisiones.\".\n","13/09/2017","13/09/2017","31/03/2018",null,"Pendiente","RSE","Entiende esta Auditoría Interna que es materialmente imposible para la Jefatura actual de la UCRA localizar las actas de muestreo de residuos que se citan en el numeral 2.22.2 inciso c) de la condición del presente hallazgo 2.22; en ese sentido, se procede a dejar la recomendación sin efecto, sobre todo considerando que quien ejerce esa jefatura no tuvo bajo su responsabilidad la gestión asociado a la emisión de esas actas.  Sin embargo, este aspecto se deja a responsabilidad exclusiva de la administración, sobre todo si en el futuro se llegase a reportar  algún incidente no deseado, y que esté relacionado con las referidas actas, pero que esa situación obligue a la realización de una determinada investigación."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.22 Inconsistencias en la información almacenada a nivel de bases de datos del Sistema de Insumos y Fiscalización","2.22.6.7 Gestionar las acciones para que en un plazo definido se ubiquen las actas de muestreo de fiscalización que no se ubicaron y a las cuales se referencia en el 2.22.2 inciso c) de la condición del presente hallazgo; el resultado de la gestión se deberá Informar a la Auditoría Interna.","Jefatura UFA","Identificar las actas de muestreo de fiscalización faltantes identificadas en este estudio e informar a la Auditoría Interna.\n\nMediante el oficio AE-FIS-0324-2019 del 13/09/2019, la UFA suministró el cronograma de actividades ajustado; definiendo como actividad: \"Revisar los expedientes para ubicar esas actas.\".",null,"Mediante el oficio AE-FIS-0324-2019 del 13/09/2019, la UFA suministró el cronograma de actividades ajustado; con relación a la recomendación sujeta a seguimiento, se remitió un archivo que informa (escaneo de documentos) sobre la ubicación de las actas 14185, 12282 y 5154; no obstante, a la administración no le fue posible ubicar el acta 12328.","13/09/2017","13/09/2017","31/03/2018","2019-11-30","Pendiente","RC","De ubicarse el acta 12328 la administración deberá archivarla en el expediente respectivo."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,5,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.23 Inconsistencias en la información almacenada a nivel de bases de datos del Sistema Tracking","2.23.6.1 Efectuar una valoración de las inconsistencias identificadas en la base de datos del Sistema Tracking con el fin de establecer un plan de acción que defina plazos, responsables y las actividades que permitan lo siguiente: \n2.23.6.1.1 Revisar los controles de ingreso de datos en el sistema con el fin de que se implementen las mejoras requeridas para minimizar el ingreso de datos inconsistentes.\n2.23.6.1.2 Depurar las inconsistencias de la base de datos del sistema.\n","Jefatura URAEA","Valorar las inconsistencias identificadas en la base de datos del Sistema Tracking establece un plan de acción para : revisión de controles de ingreso y depuración de inconsistencias.\n\n\nMediante oficio AE-REG-0473-2021, se remitió cronograma de actividades ajustado:\nValorar las inconsistencias identificadas en la base de datos del Sistema Tracking establece un plan de acción para : revisión de controles de ingreso y depuración de inconsistencias.","Arlet Vargas Morales\nvargasv@sfe.go.cr ","Se informó: \"Como parte del apoyo se le recordó a Jorge Araya la disposición de la UTI en lo que requiriera, no se recibió respuesta. Ver Oficio TI-ADS-023-2018\"","13/09/2017","13/09/2017","31/03/2018","2021-10-31","Pendiente","RNC","Mediante el oficio AI-0131-2019 del 28/10/2019, la Auditoría Interna comunicó el informe AI-SFE-SA-INF-005-2019. Como parte del alcance del estudio especial, se le dio seguimiento a las recomendaciones contenidas en el informe AI-SFE-SA-005-2017 (oficio AI-SFE-193-2017).\nDicho estudio estuvo a cargo del Despacho Carvajal & Colegiados (DCC). \nSobre la recomendación sujeta a seguimiento, el DCC determinó lo siguiente: \"Se indicó por parte de la jefatura de la URAEA que se desconocía dicho informe, por lo que no ha realizado gestiones para cumplir con la recomendación o se desconoce si ya se han realizado acciones antes de ejercer la jefatura.\"."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,5,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.23 Inconsistencias en la información almacenada a nivel de bases de datos del Sistema Tracking","2.23.6.2 Efectuar una revisión de las funcionalidades actuales del sistema Tracking, con el fin de valorar la factibilidad de tomar alguna de las siguientes decisiones:\n2.23.6.2.1 Gestionar la implementación de las mejoras funcionales requeridas en el sistema de manera tal que pueda generar resultados y estadísticas reales.\n2.23.6.2.2 Oficializar la Base de Oficiales de Registro (herramienta en MS Excel) y establecer lineamientos formales para su actualización y revisión, considerando la comparación periódica de la información que se registra en dicha herramienta con respecto a la contenida en la base de datos del sistema Tracking y se efectúen las depuraciones correspondientes.\n2.23.6.2.3 Considerar alguna otra alternativa que permita a la Unidad de Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación obtener estadísticas reales de los trámites registrados en el sistema Tracking y su estado de atención.\n","Jefatura URAEA","Revisar las funcionalidades actuales del Sistema Tracking para: implementación de mejoras funcionales requeridas en el sistema, oficializar la base de Oficiales de Registro, entre otras.\n\nMediante oficio AE-REG-0473-2021, se remitió cronograma de actividades ajustado:\nRevisar las funcionalidades actuales del Sistema Tracking para: implementación de mejoras funcionales requeridas en el sistema, oficializar la base de Oficiales de Registro, entre otras.","Arlet Vargas Morales\nvargasv@sfe.go.cr ","Se informó: \"Como parte del apoyo se le recordó a Jorge Araya la disposición de la UTI en lo que requiriera, no se recibió respuesta. Ver Oficio TI-ADS-023-2018\"","13/09/2017","13/09/2017","31/03/2018","2021-11-30","Pendiente","RNC","Mediante el oficio AI-0131-2019 del 28/10/2019, la Auditoría Interna comunicó el informe AI-SFE-SA-INF-005-2019. Como parte del alcance del estudio especial, se le dio seguimiento a las recomendaciones contenidas en el informe AI-SFE-SA-005-2017 (oficio AI-SFE-193-2017).\nDicho estudio estuvo a cargo del Despacho Carvajal & Colegiados (DCC). \nSobre la recomendación sujeta a seguimiento, el DCC determinó lo siguiente: \"Se indicó por parte de la jefatura de la URAEA que se desconocía dicho informe, por lo que no ha realizado gestiones para cumplir con la recomendación o se desconoce si ya se han realizado acciones antes de ejercer la jefatura.\".\n\nRequerimiento de información pendiente, según los términos del oficio AI-0251-2022"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,5,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.23 Inconsistencias en la información almacenada a nivel de bases de datos del Sistema Tracking","2.23.6.3 Generar un documento que enliste las estadísticas que genera la Base de Oficiales de Registro, así como una descripción de las mismas, de manera tal que se incluyan dentro de los requerimientos de reportes, informes y estadísticas del sistema en desarrollo de Registro de Agroquímicos en Línea-ICE.","Jefatura URAEA","Generar un documento que enliste las estadísticas que genera la Base de Oficiales de Registro.\n\n\nMediante oficio AE-REG-0473-2021, se remitió cronograma de actividades ajustado:\nGenerar un documento que enliste las estadísticas que genera la Base de Oficiales de Registro.","Arlet Vargas Morales\nvargasv@sfe.go.cr ","Se informó: \"Como parte del apoyo se le recordó a Jorge Araya la disposición de la UTI en lo que requiriera, no se recibió respuesta. Ver Oficio TI-ADS-023-2018\"","13/09/2017","13/09/2017","31/03/2018","2021-12-31","Pendiente","RNC","Mediante el oficio AI-0131-2019 del 28/10/2019, la Auditoría Interna comunicó el informe AI-SFE-SA-INF-005-2019. Como parte del alcance del estudio especial, se le dio seguimiento a las recomendaciones contenidas en el informe AI-SFE-SA-005-2017 (oficio AI-SFE-193-2017).\nDicho estudio estuvo a cargo del Despacho Carvajal & Colegiados (DCC). \nSobre la recomendación sujeta a seguimiento, el DCC determinó lo siguiente: \"Se indicó por parte de la jefatura de la URAEA que se desconocía dicho informe, por lo que no ha realizado gestiones para cumplir con la recomendación o se desconoce si ya se han realizado acciones antes de ejercer la jefatura.\".\n\nRequerimiento de información pendiente, según los términos del oficio AI-0251-2022"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.24 Cumplimiento parcial de los lineamientos de respaldos y recuperación de la UTI","2.24.6.1 Girar instrucciones a los encargados de realizar y monitorear los respaldos de servidores y bases de datos para que cumplan a cabalidad con los lineamientos para la elaboración de pruebas de recuperación de información.","Jefatura UTI","1- Girar las instrucciones correspondientes para que se cumpla a cabalidad con la elaboración de pruebas de recuperación de información (Didier Suárez). ",null,"Se informa: \"Se adjunta minuta de reunión del pasado mes de febrero en la cual se le indica a los Lic. Gerardo Quesada y el Lic. Gilbert Alfaro que deben cumplir con las pruebas de restauración de los respaldos contenidos en el servidor de bases de datos y demás servidores. \"","13/09/2017","13/09/2017","31/03/2018",null,"Cumplida","RC","En futuros estudios se analizará si la gestión emprendida por la UTI se ajusta al cumplimiento de sus propias regulaciones.."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.24 Cumplimiento parcial de los lineamientos de respaldos y recuperación de la UTI","2.24.6.2 Ajustar la periodicidad de las pruebas de respaldo de bases de datos establecida en el Manual para la Administración de Bases de Datos (TI-BD-M-01), para que las pruebas se efectúen una vez por mes, de modo que se garantice la integridad y funcionalidad de al menos los respaldos mensuales y no solo los respaldos semestrales. Del mismo modo, coordinar la realización de las pruebas de recuperación de respaldos de bases de datos en conjunto con las pruebas de recuperación de respaldos de servidores, de tal forma que se realicen pruebas completas del ciclo de recuperación.","Jefatura UTI","2- Ajustar la periodicidad de las pruebas de respaldo de bases de datos establecida en el Manual TI-BD-M-01 (Gerardo Quesada). ",null,"Oficio TI-061-2018 del 27/07/2018, TI-ADS-023-2018 del 27/07/2018 y UTI-ABD-2018-04 del 04/04/2018.","13/09/2017","13/09/2017","31/03/2018",null,"Cumplida","RC","En futuros estudios se analizará si la gestión emprendida por la UTI se ajusta al cumplimiento de sus propias regulaciones.."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.24 Cumplimiento parcial de los lineamientos de respaldos y recuperación de la UTI","2.24.6.3 Establecer una actividad de control que permita registrar las pruebas efectuadas a los respaldos de bases de datos, de manera tal que se documente como mínimo el respaldo recuperado, la fecha de recuperación, el resultado de la prueba y las acciones correctivas en caso de que alguna prueba sea insatisfactoria. El mecanismo de control que se implemente debe formar parte de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad.","Jefatura UTI","3- Establecer una actividad que permita registrar las pruebas efectuadas (Gerardo Quesada, Gilbert Alfaro).",null,"Oficio TI-061-2018 del 27/07/2018, TI-ADS-023-2018 del 27/07/2018 y UTI-ABD-2018-04 del 04/04/2018.","13/09/2017","13/09/2017","31/03/2018",null,"Cumplida","RC","En futuros estudios se analizará si la gestión emprendida por la UTI se ajusta al cumplimiento de sus propias regulaciones.."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.25 Incumplimiento de las disposiciones institucionales para la elaboración, incorporación y actualización de manuales de usuario","2.25.6.1 Gestionar la elaboración, aprobación y divulgación de manuales de usuario para los nuevos sistemas de información que se desarrollan de manera interna en el SFE, en apego a lo dispuesto en la guía para desarrollar documentos                              (PCCI-GC-01-G-01), y detallar estructura o apartados de la sección de “Contenido” establecido para los documentos de tipo “Manual”. En la eventualidad de que a criterio de la UTI dicho instrumento no permita elaborar conforme a la técnica los manuales de usuario de los sistemas informáticos, se deberá gestionar la elaboración, aprobación y divulgación del instrumento técnico (lineamientos, guía, plantillas, etc.) requerido, en coordinación con la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno (PCCI).","Jefatura UTI","1- Gestionar la elaboración, aprobación y divulgación de manuales de usuario de los sistemas( Didier Suárez).",null,"Se informa: \"Esta información se dio a conocer a todo el personal de la Unidad de TI en la reunión bimensual de personal.  