{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":2,"sheets":["MACU-SFE","Gráfico"],"not_rendered":{"charts":1,"images":0,"macros":1,"external_links":0,"defined_names":5,"comments":1,"pivot_tables":0},"unopened":[],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

{"sheet":"MACU-SFE","index":0,"n_rows":166,"n_cols":67,"rows_kept":166,"cut":false,"hidden":false,"merged":[]}
["Institución","CANTIDAD","ESTADO","Número de oficio","Número del informe","Nombre del informe","Hallazgos","Recomendaciones de Auditoría","Unidad responsable de cumplimiento","Acciones de cumplimiento por la Administración","Contacto del Responsable ","Evidencia de Cumplimiento de la Administración","Fecha de emisión del Informe de Auditoría","Fecha de recepción de la recomendación a la unidad correspondiente","Fecha límite de cumplimiento","Prórroga/Ampliación de Plazo","Condición de la recomendación","Estado de la recomendación AI","Observaciones",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Cumplida"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,null,"AI SFE 026-2019\nAI SFE 027-2019","AI-SFE-SA-INF-001-2019","Evaluación de la gestión asociada al proceso denominado Adquisición de bienes y servicios","2.1 Debilidades en el sistema de control interno del proceso denominado Adquisición de bienes y servicios","2.1.6.1 Adoptar las medidas necesarias que permitan dotar en el corto plazo al SFE, de regulaciones internas orientadas a la implementación del sistema de control interno institucional, en el cumplimiento de las normas jurídicas y técnicas que regulan la materia de control interno. Entre esas medidas se encuentra, gestionar oportunamente la revisión, el ajuste y la aprobación de las siguientes actividades de control:\n\n• PCCI-CI-M-01_Manual_Institucional_de_Monitoreo_de_CI_SFE\n• PCCI-CI-M-03_F-01_SMICI\n• PCCI-CI-M-03_F-02 Acta de Compromiso\n• PCCI-CI-M-03_F-03 Conformación de la CCI del SFE\n","Dirección"," 1. Presentar a la Comisión Control Interno las herramientas diseñadas por la Unidad de PCCI para su valoración y recomendaciones a la Dirección.\n2. Emitir posición con respecto a las herramientas diseñadas en materia de control interno y su aplicación a nivel institucional."," ","Mediante el oficio DSFE-0383-2020 del 13 de mayo, 2020, la Dirección solicitó a la PCCI información sobre el estado en que se encuentran los documentos vinculados con la recomendación sujeta a seguimiento.\n\nPor medio del oficio PCCI-0070-2020, se comunicó lo siguiente:\n\"En respuesta al oficio DSFE-0383-2020 del 13 de mayo de 2020 le informo que la Unidad de Planificación, Gestión de Calidad y Control Interno (PCCI), ha realizado las siguientes acciones en materia de control interno y específicamente en lo que corresponde a la implementación de controles o mecanismos para fortalecer el Sistema de Control Interno Institucional:\n1. Aprobación y publicación en el sistema de Gestión de Calidad el formulario PCCI-CI-F-02 Carta de compromiso para la implementación del Sistema de Control Interno del SFE.\n2. Por medio de la Dirección Ejecutiva y a través del oficio DSFE-0531-2020 se solicitó a los jefes de Departamento y Unidad, que gestionaran el formulario PCCI-CI-F-02 de todo su personal a cargo.\n3. La Unidad de PCCI está recibiendo y documentando las cartas descompromiso para la implementación del SCI del SFE.\nEn lo que corresponde a los documentos PCCI-CI-M-03 Manual del Modelo Institucional de Control Interno del Servicio Fitosanitario del Estado versión 01, este documento fue aprobado por la Dirección Ejecutiva el 30-10-2019 y rige desde el cinco de diciembre de 2019.\nLa Unidad de PCCI estará realizando una versión 02 del documento PCCI-CI-M-03 para incorporarle el formulario PCCI-CI-F-02, así como el formulario para formalizar el acta de compromiso y la conformación de la Comisión de Control Interno.\"\n\nAdicionalmente, la administración aprobó el documento que informa sobre la conformación, integración y funciones de la Comisión de Control Interno (oficio DSFE-0581-2020); así como de la herramienta para medir el grado de madurez del SCI institucional (oficio PCCI-0108-2018).","2017-03-31"," ","2019-07-31",null,"Cumplida","RC"," Boleta SISAI N° AI-2021-022",null,{"$f":"SUM(COUNTIF(A2:A101,A2:A101))","v":100},null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,1,"AI SFE 026-2019\nAI SFE 027-2019","AI-SFE-SA-INF-001-2019","Evaluación de la gestión asociada al proceso denominado Adquisición de bienes y servicios","2.1 Debilidades en el sistema de control interno del proceso denominado Adquisición de bienes y servicios","2.1.6.2  Elaborar, aprobar e implementar el Plan de Acción que le permita atender las debilidades identificadas por cada uno de los componentes funcionales que conforman el sistema de control interno relativo al proceso denominado “Adquisición de Bienes y Servicios”, según lo descrito en el apartado de “Condición” del presente hallazgo. Sobre este particular, la Auditoría Interna estará facilitando (insumo) el detalle del resultado obtenido, producto de la aplicación de la herramienta establecida para esos efectos, situación que le debe permitir a la Unidad de Proveeduría validar y/o depurar en lo que corresponda ese resultado, que le genere la información necesaria que facilite y soporte la toma de decisiones. ","Unidad de Proveeduría","1. Elaborar y aprobar el Plan de Acción para atender las debilidades identificadas en los componentes funcionales de Control Interno.\n2. Implementar el Plan de Acción.","Glenda Ávila Isaac\ngavila@sfe.go.cr ",null,null,null,"2019-12-31",null,"Parcialmente cumplida/En proceso","RNC","Requerimiento planteado con oficio AI-0089-2020\nRequerimiento planteado con oficio AI-0120-2021\n\nNo se cuenta en los registros de la Auditoría Interna información sobre la atención de la recomendación.",null,{"$f":"SUM(IFERROR(1/COUNTIF(B2:B219,B2:B219),0))","v":8.9999999999999893},null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,1,"AI SFE 026-2019\nAI SFE 027-2019","AI-SFE-SA-INF-001-2019","Evaluación de la gestión asociada al proceso denominado Adquisición de bienes y servicios","2.2 Ficha del Proceso de ABS no refleja información suficiente y competente ","2.2.6.1 Revisar las condiciones actuales que presenta la Ficha de Proceso denominada “Adquisición de bienes y servicios” (ABS), a efectos de depurarla en lo que corresponda y gestionar posteriormente su nueva versión. La Unidad de Proveeduría deberá considerar en dicha gestión lo descrito en el apartado de “Condición” del presente hallazgo.","Unidad de Proveeduría","1. Revisar y autorizar la segunda versión del proceso DAF-PR-PO-01 Adquisición de Bienes, Servicios y Obras, incorporando los hallazgos en la Evaluación de la Gestión Asociada al Proceso Denominado Adquisición de Bienes y Servicios.\n2. Remitir a la Unidad de PCCI para revisión e incorporación al Sistema de Gestión Institucional.","Glenda Ávila Isaac\ngavila@sfe.go.cr ",null,null,null,"2019-05-31",null,"Parcialmente cumplida/En proceso","RNC","Como parte de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad se mantiene la primera versión de la ficha técnica del proceso bajo la responsabilidad de la Unidad de Proveeduría; situación que refleja que la recomendación no ha sido atendida.\n\nRequerimiento planteado con oficio AI-0120-2021\n\nNo se cuenta en los registros de la Auditoría Interna información sobre la atención de la recomendación.",null,{"$f":"SUM(IFERROR(1/COUNTIF(C2:C219,C2:C219),0))","v":3.9999999999999987},null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,1,"AI SFE 026-2019\nAI SFE 027-2019","AI-SFE-SA-INF-001-2019","Evaluación de la gestión asociada al proceso denominado Adquisición de bienes y servicios","2.3 Debilidades en la estructura funcional y ocupacional de la Unidad de Proveeduría","2.3.6.1 Ajustar las funciones de las Unidades de Proveeduría y Servicios Generales a efectos de que la UP asuma la función establecida en inciso h) del Artículo 10 Funciones específicas de las Proveedurías Institucionales del Decreto Ejecutivo N.º 30640 –H, situación que provocaría que la administración del SIBINET se traslade a la UP y se deba dotar a esta unidad de los recursos que sean necesarios, para lo cual, previamente se deberá gestionar ante las instancias respectivas, la modificación del Decreto Ejecutivo N.º 36801-MAG en lo que corresponda. En dicha gestión se deberá valorar la solicitud de criterio legal a la Unidad de Asuntos Jurídicos del SFE, para soportar la toma de decisiones. Las decisiones que se adopten deberán fundamentarse y documentarse.","Dirección","1. Convocar a reunión con las Unidades de Asuntos Jurídicos, Recursos Humanos y la jefatura del DAF para coordinar las acciones necesarias para que el Área de Bienes y Activos Fijos sea asumida por la Unidad de Proveeduría.\n2. Remitir los oficios necesarios para concretar el traslado del Área de Bienes y Activos Fijos a la Proveeduría.","Nelson Morera Paniagua\nnmorera@sfe.go.cr ","Mediante el oficio DSFE-0382-2020 del 13 de mayo, 2020, la Dirección giró instrucciones para que la UAJ emitiera el criterio legal respectivo.\n\nPor medio del oficio DSFE-0579-2020, señaló lo siguiente:\n\"Recomendación 2.3.6.1\nSe solicitó criterio jurídico mediante Oficio DSFE-0382-2020, de fecha 13 de mayo 2020, el cual fue respondido con el Oficio AJ-038-2020, de fecha 06 de julio 2020, en el que concluye lo siguiente:\n\nTomando en consideración lo expuesto, es criterio de esta unidad asesora que, La Dirección Administrativa y Financiera conjuntamente con las unidades de Bienes y Servicios y de Proveeduría, gestiones las modificaciones necesarias para que la Unidad de Proveeduría asuma la función establecida en inciso h) del Artículo 10 Funciones específicas de las Proveedurías Institucionales del Decreto Ejecutivo Nº 30640-H, tomando en consideración lo dispuesto por la Auditoría Interna mediante informe AI-SFE-SA-INF-001-2019, en la recomendación 2.3.6.1.\n\nCon relación a esta modificación, la Dirección tiene contemplado la necesidad de realizar una revisión integral del Decreto 36801-MAG, pero no es una prioridad en este momento.\"",null,null,"2019-05-31",null,null,"RNC","La Auditoría Interna procederá a gestionar ante la Unidad de Asuntos Jurídicos, aclaración asociada al criterio legal contenido en el oficio AJ-038-2020, con el fin de determinar si en forma oficiosa se debe aplicar lo establecido en el  Decreto Ejecutivo N.º 30640 –H, o para que dicha norma cause un efecto jurídico, debe ajustarse de previo a su implementación, lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N.º 36801-MAG.\n\nPor tal razón, la recomendación se registra como no atendida.\n\nBoleta SISAI N° AI-2021-023\nBoleta_SISAI_AI-2022-0079 ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,1,"AI SFE 026-2019\nAI SFE 027-2019","AI-SFE-SA-INF-001-2019","Evaluación de la gestión asociada al proceso denominado Adquisición de bienes y servicios","2.3 Debilidades en la estructura funcional y ocupacional de la Unidad de Proveeduría","2.3.6.2 Coordinar con la Oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos del MAG a efectos de que se realice un diagnóstico y evaluación desde la técnica de análisis ocupacional de los puestos que forman parte de la Unidad de Proveeduría, prestando especial atención al puesto asociado al cargo de subproveedora, el cual en apariencia y por el nivel de responsabilidad que tiene, debería obedecer a una clasificación superior a la actual; no obstante, de existir imposibilidad normativa de realizar dicha gestión, se deberá documentar y fundamentar esa situación.","Unidad de Proveeduría"," Realizar la gestión necesaria para que se realice el estudio y el diagnóstico ocupacional en especial de la plaza de la subproveedora, y se solicitará un estudio integral de todas las plazas en la Unidad de Proveeduría a pesar de la restricción impuesta por la Presidencia de la República que rige hasta el 31 de diciembre del presente año. ","Glenda Ávila Isaac\ngavila@sfe.go.cr ",null,null,null,"2019-06-30",null,"Cumplida","RNC","Requerimiento planteado con oficio AI-0089-2020\nRequerimiento planteado con oficio AI-0120-2021\n\nNo se cuenta en los registros de la Auditoría Interna información sobre la atención de la recomendación.",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,1,"AI SFE 026-2019\nAI SFE 027-2019","AI-SFE-SA-INF-001-2019","Evaluación de la gestión asociada al proceso denominado Adquisición de bienes y servicios","2.3 Debilidades en la estructura funcional y ocupacional de la Unidad de Proveeduría","2.3.6.3 Realizar un diagnóstico de necesidades de capacitación de la Unidad de Proveeduría debidamente soportado en el Plan-Presupuesto, cuya implementación permita contar con personal debidamente capacitado, resultado que debe incluir la actualización en los diferentes temas vinculados con la contratación administrativa y el uso eficiente del sistema SICOP. ","Unidad de Proveeduría","1. Realizar consulta de necesidades al personal de la Unidad de la Proveeduría.\n2. Coordinar con la jefatura del DAF y el Área de Capacitación para determinar el tipo de capacitaciones y la programación de las mismas.","Glenda Ávila Isaac\ngavila@sfe.go.cr ",null,null,null,"2019-11-30",null,"Cumplida","RNC","Requerimiento planteado con oficio AI-0089-2020\nRequerimiento planteado con oficio AI-0120-2021\n\nNo se cuenta en los registros de la Auditoría Interna información sobre la atención de la recomendación.",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,1,"AI SFE 026-2019\nAI SFE 027-2019","AI-SFE-SA-INF-001-2019","Evaluación de la gestión asociada al proceso denominado Adquisición de bienes y servicios","2.4 Las regulaciones internas de la Unidad de Proveeduría del SFE presentan debilidades de control","2.4.6.1 Adoptar las medidas necesarias que le permitan:\na) Revisar, validar y ajustar en lo que corresponda, la documentación relacionada con el proceso denominado “Adquisición de bienes y servicios” que forma parte del Sistema de Gestión de la Calidad, para lo cual se debe considerar las funciones establecidas en el Artículo 16 del Decreto Ejecutivo N.º 36801-MAG y el 10 del Decreto Ejecutivo N.º 30640-H.\nb) Establecer y oficializar el procedimiento para el tratamiento de la facturación electrónica, mediante el cual se regulen las diferentes actividades asociadas a dicha gestión, definiendo las líneas de coordinación que deben imperar con la Unidad Financiera, así como con el resto de instancias del SFE, según corresponda.  Sobre este particular y de considerarse necesario, se deberán solicitar los criterios legales y técnicos ante las instancias internas o externas a la organización, situación que le debe permitir al SFE, contar con la seguridad jurídica suficiente que soporte las regulaciones internas que sean implementadas, que propicien con ello, un adecuado control sobre este aspecto.\nc) Incorporar como parte de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad, los formularios vinculados con las regulaciones internas asociadas al proceso denominado “Adquisición de Bienes y Servicios”, mediante los cuales se documentan aspectos diferentes o complementarios a los gestionados por medio del sistema SICOP.\nd) Implementar la regulación interna que permita dar un cumplimiento a cabalidad a lo establecido en el Directriz DGABCA-NC-0007-2016, situación que le debe permitir al SFE comunicar en tiempo y forma, el informe que es requerido (que incluya la evaluación del nivel de cumplimiento de las disposiciones normativas vigentes y aplicables), para lo cual deberá establecer, entre otros aspectos, las coordinaciones internas que faciliten acceder a la información que es requerida, delimitar el proceso de elaboración, revisión y aprobación del informe, así como la definición del formato de ese informe.  ","Unidad de Proveeduría","1. Elaborar el Procedimiento de Facturas Electrónicas.\n2. Gestionar la capacitación con RACSA sobre la presentación de facturas mediante el Sistema de Compras Públicas SICOP.","Glenda Ávila Isaac\ngavila@sfe.go.cr ",null,null,null,"2019-11-30",null,"Cumplida","RNC","Requerimiento planteado con oficio AI-0089-2020\nRequerimiento planteado con oficio AI-0120-2021\n\nNo se cuenta en los registros de la Auditoría Interna información sobre la atención de la recomendación.",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,null,"AI SFE 026-2019\nAI SFE 027-2019","AI-SFE-SA-INF-001-2019","Evaluación de la gestión asociada al proceso denominado Adquisición de bienes y servicios","2.4 Las regulaciones internas de la Unidad de Proveeduría del SFE presentan debilidades de control","2.4.6.2 Revisar la condición actual del “Procedimiento de trámite de facturas comerciales para pago” (DAF-TS-PO-02), situación que debe permitir su validación o el ajuste respectivo, que considera las regulaciones vigentes relacionadas con el tratamiento de la facturación electrónica.","Unidad Financiera","Revisar y actualizar el procedimiento de trámite de facturas comerciales para pago.","Rocío Solano Cambronero\nrsolano@sfe.go.cr ","Mediante el oficio DAF-FI-080-2021 se indicó:\n\"… Le informamos que realizamos la revisión del procedimiento DAF-TS-PO-02 en el cual se hicieron las modificaciones al mismo en el cual se incluye el ajuste correspondiente a la facturación electrónica. El procedimiento fue enviado a la Unidad de Gestión de Calidad mediante el formulario PCCI-GC-PO-01-F-01 indicando el cambio de ajuste e inclusión en el procedimiento de la factura electrónica. De acuerdo al trabajo realizado, se informa que la recomendación N° 2.4.6.2 queda como cumplida.\".\n\nLa versión 2 del Procedimiento de trámite de facturas comerciales para pago (DAF-TS-PO-02) entró a regir el día 30/03/2022",null,null,"2019-11-30",null,"Cumplida","RC","La calidad de la actividad de control implementada se verificará en estudio posterior.\nBoleta_SISAI_AI-2021-0237",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,1,"AI SFE 026-2019\nAI SFE 027-2019","AI-SFE-SA-INF-001-2019","Evaluación de la gestión asociada al proceso denominado Adquisición de bienes y servicios","2.5 Deficiencias de control relacionadas con el Plan de Adquisiciones","2.5.6.1 Establecer los procedimientos necesarios que permitan ejecutar un control adecuado sobre la publicación (incluye la divulgación oportuna del plan de adquisiciones en el sistema SICOP y lo correspondiente en La Gaceta, así como garantizar el alineamiento que debe existir entre la información almacenada en el SICOP y la divulgada a través del archivo Excel que se ubica en la página web) y la ejecución del plan de adquisiciones, en cumplimiento de la normativa vigente. Dichas regulaciones deben formar parte de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad. La gestión que se emprenda debe ser consistente con la implementación de la recomendación 2.4.6.1 a) del hallazgo 2.4.","Unidad de Proveeduría","Elaborar el procedimiento de la Elaboración, Consolidación, Publicación y Ejecución del Plan de Compras.","Glenda Ávila Isaac\ngavila@sfe.go.cr ",null,null,null,"2019-11-30",null,"Cumplida","RNC","Requerimiento planteado con oficio AI-0089-2020\nRequerimiento planteado con oficio AI-0120-2021\n\nNo se cuenta en los registros de la Auditoría Interna información sobre la atención de la recomendación.",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,1,"AI SFE 026-2019\nAI SFE 027-2019","AI-SFE-SA-INF-001-2019","Evaluación de la gestión asociada al proceso denominado Adquisición de bienes y servicios","2.6 Ausencia de controles adecuados en el archivo documental de la Unidad de Proveeduría del SFE","2.6.6.1 Diagnosticar las condiciones actuales en que se encuentran los expedientes de los procesos de contratación administrativa, cuyo resultado permita soportar la toma de decisiones y según corresponda, se proceda a adquirir y diseñar mejores medidas de seguridad para la custodia de los referidos expedientes. Como parte de dicha gestión, se deberá valorar la necesidad de solicitar apoyo a la Encargada del Archivo Institucional, instancia funcional que forma parte integral de la Unidad de Servicios General del Departamento Administrativo y Financiero","Unidad de Proveeduría","Revisar las opciones de seguridad que mas se adapte y ajuste a las necesidades de la Unidad Proveeduría.  Dependiendo e las opciones se determinará si se solicita una modificación presupuestaria o se presupuesta para el presupuesto del 2020. 1_/","Glenda Ávila Isaac\ngavila@sfe.go.cr ",null,null,null,"2020-05-31",null,"Pendiente","RNC","Requerimiento planteado con oficio AI-0089-2020\nRequerimiento planteado con oficio AI-0120-2021\n\nNo se cuenta en los registros de la Auditoría Interna información sobre la atención de la recomendación.",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,1,"AI SFE 026-2019\nAI SFE 027-2019","AI-SFE-SA-INF-001-2019","Evaluación de la gestión asociada al proceso denominado Adquisición de bienes y servicios","2.6 Ausencia de controles adecuados en el archivo documental de la Unidad de Proveeduría del SFE","2.6.6.2 Gestionar ante la Encargada de Archivo Institucional de la Unidad de Servicios Generales, la oficialización y actualización de las tablas de plazo de conservación de documentos de la Unidad de Proveeduría, por medio de las cuales les permitan establecer la antigüedad de la documentación y efectuar las respectivas eliminaciones, en apego a los ordenamientos jurídico y técnico, vigentes y aplicables.","Unidad de Proveeduría","1. Realizar reunión con la encargada de archivo,  para definir los pasos en la elaboración de las tablas de plazos de la Unidad Proveeduría.\n2. Elaborar las tablas de plazos de la Unidad de Proveeduría.2_/\n3. Aprobar las tablas de plazos de la Unidad de Proveeduría.2_/","Glenda Ávila Isaac\ngavila@sfe.go.cr ",null,null,null,"2020-09-30",null,"Cumplida","RNC","Requerimiento planteado con oficio AI-0089-2020\nRequerimiento planteado con oficio AI-0120-2021\n\nNo se cuenta en los registros de la Auditoría Interna información sobre la atención de la recomendación.",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,1,"AI SFE 026-2019\nAI SFE 027-2019","AI-SFE-SA-INF-001-2019","Evaluación de la gestión asociada al proceso denominado Adquisición de bienes y servicios","2.7 Debilidades en el sistema de información vinculadas con la conformación e integración de los expedientes relacionados, físicos y/o electrónicos, para la adquisición de bienes y servicios","2.7.6.1 Realizar revisiones periódicas aleatorias de los expedientes físicos y digitales por parte de la persona encargada de la supervisión de los analistas de la Unidad de Proveeduría, con el fin de verificar que la documentación se encuentre de forma ordenada, foliada y completa, protocolo que debe integrarse a la regulaciones internas que forman parte de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad (se podría considerar implementar, como un mecanismo de control, la aplicación de una lista de chequeo de cumplimiento, mediante la cual se documente los resultados de la revisión de los expedientes seleccionados). ","Unidad de Proveeduría","Elaborar una lista de chequeo de expedientes concluidos y en proceso de trámites de contratación administrativa para la verificación y supervisión de expedientes tanto físicos como digitales de que cuenten con toda la documentación que soporte la adquisición de bienes y servicios.","Glenda Ávila Isaac\ngavila@sfe.go.cr ",null,null,null,"2019-08-30",null,"Cumplida","RNC","Requerimiento planteado con oficio AI-0089-2020\nRequerimiento planteado con oficio AI-0120-2021\n\nNo se cuenta en los registros de la Auditoría Interna información sobre la atención de la recomendación.",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,1,"AI SFE 026-2019\nAI SFE 027-2019","AI-SFE-SA-INF-001-2019","Evaluación de la gestión asociada al proceso denominado Adquisición de bienes y servicios","2.7 Debilidades en el sistema de información vinculadas con la conformación e integración de los expedientes relacionados, físicos y/o electrónicos, para la adquisición de bienes y servicios","2.7.6.2 Adoptar las medidas necesarias, a efectos de que las regulaciones internas asociadas al proceso “Adquisición de bienes y servicios”, contemplen los siguientes aspectos:\na) Obligación de las instancias solicitantes del bien o servicio, de elaborar el documento denominado “Decisión Inicial”, dependencias que previamente remiten esa documentación a la Unidad de Proveeduría por los medios establecidos, deben haber coordinado con las unidades a cargo de los aspectos legales y financieros, según corresponda. Por tal razón, conforme al Artículo 8 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, se deberá acreditar, al menos, lo siguiente:\n• Justificación de la procedencia de la contratación y su vínculo con la planificación.\n• La descripción del objeto, las especificaciones técnicas y características de los bienes, obras o servicios requeridos.\n• La necesidad de aplicar procedimientos de control de calidad, durante la ejecución del contrato y en la recepción de la obra, suministro o servicio.\n• Estimación actualizada del costo del objeto.\n• Acreditar en las licitaciones públicas y según corresponda, la existencia de estudios que demuestren que los objetivos del proyecto de contratación serán alcanzados con una eficiencia y seguridad razonables.  Esa razonabilidad, será determinada considerando los riesgos asociados de la contratación, los cuales deberán ser analizados y evaluados para adoptar las medidas pertinentes de administración de riesgos.\n• Indicación expresa de que se cuenta o llegará a disponer de la capacidad instalada destinada a verificar la correcta ejecución contractual.\n• La designación de un encargado general del contrato cuando así sea conveniente al interés público o institucional.\nConsecuente con lo anterior, posteriormente, la administración deberá velar por el efectivo cumplimiento de lo establecido en los Artículos 10 y 52 del citado Reglamento. \nb) Implementación del mecanismo de control que impida la elaboración y notificación de contratos al adjudicatario sin que primeramente se haya verificado y documentado la presentación de la garantía de cumplimiento según corresponda.  En este caso concreto, se deben girar las instrucciones respectivas que garanticen lo señalado anteriormente. \nc) Establecimiento de un mecanismo de control que permita documentar el resumen de las ofertas presentadas en cada procedimiento realizado de contratación administrativa, con la indicación de los requisitos técnicos, legales y de admisibilidad solicitados por la administración en el cartel e indicando si el oferente cumple o no con cada uno de estos. Asimismo, este documento debe quedar anexado al expediente electrónico de la contratación (SICOP) y estar adjunto con el acta de adjudicación para la debida justificación del oferente que resulte seleccionado. Sobre este particular, el formato estandarizado por implementar deberá formar parte de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad.\nd) Obligatoriedad de que cada procedimiento de contratación administrativa se realice en apego a los límites de rangos establecidos en el Artículo 27 de la Ley de Contratación Administrativa y las actualizaciones que realiza la Contraloría General de la República en el mes de febrero de cada año, en caso de excepciones, se deberá justificar la necesidad de realizar procesos más rigurosos, aspecto que debe quedar documentado e integrado al expediente (físico o electrónico).\ne) Elaboración de las actas de recepción, provisional y definitiva, en los casos de contratación de servicios, dado que únicamente se realiza para la recepción de bienes, situación que debe propiciar su archivamiento como parte integral del expediente físico y/o digital, según corresponda. Sobre este particular, el formato estandarizado por implementar deberá formar parte de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad.\nf) Incorporación de una copia de las actas de recepción provisional y definitiva de bienes y servicios en cada uno de los respectivos expedientes de contratación administrativa (físicos y/o electrónicos). \ng) Obligatoriedad de que las actas de la Comisión de Recomendación y Adjudicación, se emitan en los folios de los libros autorizados por la auditoría interna y su copia sea incorporada al expediente electrónico respectivo en el SICOP (escaneo de documento), así como adoptar la sana práctica de incluir en el acta, entre otra información relevante, los datos del oferente al que se recomienda adjudicar el procedimiento y el monto ofertado. Además, al ser dicho libro de actas, un control físico, estas no deben ser firmadas digitalmente. \nh) Análisis de las condiciones actuales en que se custodia la documentación física que se genera, producto de la recepción, ejecución y devolución de garantías de participación y de cumplimiento, situación que debe permitir validar los controles y medidas de seguridad implementadas o caso contrario, se adopten las medidas necesarias que permitan fortalecer y/o establecer mecanismos de control adicionales. La decisión que se adopte, se deberá fundamentar y documentar. ","Unidad de Proveeduría","1. Determinar si el personal requiere ampliar conocimientos como usuarios del SICOP en los aspectos de la Decisión Inicial.