{"text_format":"1","workbook":"xlsx","n_sheets":4,"sheets":["Control_AI-SFE","Estadística_General","Estadística_Informes","Condiciones"],"not_rendered":{"charts":0,"images":1,"macros":1,"external_links":0,"defined_names":2,"comments":0,"pivot_tables":0},"unopened":[],"bounds":{"document_bytes":16777216,"sheet_cells":100000,"rows_first":2000,"rows_last":500,"rows_between":2000,"halvings":0,"cell_chars":16384,"cell_head_chars":4096},"cells_cut":0,"cells_raw":0,"read":"whole","date_system":"1900"}

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["Institución","Ente Fiscalizador","Estado del informe","Número de\nOficio","Número del informe","Nombre del informe","Hallazgos","Disposiciones/Recomendaciones ","Unidad responsable del cumplimiento","Acciones de cumplimiento por la Administración","Contacto del Responsable ","Evidencia de Cumplimiento de la Administración","Fecha de emisión del Informe de Auditoría","Fecha de recepción de la recomendación a la unidad correspondiente","Fecha límite de cumplimiento","Prórroga/Ampliación de Plazo","Condición según responsable","Estado cumplimiento AI-SFE","Condición de la recomendación MACU/MASEF","Observaciones",null,null,"Número Informe","Estado Recomendación"]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.1 Debilidades en la gestión relativa a la desconcentración de procesos en materia de recursos humanos","2.1.6.1 Realizar acciones en conjunto con el Despacho Ministerial y la oficina de   GIRH-MAG, a efecto de que se defina con claridad y en forma oficial, el marco de referencia que estaría delimitando el accionar del SFE en cuanto a la gestión que debe emprender con relación a la materia de recursos humanos; análisis que entre otros aspectos, deberá considerar:   a) Si el SFE debe o no continuar realizando su gestión en materia de recursos humanos a través de su Unidad de Recursos Humanos (en su condición de Oficina Auxiliar) o a través de la oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos del MAG.    b)   De validarse dicha gestión a través de la Unidad de Recursos Humanos del SFE (considerando lo señalado por el Ministro de Agricultura y Ganadería en el oficio DM-474-14 del 11 de junio del 2014) , se deberán ajustar las funciones establecidas en el decreto de organización del SFE, según corresponda; así como, definir con claridad la estructura funcional de dicha dependencia, la cantidad de puestos y la condición académica del personal que es requerido. Asimismo, dotar al personal de las actividades de control y sistemas de información, que les facilite sus labores. De ser este el escenario, se deberá establecer el plan de acción o cronograma de actividades que facilite la implementación de las diferentes actividades que sean planificadas.                     c)  De considerarse que dicha labor debe ser asumida directamente por la OGIRH del MAG, en forma previa deberá la administración, ajustar el decreto ejecutivo N° 36801-MAG y gestionar lo que corresponda ante la DGSC; lo anterior por cuanto, la toma de decisiones que sobre el particular adopte la administración activa debe estar ajustada al cumplimiento del principio de legalidad. ....     ","Dirección","1. Elaboración de oficios para las autoridades del MAG.                   2. Reuniones de análisis y coordinación internas y con las autoridades del MAG y el SFE.                                              ","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr                                     2549 3563","Oficio DVM-IQ-283-2016 y minuta de reuniones fecha 26-09-2016.\nOficios DAF-041-2016 y AJ-032-2016. \nOficios DVM-IQM-220-2017, DVM-IQV-345-2017","2016-03-10","2016-03-10","2016-12-31",null,null,"RC",{"$f":"IF(R3=\"Seleccionar\",\"Seleccionar\",IF(R3=\"RC\",\"Cumplida\",IF(R3=\"RNC\",\"Pendiente\",IF(R3=\"RSS\",\"Pendiente\",IF(R3=\"RPC\",\"Parcialmente cumplida/En Proceso\",IF(R3=\"RIS\",\"Parcialmente cumplida/En Proceso\",IF(R3=\"RPV\",\"Por verificar\",IF(R3=\"RSE\",\"Perdida vigencia\"))))))))","v":"Cumplida"}," ",null,{"$f":"CONCATENATE(W3,X3)","v":"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC"},{"$f":"E3","v":"AI-SFE-SA-INF-001-2016"},{"$f":"R3","v":"RC"},{"$f":"IF(X3=\"Seleccionar\",0,IF(X3=\"RC\",1,IF(X3=\"RNC\",2,IF(X3=\"RSS\",3,IF(X3=\"RPC\",4,IF(X3=\"RIS\",5,IF(X3=\"RPV\",6,IF(X3=\"RSE\",7))))))))","v":1}]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.2 Debilidades en la implementación del modelo del sistema de control interno del SFE con respecto al proceso denominado “Gestión de Recursos Humanos","2.2.6.1 Coordinar con la PCCI a efecto de recibir la asesoría que estaría permitiendo visualizar las medidas necesarias para ajustar la estructura de control interno del proceso “Gestión de Recursos Humanos” al Modelo establecido por el SFE. (…)","Departamento Administrativo y Financiero","1. Coordinar reunión con PCCI para la elaboración de la ficha de procesos de la Gestión de recursos Humanos.                                 2. Capacitación por parte del PCCI para el levantamiento de procesos de la URH-SFE.                                                         3.Actualización y elaboración de los procedimientos en el Sistema de Gestión.                                            ","Henry Vega Vega                     hvega@sfe.go.cr                                                      2549 3446","Oficio DAF-RH-262-2016 del 20 de diciembre de 2016      Oficio PCCI-002-2017 del 12 de enero de 2017                          Oficio PCCI-020-2017 del 27 de febrero de 2017","2016-03-10","2016-03-10","2016-11-01","2017-01-30",null,"RC",{"$f":"IF(R4=\"Seleccionar\",\"Seleccionar\",IF(R4=\"RC\",\"Cumplida\",IF(R4=\"RNC\",\"Pendiente\",IF(R4=\"RSS\",\"Pendiente\",IF(R4=\"RPC\",\"Parcialmente cumplida/En Proceso\",IF(R4=\"RIS\",\"Parcialmente cumplida/En Proceso\",IF(R4=\"RPV\",\"Por verificar\",IF(R4=\"RSE\",\"Perdida vigencia\"))))))))","v":"Cumplida"}," ",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.2 Debilidades en la implementación del modelo del sistema de control interno del SFE con respecto al proceso denominado “Gestión de Recursos Humanos","2.2.6.2 Implementar los instrumentos técnicos que oficialice el SFE, a efecto de instaurar el Modelo de Control Interno institucional en el proceso “Gestión de Recursos Humanos”; situación que debe considerar, en las etapas que correspondan,  la participación de la oficina de GIRH del MAG","Departamento Administrativo y Financiero","Aplicar la guía establecida como piloto para la implementación del Sistema de Control Interno.","Henry Vega Vega                       hvega@sfe.go.cr                                                     2549 3446","Mediante oficio PCCI-152-2016 del 30/08/2016, la PCCI en atención al oficio DSFE-645-2016 del 17/08/2016, se procedió a convocar a la CCI, con el fin de tratar entre otros aspectos, lo relativo a la aprobación del instrumento que guiará la implementación del Modelo del SCI del SFE.                        Mediante oficio PCCI-002-2017 del 12/01/2017, la Unidad de PCCI informa a la Unidad de RH que se realizará una auditoría aplicando una herramienta (SMICI) para monitorear la implementación del sistema de control interno.                                                                                        Mediante oficio PCCI-020-2017 del 27/02/2017 se comunica a la Unidad de RH los resultados obtenidos producto de la aplicación de la herramienta SMICI","2016-03-10","2016-03-10","2016-07-01","2017-01-15",null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.3 Debilidades en la carta de proceso SFE-DAF-RH-01 “Gestión de los recursos humanos en el SFE”","2.3.6.1 Gestionar la depuración de la carta de proceso SFE-DAF-RH-01, considerando lo descrito en el presente hallazgo así como los resultados de la propia valoración que realice la administración; gestión que debe permitir la actualización, oficialización, divulgación e incorporación de la misma como parte del Sistema de Gestión de la Calidad del SFE\n","Departamento Administrativo y Financiero","1, Reuniones de trabajo con PCCI para la actualización de la ficha de procesos de la Gestión de recursos Humanos.                    2, Oficializar y divulgar el proceso de Gestión de Recursos Humanos.","Henry Vega Vega                    hvega@sfe.go.cr                                     2549 3446","Oficio DAF-RH-263-2016 del 20 de diciembre de 2016   Carta Proceso depurada, aprobada y divulgada en la Intranet SFE","2016-03-10","2016-03-10","2016-06-01","2017-01-31",null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.4 Debilidades en los procedimientos y formatos utilizados por la Unidad de Recursos Humanos del SFE","2.4.6.1 Revisar los procedimientos y formatos vigentes, con el fin de ajustarlos a las nuevas disposiciones en materia de gestión de calidad establecidas por el SFE. En dicha gestión se deberá coordinar lo que corresponda con la oficina de GIRH-MAG, a efecto de contar en forma previa a la aprobación de los nuevos mecanismos de control, con el aval técnico documentando, mediante el cual se propicie una garantía razonable de que los mismos se ajustan al ordenamiento jurídico y técnico aplicable. Al respecto, se deberá valorar las observaciones comunicadas por medio del oficio AI SFE 071-2016 del 10/03/2016","Unidad de Recursos Humanos","1. Solicitar capacitación por parte del PCCI para el levantamiento de procedimientos de la URH-SFE.                        \n2. Actualización y elaboración de los procedimientos en el Sistema de Gestión.                                                                                               \n3. Envió de los procedimientos a la Oficina de GIRH del MAG para su valoración y aprobación.                                                   \n 4. Validación de los procedimientos.\n\nEn el cronograma ajustado se indicó lo siguiente: \"Se cuenta con un cronograma de cómo se trabajarán los procedimientos\" (oficio DAF-0244-2019 del 16/08/2019)","Patricia Campos Herrera\npcampos@sfe.go.cr ","Se suministraron hojas de control de reuniones              \nMediante oficio DAF-RH-023-2017 del 25/01/2017 la Unidad de Recursos Humanos solicita instrucciones a la GIRH-MAG para coordinar la actualización de procedimientos.\nOficio DAF-RH-357-2018 del 23/11/2018 (se está coordinando con la OGIRH-MAG)\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF manifestó lo siguiente: (DAF-059-2019) \"Existe un cronograma de trabajo para la elaboración de los procedimientos de Recursos Humanos con fecha de presentación a Julio, donde se están actualizando los que ya existen con los formatos solicitados por PCCI, elaborando los que no existen y trabajando en conjunto con el compañero encargado de Control de Calidad para estar alineados a nivel institucional.\".\n\nPor medio del oficio DAF-067-2020 del 23/03/2020, el DAF remite información sobre la gestión emprendida con relación a la atención de recomendaciones. Con relación a la recomendación sujeta a seguimiento, suministró como evidencia una captura de pantalla del sistema SYNERGY en la cual se observa una acción de mejora que establece lo siguiente: \"9.1.1 Revisar, actualizar y gestionar la aprobación de los procedimientos de RH.\". Al respecto, se establece como fecha máxima para la atención efectiva de esa acción, el 30/06/2020.\n\nMediante el oficio DAF-RH-100-2020 del 22/05/2020, la URH informó lo siguientes: \"Las acciones en cuanto este punto están tomadas y los encargados de cada proceso están trabajando en ello. Anexo el cronograma de la planeación.\".\n\nDe acuerdo con la Lista Maestra relativa a la documentación del SCG del SFE, la Unidad de Recursos Humanos cuenta con 22 actividades de control (14 procedimientos y 8 formularios).\n\nSe registra que durante el 2020, la URH gestionó la elaboración, revisión y actualización de 10 actividades de control (5 procedimiento y  5 formularios).\n\nNo obstante, se registran fechas de revisión vencidas para un total de 12 actividades de control (los días de atraso van de 6 a 630 días / consulta 22/01/2021).\n\nConsidero el resultado de la auditoría de calidad realizada en el 2020, misma que está orientada a diagnosticar el estado de la documentación de la URH del SFE registrada en el Sistema de Gestión de la Calidad, según lo registrado a través del formulario PCCI-GC-PO-04_F-03 \"Solicitud de corrección, acción correctiva o preventiva\" (incluye plan de acción); así como, la actualización de regulaciones internas según lo que muestra la Lista Maestra de Documentos, se procede a dar por atendida la recomendación. (Referencia: Oficio DAF-RRHH-110-2021).","2016-03-10","2016-03-10","2016-12-01","2020-06-30",null,"RC","Cumplida","\n\n\nBoleta SISAI N° AI-2021-038\n\nBoleta SISAI N° AI-2021-0184",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.4 Debilidades en los procedimientos y formatos utilizados por la Unidad de Recursos Humanos del SFE","2.4.6.2 Analizar la actividad relacionada con los accidentes laborales con cargo a la póliza N° 0284159 de Riesgos del Trabajo del Instituto Nacional de Seguros suscrita por el Servicio Fitosanitario del Estado (incluye lo relativo a las incapacidades que se tramitan producto de estos accidentes), situación que debe permitir la elaboración, aprobación y divulgación de mecanismos cuya implementación permita ejercer un control efectivo sobre dicha gestión.  Consecuente con lo anterior, se deberá oficializar el sistema de información que facilite, entre otros aspectos, la obtención en forma ágil y oportuna de reportes vinculados con los diferentes aspectos relacionados con el tema de las incapacidades que se tramitan por la CCSS y por el INS","Unidad de Recursos Humanos","1. Elaborar y oficializar  un mecanismo de control de incapacidades con su respectivo procedimiento.                             \n2. Elaborar y oficializar  un sistema de información con los datos de incapacidades.\n\nEn el cronograma ajustado se indicó lo siguiente: \"Se cuenta con un cronograma de cómo se trabajarán los procedimientos. Se incluirá El control establecido a través de la aplicación “Excel”, como parte del procedimiento que se encuentra en elaboración. Se debe definir y oficializar el sistema de información que estaría generando los datos relacionados con incapacidades de la CCSS y el INS.\"  (oficio DAF-0244-2019 del 16/08/2019)\n","Patricia Campos Herrera\npcampos@sfe.go.cr ","Se elaboró un archivo en Excel \"CONTROL Y SEGUMIENTO GESTIONES POLIZA INS\". \nOficio DAF-RH-357-2018 del 23/11/2018 (se está coordinando con la OGIRH-MAG)\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF manifestó lo siguiente: (DAF-059-2019) \"Existe un cronograma de trabajo para la elaboración de los procedimientos de Recursos Humanos con fecha de presentación a Julio, donde se están actualizando los que ya existen con los formatos solicitados por PCCI, elaborando los que no existen y trabajando en conjunto con el compañero encargado de Control de Calidad para estar alineados a nivel institucional.\".\n\nPor medio del oficio DAF-067-2020 del 23/03/2020, el DAF remite información sobre la gestión emprendida con relación a la atención de recomendaciones. Con relación a la recomendación sujeta a seguimiento, suministró como evidencia una captura de pantalla del sistema SYNERGY en la cual se observa una acción de mejora que establece lo siguiente: \"9.1.1 Revisar, actualizar y gestionar la aprobación de los procedimientos de RH.\". Al respecto, se establece como fecha máxima para la atención efectiva de esa acción, el 30/06/2020.\n\nPor medio del documento adjunto al oficio DAF-RRHH-110-2021, se informa que el procedimiento denominado \"reporte de accidentes laborales\" (DAF-RH-PO-23) se concluyó.\n\nCon el oficio DAF-RRHH-268-2021 se indicó lo siguiente: \"1-Actividad 2.4.6.2 Procedimiento Accidentes laborales INS: Fue presentado ante PCCI para la revisión.\".\n\nSe incorporó como parte de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad, las regulaciones internas asociadas a las \nsiguientes actividades de control:\n\n 1. Procedimiento para la Elaboración de la Planilla INS (DAF-RH-PO-15)\n2. Procedimiento de Aviso de Accidente Laboral ante el INS (DAF-RH-PO-32)\n","2016-03-10","2016-03-10","2016-07-01","2021-05-31",null,"RC","Cumplida","Boleta_SISAI_AI-2021-0185\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0316\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0325\n\nLa calidad del control se verificará en estudio posterior.",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.5 Debilidades y diferencias de contenido encontradas entre los expedientes de personal implementados","2.5.6.1 Realizar acciones en conjunto con la oficina de GIRH-MAG, a efecto de que el SFE cuente con expedientes de personal actualizados y foliados; para lo cual, se deberá considerar en ese proceso de conformación e integración aquellos expedientes que se encuentran bajo la custodia y administración de la citada oficina y de la Unidad de Recursos Humanos del SFE. Como parte de las medidas que se lleguen a adoptar, se deberá valorar el traslado a la oficina de GIRH-MAG, de todos los expedientes de personal que custodia la URH del SFE a efecto de comparar y unificar un solo expediente por funcionario, de forma que sea esa instancia la que administre y custodie los citados expedientes. En caso contrario, valorar si lo más conveniente es que la oficina de GIRH-MAG delegue en la URH del SFE la administración y custodia de los expedientes de personal unificados. La decisión que se adopte deberá quedar documentada","Departamento Administrativo y Financiero","1. Consulta a GIRH-MAG sobre la conformación de los expedientes personales y su custodia.                                          2. Unificar la información de los expedientes para la conformación de un solo expediente por funcionario.","Henry Vega Vega                       hvega@sfe.go.cr                                                     2549 3446","Traslado de expedientes de funcionarios del SFE al MAG (Oficios DAF-203-2016 y DAF-RH-183-2016).   Oficio DAF-RH-264-2016 del 20 de diciembre de 2016   Oficio GIRH-736-2017 del 15 de mayo de 2017  Oficio DAF.RH.179-2017 del 16/08/2017                                                                                                  ","2016-03-10","2016-03-10","2017-03-01","2017-12-01",null,"RC","Cumplida",null,null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.6 Gestión inoportuna para nombrar en propiedad al profesional que debe ocupar el puesto y cargo de Subdirector(a) del SFE","2.6.6.1 Gestionar ante el Despacho del Ministro de Agricultura y Ganadería y la Oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos del MAG, el trámite que permita en un tiempo razonable el nombramiento en propiedad del profesional que estaría ocupando el puesto N° 503851 clasificado como Gerente de Servicio Civil 1, mismo que está vinculado con el cargo de Subdirector(a) del SFE","Dirección","Remitir oficio al despacho ministerial y a la Oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos del MAG solicitando gestionar el trámite para el nombramiento en propiedad del puesto de la  subdirección.","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr                                          2549 3563","Oficio DSFE.759.2016 del 3 de octubre de 2016    Oficio GIRH-1368-2016 del 28  de noviembre de 2016   Hoja de Trabajo N° 01 del 8 de diciembre de 2016                 Circular GIRH-GE-183-2017 del 28 de abril de 2017                 Oficio GIRH-734-2017 del 15 de mayo de 2017   Oficio DAF 174-2017 del 26/09/2017       Oficio DAF-RH-270-2017 del 27/09/2017   Oficio DVM-IQV-751-2017 del 07/11/2017   Oficio GIRH-1399-2017 del 10/11/2017                        Se concretó el nombramiento de la Ing. Leda Madrigal Sandí como Subdirectora SFE (Oficio GIRH-GE-079-2018)                 ","2016-03-10","2016-03-10","2016-05-01","2017-07-01",null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.6 Gestión inoportuna para nombrar en propiedad al profesional que debe ocupar el puesto y cargo de Subdirector(a) del SFE","2.6.6.2 Analizar con el apoyo de la Unidad de Asuntos Jurídicos del SFE, la situación actual del nombramiento de la Ing., Arlet Vargas Morales en el cargo de Subdirectora a.i., considerando los términos del artículo 120 del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil; situación que deberá permitir validarlo y que dicha funcionaria continúe ejerciendo el mismo, o por el contrario, ante un incumplimiento de esa norma jurídica y en ausencia de otra norma que lo soporte, se proceda a suspender dicho nombramiento interino, ajustando la gestión al cumplimiento del principio de legalidad; lo anterior considerando que podría estar en riesgo la validez de los actos administrativos que provengan de la Subdirección","Dirección","Solicitar a la Asesoría Jurídica criterio jurídico con relación al nombramiento actual de la Ing., Arlet Vargas como Subdirectora del SFE.","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr                                              2549 3563",null,"2016-03-10","2016-03-10","2016-05-01","2016-12-01",null,"RC","Cumplida","La Ing. Arlet Vargas Morales dejó el cargo de Subdirectora a.i. del SFE, asumiendo en primera instancia la Jefatura a.i. de la UCB pero posteriormente, asumió la Jefatura a.i. de la URAEA, cargo que ejerce actualmente.",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.6 Gestión inoportuna para nombrar en propiedad al profesional que debe ocupar el puesto y cargo de Subdirector(a) del SFE","2.6.6.3 Valorar la conveniencia de llevar a cabo un análisis (con el apoyo de la Unidad de Asuntos Jurídicos del SFE y la oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos del MAG), a efecto de determinar si a la Ing. Arlet Vargas Morales, como producto de haber ejercido desde el 17 de junio del 2015 el cargo de Subdirectora a.i. del SFE, le correspondería el reconocimiento salarial de acuerdo al salario definido para el puesto              N° 503851 clasificado como Gerente de Servicio Civil 1; situación que debería equiparar las responsabilidades asumidas con respecto al reconocimiento de la remuneración que correspondería en este caso en particular (posible pago de diferencias salariales en forma retroactiva)","Dirección","Convocar a reunión a la jefatura de Asesoría Jurídica del SFE y al jefe de Gestión Institucional de Recursos Humanos MAG, para analizar la situación salarial de la Ing. Arlet Vargas, en el cargo de Subdirectora.","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr                                        2549 3563","Oficio DSFE.760.2016 del 3 de octubre de 2016                           Oficio GIRH-734-2017 del 15 de mayo de 2017","2016-03-10","2016-03-10","2016-05-01","2016-12-01",null,"RC","Cumplida","Sobre este particular se nos informó que la funcionaria presentó el reclamo respectivo",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.6 Gestión inoportuna para nombrar en propiedad al profesional que debe ocupar el puesto y cargo de Subdirector(a) del SFE","2.6.6.4 Someter al análisis de la Dirección General de Servicio Civil, lo señalado en la conclusión número 2 del Dictamen C-314-2015 del 20 de noviembre del 2015 de la Procuraduría General de la República; por cuanto, en el mismo, se establece que tanto los cargos de Director como el de Subdirector exigen los mismos requisitos para poder ser ocupados, considerando los términos del artículo 6 del decreto ejecutivo N° 36801-MAG. Lo anterior se indica, por cuanto el puesto N° 503851 clasificado como Gerente de Servicio Civil 1 y creado para el cargo de Subdirector(a), por ser una plaza incorporada dentro del régimen estatutario, ya cuenta con requisitos establecidos por la citada Dirección.  \n\nDicha situación es vital, debido a que mientras se mantenga vigente el referido decreto siempre existirá la duda razonable, a pesar de lo indicado en el Dictamen C-314-2015, de cuáles requisitos son los que deben aplicarse. No obstante, de determinarse que no existe ningún tipo de inconveniente legal para aplicar los requisitos establecidos en el decreto ejecutivo N° 36801-MAG, la administración activa debe valorar la posibilidad de realizar el nombramiento interino de la Ing. Vargas Morales en el referido puesto N° 503851; lo anterior, en el tanto no exista ningún resultado negativo como producto de la implementación de la recomendación 2.6.6.2 anterior\n","Dirección","Remitir consulta a la Dirección General del Servicio Civil sobre los requisitos que debe cumplir los funcionarios que ocupan los cargos de Director y Subdirector.","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr                                              2549 3563","Oficio DSFE.760.2016 del 3 de octubre de 2016                        ","2016-03-10","2016-03-10","2016-06-01","2016-12-01",null,"RSE","Perdida vigencia","Considerando los términos de la gestión emprendida con respecto ala recomendación 2.6.6.1, se deja sin efecto la recomendación 2.6.6.4",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RSE","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RSE",7]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.7 Traslado del puesto de Jefatura de la Unidad de Recursos Humanos a la Contraloría de Servicios del MAG, puesto financiado con cargo a la cuenta especial del SFE","2.7.6.1 Gestionar ante el despacho ministerial y la oficina GIRH-MAG la reincorporación inmediata del puesto N° 503857 al Servicio Fitosanitario del Estado, considerando el uso exclusivo de los recursos del SFE, según lo dispuesto en la Ley de Protección Fitosanitaria N° 7664 y en acatamiento de los pronunciamientos de la Procuraduría General de la República y Contraloría General de la República. No obstante, en la eventualidad de que no sea atendida dicha solicitud en tiempo y forma, se deberán adoptar las medias que correspondan ante las instancias internas y externas respectivas, considerando la configuración de un uso irregular de los recursos del SFE","Dirección","La Dirección del SFE (DSFE.188.2016) solicitó el traslado de la funcionaria Lorena Campos Rodríguez de la Contraloría de Servicios del MAG a la Contraloría de Servicios del SFE.  El Director del SFE (DSFE.344.2016) presenta formalmente su separación de lo resuelto en la Resolución Administrativa N°GIRH-GSCP-071-2015-RP que dio origen al traslado de la citada funcionaria.                                                                 El Ministro del MAG (DM-MAG-0614-2016) expone que las funciones que realiza la mencionada servidora desde la Contraloría de Servicios del MAG guardan relación con el SFE.                                                                                        La Dirección del SFE (DSFE.632.2016) solicita al despacho ministerial distribuir el tiempo laboral de la funcionaria Campos Rodríguez para que el mismo se distribuya en un 70% atendiendo labores del SFE y un 30% atendiendo labores de otras dependencias.                                                                   Considerando que la funcionaria continua percibiendo su salario de los recursos del SFE (DAF-RH-188-2016) se informa que en la formulación presupuestaria del periodo 2017 del SFE, no se destinaron recursos para cubrir el pago salarial de la funcionaria Campos Rodríguez .                      Se nombró temporalmente a la funcionaria Marilyn Esquivel como Coordinadora de la URH-SFE.                                            Se nombró en propiedad a la servidora Patricia Campos Herrera como Jefe de la URH-SFE","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr                                               2549 3563","Oficio 18014 del 8 de diciembre de 2015 CGR                  Oficio DSFE.188.2016 del 14/03/2016  \n Oficio DSFE.344.2016 del 11/05/2016                               Oficio GIRH-760-2016 del 30 de mayo de 2016\n Oficio DM-MAG-0614-2016  del 20/07/2016                    \n  Oficio DSFE.632.2016 del 12/08/2016                                             Oficio DAF-RH-039-2017 del 27/02/2017                                          \nOficio DVM-IQV-345-2017 del 23/05/2017                                 Oficio DAF-RH-188-2017 de fecha 17/07/2017 (error al consignar el año)                                  ","2016-03-10","2016-03-10","2016-03-01","2016-12-01",null,"RSE","Perdida vigencia","La AA ya tomó una posición con respecto al caso de Lorena Campos Rodríguez; que es mantenerla como Contralora de Servicios del MAG. Asimismo, la AA decidió incorporar a partir de enero 2017 el puesto  503857 del SFE a la Relación de Puesto del MAG con cargo al Presupuesto de la República.  Además, restituyó con otro puesto a efecto de que se nombrará la jefatura de la URH-SFE. Dicha situación obliga a dejar sin efecto la recomendación 2.7.6.1.",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RSE","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RSE",7]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.8 Debilidades detectadas con respecto al nombramiento del funcionario Roger Ruiz Zapata como coordinador del Proyecto IR-4","2.8.6.1 Analizar con el apoyo de la Unidad de Asuntos Jurídicos, la situación actual del nombramiento del funcionario Roger Ruiz Zapata como Coordinador del Proyecto IR-4; lo anterior considerando que la norma utilizada originalmente para autorizar dicho traslado temporal (artículo 120 del Reglamento al Estatuto de Servicio Civil) no estaría actualmente soportando ese nombramiento; por cuanto el mismo se ha mantenido en forma indefinida. Dicha situación le debería permitir a la administración activa obtener la seguridad jurídica suficiente y pertinente, a efecto de que se valide la decisión adoptada hasta la fecha, o caso contrario, se ordene el regreso del servidor Ruiz Zapata al cargo de jefatura del Laboratorio de Análisis de Residuos de Agroquímicos, conforme al puesto en propiedad que ocupa el mismo; adoptándose las medidas necesarias para que se continúe con la ejecución normal del Proyecto IR-4","Dirección","1. Solicitar a la Unidad de Asesoría Jurídica el criterio jurídico con relación al nombramiento del funcionario Roger Ruiz Zapata.                                                                                  2. Analizar en conjunto con le jefatura de Recursos Humanos las acciones a tomar con relación al nombramiento del Lic. Ruiz.","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr                                               2549 3563","Oficio DSFE.827.2016 del 28 de octubre de 2016              Oficio DSFE.818.2016 del 25 de octubre de 2016               ","2016-03-10","2016-03-10","2016-06-01","2016-12-20",null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.8 Debilidades detectadas con respecto al nombramiento del funcionario Roger Ruiz Zapata como coordinador del Proyecto IR-6","2.8.6.2 Analizar con el apoyo de la Unidad de Asuntos Jurídicos, si ha sido procedente la designación de las funcionarias Verónica Picado Pomar y Karla Arrieta Víquez, como Coordinadoras Técnicas del Laboratorio de Análisis de Residuos de Agroquímicos, ante la ausencia de la jefatura titular de esa dependencia. Lo anterior, a efecto de contar con la seguridad jurídica suficiente y pertinente que soporte ese tipo de decisiones, o caso contrario, se giren las instrucciones necesarias para eliminar este tipo de prácticas administrativas que no tendrían sustento legal.\n","Dirección","Convocar a reunión a la jefatura de Asesoría Jurídica del SFE y al jefe de Gestión Institucional de Recursos Humanos MAG, para analizar la situación de Karla Arrieta y Verónica Picado.","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr                                                      2549 3563","Oficio DSFE.827.2016 del 28 de octubre de 2016              Oficio DSFE.818.2016 del 25 de octubre de 2016               ","2016-03-10","2016-03-10","2016-06-01","2016-12-15",null,"RSE","Perdida vigencia","Al haberse atendido la recomendación 2.8.6.1, la recomendación 2.8.6.2 queda sin efecto",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RSE","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RSE",7]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.9 Disposición irregular del puesto No. 509102 aprobado por la Autoridad Presupuestaria ","2.9.6.1 Gestionar la incorporación de la funcionaria Kattia Murillo Alfaro quien ocupa en propiedad el puesto No. 509102, para que de conformidad con el nombramiento comunicado mediante oficio GIRH-GE-355-2015 de fecha 27/08/2015, así como en cumplimiento del acuerdo No. 10797 de la Autoridad Presupuestaria (STAP-2972-2014 del 17/12/2014) desempeñe este puesto dentro de la Unidad de Registro de Agroquímicos y Equipos de Aplicación del SFE","Dirección","1. Se solicitó a la AP la autorización para trasladar el puesto 509101 a la PCCI\n2. La funcionaria Kattia Murillo fue trasladada con autorización del señor viceministro a la Unidad de Planificación mediante ","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr                                           2549 3563","PCCI-078-2015, de fecha 12 agosto 2015                  DVM-JJS-027-2016.                                            DSFE.184.2016 del 14 de marzo del 2016                          STAP-1352-2016, de fecha 27 de junio 2016","2016-03-10","2016-03-10",null,null,null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.9 Disposición irregular del puesto No. 509102 aprobado por la Autoridad Presupuestaria ","2.9.6.2 Girar las instrucciones respectivas, con el propósito de que se aplique el criterio de la Autoridad Presupuestaria contenido en el oficio   STAP-1796-2015 del 14/10/2015 en la toma de decisiones relacionadas con la disposición y uso final de las plazas que fueron autorizadas, con base en las directrices de contención del gasto público, (ya sean plazas vacantes o de nueva creación), a efecto de cumplir a cabalidad con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable","Dirección","1. Remitir oficio a la Autoridad Presupuestaria justificando el traslado de la funcionaria Kattia Murillo.                                        2. Realizar los trámites correspondientes de acuerdo a lo estipulado por la Autoridad Presupuestaria.","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr                                                   2549 3563","No se suministró evidencia respecto de su cumplimiento","2016-03-10","2016-03-10","2016-08-01",null,null,"RSE","Perdida vigencia","Se procede a dejar esta recomendación sin efecto, considerando los términos del oficio STAP-1352-2016 de fecha 27 de junio 2016.",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RSE","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RSE",7]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.10 Debilidades en el nombramiento temporal de funcionarios en cargos de jefatura","2.10.6.1 Girar instrucciones a efecto de que se establezca la regulación interna que permita gestionar de la mejor manera la sustitución temporal de personal (lo que incluye a las jefaturas titulares):                                                                                a) Se ejerza control sobre el plazo que se establece en el artículo 120 del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil (en el formato establecido para esos efectos); por cuanto se debe tener presente que a un funcionario solo se le podrán asignar tareas correspondientes a otro puesto distinto al suyo, por un plazo que no debe exceder de sesenta días durante un año (ya sea en forma consecutiva o de manera interrumpida)                                                                                b)   Se documente la instrucción dirigida al funcionario con copia al expediente de personal; definiéndose claramente el plazo en que ejercerá dichas tareas.   c)    Se emita un informe de labores, mediante el cual comunique a las instancias respectivas de la labor realizada durante el plazo que ejerció las tareas que le fueron asignadas en forma temporal; en el formato establecido para esos efectos","Dirección","1. Remitir Oficio a los encargados de PCCI, Recursos Humanos y Legal para que establezcan la regulación interna para la sustitución temporal de las jefaturas, que incluya.                   2. Establecimiento de plazos según lo establecido en el artículo 120 del Reglamento del Estatuto del Servicio Civil.               3. Establecer un formulario donde se documente la instrucción dirigida al funcionario.                                                                  4. Establecer un formulario para la elaboración de informe de labores por parte de funcionario por el plazo que ejerció las labores de jefatura.","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr                                            2549 3563","Oficio GIRH-734-2017, GIRH-1087-2017, DAF-RH-286-2017 y Circular N° DSFE.14.2016","2016-03-10","2016-03-10","2016-05-01","2016-11-30",null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.10 Debilidades en el nombramiento temporal de funcionarios en cargos de jefatura","2.10.6.2 Realizar las acciones necesarias para oficializar el nombramiento en propiedad del funcionario(a) que ocupará el puesto y cargo de jefatura del Departamento de Operaciones Regionales; ajustando dicha gestión a los procedimientos definidos por la Dirección General del Servicio Civil y la oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos del MAG (concurso externo / concurso interno / carrera administrativa); lo anterior reviste de importancia considerando que esta es una dependencia técnica de carácter sustantivo que requiere de estabilidad para el cumplimiento de los objetivos de la Ley de Protección Fitosanitaria N° 7664\n","Dirección","Se nombró en propiedad en el cargo de jefatura del Departamento de Operaciones Regionales al                          Ing. Gerardo Granados Araya.","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr                                            2549 3563","Oficio DM-MAG-258-2016, de fecha 04 de abril 2016","2016-03-10","2016-03-10",null,null,null,"RC","Cumplida",null,null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.11 Debilidades en la conformación e integración de la Contraloría de Servicios","2.11.6.1 Gestionar ante las instancias respectivas, la creación de un puesto profesional para la Contraloría de Servicios del SFE; situación que le estaría permitiendo a la organización dotar a dicha instancia del recurso humano mínimo establecido en la Ley Reguladora del Sistema Nacional de Contraloría de Servicios (N° 9158) y su reglamento (Decreto Ejecutivo N° 29096-PLAN); situación que le debería permitir a dicha dependencia cumplir a cabalidad con las funciones establecidas en el marco jurídico aplicable","Dirección","Analizar en conjunto con le jefatura de Recursos Humanos las acciones a tomar con relación a las necesidades de crear un puesto para la Contraloría de Servicios y hacer las gestiones pertinentes antes las autoridades competentes. ","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr                                       2549 3563","Oficio DSFE.761.2016 del 3 de octubre de 2016                                                            Oficio GIRH-734-2017 del 15 de mayo de 2017                                                                                                    Oficios DSFE.071.2018 y DVM-IQV-153-2018.","2016-03-10","2016-03-10","2016-06-01","2016-12-15",null,"RC","Cumplida"," ",null,{"$f":"CONCATENATE(W21,X21)","v":"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC"},{"$f":"E21","v":"AI-SFE-SA-INF-001-2016"},{"$f":"R21","v":"RC"},{"$f":"IF(X21=\"Seleccionar\",0,IF(X21=\"RC\",1,IF(X21=\"RNC\",2,IF(X21=\"RSS\",3,IF(X21=\"RPC\",4,IF(X21=\"RIS\",5,IF(X21=\"RPV\",6,IF(X21=\"RSE\",7))))))))","v":1}]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.11 Debilidades en la conformación e integración de la Contraloría de Servicios","2.11.6.2 Solicitar a la oficina de GIRH-MAG para que mediante la técnica de análisis ocupacional estudie el puesto N° 501290 ocupado actualmente por el funcionario Hernán Álvarez Ortiz, para que considerando las funciones y responsabilidades establecidas en los Decretos 36801-MAG y 29096-PLAN, determine si la actual clasificación de este puesto (Profesional del Servicio Civil 3) debe mantenerse o por el contrario si la misma debe ajustarse a nivel gerencial (Jefe del Servicio Civil).","Dirección","Dado que actualmente la institución está en proceso de reorganización se llevará a cabo un Estudio Integral de Puestos, en el cual está incluido el puesto del Lic. Hernán Álvarez.","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr                                                  2549 3563","Oficio DSFE.761.2016 del 3 de octubre de 2016                                                               Oficio GIRH-734-2017 del 15 de mayo de 2017                                                                        Oficios DSFE.071.2018, GIRH-150-2018 y DVM-IQV-153-2018","2016-03-10","2016-03-10","2016-12-01","2016-12-15",null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.11 Debilidades en la conformación e integración de la Contraloría de Servicios","2.11.6.3 Valorar la conveniencia de crear un centro de costo independiente para la Controlaría de Servicios del SFE, a efecto de que esta instancia cuente con su propio presupuesto, situación que permitiría minimizar cualquier riesgo que pueda atentar contra la independencia funcional y de criterio que le fue otorgada mediante la Ley N° 9158.","Dirección","Remitir oficio al Equipo de Presupuesto para que valoren la conveniencia de crear un centro de costos independiente para la Contraloría de Servicios.","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr                                     2549 3563","Oficios DSFE. 724 .2016  Henry Vega y  DAF-255-2016","2016-03-10","2016-03-10","2016-06-01","2016-10-15",null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.11 Debilidades en la conformación e integración de la Contraloría de Servicios","2.11.6.4 Identificar los diferentes aspectos requeridos y exigidos (actividades) a la Contraloría de Servicios en la Ley Reguladora del Sistema Nacional de Contraloría de Servicios (N° 9158), el Reglamento a la ley Reguladora del Sistema Nacional de Contraloría de Servicios (Decreto Ejecutivo       N° 29096-PLAN) y en el artículo 9 (numeral 2) del Reglamento Estructura Organizativa del SFE (Decreto Ejecutivo N° 36801-MAG); diagnóstico que deberá permitir visualizar con claridad los alcances del accionar de dicha dependencia, resultados que deberán quedar debidamente documentados, mismos que deben permitir y facilitar, entre otros aspectos, lo siguiente:                                                                                                                                a) Gestionar el diseño, aprobación y divulgación de la documentación de la Carta Proceso vinculada con el quehacer de la Contraloría de Servicios.                                                                                \nb) Gestionar el diseño, aprobación y divulgación de las actividades de control (procedimientos, formatos, etc.) cuya implementación garantice en forma razonable cumplir con el marco normativo vigente y aplicable.                                                                                                                   \nc) Establecer y documentar la conformación del sistema de información que le estaría permitiendo administrar en forma eficiente y eficaz la información generada producto de la gestión emprendida.  En la eventualidad de requerirse la automatización de actividades, se deberá coordinar lo que corresponda con la UTI                                                                                                         ","Contraloría de Servicios","1. Elaborar, aprobar y divulgar la carta de proceso de la Contraloría de Servicios.                                                                                    2. Elaborar, aprobar y divulgar los procedimientos de la Contraloría de Servicios.                                                                                      3. Definir y gestionar la elaboración de un sistema de información para el resguardo de la información generada por la Contraloría de Servicios.","Hernán Álvarez Ortiz halvarez@sfe.go.cr                                                           2549 3561","Elaborada y aprobada la carta de proceso denominado \"Atención al Ciudadano\"                                                                                                                                                         Elaborados y publicados en el sitio web los siguientes documentos: CS-PO-01, CS-F-01, CS-PO-01_F-01, CS-PO-01_F-02, CS-PO-01_F-03, CS-PO-01_F-04, CS-PO-01_F-05, CS-PO-01-G-01\nOficios CS-012-2016 del 06/02/2019 y CS-010-2019 (se gestionó proyecto de TI)","2016-03-10","2016-03-10","2016-10-01","2017-02-28",null,"RC","Cumplida","Se emitieron comentarios por medio del oficio AI SFE 013-2019 del 07/02/2019",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.12  Debilidades en el control interno relativo a la materia de cauciones","2.12.6.1 Gestionar la oficialización de los procedimientos y formatos cuya implementación facilite dar cumplimiento al Decreto Ejecutivo  N° 34638-MAG (y normativa conexa); para lo cual, y según corresponda, se deberá considerar el criterio legal contenido en el oficio AJ-358-2015 del 30/11/2015. La documentación de los mecanismos de control que se implementen, deberán formar parte del Sistema de Gestión de la Calidad                                                 \nRecomendación reformulada: 2.12.6.1 Gestionar la oficialización de los procedimientos y formatos cuya implementación facilite dar cumplimiento al Decreto Ejecutivo  39877-MAG (y normativa conexa). La documentación de los mecanismos de control que se implementen, deberán formar parte del Sistema de Gestión de la Calidad","Unidad de Recursos Humanos","1. Elaboración del procedimiento de Cauciones.                             \n2. Envió de los procedimientos a la Oficina de GIRH del MAG para su valoración y aprobación.\n\nEn el cronograma de actividades ajustado se indicó: \"Se cuenta con un cronograma de cómo se trabajarán los procedimientos.\"\n\n(oficio DAF-0244-2019 del 16/08/2019)\n\n","Patricia Campos Herrera\npcampos@sfe.go.cr ","No se suministró evidencia sobre el grado de avance respecto de su cumplimiento.\nOficio DAF-RH-357-2018 del 23/11/2018 (se está coordinando con la OGIRH-MAG)\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF manifestó lo siguiente: (DAF-059-2019) \"Existe un cronograma de trabajo para la elaboración de los procedimientos de Recursos Humanos con fecha de presentación a Julio, donde se están actualizando los que ya existen con los formatos solicitados por PCCI, elaborando los que no existen y trabajando en conjunto con el compañero encargado de Control de Calidad para estar alineados a nivel institucional.\".\n\nPor medio del oficio DAF-067-2020 del 23/03/2020, el DAF remite información sobre la gestión emprendida con relación a la atención de recomendaciones. Con relación a la recomendación sujeta a seguimiento, suministró como evidencia una captura de pantalla del sistema SYNERGY en la cual se observa una acción de mejora que establece lo siguiente: \"9.1.1 Revisar, actualizar y gestionar la aprobación de los procedimientos de RH.\". Al respecto, se establece como fecha máxima para la atención efectiva de esa acción, el 30/06/2020.\n\nPor medio del documento adjunto al oficio DAF-RRHH-110-2021, se informa que el procedimiento de cauciones se encuentra pendiente de atender.\n\nCon el oficio DAF-RRHH-268-2021 se indicó lo siguiente: \"5- Actividad 2.12.6.1 Procedimiento de Cauciones: Procedimiento fue creado con el número de documento DAF-RH-PO-05 y se encuentra en revisión y para visto bueno de la jefatura inmediata la Licda Gabriela Sáenz A.\".\n\nLa URH del SFE informó sobre la oficialización e implementación del \"Procedimiento para Cauciones\" (DAF-RH-PO-21)","2016-03-10","2016-03-10","2016-11-01","2021-05-31",null,"RC","Cumplida","Boleta_SISAI_AI-2021-0186\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0314\n\n\nBoleta_SISAI_AI-2022-0062\n",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.12  Debilidades en el control interno relativo a la materia de cauciones","2.12.6.2 Oficializar el registro que informa sobre los funcionarios que rinden caución conforme los términos del Decreto Ejecutivo N° 34638-MAG; lo anterior como parte del sistema de información de la Unidad de Recursos Humanos                                                                                     \nRecomendación reformulada: 2.12.6.2 Oficializar el registro que informa sobre los funcionarios que rinden caución; lo anterior como parte del sistema de información de la Unidad de Recursos Humanos","Unidad de Recursos Humanos","Se oficializará mediante el desarrollo del procedimiento respectivo.\n\nEn el cronograma de actividades ajustado se indicó: \"Existe un cronograma de trabajo para la elaboración de los procedimientos de Recursos Humanos, solicitados por PCCI, trabajando en conjunto con el compañero encargado de Control de Calidad para estar alineados a nivel institucional.\"\n\n(oficio DAF-0244-2019 del 16/08/2019)\n","Patricia Campos Herrera\npcampos@sfe.go.cr ","No se suministró evidencia sobre el grado de avance respecto de su cumplimiento\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF manifestó lo siguiente: (DAF-059-2019) \"Existe un cronograma de trabajo para la elaboración de los procedimientos de Recursos Humanos con fecha de presentación a Julio, donde se están actualizando los que ya existen con los formatos solicitados por PCCI, elaborando los que no existen y trabajando en conjunto con el compañero encargado de Control de Calidad para estar alineados a nivel institucional.\".\n\nPor medio del oficio DAF-067-2020 del 23/03/2020, el DAF remite información sobre la gestión emprendida con relación a la atención de recomendaciones. Con relación a la recomendación sujeta a seguimiento, suministró como evidencia una captura de pantalla del sistema SYNERGY en la cual se observa una acción de mejora que establece lo siguiente: \"9.1.1 Revisar, actualizar y gestionar la aprobación de los procedimientos de RH.\". Al respecto, se establece como fecha máxima para la atención efectiva de esa acción, el 30/06/2020.\n\nPor medio del documento adjunto al oficio DAF-RRHH-110-2021, se informa que el procedimiento de cauciones se encuentra pendiente de atender.\n\nCon el oficio DAF-RRHH-268-2021 se indicó lo siguiente: \"5- Actividad 2.12.6.1 Procedimiento de Cauciones: Procedimiento fue creado con el número de documento DAF-RH-PO-05 y se encuentra en revisión y para visto bueno de la jefatura inmediata la Licda Gabriela Sáenz A.\".","2016-03-10","2016-03-10","2016-12-01","2021-05-31",null,"RC","Cumplida","Entró a regir el Decreto Ejecutivo N° 39877-MAG (derogó el Decreto 34638-MAG). Lo anterior obliga a reformular la recomendación 2.12.6.2       \n                                   \nLa gestión que emprenda la administración en la atención de esta recomendación, deberá considerar en forma integral las medidas que se adopten en la atención de la recomendación 2.12.6.1.\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0187  \n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0315\n\n\n\nBoleta_SISAI_AI-2022-0085  ",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.12  Debilidades en el control interno relativo a la materia de cauciones","2.12.6.3 Analizar la posibilidad de gestionar ante las autoridades del MAG, un ajuste al Decreto Ejecutivo N° 34638-MAG; considerando, entre otros aspectos, lo siguiente: (decisión que deberá documentarse)                                                                                                                             * Que el artículo 4 del mencionado decreto, si bien contiene la palabra “preferiblemente” cuando establece el tipo de póliza que se debe rendir, sería conveniente que se analice detallar las posibles garantías que el MAG estaría aceptando.                                                                           * Que el artículo 9 del referido decreto, en lugar de exigir la renovación de todas las garantías en los primeros 15 días del mes de enero de cada año, obligue a ejercer un control sobre la vigencia de las garantías presentadas; y en ese sentido, realizar la prevención a los funcionarios en forma previa a que las mismas pierdan vigencia, estableciendo para ello, el plazo en que se debe dar esa prevención.  Lo anterior por cuanto, según el nombramiento del funcionario en el cargo respetivo, así será la fecha en que se adquiere la póliza de fidelidad.                                                * Que el artículo 5 del citado decreto detalla los funcionarios que deben caucionar; en ese sentido, se debería diagnosticar considerando las circunstancias actuales, si de esa lista deben suprimirse algunos cargos y agregarse otros,                                                                          ","Departamento Administrativo y Financiero","Solicitar ajuste al Decreto Ejecutivo N° 34638-MAG;","Henry Vega Vega                  hvega@sfe.go.cr                                                            2549 3446","Oficio DAF-RH-190-2016 (solicitud ajuste decreto)                                                   GIRH-1075-2016 de fecha 02 de setiembre 2016 (se informa sobre el ajuste gestionado al decreto)                                                                                                     Decreto Ejecutivo N° 39877-MAG (se derogó el Decreto 34638-MAG)","2016-03-10","2016-03-10","2016-04-01",null,null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.13 Debilidades de control interno relacionadas al reconocimiento de tiempo extraordinario","2.13.6.1 Depurar el “Procedimiento para el pago de horas extras” (DAF-RH-PO-01), considerando en forma integral, entre otros aspectos, lo descrito en el apartado de “Condición” del presente hallazgo así como lo señalado en el criterio legal oficio AJ-297-2014 (error en el año) del 14 de octubre del 2015, de la Unidad de Asuntos Jurídicos del SFE","Departamento Administrativo y Financiero","1. Actualización del procedimiento para el pago de horas extras.                                                                                                                            \n2. Envió del procedimiento a la Oficina de GIRH del MAG para su valoración y aprobación.\n\nEn el cronograma de actividades ajustado se indicó: \"Están pendientes todavía algunas reuniones con OGIRH del MAG, para definir y dejar listo el procedimiento.\"\n\n(oficio DAF-0244-2019 del 16/08/2019)\n","Gabriela Sáenz Amador\n              gsaenx@sfe.go.cr        \n 2549 3446","Oficio GIRH-735-2017. Procedimiento en proceso de revisión del MAG.\nOficio DAF-RH-357-2018 del 23/11/2018 (se está coordinando con la OGIRH-MAG)\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF manifestó lo siguiente: (DAF-059-2019) \"Se ha estado trabajando en conjunto con la Dirección, PCCI, Gestión de Recursos Humanos MAG, y la Unidad de Recursos Humanos del SFE en conjunto con la  jefatura del DAF, para conocer las necesidades de las Estaciones de Control para tratar de cubrirlas y así ir eliminando el pago continuo de horas extras\".\n\nPor medio del oficio DAF-067-2020 del 23/03/2020, el DAF remite información sobre la gestión emprendida con relación a la atención de recomendaciones. Con relación a la recomendación sujeta a seguimiento, suministró como evidencia una captura de pantalla del sistema SYNERGY en la cual se observa una acción de mejora que establece lo siguiente: \"9.1.1 Revisar, actualizar y gestionar la aprobación de los procedimientos de RH.\". Al respecto, se establece como fecha máxima para la atención efectiva de esa acción, el 30/06/2020.\n\nSe incorporó a la documentación del SCG del SFE, la nueva  versión del Procedimiento para reconocimiento de tiempo extraordinario (DAF-RH-PO-01).\n\n","2016-03-10","2016-03-10","2016-11-01","2020-06-30",null,"RC","Cumplida","La recomendación se registra como atendida; la calidad del control se verificará en estudio posterior.\nBoleta SISAI N° AI-2021-0039",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.13 Debilidades de control interno relacionadas al reconocimiento de tiempo extraordinario","2.13.6.2 Girar instrucciones a efecto de que el reconocimiento de tiempo extraordinario se ajuste a lo dispuesto en el ordenamiento jurídico y técnico que regula esa materia (artículo 6 de la Ley de Contingencia Fiscal N° 8343); con el fin de que la administración no continúe autorizando y cancelando pagos por ese rubro, al margen de lo señalado en ese marco normativo. En ese sentido, se deberán diseñar y planificar las medidas que se llevarán a cabo, cuya implementación le permitirá a la administración ajustar el sistema de control interno y su gestión al cumplimiento del principio de legalidad. Dicha situación deberá permitir cumplir a cabalidad con las recomendaciones 2.3.6.2 contenida en el informe de auditoría AI-SFE-SA-Inf-002-2012 comunicado con oficio       AI SFE 045-2012 de fecha 23 de marzo del 2012. Los plazos que defina la administración respecto a la implementación de las actividades que se programan, en este caso particular, serán improrrogables","Departamento Administrativo y Financiero","Elaboración de Oficio a la URH-SFE solicitando un informe sobre la situación del  pago continuo de horas extras al personal del SFE y sus posibles recomendaciones para subsanar esta situación.\n\nEn el cronograma de actividades ajustado se indicó: \"Están pendientes todavía algunas reuniones con OGIRH del MAG, para definir y dejar listo el procedimiento.