Se adjunta evidencia.\"","13/09/2017","13/09/2017","31/05/2018",null,"Cumplida","RC","Esta recomendación fue atendida, por cuanto según el DCC (informe AI-SFE-SA-INF-005-2019) indica: \"Mediante la reunión 75-2018, llevada a cabo el día 13-04-2018 se indicó que para los nuevos manuales se va a utilizar el estándar de la PCCI para manuales.\"."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.25 Incumplimiento de las disposiciones institucionales para la elaboración, incorporación y actualización de manuales de usuario","2.25.6.2 Valorar, bajo un enfoque de costo/beneficio, el ajustar los manuales de usuario internos existentes tomando como marco de referencia normativo el instrumento que se define como resultado de la implementación de la recomendación 2.25.6.1 anterior. La decisión que se adopte deberá fundamentarse y documentarse.","Jefatura UTI"," 2- Valorar si se deben ajustar los manuales viejos(Andy Jiménez, Didier Suárez, Gerardo Quesada). ",null,"Oficio TI-ADS-023-2018 del 27/07/2018. Se informa: \"Con respecto a los hallazgos 2.25.6.2, 2.25.6.3 y 2.26.6.1 referente a manuales de usuario se los sistemas de información en general y para el sistema SICA, en la misma minuta de reunión 75-2018 antes mencionada en este oficio se tienen dentro de sus acuerdos las decisiones tomadas para dichos hallazgos...\"","13/09/2017","13/09/2017","31/05/2018",null,"Cumplida","RC"," "]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.25 Incumplimiento de las disposiciones institucionales para la elaboración, incorporación y actualización de manuales de usuario","2.25.6.3 Realizar las gestiones necesarias para incorporar los manuales de usuario desarrollados externamente en la lista maestra de documentos externos y los manuales de usuario desarrollados internamente en la lista maestra de documentos vigentes. ","Jefatura UTI","3- Incorporar los manuales de usuario desarrollados externamente a la lista de documentos externos y los desarrollados internamente en la lista de documentos vigentes (Andy Jiménez).",null,"Oficio TI-ADS-023-2018 del 27/07/2018. Se informa: \"Con respecto a los hallazgos 2.25.6.2, 2.25.6.3 y 2.26.6.1 referente a manuales de usuario se los sistemas de información en general y para el sistema SICA, en la misma minuta de reunión 75-2018 antes mencionada en este oficio se tienen dentro de sus acuerdos las decisiones tomadas para dichos hallazgos...\"","13/09/2017","13/09/2017","31/05/2018",null,"Cumplida","RC","En futuros estudios se analizará si la gestión emprendida por la UTI se ajusta al cumplimiento de sus propias regulaciones.."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.26 Ausencia de un manual para el sistema Cuarentena Agropecuaria","2.26.6.1 Adoptar las medidas necesarias, a efecto de que los manuales de usuario de los nuevos proyectos de TI se elaboren y aprueben en cumplimiento de lo dispuesto en la “Guía para desarrollar documentos” (PCCI-GC-PO-01_G-01).","Jefatura UTI","1- Adecuar los manuales de usuario de los nuevos sistemas utilizando la guía para desarrollar documentos de la Unidad de PCCI  (Andy Jiménez, Luis Angulo). ",null,"Oficio TI-ADS-023-2018 del 27/07/2018. Se informa: \"Con respecto a los hallazgos 2.25.6.2, 2.25.6.3 y 2.26.6.1 referente a manuales de usuario se los sistemas de información en general y para el sistema SICA, en la misma minuta de reunión 75-2018 antes mencionada en este oficio se tienen dentro de sus acuerdos las decisiones tomadas para dichos hallazgos...\". Además, con relación a la recomendación 2.26.6.1 se indicó: \"se envió un correo el día 13 de abril del presente año a los encargados del Sistema VUCE 2.0 los cuales nos indicaron que los manuales de dicho sistema se encuentran en el siguiente link https://procomer.com/en/vuce-docs pero no consideramos adecuado incluirlo al sistema de control de calidad, ya que sufre constantes cambios y en este link siempre se va encontrar la última versión...\".","13/09/2017","13/09/2017","2018-06-30",null,"Cumplida","RC","En futuros estudios se analizará si la gestión emprendida por la UTI se ajusta al cumplimiento de sus propias regulaciones.."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI SFE 193-2017","AI-SFE-SA-INF-005-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría orientado a “Fiscalizar aspectos de control interno y sistemas de información automatizados en el SFE”.","2.26 Ausencia de un manual para el sistema Cuarentena Agropecuaria","2.26.6.2 Realizar las gestiones necesarias con PROCOMER para que suministre al SFE el manual de usuario del sistema SIVUCE 2.0 y este se incluya al Sistema de Gestión de la Calidad (lista maestra de documentos externos). ","Dirección","2-   Enviar oficio a PROCOMER solicitando el manual de usuario del sistema SIVUCE 2.0 e incluirlo al sistema de Gestión de Calidad (Andy Jiménez).",null,"Oficio TI-ADS-023-2018 ","13/09/2017","13/09/2017","2018-06-30",null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",6,null,"AI SFE 229-2017","AI-SFE-SA-INF-006-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo a la atención de Solicitudes de Importación de Material Vegetal”","2.1 Debilidades relacionadas con el componente funcional “Ambiente de Control”, y específicamente vinculadas con la autorización de solicitudes de importación de material vegetal","2.1.6.1 Coordinar con el Despacho del Viceministro de Agricultura y Ganadería, a efecto de que el SFE como miembro de la Comisión Nacional de Papa y Cebolla,  presente solicitud formal orientada a que dicha Comisión Nacional cuente lo antes posible con un “Libro de Actas” oficializado, mediante el cual, se documente la gestión, y que esas actas sean divulgadas en la página web del MAG; lo anterior, con el propósito de propiciar el fortalecimiento  de la transparencia y de la rendición de cuentas. Lo anterior adopta mayor relevancia considerando que los Decretos Ejecutivos N° 37460-MAG y  N° 37461-MAG disponen que la gestión de la referida Comisión debe regularse conforme lo dispuesto para los órganos colegiados en la Ley General de la Administración Pública N° 6227.","Dirección","Proponer al Despacho del Viceministro de Agricultura la apertura de Libro de Actas oficializado para la Comisión de Papa y Cebolla.",null,"En atención al oficio AI SFE 331-2018, la Dirección comenta lo siguiente: \"Esta acción es potestativa del Despacho del Ministro y lo que corresponde por competencia es que la Auditor Interno del MAG le solicite de acuerdo a sus necesidades lo que corresponda con el Despacho ministerial.\".","27/10/2017","27/10/2017","2018-02-28",null,null,"RSE","Considerando la posición de la Dirección con relación a la atención de la recomendación, está Auditoría Interna estará  dejando sin efecto la misma, exhortando a la Dirección para que el representante del SFE se pronuncie sobre este particular en la sesión de ese órgano colegio; asimismo, este órgano de fiscalización  estará poniendo en conocimiento de la Auditoría Interna del MAG, dicha situación para lo que corresponda."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",6,6,"AI SFE 229-2017","AI-SFE-SA-INF-006-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo a la atención de Solicitudes de Importación de Material Vegetal”","2.1 Debilidades relacionadas con el componente funcional “Ambiente de Control”, y específicamente vinculadas con la autorización de solicitudes de importación de material vegetal","2.1.6.2 Analizar las prácticas administrativas que se vienen aplicando con respecto al trámite de  solicitudes de importación de cebolla, las cuales continúan siendo gestionadas a nivel central en forma previa a la intervención de la Oficina de Ventanilla Única, situación que debe permitir que las mismas se tramiten considerado las siguientes alternativas:\na) Se giren las instrucciones para que las solicitudes de importación sean atendidas directamente por la Oficina de Ventanilla Única, como ocurren con la tramitación del resto de las solicitudes que son presentadas.\nb) De mantenerse la decisión de que en forma previa a la intervención de la Oficina de Ventanilla Única, el Departamento de Control Fitosanitario a nivel de su sede central y la Dirección del SFE (e inclusive la Comisión Nacional de Papa y Cebolla) deban participar a efecto de generar insumos a considerar para la autorización o denegación de solicitudes, se giren las instrucciones para que se establezcan y divulguen los lineamientos y/o procedimientos mediante los cuales se regulen en forma oficial dichas prácticas administrativas; lo anterior, con el fin de fortalecer el sistema de control interno. \nEse tipo de regulaciones internas debe propiciar y facilitar el control sobre la gestión emprendida así como la generación periódica de informe estadísticos y su comunicación oportuna a las instancias respectivas (internas y externas al SFE). Las actividades de control que se implementen, deberán formar parte de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad, según corresponda.  \n","Dirección","Realizar un análisis de las prácticas administrativas que se aplican para el trámite de solicitudes de importación de cebolla.","Nelson Morera Paniagua\nnmorera@sfe.go.cr ","En atención al oficio AI SFE 331-2018, la Dirección señala lo siguiente: \"En el caso de la cebolla y papa estos son productos sensibles que requieren de revisión técnica para su tramitación.\".\n\nMediante el documento electrónico remitido por medio del oficio DSFE-0520-2019 del 20/06/2019, la Dirección manifestó lo siguiente: \"Analizar y remitir instrucciones a las instancias técnicas sobre cambio en las disposiciones administrativas establecidas con relación a trámite de solicitudes de importaciones de cebolla.\".\n\nMediante el oficio DSFE-0417-2021, la Dirección informó:\n\n\"... me permito indicarle que desde se giró el Oficio DSFE.0517-2019 los encargados técnicos de las áreas relacionadas con este proceso de importación de material vegetal han tenido una serie de reuniones y elaboración de oficios, siendo los últimos eventos de ellos la reunión del 14 de abril 2021 y el Oficio NR-0024-2021 del 16 de junio 2021 ( adjunto).\nPor lo anterior, y una vez que se cuente con el criterio legal de los 2 puntos planteados en el Oficio NR-0024-2021, sobre plazo de 120 días y publicación de los requisitos, se le hará de su conocimiento sobre las acciones a seguir considerando que ambos puntos son muy relevantes para la administración.\".\n\nLa UAJ emitió el criterio legal solicitado, mismo que se documentó por medio del oficio AJ-042-2021 del 23/09/2021.\n\nLa información suministrada por la Dirección por medio del oficio DSFE-0245-2022 del 10/05/2022, no tiene relación directa con la recomendación.","27/10/2017","27/10/2017","2018-03-31",null,"Cumplida","RPC","La gestión que emprenda la administración con respecto a esta recomendación, deberá considerar la atención de la recomendación 4.6 contenida en el informe AI-SFE-SA-INF-003-2020\n\nSe debe obtener información sobre la gestión emprendida con relación a la atención de los incisos b) y e) de la recomendación 4.6\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0213\n\nRequerimiento planteado con el oficio AI-0253-2022 (remisión de informe AI-SFE-SA-INF-004-2022)"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",6,null,"AI SFE 229-2017","AI-SFE-SA-INF-006-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo a la atención de Solicitudes de Importación de Material Vegetal”","2.2 Debilidades relacionadas con el componente funcional “Valoración del Riesgo”","2.2.6.1 Valorar si el personal que tiene la responsabilidad de realizar la valoración de riesgos, requiere fortalecer sus conocimientos en esta materia específica, con mayor énfasis en la identificación, análisis, evaluación y administración de riesgos; situación que debe facilitar dicha gestión con respecto al proceso “Control de Importaciones y Tránsitos de Productos Vegetales y Agroquímicos”. De existir esta necesidad, se proceda a coordinar con la PCCI a efecto de recibir la asesoría y/o capacitación requerida. La decisión que se adopte deberá fundamentarse y documentarse.","Jefatura DCF","Solicitar a la Unidad PCCI capacitación en valoración de riesgos con énfasis en identificación, análisis, evaluación y administración de riesgos.",null,"Oficio DCFI-139-2018 del 22/06/2018                                     Oficio CFI-025-2017 del 09/03/2017      ","27/10/2017","27/10/2017","2018-04-30",null,"Cumplida","RC","La PCCI apoyó el proceso"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",6,null,"AI SFE 229-2017","AI-SFE-SA-INF-006-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo a la atención de Solicitudes de Importación de Material Vegetal”","2.2 Debilidades relacionadas con el componente funcional “Valoración del Riesgo”","2.2.6.2 Analizar el resultado de la valoración de riesgos relativo al proceso “Control de Importaciones y Tránsitos de Productos Vegetales y Agroquímicos”, el cual se encuentra registrado en el sistema SYNERGY, a efecto de validarlo o determinar si se debe proceder a depurar el mismo. La decisión que se adopte deberá fundamentarse y documentarse. En dicho análisis, se podría considerar, entre otros eventos potenciales de riesgo, los siguientes: (...)","Jefatura DCF","Coordinar con PCCI la realización de un taller para identificación, análisis, evaluación y administración de riesgos",null,"Oficio CFI-139-2018 del 22/06/2018                                                Reporte VR sistema Synergy","27/10/2017","27/10/2017","2018-04-30",null,"Cumplida","RC","Solicitar información sobre el resultado de la VR 2018.  