\n2. Realizar tanto en el sistema como por escrito, mediante un informe que deberá ser incorporado al expediente digital y físico lo que respecta a los estudios técnicos y legales.\n3. Elaborar procedimientos que normalicen todos la fases de la contratación administrativa.","Glenda Ávila Isaac\ngavila@sfe.go.cr ",null,null,null,"2019-11-30",null,"Cumplida","RNC","Requerimiento planteado con oficio AI-0089-2020\nRequerimiento planteado con oficio AI-0120-2021\n\nNo se cuenta en los registros de la Auditoría Interna información sobre la atención de la recomendación.",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,1,"AI SFE 026-2019\nAI SFE 027-2019","AI-SFE-SA-INF-001-2019","Evaluación de la gestión asociada al proceso denominado Adquisición de bienes y servicios","2.7 Debilidades en el sistema de información vinculadas con la conformación e integración de los expedientes relacionados, físicos y/o electrónicos, para la adquisición de bienes y servicios","2.7.6.3 Depurar los procedimientos denominados “Solicitud de garantías de participación y cumplimiento” (DAF-PR-PO-07) y “Ejecución de garantías” (DAF-PR-PO-08), con el fin de que, en lo que corresponda, integren las acciones relacionadas con el control que se ejerce sobre las garantías de participación y de cumplimiento a través del SICOP y el registro complementario que se mantiene a través de la aplicación “Excel”. Dicha descripción de tareas debe considerar las coordinaciones y acciones que se deben realizar a través de la participación de la Unidad Financiera.  En ese sentido, en la depuración, revisión y aprobación de las nuevas versiones de esos procedimientos, deben intervenir las unidades de Proveeduría y Financiera.","Unidad de Proveeduría","Elaborar  los procedimientos correspondientes a la Solicitud de garantías de participación y cumplimiento y ejecución de garantías.","Glenda Ávila Isaac\ngavila@sfe.go.cr ","Documentos Eliminados del SCG:\nDAF-PR-PO-08 Ejecución de garantías. v1",null,null,"2019-11-30",null,"Cumplida","RNC","Requerimiento planteado con oficio AI-0089-2020\nRequerimiento planteado con oficio AI-0120-2021\n\nNo se cuenta en los registros de la Auditoría Interna información sobre la atención de la recomendación.",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,1,"AI SFE 026-2019\nAI SFE 027-2019","AI-SFE-SA-INF-001-2019","Evaluación de la gestión asociada al proceso denominado Adquisición de bienes y servicios","2.7 Debilidades en el sistema de información vinculadas con la conformación e integración de los expedientes relacionados, físicos y/o electrónicos, para la adquisición de bienes y servicios","2.7.6.4 Girar instrucciones a efectos de que en todos los casos de contratación administrativa, sea completada en el SICOP, la sección 12 de los contratos electrónicos “Registro de la fecha de ejecución de servicio”, en caso de excepción, si la orden de inicio se emite en documento impreso, debe integrarse como un anexo en el expediente electrónico. Dicha situación se hace extensiva a cualquier otro aspecto en que exista la posibilidad de ser implementado a través del referido sistema.","Unidad de Proveeduría","Instruir a los analistas y a los administradores de contrato el completar la información en el SICOP sobre la notificación del pedido de compra.","Glenda Ávila Isaac\ngavila@sfe.go.cr ",null,null,null,"2019-03-31",null,"Pendiente","RNC","Requerimiento planteado con oficio AI-0089-2020\nRequerimiento planteado con oficio AI-0120-2021\n\nNo se cuenta en los registros de la Auditoría Interna información sobre la atención de la recomendación.",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,1,"AI SFE 026-2019\nAI SFE 027-2019","AI-SFE-SA-INF-001-2019","Evaluación de la gestión asociada al proceso denominado Adquisición de bienes y servicios","2.7 Debilidades en el sistema de información vinculadas con la conformación e integración de los expedientes relacionados, físicos y/o electrónicos, para la adquisición de bienes y servicios","2.7.6.5 Realizar una gestión oportuna respecto del seguimiento de la denuncia 029-18-000443 presentada ante el OIJ y sobre la investigación asociada, situación que debe permitir entre otros aspectos, girar las instrucciones correspondientes que permitan lo siguiente:\n\na) Actualizar el expediente electrónico que se mantiene a través del SICOP.\n\nb) Adoptar las medidas administrativas que pudiesen corresponder, considerando los resultados que se generen, producto de la denuncia que fue presentada ante el OIJ.\n\nc) Proceder con los registros por efectuar en los auxiliares contables y administrativos, así como en los estados financieros, según la inversión realizada y asociada con la contratación 2017LA-000019-0090100001 (). \n\nd) Determinar si el proyecto debe ser retomado (refinanciado) y concluir cualquier servicio contratado que sea complementario a la construcción que se realizó o en caso contrario, fundamentar la decisión de la administración de suspender ese proyecto.\n","Dirección","1. Conformar un grupo integrado por un funcionario de la Unidad de Servicios Generales, Jefatura de UCRA, PCCI y Asesoría Legal para que analicen la situación y remitan recomendaciones a la Dirección.\n2. Girar las instrucciones correspondientes de acuerdo a la decisión tomada con respecto a esta situación.","Nelson Morera Paniagua\nnmorera@sfe.go.cr ","Documentos que soportan la gestión emprendida por la administración activa, según los términos del oficio DSFE-0579-2020:\n\n1. Oficio DFSE-0627-2019, de fecha 20 de julio 2019\n2. Oficio N° 11814 de fecha 12 de agosto 2019\n3. Oficio DSFE-0700-2019, de fecha 21 de agosto 2019\n4. Oficio N° 13139, de fecha 5 de setiembre 2019 (\"6. Que se interpuso la denuncia correspondiente ante el Organismo de Investigación Judicial (expediente 18-000363-1104-PE), así como el levantamiento del Informe de Bomberos. En fecha 22 de abril 2019, por medio de resolución de la Fiscalía de Atenas, se dispuso el archivo fiscal en razón de no existir elementos de resolución suficientes que permitan la identificación del responsable del delito denunciado\")\n5. Minuta Reunión 33-2020, de fecha 21 de enero 2020 (\"Se realizará finiquito del contrato y se dará inició al proyecto de acuerdo a lo indicado por la CGR\")\n6. PCCI-AP-PO-01_F-06 Informe N° 1-2020\n7. Oficio DAF-SG-0263-2020, fecha 30 de abril 2020\n\nEn el oficio DSFE-0579-2020, se indicó: \"Debido a la emergencia sanitaria por el COVID 19 y la disminución de ingresos institucionales, este proyecto se reanudará su ejecución en el año 2021.\"\n\nMediante el oficio DAF-069-2021, se indicó lo siguiente:\n\"La Dirección Ejecutiva tomó la decisión de suspender el proyecto temporalmente ante la situación presentada por la pandemia del Covid-19 y la reducción de ingresos del SFE por lo que no fue posible incluir recursos en el presupuesto 2021. Se adjuntan oficios de Planificación hacia el responsable del proyecto para la suspensión y de la Dirección Ejecutiva a MIDEPLAN.\". (Referencia: oficio PCCI-0017-2021 y DSFE-0171-2021).\n",null,null,"2019-07-31",null,"Pendiente","RPC","La Auditoría Interna procederá a solicitar información al Departamento Administrativo y Financiero sobre lo actuado con respecto a lo  c) de la recomendación; situación que permitirá el cierre de la recomendación, según corresponda.\n\n\nBoleta SISAI N° AI-2021-024\n\nBoleta_SISAI-AI-2021-0236",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,1,"AI SFE 026-2019\nAI SFE 027-2019","AI-SFE-SA-INF-001-2019","Evaluación de la gestión asociada al proceso denominado Adquisición de bienes y servicios","2.8 Debilidades en los procedimientos existentes para el ingreso y registro de bienes en el Almacén de Suministros","2.8.6.1 Documentar cada una de las actividades relacionadas con el quehacer del Almacén de Suministros, bajo el estándar del Sistema de Gestión de la Calidad (entre otros aspectos, el ingreso, registro, distribución, almacenamiento, custodia e inventario periódico de los bienes adquiridos).  ","Unidad de Proveeduría","Elaborar procedimientos para regular esa materia.","Glenda Ávila Isaac\ngavila@sfe.go.cr ",null,null,null,"2019-11-30",null,"Cumplida","RNC","Requerimiento planteado con oficio AI-0089-2020\nRequerimiento planteado con oficio AI-0120-2021\n\nNo se cuenta en los registros de la Auditoría Interna información sobre la atención de la recomendación.",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,1,"AI SFE 026-2019\nAI SFE 027-2019","AI-SFE-SA-INF-001-2019","Evaluación de la gestión asociada al proceso denominado Adquisición de bienes y servicios","2.8 Debilidades en los procedimientos existentes para el ingreso y registro de bienes en el Almacén de Suministros","2.8.6.2 Incorporar como parte del análisis de riesgos del proceso denominado “Adquisición de Bienes y Servicios”, los eventos asociados con el uso del sistema SIFITO con el fin de documentar las acciones y decisión que sobre este particular estaría asumiendo la Administración.","Unidad de Proveeduría","Implementar el nuevo sistema de Inventarios de Suministros y Activos Fijos para corregir todas las deficiencias y limitaciones que tiene el SIFITO y que su plataforma no puede suministrar el insumo que se requiere. ","Glenda Ávila Isaac\ngavila@sfe.go.cr ",null,null,null,"2019-08-30",null,"Pendiente","RNC","Requerimiento planteado con oficio AI-0089-2020\nRequerimiento planteado con oficio AI-0120-2021\n\nNo se cuenta en los registros de la Auditoría Interna información sobre la atención de la recomendación.",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,1,"AI SFE 026-2019\nAI SFE 027-2019","AI-SFE-SA-INF-001-2019","Evaluación de la gestión asociada al proceso denominado Adquisición de bienes y servicios","2.8 Debilidades en los procedimientos existentes para el ingreso y registro de bienes en el Almacén de Suministros","2.8.6.3 Adoptar las medidas necesarias que permitan concluir satisfactoriamente el proyecto de TI que corresponde a un desarrollo externo, a efectos de dotar al Almacén de Suministros de un sistema que permita la automatización de las diferentes actividades bajo su responsabilidad y que forman parte integral del proceso de “Adquisición de Bienes y Servicios”.","Unidad de Proveeduría","Preparar la información del inventario en el Almacén de Suministros bajo la terminología y codificación del SICOP, para realizar la carga masiva del mismo en el Sistema Wizdom de OPTEC.  La información será remitida en la primera semana de abril del presente año.","Glenda Ávila Isaac\ngavila@sfe.go.cr ",null,null,null,"2019-08-30",null,"Pendiente","RNC","Requerimiento planteado con oficio AI-0089-2020\nRequerimiento planteado con oficio AI-0120-2021\n\nNo se cuenta en los registros de la Auditoría Interna información sobre la atención de la recomendación.",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,1,"AI SFE 026-2019\nAI SFE 027-2019","AI-SFE-SA-INF-001-2019","Evaluación de la gestión asociada al proceso denominado Adquisición de bienes y servicios","2.8 Debilidades en los procedimientos existentes para el ingreso y registro de bienes en el Almacén de Suministros","2.8.6.4 Identificar las causas que están originando que una parte del inventario ingresado al Almacén de Suministros se mantenga en los pasillos de esa instancia, a efectos de que se determine, si se debe a un exceso de inventario solicitado, a una incorrecta distribución o a la falta de espacio, con la finalidad de establecer las medidas correctivas que permitan obtener su mejor distribución y acceso. Dicha situación debe permitir dotar al Almacén de Suministros de la capacidad instalada que se requiere, con la finalidad de que esa instancia pueda garantizar razonablemente una gestión ajustada a la técnica y sanas prácticas administrativas, específicamente con respecto al ingreso, registro, distribución, almacenamiento y custodia de los bienes adquiridos.","Unidad de Proveeduría","Esta anomalía ya fue corregida y se está rotulando los pasillos, cuartos y los estantes y anaqueles.  ","Glenda Ávila Isaac\ngavila@sfe.go.cr ",null,null,null,"2019-04-30",null,"Cumplida","RNC","Requerimiento planteado con oficio AI-0089-2020\nRequerimiento planteado con oficio AI-0120-2021\n\nNo se cuenta en los registros de la Auditoría Interna información sobre la atención de la recomendación.",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,1,"AI SFE 026-2019\nAI SFE 027-2019","AI-SFE-SA-INF-001-2019","Evaluación de la gestión asociada al proceso denominado Adquisición de bienes y servicios","2.9 Debilidades de control en la realización de tomas físicas de inventario","2.9.6.1 Establecer bajo los estándares de Sistema de Gestión de la Calidad, las actividades de control que entre otros aspectos, posibiliten lo siguiente:\n\na) Adoptar mecanismos que le permitan implementar como práctica de control realizar tomas de inventario al Almacén de Suministros y demás unidades y dependencias que tengan bajo su administración y custodia algún inventario.\n\nb) Establecer como mínimo, la periodicidad de las tomas físicas por realizar, el alcance (total o parcial), el personal a cargo de la actividad, por parte de la Unidad de Proveeduría, otras dependencias y entes externos, las instrucciones o metodología por utilizar para el desarrollo de la toma física del inventario, el tipo de insumo, como la realización de informes y comunicación de resultados a las unidades competentes.\n","Unidad de Proveeduría","Con el sistema nuevo de OPTEC se puede hacer inventarios tanto totales como parciales y de uno o varios productos que se seleccione o se quiera inventariar y la cantidad de veces.  El sistema realiza los ajustes y los registros contables respectivos.","Glenda Ávila Isaac\ngavila@sfe.go.cr ",null,null,null,"2019-11-30",null,"Parcialmente cumplida/En proceso","RNC","Requerimiento planteado con oficio AI-0089-2020\nRequerimiento planteado con oficio AI-0120-2021\n\nNo se cuenta en los registros de la Auditoría Interna información sobre la atención de la recomendación.",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,1,"AI SFE 026-2019\nAI SFE 027-2019","AI-SFE-SA-INF-001-2019","Evaluación de la gestión asociada al proceso denominado Adquisición de bienes y servicios","2.10 Debilidades en la custodia de los libros de control por parte de la Unidad de Proveeduría del SFE","2.10.6.1 Adoptar mejores prácticas de control que permitan, entre otros aspectos, lo siguiente:\n\na) Diagnosticar la situación actual en que se mantienen los libros que utiliza la Unidad de Proveeduría, la cual debe permitir adoptar las medidas necesarias para mejorar las condiciones de almacenamiento, así como implementar los mecanismos que garanticen la asignación de la responsabilidad de la custodia y el adecuado control sobre su acceso.\n\nb) Concluir el proceso que permita la actualización del libro N.º 1 de la Comisión de Recomendación de Adjudicación, con la finalidad de que sea remitido lo antes posible, para autorización de cierre por parte de Auditoría Interna del SFE. De presentarse una imposibilidad para actualizarlo, se solicite el apoyo de la Unidad de Asuntos Jurídicos y considerando el criterio que se obtenga, posteriormente se remita la solicitud de cierre a la valoración de la Auditoría Interna.\n","Unidad de Proveeduría","Valorar la mejor alternativa de custodia de los libros bajo llave.","Glenda Ávila Isaac\ngavila@sfe.go.cr ",null,null,null,"2019-05-31",null,"Parcialmente cumplida/En proceso","RNC","Requerimiento planteado con oficio AI-0089-2020\nRequerimiento planteado con oficio AI-0120-2021\n\nNo se cuenta en los registros de la Auditoría Interna información sobre la atención de la recomendación.",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,1,"AI SFE 026-2019\nAI SFE 027-2019","AI-SFE-SA-INF-001-2019","Evaluación de la gestión asociada al proceso denominado Adquisición de bienes y servicios","2.11 Bajo nivel de satisfacción del usuario interno respecto a la gestión de la Unidad de Proveeduría","2.11.6.1 Analizar los resultados de la encuesta de percepción y satisfacción de usuario interno respecto al servicio brindado por la Unidad de Proveeduría, lo anterior con el fin de establecer y adoptar las medidas necesarias para la mejora continua del proceso bajo su responsabilidad. Este análisis deberá documentarse y según corresponda, establecer y oficializar el plan de acción (incluyendo cronograma) orientado a mejorar la gestión.","Unidad de Proveeduría","Coordinar medios de comunicación más efectivos hacia el usuario interno, a través de mensajes directos de la Proveeduría por medio del correo electrónico y en la Intranet. ","Glenda Ávila Isaac\ngavila@sfe.go.cr ",null,null,null,"2019-06-30",null,"Cumplida","RNC","Requerimiento planteado con oficio AI-0089-2020\nRequerimiento planteado con oficio AI-0120-2021\n\nNo se cuenta en los registros de la Auditoría Interna información sobre la atención de la recomendación.",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",1,null,"AI SFE 026-2019\nAI SFE 027-2019","AI-SFE-SA-INF-001-2019","Evaluación de la gestión asociada al proceso denominado Adquisición de bienes y servicios","2.11 Bajo nivel de satisfacción del usuario interno respecto a la gestión de la Unidad de Proveeduría","2.11.6.2 Adoptar las medidas que sean necesarias para implementar lo dispuesto en el numeral 6.4.2 del procedimiento PCCI-GC-PO-07 “Identificación de requisitos, comunicación y estudio de la satisfacción de los usuarios”, a efectos de medir el nivel de satisfacción de los usuarios con respecto a la calidad del servicio brindado por la UP, situación que les debe permitir, en los casos en que corresponda, tomar medidas para la mejora continua en la prestación de servicios. ","Unidad Contraloría de Servicios","Realizar encuestas de satisfacción de los usuarios con relación al servicio que presta la Unidad de Proveeduría Institucional.","Alexis Carranza Jiménez\nacarranza@sfe.go.cr  ","Mediante el oficio CS- 0021-2021, el Contralor de Servicio informó sobre la gestión emprendida con respecto a la atención de la recomendación sujeta a seguimiento.",null,null,"2019-12-31",null,"Parcialmente cumplida/En proceso","RC","\nBoleta SISAI N° AI-2021-0025\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0255\n\n",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI-0014-2019","AI-SFE-SA-INF-002-2019","Evaluación del Sistema de Control Interno del Proceso denominado Notificación de Medidas Sanitarias y Fitosanitarias","2.1 Debilidades relacionadas con el sistema de control interno (SCI) del proceso “Notificación de medidas sanitarias y fitosanitarias”","2.1.6.1 Coordinar con la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno (PCCI) a efecto de recibir la asesoría que estaría permitiendo visualizar las medidas necesarias para ajustar el sistema de control interno del proceso “Notificación de medidas sanitarias y fitosanitarias” al Modelo de Control Interno establecido por el SFE; situación que debe permitir en forma oportuna, la implementación de la herramienta que se oficialice para esos efectos. (Referencia: Numerales 2.1.2.2 y 2.1.3.2)","CIN-MSF","La jefatura del CIN-MSF elaborará una nota dirigida a PCCI solicitando recibir la asesoría, que estaría permitiendo visualizar las medidas necesarias para ajustar el sistema de control interno del proceso “Notificación de medidas sanitarias y fitosanitarias” al Modelo de Control Interno establecido por el SFE. ",null,"Mediante el oficio CIN-023-2020, se indica lo siguiente:\n\"En relación al Modelo de control Interno del proceso “Medidas Sanitarias y Fitosanitarias” quiero mencionar que los representantes del CIN-MSF, una vez recibido el informe AI-SFE-SA-INF-002-2019, nos reunimos con el jefe de la Unidad de PCCI Lic. Adrián Gómez el día viernes, 29 de noviembre de 2019 y acordamos lo siguiente: Acuerdo No. 02-399-2019 Enviar el instrumento del Modelo de Madurez por Procesos a la jefatura del Centro de Información y Notificación de Medidas Sanitarias y Fitosanitarias para que realicen o aplicación del instrumento.\nPor tanto, en lo que respecta a la recomendación 2.1.6.1 del informe AL-SFE-SA-INF-002- el documento Modelo de Madurez por Procesos, fue recibido por parte de la jefatura delCIN-MSF y está en la etapa de aplicación de esta herramienta. (Ver ANEXO: Modelo de madures GM_SCI_NyR)\".\n\nPor medio del oficio DSFE-0565-2020, la Dirección Comunicó lo siguiente: \"Con relación a la implementación del Modelo del Sistema de Control Interno en la reunión ordinaria de la Comisión de Control Interno realizada el 25 de junio, se analizó y se determinó que la guía es una herramienta que permite hacer un diagnóstico por dependencia del sistema de control interno, la misma ha sido objeto de revisiones entre la Auditoría Interna y la Unidad de PCCI e incluso ha sido aplicada en algunas dependencias a modo de prueba. Una vez discutido el tema a lo interno de la comisión, se acuerda aprobar su aplicación únicamente a nivel institucional involucrando a los diferentes departamentos en las acciones de mejora.\"\n\nMediante oficio DSFE-0581-2020 se indicó lo siguiente: \"En reunión realizada el día 25 de junio 2020, se acordó (Acuerdo CCI-06-2020) aprobar la herramienta denominada Grado de Madurez por procesos a nivel institucional, como guía para la aplicación e implementación del Modelo Institucional del Sistema de Control Interno del SFE.\nA manera de aclaración, dicha herramienta se implementará únicamente a nivel institucional con la participación de los funcionarios en las actividades de mejora que se requieran. Con base en lo anterior, la Dirección da por aprobado el acuerdo y se instruye a la Unidad de PCCI para que implemente la herramienta a nivel institucional.\"",null,null,"2019-07-31",null,"Cumplida","RSE","Requerimiento de información oficio AI-0094-2020.\n\nConsiderando los términos de los oficios DSFE-0565-2020 y DSFE-0581-2020, la recomendación se deba sin efecto; por cuanto la administración no aprobó la herramienta para evaluar el SCI por procesos, sino únicamente la herramienta para evaluar el SCI a nivel institucional.\nBoleta SISAI AI-2021-0138",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI-0014-2019","AI-SFE-SA-INF-002-2019","Evaluación del Sistema de Control Interno del Proceso denominado Notificación de Medidas Sanitarias y Fitosanitarias","2.1 Debilidades relacionadas con el sistema de control interno (SCI) del proceso “Notificación de medidas sanitarias y fitosanitarias”","2.1.6.2 Establecer el Plan de Acción cuya implementación permita fortalecer el SCI relacionado con el proceso denominado “Notificación de medidas sanitarias y fitosanitarias”; considerando los resultados generados del diagnóstico que se debe llevar a cabo producto de la atención de la recomendación 2.1.6.1 anterior.","CIN-MSF","La jefatura del CIN-MSF coordinará con PCCI la elaboración  del Plan de Acción solicitado por AI.",null,null,null,null,"2019-07-31",null,"Parcialmente cumplida/En proceso","RSE","Requerimiento de información oficio AI-0094-2020.\n\nConsiderando los términos de los oficios DSFE-0565-2020 y DSFE-0581-2020, la recomendación se deba sin efecto; por cuanto la administración no aprobó la herramienta para evaluar el SCI por procesos, sino únicamente la herramienta para evaluar el SCI a nivel institucional.",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI-0014-2019","AI-SFE-SA-INF-002-2019","Evaluación del Sistema de Control Interno del Proceso denominado Notificación de Medidas Sanitarias y Fitosanitarias","2.2 Debilidades relacionadas con el componente funcional Ambiente de Control del SCI relativo al proceso “Notificación de medidas sanitarias y fitosanitarias”","2.2.6.1 Valorar la conveniencia de ajustar el artículo 36 del Decreto Ejecutivo N° 36801-MAG, mediante el cual se establecen las funciones del CIN-MSF, a efecto de que se conceptualice de la mejor manera la naturaleza y ámbito de acción de esa dependencia, considerando que la misma opera como la Autoridad Nacional de Notificación de Medidas Sanitarias y Fitosanitarios, según los términos del Dictamen C-075-2014 del 10 de marzo de 2014; mediante el cual se analizó dicha situación a la luz de lo establecido en el Acuerdo sobre la Aplicación de Medidas Sanitarias y Fitosanitarias, ratificado y promulgado por la Ley N°7475-D del 20 de diciembre de 1994.  (Referencia: Numerales 2.2.2.3 inciso f- y 2.2.3.1 inciso h-)","Dirección","Sin dato",null,"Mediante el oficio DSFE-0388-2020 del 14/05/2020, la Dirección giró instrucciones a la USJ para que emitiera criterio legal.\n\nCon el oficio DSFE-0542-2020, se indicó lo siguiente:\n\"Se solicitó criterio a la Asesoría Legal mediante Oficio DSFE.0388.2020 y se recibió respuesta mediante Oficio AJ-037-2020 y recomienda a la Dirección que tomando en\nconsideración el artículo 36 del Decreto Ejecutivo 36801-MAG y lo dispuesto por la PGR en el dictamen C-075-2014, es recomendable que la Administración gestione una modificación al artículo 36 del Decreto Ejecutivo 36801-MAG y se le otorgue al Centro de Información y Notificación de Medidas Sanitarias y Fitosanitarias la condición de Autoridad Nacional de Notificaciones de Medidas Sanitarias y Fitosanitarias, valorando conjuntamente las funciones a realizar por dicha autoridad nacional.\nLa Dirección tiene contemplado la necesidad de realizar una revisión integral del Decreto 36801-MAG, pero no es una prioridad.\".",null,null,"2019-09-30",null,"Parcialmente cumplida/En proceso","RC","Requerimiento de información oficio AI-0094-2020.\n\nConsiderando los términos de la recomendación y la información suministrada, se procede a dar por atendida la recomendación.\n\nBoleta SISAI N° AI-2021-0124",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,2,"AI-0014-2019","AI-SFE-SA-INF-002-2019","Evaluación del Sistema de Control Interno del Proceso denominado Notificación de Medidas Sanitarias y Fitosanitarias","2.2 Debilidades relacionadas con el componente funcional Ambiente de Control del SCI relativo al proceso “Notificación de medidas sanitarias y fitosanitarias”","2.2.6.2 Analizar el resultado del estudio de cargas de trabajo que realizó el SFE en el año 2015, con el fin de validarlo y/o ajustarlo en lo que corresponde al personal del CIN-MSF; por cuanto, actualmente esa dependencia se conforma de dos puestos de profesional (incluye la Jefatura); sin embargo, a través de ese estudio, se consideró que esa instancia debe operar únicamente con un funcionario de nivel profesional. En este caso la administración, entre otros aspectos, deberá valorar si en lugar del citado profesional, dicha dependencia lo que requiere en forma permanente o temporal, son servicios adicionales de secretaria y/o de un funcionario que a nivel técnico apoye el quehacer operativo. La gestión que se emprenda sobre este particular, deberá fundamentarse y documentarse. (Referencia: Numerales 2.2.2.3 inciso d) y 2.2.3.1 inciso g-).","Dirección","1. Analizar  los resultados del estudio de cargas de trabajo del año 2015 lo concerniente al personal requerido en el CIN-MSF.\n2. Emitir un informe de los resultados de este análisis.","Nelson Morera Paniagua\nnmorera@sfe.go.cr ","Mediante el oficio DSFE-0390-2020 del 14/05/2020, la Dirección giró instrucciones a la Jefaturas del DNR y URH, con el fin de que se rindiera un informe en un plazo de 1 mes.\n\nMediante el oficio DSFE-0542-2020 se indica lo siguiente:\n\"Se solicitó mediante Oficio DSFE.0390 a la Ing. Magda González y Patricia Campos, realizar el análisis dl estudio de cargas de trabajo de las funcionarias del CIN-MSF y se\nrecibió respuesta mediante el Oficio NR-048-2020 y CIN-017-Add.1-2020, en el que se justifica la necesidad de que el CIN este conformado por dos profesionales.\n\nLa Dirección solicitó al Ing. Andrey Marenco mediante Oficio DSFE-0550-2020 verificar la información del estudio de cargas de trabajo realizado en el año 2015 utilizando como uno de los insumos los Oficios NR-048-2020 y CIN-017-Add.1-2020.\".\n\nMediante el oficio DSFE-0437-2021, se indicó lo siguiente:\n\"En atención al Oficio AI-0124-2021, de fecha 25 de marzo 2021, en relación con el resultado del seguimiento de la recomendación 2.2.6.2 del informe AI-SFE-SA-INF-002-2019 sobre Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Notificación de Medidas Sanitarias y Fitosanitarias, se le informa que mediante Oficio DSFE-0550-2020, se solicitó al Ing. Andrey Marenco, incluir en su plan de trabajo la verificación del estudio de cargas de trabajo realizado en el año 2015 del Centro de Información y Notificación en Medidas Sanitarias y Fitosanitarias, tomando como referencia los Oficios NR-0048-2020 y CIN-017-Add.1-2020 (adjuntos).\nEl Ing. Marenco, mediante Oficio PCCI-FUN-002-2021, remite el informe de cargas de trabajo correspondiente al Centro de Información y Notificación en Medidas Sanitarias y Fitosanitarias (adjunto), del cual la Dirección se encuentra en proceso de análisis, y en un plazo máximo de 3 meses comunicará las decisiones del caso.