\"\n\n(oficio DAF-0244-2019 del 16/08/2019)\n","Gabriela Sáenz Amador\n              gsaenx@sfe.go.cr        \n 2549 3446","Se solicitó colaboración a la OGIRH-MAG, a efecto de que se nombre una comisión que analice el tema del pago de tiempo extraordinario, mediante Oficio DAF-228-2016, de fecha 29 de agosto 2016\nCircular DSFE.12.2014\nINFORME DE TIEMPO EXTRAORDINARIO DE LOS FUNCIONARIOS DE LABORATORIOS                                               Oficio DAF-RH-265-2016 del 20 de diciembre de 2016    Oficio GIRH-735-2017 del 15 de mayo de 2017                            Oficio DAF-109-2017 del 17 de mayo de 2017\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF manifestó lo siguiente: (DAF-059-2019) \"Se ha estado trabajando en conjunto con la Dirección, PCCI, Gestión de Recursos Humanos MAG, y la Unidad de Recursos Humanos del SFE en conjunto con la  jefatura del DAF, para conocer las necesidades de las Estaciones de Control para tratar de cubrirlas y así ir eliminando el pago continuo de horas extras\".\n\nMediante el oficio DAF-067-2020 del 13/03/2020, el DAF informó sobre la gestión que les ha permitido gestionar la recomendación. Al respecto, en documento adjunto se señaló lo siguiente: \"Con la creación de plazas se están reorganizando los roles de trabajo en Control Fitosanitario, con el fin de minimizar las extras, pero el jefe de ese Departamento indica que siempre se darán debido a que el personal debe trabajar feriados, cubrir incapacidades o vacaciones. También un cuadro comparativo para demostrar que las extras van en disminución y se espera con la nueva planeación disminuyan aún más.\".\n\nAdemás, se suministra la CIRCULAR GIRH-C-002-2020 del 17/01/2020, mediante la cual la OGIRH-MAG, señala entre otros aspectos lo siguiente: \"No omito indicar que el tiempo laborado extraordinariamente se justifica sólo en casos de trabajos eminentemente ocasionales, que no puedan ser ejecutados durante la jornada ordinaria y deberá ajustarse al principio de excepción y eventualidad. De igual manera recordar que el tiempo extra laborado no se puede reconocer con tiempo compensatorio. De aquí la importancia de planificar de la mejor manera el tiempo extra que se requiera según las necesidades de las Direcciones y departamentos.\".","2016-03-10","2016-03-10","2016-05-01","2017-02-28",null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.13 Debilidades de control interno relacionadas al reconocimiento de tiempo extraordinario","2.13.6.3 Analizar lo relativo al tiempo extraordinario que se le reconoce al personal que labora en los laboratorios; para que conforme lo dispuesto en el artículo 141 del Código de Trabajo (y lo señalado en el criterio legal        AJ 297-2014 (error en el año) del 14 de octubre del 2015, de la Unidad de Asuntos Jurídicos del SFE), se elimine la práctica de autorizar el pago de horas extras a esos funcionarios, ajustando dicha gestión al cumplimiento del principio de legalidad. Por tal razón, y según las necesidades institucionales para brindar servicios de laboratorio durante los días sábados como ha sido la práctica administrativa instaurada, se analice la posibilidad de establecer horarios diferenciados, conforme lo dispuesto en el artículo 11 del Decreto Ejecutivo N° 36765-MAG.  Esta recomendación se hace extensiva para todo aquel personal que por las actividades que ejecuta, se le reconoce el incentivo de retribución por peligrosidad","Departamento Administrativo y Financiero","Elaboración de informe sobre el personal que labora en los laboratorios del SFE  sobre las funciones realizadas y el impedimento de realizar tiempo extraordinario por la naturaleza de sus funciones. \n\nEn el cronograma de actividades ajustado se indicó: \"Se cuenta con un cronograma de cómo se trabajarán los procedimientos.\"\n\n(oficio DAF-0244-2019 del 16/08/2019)\n","Gabriela Sáenz Amador\n              gsaenx@sfe.go.cr        \n 2549 3446","Se realizo el análisis del tiempo extraordinario del personal del laboratorio. (resultados hoja Excel)\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF manifestó lo siguiente: (DAF-059-2019) \"Se ha estado trabajando en conjunto con la Dirección, PCCI, Gestión de Recursos Humanos MAG, y la Unidad de Recursos Humanos del SFE en conjunto con la  jefatura del DAF, para conocer las necesidades de las Estaciones de Control para tratar de cubrirlas y así ir eliminando el pago continuo de horas extras\".\n\nPor medio del oficio DAF-067-2020 del 23/03/2020, el DAF remite información sobre la gestión emprendida con relación a la atención de recomendaciones. Con relación a la recomendación sujeta a seguimiento, suministró como evidencia una captura de pantalla del sistema SYNERGY en la cual se observa una acción de mejora que establece lo siguiente: \"9.1.1 Revisar, actualizar y gestionar la aprobación de los procedimientos de RH.\". Al respecto, se establece como fecha máxima para la atención efectiva de esa acción, el 30/06/2020.\n\nAdemás, se suministra la CIRCULAR GIRH-C-002-2020 del 17/01/2020, mediante la cual la OGIRH-MAG, señala entre otros aspectos lo siguiente: \"No omito indicar que el tiempo laborado extraordinariamente se justifica sólo en casos de trabajos eminentemente ocasionales, que no puedan ser ejecutados durante la jornada ordinaria y deberá ajustarse al principio de excepción y eventualidad. De igual manera recordar que el tiempo extra laborado no se puede reconocer con tiempo compensatorio. De aquí la importancia de planificar de la mejor manera el tiempo extra que se requiera según las necesidades de las Direcciones y departamentos.\".\n\nMediante el oficio DAF-RH-100-2020 del 22/05/2020, la URH informó lo siguientes: \"Basado en lo que dicta el artículo 141 del Código de Trabajo, la Unidad de Recursos Humanos analizará y de ser el caso no aprobará horas extras a los funcionarios del Laboratorio que se tengan el reconocimiento de peligrosidad. Esta recomendación fue analizada junto a la Jefatura del Departamento de Laboratorios del SFE el Ing. German Carranza y se decidió que se analizará un posible cambio de horario en algunos funcionarios para atender actividades de ser requerido pero el pago de tiempo extraordinario no se aprobará. Con esta acción considero que hay cumplimiento de este punto.\nARTÍCULO 141.- En los trabajos que por su propia naturaleza son peligrosos o insalubres, no se permitirá la jornada extraordinaria.\".","2016-03-10","2016-03-10","2016-09-30","2020-06-30",null,"RC","Cumplida","El control y las prácticas administrativas que se implementen, se estará analizando en estudio posterior.",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.14 Debilidades relacionadas con el tema de vacaciones","2.14.6.1 Diagnosticar el estado actual de vacaciones para cada funcionario del SFE lo cual debe incluir: (resultado que deberá quedar documentado)\n• Periodos de vacaciones activos \n• Saldo de vacaciones por periodo activo \n• Indicación de la existencia de acumulación indebida de vacaciones según lo dispuesto en el artículo 31 del Decreto N°36765-MAG (incluye lo relativo a la solicitud y autorización de acumulación de periodos)\n• Estado del fraccionamiento de vacaciones para cada periodo activo \n","Departamento Administrativo y Financiero","1. Extraer un reporte del saldo de vacaciones del personal del SFE.                                                                                                                           2. Identificación por funcionario de la acumulación de vacaciones                                                                                                                  .3. Identificación por funcionarios de los fraccionamientos realizados por periodo.","Henry Vega Vega                        hvega@sfe.go.cr                                                                  2549 3446","Reporte con saldos de vacaciones y períodos acumulados (sistema SIFITO y archivo Excel).   Posteriormente el SFE tomó la decisión de utilizar el Sistema de Vacaciones implementado por el MAG; sacando de producción el sistema SIFITO.","2016-03-10","2016-03-10","2016-08-01","2017-02-28",null,"RC","Cumplida","La gestión emprendida por la AA le permitió gestionar aspecto asociado con la implementación de la recomendación. Este tema será considerado por la AI en futuros servicios de fiscalización.",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.14 Debilidades relacionadas con el tema de vacaciones","2.14.6.2 Tomar como insumo primario el diagnóstico efectuado producto de la aplicación de la recomendación 2.14.6.1 anterior, para depurar y ajustar, según corresponda, los mecanismos de control implementados por la Unidad de Recursos Humanos del SFE. Estos mecanismos (registros) deben contar con la aprobación técnica por parte de la oficina de            GIRH-MAG y deben responder a los lineamientos establecidos en el SGC del SFE","Departamento Administrativo y Financiero","1. Elaboración del procedimiento que permita establecer mecanismos de control sobre el tema de vacaciones en el Sistema de Gestión.                                                                 \n2. Envió del procedimiento a la Oficina de GIRH del MAG para su valoración y aprobación.                                               \n\n3. Validación del procedimiento. \n\nEn el cronograma de actividades ajustado se indicó: \"Se cuenta con un cronograma de cómo se trabajarán los procedimientos.\"\n\n(oficio DAF-0244-2019 del 16/08/2019)\n","Gabriela Sáenz Amador\n              gsaenx@sfe.go.cr        \n 2549 3446","Se informa que el procedimiento está en proceso de revisión por la OGIRH- MAG.  Además, que se remitió a cada jefatura el estado de las vacaciones de los respectivos funcionarios, a efecto de solucionar los casos de aquellos servidores que están acumulando vacaciones en forma contraria a lo dispuesto en el ordenamiento jurídico.\nOficio DAF-RH-357-2018 del 23/11/2018 (se está coordinando con la OGIRH-MAG)\n\nEl SFE autorizó la entrada en producción del \"Sistema de Vacaciones\"; el cual fue facilitado por la administración del MAG; mismo que es utilizado para gestionar, administrar y controlar las actividades vinculadas con vacaciones del personal.\n","2016-03-10","2016-03-10","2016-12-01","2020-06-30",null,"RC","Cumplida","La entrada en producción del \"Sistema de Vacaciones\" ha venido permitiendo la depuración de esa base de datos; la calidad del control y de la información almacenada se verificará en estudio posterior.\nBoleta SISAI N° AI-2021-0040\n\n",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.14 Debilidades relacionadas con el tema de vacaciones","2.14.6.3 Coordinar con las jefaturas de los funcionarios que presentan acumulación de vacaciones a efecto de establecer las acciones que sean necesarias (garantizando la continuidad del servicio público) para que la administración se ajuste lo más rápido posible al bloque de legalidad","Departamento Administrativo y Financiero","Elaboración de oficios a cada jefatura  reportando a los funcionarios que poseen periodos de vacaciones acumulados y solicitándoles un cronograma para el disfrute de las mismas.\n\nEn el cronograma de actividades ajustado se indicó: \"Se presentará informe del status de las vacaciones.\"\n\n(oficio DAF-0244-2019 del 16/08/2019)\n","Gabriela Sáenz Amador\n              gsaenx@sfe.go.cr        \n 2549 3446","Se informa que se remitió a cada jefatura el estado de las vacaciones de los respectivos funcionarios, a efecto de solucionar los casos de aquellos servidores que están acumulando vacaciones en forma contraria a lo dispuesto en el ordenamiento jurídico.\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF manifestó lo siguiente: (DAF-059-2019) \"Se está actualizando el Sistema de vacaciones para tener los saldos, y darle seguimiento a las personas que tienen saldos acumulados.\".  \n\nEl DAF informa de las medidas y registros implementados están orientados a ejercer control sobre los períodos acumulados de vacaciones; a efecto de que esta actividad y el disfrute de la vacaciones se ajuste a lo dispuesto en el ordenamiento jurídico.\n\nLa OGIRH-MAG emitió la CIRCULAR GIRH-C-003-2020 del 17/01/2020, informando sobre la obligación de cumplir con el ordenamiento jurídico que regula el disfrute de vacaciones y sobre la prohibición de acumular periodos.","2016-03-10","2016-03-10","2016-06-01","2017-02-15",null,"RC","Cumplida","El aspecto contenido en la recomendación sujeta a seguimiento, será retomado y verificado en el estudio especial de recursos humanos que se realizará durante el presente período, según el PAL-2020.",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.14 Debilidades relacionadas con el tema de vacaciones","2.14.6.4 Analizar los problemas recurrentes que presenta el sistema SIFITO, así como las limitantes presentes en el módulo de vacaciones, a efecto de valorar la viabilidad de implementar en el SFE el control de vacaciones con que cuenta actualmente el MAG","Departamento Administrativo y Financiero","Elaboración de oficio a la Unidad de Tecnologías de Información MAG solicitando la coordinación respectiva con TI del SFE para la migración de la información a la plataforma  web de vacaciones del MAG.","Henry Vega Vega                          hvega@sfe.go.cr                                                                     2549 3446","Se implementó en el SFE el sistema de vacaciones del MAG (Oficio OM-DAF-196-2016). Posteriormente se sacó de producción el sistema SIFITO y mediante  la Circular DAF-RH-080-2018, se comunicó al personal sobre la entrada en producción del nuevo Sistema de Vacaciones, a partir del 2 de abril de 2018.","2016-03-10","2016-03-10","2016-05-01","2017-01-31",null,"RC","Cumplida","En futuros servicios de fiscalización se estará analizando la calidad de la información que se almacene en el nuevo Sistema de Vacaciones",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.14 Debilidades relacionadas con el tema de vacaciones","2.14.6.5 Ajustar y depurar en lo que corresponda, el procedimiento DAF-RH-PO-08 y el formulario de solicitud de vacaciones de conformidad con los lineamientos establecidos en el SGC. Este procedimiento deberá contar con la aprobación desde el punto de vista técnico por parte de la oficina de GIRH-MAG","Departamento Administrativo y Financiero","1. Actualización y depuración del procedimiento de vacaciones.                                                                              \n2. Envió del procedimiento a la Oficina de GIRH del MAG para su valoración y aprobación.                                                                              \n\n3. Validación del procedimiento.\n\nEn el cronograma de actividades ajustado se indicó: \"Se presentará informe del status de las vacaciones.\"\n\n(oficio DAF-0244-2019 del 16/08/2019)\n","Patricia Campos Herrera\npcampos@sfe.go.cr ","Se informa que el procedimiento está proceso de revisión por la OGIRH- MAG.\nOficio DAF-RH-357-2018 del 23/11/2018 (se está coordinando con la OGIRH-MAG)\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF manifestó lo siguiente: (DAF-059-2019) \"Existe un cronograma de trabajo para la elaboración de los procedimientos de Recursos Humanos con fecha de presentación a Julio, donde se están actualizando los que ya existen con los formatos solicitados por PCCI, elaborando los que no existen y trabajando en conjunto con el compañero encargado de Control de Calidad para estar alineados a nivel institucional.\".\n\nPor medio del oficio DAF-067-2020 del 23/03/2020, el DAF remite información sobre la gestión emprendida con relación a la atención de recomendaciones. Con relación a la recomendación sujeta a seguimiento, suministró como evidencia una captura de pantalla del sistema SYNERGY en la cual se observa una acción de mejora que establece lo siguiente: \"9.1.1 Revisar, actualizar y gestionar la aprobación de los procedimientos de RH.\". Al respecto, se establece como fecha máxima para la atención efectiva de esa acción, el 30/06/2020.\n\nPor medio del documento adjunto al oficio DAF-RRHH-110-2021, se informa que el procedimiento de vacaciones se integró como parte de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad.","2016-03-10","2016-03-10","2016-12-01","2020-06-30",null,"RC","Cumplida","Boleta_SISAI_AI-2021-0188 ",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.14 Debilidades relacionadas con el tema de vacaciones","2.14.6.6 Valorar la necesidad de instruir a las jefaturas de las distintas dependencias del SFE para que:\n\na) Se identifique e informe sobre las actividades que actualmente están concentradas en una sola persona y que son sustantivas, a efecto de que en caso de ser necesario, se adopten las medidas necesarias para garantizar la continuidad del servicio público y el cumplimiento de sus objetivos en ausencia de ese personal clave.\n\nb) Se identifique y seleccione formalmente a los funcionarios que pueden asumir estas actividades ante la ausencia de la persona que regularmente las realiza.\n","Dirección","Analizar en conjunto con las jefaturas de Recursos Humanos y Asesoría Legal la necesidad de identificar e cada instancia las actividades sustantivas que son responsabilidad de una sola persona. En caso de requerirse remitir oficio a las jefaturas solicitando la información.","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr                                             2549 3563","En atención al oficio AI SFE 331-2018, la Dirección comentó lo siguiente: \"Se solicita dejar sin efecto esta recomendación dado que existen lineamientos de los superiores jerárquicos con respecto a la sustitución de las jefaturas y a nivel técnico es responsabilidad de cada jefatura definir el sustituto que asuma las funciones sustantivas de un funcionario clave o en su defecto serán asumidas por la jefatura.\".","2016-03-10","2016-03-10","2016-09-30","2016-12-15",null,"RC","Cumplida","Entiende esta Auditoría Interna que de acuerdo con las condiciones actuales la administración considera que lo expuesto es la recomendación no es necesario, por cuanto señala que la organización tiene establecido mecanismos para la sustitución temporal de jefaturas y del personal clave.\n\nPor tal razón,  considerando que la recomendación está orientada a realizar una valoración, lejos de dejarla sin efecto, la misma se registra como atendida.",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.14 Debilidades relacionadas con el tema de vacaciones","2.14.6.7 Analizar con el apoyo de la oficina de GIRH-MAG la política AE-REG-P-01, a efecto de que se determine su conveniencia y pertinencia; situación que deberá permitir su validación o caso contrario, dejarla sin efecto","Dirección","Se comunica a la Jefatura de la URAEA sobre la eliminación del documento AE-REG-P-01.","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr                                             2549 3563","Oficio PCCI-059-2016 del 9 de marzo de 2016","2016-03-10","2016-03-10","2016-06-01",null,null,"RC","Cumplida",null,null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.15  Debilidades en materia de salud y seguridad ocupacional","2.15.6.1 Gestionar ante las instancias competentes, la creación y autorización de un puesto para que sea ocupado por un especialista en Salud y Seguridad Ocupacional, de conformidad con lo dispuesto en el Código de Trabajo y en el “Reglamento de Comisiones y Oficinas o Departamentos de Salud Ocupacional” (Decreto Ejecutivo N° 39408-MTSS)","Dirección","1. Analizar en conjunto con la jefatura de Recursos Humanos la posibilidad de crear y autorizar un puesto para ser ocupado por un especialista en Salud y Seguridad Ocupacional.                   \n2. Realizar los trámites ante las instancias competentes para la creación de la plaza.","Nelson Morera Paniagua\n\n     mmorera@sfe.go.cr","Oficio DSFE.762.2016 del 3 de octubre de 2016                                                             \nOficio GIRH-734-2017 del 15/05/2017                                                                                         \nOficio CSO-07-2020, solicitó criterio al Consejo de Salud Ocupacional del Misterio de Trabajo y Seguridad Nacional; el cual se emitió mediante el oficio CSO-DE-OF-212-2020 del 03/11/2020.\nOficio DSFE-0398-2021\nOficio DSE-0555-2022 del 06/10/2022, la Dirección informa sobre la gestión emprendida y expone que tanto el MAG como el SFE están imposibilitados para destinar una plaza para gestionar el tema de salud ocupacional, situación que en esa misma línea no estaría permitiendo implementar la oficina respectiva; en ese sentido, se indica que el SFE continuará apoyándose en la oficina de Salud Ocupacional del MAG, tal y como lo indica el señor Viceministro de Agricultura y Ganadería, en el oficio DVM-JAV-222-2022 del 26/09/2022.\nPor medio de los oficio DSFE-0414-2023 del 04/08/2023 y DSFE-0553-2023 del 09/10/2023, se informa de la gestión realizada; sin que la misma, hubiese generado efectos orientados a una atención efectiva de la recomendación sujeta a seguimiento.","2016-03-10","2016-03-10","2016-12-01","2017-01-30",null,"RPC","Parcialmente cumplida/En Proceso","Considerando los términos del oficio CSO-DE-OF-212-2020 del 03/11/2020 del Consejo de Salud Ocupacional del Misterio de Trabajo y Seguridad Nacional, queda claro, tomando en cuenta la cantidad de personal que conforma la relación de puestos del SFE, de la obligación legal que existe de que el SFE cuente como parte de su estructura organizativa con una Oficina de Salud Ocupacional.  \n\nBoleta SISAI N° AI-2021-0041\nBoleta_SISAI_AI-2021-0196\nBoleta_SISAI_AI-2022-0002\nBoleta_SISAI_AI-2023-0004\nBoleta_SISAI_AI-2024-0111\nBoleta_SISAI_AI-2025-0052\n\nMediante el oficio CARTA-SFE-AI-0072-2025 se gestionó solicitud de criterio legal; pero no se ha emitido y/o comunicado a la AI\nBoleta_SISAI_AI-2026-0001 - RPC\n\n",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RPC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RPC",4]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.15  Debilidades en materia de salud y seguridad ocupacional","2.15.6.2 Valorar la pertinencia y conveniencia de crear una Oficina de Salud Ocupacional propia para el SFE, o bien, determinar una vez autorizada la creación del puesto indicado en la recomendación anterior, si el funcionario que llegue a ocupar este puesto debe responder en forma directa y técnicamente a la Oficina de Salud Ocupacional de MAG; lo anterior, teniendo presente en todo momento el uso exclusivo que tienen los recursos del SFE de acuerdo con la Ley de Protección Fitosanitaria N°7664.\n\nUn aspecto a considerar, está relacionado con la necesidad de ubicar el puesto que se llegue a crear, en una línea directa de subordinación con respecto a la  alta jerarquía del SFE, lo anterior en acatamiento a lo dispuesto en el artículo 2  del Decreto Ejecutivo N° 39408-MTSS\n","Dirección","1. Analizar la conveniencia y pertinencia de crear una Oficina de Salud Ocupacional en el SFE.","Nelson Morera Paniagua\n     mmorera@sfe.go.cr","Oficio de la Comisión de Salud Ocupacional CSO/02-2017 del 17/02/2017 reiterando a la Dirección del SFE  la necesidad de contar con una oficina de Salud Ocupacional.                                                                                                 \nOficio GIRH-734-2017 del 15/05/2017\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, la Dirección comentó lo siguiente: \"Debido a que no se cuenta con un profesional en salud ocupacional no se dará apertura a la Oficina de Salud Ocupacional, se atienden las necesidades con apoyo del profesional del MAG.\".\nLa Oficina de Salud Ocupacional del MAG, con el oficio CSO-07-2020, solicitó criterio al Consejo de Salud Ocupacional del Misterio de Trabajo y Seguridad Nacional; el cual se emitió mediante el oficio CSO-DE-OF-212-2020 del 03/11/2020, en el cual se señala lo siguiente: \"Al verificar la base de datos de comisiones y oficinas de salud ocupacional del CSO, la razón social: Servicio Fitosanitario del Estado, cédula jurídica: 3007521568 tiene registrada una oficina de salud ocupacional con el número de registro #875. En relación con la comisión de salud ocupacional indicada bajo el número #2539, la misma corresponde a un registro anterior y debe ser actualizado en el sistema de trámites del CSO para lo cual se disponible la URL: https://www.cso.go.cr/tramites/registro.aspx.\nDe conformidad con lo establecido en el artículo 300 del Código de Trabajo, toda empresa que ocupe permanentemente más de cincuenta personas trabajadoras, está obligada a mantener una oficina o departamento de salud ocupacional. Si este no es el caso de la institución, lo que corresponde es que soliciten la desinscripción de la oficina de salud ocupacional por medio del sistema de trámites del sitio web del CSO y que soliciten la inscripción de la comisión de salud ocupacional para el centro de trabajo que ocupe diez o más personas trabajadoras, según el artículo 288 del Código de Trabajo.\"\nPor medio del oficio DSFE-0398-2021, la Dirección del SFE indicó: \"Con respecto a estas recomendaciones pese a que está establecido en normativa, las normas presupuestarias existentes limitan la creación de nuevas plazas, por lo que las recomendaciones no pueden ser atendidas por la administración hasta tanto las normas presupuestarias se flexibilicen. Asimismo; una vez que se flexibilicen las normas presupuestarias habrá que considerar la capacidad económica del SFE de poder cubrir esa plaza con los ingresos, elemento que es requerido por la Autoridad Presupuestaria para emitir una recomendación a Presupuesto Nacional de apertura de plaza.\nDebido a que para poder cumplir estas recomendaciones estamos sujetos a condiciones tanto externas como internas no se puede establecer un cronograma de cumplimiento.\"\nCon el oficio DSFE-0236-2022 del 05/05/2022, la Dirección remitió al Despacho del señor Ministro de Agricultura y Ganadería, la solicitud de que se dote al SFE de una plaza de profesional para que el SFE pueda cumplir con lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 39408-MTSS.\nMediante el oficio DSE-0555-2022 del 06/10/2022, la Dirección informa sobre la gestión emprendida y expone que tanto el MAG como el SFE están imposibilitados para destinar una plaza para gestionar el tema de salud ocupacional, situación que en esa misma línea no estaría permitiendo implementar la oficina respectiva; en ese sentido, se indica que el SFE continuará apoyándose en la oficina de Salud Ocupacional del MAG, tal y como lo indica el señor Viceministro de Agricultura y Ganadería, en el oficio DVM-JAV-222-2022 del 26/09/2022. \nPor medio del OSO-003-2023 del 15/01/2023, el Encargado de la Oficina de Salud Ocupacional del MAG se pronunció, en atención a lo requerido por medio del oficio AI-0008-2023.","2016-03-10","2016-03-10","2016-09-30","2017-01-30",null,"RC","Cumplida","Tomando en cuenta la posición de la administración, la Dirección del SFE debe tener presente que el Código de Trabajo regula la  materia de salud ocupacional (incluyendo el artículo 300 que cita el Consejo de Salud Ocupacional en el oficio CSO-DE-OF-212-2020), específicamente en el título IV del Código que se denomina “De la Protección a los Trabajadores Durante el Ejercicio del Trabajo”, este título abarca los artículos del 192 al 331.\n\nAl respecto el artículo 310 incisos e-) y g-) imponen sanciones de multa para el empleador que incumpla con las disposiciones de salud ocupacional o que incurra en cualquier falta, infracción o violación de las disposiciones que contiene ese título del Código o los reglamentos que le sean aplicables.\n\nDe igual forma en el artículo 325, se contempla a las instituciones públicas, y se establece que las sanciones se aplicarán contra quien figura como patrono, representante legal o jefe superior del lugar en donde el trabajo se presta; pero la respectiva persona jurídica quedará obligada, en forma solidaria con éstos, a cubrir toda clase de responsabilidades de orden pecuniario\n\nNo obstante lo anterior, considerando los términos de la recomendación, la cual está direccionada a realizar una valoración del tema en cuestión, se procede a cerrar la recomendación. La Auditoría Interna estará valorando como gestionar este tema en servicios posteriores.\n\nBoleta SISAI AI-2021-0042\nBoleta_SISAI_AI-2021-0196\nBoleta_SISAI_AI-2023-0005\nBoleta_SISAI_AI-2023-0060",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.15  Debilidades en materia de salud y seguridad ocupacional","2.15.6.3 Realizar un diagnóstico del funcionamiento actual del Grupo de Trabajo para Estudios de Peligrosidad del SFE, a efecto de verificar:\n\n•  El estado de atención de trámites (informes emitidos, estudios pendientes, seguimiento a trámites enviados a la Oficina de Salud Ocupacional del MAG).\n•  Existencia de un cronograma de reuniones.\n•  Pertinencia de la conformación actual del grupo de trabajo.\n\nEste diagnóstico deberá permitir a la Dirección y a la oficina de         GIRH-MAG adoptar las medidas necesarias para ajustar lo que corresponda; e inclusive, la atención inmediata de recomendaciones que se encuentran pendientes de gestionar (informe de auditoría AI-SFE-SA-Inf-002-2012 comunicado con oficio  AI SFE 045-2012 de fecha 23 de marzo del 2012). \n","Dirección","Remitir oficio a la Jefatura de PCCI asignándole la elaboración del diagnóstico del funcionamiento del Grupo de Trabajo para Estudios de Peligrosidad del SFE.","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr                                              2549 3563","Oficio DAF-227-2016 del 29 de agosto de 2016\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, la Dirección comentó lo siguiente: \"El Grupo de Peligrosidad del SFE realiza una revisión de los funcionarios que cuentan con este beneficio y emitió los siguientes Oficios: ETP-SFE-018-2018, ETP-SFE-019-2018 y ETP-025-2018.\".\n\nMediante el oficio DSFE-0521-2020 la Dirección informa sobre la gestión emprendida con respecto a la atención de la recomendación.","2016-03-10","2016-03-10","2016-06-01","2017-01-30",null,"RC","Cumplida","La recomendación se registra como atendida.\n\nBoleta SISAI N° AI-2021-0043",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.16 Debilidades relacionadas con la documentación que respalda el reconocimiento del incentivo de retribución por peligrosidad","2.16.6.1 Solicitar a la oficina de GIRH-MAG lo siguiente:\na) Que valore la conformación de un solo expediente de peligrosidad por funcionario del SFE que reciba este incentivo, a efecto de incorporar toda la documentación relacionada (tanto técnica como administrativa); situación que permitiría ejercer un control efectivo y facilitar la toma de decisiones por parte de la administración activa.\nb) Que en caso de que decida conformar un único expediente de peligrosidad por funcionario, que establezca de forma oficial la instancia que se hará cargo de la custodia de dichos expedientes.\nc) Que toda la documentación relacionada con la retribución del incentivo de peligrosidad esté debidamente foliada, a efecto de minimizar el riesgo de pérdida de documentos o de manipulación indebida. Esta condición debe gestionarse ya sea, que la citada oficina decida conformar un solo expediente o bien que resuelva mantener la conservación actual de documentos a cargo de las distintas instancias. \nd) Que valore la posibilidad de definir de acuerdo con el perfil y funciones establecidas para los puestos del SFE, una lista de aquellos puestos asociados a actividades peligrosas (según la definición establecida en la Resolución DG-330-2005), a efecto de facilitar el trámite de las nuevas solicitudes de reconocimiento que se presenten\n","Departamento Administrativo y Financiero","1. Enviar oficio a GIRH-MAG solicitando la conformación de un solo expediente por funcionario sobre peligrosidad.                                  \n2. Enviar oficio a GIRH-MAG solicitando que se valore la pertinencia de mantener la custodia de los expedientes de peligrosidad una vez concluido el procedimiento correspondiente en la URH-SFE.                     \n3. Enviar oficio girando instrucciones a quien corresponda para el foliado de los expedientes de peligrosidad.                             \n4. Realizar oficio al Equipo de Trabajo de Peligrosidad para que de manera conjunta con GIRH-MAG elaboren un informe sobre aquellos puestos asociados a actividades peligrosas.\n\nEn el cronograma de actividades ajustado se indicó: \"Ya se inició con la revisión y archivo de los expedientes, según reunión sostenida entre el Sr. Claudio Fallas, Oficial Mayor del MAG y el director Ejecutivo, Jefatura Administrativa Financiera y Jefe de Recursos Humanos del SFE.                                                      \nSe presentará informe y cronograma de avance.\"\n\n(oficio DAF-0244-2019 del 16/08/2019)\n","Gabriela Sáenz Amador\n              gsaenx@sfe.go.cr        \n 2549 3446","Se giraron instrucciones a la Coordinadora del Equipo de Trabajo de Peligrosidad para que atienda los aspectos contenidos en la recomendación (Oficio DAF-227-2016 del 29 de agosto del 2016).\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF manifestó lo siguiente: \"Solicitar el plan de trabajo, actas, cronograma,  a la Comisión de Peligrosidad para revisión y estado de las actividades. Revisión de expedientes de peligrosidad en conjunto con personal de Recursos Humanos.\".\n\nPor medio del oficio DAF-067-2020 del 23/03/2020, el DAF remite información sobre la gestión emprendida con relación a la atención de recomendaciones. Con relación a la recomendación sujeta a seguimiento, se indicó con relación a los incisos a-, b- y c- que la conforman, lo siguiente: \"En coordinación con Salud Ocupacional se está recolectando la información para actualizar los expedientes de los funcionarios que se les aprobó el pago de peligrosidad.  Plazo de cumplimento a junio 2020.\". Por otra parte, con respecto al inciso d-, se indicó lo siguiente: \"Fue aprobado mediante el oficio GIRH-GS-SO-009-2019.\".\n\nMediante el oficio DAF-RH-100-2020 del 22/05/2020, la URH informó lo siguientes: \"La Unidad de Recursos Humanos asumió el resguardo de los expedientes de los funcionarios que han tenido o tienen actualmente el reconocimiento de pago de peligrosidad, manteniendo una lista actualizada de ese personal. La acción está para cumplir el 30 de junio misma que se mantiene para completar la documentación. Anexo respaldo de la acción para que sea valorado por el cumplimiento.\".\n\n","2016-03-10","2016-03-10","2016-05-01","2020-06-30",null,"RC","Cumplida","Considerando la información suministrada, se procede a registrar la recomendación como atendida; el estado de actualización de expedientes se verificará en estudio posterior.",null,{"$f":"CONCATENATE(W41,X41)","v":"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC"},{"$f":"E41","v":"AI-SFE-SA-INF-001-2016"},{"$f":"R41","v":"RC"},{"$f":"IF(X41=\"Seleccionar\",0,IF(X41=\"RC\",1,IF(X41=\"RNC\",2,IF(X41=\"RSS\",3,IF(X41=\"RPC\",4,IF(X41=\"RIS\",5,IF(X41=\"RPV\",6,IF(X41=\"RSE\",7))))))))","v":1}]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.16 Debilidades relacionadas con la documentación que respalda el reconocimiento del incentivo de retribución por peligrosidad","2.16.6.2 Gestionar ante las instancias respectivas, la elaboración, aprobación y divulgación del procedimiento interno, que regule el trámite de solicitud de reconocimiento del incentivo de retribución de peligrosidad, el cual deberá incorporar a todas las instancias participantes tanto internas como externas al SFE. Este procedimiento debe respetar las disposiciones establecidas en el Sistema de Gestión de Calidad del SFE y debe contar con el aval desde el punto de vista técnico por parte de la oficina GIRH-MAG, en forma previa a su implementación","Departamento Administrativo y Financiero","1. Elaboración del procedimiento de reconocimiento de Peligrosidad.                                                                             \n2. Envió de los procedimientos a la Oficina de GIRH del MAG para su valoración y aprobación.                                           \n\n 3. Validación del procedimiento.","Gabriela Sáenz Amador\n              gsaenx@sfe.go.cr        \n 2549 3446","Se informa que el procedimiento se elaboró y se trasladó a la OGIRH-MAG para su revisión.\nOficio DAF-RH-357-2018 del 23/11/2018 (se está coordinando con la OGIRH-MAG)\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF manifestó lo siguiente: (DAF-059-2019) \"Existe un cronograma de trabajo para la elaboración de los procedimientos de Recursos Humanos con fecha de presentación a Julio, donde se están actualizando los que ya existen con los formatos solicitados por PCCI, elaborando los que no existen y trabajando en conjunto con el compañero encargado de Control de Calidad para estar alineados a nivel institucional.\".\n\nPor medio del oficio DAF-067-2020 del 23/03/2020, el DAF remite información sobre la gestión emprendida con relación a la atención de recomendaciones. Con relación a la recomendación sujeta a seguimiento, suministró como evidencia una captura de pantalla del sistema SYNERGY en la cual se observa una acción de mejora que establece lo siguiente: \"9.1.1 Revisar, actualizar y gestionar la aprobación de los procedimientos de RH.\". Al respecto, se establece como fecha máxima para la atención efectiva de esa acción, el 30/06/2020.  Además, se indica que la regulación interna asociada con la recomendación se encuentra en proceso de revisión por parte de la OGIRH-MAG.\n\nSe incorporó como parte de la documentación del SCG el \"Procedimiento de Peligrosidad\" (DAF-RH-PO-22).","2016-03-10","2016-03-10","2016-12-01","2020-06-30",null,"RC","Cumplida","La recomendación se registra como atendida; la calidad del control se verificará en estudio posterior.\n\nBoleta SISAI N°  AI-2021-0044",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.17  Debilidades en el control de asistencia de los funcionarios que han sido eximidos de la marca  ","2.17.6.1 Adoptar las medidas que sean necesarias a efecto de contar con el procedimiento cuya implementación permita regular el tema de rebajos salariales por incumplimiento de la jornada laboral y horario así como el control de la asistencia del personal eximido de marca; para lo cual, entre otros aspectos, se deberá considerar lo siguiente: a) Retirar de la UAJ el  borrador de procedimiento que se elaboró para regular el tema de rebajos salariales por incumplimiento de la jornada laboral y horario a efecto de realizar los ajustes que sean necesarios, incluyendo lo relacionado a los requerimientos del SGC. b) Diseñar los mecanismos de control que sean necesarios, cuya implementación permita verificar la asistencia y cumplimiento del horario y jornada laboral de los funcionarios eximidos de marca para que, sin violentar el beneficio otorgado, se cumpla con el principio de igualdad en la aplicación de rebajos salariales y materia sancionatoria por concepto de ausentismo, llegadas tardías o salidas anticipadas. c)  Valorar si esos mecanismos de control deberán formar parte integral del procedimiento citado en el inciso a) anterior o si estarán regulados por medio de otro procedimiento. d) Gestionar la validación desde el punto de vista técnico por parte de GIRH-MAG de los productos obtenidos de la aplicación de los incisos a) y b) anteriores. e) Remitir a la UAJ, en caso de ser necesario,  los procedimientos que se establezcan como resultado de la implementación de los incisos a, b, c y d anteriores; situación a la cual se le deberá dar seguimiento.  f) Analizar las observaciones que emita la UAJ y ajustar lo que corresponda. g) Remitir a la PCCI los procedimientos ajustados para que sean revisados y ajustados según corresponda. h) Coordinar ante las instancias respectivas, la aprobación y divulgación de los procedimientos respectivos; así como su incorporación en el SGC. i) Implementar los procedimientos aprobados.","Unidad de Recursos Humanos","1. Remitir Oficio dirigido a Asesoría Legal retirando el borrador de procedimiento sobre el tema de rebajos salariales.                                                                                                                   \n2. Remitir Oficio dirigido a GIRH-MAG solicitando la asesoría respectiva en cuanto al establecimiento de mecanismos de control para el personal exonerado de marca así como la pertinencia de que el sistema de control sea parte del procedimiento desarrollado.                                                                            \n\n3. Elaboración del procedimiento.                                                             \n\n4. Envió de los procedimientos a la Oficina de GIRH del MAG para su valoración y aprobación.                                                                         \n\n5. Validación del procedimiento.","Patricia Campos Herrera\npcampos@sfe.go.cr ","Mediante oficio DAF-RH-005-2017 del 09/01/2017 solicita a la Unidad de Asuntos Jurídicos el procedimiento que les fue entregado.                               \nAdemás se informa, que según lo establecido en la normativa vigente (Reglamento Autónomo de Servicio), le corresponde a cada jefatura controlar la asistencia de los funcionarios a su cargo, especialmente los que están eximidos de marca.  La Dirección envió Circular DSFE.02.2017.\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF manifestó lo siguiente: (DAF-059-2019) \"Existe un cronograma de trabajo para la elaboración de los procedimientos de Recursos Humanos con fecha de presentación a Julio, donde se están actualizando los que ya existen con los formatos solicitados por PCCI, elaborando los que no existen y trabajando en conjunto con el compañero encargado de Control de Calidad para estar alineados a nivel institucional.\".                              \n\nPor medio del oficio DAF-067-2020 del 23/03/2020, el DAF remite información sobre la gestión emprendida con relación a la atención de recomendaciones. Con relación a la recomendación sujeta a seguimiento, suministró como evidencia una captura de pantalla del sistema SYNERGY en la cual se observa una acción de mejora que establece lo siguiente: \"9.1.1 Revisar, actualizar y gestionar la aprobación de los procedimientos de RH.\". Al respecto, se establece como fecha máxima para la atención efectiva de esa acción, el 30/06/2020. \n\nEn fecha 23/12/2020 se informó vía correo electrónico que el \"DAF-RH-PO-14 Elaboración de planillas v1\", se había excluido del SGC.\n\nMediante el oficio DAF-RRHH-110-2021 (documento adjunto), se informa que el procedimiento relacionado con control de asistencia del personal fue elaborado; sin embargo, el mismo no se refleja en la Lista Maestra del SGC; además los procedimientos relacionados con la  elaboración y pago de planilla salarial y elaboración de plantilla de pagos de SIGAF, se encuentran pendientes.\n\nPor medio del oficio DAF-RRHH-268-2021 del 19/11/2021, se informó que el   Procedimiento control de asistencia y exoneración de marca (DAF-RH-PO-04) y los formularios asociados están integrado a la documentación del SGC.\n","2016-03-10","2016-03-10","2016-05-01","2021-05-31",null,"RC","Cumplida","La calidad del control implementado se verificará en estudio posterior.\n\n\nBoleta SISAI N° AI-2021-0045\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0189\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0310",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.18  Debilidades de control relativas al reconocimiento de puntos de carrera profesional","2.18.6.1 Depurar el control establecido para el registro del incentivo de carrera profesional (hoja Excel), de forma que se pueda visualizar lo siguiente: \n                                                                                                                                                \na) La correspondencia entre lo que se indica en la casilla de nivel académico y la casilla que registra los puntos de carrera otorgados por grado académico (GA) de conformidad con lo establecido en el artículo 4 de la Resolución DG-064-2008. Para lo anterior, se deberá indicar, según corresponda,  si el funcionario cuenta con: • Bachillerato • Licenciatura • Especialidad con base en bachillerato • Especialidad con base en licenciatura • Maestría con base en bachillerato\n• Maestría con base en licenciatura • Maestría con base en especialidad\n• Doctorado con base en bachillerato • Doctorado con base en licenciatura\n• Doctorado con base en especialidad • Doctorado con base en maestría\n• Licenciatura adicional • Especialidad adicional • Maestría adicional\n• Doctorado adicional                                                                                                                 \nb) Referencia al estudio (número de informe u oficio) efectuado para avalar el reconocimiento de los grados y posgrados académicos, de conformidad con el inciso a del artículo 5 de la Resolución DG-064-2008","Departamento Administrativo y Financiero","1. Actualizar el registro (hoja de Excel) para que se visualice la información según la recomendación con relación al punto a) de la recomendación 2.18.6.1.                                                     \n2. Incluir en el registro (hoja de Excel) una columna donde se visualice el numero de referencia del estudio.","Gabriela Sáenz Amador\n              gsaenx@sfe.go.cr        \n 2549 3446","Se informa que la URH del SFE adoptó las medidas que le permitieron cumplir con la implementación efectiva de la recomendación.\n\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF comunicó que la recomendación se había atendido.\n\nSe suministraron dos archivos Excel, mediante los cuáles se implementaron dos registros que informan sobre el tema de la carrera profesional","2016-03-10","2016-03-10","2016-06-01","2017-12-01",null,"RC","Cumplida","Considerando la información suministrada, se registra la recomendación como atendida; la calidad del control y del sistema de información implementado, se estará revisando en la ejecución de estudios posteriores.",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.18  Debilidades de control relativas al reconocimiento de puntos de carrera profesional","2.18.6.2 Adecuar el control establecido para el registro del incentivo de carrera profesional, conforme lo dispuesto en el procedimiento PCCI-GC-PO-01; esto incluye su oficialización, así como su incorporación como parte del  procedimiento  DAF-RH-PO-06 y la validación previa desde el punto de vista técnico por parte de oficina de GIRH-MAG","Unidad de Recursos Humanos","1. Depuración y actualización del procedimiento..                                                                       2. Envió de los procedimientos a la Oficina de GIRH del MAG para su valoración y aprobación.                                                                                                                          3. Validación del procedimiento.","Patricia Campos Herrera\npcampos@sfe.go.cr ","Se informa que el procedimiento se elaboró y se trasladó a la OGIRH-MAG para su revisión.\nOficio DAF-RH-357-2018 del 23/11/2018 (se está coordinando con la OGIRH-MAG)\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF manifestó lo siguiente: (DAF-059-2019) \"Existe un cronograma de trabajo para la elaboración de los procedimientos de Recursos Humanos con fecha de presentación a Julio, donde se están actualizando los que ya existen con los formatos solicitados por PCCI, elaborando los que no existen y trabajando en conjunto con el compañero encargado de Control de Calidad para estar alineados a nivel institucional.\".                              \nPor medio del oficio DAF-067-2020 del 23/03/2020, el DAF remite información sobre la gestión emprendida con relación a la atención de recomendaciones. Con relación a la recomendación sujeta a seguimiento, suministró como evidencia una captura de pantalla del sistema SYNERGY en la cual se observa una acción de mejora que establece lo siguiente: \"9.1.1 Revisar, actualizar y gestionar la aprobación de los procedimientos de RH.\". Al respecto, se establece como fecha máxima para la atención efectiva de esa acción, el 30/06/2020. \nMediante el oficio DAF-RRHH-110-2021 (documento adjunto), se informa que el procedimiento relacionado con control de la carrera profesional está en revisión de la OGIRH-MAG.\nSe integró como parte de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad el \"Procedimiento para reconocimiento de carrera profesional\" (DAF-RH-PO-06)\n","2016-03-10","2016-03-10","2016-11-01","2021-05-31",null,"RC","Cumplida","Boleta_SISAI_AI-2021-0190 \n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0326\n\nLa calidad del control se verificará en estudio posterior.",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.18  Debilidades de control relativas al reconocimiento de puntos de carrera profesional","2.18.6.3 Revisar los puntos de carrera profesional otorgados por concepto de grado académico a los funcionarios citados en el apartado 2.18.2 “Condición” anterior, a efecto de determinar si los mismos se ajustan a lo dispuesto en la Resolución DG-064-2008. Todo ajuste que se realice producto de esta revisión debe ser comunicado a los respectivos funcionarios","Departamento Administrativo y Financiero"," ","Henry Vega Vega                hvega@sfe.go.cr                                                              2549 3446","Oficio DAF-RH-071-2016","2016-03-10","2016-03-10",null,null,null,"RC","Cumplida",null,null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.19  Debilidades de control interno en el reconocimiento de zonaje e incentivo de regionalización ","2.19.6.1 Gestionar la elaboración del procedimiento cuya implementación  permita regular el trámite para el reconocimiento de zonaje e incentivo de regionalización para funcionarios del SFE, en apego a lo descrito en el Decreto Ejecutivo 31555-MAG; como parte de este procedimiento se deberán definir aquellos formatos que permitan garantizar su cumplimiento así como la periodicidad (frecuencia mínima razonable) con la que se debe actualizar la información que sustenta este reconocimiento a efecto de realizar los ajustes que correspondan. Dicha gestión deberá, considerar, entre otros aspectos, lo siguiente:\n  Remitir en forma previa a su aprobación, el citado procedimiento a la oficina de GIRH-MAG para su aval desde el punto de vista técnico.\n  Remitir el procedimiento antes citado a la Unidad de PCCI para que proceda a su revisión y gestione su aprobación, divulgación e incorporación al Sistema de Gestión de Calidad del SFE; lo anterior una vez que se cuente con el aval de la oficina de GIRH-MAG.\n  Verificar en los casos en que corresponda, el cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 27452-MAG\nRecomendación reformulada:\nGestionar la elaboración del procedimiento cuya implementación  permita regular el trámite para el reconocimiento de zonaje para funcionarios del SFE, en apego al ordenamiento jurídico que regula esta materia; como parte de esa regulación interna, se deberá definir aquellos formatos que permitan garantizar su cumplimiento así como la periodicidad (frecuencia mínima razonable) con la que se debe actualizar la información que sustenta ese reconocimiento a efecto de realizar los ajustes que correspondan. Dicha gestión deberá, considerar, entre otros aspectos, lo siguiente:\na) Remitir en forma previa a su aprobación, el procedimiento a la OGIRH-MAG para su aval técnico.\nb)  Remitir el procedimiento a la Unidad de PCCI para que sea integrado a la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad del SFE.\nc)  Verificar en los casos en que corresponda, que se cumpla con el hecho de que, el funcionario que goce de préstamo de casa de habitación por parte del MAG, no podrá recibir el beneficio de zonaje.\n","Unidad de Recursos Humanos","1. Elaboración del procedimiento.                                                                                                     \n2. Envió del procedimiento a la Oficina de GIRH del MAG para su valoración y aprobación.                                                                                                                          \n\n3. Validación del procedimiento.\n\nMediante el oficio DSFE-0520-2019 la Dirección en atención al oficio AI-0017-2019, remitió el cronograma de actividades ajustado.  Entre las actividades se definieron las siguientes:\n\n1. Realizar las consultas ante las autoridades del MAG sobre los trámites requeridos para regular el uso de casas y apartamentos propiedad del MAG y SFE,utilizados por los funcionarios.\n\n2. Confección los documentos para regular el uso de las casas y apartamentos.","Patricia Campos Herrera\npcampos@sfe.go.cr ","No se suministró evidencia sobre el grado de avance respecto de su cumplimiento.\nOficio DAF-RH-357-2018 del 23/11/2018 (se está coordinando con la OGIRH-MAG)\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF manifestó lo siguiente: (DAF-059-2019) \"Existe un cronograma de trabajo para la elaboración de los procedimientos de Recursos Humanos con fecha de presentación a Julio, donde se están actualizando los que ya existen con los formatos solicitados por PCCI, elaborando los que no existen y trabajando en conjunto con el compañero encargado de Control de Calidad para estar alineados a nivel institucional.\".      \n\nPor medio del oficio DAF-067-2020 del 23/03/2020, el DAF remite información sobre la gestión emprendida con relación a la atención de recomendaciones. Con relación a la recomendación sujeta a seguimiento, suministró como evidencia una captura de pantalla del sistema SYNERGY en la cual se observa una acción de mejora que establece lo siguiente: \"9.1.1 Revisar, actualizar y gestionar la aprobación de los procedimientos de RH.\". Al respecto, se establece como fecha máxima para la atención efectiva de esa acción, el 30/06/2020. \n\nMediante el oficio DAF-RRHH-110-2021 (documento adjunto), se informa que el procedimiento relacionado con control del pago del zonaje se encuentra pendiente.\n\nCon el oficio DAF-RRHH-268-2021 se indicó lo siguiente: \"2- Actividad 2.19.6.1 Procedimiento Zonaje: En elaboración por la encargada del proceso la Licda Yesenia Meléndez O.\".\n\nLa URH del SFE informó sobre la oficialización e implementación del \"Procedimiento de Zonaje\" (DAF-RH-PO-30)","2016-03-10","2016-03-10","2016-12-01","2021-05-31",null,"RC","Cumplida","\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0191\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0317\n\nBoleta_SISAI_AI-2022-0063",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.19  Debilidades de control interno en el reconocimiento de zonaje e incentivo de regionalización ","2.19.6.2 Revisar el monto cancelado por concepto de zonaje e incentivo de  regionalización a los funcionarios que reciben estos beneficios y que se citan en el oficio DSF-SG-121-2016, a efecto de realizar los ajustes que correspondan","Departamento Administrativo y Financiero"," ","Henry Vega Vega                        hvega@sfe.go.cr                                                                   2549 3446","Oficios DGIRH-331-2016, DGIRH-333-2016, DGIRH-349-2016, DGIRH-356-2016, DGIRH-357-2016 DGIRH-358-2016","2016-03-10","2016-03-10",null,null,null,"RC","Cumplida",null,null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.19  Debilidades de control interno en el reconocimiento de zonaje e incentivo de regionalización ","2.19.6.3 Someter a análisis de la oficina de GIRH-MAG los casos de los funcionarios Juan Carlos Camacho Agüero y Airam Mata Pereira a efecto determinar la correspondencia del pago de zonaje, según los términos del Decreto Ejecutivo 31555-MAG","Departamento Administrativo y Financiero"," ","Henry Vega Vega                       hvega@sfe.go.cr                                         2549 3446","Oficios DGIRH-331-2016 y DGIRH-333-2016","2016-03-10","2016-03-10",null,null,null,"RC","Cumplida",null,null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.19  Debilidades de control interno en el reconocimiento de zonaje e incentivo de regionalización ","2.19.6.4 Establecer en el caso de la Estación de Control Fitosanitario de Limón, si las condiciones del inmueble que utiliza el funcionario Juan Carlos Camacho Agüero, permiten que este se clasifique como casa o apartamento a efecto de establecer el monto por concepto de zonaje que eventualmente y de corresponder debe cancelarse al funcionario. En caso de considerar que el inmueble no reúne las condiciones necesarias emitir una posición oficial al respecto","Departamento Administrativo y Financiero","Remitir Oficio al Departamento de Bienes y Servicios del MAG para aclarar y regular la situación del inmueble ocupado por el funcionario Juan Carlos Camacho Agüero, ubicado en la Estación de Control Fitosanitario de Limón.","Henry Vega Vega                       hvega@sfe.go.cr                                                                  2549 3446","Se informa que mediante el oficio DAF-052-2018 se gestionó la implementación de la recomendación.\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF manifestó lo siguiente: \"En  Oficio DGIRH-331-2016 en donde se le reconoce el Uso de Habitación al funcionario Juan Carlos Camacho Agüero.\".","2016-03-10","2016-03-10","2016-06-01","2017-01-30",null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.19  Debilidades de control interno en el reconocimiento de zonaje e incentivo de regionalización ","2.19.6.5 Analizar el caso del funcionario Marco Tulio Hidalgo Sánchez, lo anterior considerando que está percibiendo el incentivo de regionalización y está haciendo uso de casa de habitación facilitada por el MAG; para lo cual en dicha gestión la administración de considerarlo necesario se podrá apoyar en la Unidad de Asuntos Jurídicos.  De corroborarse esta situación, se deberá gestionar lo que corresponda para que a dicho servidor no se le continúe facilitando el uso de casa de habitación; por cuanto esa situación contraviene lo establecido en el artículo 1 Decreto Ejecutivo                            N° 31555-MAG.  