Se deberá informa al DCF que existen acciones vencidas sin reportar gestión."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",6,null,"AI SFE 229-2017","AI-SFE-SA-INF-006-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo a la atención de Solicitudes de Importación de Material Vegetal”","2.3.1 Debilidades relacionadas con las regulaciones internas establecidas por el Departamento de Control Fitosanitario","2.3.1.6.1 Adoptar las medidas necesarias que permitan en un período razonable revisar las actividades de control cuyos plazos de revisión se encuentran vencidos.","Jefatura DCF","Coordinar con el Encargado de Gestión de Calidad la revisión de los procedimientos",null,"Oficio CFI-139-2018 del 22/06/2018\nOficio CFI-018-2019 del 01/02/2019\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, la Jefatura del DCF manifestó lo siguiente: \"Se cuenta ya con un 90% de los procedimientos (sic) revisados.\".\n\n1. De acuerdo con la consulta realizada el día 19/10/2018 a la Lista Maestra del SGC, el DCF muestra que tiene 18 documentos cuyas fechas de revisión están vencidas.\n2. Una vez valorados los términos del oficio CFI-018-2019, la Auditoría Interna emitió el oficio AI SFE 011-2019 del 06/02/2019.\n3. El día 14/05/2019, se procedió a revisar la \"Lista Maestra de Documentos\" del SGC del SFE, y se determinó con respecto al DCF lo siguiente:\n3.1 Registra un total de 34 documentos (11 formularios, 4 guías, 1 manual, 16 procedimientos y 2 instructivos)\n3.2 Las fechas de revisión de 5 documentos están próximos a vencer (75 días)\n3.3 Las fechas de revisión de 19 documentos están vencidos (entre 37  a 1840 días de vencimiento)\n3.4 Las fechas de revisión de 10 documentos se encuentran vigentes\n\nConsiderando la consulta a la  Lista Maestra  en ele mes de abril 2020, se muestra una mejora significativa con respecto a la vigencia de las actividades de control que forman parte de la documentación del SGC.","27/10/2017","27/10/2017","2018-02-28",null,"Cumplida","RC","Considerando la información obtenida, se registra la recomendación como atendida; aspecto que esta siendo analizado actualmente (2020), tomando en cuenta la ejecución del estudio especial relacionado con los procesos de control fitosanitario y diagnóstico de plagas."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",6,null,"AI SFE 229-2017","AI-SFE-SA-INF-006-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo a la atención de Solicitudes de Importación de Material Vegetal”","2.3.1 Debilidades relacionadas con las regulaciones internas establecidas por el Departamento de Control Fitosanitario","2.3.1.6.2 Incorporar como parte de la documentación del SGC el formulario “Solicitud de inscripción en registro de importadores de productos vegetales  (CFI-PO-01_F-01)”.","Jefatura DCF","Gestionar la incorporación el formulario \"Solicitud de inscripción en registro de importadores de productos vegetales\" al SGC.",null,"Oficio CFI-139-2018 del 22/06/2018\nOficio CFI-018-2019 del 01/02/2019\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, la Jefatura del DCF manifestó que el formulario se había remitido a la PCCI pero que todavía no se había divulgado en la página web.\n\nSe incorporará como parte de la documentación del SGC el formulario \"Solicitud de inscripción/renovación en Registro de Importadores de productos de origen vegetal\" (CFI-PO-01_F-01)","27/10/2017","27/10/2017","2018-02-28",null,"Parcialmente cumplida/En proceso","RC"," "]
["Servicio Fitosanitario del Estado",6,null,"AI SFE 229-2017","AI-SFE-SA-INF-006-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo a la atención de Solicitudes de Importación de Material Vegetal”","2.3.1 Debilidades relacionadas con las regulaciones internas establecidas por el Departamento de Control Fitosanitario","2.3.1.6.3 Ajustar la codificación del “Formulario de Requisitos fitosanitarios”, el cual se  identifica como “F-01-CFI-PO-02”, debiendo ser lo correcto “CFI-PO-02_F-01”.","Jefatura DCF","Ajustar la codificación del Formulario de Requisitos Fitosanitarios",null,"Oficio CFI-139-2018 del 22/06/2018","27/10/2017","27/10/2017","2018-02-28",null,"Cumplida","RC"," "]
["Servicio Fitosanitario del Estado",6,null,"AI SFE 229-2017","AI-SFE-SA-INF-006-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo a la atención de Solicitudes de Importación de Material Vegetal”","2.3.2 Debilidades relacionadas con el establecimiento y divulgación de requisitos fitosanitarios","2.3.2.6.1 Gestionar la modificación del “Procedimiento de solicitud de Formulario de Requisitos Fitosanitarios” (CFI-PO-02), con el propósito de que el plazo para resolver las solicitudes presentadas por el importador corresponda al establecido en el artículo 51 de la Ley de Protección Fitosanitaria N° 7664.","Jefatura DCF","1. Convocar a reunión (Dirección, Asesoría Legal y Control Fitosanitario) para analizar lo referente al plazo para resolver las solicitudes presentadas por el importador según lo establecido en el artículo 51 de la Ley de Protección Fitosanitaria N° 7664.                                                                 \n2. Proceder con los acuerdos establecidos.","Nelson Morera Paniagua\nnmorera@sfe.go.cr ","Oficio CFI-012-2019 del 31/01/2019\nOficio CFI-018-2019 del 01/02/2019\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, la Jefatura del DCF manifestó que no tendría ningún problema de programar la reunión que se definió realizar como parte de las actividades para atender la recomendación; sin embargo comenta que actualmente los plazos en que se resuelve tanto a nivel de Ventanilla Única como por parte de los puntos de ingreso (estaciones de control fitosanitarios), son inferiores al establecido en articulo 51 de la Ley 7664.\n\nLa versión 2 del \"Procedimiento para emitir el Formulario de Requisitos Fitosanitarios\" (CFI-PO-02) entró a regir el 28/03/2019; sin embargo, en su numeral 6.3 se indica: \"Si el importador cumple con lo indicado en puntos anteriores, se procede a emitir el Formulario de Requisitos Fitosanitarios (CFI-PO-02_F-01) y al FAD se le asigna el estado “Aprobado”. El oficial fitosanitario cuenta con un plazo de hasta 10 días hábiles para emitir el o los Formularios de Requisitos Fitosanitarios, contados a partir de la fecha de recibido de la solicitud (FAD electrónico).\".\n\nEntró a regir el día 17/05/2021, la versión 3 del Procedimiento para emitir el Formulario de Requisitos Fitosanitarios (CFI-PO-02); así como la versión 5 del Formulario de Requisitos Fitosanitarios (CFI-PO-02_F-01).","27/10/2017","27/10/2017","2018-02-28",null,"Parcialmente cumplida/En proceso","RC"," La calidad del control se verificará en estudio posterior.\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0214"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",6,6,"AI SFE 229-2017","AI-SFE-SA-INF-006-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo a la atención de Solicitudes de Importación de Material Vegetal”","2.3.2 Debilidades relacionadas con el establecimiento y divulgación de requisitos fitosanitarios","2.3.2.6.2 Analizar la pertinencia del plazo de 120 días naturales establecido en el numeral 5.4 del Reglamento RTCR 325:1997 “Requisitos mínimos aplicables a situaciones generales que deberán cumplir con los vegetales, agentes de control biológico y otros organismos de uso agrícola que pretenden importar cuando éstos no estén establecidos en un reglamento técnico específico”, situación que deberá permitir visualizar los siguientes escenarios:\na) De ser razonable el referido plazo, se deberá proceder a validarlo girando las  instrucciones para que la gestión se ajuste al cumplimiento de lo dispuesto en el numeral 5.4 del Reglamento RTCR 325:1997.\nb) De no ser razonable el mismo, se deberá justificar técnicamente dicha posición, la cual se convertiría en el insumo primario para  someter ante las instancias respectivas, la propuesta de modificación al numeral 5.4 del Reglamento RTCR 325:1997, situación que debe permitir la definición del plazo requerido que se ajuste a una realidad operativa de la Unidad de Análisis de Riesgo de Plagas. \nLa decisión que se adopte deberá fundamentarse y documentarse. \n","Dirección","Realizar un análisis sobre la pertinencia del plazo de 120 días naturales establecido en el numeral 5.4 del Reglamento RTCR 325:1997 \"Requisitos mínimos aplicables a situaciones generales que deberán cumplir los vegetales, agentes de control biológico y otros organismos de uso agrícola que pretenden importar cuando éstos n estén establecidos en un reglamento técnico específico\"","Nelson Morera Paniagua\nnmorera@sfe.go.cr ","Mediante el oficio DESDE.0517-2019 del 20/06/2019, la Dirección giró instrucciones a las jefaturas de los departamentos de Control Fitosanitario y Normas y Regulaciones, a efecto de que generaran los insumos que contribuyeran con la atención de la recomendación.\n\nMediante el oficio DSFE-0417-2021, la Dirección informó:\n\"... me permito indicarle que desde se giró el Oficio DSFE.0517-2019 los encargados técnicos de las áreas relacionadas con este proceso de importación de material vegetal han tenido una serie de reuniones y elaboración de oficios, siendo los últimos eventos de ellos la reunión del 14 de abril 2021 y el Oficio NR-0024-2021 del 16 de junio 2021 ( adjunto).\nPor lo anterior, y una vez que se cuente con el criterio legal de los 2 puntos planteados en el Oficio NR-0024-2021, sobre plazo de 120 días y publicación de los requisitos, se le hará de su conocimiento sobre las acciones a seguir considerando que ambos puntos son muy relevantes para la administración.\".\n\nLa UAJ emitió el criterio legal solicitado, mismo que se documentó por medio del oficio AJ-042-2021 del 23/09/2021; al respecto indicó: \"Sobre el plazo de 120 días para finalizar un ARP, la Administración debe valorar si el plazo establecido es insuficiente para finalizar un ARP, deberá realizar la modificación correspondiente al Reglamento RTCR 325:1997 “Requisitos mínimos aplicables a situaciones generales que deberán cumplir con los vegetales, agentes de control biológico y otros organismos de uso agrícola que pretenden importar cuando éstos no estén establecidos en un reglamento técnico específico”.\"\n\nLa Dirección por medio del oficio DSFE-0245-2022 del 10/05/2022, indica que existe imposibilidad operativa y financiera para atender por el fondo la recomendación.\n\n","27/10/2017","27/10/2017","2018-03-31",null,"Pendiente","RNC","Boleta_SISAI_AI-2018-0550 (En forma erronéa se registró en el SISAI como RC); este aspecto se estará analizando con la UTI para ver cómo se podría corregir dicha situación, procediendo a documentar el resultado de esta gestión.\n\nLa posición de la administración podría tener un sentido práctico, sin embargo, considerando los términos del criterio legal contenido en el oficio AJ-042-2021, se estará generando una gestión no ajustada al principio de legalidad; por tal razón, el estado de la recomendación pasa RNC (recomendación no atendida).