\".\n\nPor medio del oficio DSFE-0245-2022 del  10/05/2022, la Dirección sumnistró un ejemplar del oficio CIN-013-2022 del 03/05/2022, el cual se emitió en atención al oficio DSFE-0498-2021 del 23/07/2021.  en el oficio  CIN-013-2022 se describe el resultado de la gestión emprendida con el apoyo de la Encargada del Archivo Central del SFE.",null,null,"2019-10-31","2021-09-30","Pendiente","RPC","\nBoleta SISAI N° AI-2021-0125\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0238",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI-0014-2019","AI-SFE-SA-INF-002-2019","Evaluación del Sistema de Control Interno del Proceso denominado Notificación de Medidas Sanitarias y Fitosanitarias","2.2 Debilidades relacionadas con el componente funcional Ambiente de Control del SCI relativo al proceso “Notificación de medidas sanitarias y fitosanitarias”","2.2.6.3 Valorar la posibilidad de ampliar el alcance asociado con la labor que vienen ejerciendo los “Enlaces de Calidad”, a efecto de que los mismos contribuyan con las jefaturas respectivas en el desarrollo de los diferentes temas vinculados con la implementación y fortalecimiento del SCI, lo anterior como parte integral de las sanas prácticas administrativas que se han venido adoptando. Sobre todo, considerando que el tema de la calidad es uno más dentro de la gestión institucional que debe realizarse para cumplir con la normativa jurídica y técnica que regula la materia de control interno. (Referencia: Numerales 2.2.2.2 inciso b- y 2.2.3.1 inciso b-)","Dirección","Valorar y documentar en conjunto con la Unidad de PCCI la conveniencia de ampliar el alcance de la labor de los \"enlaces de Calidad\".",null,"Mediante el oficio DSFE-0389-2020 del 14/05/2020, la Dirección giró instrucciones a la Jefatura de la PCCI, con el fin de que se rindiera criterio técnico.\n\nMediante el oficio DSFE-0542-2020 se indica lo siguiente:\n\"Para atender esta recomendación se solicitó criterio a la Jefatura de la Unidad de PCCI mediante Oficio DSFE.0389.2020, quien respondió mediante Oficio PCCI-0064-2020. Con base en el criterio de la Jefatura de PCCI la Dirección considera que la implementación del\nSistema de Control Interno es responsabilidad de los titulares subordinados.\".",null,null,"2019-11-30",null,"Pendiente","RC","Requerimiento de información oficio AI-0094-2020.\n\nConsiderando los términos de la recomendación y la información suministrada, se procede a dar por atendida la recomendación.\nBoleta SISAI N° AI-2021-0126",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI-0014-2019","AI-SFE-SA-INF-002-2019","Evaluación del Sistema de Control Interno del Proceso denominado Notificación de Medidas Sanitarias y Fitosanitarias","2.2 Debilidades relacionadas con el componente funcional Ambiente de Control del SCI relativo al proceso “Notificación de medidas sanitarias y fitosanitarias”","2.2.6.4 Establecer un programa de capacitación institucional en temas de Control Interno, dirigido a los funcionarios del SFE (incluye los de recién ingreso), mediante el cual se forme y/o se fortalezcan entre otros aspectos, los conocimientos sobre los siguientes temas: (Referencia: Numerales 2.2.2.3 inciso a- y 2.2.3.1 inciso c-) \n\n• Aspectos generales sobre control interno.\n• Modelo de control interno del SFE.\n• Valoración del riesgo (SEVRI).\n• Autoevaluación del sistema de control interno (incluye fortalecimiento).\n• Gestión de la calidad.\n• Índice de gestión institucional.\n• Documentación de actividades de control.\n• Ética.\n• Recepción, valoración, atención, archivo y comunicación de resultados relacionados con las denuncias y quejas que se presentan.\n• Alcance del deber de obediencia.\n• Cauciones. \n• Donaciones de bienes y servicios.\n• Información de carácter confidencial y sus restricciones.\n• Información de carácter pública y los medios oficiales para accederla.\n• Obligación de atender en tiempo y forma las disposiciones y recomendaciones provenientes de los órganos de fiscalización y control; inclusive, las generados producto de las auditorías de calidad.\n","Dirección","1. Convocar a reunión a funcionarios de PCCI y de Recursos Humanos para discutir los términos en que se debe conceptualizar el programa de capacitación institucional en Control Interno.\n2. Elaborar el programa de capacitación institucional en Control Interno.",null,"Conclusión de elaboración del programa capacitación en junio 2020.\n\nMediante el oficio DSFE-0542-2020 se indica lo siguiente:\n\"Con relación al Programa de Capacitación Institucional en materia de Control Interno, la Unidad de PCCI tiene en ejecución esa actividad durante el presente año, ya cuenta con un documento base el cual es coordinado con la encargada de capacitación de la Unidad de Recursos Humanos, se espera implementar en el año 2021.\nSe adjuntan los oficios señalados en esta misiva\".\n\nCon el oficio PCCI-0094-2020 se indicó: \n\"Para atender la recomendación 2.2.6.4 “Establecer un programa de capacitación institucional en temas de control interno dirigido a los funcionarios del SFE”, del Informe AI-SFE-SA-INF-002-2019  Evaluación del Sistema de Control Interno del proceso denominado Notificación de Medidas Sanitarias y Fitosanitarias, la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno (PCCI) elaboró y presentó a la Dirección Ejecutiva para su aprobación el documento adjunto.\nEl Plan de Capacitación Institucional en materia de Control Interno, fue avalado por la Dirección mediante Oficio DSFE-0681-2020 y lo que corresponde a partir de este momento es dar inicio a su implementación\"\n\n",null,null,"2019-09-30",null,"Pendiente","RC","La información aportado no permite visualizar que con la gestión sobre la cual se informa, se pueda registrar la recomendación como atendida; sin embargo, esta Auditoría Interna tuvo conocimiento de que la PCCI está gestionando acciones tendientes a obtener insumos que le permitan en coordinación con la URH, establecer la bases que posibiliten al SFE a contar con un programa de capacitación en control interno.\n\nRequerimiento de información oficio AI-0094-2020.\n\nConsiderando la información suministrada se procede a registrar la recomendación como atendida.\nBoleta SISAI N° AI-2021-0127",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI-0014-2019","AI-SFE-SA-INF-002-2019","Evaluación del Sistema de Control Interno del Proceso denominado Notificación de Medidas Sanitarias y Fitosanitarias","2.2 Debilidades relacionadas con el componente funcional Ambiente de Control del SCI relativo al proceso “Notificación de medidas sanitarias y fitosanitarias”","2.2.6.5 Analizar la condición del expediente de personal del funcionario que actualmente ocupa el puesto relativo a la Jefatura del CIN-MSF, con el fin de que en el mismo se consigne el documento que detalle con toda precisión las funciones asociadas al cargo que ejerce. (Referencia: Numerales 2.2.2.3 inciso e- y 2.2.3.1 inciso f-)","Unidad de Recursos Humanos","Analizar los documentos relacionados al nombramiento de la Jefatura del CIN-MSF.",null,"Se informa que la URH realizó una revisión documental de todo el expediente de la Ing. Tatiana León Koroleva Kubrok, quien actualmente está nombrada como Jefe de Servicio Civil 2 del Centro de Información y Notificación de Medidas Sanitarias y Fitosanitarias del Departamento de Normas y Regulaciones (se emitió informe)",null,null,"2019-09-30",null,"Cumplida","RC",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI-0014-2019","AI-SFE-SA-INF-002-2019","Evaluación del Sistema de Control Interno del Proceso denominado Notificación de Medidas Sanitarias y Fitosanitarias","2.2 Debilidades relacionadas con el componente funcional Ambiente de Control del SCI relativo al proceso “Notificación de medidas sanitarias y fitosanitarias”","2.2.6.6. Adoptar como parte integral de las sanas prácticas administrativas que se han venido implementando, la aplicación de medidas que permitan, entre otros aspectos, lo siguiente:\n\na)   Que los funcionarios acepten y documenten el compromiso sobre la implementación del SCI. (Referencia: Numerales 2.2.2.2 inciso a- y 2.2.3.1 inciso a-)\n\nb)   Que el personal participe en el diagnóstico y documentación de necesidades de capacitación; situación que debe permitir que el mismo adquiera y/o fortalezca sus conocimientos en aspectos relacionados con: (Referencia: Numerales 2.2.2.3 incisos a- y b- y 2.2.3.1 inciso d-)\n\n• Temas vinculados con la materia de control interno, entre ellos, los descritos en la recomendación 2.2.6.4 anterior.\n• Temas sustantivos asociados al quehacer del CIN-MSF.\n\nc)    Que el personal entienda y aplique la normativa que regula la conformación, integración y actualización de expedientes de desempeño. (Referencia: Numerales 2.2.2.3 inciso c- y 2.2.3.1 inciso e-)\n","CIN-MSF","a) La jefatura del CIN-MSF remitirá nota dirigida a PCCI solicitando apoyo para elaborar el acta o documento similar donde los funcionarios de la Unidad acepten el compromiso de la implementación del SCI en apego a lo dispuesto en  el ordenamiento jurídico y técnico.                                                                                                                        b) La jefatura del CIN-MSF remitirá nota dirigida a PCCI solicitando apoyo para capacitar a los funcionarios de la Unidad en los temas vinculados con la materia de control interno, entre ellos los descritos en la recomendación 2.2.6.4. (de estos últimos, el tema de la ética fue adelantado en la charla brindada por el Lic. Adrián Gómez a todo el Departamento de NyR el 15 de mayo anterior por solicitud de la jefe del CIN-MSF)                                                                                                                                    c) La jefatura del CIN-MSF solicitará a Recursos Humanos del SFE una capacitación para los funcionarios de la Unidad en el tema de normativa que regula la conformación, integración y actualización de expedientes de desempeño, a afecto de que la misma sea aplicada según se recomienda por parte de la AI","\nTatiana León Koroleva\ntleon@sfe.go.cr ","Mediante el oficio CIN-023-2020 se exponen una serie de aspectos, orientados a describir la gestión que le permitió al CIN-MSF cumplir con la recomendación. \n\nDicha gestión se complementó con la remisión de la suscripción de las cartas compromisos por parte del personal del CIN-MSF, sobre la materia de control interno.",null,null,"2019-07-31",null,"Cumplida","RC","Boleta SISAI N° AI-2021-0128\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0259",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI-0014-2019","AI-SFE-SA-INF-002-2019","Evaluación del Sistema de Control Interno del Proceso denominado Notificación de Medidas Sanitarias y Fitosanitarias","2.3 Debilidades relacionadas con el componente funcional “Valoración del Riesgo” relativo al proceso “Notificación de medidas sanitarias y fitosanitarias”","2.3.6.1 Gestionar el lineamiento que se complemente con las regulaciones establecidas por el SFE con respecto al SEVRI, con el fin de que el resultado de la valoración del riesgos de los diferentes procesos institucionales que se registra en el SYNERGY, cuente con la autorización de las  jefaturas que tienen bajo su responsabilidad directa la supervisión de  otras dependencias a cargo de titulares subordinados; como es el caso, de la Dirección con respecto a las unidades “Staff” así como los departamentos con relación a las unidades que lo conforma. (Referencia: Numerales 2.3.2.2, 2.3.2.3 inciso b- y 2.3.3.1)","PCCI","1. Preparar el borrador de  Directriz para que la Dirección Ejecutiva del SFE instruya a los jefes de Departamento que tienen unidades bajo su cargo, para que revisen y aprueben los eventos de riesgos que han identificado los jefes de las Unidades, bajo su supervisión.\n2. Remitir Directriz a los Jefes de Departamento y a los jefes de Unidad para la revisión y aprobación de los eventos de riesgo identificados.\n3. Realizar un ajuste al documento PCCI-CI-PO-01 Procedimiento de valoración y administración del riesgo dentro del Sistema de Gestión de Calidad de PCCI, para incorporar la actividad de revisión y aprobación de la jefatura de departamento de los eventos de riesgos identificados por los titulares subordinados responsables de procesos a cargo de Unidades ubicadas dentro del departamento. \n",null,"Referencia documentos que informa sobre la gestión emprendida:\n1. Oficio PCCI-0072-2019 del 03/06/2019\n2. Oficio PCCI-0110-2019 del 02/09/2019 (anexo oficio DSFE-0702-2019 del 22/08/2019)\n3. Procedimiento de Valoración y Administración del riesgo (PCCI-CI-PO-01)",null,null,"2019-08-31",null,"Cumplida","RC","La calidad del control se verificará en estudio posterior.",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI-0014-2019","AI-SFE-SA-INF-002-2019","Evaluación del Sistema de Control Interno del Proceso denominado Notificación de Medidas Sanitarias y Fitosanitarias","2.3 Debilidades relacionadas con el componente funcional “Valoración del Riesgo” relativo al proceso “Notificación de medidas sanitarias y fitosanitarias”","2.3.6.2     Coordinar con las instancias respectivas, la depuración de la ficha técnica del proceso “Notificación de medidas sanitarias y fitosanitarias”. (Referencia: Numerales 2.3.2.3 inciso b- y 2.3.3.2)\n \n\n","PCCI","Con el fin de actualizar y completar la ficha técnica del proceso, la jefatura del CIN-MSF solicitará una reunión a PCCI.","Marianela Umanzor Vargas\nmumanzor@sfe.go.cr ","Mediante los oficios CIN-022-2020 y CIN-023-2020, la Jefatura del CIN-MSF informa sobre la gestión que les estaría permitiendo depurar al ficha  técnica del proceso.\n\nCon el CIN-011-2021 la Jefatura del CIN-MSF informa sobre la gestión que les permitió atender la recomendación; ante consulta él día 21/07/2021, realizada a la documentación del SGC institución, se verificó que la nueva versión del macroproceso entró a regir el 06/07/2021.",null,null,"2019-07-31","2020-12-23","Cumplida","RC"," Boleta_SISAI_AI-2021-0260",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI-0014-2019","AI-SFE-SA-INF-002-2019","Evaluación del Sistema de Control Interno del Proceso denominado Notificación de Medidas Sanitarias y Fitosanitarias","2.4 Debilidades relacionadas con el componente funcional “Actividades de Control” relativo al proceso “Notificación de medidas sanitarias y fitosanitarias”","2.4.6.1 Establecer las medidas que estarían permitiendo sin mayor prolongación, la atención de las 37 solicitudes de notificación extemporáneas, según los registros que sobre este particular mantiene el CIN-MSF. De darle claridad el Departamento de Control Fitosanitario a las 34 solicitudes de notificación, en atención de la recomendación 2.4.6.5, el CINF-MSF deberá gestionarlas en tiempo y forma.  (Referencia: Numerales 2.4.2.2 incisos a- y b-, 2.4.3.1 y 2.4.3.4) \n\n","CIN-MSF","El CIN-MSF elaborará y notificará los incumplimiento de requisitos fitosanitarios de importación que no fueron tramitados en el año 2018. Para esto, la jefatura del CIN-MSF solicitará a las ECF el envío de las resoluciones emitidas faltantes, que permitan a esta Unidad realizar las respectivas notificaciones de incumplimiento de requisitos fitosanitarios de importación a los países de origen.","\nTatiana León Koroleva\ntleon@sfe.go.cr ","Mediante el oficio CIN-019-2020, se indicó lo siguiente:\n\"(…)\nDe las “solicitudes” sin tramitar, detectadas en el estudio realizado, las cuales aparentemente fueron enviadas al CIN-MSF, le comunicamos que el procedimiento de notificación en el periodo evaluado, era diferente al actual, ya que, el Departamento de Control Fitosanitario llenaba el formulario de notificación y lo enviaba al CIN-MSF, paso siguiente se preparaba un oficio con la notificación y se enviaba a la Dirección para su notificación al país de origen. Actualmente el CIN-MSF prepara la notificación y la envía al país de origen del producto al cual se le detectó el incumplimiento.\n(...)\nVolviendo al tema de la prioridad, la atención de los trámites de notificación, así como informar periódicamente al Departamento de Control Fitosanitario, sobre el estado de las notificaciones de incumplimiento, le indico que el informe se enviara una vez procesadas las resoluciones acumuladas en las estaciones de Control Fitosanitario y no enviadas al CIN-MSF.\nRecientemente se detectó en el Drive del Departamento de Control Fitosanitario, la existencia de la información de las intercepciones realizadas, pero no hubo envío de las resoluciones al CIN-MSF, por lo que procedimos a informar a la dirección ejecutiva (Oficio CIN-13-2020 ver (Anexo-1)), recibiendo como respuesta una gran cantidad de resoluciones administrativas. Estas resoluciones corresponden al primer semestre del año 2020, por lo que se hará un solo informe a la jefatura del Departamento de Control Fitosanitario, sobre las intercepciones de plagas notificadas, ya que todavía estamos en el proceso de elaboración y notificación de estas resoluciones.\"\n\nMediante el oficio CIN-012-2021, la Jefatura del CIN-MSF informa sobre la gestión emprendida con respecto a la atención de la recomendación sujeta a seguimiento; al respecto, el DCF aportó la información que era requerida por el CIN-MSF.",null,null,"2019-09-30",null,"Cumplida","RC","\nBoleta SISAI AI-2021-0130\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0261",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI-0014-2019","AI-SFE-SA-INF-002-2019","Evaluación del Sistema de Control Interno del Proceso denominado Notificación de Medidas Sanitarias y Fitosanitarias","2.4 Debilidades relacionadas con el componente funcional “Actividades de Control” relativo al proceso “Notificación de medidas sanitarias y fitosanitarias”","2.4.6.2 Valorar la posibilidad de actualizar los expedientes conformados e integrados como resultado de la aplicación de los procedimientos NR-CIN-PO-01 y NR-CIN-PO-03; para lo cual se deberá considerar lo descrito en el Anexo N° 1 que forma parte integral del presente informe. (Referencia: Numerales 2.4.2.2 inciso h- y 2.4.3.3)","CIN-MSF","El CIN-MSF revisará los expedientes conformados e integrados como resultado de la aplicación de los procedimientos NR-CIN-PO-01 y NR-CIN-PO-03, considerando lo descrito en el Anexo N° 1 del presente informe, y en caso que se requiera procederá a actualizarlos",null,"Mediante el oficio CIN-019-2020, se indicó lo siguiente:\n\"(…)\nLos expedientes del periodo evaluado del año 2017 e inicio 2018, no fueron archivados en apego a la última versión del procedimiento NR-CIN-PO-01. Este procedimiento fue actualizado la última vez el 08/10/2018, posterior al estudio de AI y es la versión vigente en este momento.\nTodos los expedientes se conforman según lo establecido en los procedimientos NR-CIN-PO-01 Procedimiento de notificación de medidas sanitarias y fitosanitarias emitidas por Costa Rica a la Organización Mundial del Comercio y el NR-CIN-PO-03 Notificación de Incumplimiento de Requisitos Fitosanitarios a los países de origen de los artículos reglamentados, conteniendo cada uno los documentos que corresponden a cada paso que ahí se describe. (Anexo-2 Ejemplo Expediente Notificación a la OMC).-\"",null,null,"2019-12-31",null,"Cumplida","RC","Requerimiento de información oficio AI-0094-2020.\n\nConsiderando los términos de la recomendación y la información suministrada, se procede a dar por atendida la recomendación.\nBoleta SISAI AI-2021-0131",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI-0014-2019","AI-SFE-SA-INF-002-2019","Evaluación del Sistema de Control Interno del Proceso denominado Notificación de Medidas Sanitarias y Fitosanitarias","2.4 Debilidades relacionadas con el componente funcional “Actividades de Control” relativo al proceso “Notificación de medidas sanitarias y fitosanitarias”","2.4.6.3 Validar y/o depurar los procedimientos NR-CIN-PO-01 y NR-CIN-PO-03 establecidos por el CIN-MSF, considerando lo descrito en el presente hallazgo. (Referencia: Numerales 2.4.2.2 incisos c-, d- y f y 2.4.3.3)  ","CIN-MSF","El CIN-MSF revisará los procedimientos NR-CIN-PO-01 y NR-CIN-O-03  a efectos de validarlos o hacer las reformas necesarias.","\nTatiana León Koroleva\ntleon@sfe.go.cr ","Mediante el oficio CIN-019-2020, se indicó lo siguiente:\n\"(…)\nLos procedimientos NR-CIN-PO-01 y el NR-CIN-PO-03 se encuentra en fase de revisión y aprobación para su envío al enlace de calidad y trámite respectivo ante Gestión de Calidad de la Unidad de PCCI antes del mes de noviembre del año en curso.\n(...)\"\n\nCon el oficio CIN-013-2021, la jefatura del CIN-MSF informó sobre el estado de la revisión y depuración de los procedimientos NR-CIN-PO-01 y el NR-CIN-PO-03; al respecto, se solicitó una ampliación de un mes para concluir esta fase para la remisión a la PCCI, a efecto de que se incorpore como parte de la documentación del SCG, la referida documentación.\n\nSe consultó el día 08/12/2021 la documentación del SGC del SFE, verificando que los procedimientos NR-CIN-PO-01 y el NR-CIN-PO-03 ya fueron aprobados.",null,null,"2019-12-31","2021-07-31","Cumplida","RC"," Boleta SISAI AI-2021-0132\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0262\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0301",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI-0014-2019","AI-SFE-SA-INF-002-2019","Evaluación del Sistema de Control Interno del Proceso denominado Notificación de Medidas Sanitarias y Fitosanitarias","2.4 Debilidades relacionadas con el componente funcional “Actividades de Control” relativo al proceso “Notificación de medidas sanitarias y fitosanitarias”","2.4.6.4 Adoptar las medidas necesarias, que permitan la implementación y/o depuración de los mecanismos de control existente, considerando entre otros aspectos, lo siguiente:  \n\na) Que las solicitudes de notificación que ingresen al CIN-MSF en forma física, se les consigne la fecha y hora de recepción, así como los datos del funcionario que recibe esa documentación. En el caso de las solicitudes recibidas vía correo electrónico, el CIN-MSF deberá en todos los casos, asegurarse de mantener el resguardo de esos correos, por cuanto sería a través de los mismos, que se tendría control sobre la fecha de recepción de este tipo de trámites. (Referencia: Numerales 2.4.2.2 inciso c- y 2.4.3.1)\nb) Que se adopten las medidas necesarias que permitan cumplir a cabalidad con lo dispuesto en los procedimientos NR-CIN-PO-01 y NR-CIN-PO-03. (Referencia: Numerales 2.4.2.2 incisos g-, h-, i-, 2.4.3.2 y 2.4.3.3)\nc) Que la supervisión ejercida en cada una de las etapas criticas del proceso, quede debidamente documentada por parte de la jefatura del CIN-MSF. (Referencia: Numerales 2.4.2.2 inciso f-, 2.4.3.2 y 2.4.3.3)\n\n","CIN-MSF","a) El CIN-MSF actualmente no recibe las solicitudes de Notificación como documentos físicos, solamente en forma digital vía correo electrónico. Asimismo se tiene acceso desde hace poco tiempo a un archivo digital en DRIVE elaborado por el Dpto. de Control Fitosanitario, en el que cada Estación ingresa información sobre las Resoluciones emitidas, lo que permite cotejar con este archivo las resoluciones que se reciben vía correo electrónico. El CIN-MSF mantiene un archivo digital de todas las resoluciones enviadas por las Estaciones  de Control Fitosanitario.   Por la explicación anterior, consideramos que esta recomendación ya está cumplida por parte del CIN-MSF.                                                                                                                                                                                                                                                             b) El CIN-MSF revisará los procedimientos NR-CIN-PO-01 y NR-CIN-O-03  para determinar en qué parte de estos se está fallando y corregir las acciones que sean necesarias. a efecto de permitir su cumplimiento a cabalidad.                                                                                                                                                                                        c) El CIN-MSF revisará el procedimiento PCCI-GC-PO-01 para determinar si se está incumpliendo el numeral 6.1.7 y realizar las acciones correctivas necesarias. En relación al Portal Fitosanitario, el CIN-MSF revisará el cumplimiento de los procedimientos establecidos.\n","\nTatiana León Koroleva\ntleon@sfe.go.cr ","El CIN-MSF actualmente no recibe las solicitudes de Notificación como documentos físicos, solamente en forma digital vía correo electrónico. Asimismo se tiene acceso desde hace poco tiempo a un archivo digital en DRIVE elaborado por el Dpto. de Control Fitosanitario, en el que cada Estación ingresa información sobre las Resoluciones emitidas, lo que permite cotejar con este archivo las resoluciones que se reciben vía correo electrónico. El CIN-MSF mantiene un archivo digital de todas las resoluciones enviadas por las Estaciones  de Control Fitosanitario.   Por la explicación anterior, consideramos que esta recomendación ya está cumplida por parte del CIN-MSF.    \n\nMediante el oficio CIN-019-2020, se indicó lo siguiente:\n\"(…)\nEn este momento los controles realizados ya están incluidos en la última versión de los procedimientos del CIN-MSF, los cuales están en la etapa de revisión y actualización en la Unidad de PCCI.\n(...)\nCon el oficio CIN-013-2021, la jefatura del CIN-MSF informó sobre el estado de la revisión y depuración de los procedimientos NR-CIN-PO-01 y el NR-CIN-PO-03; al respecto, se solicitó una ampliación de un mes para concluir esta fase para la remisión a la PCCI, a efecto de que se incorpore como parte de la documentación del SCG, la referida documentación.\n\nSe consultó el día 08/12/2021 la documentación del SGC del SFE, verificando que los procedimientos NR-CIN-PO-01 y el NR-CIN-PO-03 ya fueron aprobados.\n",null,null,"2019-12-31","2021-07-31","Cumplida","RC","\nBoleta SISAI AI-2021-0133\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0263\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0302",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI-0014-2019","AI-SFE-SA-INF-002-2019","Evaluación del Sistema de Control Interno del Proceso denominado Notificación de Medidas Sanitarias y Fitosanitarias","2.4 Debilidades relacionadas con el componente funcional “Actividades de Control” relativo al proceso “Notificación de medidas sanitarias y fitosanitarias”","2.4.6.5 Adoptar las medidas necesarias, que permitan aclarar lo acontecido con las 34 resoluciones de notificación de incumplimiento, y que según las estaciones de control fitosanitario consultadas, fueron remitidas durante el año 2018 al CIN-MSF para el trámite respectivo (ver Anexo 2), pero de las cuales, no se encontró información sobre su recepción. El resultado de esta gestión debe permitir emprender las acciones que correspondan. (Referencia: Numerales 2.4.2.2 inciso b- y 2.4.3.3)\n\n","Departamento Control Fitosanitario",null,"Nelson Morera Paniagua\nnmorera@sfe.go.cr ","Recomendación cumplida (Oficio CF-0068-2019-5 de mayo 2019 dirigido al Lic. Henry Valerín)\n\nMediante el oficio CIN-012-2021, la Jefatura del CIN-MSF informa sobre la gestión emprendida con respecto a la atención de la recomendación sujeta a seguimiento; al respecto, el DCF aportó la información que era requerida por el CIN-MSF.",null,null,"Sin dato",null,"Cumplida","RC","Boleta_SISAI_AI-2021-0256",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI-0014-2019","AI-SFE-SA-INF-002-2019","Evaluación del Sistema de Control Interno del Proceso denominado Notificación de Medidas Sanitarias y Fitosanitarias","2.4 Debilidades relacionadas con el componente funcional “Actividades de Control” relativo al proceso “Notificación de medidas sanitarias y fitosanitarias”","2.4.6.6 Remitir en forma periódica información al Departamento de Control Fitosanitario, a efecto de informar sobre la gestión relacionada con respecto a la recepción y notificación de las resoluciones de incumplimiento remitidas por las estaciones de control fitosanitario.  Este tipo de gestión, debe permitir retroalimentación entre las respectivas dependencias, generándose las condiciones favorables para que se puedan dar las alertas oportunas, que propicien una notificación efectiva de las respectivas resoluciones. (Referencia: Numerales 2.4.2.2 incisos a-, b- y 2.4.3.1)\n\n","CIN-MSF","Actualmente el CIN-MSF remite a la Jefatura del Departamento de Control Fitosanitario mediante el correo electrónico \"puntocontactomsf@sfe.go.cr\", copia de la Notificación de Incumplimiento enviada al país de origen del producto. Aunado a lo anterior, el CIN-MSF informará mensualmente al Dpto. de Control Fitosanitario sobre las notificaciones de incumplimiento de requisitos fitosanitarios de importación enviadas en ese lapso a los países de origen de los envíos.                                                                                              ",null,"Mediante el oficio CIN-019-2020, se indicó lo siguiente:\n\"(…)\nNumeral de la recomendación: 2.4.6.1\n(…)\nResultados:\n(…)\nDe las “solicitudes” sin tramitar, detectadas en el estudio realizado, las cuales aparentemente fueron enviadas al CIN-MSF, le comunicamos que el procedimiento de notificación en el periodo evaluado, era diferente al actual, ya que, el Departamento de Control Fitosanitario llenaba el formulario de notificación y lo enviaba al CIN-MSF, paso siguiente se preparaba un oficio con la notificación y se enviaba a la Dirección para su notificación al país de origen. Actualmente el CIN-MSF prepara la notificación y la envía al país de origen del producto al cual se le detectó el incumplimiento.\n(...)\nNumeral de la recomendación 2.4.6.6\n(...)\nResultados:\nLos resultados de esta recomendación en relación de informar sobre la gestión relacionada con respecto a la recepción y notificación de las resoluciones de incumplimiento, remitidas por las estaciones de control fitosanitario al Departamento de Control Fitosanitario, se presentan en la respuesta del Numeral de la recomendación: 2.4.6.1, ya que (Referencia: Numerales 2.4.2.2 incisos a-, b- y 2.4.3.1) es la misma.\"",null,null,"2019-09-30",null,"Parcialmente cumplida/En proceso","RC","Requerimiento de información oficio AI-0094-2020.\n\nLa calidad del control establecido será verificado en estudios posteriores; considerando la información suministrada se procede a registrar la recomendación como atendida.\nBoleta SISAI AI-2021-0134",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI-0014-2019","AI-SFE-SA-INF-002-2019","Evaluación del Sistema de Control Interno del Proceso denominado Notificación de Medidas Sanitarias y Fitosanitarias","2.4 Debilidades relacionadas con el componente funcional “Actividades de Control” relativo al proceso “Notificación de medidas sanitarias y fitosanitarias”","2.4.6.7  Adoptar las medidas para estandarizar el registro que debe mantenerse en las estaciones de control fitosanitario como mecanismo de control sobre la emisión de resoluciones; entre ellas, las que son remitidas al CIN-MSF para que se realice la gestión de notificación por incumplimiento. Dicho formato debe ser integrado como parte de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad. (Referencia: Numerales 2.4.2.2 inciso b- y 2.4.3.3)\n\n","Departamento Control Fitosanitario",null,null,"Recomendación cumplida (Oficio CF-0068-2019-5 de mayo 2019 dirigido al Lic. Henry Valerín)",null,null,"Sin dato",null,"Cumplida","RC","La calidad del control se verificará en estudio posterior (implementación del formulario CFI-F-05 \"Registro de emisión de Resoluciones Administrativas por Estación\"  ",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI-0014-2019","AI-SFE-SA-INF-002-2019","Evaluación del Sistema de Control Interno del Proceso denominado Notificación de Medidas Sanitarias y Fitosanitarias","2.4 Debilidades relacionadas con el componente funcional “Actividades de Control” relativo al proceso “Notificación de medidas sanitarias y fitosanitarias”","2.4.6.8  Revisar lo establecido en el procedimiento NR-CIN-PO-03, el cual regula aspectos asociados al quehacer del CIN-MSF, pero que además definen la participación del personal del Departamento de Control Fitosanitario (DCF), situación que en su oportunidad había sido validada por la anterior jefatura el DCF. La anterior gestión, debe permitir validar lo establecido en ese procedimiento, o caso contrario, proponer en forma oportuna a la jefatura del CIN-MSF, los ajustes que se consideren necesarios; con el fin de esa dependencia coordine lo que corresponda con la PCCI. (Referencia: Numerales 2.4.2.2 inciso e- y 2.4.3.2)\n \n","Departamento Control Fitosanitario",null,null,"Recomendación cumplida (Oficio CF-0068-2019-5 de mayo 2019 dirigido al Lic. Henry Valerín)",null,null,"Sin dato",null,"Parcialmente cumplida/En proceso","RC",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI-0014-2019","AI-SFE-SA-INF-002-2019","Evaluación del Sistema de Control Interno del Proceso denominado Notificación de Medidas Sanitarias y Fitosanitarias","2.5 Debilidades relacionadas con el componente funcional “Sistemas de Información” relativo al proceso “Notificación de medidas sanitarias y fitosanitarias”","2.5.6.1     Adoptar como parte integral de las sanas prácticas administrativas que se han venido implementando, la aplicación de medidas complementarias que permitan, entre otros aspectos, lo siguiente: (Referencia: Numeral 2.5.2.2.2. inciso b- y 2.5.3.3)\n\na) Que el personal tome conocimiento de la normativa archivística establecida por el SFE, a efecto de dar cumplimiento a la misma.\nb) Gestionar ante la Unidad de Servicios Generales la oficialización y aprobación de las tablas de plazo de conservación de documentos del CIN-MSF, por medio de las cuales les permitan determinar la antigüedad de la documentación y efectuar las respectivas eliminaciones, en apego al ordenamiento jurídico y técnico vigente y aplicable.\nc) Actualizar los expedientes con las evaluaciones del desempeño de los funcionarios del CIN-MSF y crear un archivo “in situ” con estos; lo anterior en cumplimiento de la normativa que regula este aspecto. \n\nLos resultados de la gestión emprendida con respecto a la atención de la recomendación, deberán documentarse.\n","CIN-MSF","a) y b) La jefatura del CIN-MSF consultó el día 25 de abril del 2019, a la encargada de Archivo sobre la normativa archivística que rige en el SFE, y la respuesta recibida fue que existe el procedimiento   DAF-SG-PO-27. Sin embargo dicho procedimiento no hace referencia a archivo digital. Por lo anterior se realizó una reunión con la encargada de Archivo el 28 de mayo del 2019, cuya minuta fue adjuntada en la respuesta brindada a AI. De dicha reunión podemos extraer la siguiente información: \"Asuntos Tratados: Cuál formato de archivo se recomienda para mantener la información en el CIN-MSF: El formato es el PDF. Demostración de ejemplo de guía de archivo que hace mención a los documentos electrónicos. Descripción de cómo se tiene el archivo digital en el CIN-MSF. La recomendaciones fueron: Uso del servidor de archivo para respaldo de la información en versión final. El uso de Google Drive para documentos de trabajo. Elaboración de tabla de plazos de los documentos del CIN, como lista de  documentos de todo lo que se genera y recibe. Uso de PDF para facilitar migración de documentos. El respaldo debe ser revisado porque en caso de eliminación de información por error, se va actualizar el respaldo y es posible ya no se encuentre la información. Ir trabajando en el borrador de procedimiento de archivo digital. Revisión de la lista de los documentos del CIN en custodia del Archivo Institucional.\" De lo anterior se desprende que con base en las recomendaciones giradas por la encargada de Archivo, el CIN-MSF elaborará la tabla de plazos de conservación y archivo de los documentos digitales.                                                                                                                                                                                                                                                                                        c)  Los expedientes de desempeño fueron actualizados después de la última evaluación de desempeño realizada.\n\n","\nTatiana León Koroleva\ntleon@sfe.go.cr ","Mediante el oficio CIN-021-2020 se indica:\n(…)\nLa unidad del CIN-MSF ha trabajado en los mecanismos de control, que permitan la recopilación, almacenamiento y reporte de las actividades realizadas, utilizando como ejemplo los formatos de los archivos digitales de otras unidades, ya que no existe un procedimiento para archivo digital institucional. Además, se ha solicitado apoyo a la unidad de Archivo del SFE.\n(...)\n11 de diciembre 2019 se entrega una Guía del Archivo digital del CIN-MSF a la jefatura del Departamento Ing. Magda González.\n(...)\nDe acuerdo con los puntos mencionados, siguiendo las recomendaciones giradas por la Auditoria Interna, es importante mencionar que el CIN-MSF está trabajando en apego a los procedimientos emitidos recientemente por la Unidad de Servicios Generales del Departamento Administrativo y Financiero SFE-MAG, en relación a la tabla de plazos de conservación y archivo de los documentos digitales. Por otro lado, en relación al punto c) de la recomendación analizada, le indico que los expedientes de desempeño fueron actualizados, después de la última evaluación de desempeño realizada en el año 2019.\"\n\nMediante el oficio CIN-014-2021, la Jefatura del CIN-MSF, informa lo siguiente: \n\"El día 29 de junio de 2021 se recibe el oficio DAF-SG-0340-2021, DAF-SG-0340-2021 (1).pdf enviado por la Jefe de la Unidad de Servicios Generales Licda. Gilda Torres Rojas, con la solicitud de revisar el documento de la tabla de plazos de conservación de documentos de la Unidad del CIN-MSF, la cual tiene un avance del 85%.\n(...)\nPor lo anterior y tomando en cuenta que, falta poco para la versión final, solicitamos otorgar un mes calendario más, para poder finalizar la revisión y completar la información que falta.\".\n\nMediante el oficio DAF-SG-0631-2021 la Jefatura de la USG, señaló en el documento adjunto, lo siguiente: \"Se envió a la Jefatura del CIN para que completen la información que falta, oficio DAF-SG-0340-2021 con fecha 29/06/2021.\".\n\nMediante el oficio CIN-009-2022 del 15/03/2022, la Jefatura del CIN-MSF informó sobre el resultado de la gestión emprendida\nrelacionada con la tabla de plazos; situación orientada a la atención de la recomendación.\n",null,null,"2019-12-31","2021-07-31","Cumplida","RC","\n\nBoleta SISAI AI-2021-0135\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0265\n\nBoleta_SISAI_AI-2022-0051\n\nLa efectividad de la medida de control establecida, se verificará en servicio posterior.\n",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI-0014-2019","AI-SFE-SA-INF-002-2019","Evaluación del Sistema de Control Interno del Proceso denominado Notificación de Medidas Sanitarias y Fitosanitarias","2.5 Debilidades relacionadas con el componente funcional “Sistemas de Información” relativo al proceso “Notificación de medidas sanitarias y fitosanitarias”","2.5.6.2 Diagnosticar el estado actual del sistema de información interno implementado por el CIN-MSF, situación que deberá validar el mimo y/o identificar aquellos aspectos que deben ser sometidos a depuración para fortalecer ese sistema; resultado de la gestión que deberá documentarse. Sobre este particular, entre otros aspectos, se puede considerar lo siguiente:\n\na) Establecer el protocolo que permita en forma periódica revisar y documentar la calidad y actualización de la información registrada a través de los siguientes medios: (Referencia: Numerales 2.5.2.2.2, 2.5.3.1, 2.5.3.2 y 2.5.3.3)\n\n• Portal fitosanitario, consultado a través del sitio Web https://www.ippc.int/en/countries/costa-rica/.\n• Sistema de aviso de notificaciones MSF y OTC, consultado a través del sitio Web  http://www.epingalert.org/es.\n• Expedientes físicos y electrónicos.\n• Carpetas mediante las cuales se almacenan los correos electrónicos recibidos a través de la dirección puntocontactomsf@sfe.go.cr.\n\nb) Gestionar los proyectos de TI que sean necesarios, en apego a la normativa interna vigente.\n\nc) Estructurar y oficializar el archivo de gestión electrónico que se utiliza como complemento de los expedientes físicos que se conforman; situación que debe propiciar su estandarización, así como de que se omita el registro de información duplicada e indexar, clasificar y completar los expedientes en estado de finalizados, pendientes y en trámite.  \n","CIN-MSF","En relación al Portal Fitosanitario, el CIN-MSF revisará el cumplimiento de los procedimientos establecidos, que permitan la actualización de la información del mismo. El tema del archivo de expedientes electrónicos ya fue tratado en el punto 2.5.6.1 anterior.","\nTatiana León Koroleva\ntleon@sfe.go.cr ","Mediante el oficio CIN-021-2020 se suministra información sobre lo actuado con relación a la atención de la recomendación; en cuanto al inciso c) de la recomendación se indica lo siguiente:\n\"(…)\nCon relación al punto c), como ya se ha mencionado en los puntos anteriores, en la versión actualizada de NR-CIN-PO-01 Procedimiento de notificación de medidas sanitarias y fitosanitarias emitidas por Costa Rica a la Organización Mundial del Comercio, se elaboró una guía para el archivo digital de dichas notificaciones, y que se está aplicando actualmente. La misma contempla el archivo de las notificaciones según su estado: notificaciones provisionales, notificaciones distribuidas por la OMC, así como sus addendums, corrigendums y revisiones.\"\n\nMediante el oficio CIN-019-2020, se indicó lo siguiente:\n\"(…)\nLos procedimientos NR-CIN-PO-01 y el NR-CIN-PO-03 se encuentra en fase de revisión y aprobación para su envío al enlace de calidad y trámite respectivo ante Gestión de Calidad de la Unidad de PCCI antes del mes de noviembre del año en curso.\n(...)\"\nCon el oficio CIN-013-2021, la jefatura del CIN-MSF informó sobre el estado de la revisión y depuración de los procedimientos NR-CIN-PO-01 y el NR-CIN-PO-03; al respecto, se solicitó una ampliación de un mes para concluir esta fase para la remisión a la PCCI, a efecto de que se incorpore como parte de la documentación del SCG, la referida documentación.\n\nSe consultó el día 08/12/2021 la documentación del SGC del SFE, verificando que los procedimientos NR-CIN-PO-01 y el NR-CIN-PO-03 ya fueron aprobados.\n\nMediante el oficio CIN-013-2022 del  07/07/2022, la Jefatura del CIN-MSF informó sobre el resultado de la gestión emprendida relacionada con la  atención de la recomendación.\n\n",null,null,"2019-12-31","2021-07-31","Cumplida","RC","\n\nBoleta SISAI AI-2021-0136\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0264\n\nBoleta_SISAI_AI-2022-0052\n\nEl aspecto asociado con la actualización de la \"Guía de archivo de las Notificaciones de Incumplimiento de Requisitos Fitosanitarios\" se estará verificando en servicio posterior.",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI-0014-2019","AI-SFE-SA-INF-002-2019","Evaluación del Sistema de Control Interno del Proceso denominado Notificación de Medidas Sanitarias y Fitosanitarias","2.5 Debilidades relacionadas con el componente funcional “Sistemas de Información” relativo al proceso “Notificación de medidas sanitarias y fitosanitarias”","2.5.6.3 Revisar la información contenida en el “Portal Fitosanitario” y de determinarse que la condición descrita en el presente hallazgo se mantiene, se proceda a actualizar la información respectiva; resultado de la gestión que deberá documentarse. (Referencia: Numerales 2.5.2.2.2 inciso a- y 2.5.3.1)","CIN-MSF","El CIN-MSF revisará la información contenida en el “Portal Fitosanitario”, y de determinarse que la información está desactualizada procederá a actualizarla, según el procedimiento establecido.",null,"Mediante el oficio CIN-021-2020 se suministra información sobre lo actuado con relación a la atención de la recomendación.",null,null,"2019-12-31",null,"Cumplida","RC","Requerimiento de información oficio AI-0094-2020.\n\nConsiderando la información suministrada, se registra la recomendación como atendida.\nBoleta SISAI AI-2021-0137",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",2,null,"AI-0014-2019","AI-SFE-SA-INF-002-2019","Evaluación del Sistema de Control Interno del Proceso denominado Notificación de Medidas Sanitarias y Fitosanitarias","2.6 Debilidades relacionadas con el componente funcional “Seguimiento” relativo al proceso “Notificación de medidas sanitarias y fitosanitarias”","2.6.6.1       Adoptar las medidas que sean necesarias para implementar en forma periódica lo dispuesto en el numeral 6.4.2 del procedimiento PCCI-GC-PO-07 “Identificación de requisitos, comunicación y estudio de la satisfacción de los usuarios”, a efecto de medir el nivel de satisfacción de los usuarios con respecto a la calidad del servicio brindado por el    CIN-MSF; situación que les debe permitir, en los casos en que corresponda, tomar medidas para la mejora continua en la prestación de servicios. (Referencia: Numerales 2.6.2.2 y 2.6.3.1)\n \n","Unidad Contraloría de Servicios","Se esta elaborando el instrumento para la encuesta 2019, en conjunto con Gestión de Calidad.","Alexis Carranza Jiménez\nacarranza@sfe.go.cr  ","Mediante el oficio CS- 0022-2021 la Unidad de Contraloría de Servicios informa sobre la gestión emprendida que le permitió atender la recomendación sujeta a seguimiento.",null,null,"2019-09-30",null,"Parcialmente cumplida/En proceso","RC","Boleta_SISAI_AI-2021-0239",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Parcialmente cumplida/En proceso"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",3,null,"AI SFE 035-2019","AI-SFE-SA-INF-003-2019","INFORME DE RELACIÓN DE HECHOS  RESULTADOS DEL ESTUDIO ESPECIAL DE AUDITORÍA SOBRE EVENTUALES IRREGULARIDADES ASOCIADAS A LA EXPORTACIÓN DE MADERA \n","2. HECHOS \n3. PRESUNTO RESPONSABLE\n4. CONSIDERACIONES FÁCTICO JURÍDICAS","6.1 Ordenar la apertura del procedimiento administrativo que permita, de conformidad con lo que establece la Ley General de Administración Pública N° 6227, determinar la verdad real de los hechos y las eventuales responsabilidades de tipo administrativo (de carácter disciplinario) y civil, en que podría haber incurrido el funcionario del Servicio Fitosanitario del Estado, señalado en el apartado N° 3 “Presunto Responsable” y proceder a aplicar medidas sancionatorias, según corresponda.","Dirección",null,null,"Mediante la Resolución PA-MAG-028-2019, se conformó e integró el órgano director.\n\nCon la Resolución PA-MAG-037-2019, el Ministro de Agricultura y Ganadería, considerando los resultados del procedimiento administrativo, comunicó las sanciones respectivas.",null,null,null,null,"Parcialmente cumplida/En proceso","RC"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",4,null,"AI-0096-2019 ","AI-SFE-SA-INF-004-2019","INFORME DE RELACIÓN DE HECHOS RESULTADOS DEL ESTUDIO ESPECIAL DE AUDITORÍA SOBRE EVENTUALES IRREGULARIDADES RELACIONADAS CON LA EMISIÓN Y AUTORIZACION DE CERTIFICADOS FITOSANITARIOS PARA LA EXPORTACIÓN DE MADERA\n","2. HECHOS \n3. PRESUNTO RESPONSABLE\n4. CONSIDERACIONES FÁCTICO JURÍDICAS","7.1 Ordenar la apertura del procedimiento administrativo que permita, de conformidad con lo que establece la Ley General de Administración Pública N° 6227, determinar la verdad real de los hechos y las eventuales responsabilidades de tipo administrativo (de carácter disciplinario), en que podría haber incurrido el funcionario del Servicio Fitosanitario del Estado, señalado en el apartado N° 4 “Presunto Responsable” y proceder a aplicar medidas sancionatorias, según corresponda.","Dirección",null,null,"Se conformó e integró el órgano director; dicho proceso se encuentra en ejecución.",null,null,null,null,"Cumplida","RC","La CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA mediante la resolución R-DC-102-2019 de fecha 14/10/2019 emitió los “Lineamientos Generales para el análisis de presuntos hechos irregulares”. En el numeral 3.7 Responsabilidad de la Auditoría Interna sobre la remisión de los productos Generados. Se establece lo siguiente: “En caso de realizar alguna de las remisiones indicadas en los incisos b) y c) del apartado 2.2, o cuando la Auditoría Interna elabore una relación de hechos o una denuncia penal, y sean remitidos a la autoridad competente; el deber del auditor se limita a verificar que el destinatario haya recibido efectivamente el documento de remisión, sin que esto impida el ejercicio de sus potestades para monitorear el estado y resultado de las acciones adoptadas por la instancia correspondiente.”.\n\nConsecuente con lo anterior, una vez confirmado la recepción del informe de relación de hechos por la autoridad competente en instruirlo, y con la evidencia de la conformación del órgano director o la decisión fundamentada no atender el citado informe, la AI dará por cerrado el informe.  Lo anterior no significa, que en los casos de la conformación del órgano de director, la Auditoría Interna dará seguimiento hasta la resolución final del órgano decisor.\n\nDe acuerdo con lo anterior, y tomando en cuenta que en el caso particular, se conformó e integró el órgano director respectivo, se registra como atendida la recomendación.\n"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI-0131-2019   ","AI-SFE-SA-INF-005-2019","Resultado del estudio especial relativo a una “Auditoría de sistemas de información”","2.1 Cumplimiento parcial de la metodología para la gestión de proyectos de TI en el desarrollo del sistema de nómina, activos fijos e inventario de suministros (OPTEC).","2.1.6.1 Girar instrucciones a la Coordinadora del Proyecto (Adquisición de Licencia ERP Sistema de planificación de recursos empresariales, módulos de nómina, inventario de suministros y control de activos fijos), con el fin de que se atienda lo siguiente:\n\na) Documentar formalmente la justificación de los retrasos que ha tenido el proyecto y de las decisiones tomadas, conforme lo dispuesto en el numeral 6.3 del Procedimiento de Ejecución de Proyectos de Tecnología Información para el Servicio Fitosanitario del Estado (TI-PO-02). Para ello, se puede hacer uso del documento TI-PO-02_F-05 Formulario de Registro de Solicitud de Cambios, en el cual se debe justificar las razones en las que se incurrió realizar cambios en las fechas establecidas del proyecto (cronograma).\nb) Analizar las debilidades que presenta la documentación que soporta las reuniones realizadas, misma que forma parte del expediente del proyecto, según lo descrito en el presente hallazgo, y de ser posible, se adopten las medidas para solucionar lo que corresponda.\nc) Asignar la responsabilidad de la atención de acuerdos (compromisos) a la coordinadora del proyecto, Licda. Gabriela Sáenz Amador, en lugar de utilizar las siglas “SFE”; por cuanto la misma debe direccionarse a un responsable. \nd) Consignar como temas a tratar en la siguiente reunión relacionada con la ejecución del proyecto de TI, los aspectos descritos en los incisos a), b) y c) anteriores, a efecto de que se adopten las medidas respectivas, situación que debe contribuir con la documentación efectiva de los asuntos tratados, conforme a lo dispuesto en el Procedimiento de Ejecución de Proyectos de Tecnología Información para el Servicio Fitosanitario del Estado, código TI-PO-02.\n","Dirección","1. Enviar oficio a la Lic. Gabriela Sáenz girando instrucciones sobre lo descrito en las recomendaciones",null,"Mediante el oficio DSFE.0956-2019 del 20/11/2019, la Dirección giró instrucciones al DAF para atender la recomendación",null,null,"2019-11-30",null,"Pendiente","RC","Solicitar información sobre el resultado que se generó producto del oficio DSFE.0956-2019"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI-0131-2019   ","AI-SFE-SA-INF-005-2019","Resultado del estudio especial relativo a una “Auditoría de sistemas de información”","2.1 Cumplimiento parcial de la metodología para la gestión de proyectos de TI en el desarrollo del sistema de nómina, activos fijos e inventario de suministros (OPTEC).","2.1.6.2 Incorporar como parte de la implementación de sanas prácticas administrativas, lo siguiente:\n\na) Revisiones periódicas vinculadas con la verificación del cumplimiento del procedimiento de ejecución de proyectos de TI para el SFE (TI-PO-02) por parte de los coordinadores de proyecto; comunicando los resultados de esa gestión, a las instancias respectivas para lo que corresponda.\nb) Brindar al inicio de la ejecución de cada proyecto de TI, la inducción (asesoría) sobre la aplicación del procedimiento TI-PO-02; situación que, entre otros aspectos, debe facilitar el uso del documento TI-PO-02_F-05 Formulario de Registro de Solicitud de Cambios. Esta gestión deberá documentarse.\n","UTI","1. Modificar el procedimiento TI-PO-02 para incorporar una inducción y asignar la responsabilidad de los coordinadores del proyecto externo, para que utilicen correctamente los documentos del procedimiento ",null,"Se realizó la modificación al TI-PO-02 Procedimiento Ejecución de Proyectos de TI para el SFE v3",null,null,"2020-04-30",null,"Parcialmente cumplida/En proceso","RC","Requerimiento de información oficio AI-0092-2020.\n\nSe registra la recomendación como atendida; la calidad del control se verificará en estudio posterior.\nBoleta SISAI AI-2021-0140"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI-0131-2019   ","AI-SFE-SA-INF-005-2019","Resultado del estudio especial relativo a una “Auditoría de sistemas de información”","2.2 Ausencia de criterios formales para definir los proyectos estratégicos en TI para el SFE.","2.2.6.1 Definir los criterios técnicos para seleccionar y categorizar un proyecto de TI como estratégico para el SFE (algunos criterios a considerar son presupuesto, impacto en los procesos, nivel de complejidad o cualquier otro que requiera la Dirección). Dichos criterios deben ser incorporados como parte de las regulaciones internas vigentes; un aspecto a valorar sería integrarlos al procedimiento para la identificación, priorización, elaboración y seguimiento de proyectos (PCCI-AP-PO-01), durante las actividades de intervención de la Dirección para determinar qué proyectos se deben de realizar. Para lo anterior, la Dirección puede coordinar con la Unidad de PCCI ","Dirección","1. Enviar oficio a la Comisión de TI solicitando criterio específicamente sobre los proyectos de TI.\n2. Analizar el criterio externado por la CTI y girara instrucciones al respecto.",null,"Mediante el oficio DSFE.0957-2019 del 20/11/2019, la Dirección giró instrucciones a la UTI para atender la recomendación.\n\nCon el oficio DSFE-0543-2020 se informa sobre la gestión emprendida con respecto a la atención de la recomendación.\n\nEl SFE cuenta con:\n- Procedimiento para identificación, priorización, elaboración y seguimiento de proyectos (PCCI-AP-PO-01)\n- Instructivo de priorización de proyectos del SFE (PCCI-AP-PO-01_I-01)",null,null,"31/12/20219",null,"Cumplida","RC","Solicitar información sobre el resultado que se generó producto del oficio DSFE.0957-2019\n\nRequerimiento de información oficio AI-0092-2020.\n\nSe registra como atendida la recomendación; la calidad del control se verificará en estudio posterior.\nBoleta SISAI AI-2021-0141\n"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI-0131-2019   ","AI-SFE-SA-INF-005-2019","Resultado del estudio especial relativo a una “Auditoría de sistemas de información”","2.3 Ausencia de un procedimiento formal para definir la usabilidad de los sistemas de información.","2.3.6.1 Establecer la regulación interna (procedimiento, instructivo, formularios, etc.) relacionada con la determinación de la usabilidad de los sistemas de información, la cual debe formar parte de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad. Sobre este particular, dicha regulación debe propiciar como mínimo, lo siguiente:\n\na) Estandarizar la aplicación de acciones que permitan la generación de resultados sobre la usabilidad de los sistemas.\n\nb) Definir, entre otros aspectos, lo siguiente:\n\n• Criterios que regulen la identificación de los sistemas que serían sujetos a la revisión asociada a su usabilidad.\n• Periodicidad en que se debe aplicar la revisión de la usabilidad de los sistemas.\n• Responsables de llevar a cabo la revisión de la usabilidad de los sistemas.\n• Estructura del informe que contendrá los resultados de la usabilidad de los sistemas.\n• Remisión de los informes a la Comisión de Tecnologías de Información.\n• Documentación de acciones realizadas producto de la atención de instrucciones emitidas por la Dirección como resultado de acuerdos de la Comisión de Tecnologías de la Información.\n\nEn forma previa a la oficialización de esa regulación interna, la UTI se podría apoyar en la Comisión de Tecnologías de Información, en las etapas de diseño y revisión de este procedimiento, a efecto de recibir retroalimentación de ese órgano colegiado.\n","UTI","1. Realizar procedimiento interno valorando los  puntos mencionados por C&C con el fin de decidir cuáles son necesarios.",null,"Se generó el procedimiento nuevo TI-ADS-PO-08 y formulario TI-ADS-PO-08_F-01.",null,null,"2020-04-30",null,"Parcialmente cumplida/En proceso","RC","Requerimiento de información oficio AI-0092-2020.\n\nSe registra la recomendación como atendida; la calidad del control se verificará en estudio posterior.