Esta recomendación se hace extensiva para cualquier otro caso de funcionarios que reciben el incentivo por regionalización y eventualmente estén haciendo uso de casas de habitación o apartamentos propiedad del MAG\n","Departamento Administrativo y Financiero","Solicitar criterio a Asesoría Jurídica sobre el caso del funcionario Marco Tulio Hidalgo Sánchez, específicamente sobre el tema del uso del apartamento según las condiciones del servidor.","Henry Vega Vega               hvega@sfe.go.cr                                                      2549 3446","Se realizó estudio de zonaje e incentivo de regionalización del funcionario Marco Tulio Hidalgo y se le informó del ajuste mediante Oficio DGIRH-356-2016, de fecha 16 de marzo 2016.","2016-03-10","2016-03-10","2016-05-01",null,null,"RC","Cumplida",null,null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.19  Debilidades de control interno en el reconocimiento de zonaje e incentivo de regionalización ","2.19.6.6 Realizar las gestiones pertinentes para que se suscriban los convenios que estarían regulando el uso de casas y/o apartamentos propiedad del MAG o del SFE por parte de los funcionarios citados en el oficio DSF-SG-121-2016 de la Unidad de Servicios Generales del SFE","Dirección","Realizar los trámites para suscribir los convenios que estarían regulando el uso de casas o apartamentos propiedad del MAG o SFE.","Fernando Araya Alpízar\nfaraya@sfe.go.cr                                                 2549 3563","Se informa que mediante el oficio DAF-052-2018 se gestionó la implementación de la recomendación.\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, la Dirección manifestó lo siguiente: \"Se remitieron oficios por parte de la Dirección y la Unidad de Servicios Generales a las instancias encargadas del MAG y a la fecha no tenemos respuesta, por lo que la gestión fue trasladada de jefatura de Unidad de Servicios Generales al Departamento Administrativo y Financiero para que la Lic. Sáenz junto con el Director gestionen ante las autoridades del MAG este asunto.\nEn la Unidad de Servicios Generales se mantiene expediente sobre este asunto y esta disponible para consulta.\".\nEl DAF mediante el oficio DAF-064-2019 solicitó a la administración del MAG, información sobre el estado respecto al uso de las casas de habitación por parte de funcionarios del SFE.\nMediante la circular CIR-DAF-002-2020, el Director Administrativo y Financiero, informa sobre aspectos vinculados con la entrada en vigencia del Decreto Ejecutivo No. 40504-MAG del 02 de junio de 2017 (uso en precario de casas y apartamentos) y sobre aspectos asociados a la  atención a la disposición 4.8 del Informe DFOE-EC-IF-02-2016 emitido por la Contraloría General de la República; por tal razón, giró instrucciones en los siguientes términos:  \"Por lo anterior, esta Dirección les recuerda que en coordinación con la Asesoría se está revisando el último reglamento promulgado a efecto de fortalecer los mecanismos de control sobre el uso de las propiedades del MAG, que permita regular la ocupación de todos los inmuebles y que su uso se ajuste a la protección y conservación del patrimonio, tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de los activos, los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestos, que su uso fundamental sea el servicio público, motivo por el cual QUEDA SUSPENDIDO EL PRÉSTAMO Y ASIGNACIÓN DE BIENES INMUEBLES DEL MAG, hasta que se emita la nueva regulación y los controles respectivos; que se espera en un plazo de 3 meses su firmeza. De este modo, se les instruye a tomar las medidas de control necesarias para garantizar un rendimiento óptimo de las propiedades y edificaciones del MAG, su protección contra pérdida, deterioro o uso irregular, previniendo cualquier daño a la integridad física de las personas funcionarias que deban utilizarlos.\".\nPor medio del Decreto N° 42473-MAG entró a regir el REGLAMENTO PARA EL PRÉSTAMO DE USO EN PRECARIO DE LOS BIENES INMUEBLES DEL MINISTERIO DE AGRICULTURA Y GANADERÍA Y SUS  ÓRGANOS ADSCRITOS; suprimiendo la posibilidad para destinar infraestructura del MAGo como uso habitacional (artículo 11).","2016-03-10","2016-03-10","2016-08-01","2017-01-31",null,"RSE","Perdida vigencia","  Considerando los términos del Decreto N° 42473-MAG, la recomendación perdió vigencia; así como la  recomendación 2.8.6.1 contenida en el informe AI-SFE-SA-INF-007-2010 \n\nBoleta SISAI N° AI-2021-0046",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RSE","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RSE",7]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.20 Debilidades de control interno vinculadas con el reconocimiento de prohibición","2.20.6.1 Depurar el control establecido para el registro de los puestos sujetos a prohibición de forma que exista correspondencia entre el puesto y la ley por la cual se otorga este sobresueldo. Dicha gestión deberá considerar, entre otros aspectos, lo siguiente:\n\n Asegurarse que dicho mecanismo de control responda a lo dispuesto en el SGC del SFE; para lo cual se deberá coordinar con la PCCI.\n En forma previa a la aprobación, divulgación e implementación del citado control, se deberá gestionar la validación del mismo, desde el punto de vista técnico, ante la oficina de GIRH-MAG\n","Departamento Administrativo y Financiero","1. Elaboración del procedimiento.                                                \n2. Envió del procedimiento a la Oficina de GIRH del MAG para su valoración y aprobación.                                                                                   \n3. Validación del procedimiento.","Patricia Campos Herrera\npcampos@sfe.go.cr ","Se informa que se elaboró el procedimiento y que se remitió a revisión de la OGIRH-MAG.\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF manifestó lo siguiente: (DAF-059-2019) \"Existe un cronograma de trabajo para la elaboración de los procedimientos de Recursos Humanos con fecha de presentación a Julio, donde se están actualizando los que ya existen con los formatos solicitados por PCCI, elaborando los que no existen y trabajando en conjunto con el compañero encargado de Control de Calidad para estar alineados a nivel institucional.\".     \nPor medio del oficio DAF-067-2020 del 23/03/2020, el DAF remite información sobre la gestión emprendida con relación a la atención de recomendaciones. Con relación a la recomendación sujeta a seguimiento, suministró como evidencia una captura de pantalla del sistema SYNERGY en la cual se observa una acción de mejora que establece lo siguiente: \"9.1.1 Revisar, actualizar y gestionar la aprobación de los procedimientos de RH.\". Al respecto, se establece como fecha máxima para la atención efectiva de esa acción, el 30/06/2020. \n\nMediante el oficio DAF-RH-100-2020 del 22/05/2020, la URH informó lo siguientes: \"Mediante la Resolución GIRH GS-SO 09 2019, el Grupo de Peligrosidad del SFE, recibió el aval por parte del Área de Salud Ocupacional del MAG para proceder de oficio. Anexo la acción misma que considero cumple con la observación de la Auditoría.\".\n\nMediante el oficio DAF-RRHH-110-2021 (documento adjunto), no se informa de acciones orientadas a la atención de la recomendación 2.20.6.1.\n\nPor medio del oficio DAF-RH-0174-2021 del 08/09/2021, se informa sobre la gestión que le está permitiendo a la administración ejercer control sobre el tema de la prohibición.\n","2016-03-10","2016-03-10","2016-12-01","2020-06-30",null,"RC","Cumplida","Boleta_SISAI_AI-2021-0192\n\nLa calidad del control y sistema de información se verificará en estudio posterior.\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0309",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.20 Debilidades de control interno vinculadas con el reconocimiento de prohibición","2.20.6.2 Someter a valoración de la oficina de GIRH-MAG, para que incorpore en cada oficio de nombramiento (en los casos en que corresponda) el detalle de la ley por la cual se está reconociendo prohibición, así como una breve descripción del alcance de la prohibición, según la ley que aplique.  \n\nConsiderando que el SFE se encuentra en proceso implementación de una nueva estructura organizativa, se debe valorar el aplicar lo descrito en el párrafo anterior, a todos los oficios de ratificación o aviso de traslado, que se originen producto de movimientos de personal o bien de un eventual estudio integral de puestos.","Departamento Administrativo y Financiero","Oficio dirigido a GIRH-MAG solicitando lo  indicado en la recomendación.","Gabriela Sáenz Amador\n              gsaenx@sfe.go.cr        \n 2549 3446","No se suministró evidencia respecto de su cumplimiento.\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF señala lo siguiente: (DAF-059-2019) \"En los oficios actualmente solo se indica según la clasificación del puesto y  una observación se debe analizar los incentivos dependiendo  del caso de Servicio y Compensación del Personal con base en la ley 9635.\"\n\nPor medio del oficio DAF-067-2020 del 23/03/2020, el DAF remite información sobre la gestión emprendida con relación a la atención de recomendaciones. Con relación a la recomendación sujeta a seguimiento, se indicó lo siguiente: \"Se adjunta modelo de carta de nombramiento aprobada por GIRH, solo se puede mencionar el salario base. La prohibición y otros pluses se mencionan en la acción de personal.\".","2016-03-10","2016-03-10","2016-05-01","2016-12-20",null,"RC","Cumplida","La calidad del control será verificada en estudio posterior.                       \nNo obstante, lo anterior, esta AI valorará presentar consulta a la OGIRH-MAG.                                    \n",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.21 Debilidades relacionadas con  Dedicación de Exclusiva ","2.21.6.1 Gestionar ante las instancias respectivas, las acciones administrativas necesarias que permitan:  a) Rescindir los contratos de dedicación exclusiva que perdieron vigencia con la entrada del régimen de prohibición establecido en el artículo 85 de las Ley 7664. De igual forma, se deberá documentar los resultados de esa gestión en los expedientes de personal correspondientes.   b) Establecer un plazo determinado para definir la vigencia de los contratos de dedicación exclusiva actuales, de forma que posibilite cumplir a cabalidad con lo dispuesto en la Resolución DG-254-2009 (artículo 6); esta situación permitiría reflejar que esta relación contractual es un acuerdo de voluntades que está sujeto a la disponibilidad presupuestaria y que puede ser rescindido por cualquiera de las partes cuando se estime conveniente. Para esto se deberá modificar la cláusula respectiva de los contratos de dedicación exclusiva. Este aspecto deberá ser considerado en la suscripción de futuros contratos de dedicación exclusiva.   c) Diseñar e implementar un mecanismo de control (formato o similar) que permita registrar la gestión que se debe emprender para verificar cada uno de los aspectos establecidos en el artículo 6 de la Resolución DG-254-2009; dicha verificación se realizará considerando el plazo determinado para la vigencia de los contratos de dedicación exclusiva.   d) Ajustar según corresponda el procedimiento DAF-RH-PO-05, de forma que considere cada uno de los aspectos normados por la Dirección General del Servicio Civil en la Resolución DG-254-2009. e) Remitir el procedimiento ajustado así como los formatos que se elaboren producto de la aplicación del inciso anterior a la oficina de GIRH-MAG para que esta instancia emita su aval desde el punto de visto técnico. f) Remitir el procedimiento y formato (s) resultantes de la aplicación del inciso anterior a la Unidad de PCCI para el trámite de revisión, aprobación, divulgación e incorporación al SGC del SFE\n","Departamento Administrativo y Financiero","1. Elaboración de resolución para finiquito de los contratos de Dedicación Exclusiva del personal que se le reconocían prohibición según Ley 7664.                                                                         \n2. Oficio dirigido a GIRH-MAG aclaración y criterio sobre la vigencia de los contratos de Dedicación Exclusiva.                                                         \n 3. Diseño de plantilla como mecanismo de control  para los Contratos de Dedicación Exclusiva que estará bajo la custodia del área de ASCP.                                                                                    4. Elaboración del procedimiento.                                                    \n 5. Envió del procedimiento a la Oficina de GIRH del MAG para su valoración y aprobación. 6. Validación del procedimiento.","Patricia Campos Herrera\npcampos@sfe.go.cr ","Mediante oficio DAF-RH-006-2017 del 09/01/2017  la Unidad de Recursos Humanos realiza una serie de consultas a la OGIRH-MAG para atender varios aspectos contenidos en esta recomendación.  Se indica que la URH-SFE estará implementando el mecanismo de control del inciso c.                                                                                                                                                                 \nOficio GIRH-GE-137-2017 dl 29 de marzo de 2017.                                                                          \nOficio GIRH.737-2017 del 15 de mayo de 2017.                                                                      \nSe informa que se elaboró el procedimiento y se remitió a revisión de la OGIRH-MAG\n\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF manifestó lo siguiente: (DAF-059-2019) \"Existe un cronograma de trabajo para la elaboración de los procedimientos de Recursos Humanos con fecha de presentación a Julio, donde se están actualizando los que ya existen con los formatos solicitados por PCCI, elaborando los que no existen y trabajando en conjunto con el compañero encargado de Control de Calidad para estar alineados a nivel institucional.\".     \n\nPor medio del oficio DAF-067-2020 del 23/03/2020, el DAF remite información sobre la gestión emprendida con relación a la atención de recomendaciones. Con relación a la recomendación sujeta a seguimiento, suministró como evidencia una captura de pantalla del sistema SYNERGY en la cual se observa una acción de mejora que establece lo siguiente: \"9.1.1 Revisar, actualizar y gestionar la aprobación de los procedimientos de RH.\". Al respecto, se establece como fecha máxima para la atención efectiva de esa acción, el 30/06/2020. \n\nMediante el oficio DAF-RH-100-2020 del 22/05/2020, la URH informó lo siguientes: \"Esta recomendación se atenderá por medio del procedimiento para el proceso de reconocimiento de Dedicación Exclusiva en apego a la normativa de este tema. Se mantiene la fecha de cumplimiento ya que el analista está trabajando en ello.\".\n\nEn fecha 23/12/2020 se informó vía correo electrónico que el \"DAF-RH-PO-05 reconocimiento de la dedicación exclusiva v1\", se había excluido del SGC.\n\nMediante el oficio DAF-RRHH-110-2021 (documento adjunto), se informa que el procedimiento relacionado con la dedicación exclusiva se mantiene pendiente.\n\nPor medio del oficio DSF-RRHH-268-2021 se informa que el Procedimiento de Dedicación Exclusiva (DAF-RH-PO-17) y sus formularios asociados ya forman parte de la documentación del SGC.","2016-03-10","2016-03-10","2016-12-01","2021-05-31",null,"RC","Cumplida","La calidad del control implementado se verificará en estudio posterior.\n                  \nBoleta SISAI N° AI-2021-0047\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0193\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0311",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.22 Debilidades en la ejecución de actividades de capacitación","2.22.6.1 Establecer el lineamiento cuya implementación garantice ejercer el control sobre el cumplimiento efectivo de las nuevas instrucciones emitidas por la DGSC en materia de capacitación y que fueron comunicadas recientemente a las jefaturas del SFE mediante oficio;  situación que debe facilitar el proceso de formulación, modificación y ejecución del plan de capacitación y del presupuesto de la partida de capacitación. Como parte de dicha gestión se deberá adoptar las medidas que posibiliten ajustar el procedimiento DAF-RH-PO-19 de Planeamiento y Ejecución de Actividades de Capacitación según corresponda. Un aspecto a considerar en la depuración de dicho procedimiento, será la definición de los criterios que se deberán aplicar en la estimación de recursos para aquellas capacitaciones cuyo costo sea en moneda extranjera","Departamento Administrativo y Financiero","1. Depuración del procedimiento \"planeamiento y ejecución de actividades de capacitación\".                                                                           \n 2. Envió de los procedimientos a la Oficina de GIRH del MAG para su valoración y aprobación.                                                                                     \n3. Validación del procedimiento.","Gabriela Sáenz Amador\n              gsaenx@sfe.go.cr        \n 2549 3446","Se informa que se elaboró  y aprobó el procedimiento DAF-RH-PO-20 Procedimiento de Evaluación de Desempeño. Además, se indicó que el procedimiento DAF-RH-PO-19 esta en proceso de actualización.\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF manifestó lo siguiente: (DAF-059-2019) \"Existe un cronograma de trabajo para la elaboración de los procedimientos de Recursos Humanos con fecha de presentación a Julio, donde se están actualizando los que ya existen con los formatos solicitados por PCCI, elaborando los que no existen y trabajando en conjunto con el compañero encargado de Control de Calidad para estar alineados a nivel institucional.\".     \n\nPor medio del oficio DAF-067-2020 del 23/03/2020, el DAF remite información sobre la gestión emprendida con relación a la atención de recomendaciones. Con relación a la recomendación sujeta a seguimiento, suministró como evidencia una captura de pantalla del sistema SYNERGY en la cual se observa una acción de mejora que establece lo siguiente: \"9.1.1 Revisar, actualizar y gestionar la aprobación de los procedimientos de RH.\". Al respecto, se establece como fecha máxima para la atención efectiva de esa acción, el 30/06/2020. \n\nSe incorporó al SGC la nueva versión del Procedimiento de planeación y ejecución de actividades de educación no formal (DAF-RH-PO-19).","2016-03-10","2016-03-10","2016-12-01","2020-06-30",null,"RC","Cumplida","La recomendación se registra como atendida; la calidad del control se verificará en estudio posterior.",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.23 Debilidades en el proceso de evaluación del desempeño","2.23.6.1 Valorar la posibilidad de gestionar ante las instancias respectivas, los ajustes al modelo de evaluación del desempeño actual o bien desarrollar una propuesta de un modelo propio para el SFE, de forma que se incorporen adicionalmente a los componentes del desempeño genéricos establecidos por la Dirección General de Servicio Civil (DGSC), otros factores que permitan a las jefaturas una evaluación efectiva del desempeño de los funcionarios a su cargo. Dicha gestión debe considerar el solicitar los criterios que sean necesarios; especialmente conocer la posición de la DGSC","Dirección","Envió de oficio a la DGSC consultando sobre la posibilidad de ajustar o crear un modelo propio de evaluación del desempeño.","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr                           2549 3563","Se envió de oficio a la DGSC consultando sobre la posibilidad de ajustar o crear un modelo propio de evaluación del desempeño (Oficio GIRH-443-2016).      Oficio DAF-RH-266-2016 del 20 de diciembre de 2016   Oficio GIRH-756-2017 del 16 de mayo de 2017","2016-03-10","2016-03-10","2016-05-01",null,null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.23 Debilidades en el proceso de evaluación del desempeño","2.23.6.2 Gestionar una capacitación dirigida a los funcionarios que ostentan puestos de jefatura, para que comprendan y apliquen correctamente el modelo de evaluación del desempeño y los instrumentos asociados a este (formularios); ya sea que se mantenga el modelo actual, que se realicen ajustes  o bien que se establezca un nuevo modelo para el SFE. Valorar en este tipo de eventos la participación de funcionarios de la DGSC, a efectos de que se atiendan las consultas que surjan en este tema","Dirección","Impartir charlas sobre el modelo de evaluación del desempeño.","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr                                    2549 3563","Se envió de circular sobre la confección de expedientes de evaluación (DAF-004-2016).                                                                                                                                  Oficio DAF-RH-152-2017 del 28 de junio de 2017 \nLa URH informa sobre la programación establecida que estuvo orientada a capacitar al personal (incluye jefaturas) sobre el modelo de la evaluación del desempeño\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, la Dirección informó lo siguiente: \"La Unidad de Recursos Humanos realizo una auditoría a las jefaturas sobre aspectos de evaluación de desempeño, se adjunta informe y brochure con instrucciones para la aplicación de la evaluación del presente año.\"","2016-03-10","2016-03-10","2016-11-01","2017-01-31",null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.23 Debilidades en el proceso de evaluación del desempeño","2.23.6.3 Instruir a las jefaturas de las dependencias que conforman el SFE para que en el plazo que se defina cuenten con un expediente individual para la evaluación del desempeño de sus colaboradores, el cual deberá estar conformado de acuerdo a lo establecido por la DGSC y la oficina de  GIRH-MAG; estos expedientes deberán estar debidamente custodiados.  El resultado de la gestión emprendida por las respectivas jefaturas deberá ser informada a la Dirección. El cumplimiento de lo antes señalado, se hace extensiva a la Dirección; por cuanto dicha instancia debe contar con expedientes debidamente conformados para la evaluación del desempeño del personal que está bajo la supervisión directa del Director del SFE","Dirección","Envió de circular sobre la confección de expedientes de evaluación.","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr                                     2549 3563","Se envió de circular sobre la confección de expedientes de evaluación (DAF-004-2016).                                                                                                                                   Circular DAF-RH-160-2017 del 03/07/2017                                                                            Oficio GIRH-756-2017                                                                                                                            Oficio DAF-RH-086-2018","2016-03-10","2016-03-10","2016-05-01","2017-01-31",null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.24 Debilidades en el proceso de inducción","2.24.6.1 Definir si los formatos denominados “Cuestionario de evaluación de inducción general” (F-01 RH-PO-21) y “Cuestionario de evaluación de inducción específica” (F-02 RH-PO-21) están vigentes. En ese sentido, de mantener esos formatos la vigencia respectiva, ajustar la versión del procedimiento  N° DAF-RH-PO-18 “Inducción del Personal” (fecha rige 01/03/2012), con el fin de que el mismo haga referencia a la aplicación de esos formatos\n","Dirección","1. De manera conjunta con GIRH determinar la conveniencia de aplicar el cuestionario de evaluación de inducción especifica.                                                                                    2. Depuración del procedimiento \"Inducción de Personal\".                   3. Envió de los procedimientos a la Oficina de GIRH del MAG para su valoración y aprobación.                                           4. Validación del procedimiento.","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr                                 2549 3563","\nOficio DAF-RH-357-2018 del 23/11/2018 (se está coordinando con la OGIRH-MAG)\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, la Dirección comentó lo siguiente: \"El procedimiento ya fue elaborado y esta en revisión por parte de los funcionarios de Recursos Humanos del MAG, el mismo incluye el cuestionario de inducción.\".\n\nSe incorpora a la documentación del SGC la nueva versión del Procedimiento de Inducción (DAF-RH-PO-18); el cual se complementa con el formulario denominado \"Cuestionario de evaluación de Inducción General\" (DAF-RH-PO-18_F-01).","2016-03-10","2016-03-10","2016-11-01","2017-02-28",null,"RC","Cumplida","La recomendación se registra como atendida.\nBoleta SISAI N° AI-2021-0049",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.24 Debilidades en el proceso de inducción","2.24.6.2 Establecer la estructura básica que regularía y estandarizaría la elaboración de la guía que se debe oficializar según los términos del numeral 9.13 del procedimiento N° DAF-RH-PO-18 “Inducción del personal” (versión 01/03/2012); situación que además, debe precisar sobre los mecanismos que utilizará la Unidad de Recursos Humanos para ejercer la evaluación que se cita en ese numeral","Dirección","Las actividades a realizar para esta recomendación se encuentras ligadas a las actividades de la recomendación 2.24.6.1.","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr                            2549 3563","En atención al oficio AI SFE 331-2018, la Dirección comentó lo siguiente: \"El procedimiento ya fue elaborado y esta en revisión por parte de los funcionarios de Recursos Humanos del MAG, el mismo incluye el cuestionario de inducción.\".\n\nSe incorpora a la documentación del SGC la nueva versión del Procedimiento de Inducción (DAF-RH-PO-18); el cual se complementa con el formulario denominado \"Cuestionario de evaluación de Inducción General\" (DAF-RH-PO-18_F-01).","2016-03-10","2016-03-10","2016-11-01","2017-02-28",null,"RSE","Perdida vigencia","Considerando los términos de la nueva versión del  Procedimiento de Inducción (DAF-RH-PO-18), la recomendación perdió vigencia.\n\nBoleta SISAI N° AI-2021-0050\n",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RSE","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RSE",7]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.24 Debilidades en el proceso de inducción","2.24.6.3 Ajustar la redacción del numeral 9.13 del procedimiento N° DAF-RH-PO-18 “Inducción del personal” (versión 01/03/2012); con el fin de sustituir la palabra “departamento” por dependencia o instancia; lo anterior por cuanto, la estructura organizativa del SFE, se conforma tanto de departamentos como de unidades","Dirección","Las actividades a realizar para esta recomendación se encuentras ligadas a las actividades de la recomendación 2.24.6.1.","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr                                 2549 3563","En atención al oficio AI SFE 331-2018, la Dirección comentó lo siguiente: \"Procedimiento elaborado por la Unidad de Recursos Humanos del SFE  y en proceso de revisión en el MAG (RH).\"\n\nSe incorpora a la documentación del SGC la nueva versión del Procedimiento de Inducción (DAF-RH-PO-18); el cual se complementa con el formulario denominado \"Cuestionario de evaluación de Inducción General\" (DAF-RH-PO-18_F-01).","2016-03-10","2016-03-10","2016-11-01","2017-02-28",null,"RSE","Perdida vigencia","Considerando los términos de la nueva versión del  Procedimiento de Inducción (DAF-RH-PO-18), la recomendación perdió vigencia.\n\nBoleta SISAI N°  AI-2021-0051\n",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RSE","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RSE",7]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.25 Debilidades relacionadas con  el otorgamiento de permisos","2.25.6.1 Establecer los mecanismos que permitan ejercer control sobre la vigencia de los plazos que soportan las resoluciones relacionadas con el otorgamiento de licencias (incluye prorrogas), según los términos del artículo 33 del Reglamento al Estatuto de Servicio Civil. Los procedimientos y formatos que se lleguen a emitir, deberán formar parte de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad; así como contar en forma previa a su aplicación, con el aval técnico de la oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos del MAG","Unidad de Recursos Humanos","1. Elaboración del procedimiento para el otorgamiento de licencias según el artículo 33 del RESC.                                        \n2. Envió del procedimiento a la Oficina de GIRH del MAG para su valoración y aprobación.                                                  \n 3. Validación del procedimiento. ","Patricia Campos Herrera\npcampos@sfe.go.cr ","Mediante oficio DAF-RH-025-2017 se informa que existen mecanismos para controlar los trámites de permisos y licencias.  Además que existe un registro para ejercer control sobre la vigencia de los plazos .\nOficio DAF-RH-357-2018 del 23/11/2018 (se está coordinando con la OGIRH-MAG).\n\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF manifestó lo siguiente: (DAF-059-2019) \"Existe un cronograma de trabajo para la elaboración de los procedimientos de Recursos Humanos con fecha de presentación a Julio, donde se están actualizando los que ya existen con los formatos solicitados por PCCI, elaborando los que no existen y trabajando en conjunto con el compañero encargado de Control de Calidad para estar alineados a nivel institucional.\".     \n\nPor medio del oficio DAF-067-2020 del 23/03/2020, el DAF remite información sobre la gestión emprendida con relación a la atención de recomendaciones. Con relación a la recomendación sujeta a seguimiento, suministró como evidencia una captura de pantalla del sistema SYNERGY en la cual se observa una acción de mejora que establece lo siguiente: \"9.1.1 Revisar, actualizar y gestionar la aprobación de los procedimientos de RH.\". Al respecto, se establece como fecha máxima para la atención efectiva de esa acción, el 30/06/2020. \n\nMediante el oficio DAF-RRHH-110-2021 (documento adjunto), se informa que se elaboró el procedimiento: permiso sin goce de salario mayor a seis días; el cual está integrado al SGC; quedando pendiente el procedimiento: permiso sin goce de salario de hasta cinco días.\n\nCon el oficio DAF-RRHH-268-2021 se indicó lo siguiente: \"3- Actividad 2.25.6.1 Procedimiento Permiso sin goce de salario por 5 días o menos: Fue presentado ante PCCI para la revisión.\".\n\nSe incorporó como parte de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad, lo siguientes procedimientos:\n1. Procedimiento permiso sin goce de salario mayor a seis días (DAF-RH-PO-11)\n2. Procedimiento permiso sin goce de salario de uno a cinco días (DAF-RH-PO-12)\n","2016-03-10","2016-03-10","2016-12-01","2021-05-31",null,"RC","Cumplida","Boleta_SISAI_AI-2021-0194\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0318\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0327\n\nLa calidad del control se verificará en estudio posterior.\n",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.25 Debilidades relacionadas con  el otorgamiento de permisos","2.25.6.2 Girar instrucciones al DAF del SFE con el fin de que se coordine lo que corresponda con la oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos del MAG, a efecto de que en la emisión de nuevas resoluciones relacionadas con el otorgamiento de licencias, se consigne con precisión el inciso y numeral contenido en el artículo 33 del Reglamento al Estatuto de Servicio Civil, según la naturaleza de la licencia respectiva\nReformulación:\n2.25.6.2 Girar instrucciones al Unidad de Recursos Humanos, con el fin de que se coordine lo que corresponda con la oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos del MAG, a efecto de que en la emisión de nuevas resoluciones relacionadas con el otorgamiento de licencias, se consigne con precisión el inciso y numeral contenido en el artículo 33 del Reglamento al Estatuto de Servicio Civil, según la naturaleza de la licencia respectiva","Departamento Administrativo y Financiero","1. Remitir oficio a la Jefatura de la DAF del SFE para que coordine con la Oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos del MAG, para que contemple lo consignado en el inciso y numeral en el artículo 33 del Reglamento al Estatuto del Servicio Civil en las nuevas resoluciones de otorgamiento de licencias.","Gabriela Sáenz Amador\n              gsaenx@sfe.go.cr        \n 2549 3446","En atención al oficio AI SFE 331-2018, la Dirección comentó lo siguiente: \"Procedimiento elaborado por la Unidad de Recursos Humanos del SFE  y en proceso de revisión en el MAG (RH).\"\n\nMediante el oficio DAF-RRHH-110-2021 (documento adjunto), se informa que se elaboró el procedimiento: permiso sin goce de salario mayor a seis días; el cual está integrado al SGC; quedando pendiente el procedimiento: permiso sin goce de salario de hasta cinco días.","2016-03-10","2016-03-10","2016-10-01","2016-12-15",null,"RC","Cumplida","Boleta_SISAI_AI-2021-0195",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RC","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Abierto_1","AI SFE 070-2016","AI-SFE-SA-INF-001-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de recursos humanos","2.26 Falta de normativa técnica para regular la relación de servicio del Auditor Interno","2.26.6.1 Coordinar con las instancias respectivas, la adopción de medidas cuyos resultados le permitan al SFE contar con la normativa interna requerida según los términos y en el plazo establecido en las “Directrices sobre las regulaciones administrativas aplicables a los funcionarios de las auditorías internas del Sector Público” (D-2-2015-DC-DFOE) emitidas por la Contraloría General de la República (Diario Oficial La Gaceta N° 155 del 11 de agosto de 2015). ","Dirección","1. Remitir oficio a las jefaturas de DAF y RH para que definan la normativa interna en SFE según lo establecido en as “Directrices sobre las regulaciones administrativas aplicables a los funcionarios de las auditorías internas del Sector Público”.                                                                           2. Remitir a la Auditoría Interna el instrumento elaborado para su análisis y remisión de observaciones.                                         3. Realizar los trámites para la publicación del decreto.","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr                                   2549 3563","Por medio de los siguientes documentos, la administración en su oportunidad informó sobre la gestión emprendida:\n\n• Oficio PCCI-183-2016 del 8 de diciembre de 2016   \n• Oficio PCCI-005-2017 del 17/01/2017\n• Oficio GIRH-659-2017 del 19 de abril de 2017\n• Oficio DM-MAG-395-2017 del 20 de mayo de 2017\n\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, la Dirección manifestó lo siguiente: \"Decreto    N° 36356-MAG \"Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del SFE y MAG\"\".\n","2016-03-10","2016-03-10","2016-12-01","2017-07-01",null,"RSE","Perdida vigencia","El Decreto Ejecutivo N° 36356-MAG no sustituye la obligación que tiene la administración de establecer las regulaciones de carácter administrativo aplicables al personal de la Auditoría Interna; según los lineamientos emitido por la CGR, por medio de la Resolución R-DC-83-2018.  Por medio de dicha resolución, el órgano contralor derogó la R-DC-068-2015 (D-2-2015-DC-DFOE), por tal razón, esta Auditoría Interna deja sin efecto la respectiva recomendación, por cuanto la administración estaría imposibilitada de implementar una norma técnica derogado.\nConsiderando que sobre este aspecto se puso en conocimiento a la Dirección, será a través de lo comunicado por medio de nuestro oficio AI SFE 328-2018 del 03/12/2018, que esta Auditoría Interna continuará dándole seguimiento a este tema.\nDe acuerdo con la R-DC-83-2018, esos lineamientos entraron a regir desde su publicación; no obstante, se otorgó un plazo de un año, para que el jerarca y la auditoría interna realicen los ajustes pertinentes a la normativa institucional respectiva.\nEs importante señalar, que como una salvaguarda, el artículo 22 del referido decreto, establece lo siguiente: “De las regulaciones administrativas aplicables. El Auditor Interno dependerá del Jerarca, quien le establecerá las regulaciones de tipo administrativo que le serán aplicables. En caso de ausencia o insuficiencia de norma, se observará en lo aplicable, lo que establece el Reglamento Autónomo de Servicio del Ministerio - Decreto Ejecutivo N° 36765-MAG (… asistencia, evaluación, permisos y vacaciones)….”.\n",null,"AI-SFE-SA-INF-001-2016RSE","AI-SFE-SA-INF-001-2016","RSE",7]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.1 Debilidades en la implementación del Modelo del Sistema de Control Interno (MSCI) del SFE con respecto al proceso denominado “Vigilancia y Control de Plagas”","2.1.6.1 Coordinar con la Unidad PCCI, a efecto de recibir la asesoría que estaría permitiendo visualizar las medidas necesarias para ajustar la estructura de control interno del proceso “Vigilancia y Control de Plagas”, al Modelo establecido por el SFE. Dicha gestión le deberá permitir al DOR, valorar entre otros aspectos, emprender acciones concretas para cada componente funcional, relacionadas con los temas descritos en el Anexo N° 2","Departamento de Operaciones Regionales ","1. Remitir oficio a la Unidad PCCI solicitando asesoría en materia de control interno en el área de VCP.","Gerardo Granados Araya  ggranados@sfe.go.cr                                      2549 3555"," Oficio DOR.035.2016 fecha 20-09-2016                                                                                         Correo de la PCCI  20/03/2018","2016-05-25","2016-05-25","2016-10-31",null,null,"RC","Cumplida",null,null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.1 Debilidades en la implementación del Modelo del Sistema de Control Interno (MSCI) del SFE con respecto al proceso denominado “Vigilancia y Control de Plagas”","2.1.6.2 Implementar los instrumentos técnicos que oficialice el SFE (y aquellos que establezca el DOR), para instaurar el Modelo de Control Interno institucional en el proceso “Vigilancia y Control de Plagas”.","Departamento de Operaciones Regionales ","1. Coordinar con la Unidad de PCCI la implementación de las instrumentos técnicos.","Gerardo Granados Araya  ggranados@sfe.go.cr                                       2549 3555"," Oficio DOR.035.2016 fecha 20-09-2016                                                                                         Correo de la PCCI  20/03/2018","2016-05-25","2016-05-25","2016-12-23",null,null,"RC","Cumplida","La calidad de la herramienta se estará analizando en estudio posterior; así como el grado de madurez del SCI del DOR",null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.1 Debilidades en la implementación del Modelo del Sistema de Control Interno (MSCI) del SFE con respecto al proceso denominado “Vigilancia y Control de Plagas”","2.1.6.3 Valorar la necesidad de conformar un Comité Técnico integrado por la Dirección y jefaturas del DOR (con la participación y apoyo de la PCCI y la UAJ), con el fin de que dicho órgano colegiado contribuya con el quehacer técnico bajo la responsabilidad del citado departamento; pero que además, se convierta en un enlace fundamental de la Comisión de Control Interno en la implementación del SCI que es requerido.  La administración activa deberá analizar si dicho comité se crea a la luz del artículo 7 de la Ley de Protección Fitosanitaria N° 7664, o conforme lo dispuesto en el artículo 19 del Decreto Ejecutivo N° 26921-MAG","Departamento de Operaciones Regionales ","1. Analizar en reunión de jefaturas regionales la pertinencia de conformar un Comité Técnico.","Gerardo Granados Araya  ggranados@sfe.go.cr                                           2549 3555","Se informa que \" El comité técnico sugerido en esta recomendación quedo conformado por los Jefes de las UOR. Los cuales se reúnen de forma periódica  para atender temas técnicos y administrativos de importancia para el departamento y a la vez coordina con otras instancias cuando se requiere.\".","2016-05-25","2016-05-25","2016-10-31",null,null,"RC",{"$f":"IF(R68=\"Seleccionar\",\"Seleccionar\",IF(R68=\"RC\",\"Cumplida\",IF(R68=\"RNC\",\"Pendiente\",IF(R68=\"RSS\",\"Pendiente\",IF(R68=\"RPC\",\"Parcialmente cumplida/En Proceso\",IF(R68=\"RIS\",\"Parcialmente cumplida/En Proceso\",IF(R68=\"RPV\",\"Por verificar\",IF(R68=\"RSE\",\"Perdida vigencia\"))))))))","v":"Cumplida"},null,null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.2 Debilidades en el proceso de valoración de riesgos efectuado por el Departamento de Operaciones Regionales (DOR)","2.2.6.1 Instruir a las diferentes instancias del SFE, con el fin de que procedan a documentar y actualizar el nivel de riesgo institucional, para lo cual se deberá utilizar el sistema para la administración de la gestión de riesgos institucional denominado SYNERGY","Dirección","1. La Unidad de PCCI realizo talleres de identificación, análisis y valoración de riesgos con las jefaturas de departamento.","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr                                         2549 3563","Oficios PCCI-145-2015, PCCI-107-2016 y  PCCI-137-201 ( Información se puede verificar en el sistema Synergy)","2016-05-25","2016-05-25","2016-07-31",null,null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.2 Debilidades en el proceso de valoración de riesgos efectuado por el Departamento de Operaciones Regionales (DOR)","2.2.6.2 Realizar la identificación, análisis, evaluación, administración, revisión, documentación y comunicación de los riesgos asociados con el proceso de “Vigilancia y Control de Plagas” (lo que incluye la aprobación del respectivo plan de mitigación); para lo cual deberá coordinar lo que corresponda con la PCCI, situación que debe permitir entre otros aspectos, recibir la capacitación que sea requerida así como documentar de la mejor manera, los resultados de la valoración de riesgos que se lleve a cabo en apego a la metodología oficial establecida por el SFE","Departamento de Operaciones Regionales ","1. Realizar la valoración de riesgos del Departamento de DOR.","Gerardo Granados Araya  ggranados@sfe.go.cr                                        2549 3555"," Ya se realizo reunión con las jefaturas regionales con la finalidad de poder realizar la valoración del riesgo, en conjunto con la Unidad de PCCI. Se adjuntan minutas de reuniones y seguimiento.                                                     Resultados registrados en el sistema SYNERGY","2016-05-25","2016-05-25","2016-07-31",null,null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.3 Debilidades en la gestión documental del Departamento Operaciones Regionales (DOR) con respecto al Sistema de Gestión de Calidad del SFE y a las sanas prácticas administrativas.","2.3.6.1 Diagnosticar cada uno de los procedimientos citados en el apartado de “Condición” del presente hallazgo; situación que debe permitir validarlos o identificar los aspectos que deben ser mejorados o adicionados y de corresponder, justificar las razones para dejar sin efecto la aplicación de los mismos.  Dicha gestión deberá quedar documentada\n","Departamento de Operaciones Regionales ","1. Analizar y verificar  los documentos existentes y definir los procedimientos del departamento.                                                    2. Aprobación de los procedimientos del departamento.","Gerardo Granados Araya  ggranados@sfe.go.cr                                        2549 3555"," Se realizaron todos los procedimientos con base en la auditoria del Gestor de Calidad, esto de acuerdo a que cumplieran con el formato establecido para su actualización con el formato actual (PCCI-GC-PO-04-F-03)                                                                                                                                                                             Lista maestra SGC","2016-05-25","2016-05-25","2018-12-31",null,null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.3 Debilidades en la gestión documental del Departamento Operaciones Regionales (DOR) con respecto al Sistema de Gestión de Calidad del SFE y a las sanas prácticas administrativas.","2.3.6.2 Coordinar con la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno (PCCI) las acciones que permitan ajustar los procedimientos citados en el apartado de “Condición” del presente hallazgo; o caso contrario, justificar ante esa instancia la necesidad de dejar sin efecto la aplicación de los mismos.  Lo anterior tomando como insumo los resultados de la implementación de la recomendación 2.3.6.1 anterior","Departamento de Operaciones Regionales ","1. Solicitar al Gestor de Calidad apoyo para la revisión de los procedimientos del Departamento DOR.","Gerardo Granados Araya  ggranados@sfe.go.cr                                      2549 3555"," Se realizaron todos los procedimientos con base en la auditoria del Gestor de Calidad, esto de acuerdo a que cumplieran con el formato establecido para su actualización con el formato actual (PCCI-GC-PO-04-F-03)                                                                                                                                                                             Lista maestra SGC","2016-05-25","2016-05-25","2018-12-31",null,null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.3 Debilidades en la gestión documental del Departamento Operaciones Regionales (DOR) con respecto al Sistema de Gestión de Calidad del SFE y a las sanas prácticas administrativas.","2.3.6.3 Establecer el mecanismo de control (procedimiento, guía, etc. ) que detalle en qué consisten las tres modalidades de valoración de plagas utilizadas por el DOR (estaciones fitosanitarias, muestreos dirigidos o prospección y trampeo); mismo que deberá incluir entre otros aspectos lo siguiente:\n\n• La forma para determinar la cantidad de puntos de evaluación según el tamaño de finca.\n• La forma para determinar la cantidad de trampas que se deben instalar, en los casos en que corresponda.\n• El método para la selección de la muestra (muestreo aleatorio, sistemático etc.)\n","Departamento de Operaciones Regionales ","1. Definir los mecanismos de control para los diferentes sistemas de valoración de plagas.","Gerardo Granados Araya  ggranados@sfe.go.cr                                             2549 3555"," OR-RN-PO-03 Procedimiento de toma de muestras de plagas en el campo para diagnostico.  Incorporados en la página web en lo que corresponde al Departamento de Operaciones Regionales","2016-05-25","2016-05-25","2017-01-31",null,null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.3 Debilidades en la gestión documental del Departamento Operaciones Regionales (DOR) con respecto al Sistema de Gestión de Calidad del SFE y a las sanas prácticas administrativas.","2.3.6.4 Diagnosticar los documentos de carácter técnico elaborados por la UBSI para que, de acuerdo con su naturaleza y conforme a las regulaciones internas del SGC,  se ajusten al tipo de documento al que responden (procedimiento, guía, política etc.); este diagnóstico debe permitir su estandarización, oficialización e incorporación al SGC del SFE","Departamento de Operaciones Regionales ","1. Esta actividad esta contemplada en la recomendación 2.3.6.1-2.3.6.4.","Gerardo Granados Araya  \n                                ggranados@sfe.go.cr                                        \n 2549 3555"," Incorporado en el SIVIFI (Sistema de Vigilancia Fitosanitaria) \n\nEl DOR se conforma de las siguientes unidades:\n\n- Unidad de Biometría y Sistemas de Información Geográfica\n- Unidad de Acreditación y Registro en Agricultura Orgánica\n- Unidades Operativas Regionales\n\nComo parte de la documentación del SGC, únicamente se ubican actividades de  control para las siguientes unidades:\n\n- Unidad de Acreditación y Registro en Agricultura Orgánica\n- Unidades Operativas Regionales\n\nComo parte de la documentación del SGC, la Unidad de Biometría de Sistemas de Información, cuenta con su ficha del macroproceso bajo su responsabilidad; en la misma de contemplan las siguientes  actividades:\n\n- Elaboración de planes de muestreo de plagas.\n- Caracterización de plagas.\n- Elaboración de informes de las plagas.\n- Elaboración de Planes de acción para la Vigilancia y el Control de Plagas.\n- Análisis de la información del Sistema de Vigilancia y Control de Plagas.\n- Elaboración de mapas de plagas y de establecimientos.\n- Elaboración de afiches para el Servicio Fitosanitario del Estado.\n\nComo parte de la documentación del SGC, la referida dependencia registra los siguientes documentos:\n1. Manual:\n- Manual de muestreo para la plaga cochinilla rosada del hibisco (Maconellicoccus hirsutus) en el cultivo de piña (Ananas comosus) - OR-BSI-M-01\n2. Procedimientos:\n- Procedimiento de responsabilidad y manejo del SIVIFI - OR-BSI-PO-01\n- Procedimiento para la ubicación de los Establecimientos con el Google Earth - OR-BSI-PO-02\n- Procedimiento de toma de muestras de plagas en vegetales en el campo para diagnóstico - OE-BSI-PO-03\n- Procedimiento cálculo de número de muestras en cultivos para la detección de plagas - OE-BSI-PO-04\n3. Formularios\n-Boleta de ubicación de establecimientos o sitios de producción- OR-BSI-F-01\n-Boleta de seguimiento de plagas establecimientos y sitios de producción- OR-BSI-F-02\n-Boleta de seguimiento de trampas- OR-BSI-F-03\n-Boleta de instalación de trampas- OR-BSI-F-04\n","2016-05-25","2016-05-25","2018-12-31",null,null,"RC","Cumplida","\n\nBoleta SISAI N° AI-2021-0052\nBoleta_SISAI_AI-2021-0319\nBoleta_SISAI_AI-2022-0045\n\n",null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.3 Debilidades en la gestión documental del Departamento Operaciones Regionales (DOR) con respecto al Sistema de Gestión de Calidad del SFE y a las sanas prácticas administrativas.","2.3.6.5 Establecer el mecanismo idóneo (desde el punto de vista técnico y jurídico) mediante el cual el SFE debe oficializar las fuentes de información (instancias técnicas) de las cuales adopta los parámetros, criterios, escalas y demás instrumentos  utilizados para determinar la condición de una plaga, así como aquellas fuentes de información que establecen el tamaño de las fincas de acuerdo a cada cultivo","Departamento de Operaciones Regionales ","1. Elaborar el documento idóneo que establezca los parámetros de selección de la información técnica relacionada con el Departamento DOR.","Gerardo Granados Araya  \n                                ggranados@sfe.go.cr                                        \n 2549 3555","La Jefatura de la UBSI informó lo siguiente:\n\"Sobre las fuentes de información se hace uso de la Información General que lo establece la NIMF N°6 “Directrices de la Vigilancia”. Esta Norma Internacional de Mediadas Fitosanitarias establece describe los componentes de los sistemas de encuesta y verificación con el propósito de detección de plagas y suministro de información para uso en los análisis del riesgo de plagas, establecimiento de áreas libres de plagas y, cuando sea apropiado, preparación de listas de plagas.\nEsta NIMF establece dos tipos de vigilancia:\n1) La General\n\"La vigilancia general es un proceso a través del cual la información, sobre\nplagas de interés específico para un área, obtenida de diversas fuentes, donde ésta esté disponible y proporcionada para su uso por la Organización Nacional de Protección Fitosanitaria (ONPF).\nLa UBSI hace uso de la información generada por las instituciones Nacionales\ne Internacionales que nos garanticen el buen uso y criterio de los índices de\nanálisis en presencia, incidencia y severidad de las plagas y de las áreas de\ncultivos existentes a nivel nacional.\n2) La específica.\nLas encuestas específicas son procedimientos mediante los cuales las ONPF\nobtienen información sobre plagas de interés en sitios específicos de un área durante un período de tiempo definido.\nPara reforzar esta información se han actualizado los procedimientos para la\nobtención de información clara y precisa.\"\n\nLa referida NIMF N° 6 está integrada a los procedimientos que forman parte del SGC.","2016-05-25","2016-05-25","2017-02-28",null,null,"RC","Cumplida","\n\nBoleta SISAI N° AI-2019-0278\nBoleta_SISAI_AI-2022-0046\n",null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.3 Debilidades en la gestión documental del Departamento Operaciones Regionales (DOR) con respecto al Sistema de Gestión de Calidad del SFE y a las sanas prácticas administrativas.","2.3.6.6 Emitir el lineamiento que establezca (para los cultivos que se estime necesario) la clasificación del  tamaño de las fincas de acuerdo con su área; lo anterior considerando los resultados obtenidos producto de la atención de la recomendación 2.3.6.5 anterior","Departamento de Operaciones Regionales ","1. Elaborar y divulgar el lineamiento sobre el tamaño de las finca de acuerdo a los cultivos.","Gerardo Granados Araya  \n                                ggranados@sfe.go.cr                                        \n 2549 3555","La Jefatura de la UBSI informó lo siguiente:\n\"La información del tamaño de las diferentes fincas que se utilizan para caracterizar a los productores se consultan de la información general y de la documentación aportada por las diferentes empresas que agremia y orientan a los productores de diferentes cultivos nacionales o bien de la información generada por la Secretaría Ejecutiva de Planificación Sectorial Agropecuaria (SEPSA) o información recoelctada en los censos nacionales.\"","2016-05-25","2016-05-25","2017-03-31",null,null,"RC","Cumplida","Boleta SISAI N° AI-2019-0279\nBoleta_SISAI_AI-2022-0047\nBoleta_SISAI_AI-2023-0006\n\n",null,{"$f":"CONCATENATE(W76,X76)","v":"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC"},{"$f":"E76","v":"AI-SFE-SA-INF-002-2016"},{"$f":"R76","v":"RC"},{"$f":"IF(X76=\"Seleccionar\",0,IF(X76=\"RC\",1,IF(X76=\"RNC\",2,IF(X76=\"RSS\",3,IF(X76=\"RPC\",4,IF(X76=\"RIS\",5,IF(X76=\"RPV\",6,IF(X76=\"RSE\",7))))))))","v":1}]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.3 Debilidades en la gestión documental del Departamento Operaciones Regionales (DOR) con respecto al Sistema de Gestión de Calidad del SFE y a las sanas prácticas administrativas.","2.3.6.7 Realizar un alineamiento entre las funciones relacionadas con el proceso de “Vigilancia y Control de Plagas” que están contenidas en los artículos 28, 30 y 31 del Decreto Ejecutivo N° 36801-MAG  (incluye sus reformas) y vinculadas con las actividades de control (políticas, directrices, lineamientos, circulares, procedimientos, formatos, formularios, planes de acción y otras), así como los  sistemas de información (registros manuales, automatizados y una mezcla de ambos) que han sido implementados; a efecto de garantizar en forma razonable que cada una de esas funciones están debidamente integradas a la gestión y por ende cubiertas por el sistema de control interno, o caso contrario, emprender las acciones para ajustar o adicionar los mecanismos de control y/o sistemas de información que sean requeridos.  El instrumento que se defina para realizar y fundamentar ese alineamiento, deberá ser autorizado en forma previa a su aplicación cuyos resultados deberán consignarse en el informe y/o plan de acción respectivo","Departamento de Operaciones Regionales ","1. Revisión de las funciones establecidas en el Decreto 36801.","Gerardo Granados Araya  ggranados@sfe.go.cr                                       2549 3555"," Se ajusto el proceso de Vigilancia y Control de Plagas de acuerdo a las funciones establecidas en el decreto y se ajusto en función del PAO presupuesto","2016-05-25","2016-05-25","2017-04-30",null,null,"RC","Cumplida"," La calidad del control desplegado a través de la carta proceso relativa a \"Vigilancia y Control de Plagas.\", será verificada en estudio posterior.\n\nBoleta SISAI N° AI-2021-0053",null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.3 Debilidades en la gestión documental del Departamento Operaciones Regionales (DOR) con respecto al Sistema de Gestión de Calidad del SFE y a las sanas prácticas administrativas.","2.3.6.8 Considerar los resultados obtenidos producto de la atención de la recomendación 2.3.6.7 anterior, situación que debe propiciar entre otros aspectos, la actualización de las actividades que conforman el proceso denominado “Vigilancia y Control de Plagas”, a efecto de que se gestione la aprobación de una nueva versión de la respectiva Carta Proceso","Departamento de Operaciones Regionales ","1. Actualización de las actividades del proceso de vigilancia y control de plagas.","Gerardo Granados Araya  ggranados@sfe.go.cr                                       2549 3555"," Se actualizó la carta de procesos de \"Vigilancia y Control de Plagas\" con el apoyo del gestor de calidad. ","2016-05-25","2016-05-25","2017-05-31",null,null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.3 Debilidades en la gestión documental del Departamento Operaciones Regionales (DOR) con respecto al Sistema de Gestión de Calidad del SFE y a las sanas prácticas administrativas.","2.3.6.9 Elaborar, aprobar y divulgar la regulación interna que establezca la estructura y contenido mínimo que deberá orientar el establecimiento de guías, programas, planes de acción y cronogramas de actividades vinculados con la atención de actividades técnicas de carácter preventivo. Las regulaciones que se establezcan, deberán formar parte de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad","Departamento de Operaciones Regionales ","1. Diseño de los formatos ","Gerardo Granados Araya  ggranados@sfe.go.cr                                       2549 3555"," Se actualizaron los procedimientos y se divulgaron a lo interno del Departamento.","2016-05-25","2016-05-25","2017-06-30",null,null,"RC","Cumplida","El DOR ajustó la documentación de sus actividades de control a los lineamientos establecidos por el SGC.",null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.3 Debilidades en la gestión documental del Departamento Operaciones Regionales (DOR) con respecto al Sistema de Gestión de Calidad del SFE y a las sanas prácticas administrativas.","2.3.6.10 Estandarizar y oficializar la estructura de los formatos empleados en las Unidades Operativas Regionales para programar sus actividades (en forma semanal, quincenal, mensual) así como los reportes que se utilicen para informar sobre la ejecución de la misma. Los formatos que se establezcan, deberán formar parte de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad","Departamento de Operaciones Regionales ","1. Girar instrucciones a las Unidades Operativas para el uso de los nuevos formatos.","Gerardo Granados Araya  ggranados@sfe.go.cr                                       2549 3555"," La programación de actividades del Departamento se rigen con el PAO y brindan informes de forma trimestral sobre avance de cumplimiento del PAO.