\n\nRequerimiento de información, según los términos del oficio AI-0010-2023"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",6,6,"AI SFE 229-2017","AI-SFE-SA-INF-006-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo a la atención de Solicitudes de Importación de Material Vegetal”","2.3.2 Debilidades relacionadas con el establecimiento y divulgación de requisitos fitosanitarios","2.3.2.6.3 Adoptar las medidas necesarias que permitan ajustar la gestión del  Departamento de Normas y Regulaciones al cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 142 del Decreto Ejecutivo N° 26921-MAG (Reglamento a la Ley de Protección Fitosanitaria N° 7664) y numeral 5.9 contenido en el Decreto Ejecutivo  N° 26647-MEIC-MAG; lo anterior considerando el criterio legal emitido por la Unidad de Asuntos Jurídicos mediante el oficio AJ-214-2014 del 01 de agosto de 2014 (reiterado por medio del oficio AJ-85-2017 del 27 de junio de 2017).  Dicha gestión debe considerar, entre otros aspectos, lo siguiente:\na) Gestionar los recursos presupuestarios que sean requeridos por la Unidad de Normalización, situación que debe facilitar la publicación oportuna en el Diario Oficial La Gaceta de los requisitos fitosanitarios que son establecidos.\nb) Establecer y/o depurar los procedimientos respectivos, a efecto de que lo dispuesto en el artículo 142 del Decreto Ejecutivo N° 26921-MAG (Reglamento a la Ley de Protección Fitosanitaria N° 7664) y numeral 5.9 contenido Decreto Ejecutivo N° 26647-MEIC-MAG, se operativice a través de los mismos. \nc) Identificar los requisitos fitosanitarios que han sido establecidos y que mantienen su vigencia, a efecto de que se gestione ante las instancias respectivas la publicación de los mismos en el Diario oficial La Gaceta.\n","Jefatura DNR","Modificar el procedimiento NR-ARP-PO-01.","Magda González Arroyo\nmgonzalez@sfe.go.cr ","La administración autorizó con fecha 20/12/2019, la entrada en vigencia de la versión 4 del \"Procedimiento para establecer requisitos fitosanitarios de importación para artículos reglamentados\" (NR-ARP-PO-01); así como de los formularios asociados:\n1. NR-ARP-PO-01_F-01 \"Lista de Plagas Reglamentadas de Costa Rica\n2. NR-ARP-PO-01_F-02 Información requerida al país exportador para iniciar el Análisis de Riesgo de Plagas para la importación de artículos reglamentados a Costa Rica\n3. NR-ARP-PO-01_F-03 Formulario de informe técnico para la Unidad de Análisis de Riesgo de Plagas\n4. NR-ARP-PO-01_F-04 Formulario para solicitar autorización de importación para productos con fines de investigación\n5. NR-ARP-PO-01_F-05 Formulario de solicitud para el establecimiento de requisitos fitosanitarios\nNo obstante, como parte del marco normativo que soporte el referido procedimiento, no se citan los decretos 26921-MAG  y Decreto Ejecutivo  N° 26647-MEIC-MAG.\nEn cuanto a la divulgación de los registros, en ese procedimiento se señala: \"6.10. Una vez ingresados los requisitos a la base de datos, se envía un correo al interesado indicando la inclusión de los requisitos fitosanitarios en la base de datos, con copia a ventanilla única, a la jefatura de UARP y a los Analistas de Riesgo.\".\nPor medio del oficio NR-0024-2021 del 16 de junio de 2021, se plantea solicitud de criterio legal sobre el tema asociado con la referida recomendación; por tal razón, la misma se registra en proceso de cumplimiento.\nLa UAJ emitió el criterio legal solicitado, mismo que se documentó por medio del oficio AJ-042-2021 del 23/09/2021; al respecto, señaló: \"En conclusión, la publicación oficial garantiza el principio de seguridad jurídica y permite que los ciudadanos conozcan fehacientemente cuál es el texto de la norma que los vincula. Es por ello, que dicha publicación también debe ser íntegra y exacta y no basta con un extracto de la norma cuya eficacia se pretende con la publicación.\nEn el caso de las normas fitosanitarias, al ser de alcance general, deben ser publicadas para así tener la validez y eficacia necesaria, no hacerlo enervaría los principios de legalidad, seguridad jurídica y publicidad de la norma que son de carácter infra constitucionales, por lo cual los criterios números AJ-214-2014 y Oficio AJ-85-2017 emitidos por la Unidad de Asuntos Jurídicos mantienen su línea de pensamiento. Asimismo, se recomienda desarrollar un plan estratégico de publicación con la Imprenta Nacional, para cumplir con el tramite acá acotado de forma dinámica y con el fin de cumplir con el fin público motivo de la creación del SFE.\"\nLa Dirección por medio del oficio DSFE-0245-2022 del 10/05/2022, indica que existe imposibilidad operativa y financiera para atender por el fondo la recomendación.\nMediante el oficio NR-0021-2022 del 07/9/2022, la Jefatura del DNR solicitó a la Dirección que se realice a la brevedad posible, la modificación del artículo 142 del Decreto Ejecutivo N° 26921-MAG, a efecto de que el mismo se ajuste a las circunstancias actuales del SFE; sobre este particular, por medio del oficio DSFE-0556-2022 del 06/10/2022, la Dirección informa que se gestionará la modificación normativa requerida.","27/10/2017","27/10/2017","2018-04-30",null,"Pendiente","RPC","\nBoleta_SISAI_AI-2021-0228\n\nBoleta_SISAI_AI-2022-0053\n\nBoleta_SISAI_AI-2023-0008\n\nRequerimiento de información, según los términos del oficio AI-0010-2023"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",6,null,"AI SFE 229-2017","AI-SFE-SA-INF-006-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo a la atención de Solicitudes de Importación de Material Vegetal”","2.3.3 Informalidad  en el medio utilizado para la remisión de documentos oficiales relacionados con la atención de solicitudes para el establecimiento de requisitos fitosanitarios","2.3.3.6.1 Adoptar las medidas necesarias que permitan el establecimiento y oficialización de los medios que deben aplicarse para ejercer un adecuado control sobre recepción y remisión de las solicitudes para el establecimiento de requisitos fitosanitarios y de las resoluciones que los contienen.  De considerar la administración, que el correo electrónico es el medio que se debe continuar utilizando para gestionar dicha remisión de los citados documentos, se debe valorar, entre otros aspectos, lo siguiente:\na) Establecer direcciones de correo electrónico destinadas exclusivamente para la remisión de los referidos documentos, concentrando el control sobre los mismos, sin que se mezclen con otro tipo de comunicaciones. E inclusive, integrando dichos correos electrónicos como parte de los expedientes electrónicos que se pudiesen conformar.\nb) Definir la firma digital como el medio para oficializar este tipo de documentos que son remitidos por medio de correo electrónico, tomando las previsiones que sean necesarias para almacenar ese tipo de documentación en el expediente electrónico respectivo, el cual debe complementarse con los expedientes físicos correspondientes.\nc) Establecer los registros que faciliten el control sobre la recepción y atención de los trámites que son presentados por los usuarios.\n","Jefatura DNR","1. Modificar el Decreto N° 26921.                                                                          2. Colocar las resoluciones de requisitos fitosanitarios resultado de un ARP en la pestaña de publicaciones de la página web del SFE.",null,"La administración autorizó con fecha 20/12/2019, la entrada en vigencia de la versión 4 del \"Procedimiento para establecer requisitos fitosanitarios de importación para artículos reglamentados\" (NR-ARP-PO-01); así como de los formularios asociados:\n\n1. NR-ARP-PO-01_F-01 \"Lista de Plagas Reglamentadas de Costa Rica\n2. NR-ARP-PO-01_F-02 Información requerida al país exportador para iniciar el Análisis de Riesgo de Plagas para la importación de artículos reglamentados a Costa Rica\n3. NR-ARP-PO-01_F-03 Formulario de informe técnico para la Unidad de Análisis de Riesgo de Plagas\n4. NR-ARP-PO-01_F-04 Formulario para solicitar autorización de importación para productos con fines de investigación\n5. NR-ARP-PO-01_F-05 Formulario de solicitud para el establecimiento de requisitos fitosanitarios\n\nAdemás, entre otras acciones complementarias, se depuró e implementó los siguientes instructivos:\n\n1. NR-ARP-PO-01_I-01 Instructivo para establecer requisitos fitosanitarios de importación para artículos reglamentados basado en normas internacionales u homologación\n2. NR-ARP-PO-01_I-02 Instructivo para establecer requisitos fitosanitarios de importación para plantas para plantar con fines de investigación\n3. NR-ARP-PO-01_I-03 Instructivo para la elaboración de análisis de riesgo de plagas para plagas cuarentenarias\n4. NR-ARP-PO-01_I-04 Instructivo para establecer requisitos fitosanitarios de importación por intercepción de plagas cuarentenarias en puntos de entrada\n","27/10/2017","27/10/2017","2018-05-31",null,"Pendiente","RC","La calidad del control se verificará en la ejecución de futuros estudios."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",6,null,"AI SFE 229-2017","AI-SFE-SA-INF-006-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo a la atención de Solicitudes de Importación de Material Vegetal”","2.3.4 El Departamento de Control Fitosanitario no acostumbra medir la percepción del usuario con respecto al servicio que ha recibido ","2.3.4.6.1 Adoptar las medidas que sean necesarias para implementar lo dispuesto en el numeral 6.4.2 del procedimiento PCCI-GC-PO-07 “Identificación de requisitos, comunicación y estudio de la satisfacción de los usuarios” a efecto de medir el nivel de satisfacción de los usuarios con respecto a la calidad del servicio brindado por el DCF; situación que les debe permitir, en los casos en que corresponda, tomar medidas para la mejora continua en la prestación de servicios.","Jefatura DCF","Coordinar con la UPCCI el establecimiento de un sistema de evaluación de percepción del usuario del Departamento de Control Fitosanitario.",null,"Oficios CFI-139-2018 del 22/06/2018 y CFI-024-2017 del 09/03/2017\nOficio CFI-013-2019 del 31/01/2019\nOficio CFI-018-2019 del 01/02/2019\nOficio CS-012-2016 (error en el año) del 06/02/2019","27/10/2017","27/10/2017","2018-02-28",null,"Parcialmente cumplida/En proceso","RC","Una vez valorados los términos del oficio CFI-018-2019, la Auditoría Interna emitió el oficio AI SFE 011-2019 del 06/02/2019, con el fin de obtener información adicional"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",6,null,"AI SFE 229-2017","AI-SFE-SA-INF-006-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo a la atención de Solicitudes de Importación de Material Vegetal”","2.4.1 Debilidades relacionadas con los sistemas de información denominados SICA y SIF","2.4.1.6.1  Realizar un diagnóstico de las necesidades de información que son requeridas, mismas que debe estar orientadas a facilitar su gestión en beneficio del cumplimiento de objetivos y de mejorar el servicio brindado a los usuarios; situación que debe permitir, entre otros aspectos, visualizar las posibles mejoras que se deben realizar al sistema SIF, con el fin de que a través del mismo se puedan generar las consultas y los reportes que sean requeridos por las dependencias respectivas e inclusive por los usuarios. ","Jefatura UARP","Realizar reuniones de análisis sobre esta recomendación con relación a la implementación de VUCE 2.0, dado que dicho sistema reemplaza al SICA en cuento a la emisión de formularios.",null,"Oficio ARP-077-2017 del 04/12/2017\n\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, la Jefatura del DNR comunicó por medio del oficio NR-023-2019 del 14/03/2019, que la gestión emprendida con relación a la atención de recomendaciones se registra en la matriz requerida por la AI, misma que se remite vía correo electrónico.\nEn dicha matriz, se consignó lo siguiente: \"Desde diciembre del 2016, las bases de datos SICA y SIF se encuentran homologadas, actualizadas  (combinaciones de requisitos fitosanitarios) y la base de datos SIF disponible para la consulta de usuarios externos.\nEl sistema en la actualidad funciona para el propósito para el que fue creado (mantener combinaciones de requisitos fitosanitarios establecidos, permitir su consulta e integrarse con el resto de sistemas de VUCE, laboratorio de diagnóstico).  Cuando se detectan posibilidades de mejora, estas se van abordando paulatinamente, conforme la disponibilidad de tiempo y personal.\".\n\nAl respecto, la administración sugiere que la recomendación debe registrarse como atendida.\n\nLa UTI informó que se está realizando un desarrollo web integrado al SICA con SIREIM.\n\n\n","27/10/2017","27/10/2017","2018-02-28",null,"Pendiente","RC","La recomendación se registra como atendida; la efectividad de la gestión, se estará verificando en estudio posterior.