\nBoleta SISAI AI-2021-0142"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,5,"AI-0131-2019   ","AI-SFE-SA-INF-005-2019","Resultado del estudio especial relativo a una “Auditoría de sistemas de información”","2.4 No se cuenta con lineamientos para regular la práctica de revisión de las bitácoras de los sistemas de información a nivel del SFE.","2.4.6.1 Determinar qué información es de importancia para la unidad o departamento, con el fin de establecer la que es considerada como crítica y que debe ser monitoreada en forma periódica en los sistemas de información. Consecuente con lo anterior, se debe solicitar a la UTI los cambios que sean necesarios para que las bitácoras de los sistemas contemplen dicha información y se ajusten a las necesidades de las áreas usuarias; estableciendo con claridad el mecanismo que permitiría y facilitaría el acceso a dichas bitácoras. Se hace extensiva la presente recomendación, a todas aquellas áreas usuarias que estén vinculadas con sistemas en producción, así como a los proyectos de TI que se encuentran en diseño o desarrollo. Para lo anterior, las áreas usuarias se pueden apoyar en la UTI. ","Departamento Certificación Fitosanitaria\nSistema de Solicitud de Certificados Fitosanitarios para exportación fuera del SIVUCE 2.0\n\nRegistro de exportadores (SIDEX)\n\nSolicitudes de Certificación Especial\n\nAplicación móvil - Consulta de Exportador\n\n\nDepartamento Control Fitosanitario\nSICA\n\nSICOIN\n\nSistema de Consultas de Estadísticas de importación\n\nMonitoreo del control de residuos de plaguicidas para importación (MORI)\n\nSAUDE\n\nDepartamento de Laboratorios\nSILADI (Laboratorio de Diagnostico)\n\nDepartamento de Normas y Regulaciones\nSISOAR",null,null,"Mediante el oficio CF-0029-2022 del 18/05/2022, el Depto. CF informó de la gestión emprendida ante la UTI que estaría permitiendo ajustes en la BD del sistema SIDEX.",null,null,null,null,"Pendiente","RPC","Requerimiento de información oficio AI-0093-2020"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI-0131-2019   ","AI-SFE-SA-INF-005-2019","Resultado del estudio especial relativo a una “Auditoría de sistemas de información”","2.4 No se cuenta con lineamientos para regular la práctica de revisión de las bitácoras de los sistemas de información a nivel del SFE.","2.4.6.2 Emitir la regulación interna de revisión de bitácoras de los sistemas de información del SFE, con el fin de que se realice de forma periódica y se puedan detectar oportunamente eventuales comportamientos atípicos de los sistemas que podrían afectar la integridad de la información. Dicha regulación, entre otros aspectos, debe orientar sobre:\n\na) La identificación y documentación de la información considerada como crítica.\nb) El mecanismo que debe utilizar para informar de esa necesidad a la UTI.\nc) La periodicidad en que se deben realizar las revisiones de las bitácoras.\nd) Los responsables de efectuar las respectivas revisiones (identificación de los cargos).\ne) El medio que se utilizará para acceder las bitácoras.\n\nEsta regulación se deberá documentar a través del Sistema de Gestión de la Calidad.\n","UTI","1. Modificar los procedimientos de ADS para que se establezcan las actividades, formularios y responsabilidades para cumplir con la creación, documentación y revisión  de las bitácoras del sistema",null,"Por medio del oficio TI-005-2020, la  UTI señaló lo siguiente: \"Actualmente no se cuenta con regulaciones internas que faciliten la verificación en forma periódica de la calidad de la información. No obstante lo anterior, la Unidad de TI está tomando las medidas correspondientes según lo indicado en el oficio TI-0071-2019 del informe de Auditoría AI-SFE-SA-INF-005-2019, recomendaciones 2.4.6.2 y 2.8.6.3.\".\n\nPosteriormente se informó: \"Ya está publicado el procedimiento TI-ADS-PO-04 Procedimiento de Análisis de Sistemas de Información, donde indica que se deben contemplar el diseño de bitácoras y asignar responsables de esta función. Además se modificaron los procedimiento TI-ADS-PO-05, TI-ADS-PO-06, TI-ADS-PO-07.  En este último se creó un formulario TI-ADS-PO-07_f-01 para registrar la revisión de bitácoras.\".",null,null,"2020-05-31",null,"Pendiente","RC","La recomendación sujeta a seguimiento tiene relación con las recomendaciones 2.25.6.1, 2.25.6.2 y 2.25.6.3 contenidas en el informe AI-SFE-SA-INF-006-2015 comunicado con el oficio AI-SFE-010-2016.\n\nRequerimiento de información oficio AI-0092-2020\n\nSe registra la recomendación como atendida; la calidad del control se verificará en estudio posterior.\nBoleta SISAI AI-2021-0143"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,5,"AI-0131-2019   ","AI-SFE-SA-INF-005-2019","Resultado del estudio especial relativo a una “Auditoría de sistemas de información”","2.5 El Sistema de Registro de Importadores (SIREIM) no está siendo utilizado por las áreas usuarias","2.5.6.1 Elaborar y oficializar el plan de trabajo en el cual se consigne como mínimo las actividades necesarias para poder contar con la información requerida en el SIREIM, así como se definan los responsables y las fechas de ejecución asociadas a las mismas. Para lo anterior, el Departamento de Control Fitosanitario se podrá apoyar en la UTI.","Departamento Control Fitosanitario",null,"Nelson Morera Paniagua\nnmorera@sfe.go.cr ","Mediante el oficio DCF-0069-2021, la Jefatura del DCF planteó solicitud de información a la UTI, en los siguientes términos:\n\"Por este medio le solicitamos se nos pueda aclarar las siguientes consultas:\na) Informar la fecha cuando se completó la migración y depuración de datos del Registro de importadores en el SIREIM.\nb) Informar del avance de las pruebas de emisión de Formularios de Requisitos Fitosanitarios desde el módulo que se incluyó en el SIREIM, con el fin de dejar\nde utilizar SICA para las funciones del Registro de importadores y emitir FRF, antes de implementar el VUCE 2.0.\".\n\nPor medio del oficio DCF-0070-2021, se indicó lo siguiente:\n\"R/ Ya se completó la migración de datos del Registro de importadores de SICA al sistema nuevo SIREIM.\".",null,null,null,null,"Cumplida","RPC","Boleta_SISAI_AI -2021-0257\n\nSe requiere se nos remita información que respalde esa migración de datos.",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,5,"AI-0131-2019   ","AI-SFE-SA-INF-005-2019","Resultado del estudio especial relativo a una “Auditoría de sistemas de información”","2.5 El Sistema de Registro de Importadores (SIREIM) no está siendo utilizado por las áreas usuarias","2.5.6.2 Oficializar el uso obligatorio del SIREM informando de dicha decisión a las instancias respectivas; lo anterior, una vez realizada la carga de la información que es requerida, según los resultados que se generen producto de la implementación de la recomendación 2.5.6.1 anterior.","Departamento Control Fitosanitario",null,"Nelson Morera Paniagua\nnmorera@sfe.go.cr ","Mediante el oficio DCF-0069-2021, la Jefatura del DCF planteó solicitud de información a la UTI, en los siguientes términos:\n\"Por este medio le solicitamos se nos pueda aclarar las siguientes consultas:\na) Informar la fecha cuando se completó la migración y depuración de datos del Registro de importadores en el SIREIM.\nb) Informar del avance de las pruebas de emisión de Formularios de Requisitos Fitosanitarios desde el módulo que se incluyó en el SIREIM, con el fin de dejar\nde utilizar SICA para las funciones del Registro de importadores y emitir FRF, antes de implementar el VUCE 2.0.\".\n\nPor medio del oficio DCF-0070-2021, se indicó lo siguiente:\n\"R/ Ya se completó la migración de datos del Registro de importadores de SICA al sistema nuevo SIREIM.\".",null,null,null,null,"Cumplida","RPC","Boleta_SISAI_AI -2021-0258\n\nSe requiere se nos remita información que informe sobre la oficialización de la entrada en producción del sistema de información",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI-0131-2019   ","AI-SFE-SA-INF-005-2019","Resultado del estudio especial relativo a una “Auditoría de sistemas de información”","2.6 No cumplimiento de recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna del SFE.","2.6.6.1 Documentar formalmente un plan de acción para implementar las recomendaciones emitidas en informes de Auditoría Interna de periodos anteriores (según las indicadas en la condición de este hallazgo) y remitir una copia a la Auditoría Interna del SFE para dar el respectivo seguimiento.","Al Departamento Agroquímicos y Equipos, Unidad de Tecnologías de la Información, Dirección Ejecutiva, Departamento de Operaciones Regionales, Unidad de Registro Agroquímicos y Equipos de Aplicación, Departamento Control Fitosanitario y Unidad Control Residuos Agroquímicos:",null,null,"Para el informe AI-SFE-SA-INF-006-2015 en la recomendación 2.3.6.2, La Auditoría Interna debe valorar las evidencias emitidas: 1- Oficio TI-053-2016, 2- TI-ADS-06-2016 en el cual se solicita que se deje sin validez esta recomendación. y 3- Oficio TI-ADS-17-2016 del 21]/09/2016.\n1- Oficio TI-053-2016\n2- TI-ADS-06-2016 en el cual se solicita que se deje sin validez esta recomendación.                      \n3- Oficio TI-ADS-17-2016 del 21]/09/2016\nPara el informe AI-SFE-SA-INF-005-2017 en la recomendación 2.2.6.2 y 2.2.6.4, se realizo la actualización del sistema y se generó el procedimiento  TI-PO-03, que actualmente se encuentra en aprobación en PCCI\nSe adjunta formulario de entrega del procedimiento a PCCI\nPara el informe AI-SFE-SA-INF-005-2017 en la recomendación 2.3.6.2 y 2.3.6.3, se implemente el sistema Osticket como Mesa de ayuda, este sistema es configurable a la institución.\nSe adjunta evidencia del sistema implementado\nPara el informe AI-SFE-SA-INF-005-2017 en la recomendación 2.3.6.4 se actualizó la ficha técnica correspondiente.\nEvidencia el oficio TI-0067-2019\nPara el informe AI-SFE-SA-INF-005-2017 en la recomendación 2.22.6.2. Esta recomendación no es clara, no establece ningún lineamiento, únicamente que se le brinde apoyo a la URAEA, sin embargo, esta es una labor que hacemos diariamente con todas las dependencias del SFE. Se solicita la eliminación de la misma.\n",null,null,null,null,"Pendiente","RC","Esta recomendación se da por atendida considerando la gestión emprendida por la UTI; para el resto dependencias (Departamento Agroquímicos y Equipos, Dirección Ejecutiva, Departamento de Operaciones Regionales, Unidad de Registro Agroquímicos y Equipos de Aplicación, Departamento Control Fitosanitario y Unidad Control Residuos Agroquímicos), se estará próximamente comunicado reportes de seguimiento individualizados para su atención.",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI-0131-2019   ","AI-SFE-SA-INF-005-2019","Resultado del estudio especial relativo a una “Auditoría de sistemas de información”","2.6 No cumplimiento de recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna del SFE.","2.6.6.2 Definir si en forma efectiva si el SFE se encuentra en presencia de una donación de un sistema de información; de ser así, se debe considerar como mínimo lo siguiente:\n\na) Gestionar en forma oficial la aceptación de la donación del OIRSA.\nb) Coordinar con las diferentes instancias del SFE, a efecto de que dicha donación se ajuste al cumplimiento del ordenamiento jurídico que regula esta materia en el Sector Público.\nc) Gestionar la documentación del proyecto, en apego a los estándares definidos por el área de Administración de Proyectos de la Unidad de PCCI. Dicha gestión debe considerar los recursos requeridos para la adquisición de equipo necesario para la implementación del sistema de información respectivo.\n","Departamento Operaciones Regionales",null,"Gerardo Granados Araya\nggranados@sfe.go.cr ","Mediante el oficio OR-RN-030-2021, la Jefatura del DOR información sobre la gestión emprendida, señalando como fecha máxima de implementación de la recomendación el mes de diciembre del 2021.\n\nPor medio del oficio OR-RN-014-2022 del 18/03/2022, la Jefatura del DOR suministró información sobre cómo se está gestionando el proyecto de TI y de las acciones posteriores que estaría emprendiendo la administración para concretar el citado proyecto y la respectiva donación.",null,null,null,"2021-12-31","Pendiente","RC","Boleta_SISAI_2021-0240\nBoleta_SISAI_AI-2022-0042\n\n\n\nEn estudio posterior se estará retomando este tema con mayor detalle.",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI-0131-2019   ","AI-SFE-SA-INF-005-2019","Resultado del estudio especial relativo a una “Auditoría de sistemas de información”","2.6 No cumplimiento de recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna del SFE.","2.6.6.3 Realizar un análisis para determinar el impacto de la implementación del nuevo sistema, con el fin de verificar si se ven afectados los procesos del DOR, para documentar los respectivos cambios (por ejemplo, cambios en los procedimientos actuales del departamento).\n\nPara la atención de las recomendaciones anteriores, el DOR podrá apoyarse en la Dirección Ejecutiva del SFE y la Unidad de PCCI, según corresponda. \n","Departamento Operaciones Regionales",null,"Gerardo Granados Araya\nggranados@sfe.go.cr ","Mediante el oficio OR-RN-030-2021, la Jefatura del DOR información sobre la gestión emprendida, señalando como fecha máxima de implementación de la recomendación el mes de diciembre del 2021.\n\nPor medio del oficio OR-RN-014-2022 del 18/03/2022, la Jefatura del DOR suministró información sobre cómo se estaría integrando el nuevo proyecto de TI al sistema SIVIFI que se encuentra en producción.",null,"2021-12-31",null,"2021-12-31","Pendiente","RC","Boleta_SISAI_2021-0241\nBoleta_SISAI_AI-2022-0043\n\nEn estudio posterior se estará retomando este tema con mayor detalle.",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI-0131-2019   ","AI-SFE-SA-INF-005-2019","Resultado del estudio especial relativo a una “Auditoría de sistemas de información”","2.7 Existencia de cuentas de usuario activas de funcionarios que cesaron funciones en el SFE.","2.7.6.1 Girar instrucciones a la Unidad de Recursos Humanos, con el propósito de que se notifique a la Unidad de Tecnologías de la Información los movimientos de personal que requieren modificaciones en los accesos a la información que posee el funcionario, de modo que la UTI pueda inhabilitar o modificar oportunamente el perfil del usuario en los sistemas de información o plataforma tecnológica. La notificación se debe hacer de carácter inmediato tras la realización del movimiento de personal.  Este tipo de prácticas deben formar parte de las regulaciones internas de la Unidad de Recursos Humanos.","Departamento Administrativo y Financiero",null,null,"La URH como evidencia a la atención de la recomendación, nos suministra un archivo escaneado de un correo electrónico de fecha 02/03/2020, mediante el cual esa dependencia informa a la UTI sobre cambios en el personal contratado por el SFE, asociados a renuncia, defunción y asenso interino de funcionarios.\n\nMediante el oficio DAF-RH-096-2020 del 21/05/2020, la URH informa: \"Por medio del correo electrónico anexo el respaldo de esta acción que considero cumplida ya que el Ing. Didier Suárez Jefe de UTI se pronuncia por medio de un mensaje de correo; que esta Unidad por medio de la encargada de Gestión de Empleo realiza en tiempo y forma el comunicado en cuanto a los movimientos de personal.\"\n\nPor medio del oficio TI-0023-2020, la Jefatura de la UTI señaló: \"2- Con respecto a la recomendación 2.7.6.1 dirigida al Departamento Administrativo y Financiero, le indico que estoy de acuerdo en que se le asigne un estado de atendida ya que la Unidad de Recursos Humanos nos ha venido notificando oportunamente los cambios de personal.\"",null,null,null,null,"Pendiente","RC","La calidad del control implementado será verificado en estudio posterior.",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,5,"AI-0131-2019   ","AI-SFE-SA-INF-005-2019","Resultado del estudio especial relativo a una “Auditoría de sistemas de información”","2.7 Existencia de cuentas de usuario activas de funcionarios que cesaron funciones en el SFE.","2.7.6.2 Girar instrucciones a los administradores de los sistemas de información (Sistema de Solicitud de Certificados Fitosanitarios para exportación fuera del SIVUCE 2.0, Solicitudes de Certificación Especial, Aplicación móvil - Consulta de Exportador, Sistema de Consultas de Estadísticas de Importación, SILADI (Laboratorio de Diagnostico) y SISOAR), con el propósito de que se realicen revisiones periódicas de los perfiles de usuario para verificar si los usuarios que hacen uso de su sistema poseen la cantidad mínima de permisos requeridos para realizar sus funciones. ","Departamento Control Fitosanitario\n\nDeparrtamento  Certificación Fitosanitaria \n\nDeparta,mento de Laboratorio\n\nDepartamento de Normas y Regulaciones",null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente","RNC","Requerimiento de información oficio AI-0093-2020",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,5,"AI-0131-2019   ","AI-SFE-SA-INF-005-2019","Resultado del estudio especial relativo a una “Auditoría de sistemas de información”","2.8 Inconsistencias identificadas en las bases de datos Fitos_CertEspeciales, MORI, SAUDE, SICA, SICOIN, SIDEX, SILADI y SISOAR","2.8.6.1 Revisar los controles de ingreso de datos en los sistemas de información del SFE, con el fin de que se determinen las causas técnicas y humanas que han generado las inconsistencias que se presentan en la base de datos. Como resultado de esa revisión, se debe valorar la implementación de controles adicionales en los sistemas, gestión que se deberá coordinar con la UTI. En caso de que se considere la no viabilidad de la modificación y mejora de los sistemas de información actuales, se debe documentar la respectiva justificación y analizar los riesgos asociados de continuar con la problemática","Departamento Certificación Fitosanitaria\nSistema de Solicitud de Certificados Fitosanitarios para exportación fuera del SIVUCE 2.0\n\nRegistro de exportadores (SIDEX)\n\nSolicitudes de Certificación Especial\n\nAplicación móvil - Consulta de Exportador\n\n\nDepartamento Control Fitosanitario\nSICA\n\nSICOIN\n\nSistema de Consultas de Estadísticas de importación\n\nMonitoreo del control de residuos de plaguicidas para importación (MORI)\n\nSAUDE\n\nDepartamento de Laboratorios\nSILADI (Laboratorio de Diagnostico)\n\nDepartamento de Normas y Regulaciones\nSISOAR",null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente","RNC","Requerimiento de información oficio AI-0093-2020",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,5,"AI-0131-2019   ","AI-SFE-SA-INF-005-2019","Resultado del estudio especial relativo a una “Auditoría de sistemas de información”","2.8 Inconsistencias identificadas en las bases de datos Fitos_CertEspeciales, MORI, SAUDE, SICA, SICOIN, SIDEX, SILADI y SISOAR","2.8.6.2 Establecer y ejecutar un plan de acción definiendo plazos y actividades para depurar las inconsistencias que actualmente existen en cada uno de los sistemas de información evaluados. El detalle de los registros de las bases de datos que presentan debilidades de información, pueden consultarlo en el link remitido por la Auditoría Interna, vía correo electrónico.","Departamento Certificación Fitosanitaria\nSistema de Solicitud de Certificados Fitosanitarios para exportación fuera del SIVUCE 2.0\n\nRegistro de exportadores (SIDEX)\n\nSolicitudes de Certificación Especial\n\nAplicación móvil - Consulta de Exportador\n\n\nDepartamento Control Fitosanitario\nSICA\n\nSICOIN\n\nSistema de Consultas de Estadísticas de importación\n\nMonitoreo del control de residuos de plaguicidas para importación (MORI)\n\nSAUDE\n\nDepartamento de Laboratorios\nSILADI (Laboratorio de Diagnostico)\n\nDepartamento de Normas y Regulaciones\nSISOAR",null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente","RNC","Requerimiento de información oficio AI-0093-2020",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",5,null,"AI-0131-2019   ","AI-SFE-SA-INF-005-2019","Resultado del estudio especial relativo a una “Auditoría de sistemas de información”","2.8 Inconsistencias identificadas en las bases de datos Fitos_CertEspeciales, MORI, SAUDE, SICA, SICOIN, SIDEX, SILADI y SISOAR","2.8.6.3 Definir el formulario mediante el cual, cada administrador de los sistemas de información debe identificar y documentar los datos que se deben valorar en las revisiones de calidad de registro de información, información que debe contribuir con la toma de decisiones; resultado de esa gestión, que le debe permitir a la Dirección con el apoyo de la PCCI y la UTI implementar ese mecanismo de control.  Dicha gestión debe alinearse a la atención integral de las recomendaciones 2.25.6.1, 2.25.6.2 y 2.25.6.3 contenidas en el informe de auditoría AI-SFE-SA-INF-006-2015 “Evaluación del grado de madurez del sistema de control interno relativo al proceso denominado Gestión de la Tecnología de la Información (SFE-TI-01) y auditoría de los sistemas de información automatizados del Servicio Fitosanitario del Estado.” (comunicado con oficio AI SFE 010-2016).   \nSe reformula la recomendación:\n2.8.6.3 Definir el formulario mediante el cual, cada administrador de los sistemas de información debe identificar y documentar los datos que se deben valorar en las revisiones de calidad de registro de información, información que debe contribuir con la toma de decisiones; resultado de esa gestión, que le debe permitir a la Dirección con el apoyo de la PCCI y la UTI implementar ese mecanismo de control.","UTI","1. Modificar los procedimientos de ADS para incorporar actividades, formulario y responsable para la revisión de datos de los sistemas de información.",null,"Por medio del oficio TI-005-2020, la  UTI señaló lo siguiente: \"Actualmente no se cuenta con regulaciones internas que faciliten la verificación en forma periódica de la calidad de la información. No obstante lo anterior, la Unidad de TI está tomando las medidas correspondientes según lo indicado en el oficio TI-0071-2019 del informe de Auditoría AI-SFE-SA-INF-005-2019, recomendaciones 2.4.6.2 y 2.8.6.3.\".\n\nVía correo electrónico del 28/04/2020, se comunicó la entrada en vigencia de la DSFE-P-11 Política de actualización de los datos que se ingresan en los sistemas de información v1.\n\nSe creó el procedimiento TI-PO-04 Procedimiento de Control de Calidad de la información incluida en los sistemas de información",null,null,"2020-05-31",null,"Pendiente","RC","Considerando que la recomendación sujeta a seguimiento tiene relación con las recomendaciones 2.25.6.1, 2.25.6.2 y 2.25.6.3 contenidas en el informe AI-SFE-SA-INF-006-2015 comunicado con el oficio AI-SFE-010-2016, pero que las mismas considerando los términos de los oficios  DSFE-0471-2019, TI-045-2019  y TI-005-2020, se procedió a cerrar esas recomendaciones \n\nRequerimiento de información oficio AI-0092-2020.\n\nSe registra la recomendación como atendida; la calidad del control se verificará en estudio posterior.\nBoleta SISAI AI-2021-0144",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",6,null,"AI-0114-2019 ","AI-SFE-SA-INF-006-2019","Evaluación del Sistema de Control Interno relativa al proceso “Certificación Fitosanitaria de plantas y productos vegetales de exportación","2.1 Debilidades relacionadas con el Sistema de Control Interno (SCI) del proceso “Certificación Fitosanitaria de plantas y productos vegetales de exportación”","4.1 Adoptar las medidas que posibiliten validar y/o ajustar el resultado relativo al grado de madurez del SCI alcanzado y asociado al proceso denominado “Certificación Fitosanitaria de plantas y productos vegetales de exportación”; estas acciones, deberán permitir en el corto y mediano plazo mejorar dicha situación, para lo cual se deberá aprobar e implementar el Plan de Mitigación respectivo.  Sobre este particular, el DCF deberá valorar si solicita apoyo a la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno (PCCI). Al respecto, la Auditoría Interna estará facilitando el detalle del resultado obtenido producto de la aplicación de la herramienta establecida para esos efectos, situación que le debe permitir a la administración contar con los insumos necesarios que le facilite y soporte la toma de decisiones (Referencia: Resultado 2.1).","Departamento Certificación Fitosanitaria","1. Remitir a la Dirección un oficio indicando la necesidad de que todos los funcionarios suscriban un compromiso con la implementación y fortalecimiento del SCI.\n2. Realizar una capacitación con PPCI para exponer los alcances de la Comisión de Control Interno, gestión de riesgo, normativa de SEVRI, definición de riesgo y uso de la herramienta SYNERGY, realizar y documentar la valoración de riesgo, procedimiento de autoevaluación del SCI, mecanismos para notificar e informar sobre irregularidades detectadas como producto del desarrollo de las labores y los resultados de autoevaluación del SCI del DCF\n3. Se continuará con la actualización de los procedimientos hasta que se logre tenerlos todos actualizados y con los semáforos en verde\n4. Realizar reunión con todos los funcionarios para conocer las regulaciones sobre emitir informes de final de gestión y fin de labores, en coordinación con la Unidad de Recursos Humanos\n5. Realizar una reunión en donde se expongan las políticas de TI, en coordinación con la UTI\n6. Enviar una carta a PCCI solicitando incluir al DCF dentro del grupo de dependencias que están aplicando la herramienta del grado de madurez por procesos.","Gina Monteverde Castro\ngmonteverde@sfe.go.cr ","Se informa lo siguiente:\nSobre la actividad 1: \nOficio CF-0051-2020 del 22/05/2020, se solicita el formulario para suscribir el compromiso sobre el CI.\nOficio DSFE-0492-2020 del 02/06/2020, la Dirección suministra formulario para que cada funcionario suscriba el compromiso respecto al CI.\nOficio CF-0038-2021 del 25/08/2021 (solicitud a la PCCI sobre el compromiso control interno)\nOficio CF-0040-2021 del 25/08/2021 (sobre la suscripción del compromiso CI)\nSobre la actividad 2: \nOficio CF-0110-2019 del 16/10/2019 (reunión con el personal)\nOficio CF-0111-2019 del 17/10/2019 (se solicita a la PCCI capacitar al personal en tenas de CI)\nOficio CF-0112-2019 del 21/10/2019\nOficio CF-0124-2019 del 13/11/2019\nOficio CF-0001-2020 del 06/01/2020 (se solicita capacitación a la PCCI)\nOficio CF-0004-2020 del 06/01/2020 (se solicita capacitación a la UCS)\nMinuta 42-2020 del 17/02/2020 (capacitación brindada por la PCCI)\nSobre la actividad 3:\nOficio CF-0018-2020 del 06/01/2020 (se solicita información sobre el estado de la revisión de los documentos del SGC remitido a valoración de la PCCI)\nLista Maestra SGC - PCCI\nCorreo del Gestor de Calidad (informa estado actualización actividades de control del CF)\nOficio CF-0098-2020 (se informa que se continuará con la depuración de las actividades de control registradas en el SGC)\nSobre la actividad 4: \nOficio CF-0003-2020 del 06/01/2020 (se solicita capacitación a la URH)\nOficio CF-0096-2020  (se expone los motivos por los cuales no se ha concretado la capacitación que debe brindar la URH)\nOficio CF-0039-2021 del 25/08/2021 (se solicita capacitacón URH)\nOficio CF-0042-2021 del 05/10/2021 (capacitación recibida)\nSobre la actividad 5: \nOficio CF-0002-2020 del 06/01/2020 (se solicita capacitación a la UTI)\nOficio CF-0040-2021 del 25/08/2021 (capacitación brindada por UTI)\nSobre la actividad 6:\nOficio CF-0052-2020 del 22/05/2020, se solicita a la PCCI apoyo con respecto a la aplicación de la herramienta grado de madurez SCI.\nOficio PCCI-0061-2020 del 06/06/2020, la PCCI suministra la herramienta al Depto. CF\n",null,null,"2020-06-30",null,"Pendiente","RC","\n\nBoleta SISAI N° AI-2021-0145\n\nBoleta SISAI N° AI-2021-0304",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",6,null,"AI-0114-2019 ","AI-SFE-SA-INF-006-2019","Evaluación del Sistema de Control Interno relativa al proceso “Certificación Fitosanitaria de plantas y productos vegetales de exportación","2.2 Debilidades asociadas a la ficha de proceso “Certificación Fitosanitaria de plantas y productos vegetales de exportación”","4.2 Ajustar la ficha de proceso denominado “Certificación Fitosanitaria de plantas y productos vegetales de exportación”, considerando lo descrito en el apartado de “Condición” del presente hallazgo. En esta gestión, el DCF deberá apoyarse en la PCCI. (Referencia: Resultado 2.2).","Departamento Certificación Fitosanitaria","1. Revisar la condición actual de la ficha técnica en coordinación con la PCCI.\n2. Ajustar la ficha técnica.\n3. Gestionar la actualización de una nueva versión de la ficha técnica ante la PCCI.",null,"Se informa que la versión 1 de la ficha del Macroproceso de Certificación Fitosanitaria de Plantas y Productos Vegetales para Exportación está integrada a la documentación del SGC.\n",null,null,"2020-03-31",null,"Pendiente","RC","Requerimiento de información oficio AI-0091-2020.\nSe registra la recomendación como atendida.\nBoleta SISAI N° AI-2021-0146",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",6,null,"AI-0114-2019 ","AI-SFE-SA-INF-006-2019","Evaluación del Sistema de Control Interno relativa al proceso “Certificación Fitosanitaria de plantas y productos vegetales de exportación","2.3 Debilidades asociadas a la identificación de los puntos críticos vinculados con la supervisión y a la revisión periódica de la documentación que conforma el SCG","4.3 Analizar la condición que presentan los documentos del SGC, a efecto de valorar si la misma debe ser fortalecida integrando puntos críticos adicionales, a través de los cuales se identifica y documenta la supervisión que debe ser ejercida (Referencia: Resultado 2.3.2.a).","Departamento Certificación Fitosanitaria","1. Realizar análisis sobre la condición que presentan los documentos del SGC en coordinación con PCCI, tomando en cuenta los hallazgos de la AI\n2. Diagnosticar la condición actual de la documentación SGC.