\n\nActualmente el proceso de planificación anual y su seguimiento trimestral y anual, se ejerce a través del SIVIPLAN.\n\nAdemás, en la Intranet se encuentra a disposición del personal el sistema que permite la emisión de informes dirigidos a las Jefaturas.","2016-05-25","2016-05-25","2017-07-31",null,null,"RC","Cumplida","La calidad del control y sistema de información y el uso de los sistemas implementados por parte del DOR, se estará verificando en estudio posterior.\nBoleta SISAI N° AI-2021-0054",null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.4 Debilidades en la implementación del archivo documental de las Unidades Operativas Regionales del DOR","2.4.6.1 Diagnosticar el estado actual del archivo documental técnico (e inclusive el administrativo) implementado en las diferentes dependencias que conforman el DOR; a efecto de identificar la naturaleza de la documentación e información que lo conforma.  Ese resultado debería permitir la validación de la estructura del archivo documental implementado y/o identificar aquellas actividades cuya naturaleza estaría haciendo posible estandarizar la estructura, conformación e integración del mismo","Departamento de Operaciones Regionales ","1. Solicitar a la jefatura de Servicios Generales realizar el diagnostico del estado actual del archivo documental técnico.","Gerardo Granados Araya  ggranados@sfe.go.cr                                        2549 3555","Mediante oficio DOR.029-2016 se le solicito apoyo y capacitación para todo el proceso a la Lic. Gladys Rodríguez. Con el oficio DOR.042.2016 se giró instrucciones a la jefaturas regionales.\n\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el DOR informó lo siguiente: \"Esta actividad dio inicio con el apoyo de Gladys Rodríguez en el año 2016 y ha sido una actividad continua durante los años 2017 y 2018 y se espera contar con el seguimiento en el presente año. Además en el año 2018 a raíz del Estudio de CGR sobre BPA en conjunto con la UCRA esta dependencia realizó un seguimiento puntual del archivo de los expedientes en materia de cumplimientos y no cumplimientos en cada una de las oficinas regionales.\"\n\nPor medio del oficio DAF-SG-0270-2020 del 12/05/2020, la USG informa  a la Auditoría Interna sobre la gestión emprendida con relación a la recomendación sujeta a seguimiento.","2016-05-25","2016-05-25","2017-01-31",null,null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.4 Debilidades en la implementación del archivo documental de las Unidades Operativas Regionales del DOR","2.4.6.2 Establecer los lineamientos que regularán la conformación, integración y actualización del archivo documental técnico (e inclusive el administrativo) bajo la responsabilidad de las diferentes dependencias que conforman el DOR. Dicha gestión deberá permitir, entre otros aspectos, la estandarización de la conformación e integración de ese archivo documental, correspondiente a la estructura de los expedientes respectivos así como la definición y aprobación de la Tabla de Plazos (considerando como insumo, los resultados obtenidos producto de atender la recomendación 2.4.6.1 anterior)","Departamento de Operaciones Regionales ","1. Con base al resultado del diagnóstico instruir a las jefaturas del DOR para la implantación del procedimiento establecido para archivo.                                                                             2. Solicitar apoyo a la encargada de archivo para el seguimiento del manejo de los archivos en las unidades del departamento.","Gerardo Granados Araya  ggranados@sfe.go.cr                                              2549 3555"," La Lic. Gladys Rodríguez se reunió con la Jefatura del Departamento y ha estado realizando visitas a las UOR para implementar las buenas prácticas de archivo. En la actualidad se esta llevando un seguimiento a los archivos regionales. \n\nPor medio del oficio DAF-SG-0270-2020 del 12/05/2020, la USG informa  a la Auditoría Interna sobre la gestión emprendida con relación a la recomendación sujeta a seguimiento.\n","2016-05-25","2016-05-25","2017-02-28",null,null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.4 Debilidades en la implementación del archivo documental de las Unidades Operativas Regionales del DOR","2.4.6.3 Valorar la pertinencia de incorporar en el registro de fincas, información sobre si el ocupante de la misma es el propietario o la mantiene alquilada (considerando lo descrito en el Anexo 3). La decisión que se adopte deberá quedar documentada","Departamento de Operaciones Regionales ","1. Actividad contemplada en el nuevo sistema de información de la Base de Datos.\n(Recomendación cumplida)","Gerardo Granados Araya  ggranados@sfe.go.cr                                         2549 3555"," Información que esta disponible en el SIVIFI. ","2016-05-25","2016-05-25",null,null,null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.5 Debilidades con relación al Sistema automatizado de Vigilancia Fitosanitaria y uso del equipo móvil","2.5.6.1 Establecer los lineamientos, que entre otros aspectos, regulen y propicien la estandarización con respecto a:\n\n• Registro de la información en base de datos (de ser posible, en tiempo real), para lo cual se deberá definir y respetar el plazo máximo que se establezca para esos efectos.\n• Formatos para la captura de la información en el campo.\n• Revisión periódica de la calidad de la información en bases de datos; lo que debe permitir la realización de los ajustes que sean necesarios en forma oportuna.\n• Constancia emitida por las respectivas jefaturas, garantizando que el sistema de información se encuentra actualizado. Dicho documento deberá ser presentado, respetando la frecuencia y los plazos que sean definidos; sobre todo en el caso de que el sistema no sea actualizado en tiempo real.\n","Departamento de Operaciones Regionales ","1. Establecer los lineamientos a seguir por los funcionarios del departamento referente a la calidad de la información que se registra en el sistema del DOR.","Gerardo Granados Araya  \n                                ggranados@sfe.go.cr                                        \n 2549 3555","La Jefatura de la UBSI informó lo siguiente:\n\"3.3.1) El registro de la información se realiza en el sistema SIVIFI el cual cuenta con su procedimiento detallado OR-BSI-PO-01 Procedimiento de responsabilidad y manejo del SIVIFI.\nActualmente se está trabajando en la elaboración de formularios con el OIRSA y que estamos en la etapa final, para la captura de información en tiempo real, mediante el uso de teléfonos móviles a nivel de cada una de las regiones.\nSe cuenta con un total de 25 teléfonos móviles en la Unidad de Biometría y Sistemas de Información y en la actualidad la empresa FONT que da el servicio de los teléfonos nos proporcionará 10 más, para un gran total de 35 teléfonos.\n3.3.2) Se cuenta con formularios de recolección de la información a nivel de campo y procedimientos, que nos garanticen datos más precisos y de fácil utilización.\nEstos formularios y procedimientos son:\na) OR-BSI-F-01 Boleta de ubicación de establecimientos o sitios de\nproducción.\nb) OR-BSI-F-02 Boleta de seguimiento plagas establecimientos y sitios de\nproducción.\nc) OR-BSI-F-03 Boleta de seguimiento de trampas.\nd) OR-BSI-F-04 Boleta de instalación de trampas.\ne) OR-BSI-PO-03 Procedimiento de toma de muestras de plagas en\nvegetales en el campo para diagnóstico.\nf) OR-BSI-PO-04 Procedimiento cálculo de numero de muestras en\ncultivos para la detección de plagas.\ng) OR-BSI-PO-04_F.01 Formulario de cálculo de muestras en cultivos para\nla detección de plagas.\nh) OR-BSI-PO-05 Inspección Fitosanitaria de almácigos de café (Coffea\narábica) del Programa Nacional de Renovación de Cafetales.\ni) OR-BSI-PO-05_F-01 Hoja de muestreo de plagas en almácigos de café\nPrograma Nacional de Renovación de Cafetales.\nj) OR-BIS-PO-06 Inspección Fitosanitaria de cafetales establecidos del\nPrograma Nacional de Renovación de Cafetales del Ministerio de\nAgricultura y Ganadería.\nk) OR-BSI-PO-06_F-01 Hoja de muestreo de plagas en plantaciones de\ncafé establecido Programa Nacional de Renovación de Cafetales.\nl) OR-BSI-M-01 Manual de muestreo para la plaga cochinilla rosada del\nhibisco (Maconellicoccus hirsutus) en el cultivo de piña (Ananas\ncomosus).\n3.3.3) En los dos últimos años el sistema SIVIFI tiene una revisión permanente de parte de UBSI, que se le hace llegar a los Jefes de la Unidades DE Operaciones Regionales para que corrijan datos de ubicación de los establecimientos y de la información recolectada en las encuestas específicas.\nSe ha creado un procedimiento en lo que es la ubicación de las fincas mediante Google earth de cada uno de los distritos del país y en cada una de las regiones Operacionales del DOR.\n3.3.4) Los responsables de revisar y mantener actualizada el SIVIFI en cada una de las regiones son los Jefes de Región como se establece en el procedimiento OR-BSIPO- 01 Procedimiento de responsabilidad y manejo del SIVIFI, pero la UBSI está de manera continua solicitando la actualización y corrección de datos del SIVIFI en apoyo a todas las Unidades Regionales.\"","2016-05-25","2016-05-25","2017-02-28",null,null,"RC","Cumplida","\n\nBoleta SISAI N° AI-2019-0284\nBoleta_SISAI_AI-2022-0048",null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.5 Debilidades con relación al Sistema automatizado de Vigilancia Fitosanitaria y uso del equipo móvil","2.5.6.2 Diagnosticar el estado de actualización del Sistema de Vigilancia Fitosanitaria, situación que deberá permitir a una fecha determinada (definida por la administración), lo siguiente:\n\n• Identificar las UOR que mantienen la base de datos desactualizada.\n• Definir una fecha límite para que se actualice el sistema.\n• Girar instrucciones respecto a la implementación de los lineamientos que se oficialicen como resultado de la recomendación 2.5.6.1 anterior.  \n","Departamento de Operaciones Regionales ","1. Solicitar información detallada por región a los encargados del manejo de la información.","Gerardo Granados Araya  \n                                ggranados@sfe.go.cr                                        \n 2549 3555"," La Jefatura de la UBSI señaló que conforme la gestión emprendida para atender la recomendación 2.5.6.1, se dieron las condiciones para atender la recomendación 2.5.6.2; revisión y actualización permanente que se realiza conforme al SIVIFI; puntualizó sobre lo siguiente:\n\".3.3) En los dos últimos años el sistema SIVIFI tiene una revisión permanente de parte de UBSI, que se le hace llegar a los Jefes de la Unidades DE Operaciones Regionales para que corrijan datos de ubicación de los establecimientos y de la información recolectada en las encuestas específicas.\nSe ha creado un procedimiento en lo que es la ubicación de las fincas mediante Google earth de cada uno de los distritos del país y en cada una de las regiones Operacionales del DOR.\n3.3.4) Los responsables de revisar y mantener actualizada el SIVIFI en cada una de las regiones son los Jefes de Región como se establece en el procedimiento OR-BSIPO- 01 Procedimiento de responsabilidad y manejo del SIVIFI, pero la UBSI está de manera continua solicitando la actualización y corrección de datos del SIVIFI en apoyo a todas las Unidades Regionales.\"","2016-05-25","2016-05-25","2017-01-31",null,null,"RC","Cumplida","\n\nBoleta SISAI N° AI-2019-0285\nBoleta_SISAI_AI-2022-0048",null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.5 Debilidades con relación al Sistema automatizado de Vigilancia Fitosanitaria y uso del equipo móvil","2.5.6.3 Documentar la posición de las jefaturas de las unidades operativas regionales, con respecto a las debilidades detectadas en el Sistema Automatizado de Vigilancia y Control de Plagas que se encuentra en producción; lo anterior a efecto de que sean valoradas y según corresponda, tomadas en cuenta en el ajuste a dicho sistema que está desarrollando la Unidad de Tecnologías de la Información","Departamento de Operaciones Regionales ","1. Recomendación cumplida.","Gerardo Granados Araya  ggranados@sfe.go.cr                                        2549 3555"," En el 2015 se envía un enlace para probar el nuevo sistema (SIVIFI) para que los usuarios del sistema realizaran pruebas y emitirán observaciones o comentarios. Una vez realizadas todas las modificaciones el sistema se oficializa en Octubre del 2016","2016-05-25","2016-05-25",null,null,null,"RC","Cumplida","El estado que muestra el Sistema de Información será analizado en futuros servicios de fiscalización",null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.6 Debilidades relacionadas con el proceso de regionalización en cumplimiento de las funciones asignadas a las UOR en el Decreto Ejecutivo N°36801-MAG","2.6.6.1 Incorporar en la planificación institucional, las acciones necesarias que permitan una regionalización efectiva (o su fortalecimiento), de las funciones contenidas en el artículo 31 del Decreto Ejecutivo N° 36801-MAG. Dicha situación debería permitir a través de la calendarización respectiva, definir el plazo, actividades y recursos (incluye la dotación de infraestructura así como del personal técnico y administrativo que sea necesario) requeridos por la organización","Dirección","1. Realizar las gestiones necesarias para incorporar en la planificación institucional las acciones que permitan fortalecer la regionalización.","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr                                              2549 3563"," Apoyo en dotación de infraestructura (mantenimiento de instalaciones Pérez Zeledón, Esparza , Liberia y San Carlos) , proceso de construcción de la oficina de Siquirres y diseño de planos de la oficina ubicada en la Chinchilla. \nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, la Dirección reitera lo siguiente: \"Se realizaron mejoras en las Oficinas Regionales de Pérez Zeledón y San Carlos y esta en trámite de construcción la Oficina Regional de Siquirres\".","2016-05-25","2016-05-25","29/02/2017",null,null,"RC","Cumplida","La efectividad de las acciones adoptadas, serán verificadas en estudio posterior.",null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.6 Debilidades relacionadas con el proceso de regionalización en cumplimiento de las funciones asignadas a las UOR en el Decreto Ejecutivo N°36801-MAG","2.6.6.2 Analizar la conveniencia de mantener el alquiler de la oficina que se ubica en las instalaciones del CATIE en Turrialba (contrato de alquiler N° 2013-000035); misma que está siendo utilizada por un funcionario del Departamento de Certificación Fitosanitaria.","Dirección","1. Convocar a reunión de trabajo a funcionarios del DAF para realizar un análisis  conjunto sobre el alquiler de la oficina en Turrialba.","Nelson Morera Paniagua\n                                       mmorera@sfe.go.cr"," La administración tiene programado para el año 2018 la cancelación del contrato de alquiler N° 2013-000035.\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, la Dirección informó lo siguiente: \"Se finiquito el contrato de arrendamiento.\".\n\nLa Unidad de Servicios Generales en respuesta a requerimiento de información, según los términos del oficio AI-0171-2022, facilitó,con el oficio DAF-SG-0481-2022, la copia del oficio CF-062-2018 del 05/06/2018 con el cual, la Jefa del Departamento de Certificación Fitosanitaria, informó al Director del CATIE la decisión de suspender el contrato de arrendamiento, siendo que se ocuparía la oficina hasta el mes de septiembre 2018 y que a partir de octubre 2018 se deseaba rescindir el contrato.\n\nEl Encargado de la tesorería, mediante correo electrónico de fecha 09/09/2022, indicó que el último pago que se tiene reportado al Catie, es del 21/09/2018, por concepto de alquiler de oficina del mes de setiembre y se adjuntó pantallazo de “Reporte Detalle de Factura”.","2016-05-25","2016-05-25","2016-09-30",null,null,"RC","Cumplida","Se documento la gestión de la administración por medio de la HT 02\nBoleta SISAI N° AI-2019-0290\nBoleta SISAI N° AI-2022-0087",null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.7 Debilidades en la gestión realizada para la derogación de decretos relacionados con la declaratoria de emergencias fitosanitarias","2.7.6.1 Solicitar el criterio respectivo a la Unidad de Asuntos Jurídicos a efecto de determinar si se debe gestionar o no la derogación de los decretos números 34791-MAG, 34792-MAG, 35398-MAG, 36521-MAG, 37501-MAG y  38008-MAG. En el caso de ser necesario dicha derogación, se deberá gestionar lo que corresponda ante las instancias internas y externas respectivas","Dirección","1. Remitir oficio a la Unidad de Asesoría Jurídica solicitando criterio sobre si se debe derogar los decretos 34791-MAG, 34792-MAG, 35398-MAG, 36521-MAG, 37501-MAG y 38008-MAG.                                                                           \n2. Realizar los trámites correspondientes  en caso de tener que derogar alguno de los decretos. ","Nelson Morera Paniagua\n                                       mmorera@sfe.go.cr","En atención al oficio AI SFE 331-2018, la Dirección informó que por medio del oficio DSFE.176.2019 del 06/03/2019, se solicitó el criterio respectivo a la Unidad de Asuntos Jurídicos.\nPor medio del oficio AJ-021-2019 del 11/03/2019, la UAJ emite criterio en atención al oficio DSFE.176.2019.\nMediante el oficio DOR-018-2019 del 21/03/2019, el DOR emite criterio técnico.\nCon el Decreto Ejecutivo N° 41849-MAG se derogan los decretos ejecutivos N° 34791-MAG, N° 35398-MAG, N° 37501-MAG y N° 38008-MAG. Asimismo, con el Decreto Ejecutivo N° 37947-MAG se derogó el Decreto Ejecutivo N° 36521-MAG,\nPor medio del oficio OR-RN-017-2022 del 23/03/2022, la Jefatura del Departamento de Operaciones Regionales, solicitó a la Dirección, gestionar ante la Unidad de Asuntos Jurídicos, las acciones que faciliten la derogatoria del Decreto Ejecutivo N° 34792-MAG. Con el oficio DSFE-0167-2022 del 28/03/2022, la Dirección solicitó al señor Ministro de Agricultura y Ganadería, gestionar la derogatoria del citado decreto.\n\nMediente el oficio DSFE-0072-2023 se informa que los decretos citados en el oficio AI-0007-2023: \"... se encuentran en Casa Presidencial para la firma del Señor Presidente.\".\n\nCon el Decreto N° 43922-MAG se derogaron los decretos N° 34792- MAG, N° 39058- MAG y N°27045- MAG.\n","2016-05-25","2016-05-25","2016-12-23",null,null,"RC","Cumplida","No se obtuvo evidencia sobre la gestión emprendida con respecto al Decreto Ejecutivo N° 34792-MAG; según SINALEVI el mismo sigue vigente.\n\nBoleta SISAI N° AI-2020-0026\nBoleta_SISAI_AI-2022-0006\nBoleta_SISAI_AI-2023-0028\nBoleta_SISAI_AI-2023-0058\n\n",null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.7 Debilidades en la gestión realizada para la derogación de decretos relacionados con la declaratoria de emergencias fitosanitarias","2.7.6.2 Instruir al DOR para que, en los casos en que técnicamente se declare que la emergencia fitosanitaria ha sido controlada y que ya no es necesario que se mantenga la declaratoria de emergencia, se proceda en forma oportuna, a coordinar con la Dirección, la Comisión Fitosanitaria para la Atención de Emergencias del SFE y la Unidad de Asuntos Jurídicos la tramitación del decreto de derogatoria respectivo ante el Despacho Ministerial; gestión que deberá estar soportada en el informe técnico que contiene la recomendación de cierre","Dirección","1. Girar instrucciones a la jefatura de DOR para que en caso de emergencia fitosanitaria una vez que haya sido controlada se realicen los trámites para la derogatoria del decreto respectivo.","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr                                                 2549 3563"," Oficio DSFE-774.2016","2016-05-25","2016-05-25","2016-09-30",null,null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.8 Debilidades relacionadas con el Fondo de Emergencias Fitosanitarias","2.8.6.1 Concluir la gestión que le permita al SFE en forma oportuna reformar el artículo 31 del Decreto Ejecutivo N° 30111-MAG; teniendo como insumo primario el criterio legal contenido en el oficio AJ-275-2015 del 18 de setiembre del 2015, el cual se complementa con lo señalado en el oficio            AJ-322-2015 del 27 de octubre del 2015; criterios que fueron emitidos por la Unidad de Asuntos Jurídicos del SFE","Dirección","1. Coordinar con la Unidad de Asesoría Legal y el Departamento de Normas y regulaciones la reforma del Artículo 31 del Decreto N° 30111-MAG.","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr                                               2549 3563","Oficios administración: DFSE.775.2016 del 10 de octubre de 2016, DSFE-0489-2019 del 17 de junio de 2019, DOR-RN-0026-2019 del 24 de junio de 2019 y DSFE-1034-2019 del 16 de diciembre de 2019.\n\nCriterios legales AJ-275-2015 del 18 de setiembre del 2015 y AJ-136-2019 del 18 de noviembre de 2019.\n\nDictamen C-025-2020 del 23 de enero de 2020.","2016-05-25","2016-05-25","2016-09-30",null,null,"RSE","Perdida vigencia","Oficios Auditoría Interna: AI-SFE-331-2018 del 13 de diciembre de 2018, AI-0017-2019 del 30 de mayo de 2019, AI-0029-2019 del 19 de junio de 2019 y AI-0076-2019 del 7 de agosto de 2019, AI-0077-2019 del 7 de agosto de 2019.\n\nInforme de seguimiento: AI-SFE-SS-INF-001-2020 (oficio AI-0036-2020 del 20/02/2020).\n\nUna vez analizados los términos del Dictamen C-025-2020, así como el propósito que dio origen a la recomendación 2.8.6.1 del informe  AI-SFE-SA-INF-002-2016, la Auditoría Interna  considera que la misma perdió vigencia.",null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RSE","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RSE",7]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.8 Debilidades relacionadas con el Fondo de Emergencias Fitosanitarias","2.8.6.2 Valorar si la integración y el funcionamiento de la Comisión Fitosanitaria para la Atención de Emergencias debe seguirse regulando por medio del procedimiento N° OR-RN-PO-06 “Atención a emergencias fitosanitarias de plagas”; o si por el contrario, la misma debe establecerse vía decreto ejecutivo (incluyendo su integración y delimitación de funciones); soportando dicha gestión en la posibilidad normativa que tiene el MAG y el SFE, ya sea, según lo establecido en el artículo 7 de la Ley de Protección Fitosanitaria                         N° 7664 o bien en el artículo 19 del Decreto Ejecutivo N° 26921-MAG. La decisión que se adopte deberá fundamentarse y documentarse","Dirección","1. Analizar si la integración y el funcionamiento de la Comisión Fitosanitaria para Atención de Emergencias debe regularse por el procedimiento establecido o por decreto.","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr                                     2549 3563"," Se modificó el procedimiento OR-RN-PO-06 y  se sustituyo por el procedimiento OR-RN-PO-02, el cual contempla la declaración y la atención  de emergencias fitosanitarias. Lo anterior, con la finalidad de simplificar el trabajo de las Comisiones de Emergencia que se vayan a conformar.","2016-05-25","2016-05-25","2016-10-31",null,null,"RC","Cumplida",null,null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.8 Debilidades relacionadas con el Fondo de Emergencias Fitosanitarias","2.8.6.3 Adoptar las medidas que sean necesarias para facilitar la activación oportuna de la Comisión Fitosanitaria para la Atención de Emergencias, que según las regulaciones internas existentes, es la responsable de atender cualquier emergencia fitosanitaria, de acuerdo con el  plan de acción establecido para la plaga correspondiente.  La gestión que emprenda dicho órgano colegiado, deberá quedar debidamente documentada en el Libro de Actas que autorizó en su oportunidad esta Auditoría Interna. En ese sentido, se deberán adoptar las medidas necesarias a efecto de activar dicha Comisión para atender lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo Nº 39058-MAG “Estado de emergencia fitosanitaria por la detección de Xylella fastidiosa en plantas ornamentales de café en países miembros de la Unión Europea","Dirección","1. Establecer en conjunto con la jefatura del DOR las condiciones necesarias para la activación de la Comisión Fitosanitaria para la Atención de Emergencias.","Nelson Morera Paniagua\n                                       mmorera@sfe.go.cr","En atención al oficio AI SFE 331-2018, la Dirección informó lo siguiente: \"Se cuenta con un procedimiento para atención de emergencias fitosanitarias (OR-RN-PO-02). Se realizará ´por parte del Departamento de OR el trámite para la solicitud del libro de actas de la Comisión de Atención Emergencias, dado que los responsables de la custodia de dicho libro lo extraviaron.\".\n\nCon el oficio DSFE.0488-2019 del 17/06/2019, la Dirección solicitó al DOR gestionar ante la Auditoría Interna el Libro de Actas que le estaría permitiendo a la Comisión de Emergencias Fitosanitarias sesionar con normalidad; así mismo se instruyó para que se revisará el procedimiento OR-RN-PO-02, a efecto de ajustarlo, según pudiese corresponder.\n\nSe integró a la documentación del SGC el procedimiento \"Declaración y Atención de Emergencias Fitosanitarias de Plagas Reglamentadas\" (OR-RN-PO-02); aprobado el 30/01/2018.\n\nPor medio del oficio OR-RN-017-2022 del 23/03/2022, la Jefatura del Departamento de Operaciones Regionales, solicitó a la Dirección, gestionar ante la Unidad de Asuntos Jurídicos, la acciones que faciliten la derogatoria del Decreto Ejecutivo N°  39058-MAG . Con el oficio DSFE-0167-2022 del 28/03/2022, la Dirección solicitó al señor Ministro de Agricultura y Ganadería, gestionar la derogatoria del citado decreto.","2016-05-25","2016-05-25","2016-11-30",null,null,"RSE","Perdida vigencia","Considerando las circunstancias actuales, se procede a dejar sin efecto la recomendación; no obstante, la Auditoría Interna retomará este tema, a través de un servicio preventivo de asesoría, una vez que se reciba el criterio solicitado a la Procuraduría General de la República, mediante el oficio AI-0092-2022 del 03/06/2022\n\nBoleta SISAI N° AI-2020-0027\nBoleta_SISAI_AI-2022-0007\nBoleta_SISAI_AI-2022-0008",null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RSE","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RSE",7]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.8 Debilidades relacionadas con el Fondo de Emergencias Fitosanitarias","2.8.6.4 Analizar la conveniencia de que el SFE cuente con una reglamentación que regule la adquisición de bienes y servicios con cargo a los recursos provenientes del Fondo de Emergencias Fitosanitarias, según lo dispuesto en el artículo 2 bis inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa y el artículo 138 del Reglamento a dicha ley (referencia: numeral 2.4 del criterio jurídico contenido en el oficio AJ-275-2015 del 18 de setiembre del 2015)","Dirección","1. Girar instrucciones a las jefaturas de la DAF, DOR y UAJ para que analicen la conveniencia de establecer reglamentación que regule la adquisición de bienes y servicios con cargo al Fondo de Emergencias Fitosanitarias.","Nelson Morera Paniagua\n                                       mmorera@sfe.go.cr"," En atención al oficio AI SFE 331-2018, la Dirección indica que el SFE cuenta con el procedimiento DAF-PR-PO-12 \"Aplicación de recursos del fondo de emergencias fitosanitarias\".\n\nMediante el oficio DSFE.0487-2019 del 17/06/2019, la Dirección instruyó a la Jefatura del Departamento Administrativo y Financiero, para que contribuyera con la atención de la recomendación.\n\nPor medio del oficio DSFE-1034-2019 del 16/12/2019, la Dirección planteó solicitó de criterio a la Procuraduría General de la República sobre varios aspectos vinculados con el Fondo para Emergencias.  Dicha gestión se atendió a través del Dictamen C-025-2020 del 23/01/2020, desestimando la PGR atender consultas asociadas a la materia de presupuesto y contratación administrativa, por cuanto se señaló que sobre este tipo de aspectos, por un asunto de  competencia, quien debe pronunciarse es la Contraloría General de la República (CGR).\n\nSobre este particular, esta Auditoría Interna con el oficio AI-0036-2020 del 20/02/2020, planteó ante la Dirección, la necesidad de que la administración gestionara la solicitud de criterio requerido a la CGR.\n\nEn conversación sostenida con la Jefatura de la Unidad de Asuntos Jurídicos, se indicó que la Dirección se encontraba depurando el oficio mediante el cual estaría próximamente, gestionando solicitud de criterio ante la CGR.\n\nMediante el oficio DSFE-0245-2022 del 10/05/2022, expuso su posición, a efecto de que la Auditoría Interna dejará sin efecto la recomendación.","2016-05-25","2016-05-25","2016-11-30",null,null,"RSE","Perdida vigencia","Considerando las circunstancias actuales, se procede a dejar sin efecto la recomendación; no obstante, la Auditoría Interna retomará este tema, a través de un servicio preventivo de asesoría, una vez que se reciba el criterio solicitado a la Procuraduría General de la República, mediante el oficio AI-0092-2022 del 03/06/2022\n\n\nBoleta SISAI N° AI-2020-0028\n\nBoleta_SISAI_AI-2022-0078",null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RSE","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RSE",7]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.8 Debilidades relacionadas con el Fondo de Emergencias Fitosanitarias","2.8.6.5 Instruir en forma oportuna a la Unidad Financiera del DAF, a efecto de que con base en la reforma que se autorice al artículo 31 del Decreto Ejecutivo  N° 30111-MAG (debidamente publicada en el Diario La Gaceta), se adopten las medidas necesarias que pudiesen corresponder, a efecto de que los registros contables y financieros revelen información precisa sobre el Fondo de Emergencias Fitosanitarias, para lo cual se deberá valorar la pertinencia de realizar ajustes a políticas contables, notas a los estados financieros, registros contables y en la revelación de esa información en los estados financieros","Departamento Administrativo y Financiero","1. Girar instrucciones a la Unidad Financiera (si se modifica el artículo 31) para que realicen los cambios pertinentes en el registro contable y financiero de los Fondos de Emergencia Fitosanitaria.","Henry Vega Vega                          hvega@sfe.go.cr                                                           2549 3446"," La Unidad Financiera mantiene los registros contables y financieros diferenciando la información  financiera del Fondos de Emergencia.\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF señaló lo siguiente: (DAF-055-2019) \"Están establecidos los procedimientos para la atención de emergencias tanto para la parte técnica como la financiera .\".","2016-05-25","2016-05-25","2016-12-23",null,null,"RSE","Perdida vigencia","Oficios Auditoría Interna: AI-SFE-331-2018 del 13 de diciembre de 2018, AI-0017-2019 del 30 de mayo de 2019, AI-0029-2019 del 19 de junio de 2019 y AI-0076-2019 del 7 de agosto de 2019, AI-0077-2019 del 7 de agosto de 2019.\n\nInforme de seguimiento: AI-SFE-SS-INF-001-2020 (oficio AI-0036-2020 del 20/02/2020).\n\nUna vez analizados los términos del Dictamen C-025-2020, así como el propósito que dio origen a la recomendación 2.8.6.1 del informe  AI-SFE-SA-INF-002-2016, la Auditoría Interna  considera que la misma perdió vigencia; en ese sentido, considerando el contexto de la recomendación 2.8.6.5, la misma también se deja sin efecto No obstante, la administración tiene la obligación de que tanto sus registros contables como en los estados financieros y notas a los mismos, revelen información suficiente y pertinente sobre el Fondo de Emergencias.\n",null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RSE","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RSE",7]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.8 Debilidades relacionadas con el Fondo de Emergencias Fitosanitarias","2.8.6.6 Instruir a la Unidad de Servicios Generales del DAF, con el propósito de que en los registros de inventario se identifiquen los activos que son adquiridos con cargo al Fondo de Emergencias Fitosanitarias; aspecto que se debe analizar, a efecto de determinar si el sistema de información implementado (manual, automatizado o una mezcla de ambos) requiere ser ajustado; situación que en los casos del sistema de información automatizado, se deberá coordinar lo que corresponda con la UTI.  Otro aspecto a valorar, es el hecho de coordinar con el DOR, situación que debe permitir la obtención en forma oficial de la lista de los activos que esa dependencia tiene identificados como adquiridos a través del citado Fondo, con el fin de facilitar el registro de esa información en el inventario de activos","Departamento Administrativo y Financiero","1. Recomendación cumplida (Oficio DAF-130-2016, de fecha 07 de junio 2016).","Henry Vega Vega                            hvega@sfe.go.cr                                                     2549 3446"," Oficio DAF-112.2016 y DAF-130-2016","2016-05-25","2016-05-25",null,null,null,"RC","Cumplida",null,null,{"$f":"CONCATENATE(W96,X96)","v":"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC"},{"$f":"E96","v":"AI-SFE-SA-INF-002-2016"},{"$f":"R96","v":"RC"},{"$f":"IF(X96=\"Seleccionar\",0,IF(X96=\"RC\",1,IF(X96=\"RNC\",2,IF(X96=\"RSS\",3,IF(X96=\"RPC\",4,IF(X96=\"RIS\",5,IF(X96=\"RPV\",6,IF(X96=\"RSE\",7))))))))","v":1}]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.8 Debilidades relacionadas con el Fondo de Emergencias Fitosanitarias","2.8.6.7 Solicitar a la jefatura de la Unidad de Proveeduría que presente un informe del proceso de contratación mediante el cual el SFE adquirió los insumos para atender la emergencia fitosanitaria conocida como la “Roya del Café”. Dicho informe deberá contener como mínimo lo siguiente:\na) Referencia al número del proceso de contratación administrativa.\nb) Descripción de los productos adquiridos.\nc) Detalle de las facturas canceladas a cada uno de los contratistas (fecha, número, monto, descripción del producto, fecha de recibido de la factura, etc.).\nd) Indicar el monto total cancelado.\ne) De existir:\n• Detalle de las facturas pendientes de pago a favor de las respectivas contratitas (fecha, número, monto, descripción del producto, fecha de recibido de la factura, etc.).\n• Monto total pendiente de pago.\n• Reclamo administrativo por el no pago de esa facturación.\n• Acciones emprendidas por el SFE con relación a la atención del reclamo administrativo.\nf) Respuesta al requerimiento planteado por la Auditoría Interna por medio del oficio AI SFE 043-2016 del 1 de marzo del 2016.\n","Departamento Administrativo y Financiero","1. Girar instrucciones a la jefatura de la Proveeduría para que elabore un informe del proceso de contratación mediante el cual el SFE adquirió los insumos para atender la emergencia fitosanitaria denominada \"Roya del Café\".","Henry Vega Vega                               hvega@sfe.go.cr                                                          2549 3446"," Oficio DAF-267-2016\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF indicó lo siguiente: (DAF-055-2019) \"Según Contratación Directa 2013 CD-000136-10900, se realizará informe al 15 de mayo del 2019.\".\n\nPor medio del oficio DAF-0112-2019 del 13/06/2019, la Jefatura del DAF remitió el informe relacionado con la cancelación de facturas vinculadas con el tema de la emergencia fitosanitaria relativa a la \"Roya del Café\".\n","2016-05-25","2016-05-25","2016-08-31",null,null,"RC","Cumplida","En el informe remitido por el DAF por medio del oficio DAD-0112-2019, se indica entre otros aspectos, que existe evidencia de facturas no canceladas; no obstante, se indica que no existe evidencia de un reclama administrativo relacionado con la cancelación de las mismas.\n\nSin embargo, al analizar el expediente que contiene documentación relacionada con la compra de agroquímicos para la atención de la referida emergencia fitosanitaria, se ubicaron documentos que informan sobre aparentes pagos pendientes a la empresa BIOQUIM, que en apariencia no se pudieron cancelar por no aportar el contratista información suficiente que respaldara la facturación respectiva.\n\nAnte esa situación, la Auditoría Interna mediante el oficio AI-0032-2019 del 21/06/2019, procedió a consultar sobre este particular la referida empresa; y se está a la espera de respuesta.\nConsiderando el contexto de la recomendación, se procede a dar por atendida la misma; no obstante, una vez que se obtenga respuesta al oficio AI-0032-2019, esta Auditoría Interna estará informando lo que corresponda a la administración activa.\n ",null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.8 Debilidades relacionadas con el Fondo de Emergencias Fitosanitarias","2.8.6.8 Coordinar con la Dirección del SFE y la UAJ, con el fin de que se gestione lo que corresponda, una vez analizado el informe que presente la Unidad de Proveeduría, según los términos de la recomendación 2.8.6.7 anterior","Departamento Administrativo y Financiero","1. Realizar las gestiones pertinentes con la Dirección y la UAJ según los resultados obtenidos del informe presentado por la Proveeduría sobre la emergencia fitosanitaria denominada \"Roya del Café\".","Gabriela Sáenz Amador\n              gsaenx@sfe.go.cr        \n 2549 3446"," En atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF indicó lo siguiente: (DAF-055-2019) \"Según Contratación Directa 2013 CD-000136-10900, se realizará informe al 15 de mayo del 2019.\".\n\nPor medio del oficio DAF-0112-2019 del 13/06/2019, la Jefatura del DAF remitió el informe relacionado con la cancelación de facturas vinculadas con el tema de la emergencia fitosanitaria relativa a la \"Roya del Café\".\n\nEl Departamento Administrativo y Financiero informó lo siguiente: \"Se da por aceptada la recomendación de la auditoría interna, se estará entregando el 20 de setiembre.\". (Oficio DAF-0244-2019 ( Anexo N° 5).\n\nPor medio del oficio DAF-066-2021, la Jefatura del DAF con relación a las recomendaciones N° 2.8.6.8 y N° 2.8.6.9, señaló lo siguiente:\n\n“Después de revisado el Informe de Roya contenido en el oficio DAF-0112-2019 y cuadro en Excel (conciliación de pagos y facturas) validados contra el expediente, se determina que la única diferencia existente es de ₡26,98 colones (veinte seis colones con 98/100); además se realizó entrevista a la proveedora institucional e indicó que existía una comisión de Roya en ese momento para la atención de la emergencia y que era esta comisión la que aprobaba las facturas para su pago, por lo que no consta en actas ni el expediente de la emergencia reclamos sobre pagos pendientes, por lo que este Departamento solicita por favor su revisión y cierre de la acción, se adjuntan informe y cuadro en Excel con los cálculos.”.\n\nMediante el oficio AJ-123-2022 del 26/09/2022, se emitió criterio legal por medio del cual, se indica que la posibilidad de aceptar un reclamo administrativo por el cobro de facturas pendientes prescribió.","2016-05-25","2016-05-25","2016-11-30","2019-09-20",null,"RSE","Perdida vigencia","\nBoleta_SISAI_AI-2021-0200",null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RSE","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RSE",7]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.8 Debilidades relacionadas con el Fondo de Emergencias Fitosanitarias","2.8.6.9 Girar instrucciones a la Unidad Financiera, a efecto de que se analice desde el punto de vista técnico-contable lo descrito en el informe que presente la Unidad de Proveeduría, según los términos de la recomendación 2.8.6.7 anterior; con el fin de que los registros contables y los estados financieros (y sus notas) informen, en apego a la técnica, sobre la existencia de cuentas pendientes por pagar a contratistas como resultado de la ejecución de la emergencia fitosanitaria conocida como la “Roya del Café”.","Departamento Administrativo y Financiero","1. Girar instrucciones a la jefatura de la Unidad Financiera para que analicen desde el punto de vista técnico-contable los resultados del informe de la emergencia \"Roya del Café\".","Gabriela Sáenz Amador\n              gsaenx@sfe.go.cr        \n 2549 3446"," En atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF indicó lo siguiente: (DAF-055-2019) \"Según Contratación Directa 2013 CD-000136-10900, se realizará informe al 15 de mayo del 2019.\".\n\nPor medio del oficio DAF-0112-2019 del 13/06/2019, la Jefatura del DAF remitió el informe relacionado con la cancelación de facturas vinculadas con el tema de la emergencia fitosanitaria relativa a la \"Roya del Café\".\n\nEl Departamento Administrativo y Financiero informó lo siguiente: \"Se da por aceptada la recomendación de la auditoría interna, se estará entregando el 20 de setiembre.\".  (Oficio DAF-0244-2019 ( Anexo N° 5).\n\n\nPor medio del oficio DAF-066-2021, la Jefatura del DAF con relación a las recomendaciones N° 2.8.6.8 y N° 2.8.6.9, señaló lo siguiente:\n\n“Después de revisado el Informe de Roya contenido en el oficio DAF-0112-2019 y cuadro en Excel (conciliación de pagos y facturas) validados contra el expediente, se determina que la única diferencia existente es de ₡26,98 colones (veinte seis colones con 98/100); además se realizó entrevista a la proveedora institucional e indicó que existía una comisión de Roya en ese momento para la atención de la emergencia y que era esta comisión la que aprobaba las facturas para su pago, por lo que no consta en actas ni el expediente de la emergencia reclamos sobre pagos pendientes, por lo que este Departamento solicita por favor su revisión y cierre de la acción, se adjuntan informe y cuadro en Excel con los cálculos.”.\n\nMediante el oficio AJ-123-2022 del 26/09/2022, se emitió criterio legal por medio del cual, se indica que la posibilidad de aceptar un reclamo administrativo por el cobro de facturas pendientes prescribió.","2016-05-25","2016-05-25","2016-11-30","2019-09-20",null,"RSE","Perdida vigencia","\nBoleta_SISAI_AI-2021-0201",null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RSE","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RSE",7]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.8 Debilidades relacionadas con el Fondo de Emergencias Fitosanitarias","2.8.6.10 Diseñar un sistema de información integrado, cuya implementación facilite la administración de la información que es generada como resultado de las actividades vinculadas con la atención de emergencias fitosanitarias:\n\na) Sobre la declaratoria de emergencias:\n(...)\nb) Sobre la atención de la declaratoria de emergencia:\n(...)\nc) Sobre la ejecución de recursos para la atención de la emergencia:\n(...)","Departamento de Operaciones Regionales ","1. Diseñar del sistema de información para la atención de las emergencias fitosanitarias.","Gerardo Granados Araya  \nggranados@sfe.go.cr                                                    \n2549 3555","Por medio del oficio OR-RN-029-2021, la Jefatura del DOR se pronunció sobre la atención de la recomendación.","2016-05-25","2016-05-25","2017-02-28",null,null,"RC","Cumplida","Boleta_SISAI_AI-2021-0198",null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.8 Debilidades relacionadas con el Fondo de Emergencias Fitosanitarias","2.8.6.11 Establecer la regulación interna mediante la cual se defina la estructura mínima necesaria que debe respetarse en la elaboración de los planes de acción orientados a la atención de emergencias fitosanitarias; los procedimientos, guías y formatos que se lleguen a implementar, deberán formar parte de la documentación que soporta el Sistema de Gestión de la Calidad que está impulsando el SFE","Departamento Operaciones Regionales","1. Definir la estructura mínima para la elaboración de los planes, guías y procedimientos para la atención de emergencias.","Gerardo Granados Araya  ggranados@sfe.go.cr                                                     2549 3555"," Esta establecido en el procedimiento OR.RN.PO.02 (formulario PCCI-GC-F-03)","2016-05-25","2016-05-25","2017-01-31",null,null,"RC","Cumplida","La calidad del control se verificará en estudio posterior.",null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.9 Debilidades relacionadas con la Comisión de Musáceas","2.9.6.1 Analizar lo dispuesto en los decretos ejecutivos 27049-MAG y 28998-MAG, a efecto de validarlos o gestionar ante el Despacho Ministerial los ajustes y/o un nuevo marco normativo; lo anterior considerando las circunstancias actuales y necesidades institucionales relacionadas con el tema de las musáceas","Dirección","1. Girar instrucciones a la Asesoría Legal para que revise los alcances decretos 27049-MAG y 28998-MAG.                             2. Gestionar los trámites para el ajuste de dichas normativas.","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr                                          2549 3563"," Se reactivo la Comisión de Plagas de Musáceas la cual es coordinada por CORBANA y de la cual la Unidad Operativa Regional del Caribe tiene un representante ante dicha comisión. Con respecto a los Decretos se analizaron y se determinó que los mismos mantienen vigencia.","2016-05-25","2016-05-25","2017-02-28",null,null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.9 Debilidades relacionadas con la Comisión de Musáceas","2.9.6.2 Gestionar a través de la Comisión de Musáceas, la recuperación del Libro de Actas N° 2, por cuanto el mismo está en poder del Ing. César Trejos, exsecretario de la citada Comisión","Departamento Operaciones Regionales","1. Remitir oficio al Ing. Tomás Rojas indicándole que debe recuperar el libro de actas N°2 de la Comisión de Musáceas.","Gerardo Granados Araya  ggranados@sfe.go.cr                                                  2549 3555"," Oficio DOR-030.2016. El libro antiguo fue recuperado y se abrió un nuevo libro por parte de la Auditoria del SFE (Oficio SFE ORHC-50-2016)","2016-05-25","2016-05-25","2016-10-31",null,null,"RC","Cumplida","Este aspecto será verificado en trabajo de campo en estudio posterior",null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.9 Debilidades relacionadas con la Comisión de Musáceas","2.9.6.3 Establecer los lineamientos y/o procedimientos que regulen, entre otros aspectos, lo siguiente:  \n a) Proceso de planificación, presupuestación y rendición de cuentas; ya sea para atender actividades de prevención y de emergencias fitosanitarias (se deberá definir si con los recursos asignados a la Comisión se pueden atender emergencias fitosanitarias relativas a las musáceas, o si de presentarse las mismas, se debe seguir el protocolo establecido por el SFE para esos efectos, con cargo al Fondo de Emergencias Fitosanitarias).\nb) Adquisición de bienes y servicios para la atención de actividades de prevención y de emergencias fitosanitarias (incluye coordinación entre la Comisión, CORBANA y el SFE).\nc) Archivo documental que soporta la gestión.\nd) Solicitud de certificaciones de recursos disponibles a CORBANA.\ne) Apoyo administrativo que pueda brindar el SFE a la Comisión.\nf) Protocolo de nombramiento y aceptación de los miembros que conformarán la Comisión.\ng) Funcionamiento de la Comisión (ver Anexo N° 5)\n","Dirección","1. Hacer consulta a la Unidad de Asesoría Legal del MAG y el SFE con la finalidad  de que emitan criterio con relación a los recursos de CORBANA.","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr                                    2549 3563"," La Comisión de Musáceas cuenta con presupuesto proveniente de recursos de CORBANA, por lo tanto, la planificación, presupuestación y rendición de cuentas es establecida por los miembros de dicha comisión. El SFE no aporta recursos a esta comisión en forma directa.","2016-05-25","2016-05-25","2017-02-28",null,null,"RSE","Perdida vigencia","Considerando la posición de la administración, procedimos a analizar nuevamente los criterios legales contenidos  en los oficios MAG-AJ-017-2009 del 23/01/2009, 020-2010 UAJ del 21/04/2009 y AL-023-2010 del 08/06/2010; en ese sentido, comentamos lo siguiente:\n\n1. La Comisión de Musáceas está soportada en los decretos ejecutivos Nº 27049-MAG  y N° 28998-MAG.\n2. La Comisión de Musácea es un órgano asesor del Ministro de Agricultura y Ganadería.\n3. La Comisión de Musáceas se creó a la luz del artículo 7 de la Ley Protección Fitosanitaria N° 7664. \n4. La Comisión de Musáceas cuenta con libro de actas autorizado por la Auditoría Interna del SFE.\n5.. Los recursos que transfiere CORBANA a la Comisión de Musácea son fondos públicos.\n6. La administración de esos fondos le corresponde a CORBANA.\n\nTomando en cuenta lo anterior, y el propósito de la recomendación, se considera que con la misma se pretendía que el SFE interviniera en aspectos que podrían no ser de su competencia; ante ese panorama, procedemos a dejar la recomendación sin efecto. No obstante, al estar representando el SFE ante esa Comisión, esta Auditoría Interna tratará por medio del servicio preventivo, algunos de los aspectos descritos en esa recomendación, por cuanto, el SFE debe ser vigilante del funcionamiento de ese órgano colegiado, situación que  en los casos en que corresponda, debe propiciar la recomendación dirigida a la implementación de sanas prácticas administrativas, en beneficio del cumplimiento de lo dispuesto en los referidos decretos y respecto a la toma de decisiones, sobre el acceso a los recursos públicos que son administrados por CORBANA; inclusive, el SFE a través de su representante, tendría la obligación de denunciar ante las instancias respectivas, cualquier aspectos contrario a lo descrito en el ordenamiento jurídico aplicable.\n",null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RSE","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RSE",7]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.10 Debilidades en la integración y funcionamiento de la Comisión Nacional para la Prevención y Combate de Plagas de las Palmáceas","2.10.6.1 Diagnosticar la situación actual de los decretos ejecutivos N° 27043-MAG y N° 27045-MAG (….)","Dirección","1. Girar instrucciones a la UAJ, PCCI y DOR para que realicen un diagnóstico de la situación de los decretos 27043-MAG y 27045-MAG.                                                                \n2. Realizar las gestiones para reformar o eliminar los decretos.\n3.1. Solicitar a funcionarios del Departamento de Vigilancia y Control Plagas analizar la normativa.\n3.2  Revisar la información proporcionada y remitir  al Departamento de Normas y Regulaciones.\n3.3 Recibir y solicitar ajustes de la normativa si hubiera observaciones.\n3.4 Remitir a la Unidad de Asesoría Legal para revisión y visto bueno.\n3.5 Remitir al Despacho Ministerial para el correspondiente trámite.\n3.6 Publicación en el Diario Oficial La Gaceta.","Nelson Morera Paniagua\n                                       mmorera@sfe.go.cr","En atención al oficio AI SFE 331-2018, la Dirección indicó que por medio del oficio DSFE.176.2019 se solicitó el criterio legal a la Unidad de Asuntos Jurídicos del SFE.\n\nPor medio del oficio AJ-021-2019 del 11 de marzo de 2019, la Unidad de Asuntos Jurídicos (UAJ) emite criterio en atención al oficio DSFE.176.2019.\n\nMediante el oficio DOR-018-2019 del 21/03/2019, el DOR emite criterio técnico; señalando que los decretos ejecutivos N° 27043-MAG y N° 27045-MAG deben mantenerse pero se debe gestionar su actualización.\n\nDe acuerdo con consulta realizada en SINALEVI el 09/03/2020, dichos decretos se encuentran invariables. \n\nCon el oficio DSFE-0415-2021 la Dirección remite cronograma de actividades ajustado, girando instrucciones al Jefe del DOR para que gestione varias acciones orientadas a la atención de la recomendación. (Referencia oficio DSFE-0378-2021 del 15/06/2021)\n\nPor medio del oficio DSF-0124-2022 del 14/03/2022, la Dirección del SFE remitió al Ministro de Agricultura y Ganadería, la propuesta de decreto que estaría modificando el Decreto Ejecutivo N° 27043-MAG; asimismo, con el oficio DSFE- 0167-2022 del 28/03/2022, se solicitó al Despacho Ministerial, derogar el Decreto Ejecutivo N° 27045-MAG; en ninguno de los casos, se visualiza a través de consulta a SINALEVI que la condición de los referidos decretos hubiese cambiado.\n\nMediente el oficio DSFE-0072-2023 se informa que los decretos citados en el oficio AI-0007-2023: \"... se encuentran en Casa Presidencial para la firma del Señor Presidente.\".\n\nCon el Decreto N° 43922-MAG se derogaron los decretos N° 34792- MAG, N° 39058- MAG y N°27045- MAG.\n\nPor medio del Decreto N° 43923 se derogó el Decreto N° 27043-MAG\n","2016-05-25","2016-05-25","2017-03-31","2021-12-31",null,"RC","Cumplida","Boleta_SISAI_AI-2022-0009\nBoleta_SISAI_AI-2023-0029\nBoleta_SISAI_AI-2023-0059\n",null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.11 Dificultad para delimitar el accionar del SFE con respecto al tema  relacionado con el manejo del rastrojo de la piña y su vínculo con la mosca del establo (Stomoxys calcitrans)","2.11.6.1 Analizar los términos de la Directriz Ministerial DM-854-BIS (Manejo Integrado de rastrojos, desechos o residuos vegetales y/o animales) dentro del contexto de las competencias del SFE, situación que deberá validar las acciones que le fueron encomendadas al SFE, o caso contrario, identificar aquellos aspectos que no son resorte del SFE y hacerlos del conocimiento del Despacho Ministerial, con el fin de que sean considerados para ajustar la citada directriz en lo que corresponda","Dirección","1. Girar instrucciones a la Unidad Asesoría Jurídica para que realicen un análisis de la Directriz Ministerial DM-854-BIS.","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr                                   2549 3563"," Oficio DSFE.776.2016 dirigido a la UAJ.\n\nPosterior al oficio DSFE.776.2016, la Dirección informa que el tema asociado a la recomendación en la actualidad se rige según los términos de la Directriz Ministerial N° 006-2018, publicada en el Diario Oficial La Gaceta N° 142 del 07/08/2018.","2016-05-25","2016-05-25","2016-08-31",null,null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.11 Dificultad para delimitar el accionar del SFE con respecto al tema  relacionado con el manejo del rastrojo de la piña y su vínculo con la mosca del establo (Stomoxys calcitrans)","2.11.6.2 Diseñar, aprobar y divulgar los mecanismos de control cuya implementación le facilite al SFE, dentro del contexto de la Ley de Protección Fitosanitaria N° 7664, ejecutar (o reforzar) las acciones necesarias para atender en forma efectiva el tema  relacionado con el manejo de rastrojos; especialmente lo relativo a los rastrojos del cultivo de la piña y su vínculo con la mosca del establo (Stomoxys calcitrans).","Dirección","1. Girar instrucciones a las áreas técnicas para que definan los mecanismos de control.","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr              2549 3563"," Todo lo relacionado con la atención de la problemática del manejo del rastrojo de piña y su vinculo con lo de la mosca del establo es manejado directamente por el Despacho de la Señora Viceministra, para lo cual se esta implementando tanto lo establecido en el artículo 20 de la Ley 7664 y sus Reglamento 26921, así como la Directriz Ministerial 2014 y el Decreto 37358-MAG. Al mismo tiempo, se  conformó una comisión inter-institucional para la atención de esta problemática en la cual participan funcionarios del SFE y la Dirección.\n\nEl SFE implementó el Procedimiento para la inspección de manejo de rastrojos de origen vegetal (OR-RN-PO-04), versión 1, del 06/02/2018.","2016-05-25","2016-05-25","2017-01-31",null,null,"RC","Cumplida","En estudio posterior se verificará la calidad del control implementado.",null,{"$f":"CONCATENATE(W107,X107)","v":"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC"},{"$f":"E107","v":"AI-SFE-SA-INF-002-2016"},{"$f":"R107","v":"RC"},{"$f":"IF(X107=\"Seleccionar\",0,IF(X107=\"RC\",1,IF(X107=\"RNC\",2,IF(X107=\"RSS\",3,IF(X107=\"RPC\",4,IF(X107=\"RIS\",5,IF(X107=\"RPV\",6,IF(X107=\"RSE\",7))))))))","v":1}]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.12  Debilidades vinculadas al Procedimiento OR-RN-PO-08 “Seguimiento denuncias sobre inadecuada incorporación de rastrojos de origen vegetal”","2.12.6.1 Depurar el Procedimiento N° OR-RN-PO-08 (“Seguimiento denuncias sobre inadecuada incorporación de rastrojos de origen vegetal”) y/o establecer otro mecanismo de control independiente (incluye formatos requeridos), situación que deberá permitir que se oficialice una regulación interna de alcance general, que propicie una aplicación estandarizada, integral y efectiva de la  misma; y que delimite el accionar del SFE con respecto a otros órganos del MAG.  Como parte de dicha gestión, se deberá definir los aspectos sobre los cuales se regulará la recepción de la denuncia (incluye datos del denunciante) así como lo referente a su atención y conformación de los expedientes respectivos, los cuales deberán ser de carácter confidencial y de acceso restringido","Departamento Operaciones Regionales","1. Revisar, modificar y generalizar el Procedimiento OR-RN-PO-08.                                                                                      