\nBoleta SISAI N° AI-2021-0076"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",6,null,"AI SFE 229-2017","AI-SFE-SA-INF-006-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo a la atención de Solicitudes de Importación de Material Vegetal”","2.4.1 Debilidades relacionadas con los sistemas de información denominados SICA y SIF","2.4.1.6.2  Establecer la estrategia como parte de la planificación anual, cuya implementación permita la revisión periódica de la información contenida en la base de datos del sistema SIF (o de aquellos sistemas que se lleguen a implementar), situación que debe propiciar la validación de los requisitos fitosanitarios que han sido establecidos o gestionar la depuración de los mismos; lo que incluiría su posterior divulgación, según el ordenamiento jurídico que regula esta materia. ","Jefatura UARP",null,null,"Oficio ARP-077-2017 del 04/12/2017\n\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, la Jefatura del DNR comunicó por medio del oficio NR-023-2019 del 14/03/2019, que la gestión emprendida con relación a la atención de recomendaciones se registra en la matriz requerida por la AI, misma que se remite vía correo electrónico.\nEn dicha matriz, se consignó lo siguiente: \"Se mantiene un libro de Excel conectado con las bases de datos, con el que semanalmente se verifica que ambas bases de datos sean idénticas con respecto a su contenido (combinaciones de requisitos fitosanitarios).\nSe adjunta el libro de Excel que se utiliza para evidenciar que ambas bases de datos están actualizadas y funcionando.\".\nAl respecto, la administración sugiere que la recomendación debe registrarse como atendida.\n\nLa administración oficializó el \"Procedimiento de Control de la Calidad de la información incluida en los sistemas de información\" (TI-PO-04).","27/10/2017","27/10/2017",null,null,"Pendiente","RC","La recomendación se registra como atendida; en forma posterior se verificará la implementación efectiva del procedimiento TI-PO-04\nBoleta SISAI N° AI-2021-077"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",6,null,"AI SFE 229-2017","AI-SFE-SA-INF-006-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo a la atención de Solicitudes de Importación de Material Vegetal”","2.4.2 Consultas y reportes insuficiente para generar información de interés almacenada en el Sistema SIVUCE","2.4.2.6.1 Valorar el realizar acciones de coordinación ante PROCOMER, con el fin de que a través del sistema SIVUCE se pueda generar las consultas y/o reportes que entre otros aspectos, informen sobre la cantidad de solicitudes de importación aprobadas, en revisión, pendientes de atender, soportadas en Análisis de Riego de Plagas y denegadas; situación que debe permitir contar con  información confiable, oportuna y útil, que el Servicio Fitosanitario del Estado requiera para facilitar el análisis de los datos y la toma de decisiones, en torno a la gestión vinculada con la tramitación de los Formularios de Autorización de Desalmacenaje (FAD).","Jefatura DCF","Realizar reuniones de coordinación con PROCOMER con el fin de que a través del sistema de SIVUCE se puedan generar consultas y reportes del estado de solicitudes de importaciones.",null,"Oficio CFI-139-2018 del 22/06/2018","27/10/2017","27/10/2017","2018-02-28",null,"Cumplida","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",6,null,"AI SFE 229-2017","AI-SFE-SA-INF-006-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría denominado \"Evaluación del Sistema de Control Interno relativo a la atención de Solicitudes de Importación de Material Vegetal”","2.5 Debilidades relativas al componente funcional “Seguimiento”, al no ejercerse la atención del Plan de Acción del Departamento de Control Fitosanitario relativo a la autoevaluación del sistema de control interno","2.5.6.1 Actualizar el sistema SYNERGY, a efecto de registrar la gestión que se emprendió para atender el Plan de Acción relativo a la Autoevaluación del SFE del período 2015; situación que debe permitir la implementación de las acciones de mejora que se encuentran pendientes de realizar.","Jefatura DCF","Realizar la actualización de las actividades programadas en la Autoevaluación del SCI 2015 con el apoyo de la UPCCI.",null,"Oficio CFI-139-2018 del 22/06/2018\nOficio CFI-014-2019 del 31/01/2019\nOficio CFI-018-2019 del 01/02/2019\n\nReporte Synergy de Autoevaluación SCI período 2015 que informa que las acciones de mejora fueron gestionadas.","27/10/2017","27/10/2017","2018-01-31",null,"Cumplida","RC","La recomendación se registra como atendida.\nBoleta SISAI N° AI-2021-0078"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,null,"AI SFE 232-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría denominado \"Evaluación del sistema de control interno implementado en materia de tecnologías de la información, para cumplir con lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 37549-JP (Reglamento para la Protección de los Programas de Cómputo en los Ministerios e Instituciones Adscritas al Gobierno Central)”","3.1 Debilidades relacionadas con el componente funcional “Actividades de Control”","3.1.6.1 Analizar el contenido de lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 37549-JP, a efecto de extraer los aspectos de carácter técnico-administrativo que debe cumplir el SFE, situación que debe permitir el establecimiento del mecanismo de control, cuya implementación facilite visualizar con toda precisión el grado de cumplimiento que muestra la organización con respecto a dicha norma jurídica. El formato que se defina debe integrarse a la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad.  Entre otros aspectos, el instrumento que se establezca debería como mínimo  visualizar el siguiente alineamiento: (...)","Jefatura UTI","Desarrollar el documento que nos permita medir el nivel de cumplimiento del Decreto Ejecutivo 37549-JP.  Integrar el formato a la documentación del Sistema de Gestión de Calidad del SFE.",null,"Mediante el oficio TI-013-2019, la UTI informó lo siguiente: \"Se creó el formulario TI-F-29 “Formulario para medir el grado de cumplimiento al Decreto Ejecutivo N° 37549-JP”, el cuál fue aprobado por la Unidad de PCCI, se encuentra publicado en el sitio web del SFE y rige desde el pasado 7 de noviembre del 2018.\".","31/10/2017","31/10/2017","31/12/2018",null,"Pendiente","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,null,"AI SFE 232-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría denominado \"Evaluación del sistema de control interno implementado en materia de tecnologías de la información, para cumplir con lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 37549-JP (Reglamento para la Protección de los Programas de Cómputo en los Ministerios e Instituciones Adscritas al Gobierno Central)”","3.1 Debilidades relacionadas con el componente funcional “Actividades de Control”","3.1.6.2 Ajustar los formularios TI-F-23 (Inventario de equipo arrendado), TI-F-24 (Inventario de equipos del SFE) y TI-F-25 (registro de licencias varias y código abierto); lo anterior considerando lo descrito en los incisos e) y g) del numeral 3.1.2 anterior.  ","Jefatura UTI","Se realizará  la modificación en los formulario indicados y se procederá con su oficialización",null,"Oficio ST-015-2018 del 08/03/2018","31/10/2017","31/10/2017","30/06/2018",null,"Cumplida","RC","La calidad del control  será verificada en estudio posterior."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,null,"AI SFE 232-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría denominado \"Evaluación del sistema de control interno implementado en materia de tecnologías de la información, para cumplir con lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 37549-JP (Reglamento para la Protección de los Programas de Cómputo en los Ministerios e Instituciones Adscritas al Gobierno Central)”","3.1 Debilidades relacionadas con el componente funcional “Actividades de Control”","3.1.6.3 Analizar si el registro que se mantiene a través del Formulario TI-F-25 debería estar informando sobre el licenciamiento denominado “código abierto”                     (o gratuito); de ser así, se adopten las medidas que correspondan, situación que debe permitir mantener dicho registro actualizado.","Jefatura UTI","Se realizará  la modificación en los formulario indicados y se procederá con su oficialización",null,"Oficio ST-015-2018 del 08/03/2018","31/10/2017","31/10/2017","30/06/2018",null,"Cumplida","RC","La calidad del control  será verificada en estudio posterior."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,null,"AI SFE 232-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría denominado \"Evaluación del sistema de control interno implementado en materia de tecnologías de la información, para cumplir con lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 37549-JP (Reglamento para la Protección de los Programas de Cómputo en los Ministerios e Instituciones Adscritas al Gobierno Central)”","3.1 Debilidades relacionadas con el componente funcional “Actividades de Control”","3.1.6.4 Establecer el mecanismo de control mediante el cual se registre el “licenciamiento” adquirido bajo la modalidad de suscripción; situación que debe ser considerada y administrada por medio del Sistema de Control de Licencias (COLI).  (Referencia: Recomendación 3.3.6.8 del Informe  AI-SFE-SA-INF-005-2015 comunicado con oficio AI SFE 161-2015 del 9 de julio de 2015)\n","Jefatura UTI","Registrar las facturas y contratos de suscripciones adquiridas bajo la partida 5.99.03 en el sistema de control de licenciamiento que corresponda.\nLa Unidad Financiera debe definir si a estas suscripciones se les va asignar un numero de patrimonio, de ser así establecer el procedimiento para darles de baja al vencimiento de las mismas.",null,"Oficio DGABCA-DCA-DF-ARB-0778-2017 del 08/12/2017 / Formulario TI-ITE-?F-04 \"Resumen suscripciones varias\"                                                                                      Oficio TI-091-2018 del 08/11/2018                                                   TI-ADS-062-2018 del 06/11/2018    \nMediante el oficio TI-013-2019, la UTI informó lo siguiente: \"Este tipo de licencias se registran mediante el formulario oficializado: TI-ITE-F-04. La unidad Financiera mediante consulta al Ministerio de Hacienda procedió a plaquear las compras de suscripciones a partir del año 2017.  \nEs importante anotar que este registro se encuentra en la Biblioteca de Licenciamiento de la Unidad de TI, no se incluyó en el COLI debido al proceso de implementación de la Suite de Aranda Software.  Según oficio AI SFE 305-2018 se tiene tiempo al mes de enero 2020 para cumplir con esta recomendación.\"","31/10/2017","31/10/2017","31/12/2018","2020-01-31","Cumplida","RSE","La UTI con cargo a su presupuesto contrató una auditoría externa, la cual se realizó por parte del Despacho Carvajal & Colegiados (DCC).  Como parte del alcance de ese estudio, se contempló el seguimiento de recomendaciones contenidas en informes emitidos por la Auditoría Interna SFE.  \nCon relación a la recomendación sujeta a seguimiento, el DCC señaló lo siguiente: \"Por medio de la revisión a la herramienta actual que utiliza la UTI para registrar los equipos y las licencias, se revisó el licenciamiento adquirido bajo la modalidad de suscripción, no obstante, se determina que este hallazgo hace referencia al Sistema de Control de Licencias (COLI) que actualmente no se encuentra en uso por parte de la UTI.\nAl solicitar información del motivo de su cambio, se presentó el oficio TI-013-2019, hace referencia a que se tomó la decisión de dejar el sistema COLI y sustituirlo por el sistema Aranda, esto gracias a los acuerdos tomados en la minuta PCCI-GC-PO-06_F-01.\nSegún comentarios de la jefatura y el encargado del licenciamiento en la UTI, el sistema COLI presentaba problemas en el registro de su información, y se debía depurar y desarrollar nuevas funcionalidades que requerían varios costos asociados, por lo que se tomó la decisión de sustituir el sistema COLI, por una hoja de cálculo, donde se lograra almacenar y llevar el control provisional de los equipos y el licenciamiento de equipos, hasta que se implementara totalmente la suite de ARANDA.\nEsta recomendación se considera fuera de efecto, ya que hace referencia a un sistema que ya no se utiliza en la UTI y no es pertenece al sistema oficial actualmente.\nAdicionalmente se crea un hallazgo (2.7 del presente informe) para notificar sobre las debilidades encontradas en la herramienta actual\"."