\n3. Validar o ajustar la documentación SGC, considerando el resultado del diagnóstico realizado.\n4. Gestionar la actualización de la documentación del SGC ante la PCCI, si es requerido.",null,"Lista Maestra SGC - PCCI\nCorreo del Gestor de Calidad (informa estado actualización actividades de control del CF)\n\nMediante el oficio CF-0098-2020 se informó lo siguiente:\n\"Debo informarle que todas las actividades fueron debidamente atendidas y que actualmente el indicador de porcentaje de documentos actualizados para el Departamento de Certificación Fitosanitaria es de 97%.\nDe un total de 70 documentos que se elaboraron, 68 se encuentran actualizados y solo 2 están desactualizados, de los cuales al CF.I.01 se le solicitó la eliminación en Gestión de Calidad y el CF-PO-01_F-01 se envió PCCI para su actualización en el sistema, de conformidad con la publicación de un nuevo decreto para registro de exportadores, empacadores, productores y comercializadores de productos de origen vegetal para exportación.\"",null,null,"2020-02-28",null,"Pendiente","RC","Se requiere obtener información sobre la atención efectiva de la recomendación, considerando lo consignado en el numeral 2.3.2.a del informe de auditoría. La fecha de atención de las actividades propuestas está vencida.\n\nRequerimiento de información oficio AI-0091-2020.\n\nSe registra la recomendación como atendida; la calidad del control se verificará en estudio posterior.\nBoleta SISAI N° AI-2021-0147",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",6,null,"AI-0114-2019 ","AI-SFE-SA-INF-006-2019","Evaluación del Sistema de Control Interno relativa al proceso “Certificación Fitosanitaria de plantas y productos vegetales de exportación","2.3 Debilidades asociadas a la identificación de los puntos críticos vinculados con la supervisión y a la revisión periódica de la documentación que conforma el SCG","4.4 Analizar la condición que presentan los documentos del SGC cuyas fechas de revisión están vencidas; situación que debe propiciar la depuración de los mismos (Referencia: Resultado 2.3.2.b).","Departamento Certificación Fitosanitaria","1. Realizar análisis sobre la condición que presentan los documentos del SGC en coordinación con PCCI,  tomando en cuenta los hallazgos de la AI\n2. Validar o ajustar la documentación SGC, considerando el resultado de la revisión realizada.\n3. Gestionar la actualización de la documentación del SGC ante la PCCI.",null,"Lista Maestra SGC - PCCI\nCorreo del Gestor de Calidad (informa estado actualización actividades de control del CF)\n\nMediante el oficio CF-0098-2020 se informó lo siguiente:\n\"Debo informarle que todas las actividades fueron debidamente atendidas y que actualmente el indicador de porcentaje de documentos actualizados para el Departamento de Certificación Fitosanitaria es de 97%.\nDe un total de 70 documentos que se elaboraron, 68 se encuentran actualizados y solo 2 están desactualizados, de los cuales al CF.I.01 se le solicitó la eliminación en Gestión de Calidad y el CF-PO-01_F-01 se envió PCCI para su actualización en el sistema, de conformidad con la publicación de un nuevo decreto para registro de exportadores, empacadores, productores y comercializadores de productos de origen vegetal para exportación.\"",null,null,"2020-01-31",null,"Pendiente","RC","De acuerdo con la Lista Maestra solo se visualiza un documento con su fecha de revisión vencida (Instructivo de verificación documental en puntos de salida -CF-I-01); consulta realizada el 10/04/2020); sobre este particular se deberá realizar la consulta respectiva. La fecha de atención de las actividades propuestas está vencida.\n\nRequerimiento de información oficio AI-0091-2020.\n\nSe registra la recomendación como atendida; la calidad del control se verificará en estudio posterior.\nBoleta SISAI N° AI-2021-0147",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",6,null,"AI-0114-2019 ","AI-SFE-SA-INF-006-2019","Evaluación del Sistema de Control Interno relativa al proceso “Certificación Fitosanitaria de plantas y productos vegetales de exportación","2.4 Debilidades relacionadas con la documentación que soporta la gestión emprendida","4.5 Establecer las coordinaciones necesarias con la Unidad de Servicios Generales a efecto de que dicha gestión, en el corto plazo, propicie que el DCF cuenta con su tabla de plazos aprobada. (Referencia: Numeral 2.4.1)","Departamento Certificación Fitosanitaria","1. Actualizar la tabla de plazos en coordinación con la Unidad de Servicios Generales y someterlas aprobación de CISED (Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos)",null,"Mediante los documentos CF-0015-2020 30/01/2020 y CISEDSFE-TP-08.",null,null,"2020-01-31",null,"Pendiente","RC","La USG deberá realizar las gestiones necesarias a efecto de obtener la autorización ante instancia externa de la tabla de plazos del CF.",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",6,null,"AI-0114-2019 ","AI-SFE-SA-INF-006-2019","Evaluación del Sistema de Control Interno relativa al proceso “Certificación Fitosanitaria de plantas y productos vegetales de exportación","2.4 Debilidades relacionadas con la documentación que soporta la gestión emprendida","4.6 Girar instrucciones al personal a efecto de que: (Referencia: numerales 2.4.2)\n\na) Las actas de seguimiento sean emitidas consignado en todos los casos, la información que es requerida; considerando entre otros aspectos, lo descrito en los incisos a) y b) del numeral 2.4.2.\nb) Se analice la posibilidad de que el acta de seguimiento se documente a través de un formato preestablecido; incluido como parte de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad.\n","Departamento Certificación Fitosanitaria","1. Confeccionar un formato mínimo de información que debe llevar una acta de inspección\n2. Girar instrucciones sobre el llenado de las actas de seguimiento","Gina Monteverde Castro\ngmonteverde@sfe.go.cr ","Por medio del oficio CF-0037-2021 del 20 /08/2021, se informa sobre la implementación de los formularios \"Lista de verificación para plantas empacadoras de exportación\" ( CF-I-19_F-01) y \"Formato mínimo para confeccionar actas Para inspección fitosanitaria\".\n",null,null,"2020-01-31",null,"Pendiente","RC","\nLa calidad del control implementado se analizará en estudio posterior.\n\nBoleta SISAI AI-2021-0303.",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",6,null,"AI-0114-2019 ","AI-SFE-SA-INF-006-2019","Evaluación del Sistema de Control Interno relativa al proceso “Certificación Fitosanitaria de plantas y productos vegetales de exportación","2.4 Debilidades relacionadas con la documentación que soporta la gestión emprendida","4.7 Girar instrucciones al personal a efecto de que: (Referencia: numeral 2.4.3)\n\na) El Acta de Muestreo Oficial para Análisis de Residuos de Plaguicidas en Vegetales, Agua, Suelo y Sedimentos, sea utilizada correctamente, consignando en la misma la información que es requerida.  Dicha gestión debería valorar, si ésta, según las circunstancias actuales, debería ser depurada.  \nb) Se proceda a dar cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 5 Requisitos Generales del Muestreo del Decreto 27056-MAG-MEIC, específicamente los incisos 5.7.6 y 5.7.11, con el fin de que no se omita en las actas de muestreo evaluadas la información de los testigos.\n","Departamento Certificación Fitosanitaria","1. Analizar la forma en que se llenan las actas de Muestreo Oficial para Análisis de Residuos de Plaguicidas\n2. Girar instrucciones al personal para que todos llenen las actas, los certificados de tratamiento y la certificaciones In situ,  de la misma forma y llenando los espacios correspondientes de la forma correcta\n3. Dirigir una carta a la Dirección Ejecutiva manifestando preocupación sobre la ausencia de testigos en las Actas de Muestreo Oficial para Análisis de Residuos de Plaguicidas, de acuerdo al artículo 5 Requisitos Generales de Muestreo del Decreto 27056-MAG-MEIC, específicamente los incisos 5.7.6 y 5.7.11","Gina Monteverde Castro\ngmonteverde@sfe.go.cr ","Mediante el oficio CF-0088-2020, la Jefatura del Depto. Certificación Fitosanitaria,  expone ante la Dirección lo siguiente:\n\"Es que me dirijo a usted para manifestarle la preocupación sobre la situación planteada en esa actividad, toda vez que los funcionarios del Departamento de Certificación Fitosanitaria, la mayoría de las veces realizan las giras de manera individual y no son acompañados por otro funcionario, situación que provoca que cuando llenan un acta de toma de muestra para análisis de residuos de plaguicidas, no se consigna en el acta el testigo que ahí se requiere.\nPara su conocimiento de la situación que se viene presentando cuando los funcionarios del Departamento de Certificación Fitosanitaria toman muestras para análisis de residuos de plaguicidas.\"\n\nAdemás, por medio del oficio CF-0089-2020, la citada jefatura gira instrucciones a su personal, con respecto a los aspectos que se debe considerar al aplicar los formularios relacionados con el \"Certificado de tratamiento\" y \"Certificado In situ\".\n\nPor medio del oficio CF-0040-2021 del 25/08/2021, se suministra información adicional sobre la atención de la recomendación.",null,null,"2019-12-31",null,"Pendiente","RC","Sobre la calidad del control implementado se analizará en estudio posterior.\n\nBoleta SISAI AI-2021-0149\n\nBoleta SISAI AI-2021-0305",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",6,null,"AI-0114-2019 ","AI-SFE-SA-INF-006-2019","Evaluación del Sistema de Control Interno relativa al proceso “Certificación Fitosanitaria de plantas y productos vegetales de exportación","2.4 Debilidades relacionadas con la documentación que soporta la gestión emprendida","4.8 Girar instrucciones al personal a efecto de que se mantengan expedientes que desde el punto de vista técnico respondan a lo establecido en los procedimientos CF-PO-01 y CF-PO-04. (Referencia: numeral 2.4.4)","Departamento Certificación Fitosanitaria","1. Analizar la recomendación y revisar los expedientes analizados por la Auditoría\n2. Girar instrucciones a l personal para que todos procedan de la forma correcta para la confección de los expedientes",null,"Se informa que mediante el oficio CF-0097-2020 se giraron las instrucciones al personal.",null,null,"2020-02-28",null,"Pendiente","RC","Obtener información sobre la atención efectiva de la recomendación; la fecha de la actividad propuesta está vencida. La fecha de atención de las actividades propuestas está vencida.\n\nRequerimiento de información oficio AI-0091-2020.\n\nSe procedió a registrar la recomendación como atendida; la calidad del control se verificará en estudio posterior.\nBoleta SISAI AI-2021-0150)",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",6,null,"AI-0114-2019 ","AI-SFE-SA-INF-006-2019","Evaluación del Sistema de Control Interno relativa al proceso “Certificación Fitosanitaria de plantas y productos vegetales de exportación","2.5 Debilidades relacionadas con el sistema de certificados fuera del sistema VUCE 2.0","4.9 Dar seguimiento a los requerimientos planteados a través del oficio DSFE.739.2018 del 29 de agosto de 2018, dirigido a PROCOMER, gestión que debe quedar debidamente documentada. En esta gestión, el DCF podrá apoyarse en la Dirección, Departamento de Control Fitosanitario y Unidad de Tecnologías de la Información. (Referencia: Numeral 2.5.2 inciso a), cuarta viñeta)","Departamento Certificación Fitosanitaria","1. Dar seguimiento a las acciones que se han realizado con respecto a la migración de datos del SIDEX al RUE y documentar los últimos avances que informe PROCOMER\n2. Coordinar con la Dirección Ejecutiva las acciones que correspondan al DCF",null,"Mediante los documentos que se citan, se informa sobre la gestión emprendida:\nOficio CF-0115-2019 del 07/11/2019 dirigido a la Dirección\nOficio CF-0117-2019 del 07/11/2019 dirigido a la UTI\nOficio CF-0129-2019 del 26/11/2019 dirigido a la Dirección\nOficio DSFE-0929-2019 del 11/11/2019 dirigido CF\nOficio DSFE-0974-2019 del 28/11/2019 dirigido a PROCOMER\n\nMediante el oficio CF-0087-2020 se informó lo siguiente:\n\"Le informo que desde hace unos meses se viene trabajando en la revisión de cada uno de los registros de las empresas exportadoras en el SIDEX, con la finalidad de migrarlos al RUE.\nLa revisión de los expedientes es un poco lenta porque se está revisando el expediente del exportador, pero también de sus suplidores y los datos de las declaraciones adicionales de ausencia de plagas de cada uno de ellos, de tal forma que cuando se migren los registros al RUE, la información permita poner esas empresas en lo que se conoce como aprobación automática, ya que el RUE validará el contenido del FAD, con el contenido del registro del exportador y de sus suplidores, lo que generará el certificado fitosanitario.\nPara su conocimiento, hay tres funcionarios del Departamento de Certificación Fitosanitaria dedicados tres días a la semana especialmente en la revisión de los expedientes de las empresas exportadoras, y se considera que hay un avance de aproximadamente del 20% con respecto al total de todas las empresas que conforman el registro de exportadores.\nLa migración de datos de SIDEX a RUE, ha implicado varias gestiones entre el SFE y Ventanilla Única de Procomer, que demandaron cierto tiempo para concretarlas, no obstante, se logró el objetivo que Procomer dedicara parte de su presupuesto al mantenimiento evolutivo del RUE para permitir la migración de datos.\".\n\n",null,null,"2019-12-31",null,"Pendiente","RC","Solicitar un ejemplar de la respuesta al oficio DSFE-0974-2019. La fecha de atención de las actividades propuestas está vencida.\n\nRequerimiento de información oficio AI-0091-2020.\n\nSe procede a registrar la recomendación como atendida; los resultados de la gestión se analizarán en estudio posterior.\nBoleta SISAI AI-2021-0151",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",6,null,"AI-0114-2019 ","AI-SFE-SA-INF-006-2019","Evaluación del Sistema de Control Interno relativa al proceso “Certificación Fitosanitaria de plantas y productos vegetales de exportación","2.5 Debilidades relacionadas con el sistema de certificados fuera del sistema VUCE 2.0","4.10 Realizar un diagnóstico de la condición actual del Sistema Alterno, con el propósito de identificar oportunidades de mejora que estén orientadas a fortalecerlo; situación que, entre otros aspectos, debería permitir que se valore lo siguiente: (Referencia: Numeral 2.5.2 inciso b-)\n\na) Que se posibilite la participación de las jefaturas en los puntos críticos que sean definidos.\nb) Que se analice la posibilidad de que con la información (total o parcial) almacenada en el Sistema Alterno sea posible la actualización del sistema VUCE 2.0 (migración de datos). De ser posible, los resultados de esta gestión deberán documentarse.\nc) Que se defina la información que es considerada como crítica y que debe ser monitoreada en forma periódica; situación que debe permitir generar las bitácoras que deben ser accesadas por el personal responsable de realizar este tipo de revisiones.\n\nEn esta gestión, el DCF podrá apoyarse en el Departamento de Control Fitosanitario y Unidad de Tecnologías de la Información.\n","Departamento Certificación Fitosanitaria","1. Realizar pruebas de funcionamiento del sistema alterno, para determinar la operatividad de medidas de seguridad \n2. Realizar indagaciones sobre la posibilidad de que el Sistema Alterno transmita información al TICA\n3. Implementar las medidas de seguridad en el Sistema Alterno, mediante la capacitación remota de las Estaciones de Control Fitosanitario y los funcionarios de DCF\n4. Informar a la UTI sobre las actividades planteadas en este cronograma y que son de su competencia.\n",null,"Mediante los documentos que se citan, se informa sobre la gestión emprendida:\nOficio CF-0116-2019 del 07/11/2019 dirigido a la UTI\nOficio CF-0117-2019 del 07/11/2019 dirigido a la UTI\nOficio CF-0118-2019 del 11/11/2019, dirigido al personal de CF\nOficio TI-0073-2019 del 12/11/2019 dirigido CF\nOficio CF-0013-2020 del 28/01/2020 dirigido a la UTI\nOficio CF-0021-2020 del 07/02/2020 dirigido al personal de la ECF (incluye anexo)",null,null,"2020-01-31",null,"Pendiente","RC","Solicitar información sobre los resultados de las medidas implementadas.",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",6,null,"AI-0114-2019 ","AI-SFE-SA-INF-006-2019","Evaluación del Sistema de Control Interno relativa al proceso “Certificación Fitosanitaria de plantas y productos vegetales de exportación"," 2.6 Debilidades con relación con el cobro de las anualidades y los periodos de vigencia de las inscripciones de los exportadores de productos vegetales","4.11 Gestionar la implementación de regulaciones internas direccionadas a activar el protocolo que estaría generando el análisis de posibles incumplimientos de los exportadores, ante posibles sanciones administrativas que se podrían aplicar (ejemplo de ello, cumplir a cabalidad con lo señalado en el artículo 238 \"Reglamento a la Ley de Protección Fitosanitaria\" N° 26921-MAG); gestión que debe observar en todo momento el debido proceso. En esta gestión el DCF podrá apoyarse en la PCCI y la Unidad de Asuntos Jurídicos.  (Referencia: Numeral 2.6.2 inciso a-, segunda viñeta)","Departamento Certificación Fitosanitaria","1. Realizar un análisis de la recomendación, con la participación de Asuntos Jurídicos y PCCI\n2. Tomar las decisiones e implementar lo que se determine sea lo correcto","Gina Monteverde Castro\ngmonteverde@sfe.go.cr ","Oficio CF-0119-2019 del 11/11/2019\n\nMediante el oficio CF-0102-2020 se informa:\n\"Le informo que esta dependencia ha venido trabajando en coordinación con PCCI, Unidad de Asuntos Jurídicos y el Departamento de Normas y Regulaciones, a fin de elaborar una propuesta de reglamento para el registro de exportadores para solventar algunas de las situaciones que se han venido presentando en el pasado y actualmente.\nPara su información la propuesta ya superó el análisis del MEIC y pasó por todo el proceso de elaboración del costo-beneficio, además ya fue enviada por el Señor Director Ejecutivo del SFE, al Señor Ministro de Agricultura y Ganadería, mediante oficio DSFE-1004-2020.\nLa propuesta de decreto dejará sin efecto algunos artículos del Reglamento 26921-MAG, que se refieren específicamente al registro de exportadores, los demás artículos continuarán vigentes hasta que sean derogados en una futura ocasión de mejora regulatoria.\"\n\nPor medio del oficio CF-0040-2021 del 25/08/2021, se informa sobre la entrada en vigencia del Reglamento N° 42906-MAG.",null,null,"2020-03-31",null,"Pendiente","RC","En estudio posterior se analizará la efectividad del control implementado, con respecto a lo dispuesto en el Decreto 42906-MAG.\n\nBoleta SISAI AI-2021-0152\n\nBoleta SISAI AI-2021-0306",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",6,null,"AI-0114-2019 ","AI-SFE-SA-INF-006-2019","Evaluación del Sistema de Control Interno relativa al proceso “Certificación Fitosanitaria de plantas y productos vegetales de exportación"," 2.6 Debilidades con relación con el cobro de las anualidades y los periodos de vigencia de las inscripciones de los exportadores de productos vegetales","4.12 Elaborar un diagnóstico del SIDEX con el propósito de que se valore, entre otros aspectos, lo siguiente: (Referencia: Numeral 2.6.2 inciso c-)\n\na) Si el sistema responde a las necesidades del Departamento de Certificación Fitosanitaria, validarlo y gestionar los ajustes que correspondan.\nb) Si el sistema resulta obsoleto, se gestione el desarrollo de una nueva herramienta (proyecto TI) que se ajuste a las necesidades de la organización. \nc) Si se determina que el sistema puede soportar la migración de los datos al sistema de Registro Único de Exportadores (RUE), se gestione la misma; lo anterior en el tanto esa herramienta responda a las necesidades del SFE. \n\nEn esta gestión, el DCF podrá apoyarse en la Unidad de Tecnologías de la Información.\n","Departamento Certificación Fitosanitaria","1. Hacer un análisis de los alcances del SIDEX para determinar su utilidad con respecto a las necesidades actuales\n2. Documentar el análisis del SIDEX y se hacerlo llegar a la UTI para su respuesta\n3. Gestionar ante la Dirección Ejecutiva la necesidad de la migración de los datos de SIDEX a RUE, una vez hechos los ajustes que se le solicitaron a Ventanilla Única y que entran en aplicación en el mes de octubre 2019",null,"Mediante los documentos que se citan, se informa sobre la gestión emprendida:\nOficio CF-0117-2019 del 07/11/2019 dirigido a la UTI\nOficio CF-0122-2019 del 12/11/2019 dirigido a la UTI\nOficio CF-0127-2019  del 26/11/2019 dirigido a la UTI\nOficio DSFE-0974-2019 del 28/11/2019 dirigido a PROCOMER\nOficio TI-ADS-0036-2019 del 03/12/2019 de la UTI\n\nPor medio del oficio CF-0103-2020, se informó lo siguiente:\n\"... en la Recomendación 4.12, en las Actividades que dicen lo siguiente:\nActividad 1: Hacer un análisis de los alcances del SIDEX para determinar su utilidad con respecto a las necesidades actuales.\nActividad 2: Documentar el análisis del SIDEX y se hacerlo llegar a la UTI para su respuesta.\nEstas actividades han sido cumplidas todas vez que se le han hecho modificaciones al SIDEX que estarán permitiendo la migración de datos al RUE, misma que está en proceso activo en este momento y desde hace varios meses.\"",null,null,"2020-04-30",null,"Pendiente","RC","Solicitar información sobre el resultado de la gestión emprendida. El plazo asignados a las actividades se encuentra vigente.\n\nRequerimiento de información oficio AI-0091-2020.\n\nConsiderando en forma integral la información suministrada, se procede a registrar como atendida la recomendación; la calidad del control y del sistema de información se verificará en estudio posterior.\nBoleta SISAI AI-2021-0153",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",6,null,"AI-0114-2019 ","AI-SFE-SA-INF-006-2019","Evaluación del Sistema de Control Interno relativa al proceso “Certificación Fitosanitaria de plantas y productos vegetales de exportación"," 2.6 Debilidades con relación con el cobro de las anualidades y los periodos de vigencia de las inscripciones de los exportadores de productos vegetales","4.13 Valorar la posibilidad de gestionar ante las instancias respectivas, lo siguiente: (Referencia: Numeral 2.6.2)\n\na) Referenciar la base de datos de exportadores, administrada mediante el sistema SIDEX, al sistema de emisión de certificados fitosanitarios VUCE 2.0, con el propósito de impedir el trámite de solicitud de certificados a aquellos exportadores cuya condición en el registro no les posibilita gestionar exportaciones de material. La decisión que se adopte, deberá fundamentarse y documentarse.\nb) Referenciar la base de datos de exportadores, administrada mediante el sistema SIDEX, al sistema de emisión de certificados fitosanitarios fuera del VUCE 2.0, con el propósito de impedir el trámite de solicitud de certificados a aquellos exportadores cuya condición en el registro no les posibilita gestionar exportaciones de material. La decisión que se adopte, deberá fundamentarse y documentarse.\nc) Notificar a través del sistema SIDEX en forma automática a las instancias internas y externas del SFE, el estado que muestran los exportadores, considerando entre otros aspectos, la vigencia de su registro (5 años) y lo relativo al pago de la anualidad.  Sobre este particular, ese tipo de notificaciones se podrían generar como una alerta previa al vencimiento y posterior al mismo. \nd) Incorporar una opción en el SIDEX, que sea exclusiva para inclusión de la información asociada a las renovaciones de los registros de exportadores.\n\nEn esta gestión, el DCF podrá apoyarse en la Unidad de Tecnologías de la Información.\n","Departamento Certificación Fitosanitaria","1. Hacer una valoración de los hallazgos para explorar la pertinencia de las modificaciones propuestas en la recomendación, para el sistema de emisión de certificados mediante el VUCE 2.0\n2. Emitir los oficios que correspondan una vez concluida la valoración de los hallazgos y la recomendación, con el fin de solicitar la modificación del SIDEX, de tal forma que se permita bloquear los trámites de solicitud de certificados fitosanitarios en VUCE 2.0, a aquellos exportadores que tengan el registro o la anualidad vencidos, siempre que el análisis indique que es posible\n3. Emitir los oficios que correspondan una vez concluida la valoración de los hallazgos y la recomendación, con el fin de solicitar la modificación del SIDEX, de tal forma que se permita bloquear los trámites de solicitud de certificados fitosanitarios en sitio alterno, a aquellos exportadores que tengan el registro o la anualidad vencidos, siempre que el análisis indique que es posible\n4. Valorar si el hallazgo y la recomendación son viables en el SIDEX, para incluir información relacionada con las renovaciones\n5. Emitir los oficios que correspondan, para solicitar las modificaciones del SIDEX, de tal forma que se permita incluir información referente a las renovaciones, si es que el análisis indique que es posible",null,"Mediante los documentos que se citan, se informa sobre la gestión emprendida:\nOficio CF-0117-2019 del 07/11/2019 dirigido a la UTI\nOficio CF-0128-2019 del 26/11/2019 dirigido a la AI\n\nPor medio del oficio CF-0103-2020, se informó lo siguiente:\n\"(…)\nSobre estas actividades le informo que dese hace meses se decidió ir por el camino de la migración de datos del SIDEX al RUE y que se está trabajando activamente en el proceso de análisis detallado de cada uno de los expedientes, para armonizarlos de tal forma que sea posible la migración de datos.\n... debe quedar claro que las modificaciones y ajustes al SIDEX han sido efectuadas y estarán permitiendo que se realice con éxito la migración de datos en el momento que corresponda.\"\n",null,null,"2020-04-30",null,"Pendiente","RC","Dar respuesta  al oficio CF-0128-2019 .\nSolicitar información sobre el resultado de la gestión emprendida; la fecha de atención de las actividades propuestas, se encuentra vigente.\n\nRequerimiento de información oficio AI-0091-2020.\n\nConsiderando en forma integral la información suministrada, se procede a registrar como atendida la recomendación; la calidad del control y del sistema de información se verificará en estudio posterior.\nBoleta SISAI AI-2021-0154",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",6,null,"AI-0114-2019 ","AI-SFE-SA-INF-006-2019","Evaluación del Sistema de Control Interno relativa al proceso “Certificación Fitosanitaria de plantas y productos vegetales de exportación","2.7 Insuficiencia en la identificación de riesgos asociados al proceso Certificación Fitosanitaria de plantas y productos vegetales de exportación","4.14 Valorar como parte del análisis que se efectué en atención a la instrucción comunicada por medio del oficio DSFE-0702-2019, ampliar la identificación de posibles eventos de riesgo asociados al proceso denominado “Certificación Fitosanitaria de plantas y productos vegetales de exportación”; lo anterior considerando como un insumo adicional, lo siguiente: (Referencia: Numeral 2.7)\n\na) Los eventos de riesgos identificados por la Jefatura del DCF, según lo documentado mediante la hoja de trabajo 02, “Resultado de la valoración del Riesgo al utilizar la herramienta   AI-PO-01_G-01”.\nb) Los eventos de riesgos identificados por esta Auditoría Interna, según la hoja de trabajo 03.  \n\nSe procede a facilitar un ejemplar de esas hojas de trabajo. \nEn esta gestión, el DCF deberá apoyarse en la PCCI. \n","Departamento Certificación Fitosanitaria","1. Analizar la información  consignada en las hojas de trabajo 02 y 03\n2. Incluir lo que se determine en los riesgos del Departamento","Gina Monteverde Castro\ngmonteverde@sfe.go.cr ","Oficio CF-0124-2019 del 13/11/2019 (adjunta Minuta 461-2019)\n\nMediante correo electrónico de fecha 20/06/20222, a solicitud del Departamento de Certificación Fitosanitaria, se suministraron los papeles de trabajo que dieron origen a la recomendación.\n\nEn el SYNERGY como resultado del proceso de valoración del riesgo institucional 2022, el Departamento de Certificación Fitosanitaria registró un único evento de riesgo denominado \"Cierre de mercados por incumplimiento de requisitos 􀄮tosanitarios de exportación!\".",null,null,"2019-11-30",null,"Pendiente","RC","Considerando la naturaleza de la recomendación, se registra la recomendación como atendida.