2. Aprobar y publicar el Procedimiento.","Gerardo Granados Araya  ggranados@sfe.go.cr                                      2549 3555"," Nuevo procedimiento OR.RN.PO.04 Procedimiento para la inspección de manejo de rastrojos de origen vegetal","2016-05-25","2016-05-25","2017-02-28",null,null,"RC","Cumplida","La calidad del control implementado se estará analizando en futuros servicios de fiscalización",null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.13 Debilidades relacionadas con el cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 13 del Decreto Ejecutivo N°33927-MAG","2.13.6.1 Analizar la suficiencia y pertinencia de lo dispuesto en el artículo 13 del “Reglamento de Viveros, Almácigos, Semilleros y Bancos de Yemas” (Decreto Ejecutivo N° 33927-MAG), situación que deberá permitir, entre otros aspectos, lo siguiente:\n\na) Gestionar su derogatoria o validar su aplicación; y en caso de ser necesario, ajustar dicho artículo en lo que corresponda.  \nb) Girar las instrucciones correspondientes, a efecto de que se implementen  los mecanismos de control estandarizados que sean necesarios como complemento de lo descrito en el inciso a) anterior\n","Dirección","1. Girar instrucciones a la DOR y  UAJ para que realicen el análisis de la implementación del artículo 13. ","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr                                    2549 3563"," En la actualidad se realiza un estudio integral para la modificación del Decreto 26921 y esta contemplado en esta modificación la parte de viveros.\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, la Dirección comentó lo siguiente: \"Se realizo el tramite ante el departamento de NR y posteriormente se  envió a la Unidad de Asesoría Jurídica la modificación del Decreto 33927, una vez que cuente con el visto bueno se remite Asesoría Legal del MAG. En espera de la aprobación de la Dirección.\".\n\nMediante el Decreto Ejecutivo N° 42167 del 29 de octubre de 2019, se reformó el Decreto Ejecutivo N° 33927-MAG.","2016-05-25","2016-05-25","2016-10-31",null,null,"RC","Cumplida",null,null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.14 Debilidades relativas al registro de centros de reproducción, propagación o comercialización de material vegetal"," 2.14.6.1 Remitir para la autorización de la Auditoría Interna del SFE los siguientes libros (pueden ser en hojas sueltas, debidamente membretadas y foliadas); mismos que deberán ser implementados por el DOR a nivel central:\n\na) Control administrativo por medio del cual el DOR asienta los libros que serán llevados por las unidades operativas regionales, para el registro de las inscripciones de los centros de reproducción, propagación o comercialización de material vegetal (registro de las aperturas y cierres de libros). \nb) Control administrativo por medio del cual las unidades operativas regionales registran los libros de actas que serán entregados a los centros de reproducción, propagación o comercialización de material vegetal; una vez que los mismos hayan sido debidamente inscritos (registro de las aperturas y cierres de libros).\n","Departamento Operaciones Regionales","1. Centralizar el registro  de viveros en Oficinas Centrales.","Gerardo Granados Araya  ggranados@sfe.go.cr                                         2549 3555"," Se centralizo el registro de viveros en la sede central del SFE. Libros autorizados por la AI: \"Libro de Actas Registro de las Resoluciones de Cancelación de Operaciones de los Viveros\" y \"Registro Inscripción de Viveros\".","2016-05-25","2016-05-25","2017-03-31",null,null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.14 Debilidades relativas al registro de centros de reproducción, propagación o comercialización de material vegetal"," 2.14.6.2 Tramitar la elaboración, aprobación, divulgación e implementación del procedimiento (y formatos) cuya aplicación regule, estandarice y facilite la gestión relacionada con los siguientes aspectos: \n\na) Registro de las aperturas y cierres de libros de control administrativo autorizados por el DOR a las unidades operativas regionales, según lo descrito en la recomendación 2.14.6.1.a anterior.\nb) Registro de las aperturas y cierres de libros de actas autorizados por las unidades operativas regionales a los centros de reproducción, propagación o comercialización de material vegetal, según lo descrito en la recomendación 2.14.6.1.b anterior.\nc) Conformación e integración de los expedientes que se generan producto de la aplicación de los procedimientos OR-RN-PO-03 “Inspección y control de plagas en centros de reproducción, propagación  o comercialización de material vegetal y OR-RN-PO-04 “Registro de centros de reproducción, propagación o comercialización de material vegetal”.\nd) Control sobre la emisión, custodia y pérdida de vigencia de los certificados que se extienden como resultado de la inscripción de los centros de reproducción, propagación o comercialización de material vegetal.\n","Departamento Operaciones Regionales","1. Reorganización del Programa Nacional de Viveros.","Gerardo Granados Araya  ggranados@sfe.go.cr                                       2549 3555","Se nombró a la Ing. Andrea Monge y en este momento estamos en un proceso de modificación del Decreto de Viveros.  \n\nSe publicó en el Diario Oficial La Gaceta el Decreto Ejecutivo N° 42167-MAG (Reforma y adición al Decreto Ejecutivo N° 33927-MAG).\n\nLa Auditoría Interna a solicitud de la administración procedió a autorizar los siguientes libros:\n\n1. Registro de las Resoluciones de Cancelación de Operaciones de los Viveros\n2. Registro Inscripción de Viveros\n3. Registro de Renovación de Inscripciones de Viveros\n\nLa administración a través de la oficina relacionada con el PROGRAMA NACIONAL DE MATERIAL VEGETAL PROPAGATIVO centralizó la gestión a nivel central del SFE (DOR), la cual se complementa con la participación activa de las unidades operativas regionales\n\n","2016-05-25","2016-05-25","2017-08-31",null,null,"RC","Cumplida","En estudio posterior se verificará la calidad del control implementado.",null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.14 Debilidades relativas al registro de centros de reproducción, propagación o comercialización de material vegetal"," 2.14.6.3 Implementar con relación a los libros de actas autorizados por las unidades operativas regionales a los centros de reproducción, propagación o comercialización de material vegetal, según lo señalado en el inciso b) de la recomendación 2.14.6.1 anterior, los sellos que permitan consignar información de la apertura y cierre de los mismos.  En el caso de autorizar la utilización de libros en hojas sueltas membretadas y foliadas, se podrá valorar la sustitución de los sellos citados, por una leyenda pre-impresa debidamente autorizada; misma que se deberá consignar en el primer folio para efectos de apertura y en el último folio para el cierre respectivo","Departamento Operaciones Regionales","1. Emitir una circular a las Unidades Operativas Regionales sobre el cierre y apertura de libros de actas.","Gerardo Granados Araya  ggranados@sfe.go.cr                                            2549 3555"," En este  momento a través de la encargada del Programa de Viveros hemos pedido a las regiones los expedientes tanto activos como inactivos para su respectivo estudio y cierre formal en el caso que se ameriten.","2016-05-25","2016-05-25","2017-08-31",null,null,"RSE","Perdida vigencia","Toda la actividad se centralizó a través del PROGRAMA NACIONAL DE MATERIAL VEGETAL PROPAGATIVO; en ese sentido, la recomendación perdió vigencia.\n\nAl respecto, a nivel de ese programa y a solicitud de la administración la Auditoría Interna ha autorizado los libros que han sido necesarios.",null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RSE","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RSE",7]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.14 Debilidades relativas al registro de centros de reproducción, propagación o comercialización de material vegetal"," 2.14.6.4 Establecer una base de datos centralizada y de acceso a las instancias respectivas; mediante la cual se administre, entre otra información, aquella vinculada con el  registro de centros de reproducción, propagación o comercialización de material vegetal","Departamento de Operaciones Regionales ","1. Actualizar la Base de Datos en el apartado de Viveros del sistema de DOR.                                                                         \n2. Remitir oficio a las jefaturas de las Unidades Regionales instruyendo sobre la actualización de la Base de Datos (Viveros).","Gerardo Granados Araya  \n                                  ggranados@sfe.go.cr                             2549 3555"," Oficio DOR-PNV-001 emitido el 23 de marzo del 2017 dirigido al Dr. Olger Borbón, jefe de Biometría. Pendiente hasta que se realice la modificación en SIVIFI. Actualmente se registran en la base vieja de ADVANCYS.\n\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, la Jefatura del DOR señaló lo siguiente: \"Se actualizó aprobó y publicó en el sitio web el procedimiento OR-RN-PO-07 versión 2. La información de los viveros inscritos se encuentra disponible en la base de datos de SIVIFI\".\n\nPor medio del oficio OR-RN-029-2021, la Jefatura del DOR se pronunció sobre la atención de la recomendación; señalando que producto de la coordinación con la UTI, dicha dependencias destinó recursos para iniciar en el 2021, con el diseño y desarrollo del módulo de viveros, como parte integral del SIVIFI.\n\nMediante el oficio OR-RN-PN;VP-0024-2021 del 16/03/2022, se informó lo siguiente:\n\"En respuesta al oficio OR-RN-013-2022 del 15 de marzo del 2022, me permito indicarle que la elaboración del módulo de viveros en el Sistema de Vigilancia Fitosanitaria se encuentra en su etapa final, con un 70% de cumplimiento. Lo anterior, según lo expuesto por el técnico Andy Jiménez Alvares, del área de análisis y diseño de sistemas de TI, mediante la reunión sostenida el 15 de marzo del año en curso.\nA la fecha, se encuentra pendiente verificar algunas observaciones realizadas el día de ayer y la generación de reportes del sistema. La entrega del programa como tal, según cronograma, está previsto para el 22 de abril del 2022\"\n","2016-05-25","2016-05-25","2017-08-31",null,null,"RC","Cumplida"," Boleta_SISAI_AI-2021-0199\nBoleta_SISAI_AI-2022-0049\n\n\nEn estudio posterior, se analizará aspectos asociados con la entrada en producción del sistema y la implementación efectiva del mismo.",null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.15  Debilidades relacionadas con el establecimiento y/o aplicación de las regulaciones internas relativas al control que se ejerce sobre el traslado de material propagativo ","2.15.6.1 Diagnosticar la gestión que se viene realizando, con respecto al tema de traslado de material propagativo, situación que deberá permitir, entre otros aspectos, lo siguiente:\n\na) Establecer lineamientos y/o políticas institucionales que regulen el traslado de material propagativo, para estandarizar la gestión emprendida.\nb) Validar o ajustar según corresponda, el procedimiento OR-RN-PO-07 denominado “Traslado de material propagativo”; situación que debe permitir su oficialización, divulgación e implementación.\nc) Establecer líneas de ejecución, supervisión y rendición de cuentas respecto a la aplicación de las actividades que se emprendan con relación al traslado de material propagativo. Dicha gestión deberá reflejarse en el plan-presupuesto.\n","Departamento Operaciones Regionales","1. Revisar y actualizar el procedimiento OR-RN-PO-07 Traslado de material Propagativo.","Gerardo Granados Araya  ggranados@sfe.go.cr                                                      2549 3555"," Ya se revisó y estamos en proceso de mejora e inclusión en la pagina web\nProcedimiento para el registro en el Programa Nacional de Material Vegetal Propagativo (Versión 1, fecha rige 25/01/2017, aprobado el 23/12/2016)","2016-05-25","2016-05-25",null,null,null,"RC","Cumplida","La calidad del control se verificará en estudio posterior.",null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.16 Mala práctica administrativa al disponer del presupuesto de otras dependencias para la adquisición de bienes que no responden al cumplimiento de su PAO","2.16.6.1 Girar instrucciones a las jefaturas de las dependencias que conforman el DOR, a efecto de que su participación en la adquisición de bienes y servicios se delimite exclusivamente en dar cumplimiento a la planificación contenida en el Plan Anual Operativo; con el fin de que situaciones como las descritas en el presente hallazgo no se vuelvan a presentar trámite de las nuevas solicitudes de reconocimiento que se presenten\n","Dirección","1. Situación corregida dado que el presupuesto se centralizo. Sin embargo, se emitirá un oficio informando al respecto.","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr                                     2549 3563"," Oficio DSFE.773.2016 ","2016-05-25","2016-05-25",null,null,null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.17  Debilidades en el proceso de compra, recepción y distribución de trampas y membranas atrayentes para insectos (Feromonas)","2.17.6.1 Girar instrucciones a las jefaturas de las dependencias que conforman el DOR, a efecto de que: \na) Se emita un informe mediante el cual, se concilie la cantidad total de trampas y membranas atrayentes para insectos, adquiridas por medio de las contrataciones directas números 2014CD-000078-10600,   2014CD-000147-10000  y 2015CD-000212-10600, con el fin de que se logre determinar con precisión la distribución de las mismas, así como la cantidad utilizada y la que se encuentra bajo custodia. \nb) Se adopten las medidas que correspondan, en la eventual programación de futuras compras de trampas y feromonas, con el propósito de que como parte de la formulación del plan-presupuesto, se defina con claridad entre otros aspectos, las cantidades requeridas y su distribución por dependencias.\nc) En forma previa al retiro de trampas y feromonas del Almacén de Suministros del SFE, deben gestionar la requisición respectiva, caso contrario no se podrá retirar dicho producto de la bodega.\n","Departamento Operaciones Regionales","1. Realizar seguimiento de las contrataciones mencionadas en el punto a.                                                                            \n2. Elaborar el documento oficial que documente la entrega y control de uso de feromonas.                                                          \n3. Solicitar un informe detallado a las jefaturas regionales que utilizan atrayentes y los resultados obtenidos.","Gerardo Granados Araya  ggranados@sfe.go.cr                                       2549 3555","Oficio DOR.037.2016 dirigido a las Jefaturas de Unidades Regionales                 \nOficio DOR.036.2016 dirigido a Vanesa Castillo (Contesta con el DOR.044.2016)                                                                                                                                                    \nFormulario OR-RN-F_02 Listado de productos y documentos entregados\nOficio ORPC.31.2016 de la Jefatura UOR Esparza.\nOficio UORCOR_143-2016 de la jefatura de la UOR Central Oriental\n","2016-05-25","2016-05-25","2016-09-30",null,null,"RC","Cumplida","Considerando la información suministrada, se registra como atendida la recomendación; la calidad sobre el control implementado (aplicación del formulario  OR-RN-F_02), se analizará en estudio posterior.",null,{"$f":"CONCATENATE(W116,X116)","v":"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC"},{"$f":"E116","v":"AI-SFE-SA-INF-002-2016"},{"$f":"R116","v":"RC"},{"$f":"IF(X116=\"Seleccionar\",0,IF(X116=\"RC\",1,IF(X116=\"RNC\",2,IF(X116=\"RSS\",3,IF(X116=\"RPC\",4,IF(X116=\"RIS\",5,IF(X116=\"RPV\",6,IF(X116=\"RSE\",7))))))))","v":1}]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.17  Debilidades en el proceso de compra, recepción y distribución de trampas y membranas atrayentes para insectos (Feromonas)","2.17.6.2 Girar instrucciones al personal del Almacén de Suministros, con el propósito de que en todos los casos, el retiro de bienes debe estar soportado en las respectivas requisiciones; situación que es aplicable a la entrega de trampas y  feromonas para insectos","Departamento Administrativo y Financiero","1. Enviar oficio al encargado del Almacén de Suministros indicándole el procedimiento establecido para el retiro de bienes.","Henry Vega Vega                         hvega@sfe.go.cr                                                       2549 3446"," Oficio DAF-268-2016","2016-05-25","2016-05-25","2016-08-31",null,null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.18  Falta de mecanismos de control estandarizados para la recepción, distribución, uso y custodia de trampas y membranas atrayentes para insectos en las Unidades Operativas Regionales","2.18.6.1 Gestionar la elaboración, oficialización e implementación de mecanismos de control necesarios que permitan documentar bajo estándares definidos: \n\na) La recepción, almacenamiento, custodia y distribución de  las trampas y membranas atrayentes para insectos, en las Unidades Operativas Regionales.\nb) El uso y destino de  las trampas y membranas atrayentes para insectos,  así como los resultados obtenidos de su aplicación; información que servirá como base para soportar la toma de decisiones y la rendición de cuentas\n","Departamento Operaciones Regionales","1. Elaborar y oficializar los formatos para el control y recepción y distribución de trampas, membranas atrayentes para insectos que se distribuyan en las Unidades Regionales                                                                         \n2 Solicitar un informe detallado a las jefaturas regionales que utilizan atrayentes y trampas  y los resultados obtenidos.","Gerardo Granados Araya  ggranados@sfe.go.cr                                        2549 3555","Oficio DOR.037.2016 dirigido a las Jefaturas de Unidades Regionales                 \nOficio DOR.036.2016 dirigido a Vanesa Castillo (Contesta con el DOR.044.2016)                                                                                                                                                    \nFormulario OR-RN-F_02 Listado de productos y documentos entregados\nOficio ORPC.31.2016 de la Jefatura UOR Esparza.\nOficio UORCOR_143-2016 de la jefatura de la UOR Central Oriental\n","2016-05-25","2016-05-25","2016-10-31",null,null,"RC","Cumplida","Considerando la información suministrada, se registra como atendida la recomendación; la calidad sobre el control implementado (aplicación del formulario  OR-RN-F_02), se analizará en estudio posterior.",null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.19  Debilidades relacionadas con el traslado de muestras al   Laboratorio Central de Diagnóstico de Plagas","2.19.6.1 Oficializar y estandarizar la implementación del formato mediante el cual se estaría incorporando a los procedimientos y prácticas administrativas respetivas, el empleo de la cadena de custodia, para aquellas muestras que son presentadas ante el Laboratorio Central de Diagnóstico de Plagas (LCDP), por funcionarios o personas ajenas al muestreo efectuado","Departamento Operaciones Regionales","1 Elaborar y oficializar la boleta de cadena de custodia para el envió de muestras de plagas.","Gerardo Granados Araya  ggranados@sfe.go.cr                                         2549 3555"," Formulario OR-RN-F_01 Manejo y transporte de muestras","2016-05-25","2016-05-25","2018-12-31",null,null,"RC","Cumplida","La calidad del control implementado se estará analizando en futuros servicios de fiscalización",null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.19  Debilidades relacionadas con el traslado de muestras al   Laboratorio Central de Diagnóstico de Plagas","2.19.6.2 Establecer los mecanismos mínimos de control para garantizar la trazabilidad e integridad de las muestras que entregan al LCDP, considerando sus diferentes formas de presentación (material vegetal, viales, montajes en porta-objetos,  entre otros). Los mecanismos que se lleguen a definir deberán incorporarse en el procedimiento respectivo","Departamento Operaciones Regionales","1 Revisar el procedimiento de toma de muestras de plagas.","Gerardo Granados Araya  ggranados@sfe.go.cr                                              2549 3555"," OR-RN-PO_03 Procedimiento de toma de muestras de plagas en cultivos vegetales","2016-05-25","2016-05-25","2018-12-31",null,null,"RC","Cumplida","La calidad del control implementado se estará analizando en futuros servicios de fiscalización",null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.19  Debilidades relacionadas con el traslado de muestras al   Laboratorio Central de Diagnóstico de Plagas","2.19.6.3 Ajustar el procedimiento denominado “Recepción, Custodia y Manejo de Muestras de Servicio”, con el fin de que el mismo considere la recepción y análisis de muestras presentadas por el Departamento de Operaciones Regionales","Departamento Laboratorios","1 Girar instrucciones para que se ajuste el procedimiento \"Recepción, Custodia y Manejo de Muestras de Servicio\".","German Carranza Castillo   gcarranza@sfe.go.cr                                                2549 3458"," Oficio D.L. 046-2016 ","2016-05-25","2016-05-25","2016-07-31",null,null,"RC","Cumplida",null,null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_1","AI SFE 137-2016","AI-SFE-SA-INF-002-2016","Evaluación del Sistema de Control Interno relativo al proceso sustantivo Vigilancia y Control de Plagas","2.20 No se acostumbra medir en forma periódica la percepción del usuario con respecto a la calidad del servicio brindado por el DOR","2.20.6.1 Solicitar a la Contraloría de Servicios incorporar como parte de su plan anual de trabajo, la medición de la percepción de los usuarios vinculados con los servicios que brinda el DOR, para las actividades asociadas al proceso denominado “Vigilancia y Control de Plagas”; situación que debe generar los insumos necesarios para soportar la toma de decisiones y por ende, fortalecer el Sistema de Control Interno\n","Dirección","1 Solicitar a la Contraloría de Servicios el método de evaluación y medición de la satisfacción de los clientes del DOR.","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr                                              2549 3563"," Oficio DOR.038.2016 y DOR.016.2016 dirigido a los jefes de las Unidades Operativas Regionales. Oficio CS.033.2016 respuesta de Hernán Álvarez a Gerardo Granados. Oficios CS.036.2016, C.S.005.2017 \nOficio CS-012-2016 (error en el año) del 06/02/2019","2016-05-25","2016-05-25","2016-10-31",null,null,"RC","Cumplida",null,null,"AI-SFE-SA-INF-002-2016RC","AI-SFE-SA-INF-002-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_6","AI SFE 183-2016","AI-SFE-SA-INF-003-2016","Evaluación del SCI relativo a la ejecución contractual de los servicios contratados por el SFE","2.1 Debilidades en el Sistema de Control Interno en materia de ejecución contractual ","2.1.6.1 Coordinar con la PCCI a efecto de que la USG reciba la asesoría que estaría permitiendo visualizar las medidas necesarias para ajustar la estructura de control interno en materia de ejecución contractual al Modelo establecido por el SFE","Unidad de Servicios Generales","Efectuar reuniones con la PCCI para definir las actividades a realizar para ajustar el sistema de control interno de la USG al Modelo del SFE.","Azarías Ruiz Villalobos      \naruiz@sfe.go.cr                          \n25493438","Oficios DAF-SG-262-2018, DAF-SG-459-2016, PCCI-141-2016 y correo electrónico de la PCCI mediante el cual informa sobre la aplicación del Modelo del SCI  del SFE en la USG","2016-06-23","2016-07-04","2016-12-23",null,null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-003-2016RC","AI-SFE-SA-INF-003-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_6","AI SFE 183-2016","AI-SFE-SA-INF-003-2016","Evaluación del SCI relativo a la ejecución contractual de los servicios contratados por el SFE","2.1 Debilidades en el Sistema de Control Interno en materia de ejecución contractual ","2.1.6.2 Implementar los instrumentos técnicos que oficialice el SFE (y aquellos que establezca el DAF), para instaurar el Modelo de Control Interno institucional en el proceso bajo la responsabilidad de la USG, específicamente en lo relativo a la materia de ejecución contractual.","Unidad de Servicios Generales","Efectuar reuniones con la PCCI para la implementación de los instrumentos del Modelo de Control Interno del SFE, a fin de ajustar el sistema de control interno de la USG.","Azarías Ruiz Villalobos      \naruiz@sfe.go.cr                          \n25493438","Mediante los siguientes documentos se informa sobre la gestión emprendida:\nOficios DAF-SG-262-2018\nDAF-SG-459-2016\nPCCI-141-2016 \nCorreo electrónico de la PCCI mediante el cual informa sobre la aplicación del Modelo del SCI  del SFE en la USG.\nSin embargo, los resultados obtenidos no han sido oficializados.  También durante el año 2018, la USG realizó la VR y ASCI, resultados que están registrados en el sistema SYNERGY.\n\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, la USG manifestó lo siguiente: \"Reuniones sostenidas con la PCCI, originaron modificar el modelo SMICI. Sin embargo, la Unidad de Servicios Generales logró realizar dicho análisis\".\n\nLa Unidad de Servicios Generales suministró el resultado generado producto de la aplicación de la herramienta establecida \npor la PCCI para medir el grado de madurez del SCI; dicha gestión se realizó como parte de un piloto que está llevando a \ncabo en forma previa a la oficialización de ese instrumento.\n\n Sobre este particular, en próximos servicios de fiscalización, se analizarán los resultados que se generaron producto de \nhaber implementado el plan de acción respectivo.","2016-06-23","2016-07-04","2016-08-31",null,null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-003-2016RC","AI-SFE-SA-INF-003-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_6","AI SFE 183-2016","AI-SFE-SA-INF-003-2016","Evaluación del SCI relativo a la ejecución contractual de los servicios contratados por el SFE","2.2 Deficiente valoración de riesgos efectuada por la Unidad de Servicios Generales (USG)","2.2.6.1 Realizar la identificación, análisis, evaluación, administración, revisión, documentación y comunicación de los riesgos asociados con el proceso bajo la responsabilidad de la USG; gestión que debe considerar las actividades vinculadas con la ejecución contractual. Dicha situación debe permitir entre otros aspectos, recibir la capacitación que sea requerida así como documentar de la mejor manera, los resultados de la valoración de riesgos que se lleve a cabo en apego a la metodología oficial establecida por el SFE","Departamento Administrativo y Financiero","Efectuar seguimiento a los riesgos identificados y acciones de mitigación establecidas por la USG en el SYNERGY, utilizando la metodología vigente.","Henry Vega Vega                        hvega@sfe.go.cr                                             2549 3446","Oficios DAF-SG-262-2018, DAF-SG-459-2016, PCCI-141-2016 y correo electrónico de la PCCI mediante el cual informa sobre la aplicación del Modelo del SCI  del SFE en la USG; sin embargo, los resultados obtenidos no han sido oficializados.  También durante el año 2018, la USG ha realizado la VR y ASCI resultados que están registrados en el sistema SYNERGY","2016-06-23","2016-07-04","2016-12-23",null,null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-003-2016RC","AI-SFE-SA-INF-003-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_6","AI SFE 183-2016","AI-SFE-SA-INF-003-2016","Evaluación del SCI relativo a la ejecución contractual de los servicios contratados por el SFE","2.3 Debilidad en la implementación de actividades de control establecidas por la USG para la ejecución contractual, con respecto al Sistema de Gestión de Calidad institucional","2.3.6.1 Realizar un diagnóstico sobre la naturaleza de los contratos cuya ejecución contractual está bajo la responsabilidad de la Unidad de Servicios Generales; situación que debe permitir lo siguiente:\n\na. La identificación de las actividades de control de carácter general que serán establecidas independientemente de la naturaleza de los servicios contratados.\nb. La identificación de las actividades de control que deben ser establecidas considerado las particularidades de cada uno de los contratos que regulan la relación contractual de los servicios que actualmente está recibiendo el SFE; lo anterior considerando tanto la ejecución contractual bajo la responsabilidad directa de la USG como de otras dependencias del SFE.\n\n\n","Departamento Administrativo y Financiero\nUnidad de Servicios Generales","1. Efectuar una revisión de cada contrato, para establecer las actividades de control de carácter general.                                  \n2. Identificación de las actividades de control de carácter general para el control y seguimiento de los servicios contratados.                                                                               \n3. Revisar y ajustar el procedimiento DAF-SG-PO-14 para definir en él las actividades de control identificadas.","Henry Vega Vega                       hvega@sfe.go.cr                                                            2549 3446","Oficio DAF-SG-262-2018\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF comunicó de la implementación de los formularios Formulario DAF -SG-F05 \"Seguimiento y ejecución de contratos\" y  Formulario DAF-SG-F14 \"Formulario de revisión de cláusulas del contrato\".\n\nEl Departamento Administrativo y Financiero informó lo siguiente:\n\"1 La USG cuenta con los formularios DAF-SG-F05 seguimiento y ejecución de contratos y DAF-SG-F14 Formulario de revisión de cláusulas del contrato. Ambos formularios satisfacen, de manera general, un mejor control acerca de los términos contractuales que se efectúe en el SFE, principalmente en la USG\n2.3.6.1 b) La USG adicionalmente a los formularios citados en el inciso a) anterior, posee los siguientes procedimientos y formularios, los cuales contribuyen a lograr de forma específica, un adecuado control de diferentes contratos, los mismos se encuentran en la intranet y se mencionan a continuación:\n DAF-SG-F-01 Revisión vehicular\n DAF-SG-F-02 Evaluación servicio de limpieza en Estaciones y Operaciones Regionales\n DAF-SG-F-03 Evaluación sobre el servicio de fumigación en oficinas regionales\n DAF-SG-F-024 Evaluación sobre el servicio de chapeas\n DAF-SG-F-12 Control de reemplazo de repuesto en vehículos oficiales del SFE\n DAF-SG-PO-03 Reparación de los vehículos oficiales del SFE \n DAF-SG-PO-03_F-01 Acta de inspección técnica de vehículos oficiales\n DAF-SG-PO-06 Procedimientos de reparación y mantenimiento de infraestructura\n DAF-SG-PO-06_F-01 Solicitud reparaciones menores y mantenimiento de infraestructura\n DAF-SG-PO-07 Procedimiento de reparación y mantenimiento de aires acondicionados \n DAF-SG-PO-07_F-01 Solicitud de reparación de aires acondicionados\n DAF-SG-PO-10 Solicitud uso y control de tarjeta para combustible\n DAF-SG-PO-10_F-01 Formulario de entrega de tarjetas de combustible\n DAF-SG-PO-03_F-02 Liquidación de tarjetas de combustible\n DAF-SG-PO-22 Procedimiento para Revisión Técnica Vehicular del SFE\n DAF-SG-PO-24 Procedimiento para uso de servicio de Courier de Correos de Costa Rica\n DAF-SG-PO-PO-25 Mantenimiento preventivo y correctivo de la planta eléctrica \n DAF-SG-PO-25_F-01 Control para la bomba contra incendio\n DAF-SG-PO-25_F-02 Control para la planta eléctrica\n DAF-SG-PO-29 Administración y custodia de Quick Pass en el uso de los vehículos oficiales del SFE\n DAF-SG-PO-29_F-01 Formulario de solicitud, Administración y custodia de los quick pass en el uso de los vehículos oficiales del SFE\n DAF-SG-PO-29_F-02 Registro de préstamos de quick pass\n DAF-SG-PO-PO-30 Rastreo Satelital por medio del GPS de los vehículos oficiales del SFE.\".\n","2016-06-23","2016-07-04","2016-12-23",null,null,"RC","Cumplida","Considerando la información suministrada, se procede a dar por atendida la recomendación; la calidad del control implementado, se verifica en la ejecución de estudios posteriores.",null,"AI-SFE-SA-INF-003-2016RC","AI-SFE-SA-INF-003-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_6","AI SFE 183-2016","AI-SFE-SA-INF-003-2016","Evaluación del SCI relativo a la ejecución contractual de los servicios contratados por el SFE","2.3 Debilidad en la implementación de actividades de control establecidas por la USG para la ejecución contractual, con respecto al Sistema de Gestión de Calidad institucional","2.3.6.2 Diseñar las actividades de control que son requeridas a efecto de ejercer una adecuada ejecución contractual de los diferentes servicios contratados por el SFE; situación que debe permitir integrarlas al Sistema de Gestión de la Calidad.  Dicha gestión deberá considerar como insumo los resultados que se obtengan de la recomendación 2.3.6.1 anterior","Departamento Administrativo y Financiero\nUnidad de Servicios Generales","Gestionar ante PCCI la oficialización del procedimiento DAF-SG-PO-14 para integrarlo al Sistema de Gestión de la Calidad.","Henry Vega Vega                                    hvega@sfe.go.cr                                                       2549 3446","Oficio DAF-SG-262-2018 (Formularios DAF-SG-F-12 \"Control de reemplazo de repuestos en vehículos oficiales del SFE.\"; DAF-SG-F-13 \"Registro de ingreso de visitantes internos y externos Registro de ingreso de visitantes internos y externos\", DAF-SG-F-14 y \"Formulario de revisión de cláusulas del contrato\")\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF comunicó de la implementación de los formularios Formulario DAF -SG-F05 \"Seguimiento y ejecución de contratos\" y  Formulario DAF-SG-F14 \"Formulario de revisión de cláusulas del contrato\".\n\nEl Departamento Administrativo y Financiero informó lo siguiente:\n\"1 La USG cuenta con los formularios DAF-SG-F05 seguimiento y ejecución de contratos y DAF-SG-F14 Formulario de revisión de cláusulas del contrato. Ambos formularios satisfacen, de manera general, un mejor control acerca de los términos contractuales que se efectúe en el SFE, principalmente en la USG\n2.3.6.1 b) La USG adicionalmente a los formularios citados en el inciso a) anterior, posee los siguientes procedimientos y formularios, los cuales contribuyen a lograr de forma específica, un adecuado control de diferentes contratos, los mismos se encuentran en la intranet y se mencionan a continuación:\n DAF-SG-F-01 Revisión vehicular\n DAF-SG-F-02 Evaluación servicio de limpieza en Estaciones y Operaciones Regionales\n DAF-SG-F-03 Evaluación sobre el servicio de fumigación en oficinas regionales\n DAF-SG-F-024 Evaluación sobre el servicio de chapeas\n DAF-SG-F-12 Control de reemplazo de repuesto en vehículos oficiales del SFE\n DAF-SG-PO-03 Reparación de los vehículos oficiales del SFE \n DAF-SG-PO-03_F-01 Acta de inspección técnica de vehículos oficiales\n DAF-SG-PO-06 Procedimientos de reparación y mantenimiento de infraestructura\n DAF-SG-PO-06_F-01 Solicitud reparaciones menores y mantenimiento de infraestructura\n DAF-SG-PO-07 Procedimiento de reparación y mantenimiento de aires acondicionados \n DAF-SG-PO-07_F-01 Solicitud de reparación de aires acondicionados\n DAF-SG-PO-10 Solicitud uso y control de tarjeta para combustible\n DAF-SG-PO-10_F-01 Formulario de entrega de tarjetas de combustible\n DAF-SG-PO-03_F-02 Liquidación de tarjetas de combustible\n DAF-SG-PO-22 Procedimiento para Revisión Técnica Vehicular del SFE\n DAF-SG-PO-24 Procedimiento para uso de servicio de Courier de Correos de Costa Rica\n DAF-SG-PO-PO-25 Mantenimiento preventivo y correctivo de la planta eléctrica \n DAF-SG-PO-25_F-01 Control para la bomba contra incendio\n DAF-SG-PO-25_F-02 Control para la planta eléctrica\n DAF-SG-PO-29 Administración y custodia de Quick Pass en el uso de los vehículos oficiales del SFE\n DAF-SG-PO-29_F-01 Formulario de solicitud, Administración y custodia de los quick pass en el uso de los vehículos oficiales del SFE\n DAF-SG-PO-29_F-02 Registro de préstamos de quick pass\n DAF-SG-PO-PO-30 Rastreo Satelital por medio del GPS de los vehículos oficiales del SFE.\".\n","2016-06-23","2016-07-04","2017-03-31",null,null,"RC","Cumplida","Considerando la información suministrada, se procede a dar por atendida la recomendación; la calidad del control implementado, se verifica en la ejecución de estudios posteriores.",null,"AI-SFE-SA-INF-003-2016RC","AI-SFE-SA-INF-003-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_6","AI SFE 183-2016","AI-SFE-SA-INF-003-2016","Evaluación del SCI relativo a la ejecución contractual de los servicios contratados por el SFE","2.3 Debilidad en la implementación de actividades de control establecidas por la USG para la ejecución contractual, con respecto al Sistema de Gestión de Calidad institucional","2.3.6.3 Someter al análisis de la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interna las actividades de control que son requeridas (procedimientos, guías, formatos, etc.), con el fin de que las mismas, según la metodología establecida por el SFE, sean revisadas, aprobadas, divulgadas y posteriormente implementadas por las respectivas dependencias","Departamento Administrativo y Financiero","Gestionar con PCCI integrar en el Sistema de Gestión de la Calidad políticas, procedimientos, formularios e instructivos que surjan de actividades de control identificadas.","Henry Vega Vega                        hvega@sfe.go.cr                                                           2549 3446","Oficio DAF-SG-262-2018 (Formularios DAF-SG-F-12 \"Control de reemplazo de repuestos en vehículos oficiales del SFE.\"; DAF-SG-F-13 \"Registro de ingreso de visitantes internos y externos Registro de ingreso de visitantes internos y externos\", DAF-SG-F-14 y \"Formulario de revisión de cláusulas del contrato\")\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF comunicó de la implementación de los formularios Formulario DAF -SG-F05 \"Seguimiento y ejecución de contratos\" y  Formulario DAF-SG-F14 \"Formulario de revisión de cláusulas del contrato\".","2016-06-23","2016-07-04","2017-07-31",null,null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-003-2016RC","AI-SFE-SA-INF-003-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_6","AI SFE 183-2016","AI-SFE-SA-INF-003-2016","Evaluación del SCI relativo a la ejecución contractual de los servicios contratados por el SFE","2.4 Debilidad en la conformación de expedientes relacionados con contratación administrativa y ejecución contractual","2.4.6.1 Reiterar la obligación que tienen las unidades de Tecnologías de la Información, Servicios Generales y Proveeduría para que los expedientes resultantes de la adquisición de bienes y servicios así como de la ejecución contractual sean conformados en apego a lo establecido en los procedimientos DAF-SG-PO-05 “Procedimiento de conformación y foliación de expedientes” y DAF-SG-PO-14 “Procedimiento para la conformación y foliación de expedientes de servicios contratados por el SFE”;  situación que entre otros aspectos, debe permitir que los mismos se encuentren ordenados cronológicamente, foliados, que no contengan documentación con tachaduras, se encuentren ordenados de acuerdo a la naturaleza de los  documentos, cuenten con hoja de control de documentos actualizada, entre otros","Departamento Administrativo y Financiero","Gestionar ante la Dirección el que se instruya a todas las Unidades del SFE sobre la obligatoriedad de conformar expedientes de los servicios contratados de acuerdo a los procedimientos vigentes.","Henry Vega Vega   hvega@sfe.go.cr                                                         2549 3446","Oficio DAF-SG-262-2018\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF comunicó de la implementación de los formularios Formulario DAF -SG-F05 \"Seguimiento y ejecución de contratos\" y  Formulario DAF-SG-F14 \"Formulario de revisión de cláusulas del contrato\".\n\nEl Departamento Administrativo y Financiero informó lo siguiente: \"Mediante oficio DSFE.646.2016 del 17 de agosto de 2016, se les reitera a los jefes de Departamento y Unidades, apegarse a los procedimientos DAF-SG-PO-05 Procedimientos de conformación y foliación de expedientes así como el procedimiento DAF-SG-PO-14 Procedimiento para la conformación y foliación de expedientes de servicios contratados por el SFE.  mediante oficio DAF-SG-262-2018 del 06 de junio de 2018, la USG emitió respuesta a la Auditoría Interna, en la cual se informa y se anexa el informe de diagnóstico de la condición actual de los expedientes de ejecución contractual relacionados con los contratos: aires acondicionados (2012-0030), limpieza (DGABCA-037-2015) y seguridad (000006-2015) y mantenimiento de vehículos (007-2012).\".","2016-06-23","2016-07-04","2016-09-30",null,null,"RC","Cumplida","Considerando la información suministrada, se procede a dar por atendida la recomendación; este aspecto será analizado en la ejecución de estudios posteriores.",null,"AI-SFE-SA-INF-003-2016RC","AI-SFE-SA-INF-003-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_6","AI SFE 183-2016","AI-SFE-SA-INF-003-2016","Evaluación del SCI relativo a la ejecución contractual de los servicios contratados por el SFE","2.4 Debilidad en la conformación de expedientes relacionados con contratación administrativa y ejecución contractual","2.4.6.2 Valorar la elaboración e implementación de un instrumento que complemente los procedimientos DAF-SG-PO-05 Procedimiento de conformación y foliación de expediente (lista de chequeo, etc.) y DAF-SG-PO-14 Procedimiento para la conformación y foliación de expedientes de servicios contratados por el SFE, con el fin de que el mismo facilite a los administradores del contrato, una mejor conformación de los expedientes de ejecución contractual. De oficializarse ese instrumento, el mismo deberá formar parte de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad","Departamento Administrativo y Financiero","Gestionar ante PCCI integrar en el Sistema de Gestión de la Calidad políticas, procedimientos, formularios e instructivos que surjan de actividades de control identificadas y que complementen el DAF-SG-PO-05 y DAF-SG-PO-14.","Henry Vega Vega                         hvega@sfe.go.cr                                                                2549 3446","Oficio DAF-SG-262-2018\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF comunicó de la implementación de los formularios Formulario DAF -SG-F05 \"Seguimiento y ejecución de contratos\" y  Formulario DAF-SG-F14 \"Formulario de revisión de cláusulas del contrato\".","2016-06-23","2016-07-04","2017-07-31",null,null,"RC","Cumplida","De la información suministrada no se desprende que se haya gestionado la atención de la recomendación",null,"AI-SFE-SA-INF-003-2016RC","AI-SFE-SA-INF-003-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_6","AI SFE 183-2016","AI-SFE-SA-INF-003-2016","Evaluación del SCI relativo a la ejecución contractual de los servicios contratados por el SFE","2.4 Debilidad en la conformación de expedientes relacionados con contratación administrativa y ejecución contractual","2.4.6.3 Elaborar el lineamiento de conformación estándar de expedientes relacionados con la ejecución contractual, que regule entre otros aspectos, la naturaleza de los  documentos que deben contener los mismos","Departamento Administrativo y Financiero\nUnidad de Servicios Generales","Revisar y ajustar el procedimiento DAF-SG-PO-14 para definir en él las actividades de control identificadas, así como los documentos que debe contener el expediente de la ejecución contractual.","Henry Vega Vega                       hvega@sfe.go.cr                                                           2549 3446","Oficio DAF-SG-262-2018\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF comunicó de la implementación de los formularios Formulario DAF -SG-F05 \"Seguimiento y ejecución de contratos\" y  Formulario DAF-SG-F14 \"Formulario de revisión de cláusulas del contrato\".\n\nEl Departamento Administrativo y Financiero informó lo siguiente: \"Mediante oficio DSFE.646.2016 del 17 de agosto de 2016, se les reitera a los jefes de Departamento y Unidades, apegarse a los procedimientos DAF-SG-PO-05 Procedimientos de conformación y foliación de expedientes así como el procedimiento DAF-SG-PO-14 Procedimiento para la conformación y foliación de expedientes de servicios contratados por el SFE.  mediante oficio DAF-SG-262-2018 del 06 de junio de 2018, la USG emitió respuesta a la Auditoría Interna, en la cual se informa y se anexa el informe de diagnóstico de la condición actual de los expedientes de ejecución contractual relacionados con los contratos: aires acondicionados (2012-0030), limpieza (DGABCA-037-2015) y seguridad (000006-2015) y mantenimiento de vehículos (007-2012).\"","2016-06-23","2016-07-04","2016-12-23",null,null,"RC","Cumplida","La recomendación se registra como atendida; la calidad del control se verificará en estudio posterior.\nBoleta SISAI N° AI-2021-0055",null,"AI-SFE-SA-INF-003-2016RC","AI-SFE-SA-INF-003-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_6","AI SFE 183-2016","AI-SFE-SA-INF-003-2016","Evaluación del SCI relativo a la ejecución contractual de los servicios contratados por el SFE","2.4 Debilidad en la conformación de expedientes relacionados con contratación administrativa y ejecución contractual","2.4.6.4 Solicitar el diagnóstico de la condición actual en que se encuentran los expedientes de relación contractual, a efecto de que los mismos sean depurados, en lo que corresponda; propiciando con ello, un ambiente adecuado para ejercer el control que es requerido sobre la ejecución contractual relativa a  los servicios que han sido contratados por el SFE. \na) Girar instrucciones a la jefatura de la Unidad de Servicios Generales para que diagnostique la condición actual de los expedientes de ejecución contractual relacionados con los contratos de: aires acondicionados (Formalización N° 2012-00030), limpieza (DGABCA-037-2015) y seguridad (N° 000006-2015), mantenimiento de vehículos (N° 007-2012); situación que deberá permitir su depuración.\nb) Coordinar con la Jefatura de la Unidad de Tecnologías de la Información, a efecto de que se diagnostique la condición actual de los expedientes de relación contractual relativos al arrendamiento de equipo de impresoras (N° 2014-000003-10004) y arrendamiento de equipo (N° 2014-19); situación que deberá permitir su depuración.\nc) Adoptar las medidas necesarias con el fin de hacer extensiva la implementación de la presente recomendación, a todos aquellos expedientes de relación contractual que están vinculados con servicios contratados por el SFE, a efecto de que sean diagnosticados y depurados, según corresponda.","Departamento Administrativo y Financiero","1. Instruir a la Unidad de Servicios Generales para que identifique y emita las recomendaciones sobre la condición de los expedientes de ejecución contractual.\n2. Instruir a la Unidad de Servicios Generales para que identifique la condición y emita las recomendaciones sobre la conformación y foliación de los expedientes de ejecución contractual de los contratos de aires acondicionados, limpieza, seguridad, mantenimiento de vehículos.                        \n3. Instruir a la Unidad de Servicios Generales para que identifique la condición y emita las recomendaciones sobre la conformación y foliación de los expedientes de ejecución contractual de los contratos  de equipos de  impresión y arrendamiento de equipos de la Unidad de TI.                                 \n4. Gestionar ante la Dirección el que se instruya a todas las Unidades del SFE sobre la obligatoriedad de conformar expedientes de los servicios contratados de acuerdo a los procedimientos vigentes.","Henry Vega Vega                       hvega@sfe.go.cr                                                       2549 3446","Oficio DAF-SG-262-2018\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF comunicó de la implementación de los formularios Formulario DAF -SG-F05 \"Seguimiento y ejecución de contratos\" y  Formulario DAF-SG-F14 \"Formulario de revisión de cláusulas del contrato\".\n\n\nEl Departamento Administrativo y Financiero informó lo siguiente: \"Mediante oficio DSFE.646.2016 del 17 de agosto de 2016, se les reitera a los jefes de Departamento y Unidades, apegarse a los procedimientos DAF-SG-PO-05 Procedimientos de conformación y foliación de expedientes así como el procedimiento DAF-SG-PO-14 Procedimiento para la conformación y foliación de expedientes de servicios contratados por el SFE.  mediante oficio DAF-SG-262-2018 del 06 de junio de 2018, la USG emitió respuesta a la Auditoría Interna, en la cual se informa y se anexa el informe de diagnóstico de la condición actual de los expedientes de ejecución contractual relacionados con los contratos: aires acondicionados (2012-0030), limpieza (DGABCA-037-2015) y seguridad (000006-2015) y mantenimiento de vehículos (007-2012).\"","2016-06-23","2016-07-04","2016-09-30",null,null,"RC",{"$f":"IF(R132=\"Seleccionar\",\"Seleccionar\",IF(R132=\"RC\",\"Cumplida\",IF(R132=\"RNC\",\"Pendiente\",IF(R132=\"RSS\",\"Pendiente\",IF(R132=\"RPC\",\"Parcialmente cumplida/En Proceso\",IF(R132=\"RIS\",\"Parcialmente cumplida/En Proceso\",IF(R132=\"RPV\",\"Por verificar\",IF(R132=\"RSE\",\"Perdida vigencia\"))))))))","v":"Cumplida"},"Se registra la recomendación como atendida; se deja sin efecto el inciso b) de la recomendación, por cuanto el contrato de arrendamiento de equipo de cómputo respectivo, ya no se encuentra vigente.\nBoleta SISAI N° AI-2021-0056",null,"AI-SFE-SA-INF-003-2016RC","AI-SFE-SA-INF-003-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_6","AI SFE 183-2016","AI-SFE-SA-INF-003-2016","Evaluación del SCI relativo a la ejecución contractual de los servicios contratados por el SFE","2.4 Debilidad en la conformación de expedientes relacionados con contratación administrativa y ejecución contractual"," 2.4.6.5 Analizar la condición actual del expediente 2011CD-0000026-13000 “Servicio de limpieza Sede SFE Tomo único”, con el fin de que:\n\n• Se ubique la documentación relacionada con los folios que van desde el 00000110 al 00000119.\n• Se actualice la hoja de control.\n• Se analice la procedencia de que se mantenga documentación duplicada.\n• Se estandarice las cifras para establecer el foliado.\n","Unidad de Proveeduría","Solicitaron ampliación de tiempo para presentar el cronograma.","Glenda Avila Isaac\n                       gavila@sfe.go.cr\n                                                      2549 3402"," Mediante los oficios DSFE-0193-2024 y DSFE-0194-2024, la Dirección giró instrucciones a las Jefaturas del DAF y de la UPI para que se atendiera la recomendación sujeta a seguimiento.\n\nReferencia: Oficio AI-0047-2024","2016-06-23","2016-07-04",null,null,null,"RSE",{"$f":"IF(R133=\"Seleccionar\",\"Seleccionar\",IF(R133=\"RC\",\"Cumplida\",IF(R133=\"RNC\",\"Pendiente\",IF(R133=\"RSS\",\"Pendiente\",IF(R133=\"RTMAG\",\"Traslado\",IF(R133=\"RPC\",\"Parcialmente cumplida/En Proceso\",IF(R133=\"RIS\",\"Parcialmente cumplida/En Proceso\",IF(R133=\"RPV\",\"Por verificar\",IF(R133=\"RSE\",\"Perdida vigencia\")))))))))","v":"Perdida vigencia"},"De la información suministrada no se desprende que se haya gestionado la atención de la recomendación\n\nBoleta SISAI N° AI-2018-0300\nBoleta SISAI N° AI-2024-0110 - RNC\n\nBoleta_SISAI_AI-2025-0005\n\nPor la antigüedad de la recomendación y tomando en cuenta que el proceso de contratación no se gestionó a través de la\nplataforma SICOP, se considera dejar sin efecto la recomendación, informando de ello a la Administración para lo que\nproceda.\n\n",null,"AI-SFE-SA-INF-003-2016RSE","AI-SFE-SA-INF-003-2016","RSE",7]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_6","AI SFE 183-2016","AI-SFE-SA-INF-003-2016","Evaluación del SCI relativo a la ejecución contractual de los servicios contratados por el SFE","2.5 Debilidades relacionadas con la ejecución contractual"," 2.5.6.1 Establecer y/o depurar los controles orientados a mejorar la supervisión y el control que se ejerce sobre la ejecución contractual relativa al servicio de vigilancia y seguridad, el cual está regulado según los términos del contrato  N° 000006-2015 (...)","Departamento Administrativo y Financiero","1. Debido a que el contrato 000006-2015 ya cumplió su periodo, se establecerán controles para el contrato 2016-000002-00, que se encuentra vigente.                                          2. Efectuar reuniones con la empresa Corporación González S.A. a fin de implementar en la medida de lo posible todos los aspectos del contrato vigente. (Referencia: Inciso a y b contenidos en la  recomendación 2.5.6.1).                                                              ","Henry Vega Vega                        hvega@sfe.go.cr                                                         2549 3446","Oficios DAF-SG-262-2018 y DAF-SG-149-2018\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF comunicó de la implementación de los formularios Formulario DAF -SG-F05 \"Seguimiento y ejecución de contratos\" y  Formulario DAF-SG-F14 \"Formulario de revisión de cláusulas del contrato\".","2016-06-23","2016-07-04","2016-12-23",null,null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-003-2016RC","AI-SFE-SA-INF-003-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_6","AI SFE 183-2016","AI-SFE-SA-INF-003-2016","Evaluación del SCI relativo a la ejecución contractual de los servicios contratados por el SFE","2.5 Debilidades relacionadas con la ejecución contractual"," 2.5.6.2 Girar instrucciones para que se establezcan controles orientados a mejorar la supervisión sobre la ejecución contractual relativa a los talleres mecánicos (…)\na) Referente a los expedientes de cada vehículo que deben mantenerse durante toda la ejecución del contrato por parte del contratista (Cláusula Quinta. Obligaciones del contrato, punto 4). Al respecto, la UGS deberá garantizar que su sistema de información se encuentra actualizado y debidamente conciliado con los talleres mecánicos; situación que se debe dar durante la ejecución contractual, así como una vez finalizada la misma.\nb) Referente a los precios de los repuestos, la sustitución de piezas dañadas y devueltas a la Dependencia Ejecutora, así como la garantía de dichos repuestos por escrito (Cláusula Sexta. Repuestos, puntos 1, 4 y 5). Con relación a las piezas que por su condición quedan en poder del contratista para que se desechen bajo sanas prácticas administrativas y ambientales, la administración debe adoptar las medidas necesarias de carácter preventivo, a efecto de evitar que el contratista entregue las mismas a funcionarios del SFE; lo anterior con el fin de que no se generen dudas en la gestión y más bien se fortalezcan los procesos de transparencia y rendición de cuentas.\nc) Referente al establecimiento de los controles que se estimen convenientes para la supervisión y cumplimiento del contrato y la emisión de informes sobre la prestación del servicio recibido, elaborados por los funcionarios responsables de fiscalizar el contrato en cada Región (Cláusula Séptima. Ejecución del contrato, punto 1 y 2).\nd) Referente a la coordinación de las visitas y verificación del cumplimiento del contrato, por parte de la USG, en coordinación con otras unidades regionales (Cláusula Décima Primera. Fiscalización del contrato).\ne) Referente a las autorizaciones de reparaciones adicionales de la USG hacia el Taller Mecánico; con el fin de que se documenten en forma efectiva las mismas.","Departamento Administrativo y Financiero","1. Instruir a la Unidad de Servicios Generales para que depuren los controles sobre la ejecución del contrato de reparación de vehículos.                                              2. Instruir a los encargados del control de la ejecución contractual de  reparación de vehículos, para que revisen con una frecuencia razonable el que la empresa mantenga expedientes actualizados de los vehículos (Primera viñeta recomendación 2.5.6.2).                                                            \n3. Instruir a los encargados del control de la ejecución contractual de  reparación de vehículos, para que establezcan un control sobre precios de repuestos, sustitución de piezas dañadas y devueltas, para facilitar procesos de transparencia y rendición de cuentas del SFE (Segunda viñeta recomendación 2.5.6.2).                                                               \n4. Instruir a los encargados del control de la ejecución contractual de  reparación de vehículos, para que establezcan controles razonables para supervisar en cada región la reparación de vehículos (Tercera viñeta recomendación 2.5.6.2).                  5. Instruir a los encargados del control de la ejecución contractual de  reparación de vehículos, para que efectúen visitas de verificación del cumplimiento del contrato en las regiones (Cuarta viñeta recomendación 2.5.6.2).                            \n6.   Instruir a los encargados del control de la ejecución contractual de  reparación de vehículos, para que documenten de forma efectiva las autorizaciones de reparaciones adicionales (Quinta viñeta recomendación 2.5.6.2).           ","Gabriela Sáenz Amador\n              gsaenx@sfe.go.cr        \n 2549 3446","Oficio DAF-SG-262-2016 y Formulario DAF-SG-F-12\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF comunicó de la implementación de los formularios Formulario DAF -SG-F05 \"Seguimiento y ejecución de contratos\" y  Formulario DAF-SG-F14 \"Formulario de revisión de cláusulas del contrato\".