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,null,"AI SFE 232-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría denominado \"Evaluación del sistema de control interno implementado en materia de tecnologías de la información, para cumplir con lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 37549-JP (Reglamento para la Protección de los Programas de Cómputo en los Ministerios e Instituciones Adscritas al Gobierno Central)”","3.1 Debilidades relacionadas con el componente funcional “Actividades de Control”","3.1.6.5 Girar las instrucciones, a los funcionarios que correspondan,  a efecto de que todo trámite relacionado con la baja de inventario de “licencias de software”, se gestione aplicando el Formulario  DAF-SG-PO-21_F-01 denominado “Traslado y salida de bienes tangibles e intangibles”; informando oportunamente de dicha gestión a la Unidad Financiera para que se efectúen los registros contables, según corresponda.","Jefatura UTI","En virtud de darle cumplimiento al  Decreto Ejecutivo 37549-JP, la USG conjuntamente con el funcionario Jeymer mora estará girando instrucciones a los funcionarios, lo cual será en el primer trimestre del año 2018",null,"Oficio ST-015-2018 del 08/03/2018","31/10/2017","31/10/2017","31/03/2018",null,"Cumplida","RC","La calidad del control  será verificada en estudio posterior."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,null,"AI SFE 232-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría denominado \"Evaluación del sistema de control interno implementado en materia de tecnologías de la información, para cumplir con lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 37549-JP (Reglamento para la Protección de los Programas de Cómputo en los Ministerios e Instituciones Adscritas al Gobierno Central)”","3.1 Debilidades relacionadas con el componente funcional “Actividades de Control”","3.1.6.6 Dar seguimiento al oficio  DAF-SG-398-2017  de fecha 4 de octubre de 2017, dirigido al Director General de la Dirección de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda, situación que deberá permitir obtener el criterio técnico que le facilite al SFE  el tratamiento administrativo (inventarios) y contable (depreciación o gasto), que se le debe dar a la adquisición de “licencias” bajo el enfoque de suscripción; situación que deberá permitir visualizar si ese tipo de derecho de uso está sujeto a ser plaqueado, mismos que deberán ser incorporados en los sistemas de información destinados al control de activos.  Sobre este particular y con base en el referido criterio, se deberá definir el lineamiento que debe regular este tipo de aspecto a nivel institucional, el cual debe ser de aplicación obligatoria y estandarizada por las diferentes dependencias que conforman el SFE","Jefatura USG","La USG espera tener una respuesta por parte del Director General de la Dirección de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda lo más tarde en febrero del año 2018, de obtenerse la misma antes se estaría comunicando.",null,"Oficio DGABCA-DCA-DF-ARB-0778-2017 del 08/12/2017 / Formulario TI-ITE-?F-04 \"Resumen suscripciones varias\"","31/10/2017","31/10/2017","2018-02-02",null,"Cumplida","RC"," "]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,null,"AI SFE 232-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría denominado \"Evaluación del sistema de control interno implementado en materia de tecnologías de la información, para cumplir con lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 37549-JP (Reglamento para la Protección de los Programas de Cómputo en los Ministerios e Instituciones Adscritas al Gobierno Central)”","3.1 Debilidades relacionadas con el componente funcional “Actividades de Control”","3.1.6.7 Adoptar las medidas necesarias a efecto de que se establezca la estrategia de capacitación cuya implementación propicie en un período determinado, capacitar a todo el personal del SFE en el tema relacionado con derechos de autor y derechos conexos relacionados con los programas de cómputo; situación que se debe ver reflejada en el Plan Institucional de Capacitación.","Jefatura URH","La estrategia de capacitación la establecerá la Licda. Marilyn Esquivel en coordinación con la Unidad de TI.  Las capacitaciones se realizarán internamente, lo que se persigue es que todos los funcionarios asistan a la misma.",null,"Se remitió documentación que informa del personal que fue capacitado.","31/10/2017","31/10/2017","31/03/2018",null,"Cumplida","RC"," "]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,null,"AI SFE 232-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría denominado \"Evaluación del sistema de control interno implementado en materia de tecnologías de la información, para cumplir con lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 37549-JP (Reglamento para la Protección de los Programas de Cómputo en los Ministerios e Instituciones Adscritas al Gobierno Central)”","3.1 Debilidades relacionadas con el componente funcional “Actividades de Control”","3.1.6.8 Realizar los ajustes contables correspondientes, considerando los términos de los oficios ST-020-2016 del 25 de octubre de 2016, SP-022-2016 del 11 de noviembre de 2016 y SP-003-2017 del 17 de enero de 2017, mediante los cuales se dio de baja el licenciamiento respectivo.","Jefatura UF","En atención al oficio AI SFE 331-2018, la UF programo las siguientes actividades:\n1- Por parte de Servicios Generales , están realizando una contratación para que se de un estudio de todos los equipos que se encuentren en bodega sean donados o destruidos.    \n2- Después del estudio S.G. procederá a remitir a Contabilidad el acta de la destrucción o donación de los mismos para que se realicen los respectivos ajustes.\n3- El área de Contabilidad procederá a realizar el ajuste.\n\nMediante el oficio DAF-FI-078-2021, se remite cronograma de actividades ajustado; definiendo las siguientes actividades:\n\n1. De conformidad con el oficio SP-003-2017 Los  activos 3814FBN, 0160 OIRSA, se estará tramitando su donación durante el segundo semestre del 2021. (El activo 1067320 pertenece al MAG y oficialmente no lo han trasladado al SFE).\n\n2. Con respecto al oficio SP-022-2016:  Los activos 3003FBN, 3815FBN, 3821FBN, 3820FBN se estarán tramitando para el segundo semestre su respectiva donación. Actualmente dichos activos se encuentran en la Bodega situada en el Inbio, Santo Domingo de Heredia.    (Con respecto al oficio ST-020-2016 dichas licencias no estaban registradas en SIBINET debido a que antes se compraban en la subpartida 2, razón por la cual nunca se dieron de baja en el sistema. Se adjunta documentos respectivos (Ver oficio DAF-SG-395-2017)).\n \n3. El área de Contabilidad  realizará el movimiento de exclusión una vez que la Encargada de Bienes realice de manera oficial la baja de activo la cual se hará efectiva cuando se donen","Licda. Rocío Solano Cambronero\nJefe Unidad Financiera y Financiera","Referencia evidencia períodos anteriores: \n1. Oficio DAF-SG-398-2017  \n2. Oficio TI-ADS-043-2018 del 11/07/2018\n3. Oficio DGABCA-DFARB  0778-2017 \n4. Oficio - DAF-U.F.-001-2019 / Anexos 4 Informe 007-2017 UF-DAF).\n5. Oficio DAF-FI-0051-2019 del 19/08/20196\n6. Oficio DAF-FI-0011-2019 \n\nMediante el oficio DAF-FI-078-2021, se informó:\n\"... 1. De conformidad con el oficio SP-003-2017 .... Respuesta Área de Servicios Generales: El resto de los activos 3814FBN, 0160 OIRSA, se estará tramitando su donación durante el segundo semestre del 2021. El activo 1067320 pertenece al MAG y oficialmente no lo han trasladado al SFE.\nRespuesta Área de Contabilidad: En relación a los activos 3814FBN (Computadora portátil), 0160 OIRSA (Computadora portátil) se llevan en la base de datos de activos solo por control (no depreciables), se realizará el movimiento de exclusión una vez que la Encargada de Bienes realice de manera oficial la baja de activo la cual se hará efectiva cuando se donen.\n2. Con respecto al oficio SP-022-2016:\nRespuesta Área de Servicios Generales: Los activos 3003FBN, 3815FBN, 3821FBN, 3820FBN se estarán tramitando para el segundo semestre su respectiva donación.\nActualmente dichos activos se encuentran en la Bodega situada en el Inbio, Santo Domingo de Heredia Respuesta Área de Contabilidad: los activos 3003FBN (Computadora portátil), 3815FBN (Computadora portátil), 3821FBN (Computadora portátil), 3820FBN (Computadora portátil) se llevan en la base de datos de activos solo por control (no depreciables) los OFICINAS CENTRALES | T. 2549-3400 | www.sfe.go.cr cuales se excluirán en el sistema Wizdom una vez que la Encargada de Bienes realice de manera oficial la baja de activo la cual se hará efectiva cuando se donen.\n3. Con respecto al oficio ST-020-2016\nRespuesta Área de Servicios Generales: dichas licencias no estaban registradas en SIBINET debido a que antes se compraban en la subpartida 2, razón por la cual nunca se dieron de baja en el sistema. Se adjunta documentos respectivos (Ver oficio DAF-SG-395-2017)\nRespuesta Área de Contabilidad: Al no estar consideradas en SIBINET no se lleva registro contable de las mismas y tampoco fueron reportadas por TI en algún Auxiliar para control, por lo que una vez compradas fueron registradas contablemente como gasto. (Se adjunta correo sobre consulta realizada a TI sobre el auxiliar de control de dichas licencias). ...\"","31/10/2017","31/10/2017","31/03/2018","2021-12-31","Parcialmente cumplida/En proceso","RSE","Boleta_SISAI_AI-2021-0215\nBoleta_SISAI_ AI-2022-0084\n"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,null,"AI SFE 232-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría denominado \"Evaluación del sistema de control interno implementado en materia de tecnologías de la información, para cumplir con lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 37549-JP (Reglamento para la Protección de los Programas de Cómputo en los Ministerios e Instituciones Adscritas al Gobierno Central)”","3.2.1 El Sistema de Control de Licencias (COLI) genera reportes y consultas insuficientes","3.2.1.6.1 Establecer la planificación que propicie la conclusión del procesamiento de los datos en el sistema COLI así como su revisión y validación; resultado que permitirá definir la fecha a partir de la cual el referido sistema se estaría adoptando como fuente de información primaria. La gestión emprendida así como las decisiones adoptadas deben documentarse en el expediente del referido sistema. (Referencia: Recomendación 4.2.6.4 del Informe AI-SFE-SA-INF-005-2016 comunicado con oficio AI SFE 316-2016 del 28 de octubre de 2016)","Jefatura UTI","Realizar la inclusión de los datos del sistema verificando el sistema de información (físico), este proceso se puede realizar luego de ser desarrollado el sistema con los nuevos requerimientos, para considerar recomendaciones de la presente auditoría.",null,"Oficio TI-ADS-043-2018 del 11/07/2018\nMediante el oficio TI-013-2019, la UTI informó lo siguiente: \"Se estaba trabajando en una segunda etapa del sistema COLI, sin embargo, luego de un proceso de análisis por parte de la jefatura de TI en coordinación con los encargados de área, llegamos a la conclusión de que era mejor implementar la Suite de Aranda Software que se adquirió con los nuevos equipos de cómputo y de complementarla con el módulo de control de licenciamiento en tiempo real.  Lo anterior debido a que el proceso en el COLI seguiría siendo manual.  Según oficio AI SFE 305-2018 se tiene tiempo al mes de enero 2020 para cumplir con esta recomendación.\".","31/10/2017","31/10/2017","31/12/2019","2020-01-31","Parcialmente cumplida/En proceso","RSE","La UTI con cargo a su presupuesto contrató una auditoría externa, la cual se realizó por parte del Despacho Carvajal & Colegiados (DCC).  Como parte del alcance de ese estudio, se contempló el seguimiento de recomendaciones contenidas en informes emitidos por la Auditoría Interna SFE.  \nCon relación a la recomendación sujeta a seguimiento, el DCC señaló lo siguiente: \"Esta recomendación se considera fuera de efecto, ya que hace referencia a un sistema no utilizado en la UTI y actualmente no pertenece al sistema oficial.\nEn el oficio TI-013-2019, se habla de la decisión de reemplazar el sistema COLI.\nAdicionalmente se crea un hallazgo (2.7 del presente informe) para notificar sobre las debilidades encontradas en la herramienta actual, entre ellas la gestión de la información.\"."