\n\nBoleta_SISAI_AI-2022-0060\n",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,null,"AI-0129-2019 ","AI-SFE-SA-INF-007-2019","RESULTADOS RELACIONADOS CON LAS CONTRATACIONES ADMINISTRATIVAS Y SU EJECUCIÓN CONTRACTUAL VINCULADAS CON LA CONSTRUCCIÓN DEL ARCHIVO INSTITUCIONAL Y LA SODA","2.1 Debilidades en la determinación de necesidades a cubrir y la definición del presupuesto estimado","4.1 Adoptar las medidas que le permitan al Servicio Fitosanitario del Estado (SFE), ejercer un control efectivo con respecto a la aplicación del “Procedimiento de revisión de iniciativas de cooperación relacionadas con la Ley 7664” (PCCI-AP-PO-02); situación que debe propiciar y/o fortalecer su integración a la gestión, minimizando la materialización de riesgos potenciales que pudiesen perjudicar el cumplimiento de objetivos; considerando que la toma decisiones relacionada con la ejecución de proyectos con cargo a los recursos provenientes de la aplicación de la Ley de Protección Fitosanitaria  N° 7664, debe garantizar una gestión apegada al cumplimiento del principio de legalidad (fundamento legal y técnico).  Consecuente con lo anterior, se deberían valorar, entre otras acciones, las siguientes: (Referencia: Numeral 2.1.2.2 inciso b-)\n \na) Comunicar a lo interno del SFE la existencia del procedimiento PCCI-AP-PO-02, informando en forma puntual sobre los propósitos que se persiguen con la aplicación de esa regulación interna.\nb) Girar instrucciones a las jefaturas del SFE, especialmente a aquellas que participan en la negociación y elaboración de convenios de cooperación, así como en la discusión y diseño de proyectos de infraestructura, con el fin de que tenga presente la obligación que se tiene de aplicar el referido procedimiento PCCI-AP-PO-02.\nc) Capacitar al personal que, por la naturaleza de sus funciones, debe conocer y entender las particularidades que están reguladas a través del mencionado procedimiento PCCI-AP-PO-02, situación que debe facilitar en todo momento una aplicación efectiva del mismo, generándose los resultados favorables que beneficien a la organización. En esta gestión, la Dirección se podría apoyar en la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno (PCCI), específicamente, en el Área de Gestión de Proyectos, instancia que podría divulgar información sobre este particular y capacitar al personal que sea requerido.\n","Dirección","1. Enviar Oficio a la Unidad de PCCI para que informe a las jefaturas de departamento y unidades sobre el procedimiento PCCI-AP-PO-02 y los propósitos que se deben cumplir a nivel interno con esta regulación.\n2. Enviar Oficio a la Unidad de PCCI para que realicen actividades de capacitación dirigida al personal que debe aplicar este procedimiento.",null,"Mediante los oficios DSFE-0955-2019 y DSFE-0601-2020 se informa sobre las acciones emprendidas para atender la recomendación.",null,null,"2019-11-30",null,"Pendiente","RC","Requerimiento planteado con oficio AI-0090-2020.\n\nSe procedió a registrar como atendida la recomendación.\n\nBoleta SISAI AI-2021-0155",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,null,"AI-0129-2019 ","AI-SFE-SA-INF-007-2019","RESULTADOS RELACIONADOS CON LAS CONTRATACIONES ADMINISTRATIVAS Y SU EJECUCIÓN CONTRACTUAL VINCULADAS CON LA CONSTRUCCIÓN DEL ARCHIVO INSTITUCIONAL Y LA SODA","2.1 Debilidades en la determinación de necesidades a cubrir y la definición del presupuesto estimado","4.2 Analizar si conforme la necesidad que originó la construcción del Archivo Institucional, según los términos de la contratación administrativa 2015LN-000004-10900, proyecto que se ejecutó con recursos provenientes de la aplicación de la Ley de Protección Fitosanitaria N° 7664, el personal del SFE debe ser ubicado en esa edificación, ejerciendo desde ese sitio la administración respectiva.  De no ser posible ubicar al personal en esa edificación, se deberá identificar las causas que imposibilitan dicha decisión, gestionando ante las instancias respectivas lo que corresponda. En esta gestión, la Jefatura del DAF se podría apoyar en la Unidad de Servicios Generales. La gestión que se emprenda deberá quedar documentada.  (Referencia: Numeral 2.1.2.2 inciso c-)","Departamento Administrativo y Financiero","1. Realizar un estudio detallado de las funciones (frecuencia, volumen) que realiza el personal del Archivo, para determinar su ubicación en el Edificio nuevo del Archivo o en las oficinas de la Unidad de Servicios Generales.","Gabriela Sáenz Amador\ngsaenz@sfe.go.cr ","Mediante el oficio DAF-070-2021, la Jefatura del DAF comunicó lo siguiente:\n\"Recomendación 4.2: Es criterio de la Unidad de Servicios Generales y apoyado por el Departamento Administrativo\nFinanciero lo siguiente:\n1. La necesidad de espacios adecuados para la custodia de documentos fue atendida con la construcción de la edificación Archivo, sin embargo, mediante oficio DAF-SG-375-2018 se le indicó a doña Leda Madrigal la situación que se presentó en ese momento (ver oficio adjunto)\n2. Debido al aporte económico que representa hacer este espacio y con la reducción del gasto económico que el SFE ha tenido, no se considera un asunto de urgente necesidad realizar la contratación para acondicionar un espacio para uso de los funcionarios de Archivo, ya que en la edificación nueva existe un área de trabajo para cuando requieran aplicar procesos técnicos a los documentos.\n3. Ante lo descrito en el punto 1 y 2, se observó que el Archivo Institucional del SFE cuenta con un área administrativa dentro del edificio de las Oficinas Centrales, con las condiciones ambientales, de salud ocupacional y herramientas de trabajo adecuadas para las labores que realizan. Inclusive condiciones adecuadas de acuerdo a las medidas sanitarias a raíz de la\nemergencia nacional por COVID-19.\"",null,null,"2020-07-31",null,"Pendiente","RC","Boleta_SISAI_AI-2021-0266",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,null,"AI-0129-2019 ","AI-SFE-SA-INF-007-2019","RESULTADOS RELACIONADOS CON LAS CONTRATACIONES ADMINISTRATIVAS Y SU EJECUCIÓN CONTRACTUAL VINCULADAS CON LA CONSTRUCCIÓN DEL ARCHIVO INSTITUCIONAL Y LA SODA","2.2 Debilidades con relación a la orden de inicio e imprecisiones en el establecimiento de los requerimientos","4.6 Realizar el diagnóstico de la condición actual del Sistema de Control Interno en materia de Contratación Administrativa y ejecución contractual, a efectos de garantizar, que las debilidades identificadas en relación con la decisión inicial, estudios técnicos, especificaciones técnicas y requisitos del cartel, han sido subsanadas o caso contrario, implementar mecanismos de control que contribuyan con el fortalecimiento del sistema de control interno, para que ese tipo de situaciones no se vuelvan a presentar; gestión que debe ser consistente con las acciones que se adopten en forma integral para implementar las recomendaciones 2.4.6.1 y 2.7.6.2 del Informe de auditoría  N.º AI-SFE-SA-INF-001-2019 “EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN ASOCIADA AL PROCESO DENOMINADO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS” (comunicado con oficio AI SFE 026-2019). Como parte de esas acciones, se debe fortalecer el formulario DAF-PR-PO-01-F-02 denominado “Decisión Inicial”, con el fin de que el mismo, además de solicitar el nombre del encargado de la ejecución contractual, direccione las responsabilidades que debe asumir, según los términos de la directriz DGABCA-0015-2018 del 07 de noviembre de 2018, mediante la cual, se establecen los “Elementos a considerar durante la Ejecución Contractual”; así como lo relacionado al cronograma con las tareas y los responsables de su ejecución, definiendo la Administración los alcances de dicho cronograma, según lo estipulado en el artículo 7 de la Ley de Contratación Administrativa, y el artículo 8 del RLCA.  (Referencia: Numerales 2.1.2.1 incisos b- y c-) y 2.2.2) ","Unidad de Proveeduría","1. Comunicado masivo mediante circular de como se debe sustentar los estudios los estudios técnicos y legales mediante oficio y cuadro de evaluación en los casos que así lo requieran en el Sistema de Compras Públicas SICOP","Glenda Ávila Isaac\ngavila@sfe.go.cr ","Mediante el oficio DAF-PR-0057-2020, se informó lo siguiente:\n\"En lo referente a este hallazgo se realizaron mejoras al Formulario DAF-PR-PO-01-F-02 denominado Decisión Inicial, en donde se incorporaron las responsabilidades\nindicadas en la Directriz DGABCA-0015-2018 del 07 de noviembre del 2018, al responsable o encargado de la ejecución contractual de lo contratado, así como el\ndeterminar el colaborador que este designe para que le colabore en cumplimiento de las medidas y aspectos delimitados en el trámite. La nueva versión de la Decisión Inicial se implementó en enero del presente año con el presupuesto 2020.\".\n\nCon el oficio DAF-PR-0045-2021 del 06/08/2021, se informó lo siguiente:\n\"Al respecto me permito informarle que en la recomendación 4.6 se han hecho mejoras para fortalecer el Sistema de Control Interno de la Proveeduría Institucional, tales como la Decisión Inicial, Estudios Técnicos y Requisitos del Cartel, y el Documento Complementario al Cartel que se adjunta a los\ncarteles de contratación, a este último se le está realizando mejoras en una segunda\nversión. Se detallan las evidencias que se adjuntan a este punto:\n*DAF-PR-PO-01_F-01 Decisión Inicial v3\n* DAF-PR-PO-01_F-05 Estudio Técnico de Ofertas\n* DAF-PR-PO-01_F-06 Análisis Económico de Ofertas\n* Documento Complementario al Cartel v1 (se le realiza mejoras en una segunda versión)\".",null,null,"2020-01-31",null,"Pendiente","RC","\nBoleta SISAI AI-2021-0156\n\nBoleta SISAI AI-2021-0308\n\nLa calidad del control implementado se verificará en estudio posterior.",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,null,"AI-0129-2019 ","AI-SFE-SA-INF-007-2019","RESULTADOS RELACIONADOS CON LAS CONTRATACIONES ADMINISTRATIVAS Y SU EJECUCIÓN CONTRACTUAL VINCULADAS CON LA CONSTRUCCIÓN DEL ARCHIVO INSTITUCIONAL Y LA SODA","2.2 Debilidades con relación a la orden de inicio e imprecisiones en el establecimiento de los requerimientos","4.7 Analizar el criterio legal sobre gastos reembolsables, emitido según Oficio AJ-050-2019 del 17 de junio de 2019, a efecto de que la Administración adopte las medidas necesarias para una atención efectiva del mismo en futuros procedimientos de contratación administrativa y, en caso de que no se comparta el mismo, solicitar criterio adicional con el fin de que cuente con la seguridad jurídica suficiente para respaldar las decisiones que se adopten para autorizar el posible pago de gastos reembolsables. El resultado del análisis que se realice debe fundamentarse y documentarse. (Referencia: Numeral 2.2.2.2 inciso d-)","Unidad de Proveeduría","1. Emitir circular en el que se informe el tratamiento a los gastos reembolsables a partir del ejercicio económico 2020.","Glenda Ávila Isaac\ngavila@sfe.go.cr ","Mediante el oficio DAF-PR-0057-2020, se informó lo siguiente:\n\"… se hizo un análisis a lo interno de la Unidad de la Proveeduría y se determinó que se comunicará por escrito al Área de Construcciones de la Unidad de Servicios Generales, las medidas que deberán adoptar en el pliego de condiciones de la contratación de servicios de construcción, para la atención efectiva de los\nGastos Reembolsables, por las posibles eventualidades que se puedan presentar durante la construcción de la infraestructura. De cierto modo este tema ya tratado\ncon los compañeros del Área de Construcciones el cual fue aplicado en la construcción del Edificio de la Oficina Regional Huetar Caribe en el Cantón de Siquirres, en el cual los gastos reembolsables no fueron considerados en el pliego de condiciones y la Administración debió gestionar todo ello antes de dar inicio a la obra. Se formalizará el comunicado del criterio por escrito a la Unidad de Servicios Generales en julio 2020.\nLa Unidad Proveeduría también elaboró una tabla de plazos mínimos y máximos para los Procedimientos de Contratación Administrativa.\"\n\nCon el oficio DAF-PR-0045-2021 del 06/08/2021, se informó lo siguiente:\n\"La recomendación 4.7, la Proveeduría adopta las medidas señaladas en el criterio legal AJ-050-2019 de fecha 17 de junio del 2019, mediante oficio DAF-PR-0044-2021 se notifica a la Unidad de Servicios Generales.\".",null,null,"2020-01-31","2020-07-01","Pendiente","RC","La calidad y efectividad  del control implementado se verificará en estudio posterior. \n\nBoleta SISAI AI-2021-0157\n\n\nBoleta SISAI AI-2021-0312",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,null,"AI-0129-2019 ","AI-SFE-SA-INF-007-2019","RESULTADOS RELACIONADOS CON LAS CONTRATACIONES ADMINISTRATIVAS Y SU EJECUCIÓN CONTRACTUAL VINCULADAS CON LA CONSTRUCCIÓN DEL ARCHIVO INSTITUCIONAL Y LA SODA","2.3 Debilidades en la aplicación de plazos asociados a la adjudicación e inicio de la obra\n2.4 Debilidades en la fase de ejecución contractual ","4.3 Adoptar la medidas necesarias para un cumplimiento efectivo de la acción de mejora contenida en el Plan de Acción IGI-2018, que está orientada al establecimiento y oficialización de los plazos máximos que deben aplicarse a las diferentes actividades relacionadas con el proceso de contratación administrativa (incluyendo ejecución contractual), que permita al SFE, efectuar los distintos trámites del desarrollo de los procedimientos de contratación administrativa dentro de los plazos establecidos por la normativa que regula dicha materia; gestión que debe incorporarse en las regulaciones internas que guían el quehacer de la Unidad de Proveeduría. (Referencia: Numerales 2.3.2 y 2.4.2.1).","Departamento Administrativo y Financiero","1. Actualizar los procedimientos de la Unidad de Proveeduría para contemplar las recomendaciones dadas.\n2. Implementar un formato con un listado (check lista) de todo lo que debe contener el expediente de contratación para asegurarse que no falta ningún documento.\n3. Realizar revisiones al azar para verificar tiempos y documentación respaldo de cada uno de los trámites de contratación","Gabriela Sáenz Amador\ngsaenz@sfe.go.cr ","Mediante el oficio DAF-PR-0057-2020, se informó lo siguiente: \"La Unidad Proveeduría también elaboró una tabla de plazos mínimos y máximos para los Procedimientos de Contratación Administrativa.\".\n\nPor medio del oficio DAF-070-2021, la Jefatura del DAF suministró un ejemplar de la \"Tabla de plazos mínimos y máximos para los Procedimientos de Contratación Administrativa\" que aplica actualmente la Unidad de Proveeduría.\n",null,null,"2020-12-31",null,"Pendiente","RC","La calidad del control se estará verificando a través de servicio de fiscalización posterior.\n\nBoleta SISAI AI-2021-0158\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0267",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,null,"AI-0129-2019 ","AI-SFE-SA-INF-007-2019","RESULTADOS RELACIONADOS CON LAS CONTRATACIONES ADMINISTRATIVAS Y SU EJECUCIÓN CONTRACTUAL VINCULADAS CON LA CONSTRUCCIÓN DEL ARCHIVO INSTITUCIONAL Y LA SODA","2.5 Debilidades en la conformación e integración de expedientes","4.4 Girar instrucciones a la Unidad de Proveeduría, con el fin de que se adopten las medidas que sean necesarias para que se mantengan respaldos de la información relevante vinculada con la gestión de esa dependencia; lo anterior en aplicación a los lineamientos que, sobre la materia, han sido emitidos por la Unidad de Tecnologías de la Información. Dicha gestión debe propiciar la generación de medidas preventivas que contribuyan con el fortalecimiento del sistema de control interno; minimizando riesgos potenciales que provoquen la pérdida de información almacenada en las computadoras, como consecuencia de un mal funcionamiento de esos equipos o robo de los mismos. (Referencia: Numeral 2.5.2.1-b)","Departamento Administrativo y Financiero","1. Se enviará circular de acatamiento obligatorio al personal de Proveeduría con los pasos a seguir según los lineamientos establecidos por TI ","Gabriela Sáenz Amador\ngsaenz@sfe.go.cr ","Mediante el oficio DAF-070-2021, se adjunta información que direcciona a que la gestión realizado con respecto a los respaldo de información promovidos por la Unidad de Proveeduría, se ajusta al cumplimiento de las políticas de TI que ha implementado el SFE, a través de la UTI.",null,null,"2020-01-31",null,"Pendiente","RC","La efectividad de la gestión, sobre este particular, se analizará a través de un servicio de fiscalización posterior.\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0268",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,null,"AI-0129-2019 ","AI-SFE-SA-INF-007-2019","RESULTADOS RELACIONADOS CON LAS CONTRATACIONES ADMINISTRATIVAS Y SU EJECUCIÓN CONTRACTUAL VINCULADAS CON LA CONSTRUCCIÓN DEL ARCHIVO INSTITUCIONAL Y LA SODA","2.5 Debilidades en la conformación e integración de expedientes","4.8 Realizar el diagnóstico de la condición actual del Sistema de Control Interno en materia de Contratación Administrativa y Ejecución Contractual, específicamente en cuanto a la conformación e integración de expedientes (físicos, electrónicos o una mezcla de ambos), a efectos de garantizar, que las debilidades señaladas en el hallazgo han sido subsanadas o caso contrario, implementar una medida de control para que no se vuelvan a presentar; gestión que debe ser consistente con las acciones que se adopten en forma integral para implementar la recomendación 2.7.6.1 del Informe de auditoría  N.º AI-SFE-SA-INF-001-2019 “EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN ASOCIADA AL PROCESO DENOMINADO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS” (comunicado con oficio AI SFE 026-2019) y en cumplimiento de la Directriz DGABCA-0013-2017 “Aspectos mínimos que debe contener el expediente digital de Contratación Administrativa en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP)” y el inciso 11) de la Directriz DGABCA-0015-2018 “Elementos a considerar durante la Ejecución Contractual”. (Referencia: Numeral 2.5.2.1 inciso a-) ","Unidad de Proveeduría","1. Determinar los aspectos y elementos que logren llevar de la mejor manera el control sobre los expedientes y que faciliten los elementos necesarios para la ejecución de las adquisiciones.  Estas estarán en congruencia con las Directrices DGABCA 0013-2017 y 0015-2018 emitidas por el Ministerio de Hacienda. ",null,"Mediante el oficio DAF-PR-0057-2020, se informó lo siguiente:\n\"En este hallazgo mediante la normativa interna se ha regulado mediante los procedimientos tales como DAF-PR-PO-02 denominada Seguimiento de Ejecución de\nContratos Continuos y según Demanda, DAF-PR-PO-01 Adquisiciones de Bienes, Servicios y Obras, integración de documentación relacionada al trámite de contratación generada durante la ejecución contractual se incorpore al expediente digital y así contar con un expediente completo, para atender esta deficiencia se le darán los lineamientos a la Unidad de Servicios Generales  mediante un oficio. Estos procedimientos fueron aprobados por la Unidad de PCCI durante el primer cuatrimestre del 2020. Quedan algunos procedimientos pendientes de la autorización de la Unidad de PCCI que se darán en el segundo o tercer cuatrimestre del presente año.\".",null,null,"2020-09-30",null,"Pendiente","RC","Requerimiento planteado con oficio AI-0090-2020.\n\nConsiderando en forma integral las actividades de control que forman parte de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad (excepto por el atraso significado en la revisión que muestra el procedimiento \"Solicitud de garantías de participación y cumplimiento\" - DAF-PR-PO-07), se logra visualizar un esfuerzo importante en el proceso de mejora continua; razón por la cual, se registra la recomendación como atendida. La calidad del control se estará verificando en estudio posterior.\nBoleta SISAI AI-2021-0159",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,7,"AI-0129-2019 ","AI-SFE-SA-INF-007-2019","RESULTADOS RELACIONADOS CON LAS CONTRATACIONES ADMINISTRATIVAS Y SU EJECUCIÓN CONTRACTUAL VINCULADAS CON LA CONSTRUCCIÓN DEL ARCHIVO INSTITUCIONAL Y LA SODA","2.6 Debilidades en el control de garantías","4.5 Analizar los términos del Cartel de la Licitación Pública Nº 2015LN-000004-10900 “CONSTRUCCIÓN DE OBRAS VARIAS EN OFICINAS CENTRALES DEL SFE”, a efecto de determinar la condición actual de las diferentes garantías y de las acciones que sobre las mismas debe ejercer el SFE; los resultados de la gestión deberán documentarse y permitir la adopción de las medidas que sean necesarias en beneficio de los intereses de la organización. Sobre este particular, se deberá considerar, como mínimo, lo siguiente (Referencia: Numeral 2.6.2)\n\na) Con relación al elevador se establece: “El Contratista entregará un certificado de garantía al Propietario por un período mínimo de cinco años a partir de la fecha de terminación oficial de la obra. Este certificado deberá garantizar todo el trabajo, incluyendo materiales y mano de obra. Debe entregar una certificación de garantía por parte del fabricante y/o el proveedor local del material, a favor del Propietario, por un periodo mínimo de cinco años.”.\n\nb) Con relación al montacargas se establece: “El Contratista entregará un certificado de garantía al Propietario por un período mínimo de cinco años a partir de la fecha de terminación oficial de la obra. Este certificado deberá garantizar todo el trabajo, incluyendo materiales y mano de obra. Debe entregar una certificación de garantía por parte del fabricante y/o el proveedor local del material, a favor del Propietario, por un periodo mínimo de cinco años.”.\n\nc) Con relación a varios de los productos utilizados como la construcción de la obra, en el cartel se estableció que el contratista debería trasladar al propietario las garantías extendidas por el fabricante de cada producto; cuyo período de garantía iniciará el día de la recepción final de la obra.\n\nSobre este particular, la administración deberá gestionar el establecimiento del sistema de información, mediante el cual se facilite ejercer control sobre los diferentes tipos de garantías que estén asociadas a los bienes y servicios que son adquiridos por el SFE.","Departamento Administrativo y Financiero","1. Se analizará en conjunto con TI las opciones para crear una herramienta donde se puedan incluir la base de datos de todas las garantías asociadas a bienes y servicios de toda la institución","Gabriela Sáenz Amador\ngsaenz@sfe.go.cr ","Mediante el oficio DAF-070-2021 la Jefatura del DAF señaló: \"Recomendación 4.5: Se propone como nueva fecha setiembre 2021 para poder coordinar con Unidad de TI.\"\n",null,null,"2020-12-31","2021-09-30","Pendiente","RNC","Se otorga el plazo adicional requerido.\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0269",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,null,"AI-0129-2019 ","AI-SFE-SA-INF-007-2019","RESULTADOS RELACIONADOS CON LAS CONTRATACIONES ADMINISTRATIVAS Y SU EJECUCIÓN CONTRACTUAL VINCULADAS CON LA CONSTRUCCIÓN DEL ARCHIVO INSTITUCIONAL Y LA SODA","2.7 Debilidad en la implementación de actividades de control para la planificación y ejecución contractual relativas a la construcción de obras  ","4.9 Establecer e implementar lo siguiente:\n\na) Gestionar las actividades de control que son requeridas a efecto de dotar al Área de Construcciones de las regulaciones internas que le permitan, en forma razonable, dar un cumplimiento efectivo a lo dispuesto en el artículo 14 incisos c), h), j), k) y m) del Reglamento de la Estructura Organizativa del Servicio Fitosanitario del Estado (Decreto Ejecutivo N° 36801-MAG).  Dichas regulaciones deben formar parte de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad. (Referencia: Numeral 2.7.2)\nb) Gestionar y/o depurar el sistema de información y el archivo documental que es requerido por el Área de Construcciones.\n","Unidad de Servicios Generales","1. Establecimiento y divulgación  de procedimientos bajo el sistema de Gestión de Calidad\n2. Solicitarle a los encargados de Archivo, un informe relacionado con el estado de la información documental del área de construcciones\n3. Subsanar las debilidades encontradas en dicho informe emitido por Archivo Institucional","Gilda Torres Rojas\ngtorres@sfe.go.cr ","Mediante el oficio DAF-SG-0380-2020, se informó lo siguiente:\n\"(...)\nR/ El área de infraestructura, ha venido realizando mejoras en sus gestiones, para ello ha creado y actualizado varios procedimientos para la atención de necesidades institucionales mismos que se encuentran bajo el Sistema de Gestión de Calidad. Ver anexo 4.9 a)\nActualmente la Unidad de Servicios Generales, se encuentra a las puertas de un nuevo sistema en el cual lo usuarios realizaran diversos Tikets dependiendo del área requerida, lo cual contribuirá a darle más seguimiento a las necesidades institucionales.\n(...)\nR/ En este punto, Archivo Institucional ha realizado un acompañamiento y seguimiento a la documentación que origina el área de construcciones.\nSe adjunta como documentos probatorios oficio DAF-SG-INT-0015-2020 del 03 de julio de 2020, emitido por la encargada de Archivo Institucional, así como otros documentos de respaldo de las reuniones que se ha tenido entre ambas áreas Ver anexo 4.9 b)\".\n\nPor medio del oficio DAF-SG-259-2021 del 16/06/2021, la Jefatura de la USG informó sobre la gestión emprendida, relacionada con la atención de la recomendación.\n\nCon el oficio DAF-SG-0188-2022 del 16/03/2022, la Jefatura de la USG informó sobre la gestión emprendida, relacionada con la atención efectiva de la recomendación.",null,null,"2020-12-31",null,"Pendiente","RC","\nBoleta SISAI N° AI-2021-0160\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0270\n\nBoleta_SISA_AI-2022-0068",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,null,"AI-0129-2019 ","AI-SFE-SA-INF-007-2019","RESULTADOS RELACIONADOS CON LAS CONTRATACIONES ADMINISTRATIVAS Y SU EJECUCIÓN CONTRACTUAL VINCULADAS CON LA CONSTRUCCIÓN DEL ARCHIVO INSTITUCIONAL Y LA SODA","2.8 Costos de supervisión de obra no capitalizados al costo del activo y con deficiente registro presupuestario  ","4.10 Conciliar el registro de los  bienes, por clase y naturaleza, relativos a la contratación                  2015LN-000004-10900, detallando la naturaleza de cualquier monto que no fuera registrado en el SIBINET, para el correspondiente registro contable; lo anterior como parte de la gestión integral que se debe realizar para implementar la recomendación N°2.8.6.1 del informe AI-SFE-SA-INF-006-2018 “Evaluación de aspectos contables, financieros, presupuestarios, sistemas de información y el control interno asociado en el SFE”, comunicado con oficio AI SFE 333-2018. Como parte de dicha gestión, se deberá coordinar lo que corresponda con la Unidad Financiera. (Referencia: Numeral 2.8.2.1 inciso a-)","Unidad de Servicios Generales","1. Coordinar una reunión con la Unidad Financiera para indagar para determinar aspectos indicados en el informe de Auditoría y establecer acciones de mejora",null,"Mediante el oficio DAF-SG-0380-2020, se informó lo siguiente:\n\"(...) \nR/ Mediante informe titulado Avance a las Recomendaciones Emitidas por la Auditoría en el Informe AI-SFE-SA-INF-007-2019 Relacionado al Tema de Activos, elaborado por las funcionarias Rebeca Arrieta Méndez analista de contabilidad y Karol Arce Campos encargada de Bienes, hacen referencia al cumplimiento de la recomendación, anexando como prueba la carpeta titulada 4.10.\"\n\nEn el anexo 1 al documentos denominado \"AVANCE A LAS RECOMENDACIONES EMITIDAS POR LA AUDITORÍA EN EL INFORME AI-SFE-SA-INF-007-2019 RELACIONADO AL TEMA DE ACTIVOS\", se indica: \"... informo que lo que está marcado en azul corresponde a los bienes que están ubicados en el archivo y los que están sin marcar\nse encuentran en la soda. Además, se adjunta un reporte descargado de SIBINET donde se muestra que los bienes están ingresados en el sistema.\n... informo que todos los activos que pertenecen a la subpartida 5 fueron ingresados al SIBINET.\"",null,null,"2020-02-28",null,"Pendiente","RC","Requerimiento planteado con oficio AI-0090-2020.\n\nLa recomendación se registra como atendida; la calidad de la información registrada en el SIBINET se verificará en estudio posterior.\n\nBoleta SISAI AI-2021-0161\n",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,7,"AI-0129-2019 ","AI-SFE-SA-INF-007-2019","RESULTADOS RELACIONADOS CON LAS CONTRATACIONES ADMINISTRATIVAS Y SU EJECUCIÓN CONTRACTUAL VINCULADAS CON LA CONSTRUCCIÓN DEL ARCHIVO INSTITUCIONAL Y LA SODA","2.8 Costos de supervisión de obra no capitalizados al costo del activo y con deficiente registro presupuestario  "," 4.18 Analizar la información que sea remitida por la Unidad de Servicios Generales (USG), como resultado de la atención efectiva de la recomendación 4.10 anterior, y según corresponda, proceder a registrar los ajustes respectivos. Dicha gestión debe permitir una atención efectiva de la recomendación N°2.8.6.1 del informe AI-SFE-SA-INF-006-2018 “Evaluación de aspectos contables, financieros, presupuestarios, sistemas de información y el control interno asociado en el SFE”, comunicado con oficio AI SFE 333-2018. Como parte de dicha gestión, se deberá coordinar lo que corresponda con la USG. (Referencia: Numeral 2.8.2.3)","Unidad Financiera","1. Coordinar una reunión con la Unidad de Servicios Generales  para analizar la información que tuvieren terminada de acuerdo a la recomendación 4.10\n2. Registrar los ajustes según corresponda por el área de contabilidad.","Rocío Solano Cambronero\nrsolano@sfe.go.cr ","Mediante el oficio DAF-SG-0380-2020, se informó lo siguiente:\n\"(...) \nRespuesta/Se le está entregando de manera formal una copia del presente documento a la Contadora del SFE para que vaya analizando y recopilando la información para los respectivos ajustes. En caso de requerir alguna acción adicional o instruir sobre algo en particular favor comunicarlo para proceder.