\n\nEl Departamento Administrativo y Financiero informó lo siguiente: \"Mediante oficio DSFE.646.2016 del 17 de agosto de 2016, se les reitera a los jefes de Departamento y Unidades, apegarse a los procedimientos DAF-SG-PO-05 Procedimientos de conformación y foliación de expedientes así como el procedimiento DAF-SG-PO-14 Procedimiento para la conformación y foliación de expedientes de servicios contratados por el SFE.  mediante oficio DAF-SG-262-2018 del 06 de junio de 2018, la USG emitió respuesta a la Auditoría Interna, en la cual se informa y se anexa el informe de diagnóstico de la condición actual de los expedientes de ejecución contractual relacionados con los contratos: aires acondicionados (2012-0030), limpieza (DGABCA-037-2015) y seguridad (000006-2015) y mantenimiento de vehículos (007-2012).\"\n\nMediante el oficio DAF-067-2021, la Jefatura del DAF indica lo siguiente:\n\"Recomendación N° 2.5.6.2: y N° 2.5.6.3: Si bien los contratos mencionados en dicho informe ya se encuentran finiquitados y la USG posee otros nuevos, la misma lleva un control de cada uno de sus contratos. Durante el año 2020 y 2021, siguiendo instrucciones de la Dirección Ejecutiva y del Ministerio de Salud, no se ha podido corroborar en físico el cumplimiento de varios artículos tanto de limpieza como de seguridad, debido a que debe haber un control en donde los funcionarios se encuentran situados, esto con el fin de que sea más fácil saber si algún funcionario tuvo contacto con algún positivo por Covid-19; además de trabajar solo un 20% del personal de todo el edificio. Por lo anterior, se adjuntan documentos probatorios con respecto a la fiscalización que la Unidad de Servicios Generales posee con cada uno de los contratos, así como las indicaciones de la Dirección Ejecutiva.\".","2016-06-23","2016-07-04","2016-09-30",null,null,"RC","Cumplida","Si bien, la recomendación está asociado a un contrato que no es el que se mantiene vigente, es fundamental conocer cuáles son los mecanismos de control implementados que estarían permitiendo ejercer un adecuado control, sobre la relación contractual relacionada con el contrato vigente, en beneficio de los intereses de la organización. Por tal razón, se requiere que la Unidad de Servicios Generales del DAF, se pronuncie en forma puntual sobre cada uno de los incisos que conforman la recomendación 2.5.6.2, situación que debe facilitar el visualizar el impacto positivo de la gestión en el fortalecimiento del sistema de control interno relacionado con la materia vehicular.\n\nBoleta_SISAI-AI-2021-0250\n\nBoleta_SISAI_AI-2022-0076",null,"AI-SFE-SA-INF-003-2016RC","AI-SFE-SA-INF-003-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_6","AI SFE 183-2016","AI-SFE-SA-INF-003-2016","Evaluación del SCI relativo a la ejecución contractual de los servicios contratados por el SFE","2.5 Debilidades relacionadas con la ejecución contractual","2.5.6.3 Girar instrucciones para que se establezcan controles orientados a mejorar la supervisión sobre la ejecución contractual relativa al servicio de limpieza, el cual está regulado según los términos del “Convenio Marco para el Servicio de limpieza, jardinería, fumigación, lavado de vehículos y lavado de motor, para las instituciones públicas que utilizan Compr@Red”.  (...)\na) Implementar a cabalidad los aspectos regulados en las siguientes cláusulas:\n Referente a horarios, cambios y ausencias del personal de limpieza (Cláusula cuarta. Obligaciones de las partes Inciso B puntos 15, 19.7, 19.11).\n Referente a la calidad del servicio, revisión del personal por parte de los oficiales de seguridad y el deber del administrador del contrato con respecto a la correcta ejecución de los servicios contratados (Cláusula Quinta. Obligaciones de la Administración que emite la orden de compra. Puntos 2, 6 y 8).\n Con respecto a la aplicación o no de multas, por la no realización del servicio diario contratado (Cláusula Décima Primera. Cláusula Penal y Multa).\n Mecanismo de control que garantice la verificación sobre los productos utilizados por la empresa de limpieza, de conformidad con lo establecido en el Convenio Marco de Limpieza.\nb) Utilizar la información generada por la Unidad de Recursos Humanos (en cuanto al registro de marcas) para ejercer control sobre la asistencia del personal de la empresa DEQUISA, con el fin de verificar las horas efectivas de prestación de servicios; situación que debe facilitar la toma de decisiones y la rendición de cuentas.\nc) Valorar la implementación de los siguientes controles:\n Emitir lineamientos al personal de limpieza, con el fin de que cuente con hojas de control de limpieza de baños y oficinas, el cual garantizará las horas, días y cantidad de veces que se realiza la limpieza en estos lugares.\n Colocar en un lugar visible, el horario de limpieza de baños.\n Establecer técnicamente el período de custodia, conservación y proceso de destrucción de esta documentación (tabla de plazos).","Departamento Administrativo y Financiero","1. Instruir al encargado del control de la ejecución del contrato de limpieza para que revise el contrato y depure los controles establecidos.    \n2. Instruir al encargado del control de la ejecución del contrato de limpieza para que se implementen a cabalidad todos los aspectos del contrato (Inciso a de la recomendación 2.5.6.3).      \n3. Este control se encuentra implementado de forma eficiente, por lo cual se va a instruir al encargado del control de la ejecución del contrato de limpieza para que de forma continua ejecute la verificación de las horas efectivas de prestación de servicios por parte de la empresa DEQUISA (Inciso b de la recomendación 2.5.6.3)  4. Valorar en conjunto con el encargado del control de la ejecución del contrato de limpieza la implementación de los controles (Inciso c de la recomendación 2.5.6.3).","Gabriela Sáenz Amador\n              gsaenx@sfe.go.cr        \n 2549 3446","Oficio DAF-SG-262-2018\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF comunicó de la implementación de los formularios Formulario DAF -SG-F05 \"Seguimiento y ejecución de contratos\" y  Formulario DAF-SG-F14 \"Formulario de revisión de cláusulas del contrato\".\n\nEl Departamento Administrativo y Financiero informó lo siguiente: \"Mediante oficio DSFE.646.2016 del 17 de agosto de 2016, se les reitera a los jefes de Departamento y Unidades, apegarse a los procedimientos DAF-SG-PO-05 Procedimientos de conformación y foliación de expedientes así como el procedimiento DAF-SG-PO-14 Procedimiento para la conformación y foliación de expedientes de servicios contratados por el SFE.  mediante oficio DAF-SG-262-2018 del 06 de junio de 2018, la USG emitió respuesta a la Auditoría Interna, en la cual se informa y se anexa el informe de diagnóstico de la condición actual de los expedientes de ejecución contractual relacionados con los contratos: aires acondicionados (2012-0030), limpieza (DGABCA-037-2015) y seguridad (000006-2015) y mantenimiento de vehículos (007-2012).\"\n\nMediante el oficio DAF-067-2021, la Jefatura del DAF indica lo siguiente:\n\"Recomendación N° 2.5.6.2: y N° 2.5.6.3: Si bien los contratos mencionados en dicho informe ya se encuentran finiquitados y la USG posee otros nuevos, la misma lleva un control de cada uno de sus contratos. Durante el año 2020 y 2021, siguiendo instrucciones de la Dirección Ejecutiva y del Ministerio de Salud, no se ha podido corroborar en físico el cumplimiento de varios artículos tanto de limpieza como de seguridad, debido a que debe haber un control en donde los funcionarios se encuentran situados, esto con el fin de que sea más fácil saber si algún funcionario tuvo contacto con algún positivo por Covid-19; además de trabajar solo un 20% del personal de todo el edificio. Por lo anterior, se adjuntan documentos probatorios con respecto a la fiscalización que la Unidad de Servicios Generales posee con cada uno de los contratos, así como las indicaciones de la Dirección Ejecutiva.\".","2016-06-23","2016-07-04","2016-09-30",null,null,"RC","Cumplida","Considerando que la recomendación está sobre la base de contratos de servicios diferentes a los que están en ejecución, y tomando en cuenta los mecanismos generales que se han implementado (sin desconocer la incidencia negativa de la emergencia sanitaria Covid-19), se registra la recomendación como atendida; la calidad del control y sistema de información será verificada a  través de un próximo servicio de fiscalización relacionado con la ejecución contractual.\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0249",null,"AI-SFE-SA-INF-003-2016RC","AI-SFE-SA-INF-003-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_6","AI SFE 183-2016","AI-SFE-SA-INF-003-2016","Evaluación del SCI relativo a la ejecución contractual de los servicios contratados por el SFE","2.5 Debilidades relacionadas con la ejecución contractual","2.5.6.4 Establecer un mecanismo de control, que le permita a la Administración, alertar acerca de aquellos contratos próximos a vencer, con el fin de que se tomen las medidas pertinentes, a efecto de que el SFE cubra en todo momento las necesidades que dieron origen a la contratación de los servicios respectivos","Departamento Administrativo y Financiero","Gestionar ante PCCI la incorporación de un control para el seguimiento y control de contratos.","Henry Vega Vega                        hvega@sfe.go.cr                                                                2549 3446"," En atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF comunicó de la implementación de los formularios Formulario DAF -SG-F05 \"Seguimiento y ejecución de contratos\" y  Formulario DAF-SG-F14 \"Formulario de revisión de cláusulas del contrato\".","2016-06-23","2016-07-04","2016-12-23",null,null,"RC","Cumplida","Mediante oficio AI SFE 279-2016 del 20/09/2016, se emitieron comentarios relacionados con el cronograma de actividades que fue remitido con oficio DAF-236-2016 del 5/09/2016.\nTomando en cuenta que el Formulario DAF -SG-F05 exige el registro de la vigencia del contrato, procedemos a registrar la recomendación como atendida. La efectividad del control la estaremos verificando en futuros servicios de fiscalización.",null,"AI-SFE-SA-INF-003-2016RC","AI-SFE-SA-INF-003-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_6","AI SFE 183-2016","AI-SFE-SA-INF-003-2016","Evaluación del SCI relativo a la ejecución contractual de los servicios contratados por el SFE","2.5 Debilidades relacionadas con la ejecución contractual"," 2.5.6.5 Girar las instrucciones al DAF para que se adopten las medidas necesarias, con el fin de que el SFE cuente en forma efectiva con los servicios de reparación y mantenimiento de vehículos oficiales y mantenimiento de aires acondicionados que son requeridos; mismos que han venido siendo contratados (referencia: contrato N° 007-2012 y N° 2012-00030).","Dirección","Gestionar ante la Dirección el que se instruya a los encargados de contratos de reparación de vehículos y aires acondicionados para que se implementen los controles necesarios para disminuir el riesgo de que se interrumpan los servicios contratados.","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr                                               2549 3563"," En atención al oficio AI SFE 331-2018, la Dirección indica: \"Producto de las gestiones el SFE cuenta con contratos vigentes para reparación de vehículos y aire acondicionado.\".","2016-06-23","2016-07-04","2016-09-30",null,null,"RC","Cumplida","La administración realizó acciones que le permitieron contar con contratos de mantenimiento de aires acondicionados y vehículos oficiales. ",null,"AI-SFE-SA-INF-003-2016RC","AI-SFE-SA-INF-003-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_6","AI SFE 183-2016","AI-SFE-SA-INF-003-2016","Evaluación del SCI relativo a la ejecución contractual de los servicios contratados por el SFE","2.6 Falta de un mecanismo de control oficial que permita revisar y medir periódicamente la calidad de los servicios contratados","2.6.6.1 Girar instrucciones para que se establezca un mecanismo de control, cuya aplicación permita revisar y medir periódicamente la calidad de los servicios contratados (incluyendo los formatos que sean necesarios); este mecanismo debe oficializarse y responder a los lineamientos establecidos en el Sistema de Gestión de la Calidad del SFE","Departamento Administrativo y Financiero","Gestionar ante la Dirección el que se instruya a los encargados de contratos para que establezcan controles de medición de la calidad del servicio recibido en el SFE.","Henry Vega Vega                           hvega@sfe.go.cr                                                      2549 3446","Oficios DAF-SG-262-2018 y DAF-SG-460-2016 (Formularios DAF-SG-F-02, DAF-SG-F-03, DAF-SG-F-04 y DAF-SG-F-12)\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF comunicó de la implementación de los formularios Formulario DAF -SG-F05 \"Seguimiento y ejecución de contratos\" y  Formulario DAF-SG-F14 \"Formulario de revisión de cláusulas del contrato\".","2016-06-23","2016-07-04","2016-12-23",null,null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-003-2016RC","AI-SFE-SA-INF-003-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_6","AI SFE 183-2016","AI-SFE-SA-INF-003-2016","Evaluación del SCI relativo a la ejecución contractual de los servicios contratados por el SFE","2.7 Falta de un registro histórico de pagos que permita realizar un control efectivo sobre la cancelación de facturas comerciales relacionadas con servicios contratados por el SFE","2.7.6.1 Implementar un registro histórico de pagos (físico o electrónico) relativo a la cancelación de facturas a favor de las empresas contratadas que brindan servicios a la institución; mecanismo de control que debe, entre otros aspectos, suministrar información precisa que minimice al máximo el riesgo de la doble cancelación de pagos por concepto de servicios","Departamento Administrativo y Financiero"," ","Henry Vega Vega                          hvega@sfe.go.cr                                                         2549 3446","Oficio DAF-SG-262-2018\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF comunicó lo siguiente: \"Actualmente se lleva un registro de pagos en el SIGAF\".\n\nEl Departamento Administrativo y Financiero, informa lo siguiente: \"Se adjunta pantallazo de SIGAF demostrando que cuando una factura se ha pagado no se puede repetir ya que el sistema no lo permite.\".","2016-06-23","2016-07-04",null,"2019-08-30",null,"RC","Cumplida","Considerando la información suministrada, se registra la recomendación como atendida; la calidad del control y del sistema de información implementado, se estará revisando en la ejecución de estudios posteriores.",null,"AI-SFE-SA-INF-003-2016RC","AI-SFE-SA-INF-003-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_6","AI SFE 183-2016","AI-SFE-SA-INF-003-2016","Evaluación del SCI relativo a la ejecución contractual de los servicios contratados por el SFE","2.7 Falta de un registro histórico de pagos que permita realizar un control efectivo sobre la cancelación de facturas comerciales relacionadas con servicios contratados por el SFE","2.7.6.2 Analizar la cancelación de las facturas que se describen en el apartado de condición del presente hallazgo, a efecto de que confirme la validez de lo actuado por la administración; o caso contrario, se proceda a gestionar en forma inmediata la recuperación de las sumas de dinero que se cancelaron en forma incorrecta a la empresa de limpieza DEQUISA","Departamento Administrativo y Financiero"," 1.5. Mediante el oficio DAF-236-2016 del 05/09/2016, la administración remitió el cronograma de actividades orientado a la atención de las recomendaciones contenidas en el informe N° AI-SFE-SA-INF-003-2016; con respecto a la recomendación 2.7.6.2 dispuso que “El área de Tesorería realizará la revisión en conjunto con Servicios Generales para analizar las facturas que se cancelaron y proceder según corresponda”.\n\nSe informa lo siguiente: \"Se elaborará informe con los datos solicitados.\".","Gabriela Sáenz Amador\n              gsaenx@sfe.go.cr        \n 2549 3446","En atención al oficio AI SFE 331.2018, el DAF señaló lo siguiente: \"Actualmente se lleva un registro de pagos en el SIGAF, que nos permite llevar un mejor control de los pagos.\".\n\nMediante el oficio DAF-067-2021, la Jefatura del DAF indica lo siguiente: \"Se adjunta oficio DAF-FI-075-2021 con detalle y análisis de cada una de las facturas canceladas y sin duplicidad de pago.\"\n\nCon el oficio DAF-FI-075-2021 , se señala lo siguiente: \n\"Queda claro para la Administración que, del estudio realizado de cada una de las facturas enviadas para pago, ninguna de ellas se pagó de forma doble, y que cada una de ellas venía respaldada, con el respectivo visto bueno del responsable del área, lo anterior consta según oficio DAF-SG-949-2015, firmado por los funcionarios Vanessa Castillo y Robert Elizondo, el 17 de setiembre del año 2015, y cuya información de detalla a continuación: ....\n\nDe lo anterior se desprende que, desde la Unidad de Servicios Generales, se realizaron los estudios pertinentes, para garantizar que las facturas estuvieran debidamente canceladas sin duplicidad de las mismas.\".\n","2016-06-23","2016-07-04",null,"2019-09-30",null,"RC","Cumplida","Mediante la HT 02 del 12/09/2022, se analizó el estado de la recomendaicón, procediendo a registrar la misma como atendida.\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0251\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0086",null,"AI-SFE-SA-INF-003-2016RC","AI-SFE-SA-INF-003-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_6","AI SFE 183-2016","AI-SFE-SA-INF-003-2016","Evaluación del SCI relativo a la ejecución contractual de los servicios contratados por el SFE","2.7 Falta de un registro histórico de pagos que permita realizar un control efectivo sobre la cancelación de facturas comerciales relacionadas con servicios contratados por el SFE","2.7.6.3 Establecer los lineamientos o mecanismos de control que regule la designación de los administradores de contratos, los cuales deberá contemplar como mínimo los siguientes aspectos: medidas necesarias para la adecuada ejecución del contrato con estricto cumplimiento de sus cláusulas, programas, cronogramas, plazos y costos previstos, mecanismo de control y monitoreo del contrato (avance y cumplimiento), canal de comunicación constante con personal técnico, administrativo y legal, respecto al avance del contrato, imprevistos, oportunidades, y riesgos","Departamento Administrativo y Financiero","Gestionar ante PCCI y la Dirección el establecimiento de lineamientos para la designación de administradores de contratos en el SFE.","Henry Vega Vega                        hvega@sfe.go.cr                                                               2549 3446"," En atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF comunicó de la implementación de los formularios Formulario DAF -SG-F05 \"Seguimiento y ejecución de contratos\" y  Formulario DAF-SG-F14 \"Formulario de revisión de cláusulas del contrato\".\n\nEl Departamento Administrativo y Financiero, informa lo siguiente: \"Mediante el sistema SICOP, en las decisiones iniciales, se establecen los administradores de contrato (expedientes digitales)\".","2016-06-23","2016-07-04","2017-07-31",null,null,"RC","Cumplida","La administración implementó el formulario denominado \"Decisión Inicial\" (DAF-PR-PO-01_F- 01 / versión 3 / fecha rige 23-01-2020); dicho formulario cuenta con los apartados denominados \"Obligaciones del Encargado del contrato\", \"Aprobación del Encargado del Contrato\" y \"Aprobación del colaborador\"",null,"AI-SFE-SA-INF-003-2016RC","AI-SFE-SA-INF-003-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_6","AI SFE 183-2016","AI-SFE-SA-INF-003-2016","Evaluación del SCI relativo a la ejecución contractual de los servicios contratados por el SFE","2.8 Debilidades en la gestión propician la emisión de resoluciones para declarar como contratación irregular los servicios de seguridad y vigilancia","2.8.6.1 Concluir a la brevedad posible la atención del  recurso de apelación interpuesto por la Corporación González y Asociados Internacional S.A en contra de la Resolución RES-PACA-203-2015","Dirección","Solicitaron ampliación de tiempo para presentar el cronograma.","Fernando Araya Alpízar\n                                       faraya@sfe.go.cr                                               2549 3563","En atención al oficio AI SFE 331.2018, la Dirección comunicó que el recurso fue resuelto, y que la empresa Corporación González y Asociados Internacional S.A es la que actualmente brinda el servicio requerido por el SFE.\n\nPor medio de los oficios DSFE.764.2016 y DSFE-0416-2021; así como de las resoluciones PA MAG 096-2016 y PA-MAG-001-2017, se informa sobre lo actuado por la administración; gestión asociada con la atención efectiva de la recomendación.","2016-06-23","2016-07-04",null,null,null,"RC","Cumplida","Boleta_SISAI_AI-0203\n",null,"AI-SFE-SA-INF-003-2016RC","AI-SFE-SA-INF-003-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_6","AI SFE 183-2016","AI-SFE-SA-INF-003-2016","Evaluación del SCI relativo a la ejecución contractual de los servicios contratados por el SFE","2.8 Debilidades en la gestión propician la emisión de resoluciones para declarar como contratación irregular los servicios de seguridad y vigilancia","2.8.6.2 Determinar las causas que dieron origen a la Resolución RES-PACA-203-2015, a efecto de que se identifiquen a los presuntos responsables de que se tuviese que declarar como irregular los procesos de contratación administrativa identificados como: Licitación Pública N° 2010LN-000154-13000 (también conocida con la nomenclatura Licitación Abreviada N° 2010LA-000154-13000 -Compr@Red), Contratación Directa N° 2013CD-000478-10900 y Contratación Directa N° 2014CD-000103-10904 (servicio de vigilancia y seguridad), situación que debe permitir en apego al debido proceso, establecer las sanciones respectivas, según corresponda","Dirección","Solicitaron ampliación de tiempo para presentar el cronograma.","Fernando Araya Alpízar\n                                       faraya@sfe.go.cr                                               2549 3563"," En atención al oficio AI SFE 331.2018, la Dirección informó lo siguiente: \"Se realizo la investigación y luego se remitió al despacho para lo que procediera.\".\n\nPor medio de los oficios DSFE.764.2016 y DSFE-0416-2021; así como de las resoluciones PA MAG 096-2016 y PA-MAG-001-2017, se informa sobre lo actuado por la administración; gestión asociada con la atención efectiva de la recomendación.","2016-06-23","2016-07-04",null,null,null,"RC","Cumplida","Boleta_SISAI_AI-0204",null,"AI-SFE-SA-INF-003-2016RC","AI-SFE-SA-INF-003-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_6","AI SFE 183-2016","AI-SFE-SA-INF-003-2016","Evaluación del SCI relativo a la ejecución contractual de los servicios contratados por el SFE","2.8 Debilidades en la gestión propician la emisión de resoluciones para declarar como contratación irregular los servicios de seguridad y vigilancia","2.8.6.3 Girar instrucciones a la Unidad de Proveeduría para que aclare los motivos  que dieron origen a la emisión de la Resolución N° 344-2015 de fecha 22 de octubre de 2015; y de determinarse su pertinencia, se proceda en forma inmediata a gestionar lo que corresponda, a efecto de que se lleven a cabo los actos administrativos que sean necesarios","Dirección\n\nUnidad de Proveeduría","Solicitaron ampliación de tiempo para presentar el cronograma.","Nelson Morera Paniagua\n\n     mmorera@sfe.go.cr","La Dirección en respuesta a requerimiento de información, según los términos del oficio AI SFE 331-2018 del 13/12/2018, señaló que “Se realizó la investigación y luego se remitió al despacho para lo que procediera.\"; en forma específica, por medio del oficio DSFE-0416-2021 del 24/06/2021, se nos aportó la siguiente documentación:\n\n1. Oficio DAF-258-2016 del 30/09/2016. Se remite a la Dirección informe de relación de hechos. El referido informe consigna, entre otros datos, aquellos aspectos asociados a las resoluciones números RES-PACA-203-2015, RES-PACA-380-215 y RES-17-2016 vinculadas con declaratoria de contratación irregular relativa a la Licitación Pública 201LN-000154-13000, Contratación Directa 2013CD-000478-20900 y Contratación Directa 214CD-000103-10904.\n2. Oficio DSFE.774.2016 del 05/10/2016. Se remite el citado informe de relación de hechos al Despacho del Ministro de Agricultura y Ganadería.\n3. Resolución PA-MAG-096-2016 de 18/10/2016. Se conforma e integra órgano director unipersonal.\n4. Resolución PA-MAG-001-2017 del 09/12/2016. Se emite acto final por parte del señor Ministro de Agricultura y Ganadería.\n\nEl informe de relación de hechos del 06/09/2016, comunicado a la Dirección con el oficio DAF-258-2016, únicamente tiene relación con la resolución RES-PACA-203-2015, no así con la resolución N° 344-2015. Las resoluciones PA MAG 096-2016 y PA-MAG-001-2017, se emitieron con base en el citado informe de relación de hechos.\n\nCon oficio DSFE-0439-2023 de fecha 11 de agosto 2023 la Dirección del SFE le solicita a la Unidad de Proveeduría información sobre la citada resolución (indicar los motivos que dieron origen a su emisión) otorgando un plazo para su atención; con oficio DSFE-0553-2023 del 09/10/2023 la Dirección le comunica a la Auditoria Interna que no cuenta con respuesta por parte de la Unidad de Proveeduría. ","2016-06-23","2016-07-04",null,null,null,"RSE",{"$f":"IF(R145=\"Seleccionar\",\"Seleccionar\",IF(R145=\"RC\",\"Cumplida\",IF(R145=\"RNC\",\"Pendiente\",IF(R145=\"RSS\",\"Pendiente\",IF(R145=\"RTMAG\",\"Traslado\",IF(R145=\"RPC\",\"Parcialmente cumplida/En Proceso\",IF(R145=\"RIS\",\"Parcialmente cumplida/En Proceso\",IF(R145=\"RPV\",\"Por verificar\",IF(R145=\"RSE\",\"Perdida vigencia\")))))))))","v":"Perdida vigencia"},"Considerando que las resoluciones PA MAG 096-2016 y PA-MAG-001-2017, no tienen relación con la resolución  N° 344-2015, la administración deberá suministrar la evidencia que demuestre la atención efectiva de la recomendación sujeta a seguimiento. Sobre todo tomando en cuenta que en atención al oficio AI SFE 331.2018, la Dirección había informado lo siguiente: \"Se realizo la investigación y luego se remitió al despacho para lo que procediera.\".\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0205\n\nBoleta_SISAI_AI-2024-0077\n\nBoleta_SISAI_AI-2024-0139 - RPC\n\nBoleta_SISAI_AI-2025-0006\n\nPor la antigüedad de la recomendación y tomando en cuenta que la Resolución N° 344-2015 fue emitida en el mes de\noctubre del 2015, se considera dejar sin efecto la recomendación, informando de ello a la Administración para lo que\nproceda\n\n",null,"AI-SFE-SA-INF-003-2016RSE","AI-SFE-SA-INF-003-2016","RSE",7]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_2","AI SFE 231-2016","AI-SFE-SA-INF-004-2016","Eventuales irregularidades relacionadas con el supuesto debilitamiento del sistema de control interno en materia vehicular; situación que propició el aparente uso irregular de los vehículos oficiales placas 342-67 y 342-105","2. HECHOS\nDESCRIPCIÓN DE HECHOS VINCULADOS CON LOS VEHÍCULOS OFICIALES PLACAS 342-67 Y 342-105 \n","6.1 Ordenar la apertura del procedimiento administrativo que permita, de conformidad con lo que establece la Ley General de la Administración Pública N° 6227, determinar la verdad real de los hechos y las eventuales responsabilidades administrativas de carácter disciplinario, en que podría haber incurrido el funcionario del Servicio Fitosanitario del Estado señalado en el apartado N° 3 denominado “Presunto Responsable”, y proceder a aplicar medidas sancionatorias, según corresponda.","Dirección / Despacho Ministro","Se emitió resolución conformación órgano director                                                        Se emitió resolución estableciendo la sanción disciplinaria respectiva","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr                                      2549 3563","Oficio DSFE.613.2016 del 09/08/2016"," "," ",null,null,null,"RC","Cumplida","Se conformó e integró órgano director. Considerando los resultados del citado órgano director, el Ministro emitió resolución y sancionó al funcionario respectivo.",null,"AI-SFE-SA-INF-004-2016RC","AI-SFE-SA-INF-004-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_2","AI SFE 231-2016","AI-SFE-SA-INF-004-2016","Eventuales irregularidades relacionadas con el supuesto debilitamiento del sistema de control interno en materia vehicular; situación que propició el aparente uso irregular de los vehículos oficiales placas 342-67 y 342-105","2. HECHOS\nDESCRIPCIÓN DE HECHOS VINCULADOS CON LOS VEHÍCULOS OFICIALES PLACAS 342-67 Y 342-105 \n","6.2   Informar oportunamente a la Auditoría Interna del SFE sobre los resultados finales que se generen producto de la implementación de la recomendación 6.1 anterior; con el fin de dar el seguimiento correspondiente, según los términos de la Ley General de Control Interno N°8292","Dirección / Despacho Ministro","Se emitió resolución conformación órgano director                                                             Se emitió resolución estableciendo la sanción disciplinaria respectiva","Marco Vinicio Jiménez Salas mvjimenez@sfe.go.cr                                      2549 3563"," "," "," ",null,null,null,"RC","Cumplida","Se conformó e integró órgano director. Considerando los resultados del citado órgano director, el Ministro emitió resolución y sancionó al funcionario respectivo.",null,"AI-SFE-SA-INF-004-2016RC","AI-SFE-SA-INF-004-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_3","AI SFE 316-2016","AI-SFE-SA-INF-005-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de tecnologías de la información, específicamente en cuanto al grado de cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 37549-JP “Reglamento para la Protección de los Programas de Cómputo en los Ministerios e Instituciones Adscritas al Gobierno Central”"," 4.1. Irregularidad en el uso de sistemas operativos y software Microsoft Office en calidad OEM, instalados en los equipos del SFE y la duplicidad de numeración de patrimonio "," 4.1.6.1. Verificar el estado del licenciamiento del equipo de cómputo identificado con el número de patrimonio 2582251 (PC-Vapodest), ubicado en el segundo piso, en el Laboratorio Control de Calidad de Agroquímicos, a fin de determinar si el SFE efectivamente es propietario del software denominado Windows Vista Home Basic.  De ser así, la información de esta licencia deberá formar parte de los registros implementados por la UTI","UTI","Se procedió con el retiro del equipo identificado con el número de patrimonio 2582251 y se remplazó por uno de los equipos de reserva que mantenía la UTI.","UTI                                                                                             Jeymer  Mora Pérez                                   Jmora@sfe.go.cr                         ","Oficio ST-001-2017 del 09/03/2017","2016-10-28","2016-10-28","2017-04-28",null,null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-005-2016RC","AI-SFE-SA-INF-005-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_3","AI SFE 316-2016","AI-SFE-SA-INF-005-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de tecnologías de la información, específicamente en cuanto al grado de cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 37549-JP “Reglamento para la Protección de los Programas de Cómputo en los Ministerios e Instituciones Adscritas al Gobierno Central”"," 4.1. Irregularidad en el uso de sistemas operativos y software Microsoft Office en calidad OEM, instalados en los equipos del SFE y la duplicidad de numeración de patrimonio "," 4.1.6.2. Valorar la posibilidad de remover del equipo de cómputo identificado con el número de patrimonio 2582251 (PC-Vapodest), el software denominado Windows Vista Home Basic, considerando que los términos de su uso están direccionados a ambientes educativos o bien para donaciones, según documenta el proveedor de Microsoft. De ser requerido, instalar una versión compatible con el citado equipo, cuyos términos de uso se ajusten a las necesidades del Laboratorio Control de Calidad de Agroquímicos","UTI","Se procedió con el retiro del equipo identificado con el número de patrimonio 2582251 y se remplazó por uno de los equipos de reserva que mantenía la UTI.","UTI                                                                                             Jeymer  Mora Pérez                                   Jmora@sfe.go.cr                         ","Oficio ST-001-2017 del 09/03/2017","2016-10-28","2016-10-28","2017-03-31",null,null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-005-2016RC","AI-SFE-SA-INF-005-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_3","AI SFE 316-2016","AI-SFE-SA-INF-005-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de tecnologías de la información, específicamente en cuanto al grado de cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 37549-JP “Reglamento para la Protección de los Programas de Cómputo en los Ministerios e Instituciones Adscritas al Gobierno Central”"," 4.1. Irregularidad en el uso de sistemas operativos y software Microsoft Office en calidad OEM, instalados en los equipos del SFE y la duplicidad de numeración de patrimonio "," 4.1.6.3. Valorar la posibilidad de remover el Software Microsoft Office en calidades “Home & Small Business” y “Hogar y Pequeña Empresa”, debido que se incumple con los términos y condiciones de los productos, dado el giro de negocio de la entidad y tomando en cuenta el modelo de licenciamiento de software para gobierno que aplica el proveedor. Lo anterior considerando lo descrito en el apartado de “Condición” del presente hallazgo.","UTI","Se procedió con la desinstalación de las versiones de Office 2010 Small Business y se remplazan por una versión de Office 2010 Pro Plus bajo el contrato OPEN 47523379","UTI                                                                                             Jeymer  Mora Pérez                                   Jmora@sfe.go.cr                         ","Oficio ST-001-2017 del 09/03/2017","2016-10-28","2016-10-28","2017-05-31",null,null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-005-2016RC","AI-SFE-SA-INF-005-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_3","AI SFE 316-2016","AI-SFE-SA-INF-005-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de tecnologías de la información, específicamente en cuanto al grado de cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 37549-JP “Reglamento para la Protección de los Programas de Cómputo en los Ministerios e Instituciones Adscritas al Gobierno Central”"," 4.2. Debilidades en la conformación y actualización de las hojas de vida para los servidores y los equipos de usuario final "," 4.2.6.1. Adoptar las medidas necesarias que permitan fortalecer el control que se viene ejerciendo a través de las hojas de vida de los equipos de cómputo propiedad del SFE, para lo cual se deberán considerar como mínimo los siguientes aspectos:                                                                    \n4.2.6.1.1. Ampliar el alcance de las hojas de vida, para que contemplen equipo en bodega, en desuso o dañado.\n4.2.6.1.2. Actualizar las hojas de vida, para que en cada una de ellas se registre información completa del licenciamiento instalado en cada equipo de cómputo.\n","UTI","Se procedió  a ajustar la hoja de vida, según los requerimientos indicados en la recomendación","UTI                                                                                             Jeymer  Mora Pérez                                   Jmora@sfe.go.cr                         ","Oficio ST-001-2017 del 09/03/2017","2016-10-28","2016-10-28","2017-06-30",null,null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-005-2016RC","AI-SFE-SA-INF-005-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_3","AI SFE 316-2016","AI-SFE-SA-INF-005-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de tecnologías de la información, específicamente en cuanto al grado de cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 37549-JP “Reglamento para la Protección de los Programas de Cómputo en los Ministerios e Instituciones Adscritas al Gobierno Central”"," 4.2. Debilidades en la conformación y actualización de las hojas de vida para los servidores y los equipos de usuario final "," 4.2.6.2. Validar la calidad y veracidad de la información registrada en las hojas de vida, en donde se pueda obtener información completa de cada equipo de cómputo en términos de hardware o software (incluye consignar las firmas que son requeridas en el formulario N.° TI-F-21).","UTI"," Se procederá con la revisión completa de las hojas de vida de cada uno de los equipos y se incorporará la información solicitada.","UTI                                                                                             Jeymer  Mora Pérez                                   Jmora@sfe.go.cr                         ","Oficio  TI-052-2017 del 29 de agosto de 2017                                       \nOficio ST-035-2017 del 29 de agosto de 2017","2016-10-28","2016-10-28","2017-06-30",null,null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-005-2016RC","AI-SFE-SA-INF-005-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_3","AI SFE 316-2016","AI-SFE-SA-INF-005-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de tecnologías de la información, específicamente en cuanto al grado de cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 37549-JP “Reglamento para la Protección de los Programas de Cómputo en los Ministerios e Instituciones Adscritas al Gobierno Central”"," 4.2. Debilidades en la conformación y actualización de las hojas de vida para los servidores y los equipos de usuario final "," 4.2.6.3. Ajustar y validar,  según corresponda, la estructura de las hojas de vida para que se contemplen detalles puntuales de licenciamiento,  tales como tipo de licencia OEM, gratuito o adquirido, y hardware.  Además, se debe mejorar el control existente con respecto a la fecha de emisión de cada una de las hojas de vida.","UTI"," Se agregarán los campos solicitados y se verificará nuevamente la información para cada uno de los equipos.","UTI                                                                                             Jeymer  Mora Pérez                                   Jmora@sfe.go.cr                         ","Oficio  TI-052-2017 del 29 de agosto de 2017                                                                            Oficio ST-035-2017 del 29 de agosto de 2017                                                                                                                                                           Oficio ST-038-2017 del 22 de setiembre de 2017        \nOficio TI-066-2017 del 03 de octubre de 2017        \nMediante el oficio TI-013-2019, la UTI informa lo siguiente: \"En su momento se solicitaron seis meses adicionales para incluir las correcciones al sistema COLI según oficio ST-038-2017.  No obstante lo anterior, con el cambio de todos los equipos arrendados, esta recomendación quedaría sin efecto debido a que en nuestra red ya no existen los equipos que se mencionaban en el informe AI-SFE-SA-INF-005-2016.\nActualmente contamos con el módulo de inventarios de hardware y software contenido en la Suite de Aranda Software, empresa líder en el control y gestión de infraestructura de TI, misma herramienta que utiliza el Registro Nacional para el control de sus activos de hardware y software.  \nAunado a lo anterior, nos encontramos realizando las gestiones correspondientes para adquirir el módulo que permite llevar el control automatizado en tiempo real de todo el licenciamiento contenido en los nuevos equipos de cómputo, además de permitir generar las hojas de vida en forma automatizada.\".  \n","2016-10-28","2016-10-28","2017-06-30",null,null,"RSE","Perdida vigencia","Este aspecto será verificado en trabajo de campo en estudio posterior. No obstante, se solicitará información a la UTI, con el fin de constatar que las nuevas herramientas estarían garantizando contar con un sistema de información ajustado al cumplimiento de los requerido en el Decreto Ejecutivo N° 37549-JP.",null,"AI-SFE-SA-INF-005-2016RSE","AI-SFE-SA-INF-005-2016","RSE",7]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_3","AI SFE 316-2016","AI-SFE-SA-INF-005-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de tecnologías de la información, específicamente en cuanto al grado de cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 37549-JP “Reglamento para la Protección de los Programas de Cómputo en los Ministerios e Instituciones Adscritas al Gobierno Central”"," 4.2. Debilidades en la conformación y actualización de las hojas de vida para los servidores y los equipos de usuario final ","4.2.6.4. Adoptar las medidas necesarias, con el fin de que a través del sistema automatizado mediante el cual se ejercerá control sobre las hojas de vidas de cada uno de los equipos de cómputo, se registre —de forma completa— el licenciamiento instalado y las características de los equipos en cada uno de ellos. Con este objetivo, el procedimiento debe contar con la adecuada verificación periódica y el seguimiento de los datos ingresados, para asegurarse de que la información ingresada sea veraz.","UTI"," Se procederá con la revisión periódica del sistema automatizado para validar la información almacenada en el sistema, además de la creación de un procedimiento que regule la correcta incorporación de los datos en el sistema.","UTI                                                                                             Jeymer  Mora Pérez                                   Jmora@sfe.go.cr                         ","Oficio  TI-052-2017 del 29 de agosto de 2017                                                                            Oficio ST-035-2017 del 29 de agosto de 2017                                                                               Oficio TI-066-2017 del 03 de octubre de 2017                                                                                    Oficio ST-038-2017  del 22 de setiembre de 2017        \n\nLa UTI señaló lo siguiente:\n\n\"En su momento se solicitaron seis meses adicionales para incluir las correcciones al sistema COLI según oficio ST-038-2017.  No obstante lo anterior, con el cambio de todos los equipos arrendados, esta recomendación quedaría sin efecto debido a que en nuestra red ya no existen los equipos que se mencionaban en el informe AI-SFE-SA-INF-005-2016.\".","2016-10-28","2016-10-28","2017-06-30","30/03/2018",null,"RSE","Perdida vigencia","Considerando el contexto de la recomendación y las circunstancias actuales, la recomendación se dejan sin efecto.  \n\nEn próximos servicios de fiscalización se analizarán todos aquellos aspectos asociados a estema tema, considerando los equipos y licenciamiento bajo la administración actual del SFE.",null,"AI-SFE-SA-INF-005-2016RSE","AI-SFE-SA-INF-005-2016","RSE",7]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_3","AI SFE 316-2016","AI-SFE-SA-INF-005-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de tecnologías de la información, específicamente en cuanto al grado de cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 37549-JP “Reglamento para la Protección de los Programas de Cómputo en los Ministerios e Instituciones Adscritas al Gobierno Central”"," 4.2. Debilidades en la conformación y actualización de las hojas de vida para los servidores y los equipos de usuario final "," 4.2.6.5. Ajustar el registro de inventario del equipo arrendado al licenciamiento que fue adquirido y regulado por medio del contrato 2014-19 y a la adenda N.° 1 al citado contrato, situación que obligará a documentar de forma oficial cualquier cambio que se genere en el futuro respecto a la cantidad de equipos y el licenciamiento respectivo. Todo lo anterior, permitirá cumplir a cabalidad con el ordenamiento jurídico que regula la materia de derechos de autor.","UTI","La empresa Componentes el Orbe remitieron inventario actualizado con fecha corte 27/02/2017","UTI                                                                                             Jeymer  Mora Pérez                                   Jmora@sfe.go.cr                         ","Oficio ST-001-2017 del 09/03/2017","2016-10-28","2016-10-28","2017-03-31",null,null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-005-2016RC","AI-SFE-SA-INF-005-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_3","AI SFE 316-2016","AI-SFE-SA-INF-005-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de tecnologías de la información, específicamente en cuanto al grado de cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 37549-JP “Reglamento para la Protección de los Programas de Cómputo en los Ministerios e Instituciones Adscritas al Gobierno Central”"," 4.3. Debilidades en la identificación de los equipos de cómputo arrendados ","4.3.6.1. Establecer un lineamiento institucional que permita —para futuras contrataciones— estandarizar la identificación y registro de los equipos  de cómputo arrendados.","UTI","En el caso particular de los equipos que se encuentran arrendados, según los términos de la contratación 2014LN-000001-10004, se indica los términos de la rotulación que se debe exigir para identificar cada equipo. Además, se indica que reiniciando el equipo y presionando la techa F!, se despliega un menú, que permite accesar la función F1 a efecto de obtener las características del equipo, entre ellas el número de serie; lo anterior sin tener necesidad de quitarle la batería al equipo.                                      Procedimiento de control y plaqueo de bienes del SFE (código DAF-SG-PO-08)","UTI                                                                                             Jeymer  Mora Pérez                                   Jmora@sfe.go.cr                         ","Oficio ST-001-2017 del 09/03/2017","2016-10-28","2016-10-28","2017-03-31",null,null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-005-2016RC","AI-SFE-SA-INF-005-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_3","AI SFE 316-2016","AI-SFE-SA-INF-005-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de tecnologías de la información, específicamente en cuanto al grado de cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 37549-JP “Reglamento para la Protección de los Programas de Cómputo en los Ministerios e Instituciones Adscritas al Gobierno Central”"," 4.4. Debilidades en la programación de actividades de capacitación dirigidas a funcionarios del SFE en materia de derechos de autor "," 4.4.6.1. Coordinar con la Unidad de Recursos Humanos la programación de actividades de capacitación institucional en materia de derechos de autor y el Decreto Ejecutivo N.° 37549-JP.","UTI / URH"," Se elaborará un cronograma de capacitaciones presenciales o por medio de videoconferencias para capacitar a los funcionarios.","UTI                                                                                             Didier Suárez Chaves                                 dsuarez@sfe.g.cr Jeymer  Mora Pérez                                   Jmora@sfe.go.cr                                                          Gilbert Alfaro Chavarría galfaroc@sfe.go.cr                                                         Andy Jiménez  Álvarez                                      jimeneza@sfe.gocr                                                 Gerardo Quesada Alvarado                         giquesada@sfe.go.cr"," ","2016-10-28","2016-10-28","2017-05-31",null,null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-005-2016RC","AI-SFE-SA-INF-005-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_3","AI SFE 316-2016","AI-SFE-SA-INF-005-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de tecnologías de la información, específicamente en cuanto al grado de cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 37549-JP “Reglamento para la Protección de los Programas de Cómputo en los Ministerios e Instituciones Adscritas al Gobierno Central”"," 4.4. Debilidades en la programación de actividades de capacitación dirigidas a funcionarios del SFE en materia de derechos de autor "," 4.4.6.2. Establecer mecanismos de control que faciliten de forma permanente, a lo interno de la organización, la divulgación y formación del personal en cuanto al cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico que regula la materia de derechos de autor.","UTI"," Se enviarán boletines informativos para la divulgación de todo lo referente a derechos de autor.","UTI                                                                                             Didier Suárez Chaves                                 dsuarez@sfe.g.cr Jeymer  Mora Pérez                                   Jmora@sfe.go.cr                                                          Gilbert Alfaro Chavarría galfaroc@sfe.go.cr","Oficio TI-024-2017 del 19 de abril del 2017                               Oficio ST-016-2017 del 17 de abril, 2017","2016-10-28","2016-10-28","2017-04-28",null,null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-005-2016RC","AI-SFE-SA-INF-005-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_3","AI SFE 316-2016","AI-SFE-SA-INF-005-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de tecnologías de la información, específicamente en cuanto al grado de cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 37549-JP “Reglamento para la Protección de los Programas de Cómputo en los Ministerios e Instituciones Adscritas al Gobierno Central”"," 4.4. Debilidades en la programación de actividades de capacitación dirigidas a funcionarios del SFE en materia de derechos de autor "," 4.4.6.3. Indagar sobre la oferta de cursos relacionados con el tema de derechos de autor (puede ser con el Registro Nacional) para que todos los funcionarios de la Unidad de TI se capaciten en la materia. Esto debe gestionarse oportunamente con la Unidad de Recursos Humanos para la modificación del plan de capacitación correspondiente.","UTI"," Se hará la consulta a la jefatura de derechos de autor del Registro Nacional para conocer si existen capaciones para funcionarios en temas de derecho de autor.","UTI                                                                                             Didier Suárez Chaves                                 dsuarez@sfe.g.cr Jeymer  Mora Pérez                                   Jmora@sfe.go.cr                                                          Gilbert Alfaro Chavarría galfaroc@sfe.go.cr","Oficio TI-024-2017 del 19 de abril del 2017                               Oficio ST-016-2017 del 17 de abril, 2017","2016-10-28","2016-10-28","2017-06-30",null,null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-005-2016RC","AI-SFE-SA-INF-005-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_3","AI SFE 316-2016","AI-SFE-SA-INF-005-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de tecnologías de la información, específicamente en cuanto al grado de cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 37549-JP “Reglamento para la Protección de los Programas de Cómputo en los Ministerios e Instituciones Adscritas al Gobierno Central”"," 4.5. No se cuenta con un lineamiento que establezca la obligación de exhortar a los contratistas y proveedores a cumplir con las normas de derechos de autor,  y a adquirir y utilizar programas de cómputo con sus respectivas licencias de uso "," 4.5.6.1. Gestionar el establecimiento de un lineamiento o política cuya implementación posibilite incorporar, como parte de los términos de referencia que regulan la adquisición de software, el exhortar a los contratistas y proveedores a cumplir con las normas sobre derechos de autor, a fin de que los productos ofrecidos cumplan con ese precepto.","UTI"," En el Manual de Políticas de Seguridad Tecnología de Información (versión diciembre 2016), incluye la política 19 denominada \" POLÍTICA DE ADQUISICIÓN DE SERVICIOS Y O PRODUCTOS QUE INVOLUCREN PROGRAMAS DE CÓMPUTO\".\n","UTI                                                                                             Jeymer  Mora Pérez                                   Jmora@sfe.go.cr                                                          Gilbert Alfaro Chavarría galfaroc@sfe.go.cr","Oficio ST-001-2017 del 09/03/2017","2016-10-28","2016-10-28","2017-04-28",null,null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-005-2016RC","AI-SFE-SA-INF-005-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_3","AI SFE 316-2016","AI-SFE-SA-INF-005-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de tecnologías de la información, específicamente en cuanto al grado de cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 37549-JP “Reglamento para la Protección de los Programas de Cómputo en los Ministerios e Instituciones Adscritas al Gobierno Central”"," 4.6. Exceso en el uso autorizado de software y sistemas operativos "," 4.6.6.1. Analizar la situación que se describe en el presente hallazgo y, de validarse lo detectado, proceder a la desinstalación de las respectivas aplicaciones. De mantenerse la necesidad, se podría gestionar la adquisición del licenciamiento adicional requerido, a fin de cumplir adecuadamente con el derecho de uso de los productos.","UTI","Se procedió a desinstalar los productos descritos en el hallazgo del informe de auditoría","UTI                                                                                             Jeymer  Mora Pérez                                   Jmora@sfe.go.cr                         ","Oficio ST-001-2017 del 09/03/2017","2016-10-28","2016-10-28","2017-03-31",null,null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-005-2016RC","AI-SFE-SA-INF-005-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_3","AI SFE 316-2016","AI-SFE-SA-INF-005-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de tecnologías de la información, específicamente en cuanto al grado de cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 37549-JP “Reglamento para la Protección de los Programas de Cómputo en los Ministerios e Instituciones Adscritas al Gobierno Central”"," 4.6. Exceso en el uso autorizado de software y sistemas operativos "," 4.6.6.2. Analizar la posibilidad de establecer un control sobre la utilización de software de pruebas,  en el que se documente si el software puede ser implementado en el SFE.","UTI","Se implementó el formato TI-F-26 con el fin de documentar los programas que están en período de prueba ","UTI                                                                                             Jeymer  Mora Pérez                                   Jmora@sfe.go.cr                                                              Andy Jiménez  Álvarez                                      jimeneza@sfe.gocr               ","Oficio ST-001-2017 del 09/03/2017","2016-10-28","2016-10-28","2017-03-31",null,null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-005-2016RC","AI-SFE-SA-INF-005-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_3","AI SFE 316-2016","AI-SFE-SA-INF-005-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de tecnologías de la información, específicamente en cuanto al grado de cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 37549-JP “Reglamento para la Protección de los Programas de Cómputo en los Ministerios e Instituciones Adscritas al Gobierno Central”"," 4.6. Exceso en el uso autorizado de software y sistemas operativos "," 4.6.6.3. Analizar lo acontecido con el licenciamiento del equipo arrendado, considerando lo descrito en el apartado de “Condición” del  presente hallazgo,  situación que deberá permitir adoptar las medidas que al respecto correspondan, a fin de ajustar ese licenciamiento a los términos del contrato 2014-19 y a la adenda N.° 1 del citado contrato.","UTI"," Se le indicará a la empresa Componentes el Orbe que ajuste las versiones de paquetes de ofimática en los equipos que presenten este problema.","UTI                                                                                             Jeymer  Mora Pérez                                   Jmora@sfe.go.cr                         ","Oficio ST-021-2017 del 29/05/2017","2016-10-28","2016-10-28","2017-06-30",null,null,"RC","Cumplida","Este aspecto será verificado en trabajo de campo en estudio posterior",null,"AI-SFE-SA-INF-005-2016RC","AI-SFE-SA-INF-005-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_3","AI SFE 316-2016","AI-SFE-SA-INF-005-2016","Evaluación del sistema de control interno en materia de tecnologías de la información, específicamente en cuanto al grado de cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 37549-JP “Reglamento para la Protección de los Programas de Cómputo en los Ministerios e Instituciones Adscritas al Gobierno Central”"," 4.7. Debilidades y faltantes de información relacionadas con el control de inventarios de hardware y software "," 4.7.6.1. Analizar cada uno de los aspectos descritos en el apartado de “Condición” del presente hallazgo, con el objetivo de que se adopten las medidas necesarias para fortalecer el sistema de control interno relacionado con el control efectivo de los equipos de cómputo, vinculados con el licenciamiento respectivo.  Entre los aspectos por considerar, están los siguientes:                                                                                                                                                    4.7.6.1.1. Adoptar las medidas necesarias para fortalecer el control que se viene ejerciendo por medio de los inventarios de equipo propiedad del SFE, equipo arrendado y hojas de vida.                                                                                                                                                                                                4.7.6.1.2. Verificar la veracidad de la información presente en las hojas de vida así como en los inventarios de equipo arrendado y propiedad del SFE.  