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,null,"AI SFE 232-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría denominado \"Evaluación del sistema de control interno implementado en materia de tecnologías de la información, para cumplir con lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 37549-JP (Reglamento para la Protección de los Programas de Cómputo en los Ministerios e Instituciones Adscritas al Gobierno Central)”","3.2.1 El Sistema de Control de Licencias (COLI) genera reportes y consultas insuficientes","3.2.1.6.2 Analizar la posibilidad de ajustar el Sistema COLI, considerando lo siguiente: (…)","Jefatura UTI","Analizar la pertinencia de los cambios indicados para realizar una solicitud de modificación ( Adenda) al Sistema COLI. Esta solicitud debe ser priorizada según el procedimiento TI-PO- 02 Procedimiento de Ejecución de Proyectos de Tecnología\nInformación para el Servicio Fitosanitario del Estado",null,"Oficio TI-ADS-043-2018 del 11/07/2018","31/10/2017","31/10/2017","31/07/2018",null,"Cumplida","RC","La calidad del control  será verificada en estudio posterior."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,null,"AI SFE 232-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría denominado \"Evaluación del sistema de control interno implementado en materia de tecnologías de la información, para cumplir con lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 37549-JP (Reglamento para la Protección de los Programas de Cómputo en los Ministerios e Instituciones Adscritas al Gobierno Central)”","3.2.1 El Sistema de Control de Licencias (COLI) genera reportes y consultas insuficientes","3.2.1.6.3 Girar las instrucciones correspondientes a efectos de que el sistema de información implementado por el SFE (automatizado, manual o una mezcla de ambos) para ejercer control sobre el licenciamiento de su propiedad o arrendado y su vinculación con los equipos de cómputo respectivos, garantice la obtención de información en un  nivel de detalle similar al descrito en el Capítulo 2 del presente informe; por cuanto, una vez corroborada esa suficiencia y pertinencia de este tipo de información, sería el resultado que le permitiría a la misma administración activa así como a los órganos de fiscalización emitir una opinión sobre el grado de cumplimiento de lo dispuesto en el  Decreto Ejecutivo N° 37549-JP.","Dirección","Remitir instrucciones mediante oficio a las Unidades de TI, Servicios Generales y Financiera para que coordinen el registro y control de la información sobre el licenciamiento de los equipos de cómputo propios a arrendados.",null,"En atención al oficio AI SFE 331-2018, la Dirección informó lo siguiente: \"La Unidad de TI coordinó y remite información en forma periódica a la Unidad Financiera, se adjunta correo de envió de información a las citada Unidad.\".\n\nCon el oficio DSFE-0494-2019 del 18/06/2019, la Dirección solicitó a la UTI información asociada con la atención de la recomendación.\n\nMediante el oficio TI-0043-2019 del 26/06/2019, la UTI dio respuesta al oficio DSFE-0494-2019 del 18/06/2019.","31/10/2017","31/10/2017","30/01/2018",null,"Cumplida","RC","Una vez analizada la información suministrada, se procede a dar por atendida la recomendación."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,null,"AI SFE 232-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría denominado \"Evaluación del sistema de control interno implementado en materia de tecnologías de la información, para cumplir con lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 37549-JP (Reglamento para la Protección de los Programas de Cómputo en los Ministerios e Instituciones Adscritas al Gobierno Central)”","3.2.1 El Sistema de Control de Licencias (COLI) genera reportes y consultas insuficientes","3.2.1.6.4 Analizar la naturaleza de la información que se estaría administrando por medio del Sistema COLI, a efecto de visualizar la necesidad de que por medio de dicha herramienta se generen aquellas consultas y/o reportes que contribuyan en forma ágil y oportuna con la gestión administrativa; el análisis efectuado debe documentarse y comunicarse oportunamente a la UTI para su valoración y de corresponder se proceda con el ajuste del citado sistema.","Jefatura USG","Esta USG tiene la disposición de elaborar este análisis, junto con la Unidad Financiera en el transcurso del primer cuatrimestre año 2018. Se requiere capacitación del Sistema Coli para conocer la herramienta para después realizar el análisis del mismo.  Por tal motivo se le solicitará a T.I. la capacitación del mismo en el mes de Enero 2018.",null,"Oficio DAF-SG-051-2019 del 28/01/2019 (la USG analizó la recomendación con la colaboración de la UTI; llegando a la conclusión de que el propósito de la recomendación se estaría atendiendo a través del sistema que está siendo desarrollo externamente por OPTEC y no por medio del sistema COLI. Se informa que a través del sistema que se está desarrollando se ejerza el control sobre los datos vinculados con facturas, contratos y licencias; y dejar el sistema COLI direccionado a su principal función, como lo es el asociar las licencias con los equipos.","31/10/2017","31/10/2017","30/04/2018",null,"Cumplida","RC","Considerando la información aportada, se da por atendida la recomendación; sin embargo, este aspecto será analizado en futuros servicios de fiscalización, con el fin de visualizar las acciones efectivas emprendidas por la administración."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,null,"AI SFE 232-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría denominado \"Evaluación del sistema de control interno implementado en materia de tecnologías de la información, para cumplir con lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 37549-JP (Reglamento para la Protección de los Programas de Cómputo en los Ministerios e Instituciones Adscritas al Gobierno Central)”","3.2.1 El Sistema de Control de Licencias (COLI) genera reportes y consultas insuficientes","3.2.1.6.5 Diagnosticar el sistema COLI con el fin de analizar la posibilidad de que el mismo pueda generar tiempos de respuesta más rápidos en la extracción de la información que es requerida.","Jefatura UTI","Analizar este requerimiento como parte de la solicitud ( Adenda) para modificaciones al Sistema COLI, ya que corresponde a un cambio de infraestructura y uso componentes web para el sistema. Esta solicitud debe ser priorizada según el procedimiento TI-PO- 02 Procedimiento de Ejecución de Proyectos de Tecnología\nInformación para el Servicio Fitosanitario del Estado\"          ",null,"Oficio TI-ADS-043-2018 del 11/07/2018\nMediante el oficio TI-013-2019, la UTI informó lo siguiente: \"Se estaba trabajando en una segunda etapa del sistema COLI, sin embargo, luego de un proceso de análisis por parte de la jefatura de TI en coordinación con los encargados de área, llegamos a la conclusión de que era mejor implementar la Suite de Aranda Software que se adquirió con los nuevos equipos de cómputo y de complementarla con el módulo de control de licenciamiento en tiempo real.  Lo anterior debido a que el proceso en el COLI seguiría siendo manual.  Según oficio AI SFE 305-2018 se tiene tiempo al mes de enero 2020 para cumplir con esta recomendación.\".","31/10/2017","31/10/2017","31/12/2019","2020-01-31","Parcialmente cumplida/En proceso","RSE","La UTI con cargo a su presupuesto contrató una auditoría externa, la cual se realizó por parte del Despacho Carvajal & Colegiados (DCC).  Como parte del alcance de ese estudio, se contempló el seguimiento de recomendaciones contenidas en informes emitidos por la Auditoría Interna SFE.  \nCon relación a la recomendación sujeta a seguimiento, el DCC señaló lo siguiente: \"Esta recomendación se considera fuera de efecto, ya que hace referencia a un sistema no utilizado en la UTI y actualmente no pertenece al sistema oficial.\nSe crea un hallazgo (2.7 del presente informe) para notificar sobre las debilidades encontradas en la herramienta actual\"."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,null,"AI SFE 232-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría denominado \"Evaluación del sistema de control interno implementado en materia de tecnologías de la información, para cumplir con lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 37549-JP (Reglamento para la Protección de los Programas de Cómputo en los Ministerios e Instituciones Adscritas al Gobierno Central)”","3.2.1 El Sistema de Control de Licencias (COLI) genera reportes y consultas insuficientes","3.2.1.6.6 Depurar la “biblioteca electrónica” (carpetas y subcarpetas) que mantiene la UTI para almacenar información relacionada con facturas y contratos asociados con la adquisición de licencias, contratos de arrendamiento de equipos, registros administrativos vinculados con equipos de cómputo y licenciamiento, informes de auditoría, etc.; lo anterior con el fin de que ese medio se complemente integralmente con el Sistema COLI.  En ese sentido, se somete a valoración de la UTI la estructura que fue establecida durante la ejecución del estudio, a efecto de facilitar la ubicación y análisis de la  información requerida, con el propósito de que se considere como un insumo para el fortalecimiento de la referida “biblioteca electrónica”; la cual debería estar soportada en la respectiva guía de contenido. (Referencia: Recomendación 3.2.6.2 del Informe AI-SFE-SA-INF-005-2015 comunicado con oficio AI SFE 161-2015 del 9 de junio de 2015)","Jefatura UTI","Se creará en la Unidad Drive una biblioteca electrónica, con la información y datos mencionados, misma que se podrá compartir el acceso con las personas involucradas con el registro, control y análisis del licenciamiento de computo.",null,"Impresión de pantalla que muestra la estructura depurada  de la biblioteca de licenciamiento","31/10/2017","31/10/2017","31/07/2018",null,"Cumplida","RC","La calidad del control  será verificada en estudio posterior."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,null,"AI SFE 232-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría denominado \"Evaluación del sistema de control interno implementado en materia de tecnologías de la información, para cumplir con lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 37549-JP (Reglamento para la Protección de los Programas de Cómputo en los Ministerios e Instituciones Adscritas al Gobierno Central)”","3.2.2 Diferencias generadas al comparar registros de equipos de cómputo","3.2.2.6.1   Girar las instrucciones respectivas, con el fin de que las unidades de Tecnologías de la Información, Servicios Generales y Financiera, realicen el análisis de cada uno de los aspectos descritos en el numeral 3.2.2.2 “Condición” del presente hallazgo, situación que debe permitir, según corresponda, estandarizar, depurar y conciliar  los registros administrativos relacionados con el registros de equipos de cómputo (incluye cada una de sus características) y su vínculo con el correspondiente licenciamiento.  Consecuente con lo anterior, se deberá verificar lo siguiente: (...)","Dirección","Giras las instrucciones mediante oficio a las Unidades de TI, Servicios Generales y Financiera para la debida coordinación y que el  registro de la información en inventarios  no muestre diferencias.",null,"En atención al oficio AI SFE 331-2018, la Dirección informó lo siguiente: \"La Unidad de TI coordinó y remite información en forma periódica a las Unidad Servicios Generales, se adjunta correo de envió de información a la citada Unidad.\".\n\nCon el oficio DSFE-0495-2019 del 18/06/2019, la Dirección solicitó a la UF y USG información asociada con la atención de la recomendación.\n\nMediante el oficio DAF-FI-036-2019 del  02/06/2019 se atendió el oficio DSFE-0495-2019 del 18/06/2019\n\n","31/10/2017","31/10/2017","31/01/2018",null,"Cumplida","RC","Una vez analizada la información se da por atendida la recomendación."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,null,"AI SFE 232-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría denominado \"Evaluación del sistema de control interno implementado en materia de tecnologías de la información, para cumplir con lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 37549-JP (Reglamento para la Protección de los Programas de Cómputo en los Ministerios e Instituciones Adscritas al Gobierno Central)”","3.2.2 Diferencias generadas al comparar registros de equipos de cómputo","3.2.2.6.2 Analizar la pertinencia de las observaciones provenientes de las dependencias consultadas por la Auditoría Interna como resultado de un ejercicio denominado “auto-inventario” (incluye equipo de cómputo propiedad del SFE así como equipo arrendado), y en los casos en que lo requiera, se realicen los ajustes respectivos, informando de ello a la USG y UF, según corresponda. (Referencia: Anexo 2)","Jefatura UTI","Se realizará una revisión de los inventarios de los equipos arrendados y propiedad del SFE y  se corregirán los hallazgos indicados ",null,"Oficio ST-047-2018 del 03/07/2018","31/10/2017","31/10/2017","31/07/2018",null,"Cumplida","RC","La calidad del control  será verificada en estudio posterior."