\".\n\nCon el oficio DAF-FI- 040-2020, se informó lo siguiente:\n\"Referente a los avances se coordinó varias reuniones de trabajo entre Servicio Generales y el Área de contabilidad para la atención efectiva de la recomendación 4.10 a su vez 4.18. Como resultado de las mismas se presenta informe de avances.\nLa información que se ha ingresado en el WIzdom sistema de activos es en NICSP, en este momento la actualización está a octubre 2019, una vez que se actualice se espera avanzar y así realizar el asiento de reversión que está en el SIGAF y se sube la plantilla de WIDZOM. (Ver anexo FCT-133 Registro activos de la soda y archivo).\nSe adjunta las correcciones ya aplicadas a los activos en SIBINET en el mes de junio relacionado al I avance Informe Auditoría, se agrega la cuenta contable correspondientes. (Ver cuadro en Excel.)\"",null,null,"2020-05-31",null,"Pendiente","RPC","\nConsiderando los términos del oficio DAF-FI-040-2020, la recomendación se registra en proceso de cumplimiento.\n\nBoleta SISAI AI-2021-0162",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,7,"AI-0129-2019 ","AI-SFE-SA-INF-007-2019","RESULTADOS RELACIONADOS CON LAS CONTRATACIONES ADMINISTRATIVAS Y SU EJECUCIÓN CONTRACTUAL VINCULADAS CON LA CONSTRUCCIÓN DEL ARCHIVO INSTITUCIONAL Y LA SODA","2.8 Costos de supervisión de obra no capitalizados al costo del activo y con deficiente registro presupuestario  "," 4.19 Capitalizar en el costo de los bienes registrados, el monto de los ₡30.289.158,29 por concepto de gastos de supervisión de la construcción de las obras varias, conforme a la técnica contable, según lo establecido en la NICSP 17. De presentarse alguna duda sobre este particular, el SFE deberá gestionar el criterio técnico que le permita soportar la toma de decisiones. (Referencia: Numeral 2.8.2.1)","Unidad Financiera","1. Analizar el numeral 2.8.2.1 punto a) Y b)\n2. Registrar los ajustes según corresponda por el área de contabilidad.","Rocío Solano Cambronero\nrsolano@sfe.go.cr ","Mediante el oficio DAF-SG-0380-2020, se informó lo siguiente:\n\"(...) \nRespuesta/ Se tendrá pendiente para corregir en SIBINET, como un componente del costo para el registro del edificio el monto ₡30.289.158,29, antes se requiere que el Área de Construcciones brinde la información de los puntos 4.16 y 4.17, los cuales también son ajustes al valor del edificio ya registrado. Si se considera que el ajuste del costo se debe realizar diferente favor indicarnos.\".\n\nCon el oficio DAF-FI- 040-2020, se informó lo siguiente:\n\"De acuerdo al avance presentado se tendrá pendiente para corregir en SIBINET, como un componente del costo para el registro del edificio el monto ₡30.289.158,29, antes se requiere que el Área de Construcciones brinde la información de los puntos 4.16 y 4.17, los cuales\ntambién son ajustes al valor del edificio ya registrado. Se mandó a solicitar a Gilda mediante correo información de la misma (ver anexo)\nServicios Generales nos indica que se ha estado solicitando la información a la empresa Navarro y Avilés para que nos remitan la información correspondiente. Hasta que Servicios Generales nos remitan la información completa procedernos con los ajustes como corresponde.\".",null,null,"2020-06-30",null,"Pendiente","RNC","\nSe registra la recomendación como no atendida; al respecto la USG y la UF deberán informar sobre la gestión que permitió atender en forma efectiva la recomendación.\n\nBoleta SISAI AI-2021-0163",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,7,"AI-0129-2019 ","AI-SFE-SA-INF-007-2019","RESULTADOS RELACIONADOS CON LAS CONTRATACIONES ADMINISTRATIVAS Y SU EJECUCIÓN CONTRACTUAL VINCULADAS CON LA CONSTRUCCIÓN DEL ARCHIVO INSTITUCIONAL Y LA SODA","2.9 Deficiencias en el Manual Funcional de Cuentas del SFE, versión 2017 en relación con los registros de vías de comunicación  ","4.20 Analizar la situación actual del Manual Funcional de Cuentas Contables del SFE, con el fin de que el mismo sea depurado y completado en lo que corresponda, incorporando lo relacionado a las subcuentas para el registro de terrenos y vías de comunicación, según lo descrito en este hallazgo. (Referencia: Numeral 2.9.2)","Unidad Financiera","1. Revisión de Manual Funcional de Cuentas Contables \n2. Elaborar formato de inclusión de cuentas para enviar a  Contabilidad Nacional, indicando la nueva cuenta para el Servicio Fitosanitario del Estado .","Rocío Solano Cambronero\nrsolano@sfe.go.cr ","Mediante el oficio DAF-SG-0380-2020, se informó lo siguiente:\n\"(...) Respuesta/ Se realizó la consulta a Contabilidad Nacional del Ministerio de Hacienda y se está en espera de que contesten.\".\n\nCon el oficio DAF-FI- 040-2020, se informó lo siguiente:\n\"Como se había indicado el Manual Funcional de Cuentas Contables del SFE, se ira depurando en cuanto Contabilidad Nacional realice la apertura de las nuevas cuentas. Las mismas ya fueron solicitadas mediante los formularios respectivos. (Se anexa los mismos)\nUna vez recibida la apertura de las mismas se procederá actualizar el Manual Funcional y a realizar el ajuste de la cuenta correspondiente.\".",null,null,"2020-02-28",null,"Pendiente","RPC","\n\n\n\nBoleta SISAI AI-2021-0164",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,null,"AI-0129-2019 ","AI-SFE-SA-INF-007-2019","RESULTADOS RELACIONADOS CON LAS CONTRATACIONES ADMINISTRATIVAS Y SU EJECUCIÓN CONTRACTUAL VINCULADAS CON LA CONSTRUCCIÓN DEL ARCHIVO INSTITUCIONAL Y LA SODA","2.10 Debilidades en el registro y control de activos en SIBINET de los bienes adquiridos con la construcción de obras varias del SFE  ","4.13 Identificar y analizar la naturaleza de la diferencia de ₡2.496.058 reportada en el hallazgo y determinar si procede registrar algún bien adicional en el SIBINET o si el monto forma parte del costo de otro bien ya registrado, procediendo con el respectivo registro en el citado Sistema. (Referencia: Numeral 2.10.2 incisos b- y c-)","Unidad de Servicios Generales","1. Realizar sesiones de trabajo con el área financiera, con el fin de que determinar la diferencia reportada en el hallazgo",null,"Mediante el oficio DAF-SG-0380-2020, se hace referencia al documento denominado \"I AVANCE A LAS RECOMENDACIONES EMITIDAS POR LA AUDITORÍA EN EL INFORME AI-SFE-SA-INF-007-2019 RELACIONADO AL TEMA DE ACTIVOS\"; en este documento se indica lo siguiente:\n\"(...) \nR/ Se procedió a realizar una conciliación entre lo pagado por el Área de Ingresos (según facturas) y lo registrado en SIBINET y se determinó que la diferencia de ₡2.496.058 correspondía a los siguientes equipos:\n- Unidad de fría (4 secciones), placa 0901006098, el cual estaba registrado por un monto de ₡2.058.302,65 y se le debía sumar como parte del registro una mesa con un costo de ₡1.087.639,11 siendo el valor de registro correcto ₡3.145.941,76.\n- Baño María (3 pozas), placa 0901006052 se registró erróneamente por el valor de ₡630.102, siendo lo correcto ₡950.881,20, adicional se le debe sumar como parte del activo una mesa con un costo de ₡1.087.639,11 siendo el valor de registro correcto de ₡2.038.520,31.\nSi se suman los montos que por error involuntario no se adicionaron a dichos activos (320.779,20+2.175.278,22) estaría dando un total de ₡2.496.057,42 (con redondeo ₡2.496.058) el cual coincide con la diferencia hallada en el informe de Auditoría.\nSe corrige y se registra correctamente en SIBINET. (Anexo 2)\".",null,null,"2020-05-31",null,"Pendiente","RC","Requerimiento planteado con oficio AI-0090-2020.\n\nSe registra la recomendación como atendida; la calidad de los registros administrativos y contables se verificarán en estudio posterior.\n\nBoleta SISAI AI-2021-0165",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,null,"AI-0129-2019 ","AI-SFE-SA-INF-007-2019","RESULTADOS RELACIONADOS CON LAS CONTRATACIONES ADMINISTRATIVAS Y SU EJECUCIÓN CONTRACTUAL VINCULADAS CON LA CONSTRUCCIÓN DEL ARCHIVO INSTITUCIONAL Y LA SODA","2.10 Debilidades en el registro y control de activos en SIBINET de los bienes adquiridos con la construcción de obras varias del SFE  ","4.14 Adoptar conforme a la técnica contable y lo establecido en la NICSP 17, las medidas necesarias que permitan el registro de los bienes que se encuentran sin placa por un monto de ₡5.891.116, los cuales por su costo y funcionalidad pueden integrarse como parte del costo de los bienes ya registrados como activos (bienes) o ser registrados como un activo independiente y no como útiles o materiales de cocina y comedor, solicitando de requerirse la apertura de los respetivos códigos a la instancia competente. (Referencia: Numeral 2.10.2 incisos b- y c-)","Unidad de Servicios Generales","1. Realizar sesiones de trabajo con el área financiera, con el fin de determinar lo que indica el hallazgo\n2. Realizar procedimientos relacionados con los activos que no forman parte de la partida 5 ",null,"Mediante el oficio DAF-SG-0380-2020, se informó lo siguiente:\n\"(...) \nRespuesta/Se realiza consulta al enlace que tiene asignado el SFE en la Dirección de Fiscalización de Adquisiciones y Registro de Bienes del Ministerio de Hacienda, por lo que considerando la respuesta que nos brindaron y los códigos que abrieron en SIBINET, se registran los activos quedando la asignación de patrimonio de la siguiente manera ...\nDe igual manera ya están registrados en SIBINET según reporte generado desde ese sistema: ...\nLos bienes que no se registraron en SIBINET es porque pertenecen a la subpartida 2 en el catálogo de bienes del SICOP y según el reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central, solo se registran los bienes patrimoniales o bienes duraderos que se compran por la subpartida 5 (Anexo 3.a. y 3.b.)\nAdicionalmente, se adjunta una propuesta en borrador del procedimiento para el control de los activos que no forman parte de la partida 5. Este tema se tiene que definir en conjunto con la Dirección.\".\n",null,null,"2020-09-30",null,"Pendiente","RC","Requerimiento planteado con oficio AI-0090-2020.\n\nSe registra la recomendación como atendida; la calidad de los registros administrativos y contables se verificarán en estudio posterior.\n\nBoleta SISAI AI-2021-0166",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,null,"AI-0129-2019 ","AI-SFE-SA-INF-007-2019","RESULTADOS RELACIONADOS CON LAS CONTRATACIONES ADMINISTRATIVAS Y SU EJECUCIÓN CONTRACTUAL VINCULADAS CON LA CONSTRUCCIÓN DEL ARCHIVO INSTITUCIONAL Y LA SODA","2.10 Debilidades en el registro y control de activos en SIBINET de los bienes adquiridos con la construcción de obras varias del SFE  "," 4.15 Adoptar conforme a la técnica contable y lo establecido en la NICSP 17, las medidas necesarias que permitan el registro del costo de la “instalación y arranque” de equipos y mobiliarios de la cocina por un monto de ₡5.080.197, que no ha sido capitalizado como parte del costo de los equipos registrados en el SIBINET. (Referencia: Numeral 2.10.2 incisos b- y c-)\n\n","Unidad de Servicios Generales","1. Consultar al Ministerio de Hacienda, con respecto a lo detallado en el hallazgo 2.10.2 incisos b) y c). Con base en la respuesta, se realizará el ajuste",null,"Mediante el oficio DAF-SG-0380-2020, se informó lo siguiente:\n\"(...) \nRespuesta/Se realiza una distribución proporcional del monto de ₡5.080.197, específicamente al equipo cuyo proveedor fue la empresa Equipos Nietos los cuales son los que presentaron una factura donde se cobra la instalación y arranque, se detalla a continuación:\nMonto no capitalizado= 5,080,197.00 ....\".",null,null,"2020-11-30",null,"Pendiente","RC","Requerimiento planteado con oficio AI-0090-2020.\n\nSe registra la recomendación como atendida; la calidad de los registros administrativos y contables se verificarán en estudio posterior.\n\nBoleta SISAI AI-2021-0167",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,7,"AI-0129-2019 ","AI-SFE-SA-INF-007-2019","RESULTADOS RELACIONADOS CON LAS CONTRATACIONES ADMINISTRATIVAS Y SU EJECUCIÓN CONTRACTUAL VINCULADAS CON LA CONSTRUCCIÓN DEL ARCHIVO INSTITUCIONAL Y LA SODA","2.10 Debilidades en el registro y control de activos en SIBINET de los bienes adquiridos con la construcción de obras varias del SFE  "," 4.16 Cuantificar y analizar, con base en el “Desglose de Presupuesto Detallado” presentado por la Constructora Navarro y Avilés con su oferta en el procedimiento de contratación administrativa 2015LN-000004-10900, así como con tablas que respaldaron los cobros de ajustes de precios, cobros por trabajos extraordinarios, pagos por supervisión de la obra y cualquier otro documento disponible, el valor de los activos que deben ser registrados en forma independiente de acuerdo a su naturaleza, según lo establecido en la Directriz N°CN-001-2013 Contrataciones de modalidad llave en mano, tales como la vía de comunicación sector oeste, caseta y acceso del sector oeste, red de distribución eléctrica, entre otros, y proceder con su registro en el SIBINET, mediante un ajuste al valor del edificio ya registrado. Sobre este particular, el SFE deberá valorar el solicitar criterio técnico a la Dirección de Contabilidad Nacional del Ministerio de Hacienda para soportar de la mejor manera la toma de decisiones. Los resultados de la gestión deberán documentarse. (Referencia: Numeral 2.10.2 inciso d-)","Unidad de Servicios Generales","1. Consultar al Ministerio de Hacienda, con respecto a lo detallado en el hallazgo 2.10.2 inciso d-). Con base en la respuesta, se realizará el ajuste","Gilda Torres Rojas\ngtorres@sfe.go.cr ","Mediante el oficio DAF-SG-0380-2020, se informó lo siguiente:\n\"(...) \nRespuesta/Se requiere criterio técnico para poder definir los costos de cada activo mencionado en el informe de Auditoría por lo que se le solicita a la Jefatura de la Unidad de Servicios Generales que instruya al Área de Construcciones del Servicio Fitosanitario del Estado para que con base en el “Desglose de Presupuesto Detallado presentado por la Constructora Navarro y Avilés, defina los montos que se le debe asignar a cada uno de los siguientes bienes:\n- Vía de comunicación sector oeste\n- Caseta de seguridad\n- Acceso del sector oeste\n- Sistema de instalación eléctrica\n- Construcción de acera, caño\n- Costo por mantenimiento (reparación y mejoras a la entrada, caminos e instalaciones propiedad del MAG).\nUna vez que se tenga los montos de cada bien se procederá a realizar el ajuste del valor asignado al Edificio Archivo-Soda, así como el registro de cada bien en el SIBINET.\".\n\nMediante el oficio DAF-SG-259-2021, la Jefatura de la USG informó sobre la gestión emprendida, relacionada con la atención de la recomendación.",null,null,"2020-12-31",null,"Pendiente","RPV","\nBoleta SISAI AI-2021-0168\n\nConsiderando la información suministrada, es necesario destinar recursos adicionales para verificar si la gestión emprendida por la administración permitió en forma efectiva atener la recomendación sujeta a seguimiento.\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0272",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,7,"AI-0129-2019 ","AI-SFE-SA-INF-007-2019","RESULTADOS RELACIONADOS CON LAS CONTRATACIONES ADMINISTRATIVAS Y SU EJECUCIÓN CONTRACTUAL VINCULADAS CON LA CONSTRUCCIÓN DEL ARCHIVO INSTITUCIONAL Y LA SODA","2.10 Debilidades en el registro y control de activos en SIBINET de los bienes adquiridos con la construcción de obras varias del SFE  "," 4.17 Cuantificar y analizar, con base en el “Desglose de Presupuesto Detallado” presentado por la Constructora Navarro y Avilés con su oferta en el procedimiento de contratación administrativa 2015LN-000004-10900,  así como con  tablas  que  respaldaron  los  cobros  de  ajustes de  precios, cobros por trabajos extraordinarios, pagos por supervisión de la obra y cualquier otro documento disponible, el valor de lo invertido en mejoras de bienes propiedad del MAG, tal como reparación de la calle vieja y los demás asociados al remozamiento del boulevard (calles de asfalto, zonas verdes, aceras, etc.), portones de acceso, casetas, entre otros, y proceder con el ajuste al valor del edificio, determinando con base en la normativa contable, si dicho monto debe registrarse como un activo independiente en el SIBINET acorde a su naturaleza o si procede efectuarse la baja del mismo sea a resultados o como ajuste a periodos anteriores. Sobre este particular, el SFE deberá valorar el solicitar criterio técnico a la Dirección de Contabilidad Nacional del Ministerio de Hacienda para soportar de la mejor manera la toma de decisiones. Los resultados de la gestión deberán documentarse. (Referencia: Numeral 2.10.2 inciso e-)","Unidad de Servicios Generales","1. Consultar al Ministerio de Hacienda, con respecto a lo detallado en el hallazgo 2.10.2 inciso d-). Con base en la respuesta, se realizará el ajuste","Gilda Torres Rojas\ngtorres@sfe.go.cr ","Mediante el oficio DAF-SG-0380-2020, se informó lo siguiente:\n\"(...) \nRespuesta/Se requiere criterio técnico para poder definir que monto corresponde a lo invertido en mejoras de bienes propiedad del MAG como la reparación de la calle vieja y los demás asociados al remozamiento del boulevard (calles de asfalto, zonas verdes, aceras, otros), por lo que se le solicita a la Jefatura de la Unidad de Servicios Generales que instruya al Área de Construcciones del Servicio Fitosanitario del Estado para que con base en el “Desglose de Presupuesto Detallado presentado por la Constructora Navarro y Avilés o cualquier otro documento que sirva de respaldo, defina el valor invertido a mejoras de bienes del MAG.\nUna vez que el Área de Construcciones realice el análisis y brinde el monto se procederá a realizar el ajuste en SIBINET del valor asignado al Edificio Archivo-Soda en SIBINET y se le trasladará la información a la Contadora del SFE para que realice el ajuste contable.\".\n\nMediante el oficio DAF-SG-259-2021, la Jefatura de la USG informó sobre la gestión emprendida, relacionada con la atención de la recomendación.",null,null,"2020-12-31",null,"Pendiente","RPV","\nBoleta SISAI AI-2021-0169\n\nConsiderando la información suministrada, es necesario destinar recursos adicionales para verificar si la gestión emprendida por la administración permitió en forma efectiva atener la recomendación sujeta a seguimiento.\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0273",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",7,null,"AI-0129-2019 ","AI-SFE-SA-INF-007-2019","RESULTADOS RELACIONADOS CON LAS CONTRATACIONES ADMINISTRATIVAS Y SU EJECUCIÓN CONTRACTUAL VINCULADAS CON LA CONSTRUCCIÓN DEL ARCHIVO INSTITUCIONAL Y LA SODA","2.11 Debilidades en el mantenimiento preventivo, limpieza de equipos, mobiliario y funcionalidad de sistemas ubicados el edificio de Archivo-Soda","4.11 Establecer e implementar un mecanismo de control que permita ejercer supervisión de la limpieza y el estado general de los equipos y mobiliarios ubicados en la Soda-Comedor, sea que la misma sea ejecutada por el MAG, el concesionario o el SFE; el cual deberá formar parte de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad. (Referencia: Numeral 2.11.2.1 incisos e- y f-)","Unidad de Servicios Generales","1. Establecer lista de chequeo relacionado con aspectos de limpieza relacionado con la Soda Institucional, que vincule además lo solicitado en el cartel","Gilda Torres Rojas\ngtorres@sfe.go.cr ","Mediante el oficio DAF-SG-0380-2020, se informó lo siguiente:\n\"(...) \nR/ Con respecto a esta recomendación, la USG tiene dentro de sus procedimientos el formulario DAF-SG-F-14, en la cual se plasman los términos del contrato para una adecuada supervisión de los contratos.\nActualmente, con la emergencia sanitaria que afronta el país, la empresa concesionaria ha solicitado una pausa del contrato debido a que los usuarios del servicio se encuentran en teletrabajo, por lo que la soda tenía pérdidas y decidió pausar el contrato con la aprobación de la Administración.\".\n\nMediante el oficio DAF-SG-259-2021, la Jefatura de la USG informa sobre la gestión emprendida con respecto a la atención de la recomendación.",null,null,"2020-03-31",null,"Pendiente","RC","\nBoleta SISAI AI-2021-0170\n\nLa calidad del control implementado se verificará en servicio de fiscalización posterior.\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0271",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",null,null,"AI-0129-2019 ","AI-SFE-SA-INF-007-2019","RESULTADOS RELACIONADOS CON LAS CONTRATACIONES ADMINISTRATIVAS Y SU EJECUCIÓN CONTRACTUAL VINCULADAS CON LA CONSTRUCCIÓN DEL ARCHIVO INSTITUCIONAL Y LA SODA","2.11 Debilidades en el mantenimiento preventivo, limpieza de equipos, mobiliario y funcionalidad de sistemas ubicados el edificio de Archivo-Soda","4.12 Valorar la adopción de medidas adicionales que permitan poner en funcionamiento el Sistema de Control de Acceso del Edificio del Archivo, Soda-Comedor, así como para dotar de cámara al Área de Consultas del Archivo Institucional. Los resultados de la gestión deberán documentarse. (Referencia: Numeral 2.11.2.2 inciso b- y c-)","Unidad de Servicios Generales","1. Realizar la contratación para poner en fruncimiento el control de acceso al edificio central del SFE\n2. Coordinar con el MAG el incorporar una cámara adicional al área de consultas del Archivo Institucional",null,"Mediante el oficio DAF-SG-0380-2020, se informó lo siguiente:\n\"(...) \nR/ El 30 de octubre de 2019, se activó el control de huellas digitales. Por lo que esta recomendación se da por cumplida. Ver Anexo 4.12 a)\nCon respecto a la ubicación de la cámara en el área de consultas, como el sistema es del MAG, se le solicitó al Ing. César Morera, jefe de la Unidad de Tecnologías de Información, la posibilidad de instalar una cámara o readecuarla, a lo cual el señor Morera indica que no se tiene contemplada la compra de una cámara para el archivo. Ver Anexo 4.12 b.\".",null,null,"2020-10-31",null,"Pendiente","RC","Requerimiento planteado con oficio AI-0090-2020.\n\nSe registra la recomendación como atendida.\n\nBoleta SISAI AI-2021-0171",null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,null,"Pendiente"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",8,null,"AI-0143-2019 ","AI-SFE-SA-INF-008-2019","INFORME DE RELACIÓN DE HECHOS - Resultados del estudio especial de Auditoría sobre eventuales irregularidades relacionadas a la exportación de madera. (CONFIDENCIAL).\n","2. HECHOS \n3. PRESUNTO RESPONSABLE\n4. CONSIDERACIONES FÁCTICO JURÍDICAS","7.1 Ordenar la apertura del procedimiento administrativo que permita, de conformidad con lo que establece la Ley General de Administración Pública N° 6227, determinar la verdad real de los hechos y las eventuales responsabilidades de tipo administrativo (de carácter disciplinario), en que podría haber incurrido el funcionario del Servicio Fitosanitario del Estado, señalado en el apartado N° 4 “Presunto Responsable” y proceder a aplicar medidas sancionatorias, según corresponda.","Dirección",null,null,"Se conformó e integró el órgano director; dicho proceso se encuentra en ejecución.",null,null,null,null,"Cumplida","RC","La CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA mediante la resolución R-DC-102-2019 de fecha 14/10/2019 emitió los “Lineamientos Generales para el análisis de presuntos hechos irregulares”. En el numeral 3.7 Responsabilidad de la Auditoría Interna sobre la remisión de los productos Generados. Se establece lo siguiente: “En caso de realizar alguna de las remisiones indicadas en los incisos b) y c) del apartado 2.2, o cuando la Auditoría Interna elabore una relación de hechos o una denuncia penal, y sean remitidos a la autoridad competente; el deber del auditor se limita a verificar que el destinatario haya recibido efectivamente el documento de remisión, sin que esto impida el ejercicio de sus potestades para monitorear el estado y resultado de las acciones adoptadas por la instancia correspondiente.”.\n\nConsecuente con lo anterior, una vez confirmado la recepción del informe de relación de hechos por la autoridad competente en instruirlo, y con la evidencia de la conformación del órgano director o la decisión fundamentada no atender el citado informe, la AI dará por cerrado el informe.  Lo anterior no significa, que en los casos de la conformación del órgano de director, la Auditoría Interna dará seguimiento hasta la resolución final del órgano decisor.\n\nDe acuerdo con lo anterior, y tomando en cuenta que en el caso particular, se conformó e integró el órgano director respectivo, se registra como atendida la recomendación.\n"]
["Servicio Fitosanitario del Estado",9,null,"AI-0158-2019 ","AI-SFE-SA-INF-009-2019","INFORME DE RELACIÓN DE HECHOS - Resultados del estudio especial de Auditoría sobre eventuales irregularidades relacionadas a la exportación de madera. (CONFIDENCIAL).\n","3. HECHOS \n4. PRESUNTO RESPONSABLE\n5. CONSIDERACIONES FÁCTICO JURÍDICAS","7.1 Ordenar la apertura del procedimiento administrativo que permita, de conformidad con lo que establece la Ley General de Administración Pública N° 6227, determinar la verdad real de los hechos y las eventuales responsabilidades de tipo administrativo (de carácter disciplinario), en que podría haber incurrido el funcionario del Servicio Fitosanitario del Estado, señalado en el apartado N° 4 “Presunto Responsable” y proceder a aplicar medidas sancionatorias, según corresponda.","Dirección",null,null,"Se conformó e integró el órgano director; dicho proceso se encuentra en ejecución.",null,null,null,null,"Cumplida","RC","La CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA mediante la resolución R-DC-102-2019 de fecha 14/10/2019 emitió los “Lineamientos Generales para el análisis de presuntos hechos irregulares”. En el numeral 3.7 Responsabilidad de la Auditoría Interna sobre la remisión de los productos Generados. Se establece lo siguiente: “En caso de realizar alguna de las remisiones indicadas en los incisos b) y c) del apartado 2.2, o cuando la Auditoría Interna elabore una relación de hechos o una denuncia penal, y sean remitidos a la autoridad competente; el deber del auditor se limita a verificar que el destinatario haya recibido efectivamente el documento de remisión, sin que esto impida el ejercicio de sus potestades para monitorear el estado y resultado de las acciones adoptadas por la instancia correspondiente.”.\n\nConsecuente con lo anterior, una vez confirmado la recepción del informe de relación de hechos por la autoridad competente en instruirlo, y con la evidencia de la conformación del órgano director o la decisión fundamentada no atender el citado informe, la AI dará por cerrado el informe.  Lo anterior no significa, que en los casos de la conformación del órgano de director, la Auditoría Interna dará seguimiento hasta la resolución final del órgano decisor.\n\nDe acuerdo con lo anterior, y tomando en cuenta que en el caso particular, se conformó e integró el órgano director respectivo, se registra como atendida la recomendación.\n"]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
[]
["SIN ASIGNAR"]
["RC",null,null,null,"Recomendación Cumplida"]
["RNC",null,null,null,"Recomendación No Cumplida"]
["RPC",null,null,null,"Recomendación en Proceso de Cumplimiento"]
["RSE",null,null,null,"Recomendación Sin Efecto"]
["RSS",null,null,null,"Recomendación Sin Seguimiento"]
["RPV",null,null,null,"Recomendación Proceso Verificación "]

{"sheet":"Gráfico","index":1,"n_rows":16,"n_cols":5,"rows_kept":16,"cut":false,"hidden":true,"merged":[[1,1,1,2],[13,1,13,2]]}
[]
[null,"PERIODO 2019"]
[null,"CORTE AL 04/08/2022","TOTAL"]
[null,"DESCRIPCIÓN","RECOMENDACIONES"]
[null,"INFORMES COMUNICADOS",{"$f":"'MACU-SFE'!U3","v":8.9999999999999893},null," "]
[null,"RECOMENDACIONES COMUNICADAS",{"$f":"'MACU-SFE'!U2","v":100}]
[null,"Recomendación Sin Seguimiento (RSS)",{"$f":"COUNTIF('MACU-SFE'!R2:R101,\"RSS\")","v":0}]
[null,"Recomendación No Cumplida (RNC)",{"$f":"COUNTIF('MACU-SFE'!R2:R101,\"RNC\")","v":25}]
[null,"Recomendación Proceso Cumplimiento ",{"$f":"COUNTIF('MACU-SFE'!R2:R101,\"RPC\")","v":7}]
[null,"Recomedación con instrucción supeiror (RIS)",{"$f":"COUNTIF('MACU-SFE'!R2:R101,\"RIS\")","v":0}]
[null,"Recomendación en Proceso Verificación (RPV)",{"$f":"COUNTIF('MACU-SFE'!R2:R101,\"RPV\")","v":2}]
[null,"Recomendación Cumplida (RC)",{"$f":"COUNTIF('MACU-SFE'!R2:R101,\"RC\")","v":64}]
[null,"Recomendación Sin Efecto (RSE)",{"$f":"COUNTIF('MACU-SFE'!R2:R101,\"RSE\")","v":2}]
[]
[null,"INFORMES PENDIENTES DE ANTENDER",{"$f":"'MACU-SFE'!U4","v":3.9999999999999987}]
[null,"RECOMENDACIONES PENDIENTES DE ATENDER",{"$f":"SUM(C7:C11)","v":34}]