Entre otros aspectos, considerar la duplicidad de datos, la ubicación y la asignación de equipos.                                                                               4.7.6.1.3. Realizar la asociación de activos que no cuentan con el debido registro de inventarios de hojas de vida, de arrendado o propiedad del SFE.                                                                             4.7.6.1.4. Realizar un adecuado nombramiento de equipos que sea un identificador único e irrepetible.                                                      ","UTI","Sobre la recomendación 4.7.6.1.1                                                                  Como parte de los controles que realiza la Unidad, se creará un procedimiento para la correcta gestión de los inventarios y realizar una programación junto con el área de control de bienes para mantener los inventarios actualizados y evitar que se presenten diferencias en las cantidades.                                                                                                                         Sobre la recomendación 4.7.6.1.2                                                                      Se realizará una revisión completa de los inventarios, hojas de vida  y el sistema de control de licencias para corregir las diferencias detectadas.                                                                 Sobre la recomendación 4.7.6.1.3                                                                         Se revisarán las hojas de vida para detectar los equipos que no cuentan con hoja de vida y se procederá con la documentación de los equipo                                                                                 Sobre la recomendación 4.7.6.1.4                                                                    Se le asigno el nombre \"Reserva-#\" a los equipos que se mantienen en la bodega de la UTI, esto para que no se dupliquen los nombres con los equipos en producción","UTI                                                                                             Jeymer  Mora Pérez                                   Jmora@sfe.go.cr                         ","Oficio ST-001-2017 del 09/03/2017                                                    ST-027-2017  del 06/07/2017                                                                                TI-045-2017 del 11/07/2017","2016-10-28","2016-10-28","2017-06-30",null,null,"RC","Cumplida","El estado del inventario será verificado en trabajo de campo en estudio posterior",null,"AI-SFE-SA-INF-005-2016RC","AI-SFE-SA-INF-005-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_4","AI SFE 014-2017","AI-SFE-SA-INF-006-2016","Evaluación del sistema de control interno relativo al Fondo de Caja Chica del SFE y al pago de viáticos al exterior"," 2.1 Debilidades en la implementación del Modelo de Control Interno Institucional"," 2.1.6.1   Aprobar el instrumento técnico cuya aplicación estaría facilitando la implementación estandarizada (tanto a nivel institucional como por procesos) del Modelo de Control Interno establecido por el SFE.","Dirección"," Aprobación de la Guía de Implementación del Sistema de Control Interno del Servicio Fitosanitario del Estado","Marco Vinicio Jiménez Salas        mvjimenez@sfe.go.cr                                                2549 3563","Oficio DAF-025-2017 del 09/02/2017 y DSFE.085.2017 del 16/02/2017.\nMediante el oficio DSFE.060.2018 del 08/02/2018, la Dirección giró instrucciones a la PCCI vinculadas con la atención de la recomendación. \n\nLa PCCI informó que \"Se aplica la herramienta en diferentes instancias del SFE\".\n\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, la Dirección informó lo siguiente: \"La administración tiene un plan piloto para probar una herramienta y ajustarla a las necesidades de la institución. Posteriormente debe ser sometida a conocimiento de la CCI y finalmente aprobada por la Dirección.\".\n\nMediante el oficio PCCI-0056-2019 del 06/05/2019, la PCCI informa a la Auditoría Interna los acuerdos que sobre este particular adoptó la Dirección con el apoyo de la Comisión de Control Interno; gestión que estaría facilitando dar atención a la recomendación.\n\nPor medio del oficio DSFE-0565-2020, la Dirección Comunicó lo siguiente: \"Con relación a la implementación del Modelo del Sistema de Control Interno en la reunión ordinaria de la Comisión de Control Interno realizada el 25 de junio, se analizó y se determinó que la guía es una herramienta que permite hacer un diagnóstico por dependencia del sistema de control interno, la misma ha sido objeto de revisiones entre la Auditoría Interna y la Unidad de PCCI e incluso ha sido aplicada en algunas dependencias a modo de prueba. Una vez discutido el tema a lo interno de la comisión, se acuerda aprobar su aplicación únicamente a nivel institucional involucrando a los diferentes departamentos en las acciones de mejora.\"\n\nMediante oficio DSFE-0581-2020 se indicó lo siguiente: \"En reunión realizada el día 25 de junio 2020, se acordó (Acuerdo CCI-06-2020) aprobar la herramienta denominada Grado de Madurez por procesos a nivel institucional, como guía para la aplicación e implementación del Modelo Institucional del Sistema de Control Interno del SFE.\nA manera de aclaración, dicha herramienta se implementará únicamente a nivel institucional con la participación de los funcionarios en las actividades de mejora que se requieran. Con base en lo anterior, la Dirección da por aprobado el acuerdo y se instruye a la Unidad de PCCI para que implemente la herramienta a nivel institucional.\"","2017-01-13","2017-01-13","2017-11-01","2017-11-30",null,"RC","Cumplida","La recomendación se registra como atendida",null,"AI-SFE-SA-INF-006-2016RC","AI-SFE-SA-INF-006-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_4","AI SFE 014-2017","AI-SFE-SA-INF-006-2016","Evaluación del sistema de control interno relativo al Fondo de Caja Chica del SFE y al pago de viáticos al exterior"," 2.1 Debilidades en la implementación del Modelo de Control Interno Institucional"," 2.1.6.2   Implementar el instrumento técnico cuya aplicación estaría facilitando la implementación estandarizada del Modelo de Control Interno.","Unidad Financiera"," Aplicación de la Guía de Implementación del Sistema de Control Interno del Servicio Fitosanitario del Estado\nSe le solicitara a PCCI  una reunión para Implementar el instrumento técnico cuya aplicación estaría facilitando la implementación estandarizada del Modelo de Control Interno.","Rocío Solano Cambronera                          rsolano@sfe.go.cr                   ","Oficio DAF-025-2017 del 09/02/2017 y DSFE.085.2017 del 16/02/2017\nCon el oficio DAF-FI-0010-2019 del 10/06/2019, la Unidad Financiera solicita a la PCCI colaboración para atender la recomendación sujeta a seguimiento.\n\nAdemás, con el oficio DAF-FI-0051-2019 del 19/08/2019, la Unidad Financiera informa a la Auditoría Interna el avance parcial alcanzado con respecto a la atención de la recomendación.\n\nPor medio del oficio DSFE-0565-2020, la Dirección Comunicó lo siguiente: \"Con relación a la implementación del Modelo del Sistema de Control Interno en la reunión ordinaria de la Comisión de Control Interno realizada el 25 de junio, se analizó y se determinó que la guía es una herramienta que permite hacer un diagnóstico por dependencia del sistema de control interno, la misma ha sido objeto de revisiones entre la Auditoría Interna y la Unidad de PCCI e incluso ha sido aplicada en algunas dependencias a modo de prueba. Una vez discutido el tema a lo interno de la comisión, se acuerda aprobar su aplicación únicamente a nivel institucional involucrando a los diferentes departamentos en las acciones de mejora.\"\n\nMediante el oficio DSFE-0581-2020 se indicó; \"En reunión realizada el día 25 de junio 2020, se acordó (Acuerdo CCI-06-2020) aprobar la herramienta denominada Grado de Madurez por procesos a nivel institucional, como guía para la aplicación e implementación del Modelo Institucional del Sistema de Control Interno del SFE.\nA manera de aclaración, dicha herramienta se implementará únicamente a nivel institucional con la participación de los funcionarios en las actividades de mejora que se requieran. Con base en lo anterior, la Dirección da por aprobado el acuerdo y se instruye a la Unidad de PCCI para que implemente la herramienta a nivel institucional.\".\n","2017-01-13","2017-01-13","2017-08-01","2019-10-31",null,"RSE","Perdida vigencia","Considerando los términos del oficio DSFE-0565-2020, se deja sin efecto la recomendación.\n\nBoleta SISAI N° AI-2021-0058",null,"AI-SFE-SA-INF-006-2016RSE","AI-SFE-SA-INF-006-2016","RSE",7]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_4","AI SFE 014-2017","AI-SFE-SA-INF-006-2016","Evaluación del sistema de control interno relativo al Fondo de Caja Chica del SFE y al pago de viáticos al exterior"," 2.1 Debilidades en la implementación del Modelo de Control Interno Institucional"," 2.1.6.3   Valorar la necesidad de identificar riesgos potenciales asociados con el Fondo de Caja Chica y pagos de viáticos al exterior. La decisión que se adopte deberá quedar debidamente documentada","Unidad Financiera"," Solicitar a PCCI una sesión de trabajo para la aplicación del SEVRI al Fondo de Caja Chica","Rocío Solano Cambronera                          rsolano@sfe.go.cr                   ","Oficio DAF-025-2017 del 09/02/2017\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, la UF manifestó lo siguiente: \"Se realizo con  PCCI una sesión de trabajo para Identificar los riesgos del Fondo de Caja Chica. Se incorporaron en el Sevri 2018 los riesgos definidos.\". \nSe aporta oficio DAF-U.F.-001-2019 del 07/03/2019 (Anexo 2).","2017-01-13","2017-01-13","2017-04-03","2017-04-28",null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-006-2016RC","AI-SFE-SA-INF-006-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_4","AI SFE 014-2017","AI-SFE-SA-INF-006-2016","Evaluación del sistema de control interno relativo al Fondo de Caja Chica del SFE y al pago de viáticos al exterior"," 2.2 Debilidades en la generación de reportes con información relacionada con la ejecución del Fondo de Caja Chica"," 2.2.6.1 Analizar si las condiciones actuales del Sistema de Información de Caja Chica permitirían su ajuste, a efecto de que, a través del mismo, se pueda clasificar la información que se encuentra almacenada y, según las necesidades, se generen los reportes que son requeridos para facilitar el registro contable y la toma de decisiones; situación que además, debería eliminar la práctica de generar reportes básicos a través Excel. La decisión que se adopte deberá quedar documentada.","Unidad Financiera"," Se envía DAF-026-2017, y se dan 10 días donde se debe indicar las acciones y mejoras para el control, como el seguimiento a fin de mejorar el control interno.","Rocío Solano Cambronera                          rsolano@sfe.go.cr                   ","Oficio DAF-026-2017 del 10/02/2017\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, la UF manifestó lo siguiente: \"El 31 de mayo 2017 se envía oficio DAF-FTE-019 -2017 al Lcdo. Didier donde se le  solicita modificación de reportes en el sistema de caja chica. En respuesta al oficio  se realiza una sección de trabajo y el 5 de junio 2017 el Lcdo. Didier Suarez informa que se ha creado los reportes con la información solicitada. Se realizan las pruebas y se ejecutan..\". \nSe aporta oficio DAF-U.F.-001-2019 del 07/03/2019 (Anexo 2).","2017-01-13","2017-01-13","2017-05-01","2017-05-31",null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-006-2016RC","AI-SFE-SA-INF-006-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_4","AI SFE 014-2017","AI-SFE-SA-INF-006-2016","Evaluación del sistema de control interno relativo al Fondo de Caja Chica del SFE y al pago de viáticos al exterior"," 2.3 Debilidades en la tramitación de erogaciones con cargo al Fondo de Caja Chica"," 2.3.6.1 Reiterar a lo interno de la organización que con cargo al Fondo de Caja Chica, únicamente se pueden autorizar aquellas necesidades de carácter indispensable y que califican como de urgente necesidad.","DAF"," Se realizará una circular  en donde se informe a lo interno el uso de la caja chica y su urgente necesidad.  Se solicitará a la Dirección que la envíe. ","Henry Vega Vega                                          hvega@sfe.go.cr                                                           2549 3446"," En atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF manifestó lo siguiente: \"Con fecha 12 de Marzo del 2018 se envió Circular  DAF-010-2018  \"Uso Correcto de  Caja Chica\"\".","2017-01-13","2017-01-13","2017-03-01","2017-03-31",null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-006-2016RC","AI-SFE-SA-INF-006-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_4","AI SFE 014-2017","AI-SFE-SA-INF-006-2016","Evaluación del sistema de control interno relativo al Fondo de Caja Chica del SFE y al pago de viáticos al exterior"," 2.3 Debilidades en la tramitación de erogaciones con cargo al Fondo de Caja Chica"," 2.3.6.2 Diagnosticar la situación de cada una de las Unidades Operativas Regionales y Estaciones de Control Fitosanitario, a las cuales se les autorizó el cierre de las cajas chicas auxiliares en efectivo, a efecto de determinar si se debe exigir nuevamente la apertura de dichos fondos en efectivo.","DAF"," El Área de Tesorería realizará un Diagnostico de las cajas chicas que fueron cerradas por diferentes razones.","Henry Vega Vega                                          hvega@sfe.go.cr                                                           2549 3446","Oficio DAF-027-2017 del 10/02/2017   y correo electrónico de fecha 10/02/2017. Se autorizó la apertura de los siguientes libros auxiliares de caja chica: Estación de Control Fitosanitario Aeropuerto Juan Santamaría, Unidad Regional Central  Occidental - Grecia, Unidad Operativa Regional - Pérez Zeledón, Unidad Regional Operativa Chorotega.\n","2017-01-13","2017-01-13","2017-03-01","2017-03-31",null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-006-2016RC","AI-SFE-SA-INF-006-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_4","AI SFE 014-2017","AI-SFE-SA-INF-006-2016","Evaluación del sistema de control interno relativo al Fondo de Caja Chica del SFE y al pago de viáticos al exterior"," 2.3 Debilidades en la tramitación de erogaciones con cargo al Fondo de Caja Chica"," 2.3.6.3 Establecer un lineamiento que propicie (según corresponda), entre otros aspectos, lo siguiente:\na) Establecer los mecanismos necesarios para fomentar la participación (inclusión) de los proveedores a nivel regional, con relación a las necesidades (de carácter indispensable y que califican como de urgente necesidad) que son tramitadas con cargo a los fondos auxiliares de caja chica en efectivo.  En dicha labor se debe valorar el contar con el apoyo legal y de la Unidad de Proveeduría, a efecto de que el lineamiento que se establezca, no límite la participación (libre concurrencia) si no que la regule; propiciándose en todo momento una atención oportuna y a un costo razonable, de las necesidades que son gestionadas. \nb) Dotar de los recursos presupuestarios necesarios a las dependencias que tienen bajo su responsabilidad la administración de fondos auxiliares de efectivo; situación que debe permitir en todo momento que dichas instancias sean las que tramiten y ejecuten con cargo al fondo respectivo las necesidades que se presentan\n","DAF"," Se realizará una circular  en donde se informe a lo interno el uso de la caja chica y su urgente necesidad.  Se solicitará a la Dirección que la envíe.   También se instara con el listado de proveedores y se solicitará  a Proveeduría ayuda sobre el catalogo del mismo.   Punto b) se hará un diagnostico para determinar para el año 2018 que los departamentos presupuesten en las subpartidas que son administradas por servicios generales y T.I.","Henry Vega Vega                                          hvega@sfe.go.cr                                                           2549 3446"," En atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF comunicó lo siguiente: \"Con fecha 12 de Marzo del 2018 se envía Circular  \"DAF-010-2018  Uso Correcto de  Caja Chica\"  La unidad de Servicios Generales cuenta con una contratación para reparaciones menores, en caso de que la reparación esté fuera de esta contratación se le solicitará a la jefatura solicitante de caja chica solicitar las facturas proforma del lugar aledaño.   La Comisión de Presupuesto en conjunto con la Unidad de Planificación valorará  cuales servicios son administrados por Servicios Generales y T.I. lo cual quedó estipulado en el documento denominado lineamientos para elaborar Plan Presupuesto 2018 el cual fue presentado en un Taller  el 16 de junio del 2017 a todos los que manejan presupuesto en sus áreas.\"\".","2017-01-13","2017-01-13","2017-03-01","2017-03-31",null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-006-2016RC","AI-SFE-SA-INF-006-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_4","AI SFE 014-2017","AI-SFE-SA-INF-006-2016","Evaluación del sistema de control interno relativo al Fondo de Caja Chica del SFE y al pago de viáticos al exterior"," 2.4 Debilidades en los registros que se consignan en Libros de Diario"," 2.4.6.1 Reforzar la inducción y/o capacitación que ha sido brindada a los encargados de las cajas chicas auxiliares en efectivo, a efecto de que apliquen una adecuada técnica a la hora de realizar los registros en los libros de diarios asociados a la recepción y giro de recursos con cargo a dichos recursos. Dicha gestión deberá quedar debidamente documentada","Unidad Financiera"," El día 10 de febrero se realizo el cronograma de las giras del I semestre en el se indico que se dará de nuevo la  respectiva capacitación a los encargados de las cajas chicas auxiliares . Se reforzará la información.   2) Se entregará un instructivo a los encargados de las  cajas chicas auxiliares del S.F.E. ","Rocío Solano Cambronera                          rsolano@sfe.go.cr                   ","En atención al oficio AI SFE 331-2018, la UF manifestó lo siguiente: \"El área de Tesorería ...realizó un instructivo de como utilizar el libro de caja chica, como realizar solicitudes de caja chica.  Cómo hacer el cierre mensual y cuándo procede la elaboración de cheques por caja chica. A partir del 11 de mayo 2017 se empezaron a realizar las capacitaciones a los encargados de las cajas chicas auxiliares . Se adjunta las actas de los arqueros realizados en donde se les dio la debida capacitación a los encargados de caja chica. \". \nSe aporta oficio DAF-U.F.-001-2019 del 07/03/2019 (Anexo 2).","2017-01-13","2017-01-13","2017-06-01","2017-06-30",null,"RC","Cumplida","La calidad del control implementado se estará analizando en futuros servicios de fiscalización",null,"AI-SFE-SA-INF-006-2016RC","AI-SFE-SA-INF-006-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_4","AI SFE 014-2017","AI-SFE-SA-INF-006-2016","Evaluación del sistema de control interno relativo al Fondo de Caja Chica del SFE y al pago de viáticos al exterior"," 2.4 Debilidades en los registros que se consignan en Libros de Diario"," 2.4.6.2 Revisar la condición en que se encuentran los libros de diario asociados a los fondos de caja chica auxiliares en efectivo que se encuentran abiertos, con el fin de que en los casos en que corresponda y conforme a la técnica contable, se realicen los ajustes que sean necesarios. Dicha gestión deberá quedar debidamente documentada.","Unidad Financiera","  De acuerdo al cronograma de arqueos se harán las respectivas correcciones y ajustes contables en los libros que se encuentre algún error.  Y a la vez se dará la respectiva inducción referente al tema.","Rocío Solano Cambronera                          rsolano@sfe.go.cr                   ","En atención al oficio AI SFE 331-2018, la UF manifestó lo siguiente: \"Mediante los arqueos en el año 2017 se realizaron los debidos ajustes a los libros. A partir del 11 de mayo 2017 se empezaron a realizar las capacitaciones a los encargados de las cajas chicas auxiliares .   Se adjunta las actas de los arqueros realizados en donde se les dio la debida capacitación a los encargados de caja chica.\". \nSe aporta oficio DAF-U.F.-001-2019 del 07/03/2019 (Anexo 2).","2017-01-13","2017-01-13","2017-06-01","2017-06-30",null,"RC","Cumplida","La calidad del control implementado y los registros realizados, se estará analizando en futuros servicios de fiscalización",null,"AI-SFE-SA-INF-006-2016RC","AI-SFE-SA-INF-006-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_4","AI SFE 014-2017","AI-SFE-SA-INF-006-2016","Evaluación del sistema de control interno relativo al Fondo de Caja Chica del SFE y al pago de viáticos al exterior"," 2.5 Debilidades relacionadas con la documentación que soporta las garantías rendidas por los funcionarios"," 2.5.6.1 Girar instrucciones a efectos de que en todos los casos se remita al MAG las letras de cambio a efecto de que el funcionario que ejerce la condición de  librador las firme.  ","DAF"," ","Gabriela Sáenz Amador\n gsaenz@sfe.go.cr\n2549 3446","Mediante oficio DAF -029-2017 del 10 de febrero 2017 se dio la instrucciones a Recursos Humanos para atender la recomendación.\n\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF manifestó lo siguiente: (DAF-059-2019) \"En oficio DAF-RH-044-2017, se hace referencia a este tema\".\n\nCon relación a la recomendación sujeta a seguimiento, la URH únicamente manifestó:  \"Se procederá al análisis correspondiente\".\n\nLa administración aportó criterio emitido por la Unidad de Asuntos Jurídicos del SFE UAJ), contenido en el oficio AJ-129-2018 del 07/06/2018, en el cual se indica:\n\n\"Teniendo conocimiento esta Unidad Asesora de que los funcionarios sujetos a rendir caución, de conformidad con el artículo 7 del Decreto No. 39877-MAG, han presentado para tal fin Letras de Cambio firmadas digitalmente, de oficio\nprocedemos a manifestar lo siguiente:\n\nLa Letra de Cambio es un título valor regulado en el Código de Comercio de Costa Rica y que requiere para su validez el cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 727, requisitos que se verifican en el modelo establecido en el artículo 3 del Decreto No. 39877-MAG. No obstante, el citado Decreto no regula lo referente a la firma de la Letra de Cambio ni autoriza a que su firma sea en forma digital, razón por la cual debemos ajustarnos a la normativa vigente en esta materia y solicitar a los funcionarios, FIRMAR EL DOCUMENTO EN FORMA FÍSICA.\n\nAsimismo, aprovechamos para reiterar lo indicado por la Auditoria Interna del SFE, en Oficio AI SFE 014-2017 de fecha 13 de enero de 2017, en el sentido de que todas las Letras de Cambio deben ser remitidas al MAG para que sean firmadas por el Ministro o el funcionario en quien se haya delegado la función, en calidad de librador de la Letra de Cambio y trasladar las\nmismas de forma inmediata a la Unidad Financiera para su custodia en la Caja Fuerte.\n\nAnte consulta de la Unidad de Recursos Humanos, la UAJ, con el oficio AJ-029-2020 del 21/05/2020, señaló lo siguiente:\n\n\"En atención al oficio DAF-RH-101-2020, de fecha 21 de mayo de 2020, le informo que esta unidad asesora mantiene la misma línea de pensamiento emitida mediante el oficio AJ-129-2018, de fecha 7 de junio del 2018, emitido al Lic. Henry Vega Vega, como Jefe del Departamento Administrativo y Financiero del SFE en ese momento.\".\n\nCon el oficio DAF-RH-098-2020 del 22/05/2020, la URH informó: \"Para dar respuesta a esta recomendación a recopilar información tal como el oficio de la Unidad de Asuntos Jurídicos del SFE (AJ-129-2018) y lo que dicta el Decreto No 39877-MAG Reglamento de Cauciones.\nSolicité el criterio legal a esa Unidad quien mediante el oficio AJ-029-2020, ratifica la\nopinión jurídica externada en el 2018 que las letras de cambio deben ser firmadas por el\nMinistro o bien ante quien delegue. Razón por la que mediante el oficio DAF-RH-102-2020\nestaré elevando a Gestión Institucional de Recursos Humanos el caso a pesar que en el 11 de enero del 2017 el Lic. Fernando Paniagua del MAG les responde a Marilyn Esquivel un correo que estos documentos no requieren la firma del señor Ministro (oficio DAF-RH-144-2017); pero a fin de proceder correctamente; ya que tengo criterios diferentes. De no recibir pronta respuesta procederé a enviar las letras de cambio al Despacho para proceder tal como lo indica el Decreto.\".\n\nMediante el oficio DAF-RH-177-2020 se informa: \"los documentos se encuentran en custodia de la Unidad Financiera debidamente firmadas por el sr Ministro del Ministerio de Agricultura y Ganadería. Cumpliendo como lo cita la normativa en esta materia\".","2017-01-13","2017-01-13","2017-02-01","2017-02-28",null,"RC","Cumplida","La recomendación se registra como atendida.",null,"AI-SFE-SA-INF-006-2016RC","AI-SFE-SA-INF-006-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_4","AI SFE 014-2017","AI-SFE-SA-INF-006-2016","Evaluación del sistema de control interno relativo al Fondo de Caja Chica del SFE y al pago de viáticos al exterior"," 2.5 Debilidades relacionadas con la documentación que soporta las garantías rendidas por los funcionarios"," 2.5.6.2 Remitir al Ministerio de Agricultura y Ganadería la letra de cambio suscrita por el funcionario Azarías Ruíz Villalobos, con el fin de que la misma sea firmada por el Ministro de Agricultura y Ganadería (o por el funcionario en quien se haya delegado la función) en su condición de “librador”.","DAF"," ","Gabriela Sáenz Amador\n gsaenz@sfe.go.cr\n2549 3446","Mediante oficio DAF -029-2017 del 10 de febrero 2017 se dio la instrucciones a Recursos Humanos para atender la recomendación.\n\n En atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF manifestó lo siguiente: (DAF-059-2019) \"En oficio DAF-RH-044-2017, se hace referencia a este tema\".","2017-01-13","2017-01-13","2017-02-01","2017-02-28",null,"RSE","Perdida vigencia","Considerando que el señor Azarías Ruíz Villalobos ya no labora para el SFE, la recomendación perdió vigencia.",null,"AI-SFE-SA-INF-006-2016RSE","AI-SFE-SA-INF-006-2016","RSE",7]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_4","AI SFE 014-2017","AI-SFE-SA-INF-006-2016","Evaluación del sistema de control interno relativo al Fondo de Caja Chica del SFE y al pago de viáticos al exterior"," 2.5 Debilidades relacionadas con la documentación que soporta las garantías rendidas por los funcionarios"," 2.5.6.3 Analizar lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo N° 39877-MAG así como lo descrito en el apartado de “Condición” del presente hallazgo, a efecto de que se adopten las medidas que correspondan, con el fin de que se valore la necesidad de implementar los procedimientos, formatos, registros, etc., que se consideren necesarios para fortalecer el sistema de control interno. Dicha gestión deberá quedar debidamente documentada","Unidad Recursos Humanos"," Mediante oficio DAF -029-2017 del 10 de febrero 2017 se dio la instrucciones a Recursos Humanos sobre lo del dispuesto Decreto Ejecutivo. N° 39877.","Patricia Campos Herrera                                pcampos@sfe.go.cr","Oficios DAF-FTE-013-2018 del 14 de marzo de 2018 y DAF-055-2018 del 15 de marzo, 2018","2017-01-13","2017-01-13","2017-02-01","2017-02-28",null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-006-2016RC","AI-SFE-SA-INF-006-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_4","AI SFE 014-2017","AI-SFE-SA-INF-006-2016","Evaluación del sistema de control interno relativo al Fondo de Caja Chica del SFE y al pago de viáticos al exterior"," 2.5 Debilidades relacionadas con la documentación que soporta las garantías rendidas por los funcionarios"," 2.5.6.4 Trasladar de forma inmediata la custodia de la Letra de Cambio a la Unidad Financiera, para que, esta última la conserve en la caja fuerte.","Unidad Recursos Humanos"," a-Se envía DAF-029-2017, y se dan 10 días donde se debe indicar las acciones y mejoras para el control, como el seguimiento a fin de mejorar el control interno","Patricia Campos Herrera                                pcampos@sfe.go.cr","Mediante el oficio DAF-RH-045-2019 del 04/03/2019, la URH trasladó a la UF (área Tesorería) las letras de cambio respectivas.","2017-01-13","2017-01-13","2017-02-01","2017-02-28",null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-006-2016RC","AI-SFE-SA-INF-006-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_4","AI SFE 014-2017","AI-SFE-SA-INF-006-2016","Evaluación del sistema de control interno relativo al Fondo de Caja Chica del SFE y al pago de viáticos al exterior"," 2.5 Debilidades relacionadas con la documentación que soporta las garantías rendidas por los funcionarios"," 2.5.6.5 Adoptar las medidas que sean necesarias a efecto de que se implemente en forma oportuna lo dispuesto en el Transitorio I contenido en el Decreto Ejecutivo N° 39877-MAG; gestión que deberá quedar debidamente documentada.","Unidad Recursos Humanos"," a-Se envía DAF-029-2017, y se dan 10 días donde se debe indicar las acciones y mejoras para el control, como el seguimiento a fin de mejorar el control interno","Patricia Campos Herrera\npcampos@sfe.go.cr"," En atención al oficio AI SFE 331-2018, la URH señaló por medio del oficio DAF-URH-060-2019 lo siguiente: \"Esta recomendación no aplica para esta Unidad por ser materia Financiera, le solicito por favor se redirecciones la Unidad responsable en el informe en cuestión.\".\n\nMediante el oficio DAF-171-2019 del 6 de agosto de 2019, la URH informa sobre las acciones adoptadas para atender los señalado en el decreto ejecutivo N° 39877-MAG.","2017-01-13","2017-01-13","2017-02-01","2017-02-28",null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-006-2016RC","AI-SFE-SA-INF-006-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_4","AI SFE 014-2017","AI-SFE-SA-INF-006-2016","Evaluación del sistema de control interno relativo al Fondo de Caja Chica del SFE y al pago de viáticos al exterior"," 2.6 Debilidades relacionadas con los informes emitidos por los funcionarios que viajaron al exterior"," 2.6.6.1 Adoptar las medidas necesarias cuya implementación permita un cumplimiento a cabalidad de lo dispuesto en la directriz MAG-004-2016 del 14 de noviembre de 2016 (y por ende de lo establecido en la circular MAG-001-2015); situación que debe garantizar, entre otros aspectos, que los funcionarios presenten los informes respectivos dentro del plazo establecido, generándose los registros y las alertas oportunas en los casos en que los servidores no estén cumpliendo con dicho lineamiento.","DAF",null,"Gabriela Sáenz Amador\n gsaenz@sfe.go.cr\n2549 3446","Se envía DAF-030-2017, y se dan 10 días donde se debe indicar las acciones y mejoras para el control, como el seguimiento a fin de mejorar el control interno\n\n En atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF manifestó lo siguiente: (DAF-059-2019) \"En oficio DAF-RH-044-2017, se hace referencia a este tema\".\n\nCon el oficio DAF-RH-098-2020 del 22/05/2020, la URH informó: \"Respecto a este punto le informo que la Circular 003-2017 del Despacho del Ministro, en el punto 3: indica que la gestión la realiza el funcionario ante el Director Superior y en el punto 5: manifiesta que ya no es necesario presentar informe final de viaje; en su lugar debe entregar a la oficina de Gestión del Desarrollo el certificado. Proceso que se realiza en esta Unidad por medio de la encargada del Área. Anexo la circular que respalda lo expuesto y que de mi parte la considero cumplida.\".","2017-01-13","2017-01-13","2017-02-01","2017-02-28",null,"RSE",{"$f":"IF(R179=\"Seleccionar\",\"Seleccionar\",IF(R179=\"RC\",\"Cumplida\",IF(R179=\"RNC\",\"Pendiente\",IF(R179=\"RSS\",\"Pendiente\",IF(R179=\"RPC\",\"Parcialmente cumplida/En Proceso\",IF(R179=\"RIS\",\"Parcialmente cumplida/En Proceso\",IF(R179=\"RPV\",\"Por verificar\",IF(R179=\"RSE\",\"Perdida vigencia\"))))))))","v":"Perdida vigencia"},"Considerando los términos de la recomendación y la información suministrada por la administración, se deja sin efecto la recomendación.\n\nLa calidad del control implementado en atención a la  Circular 003-2017 , se verificará en estudio posterior.",null,{"$f":"CONCATENATE(W179,X179)","v":"AI-SFE-SA-INF-006-2016RSE"},{"$f":"E179","v":"AI-SFE-SA-INF-006-2016"},{"$f":"R179","v":"RSE"},{"$f":"IF(X179=\"Seleccionar\",0,IF(X179=\"RC\",1,IF(X179=\"RNC\",2,IF(X179=\"RSS\",3,IF(X179=\"RPC\",4,IF(X179=\"RIS\",5,IF(X179=\"RPV\",6,IF(X179=\"RSE\",7))))))))","v":7}]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_4","AI SFE 014-2017","AI-SFE-SA-INF-006-2016","Evaluación del sistema de control interno relativo al Fondo de Caja Chica del SFE y al pago de viáticos al exterior"," 2.7 Información insuficiente respecto a lo acontecido con el pago de viáticos al exterior identificado como VI 0032"," 2.7.6.1 Realizar las correcciones del caso, ya sea mediante una nota aclaratoria o por algún otro medio idóneo que se estime conveniente, con el fin de que lo acontecido con la cancelación del viático al exterior del funcionario Fabián Herrera (VI 0032) que está asociado al SPMA N° 003 y SPMA N° 004, según lo descrito en el presente hallazgo, no induzca a error y/o confusión en próximas revisiones.","Unidad Financiera"," Oficio DAF-031-2017  en donde se solicita a Tesorería proceder con la corrección de los viáticos viático del funcionario Fabián Herrera.","Rocío Solano Cambronera                          rsolano@sfe.go.cr                   ","En atención al oficio AI SFE 331-2018, la UF manifestó lo siguiente: \"Mediante oficio DAF-FTE-12-2017 se informa que se procedió a realizar la corrección del error cometido diferenciando (sic) las solicitudes de viáticos (sic) realizadas al Señor Fabián Herrera..\". \nSe aporta oficio DAF-U.F.-001-2019 del 07/03/2019 (Anexo 2).","2017-01-13","2017-01-13","2017-02-01","2017-02-28",null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-006-2016RC","AI-SFE-SA-INF-006-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_4","AI SFE 014-2017","AI-SFE-SA-INF-006-2016","Evaluación del sistema de control interno relativo al Fondo de Caja Chica del SFE y al pago de viáticos al exterior"," 2.8 Debilidades en el Sistema Contable del SFE"," 2.8.6.1 Concluir con la laborar que estaría permitiendo la impresión y oficialización de los asientos de diario con corte al cierre contable del mes de diciembre de 2016.","Unidad Financiera"," a-Se envía DAF-031-2017, y se dan 10 días donde se debe indicar las acciones y mejoras para el control, como el seguimiento a fin de mejorar el control interno.\nEn atención al oficio AI SFE 331-2019, se estableció  como actividad la siguiente: \"En el 2019 se retomaron con las secciones de trabajo en el cual se ha realizado varios avances referente a la impresión de los asientos. Los asientos se encuentran impresos hasta el mes de abril y en revisión el mes de mayo y junio 2016.  Se espera concluir el 31 de mayo 2019.\".","Rocío Solano Cambronera                          rsolano@sfe.go.cr                   "," Se aportó información, que entre otros aspectos, informa sobre la actualización del Libro de Diario. Al respecto, se considera lo señalado en el oficio  DAF-FI-0051-2019 del 19/08/2019 y los resultados relacionados con la verificación del IGI-2019.","2017-01-13","2017-01-13","2017-02-01","2019-10-31",null,"RC","Cumplida","Este aspecto de la actualización de libros contables será retomado en la ejecución de estudios posteriores; sobre todo considerando los resultados de la verificación del IGI-2019, específicamente en cuanto a la debilidad detectada con relación a la actualización del Libro de Balances; aspecto tratado por la Auditoría Interna como resultado de la comunicación del oficio AI-0062-2020, mismo que se dirigió a la administración activa.",null,"AI-SFE-SA-INF-006-2016RC","AI-SFE-SA-INF-006-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_4","AI SFE 014-2017","AI-SFE-SA-INF-006-2016","Evaluación del sistema de control interno relativo al Fondo de Caja Chica del SFE y al pago de viáticos al exterior"," 2.8 Debilidades en el Sistema Contable del SFE"," 2.8.6.2 Concluir con la actualización del Libro Mayor N° 2 con corte al 31 de diciembre de 2016.","Unidad Financiera"," Oficio- DAF- 031- 2017 al área contable.","Rocío Solano Cambronera                          rsolano@sfe.go.cr                   ","En atención al oficio AI SFE 331-2018, la UF manifestó lo siguiente: \"El área de Contabilidad trabajo para poner al  día cada cuenta del libro mayor al 31 diciembre 2016. El libro mayor N°2 se encuentra actualizado.\". \nSe aporta oficio DAF-U.F.-001-2019 del 07/03/2019 (Anexo 2).","2017-01-13","2017-01-13","2017-02-01","2017-02-28",null,"RC","Cumplida","La calidad de los registros se verificará en servicio de fiscalización posterior.",null,"AI-SFE-SA-INF-006-2016RC","AI-SFE-SA-INF-006-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_5","AI SFE 015-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2016","Análisis físicos y químicos para el control de calidad de agroquímicos"," 4.1 Debilidades en el control de calidad de los agroquímicos que se\ncomercializan a nivel nacional\n"," 4.1.6.1. Instruir a las Jefaturas de los Departamentos de Laboratorios y Agroquímicos y Equipos, para que de forma inmediata y en conjunto con las jefaturas del Laboratorio de Control de Calidad de Agroquímicos y la Unidad de Fiscalización de Agroquímicos analicen esta situación y establezcan las medidas alternas que sean necesarias (como la contratación de laboratorios a nivel nacional o internacional que cumplan con lo dispuesto en el marco jurídico y técnico vigente y aplicable), para efectuar el control de calidad sobre aquellos ingredientes activos que no pueden ser analizados en el Servicio Fitosanitario del Estado, para lo anterior, se deberán apoyar en la Unidad de Asuntos Jurídicos del SFE y a la Unidad de Proveeduría, según corresponda. Los resultados de la gestión emprendida deberán quedar debidamente documentados.\n","Dirección","1)  Instruir mediante oficio a las Jefaturas de los Departamentos de Laboratorios y Agroquímicos y Equipos para que analicen la situación de los análisis de calidad física y química que actualmente no se lleva a cabo.                                                                                                                                          2) Realizar consulta a otros laboratorios acreditados  en Costa Rica sobre la disponibilidad para realizar análisis de aquellos plaguicidas que actualmente son requeridos por  la Unidad de Fiscalización,  pero que no pueden ser analizados por el Laboratorio de Control de Calidad del SFE","Marco Vinicio Jiménez Salas        mvjimenez@sfe.go.cr                                                2549 3563","Oficios DSFE.114.2018 del 07/03/2018, LCC-033-18 del 28/02/2018 y LCC-234-17 del 18/12/2017","2017-01-13","2017-01-16","2017-03-03","2017-04-28",null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-007-2016RC","AI-SFE-SA-INF-007-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_5","AI SFE 015-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2016","Análisis físicos y químicos para el control de calidad de agroquímicos"," 4.1 Debilidades en el control de calidad de los agroquímicos que se\ncomercializan a nivel nacional\n"," 4.1.6.2. Gestionar ante la PCCI el ajuste al Plan Anual Operativo (PAO) y presupuesto 2017, lo anterior considera los resultados que se obtengan de la implementación de la recomendación 4.1.6.1 anterior.\n","DL / DAE / LCCA / UFisc"," Una vez  definida  la recomendación 4.1.6.1   e identificadas las necesidades del laboratorio, solicitar a  la PCCI  realizar el  ajuste al plan anual  operativo (PAO) y  el   presupuesto 2017,   para acondicionar  el área especial para realizar análisis de plaguicidas en las instalaciones del SFE en Pavas, incluyendo el equipo de seguridad necesario.  Ajustar el PAO del laboratorio para el año 2017 (Considerando realizar el trámite necesario para la primer modificación del presupuesto que corresponde al mes de abril)","German Carranza Castillo   gcarranza@sfe.go.cr                                                2549 3458","Oficio DSFE.114.2018 del 07/03/2018","2017-01-13","2017-01-16","2017-04-03","2017-04-28",null,"RC","Cumplida","Se informa que la PCCI aprobó la modificación al PAO 2017",null,"AI-SFE-SA-INF-007-2016RC","AI-SFE-SA-INF-007-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_5","AI SFE 015-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2016","Análisis físicos y químicos para el control de calidad de agroquímicos"," 4.2. Debilidad en la valuación económica de los inventarios\n"," 4.2.6.1. Establecer los lineamientos institucionales para la valuación económica de inventarios, situación que debe permitir la elaboración de los procedimientos, guías, formatos que sean necesarios para regular esta actividad; los cuales deben documentarse de conformidad al Sistema de Gestión de Calidad\n","Unidad Financiera"," Elaborar los procedimientos para la valuación económica de inventarios","Rocío Solano Cambronero                     rsolano@sfe.go.cr                   "," En atención al oficio AI SFE 331-2018, la UF manifestó lo siguiente: \"El 22 de agosto del 2017 se brinda una capacitación a los laboratorios informando sobre la Nicsp 12 y 17 de que trata y la importancia del control de inventario el cual debe ser adecuado para la institución. Por otro lado, se les informo como deberían presentar los registros del control de los activos, se le envío una plantilla la cual mes a mes deben trasladar con a la información al día al área de Contabilidad para sus debidos registros.  También se les enseño el procedimiento de Incorporación de activos del inventario su reconocimiento y registro. El día 18 de febrero 2019 se recibe nota DCN-103 en respuesta a consulta de la Lcda. Sonia Mesen referente al manejo de los inventarios de acuerdo a la NICSP 12 en donde le confirman el método de registro de valuación de los inventarios y que estos independientemente que sea o no totalmente utilizado en la producción de bienes y servicios inmediatamente se debe rebajar de la cuenta de activos corrientes (Inventarios).\"\n(Referencia: oficio DAF.U.F.0001-2019 (Anexo 3).\n\nPor medio del oficio DAF-FI-0051-2019 del 19/08/2019, la Unidad Financiera informa lo siguiente: \"Con la información ya recabada por parte de Servicio Generales y el tratamiento contable de las mismas se iniciara con la elaboración del procedimiento referente a la realización de valuación económica de inventarios.\".\n\nMediante el oficio DAF-FI-076-2021, se informó lo siguiente:\n\"El día martes 1 de junio se tiene una sesión de trabajo entre el área de contabilidad y la Unidad de Proveeduría en el cual se analizó un borrador de procedimiento de registro, control y valuación de inventarios que realizo el área contable en donde se revisó entre las partes. La Licenciada Glenda dio los aportes por parte de proveeduría en conjunto con el área contable y en el cual quedo el procedimiento DAF-PR-PO-08 elaborado\".\n\nEl día 08/12/2021, se verifica que la versión 1 del \"Procedimiento Registro, control y valuación de inventarios de materiales y suministros\" (DAF-CT-PO-08), entró a regir a partir del 29/09/2021.\n","2017-01-13","2017-01-16","2017-06-01","2019-09-30",null,"RC","Cumplida","Al consultar la Lista Maestra de Documentos del SGC del SFE, en fecha 15/07/2021, el procedimiento DAF-PR-PO-08 no has sido incorporado; el mismo se encuentra en valoración de la PCCI (Área de Calidad); por tal razón, la recomendación se mantiene en proceso de cumplimiento.\n\nBoleta_SISAI_AI-0207\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0293",null,"AI-SFE-SA-INF-007-2016RC","AI-SFE-SA-INF-007-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_5","AI SFE 015-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2016","Análisis físicos y químicos para el control de calidad de agroquímicos"," 4.2. Debilidad en la valuación económica de los inventarios\n"," 4.2.6.2. Asumir la valuación económica de los inventarios, una vez establecidos los lineamientos indicados en la recomendación anterior\n","Unidad Financiera","1) Instruir a los funcionarios del Laboratorio de Calidad para que documenten los inventarios.                                                           2) Solicitar al Laboratorio de Calidad en forma mensual la información de los saldos de inventario para efectos de registro contable.","Rocío Solano Cambronera                          rsolano@sfe.go.cr                   "," En atención al oficio AI SFE 331-2018, la UF manifestó lo siguiente: \"De acuerdo a lo indicado anterior (sic) ya se  a (sic)  instruido a los funcionarios de Laboratorios como deben registrar los inventarios.  De acuerdo a la NICSP 12 se debe registrar el Inventarios por el método de valuación PEPS .   Mes a mes los laboratorios nos trasladan los registros del mismo.\".\n(Referencia: oficio DAF.U.F.0001-2019 (Anexo 3)","2017-01-13","2017-01-16","2017-07-01","2017-12-22",null,"RC","Cumplida","La calidad del control se verificará en estudio posterior.",null,"AI-SFE-SA-INF-007-2016RC","AI-SFE-SA-INF-007-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_5","AI SFE 015-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2016","Análisis físicos y químicos para el control de calidad de agroquímicos"," 4.2. Debilidad en la valuación económica de los inventarios\n"," 4.2.6.3. Comunicar al LCCA los alcances con respecto a su nivel de participación en la administración de inventarios, se toma en consideración los resultados de la implementación de las recomendaciones anteriores. Esta recomendación se hace extensiva a todas las dependencias que tengan bajo su administración, inventarios, cuyo valor debe ser registrado contablemente de forma mensual.\n","Unidad Financiera"," Realizar reuniones de coordinación entre la administración y los encargados del Laboratorio de Calidad.","Rocío Solano Cambronera                          rsolano@sfe.go.cr                   ","En atención al oficio AI SFE 331-2018, la UF manifestó lo siguiente: \"El 6 y 8 de febrero 2019 se realizaron reuniones con laboratorios en el cual se les informo sobre los requerimientos mínimos para un inventario y su complimiento con la NICSP.  Se les informa sobre el avance del Sistema Optec y como se relaciona el registro y el manejo del inventario y sus consumibles.  Y como en el sistema se registrarán los insumos por medio del método PEPS.\".\n(Referencia: oficio DAF.U.F.0001-2019 (Anexo 3)","2017-01-13","2017-01-16",null,null,null,"RC","Cumplida","La calidad del control se verificará en estudio posterior.",null,"AI-SFE-SA-INF-007-2016RC","AI-SFE-SA-INF-007-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_5","AI SFE 015-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2016","Análisis físicos y químicos para el control de calidad de agroquímicos"," 4.2. Debilidad en la valuación económica de los inventarios\n"," 4.2.6.4. Coordinar con la Unidad Financiera (una vez establecidos los lineamientos de valuación de inventarios) el proceso inicial de carga de datos en el módulo de administración de inventarios del sistema SILAB, situación que permitiría habilitar la opción de valuación de inventarios a efecto de lograr un eficiente funcionamiento y parametrización de este módulo.\n","LCCA "," Cargar los inventarios en el SILAB incluyendo la valuación de los mismos una vez recibida la comunicación por parte de la Unidad Financiera, lo cual dependerá del estado de  la recomendación 4.2.6.3 cuyo responsable es la Unidad Financiera","Dennis Víquez Murillo\ndennis dviquez@sfe.go.cr ","Oficio DSFE.114.2018 del 07/03/2018\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el LCCA señaló lo siguiente: \" Sobre la valuación económica de los inventarios,  la proveeduría   a mediados del año pasado   realizó una contratación  mediante  licitación,  de un sistema que incluye un sistema de inventario de suministros y activos fijos, así como también sistema de nómina del personal .  De acuerdo  a lo solicitado por el  cartel de especificaciones,   el  sistema  debe cumplir con las normas internacionales de contabilidad del sector público (NIC SP)  e incluye la valuación de los inventarios.    Según lo  comunicado   por la Lic. Glenda Ávila, Proveedora institucional,   desde el año pasado se  están realizando los ajustes para su implementación y se espera que durante el presente semestre  la proveeduría coordine  con la empresa desarrolladora y  la Unidad de TI ,una presentación para el  personal del los laboratorios.  Posteriormente se recibirá la instrucción de proveeduría para cargar el inventario actual  del laboratorio en  el  nuevo sistema.\".\n\nEl LCCA informó lo siguiente: (oficio LCC-0081-2019 del 19/08/2019) \"Los nuevos formularios de inventarios  programados por FUNDAUNA ya se encuentran en producción en el sistema SILAB. La carga de los inventarios la iniciamos la semana pasada   siguiendo el procedimiento enviado por éste proveedor.  Los precios que se están incluyendo de los materiales y suministros son precios de la factura presentada por cada empresa Le consulté a la Lic. Glenda, Proveedora institucional sobre el estado de implementación del  nuevo software  de proveeduría  y me indica que esta  un poco atrasado, razón por la cual todavía no tenemos información sobre la  fecha en que debemos cargar el inventario  del laboratorio en el nuevo sistema y los criterios de valuación.  Dado que se dispondrá de dos sistemas informáticos que incluyen inventario,  le  consulté al  ingeniero de FUNDAUNA  y al Ing. Luis Angulo  de TI de SFE sobre   la posibidad (sic) de que los  sistemas se comuniquen y me indicaron que si es posible y requiere realizar trabajo tanto por FUNDAUNA como por el ing. Luis Angulo, esto evitaría estar digitando información  en el  SILAB.   Una vez que el sistema de proveeduría esté en producción, los ingenieros trabajarán en este nuevo requerimiento. \".\n\nAdemás, se indicó: \"Consulté a la Lic. Roció Solano, Jefe de la Unidad Financiera, sobre los criterios de valuación de los  inventarios y  me indica que se están preparando los  procedimientos correspondientes  y se seguirán los criterios del Ministerio de Hacienda, los cuales se comunicarán a los funcionarios en el momento que se inicie el trabajo con  el nuevo sistema y la carga de inventarios por los departamentos, incluyendo los laboratorios.  Se adjunta imagen de los nuevos formularios en el sistema SILAB\":","2017-01-13","2017-01-16","2017-06-01","2019-10-31",null,"RSE","Perdida vigencia","Mediante el oficio LCC-110-2021 se exponen los resultados de la gestión emprendida relacionada con la atención de la recomendación; asimismo, se indica los motivos por los cuales el control de inventario no se puede realizar a través del SILAB; por tal razón se describe y complementa a través de un correo electrónico, el control alternativo que se implementó por medio de formularios (registros) que forman parte de la documentación del SGC.\n\nConsiderando el contexto de la recomendación y lo expuesto por la administración, la recomendación se deja sin efecto; el control y el sistema de información implementado sobre la administración de inventarios, se verificará en servicio de fiscalización posterior.",null,"AI-SFE-SA-INF-007-2016RSE","AI-SFE-SA-INF-007-2016","RSE",7]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_5","AI SFE 015-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2016","Análisis físicos y químicos para el control de calidad de agroquímicos","4.3. Debilidades en la gestión de permisos sanitarios de funcionamiento\n"," 4.3.6.1. Identificar cuáles de las instalaciones del SFE (tanto a nivel central como regional) requieren de un permiso sanitario de funcionamiento, según lo dispuesto en el\nDecreto Ejecutivo N°39472-S; para lo cual de considerarlo necesario, podrá realizar las  consultas pertinentes ante el Ministerio de Salud.\n","Dirección"," Realizar un análisis de las instalaciones a nivel nacional del SFE para determinar cuales requieren del permiso sanitario de funcionamiento, según lo dispuesto en el Decreto N° 39472-S.","Marco Vinicio Jiménez Salas        mvjimenez@sfe.go.cr                                                2549 3563","Oficio DSFE.162.2017 del 24/03/2017                                                       Oficio LD.024.2018 del 30/08/2018\nEn atención al oficio AI SFE 331.2018, la Dirección manifestó lo siguiente: \"Los permisos de operación ante el Ministerio de Salud corresponden únicamente a los laboratorios, a nivel regional lo que se tramita son permisos municipales. El Ministerio de Salud publico 08 de febrero 2018 el Decreto 39472-S \"Reglamento General para Autorizaciones y Permisos Sanitarios del funcionamiento otorgados por el Ministerio de Salud\" en el cual una tabla amplia con la descripción y clasificación de los lugares que requiere permiso de funcionamiento.\".","2017-01-13","2017-01-16","2017-04-03","2017-04-28",null,"RC","Cumplida","Considerando que el SFE llevó a cabo la identificación de las instalaciones que requerían permiso de operación por parte del Ministerio de Salud, se procede a registrar la recomendación como atendida.  Lo señalado en el  oficio LD.024.2018, con respecto al LARA se atenderá considerando los términos de la recomendación  4.3.6.2.",null,"AI-SFE-SA-INF-007-2016RC","AI-SFE-SA-INF-007-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_5","AI SFE 015-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2016","Análisis físicos y químicos para el control de calidad de agroquímicos","4.3. Debilidades en la gestión de permisos sanitarios de funcionamiento\n"," 4.3.6.2. Tramitar ante el Ministerio de Salud los permisos sanitarios de funcionamiento que sean requeridos, considerando el resultado de la implementación de la recomendación 4.3.6.1 anterior.\n","Dirección","Remitir oficio al Ministerio de Salud solicitando los permisos sanitarios de funcionamiento requeridos para la institución.","Marco Vinicio Jiménez Salas        mvjimenez@sfe.go.cr                                                2549 3563","Oficio DSFE.162.2017 del 24/03/2017                                                       Por medio del oficio LD.024.2018 del 30/08/2018, la Jefatura del DL informó a la Dirección que queda pendiente de tramitar el permiso del LARA.\nEn atención al oficio AI SFE 331.2018, la Dirección manifestó lo siguiente: \"Se realizaron los trámites y los laboratorios cuentan con los permisos respectivos.\"\n\n\nMediante correo electrónico de fecha 24/05/2019, la Jefatura del LARA suministró un ejemplar del permiso otorgado a la Bodega de ese laboratorio.","2017-01-13","2017-01-16","2017-05-01","2017-05-31",null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-007-2016RC","AI-SFE-SA-INF-007-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_5","AI SFE 015-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2016","Análisis físicos y químicos para el control de calidad de agroquímicos","4.3. Debilidades en la gestión de permisos sanitarios de funcionamiento\n"," 4.3.6.3. Analizar con el apoyo de Asuntos Jurídicos de la Institución, la necesidad de gestionar ante el Ministerio de Salud, una modificación al permiso sanitario de funcionamiento actual del LCCA, considerando que el mismo hace referencia a la actividad de “Remodelación de laboratorios y oficinas SFE-MAG”. En dicha gestión se deberá considerar la participación de la Dirección del SFE y del Despacho Ministerial, según corresponda.\n","LCCA "," 1) Solicitar  a la Municipalidad de San José el cambio en el uso del suelo en la solicitud.                                                                                  2)  Solicitar a la Dirección el apoyo  para que gestione ante el  Ministerio de Salud   un nuevo permiso sanitario con el cambio en el tipo de actividad.  La fecha en que se  realice el cambio en el permiso sanitario de funcionamiento  dependerá de la fecha en que  la Municipalidad de San José realice el cambio en  el uso del suelo.","Sonia Mesén Juárez                                                                                                      smesen@sfe.go.cr                  ","Oficio D.L. 004-2017 del 20/01/2017                                                                                                Oficio DSFE.065,2017 del 07/02/2017                                                                                           Oficio DSFE.114.2018 del 07/03/2018                                                                                    LCC-033-2018 del 28/02/2018                                                                                                           Permiso Sanitario de funcionamiento del Ministerio de Salud N° 11457","2017-01-13","2017-01-16","2017-02-01","2017-02-28",null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-007-2016RC","AI-SFE-SA-INF-007-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_5","AI SFE 015-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2016","Análisis físicos y químicos para el control de calidad de agroquímicos","4.3. Debilidades en la gestión de permisos sanitarios de funcionamiento\n"," 4.3.6.4. Analizar la necesidad de gestionar ante el Ministerio de Salud, permisos sanitarios de funcionamiento para las bodegas de almacenamiento de reactivos que el Departamento de Laboratorios mantiene en las instalaciones ubicadas en Pavas. Esta recomendación se hace extensiva a todas las instalaciones en las cuales se desarrollan actividades bajo la responsabilidad del Departamento de Laboratorios. La decisión que se adopte deberá quedar documentada.