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,null,"AI SFE 232-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría denominado \"Evaluación del sistema de control interno implementado en materia de tecnologías de la información, para cumplir con lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 37549-JP (Reglamento para la Protección de los Programas de Cómputo en los Ministerios e Instituciones Adscritas al Gobierno Central)”","3.2.3 Registros duplicados en los registros de equipo de cómputo arrendado","3.2.3.6.1 Ajustar los registros de inventario asociados al equipo de cómputo arrendado, considerando lo descrito en el numeral 3.2.3.2 “Condición” del presente hallazgo.","Jefaturas UF y USG","Se realizará una revisión de los inventarios de los equipos arrendados y se corregirán los hallazgos indicados ",null,"Oficio ST-049-2018 del 11/07/2018\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, la UF señaló que la recomendación había sido atendida (Oficio - DAF-U.F.-001-2019 / Anexos 4 Informe 007-2017 UF-DAF).","31/10/2017","31/10/2017","31/07/2018",null,"Cumplida","RC"," Considerando la información aportada, se da por atendida la recomendación; sin embargo, este aspecto será analizado en futuros servicios de fiscalización, con el fin de visualizar las acciones efectivas emprendidas por la administración."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,null,"AI SFE 232-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría denominado \"Evaluación del sistema de control interno implementado en materia de tecnologías de la información, para cumplir con lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 37549-JP (Reglamento para la Protección de los Programas de Cómputo en los Ministerios e Instituciones Adscritas al Gobierno Central)”","3.2.4 Debilidades en la documentación de la información relacionada con los equipos y licenciamiento relativo a servidores","3.2.4.6.1  Adoptar las medidas necesarias que permitan en un plazo razonable contar con los formatos oficiales (bajo los lineamientos del Sistema de Gestión de Calidad) que estarían facilitando documentar la información relacionada  con los equipos utilizados como servidores físicos, así como de su vinculación con servidores virtuales y del licenciamiento asociado a éstos dos tipos de servidores; situación que debe permitir un cumplimiento efectivo de la  recomendación N° 3.2.6.5 contenida en el informe de auditoría                          N° AI-SFE-SA-INF-005-2015 comunicado con oficio  AI SFE 161-2015 del 9 de julio del 2015.","Jefatura UTI","Estos formularios están en proceso de aprobación por parte del PGC.",null,"Se informa que la recomendación fue atendida. (correo de fecha 18/07/2018 / oficio TI-059-2018 del 18/07/2018)","31/10/2017","31/10/2017","31/03/2018",null,"Cumplida","RC","La calidad del control se verificará en futuros estudios."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,null,"AI SFE 232-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría denominado \"Evaluación del sistema de control interno implementado en materia de tecnologías de la información, para cumplir con lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 37549-JP (Reglamento para la Protección de los Programas de Cómputo en los Ministerios e Instituciones Adscritas al Gobierno Central)”","3.2.4 Debilidades en la documentación de la información relacionada con los equipos y licenciamiento relativo a servidores","3.2.4.6.2 Definir, a pesar de la entrada en producción del Sistema COLI, si el “Formulario hoja de vida para servidores”  (código TI-F-22 / Versión 2) continuará formando parte de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad; situación que estaría requiriendo:\na) Ajustar en lo que corresponda la estructura del referido Sistema y/o del citado formulario.\nb) Trasladar la información contenida en las Hojas de Vida de los Servidores (versión 1) a la versión 2 del “Formulario hoja de vida para servidores”.\n","Jefatura UTI","a) Ajustar en lo que corresponda la estructura del referido Sistema y/o del citado formulario.\nb) Trasladar la información contenida en las Hojas de Vida de los Servidores (versión 1) a la versión 2 del “Formulario hoja de vida para servidores”.\n",null,"Mediante el oficio TI-013-2019, la UTI informó lo siguiente: \"Se estaba trabajando en una segunda etapa del sistema COLI, sin embargo, luego de un proceso de análisis por parte de la jefatura de TI en coordinación con los encargados de área, llegamos a la conclusión de que era mejor implementar la Suite de Aranda Software que se adquirió con los nuevos equipos de cómputo y de complementarla con el módulo de control de licenciamiento en tiempo real.  Lo anterior debido a que el proceso en el COLI seguiría siendo manual.  Según oficio AI SFE 305-2018 se tiene tiempo al mes de enero 2020 para cumplir con esta recomendación.\".","31/10/2017","31/10/2017","30/11/2018","2020-01-31","Parcialmente cumplida/En proceso","RSE","La UTI con cargo a su presupuesto contrató una auditoría externa, la cual se realizó por parte del Despacho Carvajal & Colegiados (DCC).  Como parte del alcance de ese estudio, se contempló el seguimiento de recomendaciones contenidas en informes emitidos por la Auditoría Interna SFE.  \nCon relación a la recomendación sujeta a seguimiento, el DCC señaló lo siguiente: \"Esta recomendación se considera fuera de efecto, ya que hace referencia a un sistema no utilizado en la UTI y actualmente no pertenece al sistema oficial\"."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,null,"AI SFE 232-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría denominado \"Evaluación del sistema de control interno implementado en materia de tecnologías de la información, para cumplir con lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 37549-JP (Reglamento para la Protección de los Programas de Cómputo en los Ministerios e Instituciones Adscritas al Gobierno Central)”","3.2.4 Debilidades en la documentación de la información relacionada con los equipos y licenciamiento relativo a servidores","3.2.4.6.3   Analizar lo descrito en el numeral 3.2.4.2.c anterior (incluye Anexo 3), a efecto de que se adopten las medidas necesarias para ajustar el Sistema COLI y/o las hojas de vida físicas relacionadas con servidores (Formulario    TI-F-22), según corresponda.","Jefatura UTI","Ajustar el Sistema COLI y/o las hojas de vidas físicas (Formulario TI-F-22), según corresponda",null,"Mediante el oficio TI-013-2019, la UTI informó lo siguiente: \"Se estaba trabajando en una segunda etapa del sistema COLI, sin embargo, luego de un proceso de análisis por parte de la jefatura de TI en coordinación con los encargados de área, llegamos a la conclusión de que era mejor implementar la Suite de Aranda Software que se adquirió con los nuevos equipos de cómputo y de complementarla con el módulo de control de licenciamiento en tiempo real.  Lo anterior debido a que el proceso en el COLI seguiría siendo manual.  Según oficio AI SFE 305-2018 se tiene tiempo al mes de enero 2020 para cumplir con esta recomendación.\".","31/10/2017","31/10/2017","30/09/2018","2020-01-31","Parcialmente cumplida/En proceso","RSE","La UTI con cargo a su presupuesto contrató una auditoría externa, la cual se realizó por parte del Despacho Carvajal & Colegiados (DCC).  Como parte del alcance de ese estudio, se contempló el seguimiento de recomendaciones contenidas en informes emitidos por la Auditoría Interna SFE.  \nCon relación a la recomendación sujeta a seguimiento, el DCC señaló lo siguiente: \"Esta recomendación se considera fuera de efecto, ya que hace referencia a un sistema no utilizado en la UTI y actualmente no pertenece al sistema oficial\"."]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,null,"AI SFE 232-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría denominado \"Evaluación del sistema de control interno implementado en materia de tecnologías de la información, para cumplir con lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 37549-JP (Reglamento para la Protección de los Programas de Cómputo en los Ministerios e Instituciones Adscritas al Gobierno Central)”","3.2.5 Debilidades al asignar la denominación del archivo electrónico de la hoja de vida de equipos de cómputo propiedad del SFE","3.2.5.6.1 Verificar lo descrito en el numeral 3.2.5.2  “Condición” del presente hallazgo, con el propósito de que se realicen los ajustes respectivos, según corresponda.","Jefatura UTI","Se corregirán los elementos duplicados y se revisará nuevamente la información",null,"Oficio ST-047-2018 del 03/07/2018","31/10/2017","31/10/2017","31/07/2018",null,"Cumplida","RC","La calidad del control  será verificada en estudio posterior. Además, se analizará el estado de los activos 0901-002769 y 0901-002765"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,null,"AI SFE 232-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2017","Informe con los resultados del estudio especial de auditoría denominado \"Evaluación del sistema de control interno implementado en materia de tecnologías de la información, para cumplir con lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 37549-JP (Reglamento para la Protección de los Programas de Cómputo en los Ministerios e Instituciones Adscritas al Gobierno Central)”","3.2.6 Información y/o documentación insuficiente respecto a la adquisición, instalación y custodia de licenciamiento específico","3.2.6.6.1  Verificar lo descrito en el numeral 3.2.6.2 “Condición” del presente hallazgo, con el propósito de que se valoren entre otros aspectos, lo siguiente:\na) Documentar como parte integral del sistema de información implementado para el control del licenciamiento que ha sido adquirido, recibido en donación y arrendado, las razones que justifican que el SFE mantenga en custodia saldos de licencias; según lo descrito en el numeral 3.2.6.2 inciso a) anterior.\nb) Analizar cada uno de los casos descritos en el  numeral 3.2.6.2 inciso b) anterior, a efecto de que se adopten las medidas pertinentes que pudiesen corresponder, en apego al ordenamiento jurídico y técnico.\nc) Registrar la restricción que se tiene con relación al contrato 64173459 mediante el cual la empresa el ORBE adquirió 58 licencias Office Professional Plus 2013; de las cuales el SFE bajo los términos del  contrato 2014-19 y su Adenda, únicamente está facultado para utilizar 57 de ellas.\nd) Analizar el registro relacionado con el equipo identificado con la serie 5CG4330Q88 asociándolo con un Office versión 2013, con el fin de que se consigne que dicho licenciamiento está bajo el esquema OPEN, según los términos del contrato  64173459. De dicha situación se deberá informar a la Unidad de Servicios Generales y a la Unidad Financiera para lo que corresponda.\n","Jefatura UTI","a) Se valorará la forma de agregar un comentario a los saldos de licencias, justificando cada situación en particular .b) Se analizarán cada uno de los hallazgos indicados en el numeral 3.2.6.2 y se corregirá la información que corresponda c) Se documentará la situación que se presenta con la licencia de más que entregó la empresa Componentes el Orbe. d) Se realizará una revisión de lo indicado y se corregirá de ser necesario.",null,"Oficio ST-052-2018 del 16/07/2018\nOficio TI-059-2018\nMediante el oficio TI-013-2019, la UTI informó lo siguiente: \"Varias de estas recomendaciones fueron cumplidas en el oficio ST-052-2018.\nEn el caso de la ausencia de documentación:  Los equipos mencionados fueron donados por el proyecto UNEP-GEF y la documentación le fue entregada a la Administración directamente, no a la Unidad de TI.  Se realizó la búsqueda de los documentos que acrediten la donación de estos equipos pero no fue posible ubicarlos.  Con el cambio de equipo de cómputo, ambas computadoras fueron retiradas de la red del SFE y están almacenadas en la bodega hasta que se defina su futuro por parte de la Dirección Ejecutiva.\nEn el caso de la licencia de Office Profesional Plus 2013:  Esta licencia no se encuentra en uso debido a la migración a Office 2016 por lo que la recomendación ha perdido vigencia.\"","31/10/2017","31/10/2017","31/12/2018",null,"Cumplida","RC","Considerando en términos generales el accionar de la administración con relación a los diferentes aspectos contenidos en la recomendación, se procede a registrar la misma como atendida."]
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