\n","DL"," Gestionar ante la Dirección  el apoyo para  que se solicite al Ministerio de Salud   una inspección para que se determine que instalaciones requieren permiso sanitario de funcionamiento.","German Carranza Castillo                                      gcarranza@sfe.go.cr                                                            2549 3458","Oficio D.L. 004-2017 del 20/01/2017                                                                                                Oficio DSFE.065,2017 del 07/02/2017                                                                                           Oficio DSFE.114.2018 del 07/03/2018                                                                                    Oficio LCC-033-2018 del 28/02/2018                                                                                                          Oficio DL-024-2018 del 30/08/2018                                                                                                Oficio DSFE.744.2018 del 31/08/2018 \nCorreo electrónico del 24/05/2019 de la Jefatura LARA (suministra un ejemplar del permiso otorgado para la bodega del LARA)                                                                                             ","2017-01-13","2017-01-16","2017-02-01","2017-02-28",null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-007-2016RC","AI-SFE-SA-INF-007-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_5","AI SFE 015-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2016","Análisis físicos y químicos para el control de calidad de agroquímicos"," 4.4. Debilidades en la eficacia de Planes de Emergencia, Salud\nOcupacional y Manejo Integral de Residuos\n"," 4.4.6.1. Solicitar a las Comisiones de Salud Ocupacional y Gestión Ambiental que diagnostiquen, de acuerdo con su competencia, la condición actual del plan de emergencias, programas de salud ocupacional y manejo integral de residuos, con el fin de generar los insumos necesarios para soportar la toma de decisiones orientada a la actualización y ampliación del alcance de los citados planes y programas.\n","Dirección","Remitir oficios a las comisiones de Salud Ocupacional y Gestión Ambiental para que realicen un diagnóstico y remitan los resultados a la Dirección de la situación actual del Plan de Emergencias, Programa de Salud Ocupacional y Manejo Integrado de Residuos.                                         2) ","Marco Vinicio Jiménez Salas        mvjimenez@sfe.go.cr                                                2549 3563","Oficio DSFE.161.2017 del 24/03/2017                                                                                                 Oficio DSFE.116.2018 del '7/03/2018                                                                                    Oficio DSFE.CGA-01-2018 del 23/03/2018                                                                                   Correo de la CSO del 29/08/2018","2017-01-13","2017-01-16","2017-03-01","2017-03-30",null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-007-2016RC","AI-SFE-SA-INF-007-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_5","AI SFE 015-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2016","Análisis físicos y químicos para el control de calidad de agroquímicos"," 4.4. Debilidades en la eficacia de Planes de Emergencia, Salud\nOcupacional y Manejo Integral de Residuos\n"," 4.4.6.2. Solicitar el apoyo de las Comisiones de Salud Ocupacional, Gestión Ambiental y la Unidad de Proveeduría, para la contratación de servicios profesionales, con el fin de que el SFE cuente con los planes de emergencias, programas de salud ocupacional y manejo integral de residuos, requeridos conforme con lo dispuesto en el ordenamiento jurídico y técnico que regula esta materia. Dicha situación, obliga a la administración a adoptar las previsiones presupuestarias correspondientes.\n","Dirección","Girar instrucciones para que en la medida de las posibilidades las Comisiones de Salud Ocupacional y Gestión Ambiental realicen las gestiones para la contratación de servicios profesionales para la actualización de los planes.","Marco Vinicio Jiménez Salas        mvjimenez@sfe.go.cr                                                2549 3563","Oficio DSFE.116.2018 del '7/03/2018                                                                                    Oficio DSFE.CGA-01-2018 del 23/03/2018                                                                                 Correo de la CSO del 29/08/2018","2017-01-13","2017-01-16","2017-03-01","2017-03-30",null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-007-2016RC","AI-SFE-SA-INF-007-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_5","AI SFE 015-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2016","Análisis físicos y químicos para el control de calidad de agroquímicos"," 4.4. Debilidades en la eficacia de Planes de Emergencia, Salud\nOcupacional y Manejo Integral de Residuos\n"," 4.4.6.3. Adoptar las medidas necesarias para la implementación y seguimiento a la ejecución de los planes de emergencias, programas de salud ocupacional y manejo integral de residuos, derivadas del resultado de la implementación de las  recomendaciones anteriores. Para tales efectos, las Comisiones de Salud Ocupacional y Gestión Ambiental, según corresponda, deberán apoyarse en la Oficina de Salud Ocupacional del Ministerio de Agricultura y Ganadería. Dicha gestión deberá quedar debidamente documentada y soportada en los libros de actas o en los informes que se emitan al respecto\n","CSO"," Implementar y dar seguimiento a las actividades contempladas en los Planes de Emergencia, Programa de Salud Ocupacional y Manejo Integrado de Residuos.","Juan Carlos Salazar Córdoba                         jsalazar@sfe.go.cr","Mediante correo electrónico de fecha 18/05/2020, el Presidente de la Comisión de Salud Ocupacional del SFE, indicó: \"Según respuesta de Marianela Umanzor no se ha avanzado mucho, en su momento se presentó una cotización presentada por una empresa para el trámite de implementación de dichos planes, sin embargo por la situación actual no se tramitará este año y ahora tendríamos que hacer lo posible para incluirlo de nuevo en el presupuesto  para el 2021 de ser posible y considerando las prioridades de la Dirección.\"\n\nPor medio del oficio CSO- 0011-2021, la CSO informó lo siguiente:\n\"... se programó y presupuestó para el año 2020 recursos para la contratación de servicios profesionales para la implementación de los Planes de Emergencia y Salud Ocupacional de oficinas centrales, Unidades regionales y Estaciones de Control Fitosanitario a las que se les había elaborado esos planes. Sin embargo, dado la emergencia sanitaria producto de la pandemia por el virus COVID 19 y\nla disminución drástica de ingresos del SFE no fue posible su ejecución para ese periodo ni tampoco la presupuestación para el periodo 2021.\nAnte esto, la Comisión de Salud Ocupacional programó entre sus actividades el seguimiento para la implementación de los planes elaborados en el año 2018. Es así, que se distribuyó entre los miembros de la comisión, las diferentes regiones, estaciones y las oficinas centrales donde se incluyen los laboratorios, esto, para dar el seguimiento a las jefaturas para el análisis de la documentación existente, la elaboración de los planes de acción y posterior seguimiento a los mismo.\nImportante destacar que una vez que se inició el análisis de los planes elaborados se denotó que varias de las acciones que se debían realizar ya habían sido ejecutadas o que las condiciones que se dieron en el momento de elaborar los planes ya habían cambiado, por lo que la elaboración de los planes de acción se dieron no solo con lo que se indicaba se debía realizar y aún estaba pendiente, sino con otras acciones que no estaban en planes pero que era necesario incluirlas para su ejecución futura, tales como las acciones desarrolladas para la atención del protocolo del COVID -19. Además, los planes de acción no son únicamente de ejecución anual, sino que hay acciones programadas para ejecución en el periodo 2022 o se convierten en acciones permanente: ...\n(...)\nEn el caso de la implementación de los 8 planes de emergencias y salud ocupacional elaborados en cada responsable realizó la coordinación correspondiente con las jefaturas de las oficinas, se elaboró una matriz para establecer las actividades requeridas para atender el problema detectado, responsable y fecha de cumplimiento. Asimismo, se lleva el seguimiento y acompañamiento a cada oficina a través de reuniones, correos, llamadas\ntelefónicas, entre otras y en las reuniones ordinarias de la Comisión se presenta un informe de los avances que se obtienen en la implementación de los planes, así como de los resultados de las listas de verificación sobre el protocolo de atención del COVID 19.\n(...)","2017-01-13","2017-01-16",null,"2017-12-22",null,"RC","Cumplida","Considerando las circunstancias actuales y los esfuerzos realizados por la CSO, se procede a registrar como atendida la recomendación; en servicio posterior se analizará en forma integral,  la suficiencia y pertinencia de la gestión emprendida por el SFE, sobre el tema asociado a la recomendación que fue sujeta a seguimiento.\n\nBoleta_SISAI_AI-0206\n",null,"AI-SFE-SA-INF-007-2016RC","AI-SFE-SA-INF-007-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_5","AI SFE 015-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2016","Análisis físicos y químicos para el control de calidad de agroquímicos"," 4.5. Debilidades en la planificación de la oferta y la demanda de\nanálisis de ingredientes activos de plaguicidas\n"," 4.5.6.1. Gestionar la dotación de recurso humano adicional requerido por la Unidad de Fiscalización de Agroquímicos\n","Dirección"," Realizar las gestiones en conjunto con la Unidad de Recursos Humanos para dotar de personal a la Unidad de Fiscalización.","Marco Vinicio Jiménez Salas        mvjimenez@sfe.go.cr                                                2549 3563","En atención al oficio AI SFE 331.2018, la Dirección informó lo siguiente: \"Se solicita dejar sin efecto esta recomendación dado que las políticas de la actual administración y la Ley de Presupuesto 2019 restringe la creación de nuevas plazas.\".","2017-01-13","2017-01-16","2017-07-03","2017-07-31",null,"RSE","Perdida vigencia","Oficial La Gaceta N° 191 (Alcance N° 186-A) de fecha 17/10/2018, mediante la cual se procedió con la ““DIRECTRIZ “REFORMA A LOS ARTÍCULOS 1, 8, 9, 18, 20, 21 Y 23 DE LA DIRECTRIZ 98-H DEL 11 DE ENERO DE 2018 Y SU REFORMA””, se dispuesto lo siguiente: “Artículo 1.- Modifíquense los artículos 1, 8, 9, 18, 20, 21 y 23 de la Directriz N° 98-H, del 11 de enero de 2018 para que se lean de la siguiente manera: (…)\n““Artículo 8°.- Durante el 2018 y el 2019 no se crearán más plazas en los ministerios y órganos desconcentrados, excepto aquellas que cumplan con alguna de las siguientes condiciones: 1) que deban crearse para atender lo ordenado en una resolución judicial o que obedezcan a disposiciones de órganos de fiscalización internos o externos 2) que cuenten con contenido presupuestario En lo que respecta al resto de las entidades cubiertas por el ámbito de la Autoridad Presupuestaria, se autoriza a dicho órgano colegiado para que conozca y valore lo relativo a la creación de plazas estrictamente necesarias en razón de conveniencia y el cumplimiento de los objetivos de las mismas, así como que cuenten con contenido presupuestario. ...””  El destacado no corresponde al documento original.\n\nEs importante señalar que la recomendación de la Auditoría Interna se soporta en la manifestado en su oportunidad por el Jefe de la Unidad de Fiscalización de Agroquímicos, pero sobre todo, considerando que el estudio de cargas de trabajo realizado por la administración del SFE (2015), se determinó que la citada Unidad requiere de personal adicional para realizar sus funciones, específicamente un profesional y dos técnicos.\n\nConsiderando lo señalado en la directriz N° 026-H, la administración tomando como referencia nuestra recomendación, tendría los elementos suficientes para someter al análisis de la Autoridad Presupuestaria la necesidad de esas plazas adicionales; sin embargo, si la Dirección determina que las circunstancias actuales, han propiciado que ese estudio de cargas de trabajo han perdido vigencia y que además, la labor de la referida Unidad se ha fortalecido como resultado de la regionalización de los servicios, contribuyendo con la labor de fiscalización las oficinas regional del SFE, sería un aspecto que estaría asumiendo la administración bajo su propia responsabilidad.\n\nTomando en cuenta las restricciones de carácter presupuestario actuales y la afectación en los ingresos generada producto de la emergencia sanitaria Covid-19, en esta oportunidad se deja sin efecto la recomendación; este tema será retomado en posterior estudio.\nBoleta SISAI N° AI-2021-0061",null,"AI-SFE-SA-INF-007-2016RSE","AI-SFE-SA-INF-007-2016","RSE",7]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_5","AI SFE 015-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2016","Análisis físicos y químicos para el control de calidad de agroquímicos"," 4.5. Debilidades en la planificación de la oferta y la demanda de\nanálisis de ingredientes activos de plaguicidas\n"," 4.5.6.2. Especificar y documentar los criterios aplicados para establecer la cuota semanal de muestras de plaguicidas que puede recibir el LCCA, a efecto de fundamentar técnicamente estas prácticas administrativas.\n","LCCA "," 1) Elaborar un  análisis del  proceso de análisis de muestras de plaguicidas , que considere los  tipos de análisis, el número de equipos que tiene el laboratorio funcionando adecuadamente, materiales, personal, carga de trabajo ( la capacidad instalada), para determinar el número de muestras y número de diferentes ingredientes activos que puede recibir el laboratorio semanalmente.                                                                                2) Realizar presentación  del análisis  del proceso  la  jefatura de la Unidad de Fiscalización, jefatura del Depto. de Insumos  y  personal  de  muestreo  para fundamentar técnicamente los criterios que aplican para establecer la capacidad de recepción de muestras del laboratorio y el número de ingredientes activos de plaguicidas que puede recibir el laboratorio.                                                                                                                                                       3) Emitir oficio dirigido a la Jefatura de la Unidad de Fiscalización comunicando el número mínimo y máximo de muestras,  así como de ingredientes activos que puede recibir el laboratorio semanalmente para que se realicen los ajustes en el proceso de toma de muestras, considerando el documento de análisis de proceso realizado por el laboratorio.","Sonia Mesén Juárez                                                                                                      smesen@sfe.go.cr                  ","Minuta reunión N° 01-2017 del 30/01/2017                                                                   Propuesta de distribución de trabajo del LCCA (análisis de plaguicidas)           de fecha 20/02/2017                                                                                                                                  Oficio LCC-013-2017 del 01/02/2017                                                                                                           ","2017-01-13","2017-01-16","2017-01-02","2017-02-28",null,"RC","Cumplida","La efectividad y calidad de las medidas adoptadas se analizará en estudio posterior",null,"AI-SFE-SA-INF-007-2016RC","AI-SFE-SA-INF-007-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_5","AI SFE 015-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2016","Análisis físicos y químicos para el control de calidad de agroquímicos"," 4.5. Debilidades en la planificación de la oferta y la demanda de\nanálisis de ingredientes activos de plaguicidas\n"," 4.5.6.3. Establecer los mecanismos de control (guías, procedimientos, formatos etc.) que sean necesarios para garantizar la estandarización del proceso de implementación de métodos de análisis. Estos mecanismos de control deben responder a los lineamientos del Sistema de Gestión de Calidad de los Laboratorios.\n","LCCA "," Optimizar el    formato que tiene el laboratorio actualmente para normalizar el proceso de implementación de métodos y comunicar a la Unidad de Fiscalización para  la coordinación de los  trabajos. ","Sonia Mesén Juárez                                                                                                      smesen@sfe.go.cr                  ","Procedimiento LAB-LCC-PO-09 \"Evaluación de factibilidad de la implementación y apertura de nuevos métodos de análisis\" (aprobado el 14/06/2017)","2017-01-13","2017-01-16","2017-05-01","2017-05-31",null,"RC","Cumplida","La efectividad y calidad del control se analizará en estudio posterior",null,"AI-SFE-SA-INF-007-2016RC","AI-SFE-SA-INF-007-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_5","AI SFE 015-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2016","Análisis físicos y químicos para el control de calidad de agroquímicos"," 4.5. Debilidades en la planificación de la oferta y la demanda de\nanálisis de ingredientes activos de plaguicidas\n"," 4.5.6.4. Establecer el mecanismo de control que permita a través de la aplicación de criterios técnicos determinar la factibilidad de implementar los métodos de análisis\nque son solicitados por la Unidad de Fiscalización de Agroquímicos. Lo anterior deberá permitir fundamentar la aceptación o rechazo de las solicitudes presentadas.\nEl mecanismo de control que se llegue a establecer debe responder a los lineamientos del Sistema de Gestión de Calidad de los Laboratorios.\n","LCCA "," Elaborar un procedimiento y  lista de chequeo que incluya todos los factores involucrados y criterios técnicos para determinar la factibilidad de la implementación de los métodos de análisis. Esta lista será trasladada a la Unidad de Fiscalización de Agroquímicos para atender sus solicitudes de implementación de métodos. ","Sonia Mesén Juárez                                                                                                      smesen@sfe.go.cr                  ","Oficio DSFE.141.2017 del 20/03/2017                                                                                             Procedimiento LAB-LCC-PO-09 \"Evaluación de factibilidad de la implementación y apertura de nuevos métodos de análisis\" (aprobado el 14/06/2017)","2017-01-13","2017-01-16","2017-05-01","2017-05-31",null,"RC","Cumplida","La efectividad y calidad del control se analizará en estudio posterior",null,"AI-SFE-SA-INF-007-2016RC","AI-SFE-SA-INF-007-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_5","AI SFE 015-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2016","Análisis físicos y químicos para el control de calidad de agroquímicos"," 4.5. Debilidades en la planificación de la oferta y la demanda de\nanálisis de ingredientes activos de plaguicidas\n"," 4.5.6.5. Implementar como parte del sistema de información un registro histórico de la cantidad de muestras recibidas por cada uno de los ingredientes activos habilitados por el LCCA; esto permitiría soportar la toma de decisiones y visualizar el aprovechamiento de la capacidad instalada del laboratorio.\n\n","LCCA "," Solicitar a FUNDAUNA  una cotización por  ampliación del sistema SILAB para que genere el  reporte estadístico  de cantidad de muestras recibidas por cada ingrediente activo. El costo de la ampliación al sistema se incluirá en el plan informático del año 2018  que se  enviara a la Unidad de TI ","Sonia Mesén Juárez                                                                                                      smesen@sfe.go.cr                  ","Oficio DSFE.114.2018 del 07/03/2018                                                                                             LCC-033-2018 del 08/02/2018                                                                                                           Solicitud contratación SICOP 0062018004800028\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el LCCA señaló lo siguiente: \"1. Durante el  2018 la Unidad de TI y el Laboratorio gestionaron el contrato por demanda para solicitar a la FUNDAUNA nuevos requerimientos para todos los laboratorios. Dentro de los nuevos requerimientos  que se están solicitando este año para el LCC , se encuentra crear un filtro que separe para efectos de consulta estadística los análisis de plaguicidas y los fertilizantes.  El sistema SILAB si tiene actualmente   en  la consulta estadística,  el registro  de muestras por ingrediente activo, pero  no hace el conteo de las muestras que tienen una mezcla de dos ingredientes activos y cuando se trata de una muestra que tiene un elemento que se analiza tanto para plaguicidas y fertilizantes no hace la separación.  Está pendiente la emisión de la orden de pedido por parte de TI y el Departamento  de  laboratorios. 2.  Es importante mencionar,  que para poder planificar la oferta y la demanda de los análisis de los ingredientes activos se  requiere  que el cliente principal que en este caso es la Unidad de Fiscalización solicite los tipos de análisis que requiere en el  momento que el laboratorio elabora el plan de compras , de tal manera que se incluyan los estándares y los materiales necesarios en el presupuesto.  La forma en que trabaja la Unidad de Fiscalización es elaborando el plan de muestreo durante el mes de enero de cada año, situación que limita la disponibilidad de métodos abiertos por parte del laboratorio.   Para mejorar  este proceso,  a  finales del año pasado  el  Lic. Juan José Delgado y el Ing. Dexter Barker elaboraron un proyecto denominado \"Planificación de muestreo de plaguicidas mediante la herramienta de gestión de riesgos\" , el cual se encuentra en revisión por la Dirección.\".\n\nEl LCCA informó lo siguiente: (oficio LCC-0081-2019 del 19/08/2019) \"La FUNDAUNA creo  durante el presente año un filtro que separa las muestras de plaguicidas y fertilizantes . Se puede entonces  consultar las muestras por cada ingrediente activo que ingresa en un período dado.  Este corresponde a uno de los nuevos requerimientos que se solicitaron  durante el presente año mediante el contrato por demanda que tienen los laboratorios con presupuesto de TI.\"\n\nAdemás, se indica: \"Se adjuntan tres pantallas del sistema donde se evidencia la separación de plaguicidas y fertilizantes. Corresponde a Ensayos realizados, muestras por cliente, muestras reportadas.\".","2017-01-13","2017-01-16","2017-05-01","2019-08-31",null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-007-2016RC","AI-SFE-SA-INF-007-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_5","AI SFE 015-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2016","Análisis físicos y químicos para el control de calidad de agroquímicos"," 4.5. Debilidades en la planificación de la oferta y la demanda de\nanálisis de ingredientes activos de plaguicidas\n"," 4.5.6.6. Gestionar el criterio legal y técnico para analizar la posibilidad de que el procedimiento para la compra de insumos de los laboratorios (reactivos químicos, estándares analíticos, columnas para cromatografía, etc.), se realice a través de la figura de contratación por demanda; situación que permitiría agilizar la adquisición de estos suministros y atender oportunamente las necesidades de sus clientes, para lo anterior, se podrá apoyar en la Unidad de Asuntos Jurídicos y en la Proveeduría Institucional.\n","DL"," Emitir oficio dirigido a la Jefatura de la Unidad Administrativa  y Financiera para que valore la posibilidad de realizar la compra de materiales para los laboratorios  a través de una figura por demanda.","German Carranza Castillo   gcarranza@sfe.go.cr                                                            2549 3458","Oficio DSFE.114.2018 del 07/03/2018                                                                                             LCC-033-2018 del 08/02/2018                                                                                                           Solicitud contratación SICOP 0062018004800028","2017-01-13","2017-01-16","2017-02-01","2017-02-28",null,"RC","Cumplida","Se informa que \"Durante el último trimestre la proveeduría indicó la opción de realizar los trámites de compra mediante el sistema SICOP por demanda acorde con la necesidad. A finales del año 2017 se realizó una solicitud por demanda de productos químicos y de igual manera se realizó en el presente año\".",null,"AI-SFE-SA-INF-007-2016RC","AI-SFE-SA-INF-007-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_5","AI SFE 015-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2016","Análisis físicos y químicos para el control de calidad de agroquímicos"," 4.5. Debilidades en la planificación de la oferta y la demanda de\nanálisis de ingredientes activos de plaguicidas\n"," 4.5.6.7. Establecer los mecanismos de control (metodología, guías y formatos) que sean necesarios para establecer sus necesidades de fiscalización, a partir de una base técnica y estadística, que incluye la especificidad de los criterios que sean requeridos para soportar su plan anual de muestreo. Estos mecanismos de control deben responder a los lineamientos del sistema de gestión de calidad institucional.\n","Unidad de Fiscalización de Agroquímicos"," Establecer la metodología para sustentar desde el punto de vista técnico el plan anual de muestreo.","Nelson Morera Paniagua\nmmorera@sfe.go.cr","Por medio del oficio AE-0060-2019 del 27/09/2019, la Jefatura del Departamento de Agroquímicos y Equipos, remitió el cronograma de actividades ajustado. Con relación  a la recomendación sujeta a seguimiento, señaló lo siguiente: \"En cada Plan Anual de Muestreo de Fiscalización se establece los factores considerados, mismos que pueden variar de año a año. Tales como volumen de importación, incumplimientos del año,  interés institucional, método de laboratorio disponible, entre otros.\".\n\nMediante el oficio AE-FIS-0164-2022 del 30/09/2022, la Jefatura del la UFA del DAE, señaló que el aspecto asociado con las pruebas de descargo se contempla en el procedimiento AE-FIS-PO-01  denominado \"Procedimiento de Control de Calidad de Sustancias Químicas, Botánicas, Afines y Fertilizantes\". El referido procedimiento se detalle lo relacionado con las actividades vinculadas con el tema del muestreo.","2017-01-13","2017-01-16","2017-08-01","2017-08-31",null,"RC","Cumplida","Boleta SISAI N° AI-2020-0108",null,"AI-SFE-SA-INF-007-2016RC","AI-SFE-SA-INF-007-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_5","AI SFE 015-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2016","Análisis físicos y químicos para el control de calidad de agroquímicos"," 4.6. Debilidad en el proceso de comunicación de los resultados del\nestudio de cargas de trabajo al Laboratorio.\n"," 4.6.6.1. Instruir a la Unidad de PCCI para que comunique oficialmente los resultados obtenidos del estudio de cargas de trabajo al Laboratorio de Control de Calidad de Agroquímicos. Esta recomendación se hace extensiva a todas las dependencias que fueron estudiadas.\n","Dirección"," Remitir oficio a la Unidad de PCCI para que remita en forma oficial los resultados obtenidos del estudio de cargas de trabajo del Laboratorio de Control de Calidad y demás dependencias involucradas.","Marco Vinicio Jiménez Salas        mvjimenez@sfe.go.cr                                                2549 3563","Oficio DSFE.160.2017 del 24/03/2017                                                                                           PCCI-100-2017 del 28/11/2017","2017-01-13","2017-01-16","2017-03-01","2017-03-31",null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-007-2016RC","AI-SFE-SA-INF-007-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_5","AI SFE 015-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2016","Análisis físicos y químicos para el control de calidad de agroquímicos"," 4.6. Debilidad en el proceso de comunicación de los resultados del\nestudio de cargas de trabajo al Laboratorio.\n"," 4.6.6.2. Instruir a la jefatura del Departamento de Laboratorios y Laboratorio de Control de Calidad de Agroquímicos para que analicen los resultados del estudio de cargas de trabajo y emitan su criterio al respecto. De corresponder será necesario que estas dependencias establezcan un plan de acción para la mejora continua y optimización de sus procesos. Esta recomendación se hace extensiva a todas las dependencias que fueron\nestudiadas.\n\n","Dirección"," Girar instrucciones a las jefaturas del Departamento de Laboratorios y Laboratorio de Control de Calidad de Agroquímicos para que analicen los resultados del estudio de cargas de trabajo y emitan sus criterios.","Marco Vinicio Jiménez Salas        mvjimenez@sfe.go.cr                                                2549 3563","Oficio DSFE.159.2017 del 24/03/2017                                                                                           Oficio LCC-130-18 del 29/08/2018                                                                                                                  Oficio DSFE.793.2018 del 13/09/2018","2017-01-13","2017-01-16","2017-03-01","2017-03-31",null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-007-2016RC","AI-SFE-SA-INF-007-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_5","AI SFE 015-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2016","Análisis físicos y químicos para el control de calidad de agroquímicos"," 4.7. Debilidad en el proceso de comunicación de los resultados del\nestudio de clima organizacional\n"," 4.7.6.1. Instruir a la Unidad de Recursos Humanos para que comunique en forma oficial a las diferentes jefaturas del SFE, los resultados del estudio de clima organizacional; situación que debe propiciar, en los casos en que corresponda, la emisión y ejecución de acciones de mejora que contribuyan a mejorar la percepción de los funcionarios con respecto al clima organizacional.\n","Dirección"," Girar instrucciones a la Unidad de Recursos Humanos para que realice la comunicación oficial a todas las jefaturas de los resultados del estudio de clima organizacional.","Marco Vinicio Jiménez Salas        mvjimenez@sfe.go.cr                                                2549 3563","Oficio DSFE.158.2017 del  24/03/2017\nOficio DAF-RH-198-2017 del 04/08/2017\nOficio DAF-RH-199-2017 del 04/08/2017\nPresentación de resultados a las jefaturas del SFE\n","2017-01-13","2017-01-16","2017-03-01","2017-03-31",null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-007-2016RC","AI-SFE-SA-INF-007-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_5","AI SFE 015-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2016","Análisis físicos y químicos para el control de calidad de agroquímicos"," 4.7. Debilidad en el proceso de comunicación de los resultados del\nestudio de clima organizacional\n"," 4.7.6.2. Establecer e implementar un procedimiento o guía, según corresponda, orientado a regular la medición del clima organizacional, el cual deberá incluir entre otros aspectos: la metodología utilizada, el formato o estructura del informe, la estructura del plan de acción y el establecimiento de plazos para la comunicación oportuna de resultados. Los instrumentos que se lleguen a definir, deberán responder a los lineamientos del Sistema de Gestión de Calidad institucional.\n","DAF / OGIRH-MAG /PCCI"," Elaborar un procedimiento o guía que regule la medición del clima organizacional.","Gabriela Sáenz Amador\ngsaenz@sfe.go.cr","En atención al oficio AI SFE 331-2018, el DAF manifestó lo siguiente: (DAF-059-2019) \"Se cuenta con el Instrumento de aplicación del estudio de Clima Organizacional y la elaboración del procedimiento está dentro del cronograma que está para Julio ; se le solicitará a Recursos Humanos un plan de trabajo para la implementación de la aplicación del Clima Organización en el mismo período que se aplique (aplicación del cuestionario, elaboración del Informe, aprobación del mismo, divulgación, plan de mejora por área).\".\n\n","2017-01-13","2017-01-16","2017-11-01","2019-07-31",null,"RC","Cumplida","Con el fin de visualizar la gestión emprendida por la organización, en esta oportunidad se considera el resultado obtenido por la Auditoría Interna con respecto a la verificación del IGI-2019; en esa oportunidad la administración manifestó lo siguiente: \"En la institución se aplica un instrumento para medir el Clima Organizacional desde el 2018, que permite trabajar en equipo junto al personal, jefaturas y esta Unidad. Basado en los resultados que se obtienen según el criterio de los encuestados. Para el 2020 se aplicará la misma herramienta con algunas variaciones en las preguntas, misma fue analizada con la psicóloga del MAG y la del SFE, de aquellas variables y estrategias que permitan obtener mejores resultados, por tener la competencia profesional en esta materia. Se adjunta muestra de la herramienta, misma que está siendo trabajada con el PCCI quien apoya a esta Unidad en el montaje y otros aspectos. Por decisión de la Administración no se compró una prueba llamada CLA, ya que los costos serían muy elevados y los resultados que reflejaría a la herramienta facilitada por la Dirección General de Servicio Civil serían muy similares.\"\n\nLa  calidad de control implementado, será analizada en la ejecución de un próximo estudio de auditoría.",null,"AI-SFE-SA-INF-007-2016RC","AI-SFE-SA-INF-007-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_5","AI SFE 015-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2016","Análisis físicos y químicos para el control de calidad de agroquímicos"," 4.8. Falta de una estrategia orientada a la implementación de la\nNorma INTE-ISO/IEC 17025:2005 y definición de enlace\n"," 4.8.6.1. Realizar un diagnóstico del estado de implementación de la Norma INTE-ISO/IEC 17025:2005 en el Laboratorio de Control de Calidad de  agroquímicos (ya sea por cuenta propia o a través del apoyo de la Unidad de PCCI); situación que debe permitir generar un plan de trabajo que los funcionarios del LCCA pueden ir ejecutando para avanzar de forma ordenada (sistemática) en el cumplimiento de los requisitos establecidos. Una vez que se cuente con este plan de trabajo, la Unidad de PCCI deberá dar seguimiento según la periodicidad que se defina. Las decisiones adoptadas deberán quedar debidamente documentadas.\n","LCCA "," Incluir en el  PAO- presupuesto para el año 2018 la contratación de una evaluación  del estado de implementación de la Norma INTE-ISO/IEC 17025:2005 en el Laboratorio de Control de Calidad de Agroquímicos\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el LCCA señaló lo siguiente: \" Debido a que el  presupuesto del laboratorio ha sido disminuido en los últimos años sobre todo en lo que respecta a mantenimiento de equipo de laboratorio no  se considero factible , realizar una contratación para la evaluación del laboratorio durante el presente año.  \n\nSe  está  coordinando  con la Lic. Kattia Murillo Alfaro , Gestora de Calidad de los Laboratorios para que durante el mes de marzo  del presente año ,  realice un diagnóstico considerando la documentación que tiene actualmente  el  laboratorio para determinar  el porcentaje de cumplimiento con los requisitos de la  Norma ISO 17025:2005 y cuales son los requisitos que falta completar. Considerando los resultados   de  la  revisión de la Lic. Murillo se elaborara el plan  de implementación  para el personal del laboratorio.\".                           ","Sonia Mesén Juárez                                                                                                      smesen@sfe.go.cr                  "," Oficio DSFE.114.2018 del 07/03/2018                                                                                             LCC-033-2018 del 08/02/2018    \nSe informó lo siguiente: \"Para el año 2018 el presupuesto aprobado por la Dirección para el LCC se disminuyó en más de cuatro veces en relación al presupuesto que fue otorgado en los años 2016 y 2017, lo que no permitió incluir en el PAO-Presupuesto la contratación para comprar los servicios para la evaluación del estado de implementación de la Norma INT-ISO/IEC 17025:2005. Este año el LCC está priorizando la compras de insumos para realizar los análisis y el mantenimiento del equipo\".\n\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el LCCA señaló lo siguiente: \" Debido a que el  presupuesto del laboratorio ha sido disminuido en los últimos años sobre todo en lo que respecta a mantenimiento de equipo de laboratorio no  se considero factible , realizar una contratación para la evaluación del laboratorio durante el presente año.  Se  está  coordinando  con la Lic. Kattia Murillo Alfaro , Gestora de Calidad de los Laboratorios para que durante el mes de marzo  del presente año ,  realice un diagnóstico considerando la documentación que tiene actualmente  el  laboratorio para determinar  el porcentaje de cumplimiento con los requisitos de la  Norma ISO 17025:2005 y cuales son los requisitos que falta completar. Considerando los resultados   de  la  revisión de la Lic. Murillo se elaborara el plan  de implementación  para el personal del laboratorio.\".\n\nEl LCCA informó lo siguiente: (oficio LCC-0081-2019 del 19/08/2019) \"El informe con  el  diagnóstico realizado por la Lic. Katia Murillo me fue remitido en julio  del presente año. Se adjunta el oficio del Ing. Adrián Gómez Díaz, Jefe de  PCCI y el informe  LCC-01-2019 realizado por la Lic. Katia Murillo.\".                                                                                                      ","2017-01-13","2017-01-16","2017-06-01","2019-06-30",null,"RC","Cumplida"," ",null,"AI-SFE-SA-INF-007-2016RC","AI-SFE-SA-INF-007-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_5","AI SFE 015-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2016","Análisis físicos y químicos para el control de calidad de agroquímicos"," 4.8. Falta de una estrategia orientada a la implementación de la\nNorma INTE-ISO/IEC 17025:2005 y definición de enlace\n"," 4.8.6.2. Adoptar las medidas que le permitan entre otros aspectos:\na) Oficializar e implementar el Plan de Acción que se genere como resultado de la implementación de la recomendación 4.8.6.1 anterior.                                                                                               \nb) Gestionar ante la Jefatura del Departamento de Laboratorios la designación de un funcionario como enlace de calidad ante la PCCI; tomado las previsiones del caso para que el tiempo que se destine a esta actividad, no afecte las labores técnicas que realiza el laboratorio                                                                                                                                                                                                     c) En caso de que el escenario descrito en el inciso b) anterior no sea posible y en función de que no exista menoscabo de las labores técnicas que realiza el laboratorio, valorar la posibilidad de distribuir las actividades programadas entre el personal existente, de forma que puedan ir avanzando en la implementación de la Norma INTE-ISO/IEC 17025:2005.                                                                                                                                                                                                         d) Incorporar las actividades que se definan como parte de la planificación anual del laboratorio, según corresponda.\n                      \n\n\n","LCCA ","1)  Confeccionar  lista de  procedimientos técnicos y documentos  pendientes de elaborar y establecer el personal que confeccionara  los documentos.                                                                                                                                                       2) Designación de un funcionario del Laboratorio como Enlace de Calidad ante la PCCI","Sonia Mesén Juárez                                                                                                      smesen@sfe.go.cr                  "," Oficio DSFE.114.2018 del 07/03/2018                                                                                             LCC-033-2018 del 08/02/2018 \nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el LCCA señaló lo siguiente: \"1. Se oficializará  el  plan de implementación de la Norma ISO-17025 2005  que se genere como producto del diagnóstico que realice la Gestora de Calidad de los laboratorios. 2.  Sobre el enlace de calidad,  el  químico Roberto Villalobos es la persona que se desempeña con ese cargo  y  su función es elaborar documentos y   además  revisar los mismos,  así como  también implementar los métodos que solicita la Unidad de Fiscalización  de agroquímicos. Los procedimientos que  están revisados los remite a la Gestora de Calidad para su revisión.  Se aclara  que la forma de trabajo de este laboratorio es que todo el personal técnico elabora  los procedimientos dependiendo  del tipo de documento  que se requiera y posteriormente  son trasladados al señor Villalobos para su revisión.  3. Sobre la  inclusión en el PAO, las actividades relacionadas con gestión de calidad, están incluidas como : Establecimiento de   métodos  de análisis,  Participación en  rondas interlaboratoriales, y la revisión y actualización de documentos.  En el momento que se disponga del plan de implementación se incluirán otras actividades además de las descritas anteriormente si es el caso. \nSe aclara que el  químico Roberto Villalobos es la persona que se desempeña como  Enlace de Calidad  y  su función es elaborar y revisar documentos, así como implementar los métodos que solicita la Unidad de Fiscalización  de agroquímicos. Los procedimientos que elabora los remite a la Gestora de Calidad para su revisión y codificación.  Se aclara  que la forma de trabajo de este laboratorio es que todo el personal técnico elabora y revisa los procedimientos, los cuales son trasladados al señor Villalobos para su revisión, quien posteriormente los traslada para firma del Jefe del laboratorio. \".\nEl LCCA informó lo siguiente: (oficio LCC-0081-2019 del 19/08/2019) \"Coordine con la Lic. Kattia Murillo la elaboración del plan de Acción  y se estableció el mes de setiembre para realizar este trabajo. Se revisarán los documentos que tiene el laboratorio, se actualizarán los mismos, se elaboraran nuevos documentos  y se establecerá el  personal que realizara el trabajo requerido en el laboratorio en relación a los métodos de análisis que se requiera acreditar.  Este trabajo requiere la participación de todo el personal técnico del Laboratorio, además de la persona que se desempeña como enlace de calidad.  Aclaración :  La fecha establecida para el próximo mes de setiembre no se puede adelantar debido a las actividades que ya tiene programadas la Lic. Murillo.... Confeccionar  un  oficio designando  la persona que se desempeña  actualmente como Enlace de Calidad.  \"\nAdicionalmente, se suministró información sobre el Enlace de Calidad (oficio LCC-086-2019); además, del estado de cumplimiento de la Norma ISO-17025 2005  y del Plan de Acción.","2017-01-13","2017-01-16","2017-03-01","2019-09-30",null,"RC","Cumplida"," Boleta SISAI N° AI-2021-0062",null,"AI-SFE-SA-INF-007-2016RC","AI-SFE-SA-INF-007-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_5","AI SFE 015-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2016","Análisis físicos y químicos para el control de calidad de agroquímicos"," 4.8. Falta de una estrategia orientada a la implementación de la\nNorma INTE-ISO/IEC 17025:2005 y definición de enlace\n"," 4.8.6.3. Valorar la posibilidad de fortalecer la relación de puestos de la Unidad de PCCI, con el propósito de que cuente con el recurso humano adicional (a nivel profesional), que le facilite cumplir con sus funciones y obligaciones, entre ellas, las correspondientes a la implementación de la Norma INTE-ISO/IEC 17025:2005. La decisión que se adopte, deberá quedar debidamente fundamentada y documentada.\n","Dirección"," Analizar en conjunto con la Unidad de Recursos Humanos la posibilidad de contratar un profesional adicional para la Unidad PCCI para apoyar la implementación de la Norma INTE-ISO/IEC 17025:2005.","Marco Vinicio Jiménez Salas        mvjimenez@sfe.go.cr                                                2549 3563"," En atención al oficio AI SFE 331.2018, la Dirección informó lo siguiente: \"Se solicita dejar sin efecto esta recomendación dado que las políticas de la actual administración con relación a la creación de nuevas plazas esta restringida y no es una prioridad dotar de personal a esta área.\".","2017-01-13","2017-01-16","2017-05-01","2017-05-31",null,"RC","Cumplida","La recomendación está orientada a realizar una valoración relacionada con la datación de un profesional adicional a la PCCI; por tal razón, lo señalado por la administración se estaría considerando en el contexto de esa valoración; por tal razón, la recomendación no se estaría dejando sin efecto sino más bien como atendida.",null,"AI-SFE-SA-INF-007-2016RC","AI-SFE-SA-INF-007-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_5","AI SFE 015-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2016","Análisis físicos y químicos para el control de calidad de agroquímicos"," 4.9. Debilidad de control en la administración de los inventarios\n","4 .9.6.1. Establecer los mecanismos de control que permitan la estandarización en la administración de los inventarios del LCCA, independientemente de si esa administración se realiza de forma manual o a través de sistemas automatizados.\n","LCCA "," Elaborar un procedimiento para estandarizar la administración de los inventarios  en el LCC","Sonia Mesén Juárez                                                                                                      smesen@sfe.go.cr                  "," Oficio DSFE.114.2018 del 07/03/2018                                                                                             LCC-033-2018 del 08/02/2018         \nSe informó lo siguiente: \"En el área de fertilizantes existe un procedimiento en calidad de borrador y aún no tiene la aprobación del jefe de laboratorio, sin embargo se puede utilizar para realizar un control manual de los inventarios de fertilizantes pero no es aplicable para el área de plaguicidas ya que el laboratorio utiliza una gran cantidad de reactivos que no se puede controlar en forma manual. El análisis de fertilizantes utiliza siempre los mismos reactivos ya que todos lo fertilizantes contiene los mismos elementos. En el caso de los plaguicidas la situación es diferente. En este año la administración pondrá a disposición de los departamentos y unidades un nuevo software para inventarios y cada departamento o unidad se constituye en una mini bodega. Esto normalizará la forma de llevar los inventarios de los departamentos.\".\n\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el LCCA señaló lo siguiente: \"Sobre el procedimiento  para estandarizar la administración de los inventarios en el LCC  el 20  de setiembre del año pasado se aprobó un procedimiento cuyo código es LAB-PO-05 y se denomina Admistración (sic) de materiales (repuestos, reactivos, cristalería, consumibles) . Se adjunta el documento.\".                                                                                                  ","2017-01-13","2017-01-16","2017-07-03","2017-07-31",null,"RC","Cumplida",null,null,"AI-SFE-SA-INF-007-2016RC","AI-SFE-SA-INF-007-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_5","AI SFE 015-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2016","Análisis físicos y químicos para el control de calidad de agroquímicos"," 4.9. Debilidad de control en la administración de los inventarios\n"," 4.9.6.2. Establecer una fecha estimada para la entrada en producción del módulo de administración de inventarios del sistema SILAB, situación que debe permitir bajo criterios de razonabilidad delimitar los esfuerzos y recursos que se estarían asignando para ajustar y estandarizar el control manual existente relacionado con la administración de los inventarios. Una vez implementado dicho módulo, la administración debe valorar el mantener de forma paralela el control manual de inventarios como medida de contingencia.\n","LCCA "," Realizar consulta a Fundauna sobre la entrada en producción del modulo de administración de inventarios del sistema SILAB y específicamente sobre el estado de la funcionalidad del arqueo del inventario. ","Dennis Víquez Murillo\ndennis dviquez@sfe.go.cr "," Oficio DSFE.114.2018 del 07/03/2018                                                                                             LCC-033-2018 del 08/02/2018 \nSe informó lo siguiente: \" No se requiere la consulta a FUNDAUNA sobre la entrada en producción del módulo de inventario, ya que éste se encuentra en producción actualmente y lo que se requería era que el personal del laboratorio realizara las pruebas de su funcionamiento. Actualmente el personal está utilizando dicho módulo y ha incluido todos los inventarios en el sistema SILAB. El sistema de arqueo está funcionando pero no le sirve al laboratorio su uso en la forma en que se solicitó a FUNDAUNA, ya que en la ocasiones en que se repite la muestra más de dos veces o se realizan pruebas para implementar un método, el sistema no disminuye las capacidades de consumo y como consecuencia el inventario que presenta no se ajusta a la realidad. Actualmente se utiliza el módulo de inventarios pero en forma manual y no utilizando el arqueo.\".\n \nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el LCCA señaló lo siguiente: \"Sobre el módulo de inventarios, a partir del último trimestre del año pasado  se empezaron a  utilizar los nuevos  formularios del procedimiento  LAB-PO-05,  los cuales no   están incluidos  en el sistema SILAB, razón por la  cual no se está utilizando el módulo de inventarios en su totalidad.   Durante el pasado mes de febrero,   TI  solicitó a FUNDAUNA como parte de lo nuevos requerimientos para todos los laboratorios incluir mejoras en el sistema y en el módulo de inventarios ,  y el Laboratorio de Control de Calidad solicitó  a la Unidad de TI  incluir  los nuevos formularios en el módulo de inventarios. Una  vez que estén incluidos  en el sistema   se utilizará solo SILAB y el control de manual de inventarios.  La  gestión  de los nuevos requerimientos en el sistema SILAB  para todos los  laboratorios está siendo coordinado por la Unidad de TI  y los encargados de los  laboratorios.\".                                                                                                         \n\nEl LCCA informó lo siguiente: (oficio LCC-0081-2019 del 19/08/2019) \"Se incluyeron los nuevos formularios de inventarios y se encuentran en producción desde el mes de julio. Se está trabajando en este mes en  la carga  de los inventarios .  El Laboratorio lleva también un registro de consumo en cada área de trabajo. Se adjunta correo de Dennis Víquez  M.  que verifico que lo  desarrollado por FUNDAUNA cumpliera con lo solicitado. Se adjunta correo de Dennis Víquez  M.  que verifico que lo  desarrollado por FUNDAUNA cumpliera con lo solicitado.\".\n\nMediante el oficio LCC-110-2021 se exponen los resultados de la gestión emprendida relacionada con la atención de la recomendación; asimismo, se indica los motivos por los cuales el control de inventario no se puede realizar a través del SILAB; por tal razón se describe y complementa a través de un correo electrónico, el control alternativo que se implementó por medio de formularios (registros) que forman parte de la documentación del SGC","2017-01-13","2017-01-16","2017-03-01","2019-10-31",null,"RC",{"$f":"IF(R211=\"Seleccionar\",\"Seleccionar\",IF(R211=\"RC\",\"Cumplida\",IF(R211=\"RNC\",\"Pendiente\",IF(R211=\"RSS\",\"Pendiente\",IF(R211=\"RPC\",\"Parcialmente cumplida/En Proceso\",IF(R211=\"RIS\",\"Parcialmente cumplida/En Proceso\",IF(R211=\"RPV\",\"Por verificar\",IF(R211=\"RSE\",\"Perdida vigencia\"))))))))","v":"Cumplida"},"Si bien, las medidas adoptadas no están en relación con el SILAB, lo cierto del caso, es que el propósito de la recomendación se atención, por medio de la implementación de mecanismos de control alternativos; la calidad de ese control y sistema de información, se verificará en servicio de fiscalización posterior.\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0247",null,{"$f":"CONCATENATE(W211,X211)","v":"AI-SFE-SA-INF-007-2016RC"},{"$f":"E211","v":"AI-SFE-SA-INF-007-2016"},{"$f":"R211","v":"RC"},{"$f":"IF(X211=\"Seleccionar\",0,IF(X211=\"RC\",1,IF(X211=\"RNC\",2,IF(X211=\"RSS\",3,IF(X211=\"RPC\",4,IF(X211=\"RIS\",5,IF(X211=\"RPV\",6,IF(X211=\"RSE\",7))))))))","v":1}]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_5","AI SFE 015-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2016","Análisis físicos y químicos para el control de calidad de agroquímicos"," 4.10. Debilidad en los controles de custodia de la copia celeste de\nrecibos de dinero por ventas de servicios a terceros\n"," 4.10.6.1. Instruir al personal de LCCA para que cumplan a cabalidad lo dispuesto en el numeral 7.7 del procedimiento LCP-P-0008.\n","LCCA "," Emitir oficio por parte del Jefe del Laboratorio para  que el personal que cumpla con lo establecido en el procedimiento","Sonia Mesén Juárez                                                                                                      smesen@sfe.go.cr                  "," Oficio DSFE.114.2018 del 07/03/2018                                                                                             LCC-033-2018 del 08/02/2018                                                                                                              Oficio LCC-044-17 del 28/02/2017                                                                                               ","2017-01-13","2017-01-16","2017-02-01","2017-02-28",null,"RC","Cumplida","La calidad de la medida adoptada será verificada en estudio posterior",null,"AI-SFE-SA-INF-007-2016RC","AI-SFE-SA-INF-007-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_5","AI SFE 015-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2016","Análisis físicos y químicos para el control de calidad de agroquímicos"," 4.11. Carencia de una tabla de plazos para la conservación de\ndocumentos en LCCA\n"," 4.11.6.1. Gestionar ante la Encargada del Archivo Institucional (Unidad de Servicios Generales), la necesidad de que se concreten las acciones que en definitiva le estarían\npermitiendo al LCCA establecer una tabla de plazos de conservación de documentos que es requerida, en apego a lo dispuesto en el Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos (Decreto N° 24023). De mantenerse esta condición en los otros laboratorios del\nSFE, se deberán adoptar las medidas respectivas a afecto de que cuenten con dicha tabla de plazos.\n","LCCA "," Gestionar ante la Encargada de Archivo Institucional (Unidad de Servicios Generales), el formato vigente para establecer  una tabla de conservación de documentos en apego a lo dispuesto en el Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos","Sonia Mesén Juárez                                                                                                      smesen@sfe.go.cr                  ","Oficio DSFE.114.2018 del 07/03/2018                                                     LCC-033-2018 del 08/02/2018                                                                    Minuta de fecha 27/10/2017         \nSe informó lo siguiente: \"Se actualizó la tabla de conservación de documentos y se trasladó a la coordinadora del Archivo Central en el SFE. El 27 de octubre del año 2017 se realizó una reunión con la coordinadora del Archivo del SFE para revisar las observaciones. Todavía no hemos recibido la versión final con las observaciones.\"\n\nEn atención al oficio AI SFE 331-2018, el LCCA señaló lo siguiente: \"Se  elaboró la versión final de la tabla se plazos de conservación de documentos, se firmó por parte del Comité Institucional de selección y eliminación de documentos y  la jefe del laboratorio (unidad productora de los documentos) y se entregó  o a la coordinadora del Archivo del SFE.\".                                                                                   ","2017-01-13","2017-01-16","2017-03-01","2017-03-31",null,"RC","Cumplida","La efectividad del control se estará verificando en estudios posteriores.",null,"AI-SFE-SA-INF-007-2016RC","AI-SFE-SA-INF-007-2016","RC",1]
["Servicio Fitosanitario del Estado","Auditoría Interna SFE","Cerrado_5","AI SFE 015-2017","AI-SFE-SA-INF-007-2016","Análisis físicos y químicos para el control de calidad de agroquímicos"," 4.12. Debilidades en el procedimiento AI-FI-PO-01 Control de Calidad de Agroquímicos\n"," 4.12.6.1. Depurar y actualizar el procedimiento AI-FI-PO-01 Control de Calidad de Agroquímicos”; aspecto que deberá coordinarse con la Unidad de Planificación, Gestión de Calidad y Control Interno.\n","Unidad de Fiscalización de Agroquímicos"," 1. Actualizar el procedimiento AI-FI-PO-01 Control de Calidad de Agroquímicos.\n2. Remitir al Gestor de Calidad el procedimiento para su revisión y aprobación.\nFecha de cumplimiento: 31/12/2019 (oficio AE-0060-2019 del 27/09/2019).","Nelson Morera Paniagua\nmmorera@sfe.go.cr"," La Unidad de Fiscalización de Agroquímicos actualizó el Procedimiento de Control de Calidad de Sustancias Químicas, Botánicas, Afines y Fertilizantes (AE-FIS-PO-01); cuya fecha de próxima revisión quedó para el 05/05/2023).","2017-01-13","2017-01-16","2017-06-01","2019-12-31",null,"RC","Cumplida","Boleta SISAI N° AI-2018-0405\n\nBoleta_SISAI_AI-2021-0323",null,"AI-SFE-SA-INF-007-2016RC","AI-SFE-SA-INF-007-2016","RC",1]

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